PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA

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1 FISICA Pág OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar las actividas que permitan conservar en óptimas condiciones, la infraestructura física y los bienes muebles, para el normal funcionamiento las diferentes ses la Orquesta Filarmónica Bogotá, con el fin proteger la inversión patrimonial la entidad conservando y prolongando la vida útil la misma para ofrecer a sus ocupantes espacios limpios, seguros, ornados y un mejor ambiente laboral. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración l cronograma con las necesidas mantenimiento tectadas y finaliza con la evaluación y seguimiento las actividas realizadas. 2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Aseo: Limpieza las instalaciones y ses que componen la Orquesta Filarmónica Bogotá D.C., por una persona o grupo personas calificadas para la prestación este servicio. Bien: articulo inventariable o activo cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso producción. Dotación: Compren el equipos comunicación e informática, los muebles y enseres para uso administrativo y asistencial. Equipo comunicación e informática: Hacen parte los equipos y software que permitan el procesamiento, reproducción y transcripción información. : Conformada por edificaciones y sus instalaciones físicas, res eléctricas, sistemas y comunicaciones, hidráulicas y las áreas adyacentes a las edificaciones. Inventario: relación tallada las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual be mostrar: número unidas en existencia, scripción y referencia l producto o activo, valor compra, precio venta fecha adquisición, etc. Mantenimiento Correctivo: Consiste en la corrección averías o fallas cuando éstas se presentan sin ser planificadas. Obece a la manda y prioridad l servicio, y correspon a la inspección, ajuste y lubricación aquellas partes y elementos no tallados en el programa mantenimiento preventivo, la revisión y cambios partes y elementos que no se consiren como propios un mantenimiento preventivo, la Responsable Gestión Bienes, Servicios e Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá

2 Pág. 2 9 renovación o reparaciones cuando se trate corregir daños causados a los equipos objeto l mantenimiento, ocasionados por causas ajenas al control l responsable l mantenimiento preventivo, como: fatiga los materiales, cumplimiento vida útil, etc Mantenimiento Preventivo: Se entien como la programación inspecciones (tanto funcionamiento como seguridad), ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación y calibración, que ben llevarse a cabo en forma periódica con base en un plan establecido, para encontrar y corregir los problemas menores antes que estos provoquen fallas. El mantenimiento preventivo pue ser finido como una lista completa actividas, todas ellas realizadas por usuarios, operadores y mantenimiento, para asegurar el correcto funcionamiento la planta, maquinaria, equipos, vehículos, muebles, etc. Bajo esta premisa se diseña el programa con frecuencia calendario o uso l equipo, para realizar cambios partes, reparaciones, ajustes a maquinaria, equipos e instalaciones y que se consira importante realizar para evitar fallos. Se refiere a las acciones tales como reemplazos, adaptaciones, restauraciones, inspecciones, evaluaciones etc. Mantenimiento Rutinario: Correspon a la filosofía trabajo para reforzar el mantenimiento preventivo, compren las labores revisión, observación y limpieza realizadas diariamente y ntro periodos tiempos cercanos. Este proceso da como resultado la realización reparaciones menores. Plan Mantenimiento: Se entien como el instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas trabajo al partamento o servicio mantenimiento cada Entidad. El plan berá incluir los objetivos, las metas, la programación actividas, los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios cada entidad. Reparaciones: Se refiere a los arreglos necesarios para lograr nuevamente la capacidad productiva un activo. Telefonía: Sistema comunicaciones para la transmisión la palabra utilizando las propiedas las ondas electromagnéticas 3. CONDICIONES GENERALES: Los planes mantenimiento, ben permitir que la infraestructura y los bienes con que cuenta la entidad estén en pleno funcionamiento, asegurar la disponibilidad y garantizar el funcionamiento eficiente los recursos físicos. El mantenimiento la infraestructura física berá incluir todos los servicios y materiales requeridos para alcanzar un óptimo estado conservación manera que puedan ser utilizados en forma continua para el propósito para el cual fueron construidos. Responsable Gestión Bienes, Servicios e Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá

3 Pág. 3 9 Los materiales y servicios a adquirir berán ser óptima calidad, atendiendo lo preceptuado en el régimen la contratación pública. Para la correcta aplicación las políticas mantenimiento, es responsabilidad los funcionarios legados por el (la) Subdirector (a), Administrativo (a), diferenciar el tipo personal a utilizar acuerdo con el tipo mantenimiento y especialidad. El mantenimiento rutinario se pue realizar con personal servicios generales, supervisando las labores y los productos utilizados. El mantenimiento preventivo y correctivo be prestarse por personal idóneo y requiere un nivel observación mayor al anterior. Todos los equipos especiales como equipos aire acondicionado, sistemas ventilación mecánicos, plantas eléctricas, equipos bombeo y más equipos eléctricos, electrónicos, presión, mecánicos, etc, ben ser atendidos en forma directa por los proveedores o firmas especializadas en la materia y realizarlos en las frecuencias recomendadas, con los materiales y repuestos sugeridos en los manuales operación, funcionamiento o mantenimiento. Así mismo, el responsable l mantenimiento los edificios y los bienes muebles, berá tener en cuenta las garantías otorgadas por los constructores y proveedores los mismos. De otra parte, es importante que el responsable l mantenimiento las ses la entidad, tenga en cuenta entre otras las siguientes especialidas: 1. Componentes estructurales (vigas, muros, fachadas) 2. Techos y cubiertas 3. Instalaciones hidráulicas 4. Instalaciones sanitarias 5. Instalaciones, sistemas eléctricos y mecánicos y equipos eléctricos y mecánicos 6. Pintura 7. Carpintería tanto metálica como en mara 8. Vías circulación y zonas estacionamiento 9. Mampostería 10. Vidrios, puertas y ventanas 11. Cerraduras 12. Muebles 13. Cimentación y Pisos, 14. Obras civiles menores 15. Tanques reserva agua y equipos bombeo 16. Aseo, (utilización cantidas insumos, con la periodicidad indicada y con los equipos y en las formas señaladas en los manuales). 17. Iluminación Responsable Gestión Bienes, Servicios e Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá

4 Pág Cerraduras y espejos 19. Sistemas seguridad y control 20. Sistemas contra incendio 21. Equipos ventilación mecánica 22. Zonas vers y jardines 23. Demarcación espacios y señalización 24. Espacios para disposición basuras o material reciclable. 25. Zonas específicas (Cuartos técnicos y ventilación, cocinetas, ascensor, terrazas, áreas servicio sanitario, áreas oficinas, áreas recibo y puntos fijos, áreas parquearo). Se berá atenr las recomendaciones aseo y mantenimiento señaladas en los manuales funcionamiento entregados por los proveedores equipos y máquinas, así como los edificios entregados por los arquitectos constructores. Para asegurar la conservación la infraestructura física, y los equipos, maquinaria y herramienta, se hace necesario que se tenga en cuenta lo siguiente: 1. El responsable l mantenimiento general la planta física, efectuará un estudio mediante el cual terminará las necesidas y frecuencias ejecución actividas aseo y mantenimientos preventivos y correctivos tanto a la infraestructura como a todos los equipos y máquinas que coadyuvan al normal funcionamiento las distintas ses que componen la entidad. Esta programación se efectúa para la vigencia que corresponda. 2. Con el anterior estudio, se terminan los recursos necesarios para garantizar el normal funcionamiento y se realiza el cronograma actividas mantenimientos aplicados a la vigencia 3. Se efectúan los correspondientes estudios mercado para programar los recursos financieros necesarios para la adquisición bienes y servicios requeridos para atenr las necesidas antes tectadas. 4. Se suministra la información para elaborar el plan compras. 5. Se solicita la contratación los bienes y servicios reflejados en el plan compras 6. Ejecución los contratos acuerdo con el cronograma establecido inicialmente 7. Se efectúa seguimiento y control a fin garantizar el cumplimiento l Plan actividas programado inicialmente 8. Para la ejecución lo anterior, se elaboraran los correspondientes cronogramas, se efectuarán los chequeos locativos programados en el tiempo, jando las evincias en los formatos establecidos para tal fin. 9. El responsable cada se, entregará en forma periódica al responsable l mantenimiento signado por la Subdirección Administrativa, un informe tallado las actividas aseo y mantenimiento realizadas en dicha se 10. El responsable l mantenimiento consolidará la información recibida y presentará en forma mensual al (la) Subdirector (a) un informe tallado las actividas realizadas en cada se. Responsable Gestión Bienes, Servicios e Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá

5 Pág El (la) Subdirector (a) evaluará junto con el profesional o auxiliar administrativo, la gestión alantada durante el periodo a fin establecer acciones tanto preventivas como correctivas a que haya lugar. Para cumplir con lo anterior, el responsable l mantenimiento la infraestructura física y los bienes muebles berá socializar y sensibilizar el contenido los Manuales Mantenimiento bajo su custodia y la l encargado l proceso, al personal asignado para realizar las labores acuerdo con sus especialidas. Estas jornadas berán realizar mínimo dos veces al año, jando las correspondientes evincias. Igualmente, el servidor o responsable l proceso, berá elaborar el correspondiente plan operativo con sus correspondientes cronogramas, señalando los recursos que requerirá para el ejercicio tales actividas que ejecutará durante la vigencia, así mismo berá evaluar cada tres (3) meses la gestión y efectuar los correctivos si hubiere lugar. Para ello be contar estadísticas y otras herramientas tipo informáticos que permite analizar y tomar cisiones necesarias para alcanzar el objetivo propuesto. Intificar las necesidas mejoramiento físico l entorno laboral los funcionarios la entidad por parte la subdirección Administrativa y Financiera y hacerle los requerimientos necesarios con el propósito mejorar el ambiente físico trabajo. Establecer las medidas para intificar, verificar, proteger y mantener la infraestructura propia conformada por los edificios, instalaciones físicas, res eléctricas, sistemas y comunicaciones, telefónicas, hidráulicas, res locales, las áreas adyacentes a las edificaciones. Propiciar condiciones en el ambiente trabajo que logren la seguridad laboral y sirvan herramienta para el cumplimiento los requisitos legales referentes a velar por el buen estado equipos e infraestructura física. 4. NORMATIVIDAD REQUISITOS Resolución 01 l 20 septiembre 2001 Decreto 30 l 12 enero 1999 Decreto 356 l 05 septiembre 2007 Decreto 381 l 13 septiembre 2006 Resolución Resolución SDA Responsable Gestión Bienes, Servicios e Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá

6 Pág. 6 9 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad Descripción Responsable 1 Realizar un cronograma que contenga las necesidas mantenimiento. 2 Efectuar los estudios técnicos para la adquisición los bienes 3 Solicitar las compras Se hace un diagnostico físico las necesidas mantenimiento, estructurando una programación mantenimiento preventivo y correctivo a todas las ses la OFB para el efecto se tiene en cuenta las características cada uno los inmuebles y los bienes muebles, herramientas y más accesorios necesarios para el normal funcionamiento la entidad. El profesional coordinará la estructuración las especificaciones técnicas, acuerdo con las normas legales vigentes en materia contratación pública, y teniendo en cuenta el proceso Gestión Contractual Se solicita ante la Subdirección Administrativa y Financiera, se alantan los procesos contratación Responsable Gestión Bienes, Servicios e Responsable l proceso e Responsable Mantenimiento Responsable l proceso e Responsable l proceso e Responsable Gestión Documento o Registro Cronograma mantenimiento s técnicos Punto Control Vo.Bo. Subdirecció n Administrati va y Financiera Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá previos. mercado

7 Pág. 7 9 No. Actividad Descripción Responsable 4 Mantenimiento Correctivo pertinentes para la adquisición bienes y servicios, que permitan atenr las necesidas mantenimiento los inmuebles y los equipos la entidad y así asegurar el normal funcionamiento los mismos. Se cotiza y el servicio mantenimiento correctivo y se registra la actividad. sistemas tecnología y Responsable l proceso e Documento o Registro Cotizaciones Punto Control Responsable Gestión sistemas tecnología y 5 Mantenimiento Preventivo locativos 6 Solicitar las compras Las actividas limpieza y mantenimiento las instalaciones locativas se realizan acuerdo a lo estipulado en el cronograma y se registran en la planilla. Solicitar ante la Subdirección Administrativa y Financiera la Contratación las compras bienes y servicios inherentes para atenr las necesidas Responsable Gestión Bienes, Servicios e Responsable l proceso Bienes Servicio e Responsable l proceso e Responsable l area sistemas. Formato BS-F- 07 Planilla Mantenimiento previos. mercado Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá

8 Pág. 8 9 No. Actividad Descripción Responsable 7 Realizar visitas chequeo 8 Reprogramar actividas 9 Evaluar actividas mantenimiento los inmuebles y los equipos para asegurar el normal funcionamiento los mismos. El responsable l proceso o Secretario o Auxiliar Administrativo realizará visitas a las instalaciones la entidad para verificar el estado y funcionamiento las mismas, así como sus equipos y maquinaria. En caso observaciones se hará mediante correo al lír l proceso informando. Con base en la revisión el funcionario asignado dará la información a que haya lugar y reprogramará las actividas y los recursos necesarios para el sarrollo las mismas. Se verifican las labores realizadas y los recursos utilizados y los registrará en el seguimiento al cronograma actividas, en caso requerirse, elaborará los informes para la Subdirección administrativa y Responsable Gestión Bienes, Servicios e Responsable l proceso e Secretario Auxiliar Administrativo Secretario Auxiliar Administrativo Documento o Registro Punto Control Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá o o Responsable l proceso e Correo electrónico Lista chequeo Cronograma con seguimiento Verificar cronograma planeado vs. Actividas ejecutadas

9 Pág. 9 9 No. Actividad Descripción Responsable financiera, las penncias o entes control que los requieran. Si se cuenta con el servicio tercerizado, el proveedor berá entregar informes, en forma mensual, las actividas correspondientes al seguimiento y control. Igualmente, berá asegurarse que se generen todos los reportes necesarios y se presenten con la información suficiente a las distintas penncias que lo requieran y a los entes control. Fin l Procedimiento Documento o Registro Punto Control Anexo 1. Control Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza l Cambio 0 Diciembre 2012 Documento original 1 Octubre 2013 Ajuste actividas, responsables e inclusión puntos control Responsable Gestión Bienes, Servicios e Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre Resolución 001 l 20 septiembre 2001 Procedimiento Contraloría Bogotá

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