ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Y PERIFERICOS DEL AMB

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Y PERIFERICOS DEL AMB I. Introducción... 1 II. Descripción sucinta de la necesidad... 1 III. Objeto a contratar... 2 A. Objeto... 2 B. Especificaciones Técnicas... 2 (a) Clasificación UNSPSC... 2 (b) Especificaciones técnicas... 2 IV. Valor estimado del... 4 A. Análisis del Sector Estudio de Mercado... 4 B. Valor... 4 C. Forma de Pago... 4 V. Riesgos Previsibles... VI. Garantías... 6 VII. Plazo de Ejecución del Contrato... 6 VIII. Disponibilidad Presupuestal... 6 I. Introducción El Área Metropolitana de Barranquilla, es una entidad con personería jurídica de derecho público, autonomía administrativa, patrimonio propio, autoridad y régimen administrativo y fiscal especial, conformada por los municipios de Soledad, Puerto Colombia, Malambo y Galapa, integrados alrededor del Distrito de Barranquilla, cuya finalidad es entre otros la programación y coordinación del desarrollo armónico e integrado de los municipios que la conforman; la racionalización de los servicios públicos a cargo de cada uno de ellos y la ejecución de obras de interés metropolitano. Teniendo en cuenta el régimen jurídico de la misma, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 162 de 2013, sus decretos reglamentarios y demás normas afines que rigen la materia, los actos de gestión y los s que celebre en ejercicio de sus funciones el Director en su condición de representante legal, se regulan por las normas del derecho público, previa atención de los principios orientadores de la función administrativa entre los que se encuentra el de economía, transparencia y responsabilidad reglados en la Ley 489 de 1998 en consonancia con el Decreto 110 de 2013, reglamentario de la Ley 80 de 1993 y la Ley 110 de En desarrollo de lo previsto se encuentra que de acuerdo con el presupuesto de la entidad y el valor estimado para la suscripción del, el procedimiento aplicable es de selección de Mínima cuantía reglamentado por el Decreto 110 de Para el logro de los objetivos y el cumplimiento de las funciones asignadas por Ley, se requiere contratar bienes y servicios, para lo cual se elabora el presente documento que contiene el análisis previo de acuerdo con lo señalado en el artículo 84 del Decreto 110 de 2013, por tratarse de una contratación por la modalidad de Mínima Cuantía. II. Descripción sucinta de la necesidad A la Oficina Administrativa del AMB se le ha asignado dentro de sus funciones la de coordinar organizar, ejecutar y controlar las actividades de adquisición y suministro de bienes y servicios para las diferentes dependencias de la entidad. Lo que conlleva a contar con un mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, impresoras, escáneres, plotter y fax, bienes que apoyan la labor que desarrollan los funcionarios. 1

2 Considerando el tipo de equipos el AMB no cuenta con repuestos, herramientas, equipos, ni personal idóneo para realizar el mantenimiento y teniendo en cuenta los gastos en los que incurrió la entidad reponiendo y arreglando partes de los equipos de cómputo los años anteriores es preciso tener el acompañamiento y la asesoría de un contratista que preste los servicios de mantenimiento correctivo, logrando de esta manera un servicio más eficiente, eficaz y oportuno en respuesta. El mantenimiento requerido es integral, es decir que deberá incluir la mano de obra especializada, los repuestos, elementos, accesorios que requieran los equipos para su óptimo funcionamiento. ITEMS DESCRIPCION CANTIDAD 1 EQUIPO DE COMPUTO ESCRITORIO 2 EQUIPO COMPUTO PORTATIL 7 3 SERVIDORES 3 4 EQUIPOS DE IMPRESIÓN 21 SCANERES 13 6 FAX 2 7 PLOTER 1 III. Objeto a contratar A. Objeto Prestación de servicio de mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos de cómputo y periféricos del Área Metropolitana de Barranquilla. B. Especificaciones Técnicas (a) Clasificación UNSPSC El servicio de mantenimiento de los equipos de cómputo y equipos periféricos están codificados en el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC como se indica en la Tabla 1. CLASIFICACIÓN UNSPSC Tabla 1 Clasificación UNSPSC SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología Servicios Informáticos Servicios profesionales de ingeniería Servicios Informáticos Servicios de sistemas y administración de componentes de sistemas Ingeniería eléctrica y electrónica Mantenimiento y soporte de hardware de computador Servicio de mantenimiento o soporte del hardware del computador Mantenimiento de equipos de impresión Mantenimiento de impresoras (b) Especificaciones técnicas Mantenimiento Preventivo: 2

3 Se realizarán dos (2) servicios de mantenimiento preventivo a los equipos (enunciados en el numeral II), según cronograma establecido por el supervisor del, el cual debe incluir las siguientes actividades: Limpieza interna y externa de los equipos. Revisión de la instalación eléctrica y comprobación del correcto funcionamiento recomendado para cada equipo. Borrado de archivos temporales Chequeo de todas las partes mecánicas. Lubricación de partes mecánicas Implementos a utilizar: Soplador, alcohol isopropílico, limpia contactos, bayetas, anticorrosivos. Mantenimiento Correctivo: Este mantenimiento incluye el costo por el diagnóstico y su correspondiente reparación. (Suministro del repuesto, de requerirse, previa autorización del supervisor del ). El mantenimiento CORRECTIVO debe realizarse dentro de las cuatro (04) horas hábiles siguientes contadas a partir de la solicitud por parte del supervisor del del servicio. Se debe proceder a responder a la solicitud con la revisión del equipo que presenta fallas. Este soporte debe incluir el arreglo o reparación y en el caso de ser necesario el reemplazo de la parte o dispositivo dañado por uno nuevo con su respectiva garantía. En el evento de realizar un servicio correctivo a algún dispositivo, que requiera más de un día hábil su arreglo, deberá proveerse al funcionario de un equipo durante el término de la reparación. Se requiere establecer los precios de las siguientes piezas más utilizadas. Item Descripción 1 Disco Duro de 320 GB Para PC SATA 3. 2 Disco Duro de 00 GB Para PC SATA 3. 3 Disco Duro de 1TB Para PC SATA 2. 4 Disco Duro de 00 GB Para Portátil SATA 2. Disco Duro de 1 TB Para Portátil SATA 2. 6 Memoria DDR2 de 1 GB Para PC 7 Memoria DDR2 de 2 GB Para PC 8 Memoria DDR3 de 2 GB Para PC 9 Memoria DDR3 de 4 GB para PC 10 Memoria DDR2 de 2 GB Para Portatil 11 Memoria DDR3 de 4 GB para Portatil 12 Tarjeta de RED PCI 10/100/ Cargador para Portátil HP REF HP Pantalla para Portátil HP REF HP 30 1 Teclado para portátil HP REF HP Cargador para portátil Sony Vaio REF VPCZ130GL 17 Pantalla para portátil Sony Vaio REF VPCZ130GL 18 Teclado para Sony Vaio REF VPCZ130GL 19 Cargador para PC HP All In One REF MS219LA 20 Pantalla para portátil All In One REF MS219LA 21 Cargador para Portatil HP REF PROBOOK 4430S 22 Pantalla Para Portatil HP REF PROBOOK 4430S 23 Teclado para portatil HP REF PROBOOK 4430S 24 Fuente de poder de 60 K para PC 2 Rodillos para Escaner ref Kodak ScanMata I Rodillos para Escaner ref HP G2710 En caso de requerir un repuesto no relacionado este debe ser aprobado previamente por el supervisor del. 3

4 IV. Valor estimado del A. Análisis del Sector Estudio de Mercado El mercado colombiano cuenta con múltiples proveedores para la prestación de estos servicios que son suministrados a organizaciones públicas y privadas. Para el AMB es importante contratar con un proveedor que tenga amplia experiencia en este tipo de servicios. El AMB realizó un estudio de mercado y encontró los valores referenciados en la siguiente tabla: Tabla 1 - Oferta Cotizante Valor Mensual (sin IVA) 1 $ oo El servicio de mantenimiento preventivo en años anteriores que se han contratado en el Área Metropolitana de Barranquilla, se relacionan a continuación: Tabla 2 Antecedentes AMB Año Contratista Valor 2012 Compusisca $ Colsof $ AMB, analizó los procesos de contratación de otras Entidades Estatales que adquirieron bienes similares. La siguiente tabla resume los s identificados: Tabla 3 Antecedentes, procesos de contratación registrados en el SECOP Año Entidad Objeto Plazo de ejecución 2014 Fuerza Aérea Prestación de servicio de mantenimiento preventivo y Colombiana correctivo a todo costo de 28 computadores y impresoras asignadas al Establecimiento de Sanidad Militar 2014 Policía Nacional Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo que incluye cambio de insumos para impresoras y fotocopiadoras que se encuentran en las diferentes dependencias administrativas del Colegio de Nuestra Señora de Fátima y el Comando de Departamento de Policía del Cesár. Valor $ oo $ B. Valor Se estima entonces que el valor del a celebrarse será por la suma de QUINCE MILLONES DE PESOS ($ oo), incluidos todos los impuestos a que haya lugar. Para la determinación del valor estimado del se tiene en cuenta la información suministrada en el estudio de mercado que realizó AMB. C. Forma de Pago El AMB pagará el valor de la factura o cuenta de cobro previo recibo a satisfacción por parte del supervisor. El pago se hace dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro, según corresponda, debidamente soportada con el recibido a satisfacción del objeto del por parte del supervisor, junto con la certificación original expedida por el representante legal o revisor fiscal de los pagos de 4

5 seguridad social y parafiscales, o la acreditación del cumplimiento de las obligaciones de aportes parafiscales por parte del Contratista. V. Riesgos Previsibles El Área Metropolitana de Barranquilla identifica los siguientes riesgos asociados al Proceso de Contratación: N o CLASE FUENTE ETAPA TIPO DESCCRIPCION (Que puede pasar y, como puede ocurrir) CONSECUENC IA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO Probabilidad Impacto Valoración del Riesgo Categoría 1 Especifico Externo Ejecución Operacional Incumplimiento en el objeto contractual No contar con una correcta limpieza y desinfección de los baños del AMB Posible 7 Alto 2 Especifico Externo Ejecución Operacional Respuesta tardía a la solicitud de prestación del servició No contar con una correcta limpieza y desinfección de los baños del AMB Posible 7 Alto 3 General Interno Selección Operacional Declaratoria de Desierto del proceso de Contratación AMB no cuente con el servicio requerido a contratar Posible 7 N o A quién se le asigna? Tratamiento/ Controles a ser implementados Impacto Después del tratamiento Probabilidad Impacto Valoración Categoría Afecta la ejecución del Contrato? Persona responsable por implementar el tratamiento Fecha estima da en que inicia el trata mient o Fecha estimad a en que se complet a el tratami ento Monitoreo y revisión Cómo se realiza el monitoreo? Periodicidad Cuándo? 1 AM B Control en la ejecución del objeto del Media Si Supervisor Inicio ejecuci ón del Contra to Termina ción del Implementación de control de solicitud y respuesta Mensual 2 AM B Control en la ejecución del objeto del Media SI Supervisor Inicio ejecuci ón del Contra to Termina ción del Implementación de control de solicitud y respuesta Mensual

6 3 AM B Adecuada estructuració n del proceso Baja No Secretaria General Mayo 2014 Adjudic ación del proceso Revisión de los documentos Permanente antes de publicación del proceso VI. Garantías El Contratista debe constituir y presentar para su aprobación Garantía Única de Cumplimiento de las obligaciones derivadas del objeto contractual dentro de los cinco () días hábiles siguientes a la aceptación de la oferta. El Área Metropolitana de Barranquilla aprobará la garantía salvo que requiera ajustes, caso en el cual, la aprobará cuando se presenten los ajustes requeridos. CLASE DE MAPARO PORCENTAJE ASEGURADO VIGENCIA Cumplimiento 10% Duración del y cuatro (4) meses más Calidad 10% Duración del y cuatro (4) meses más Pago de salario, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales % Duración del y tres (3) años más VII. Plazo de Ejecución del Contrato El plazo de ejecución del será hasta el 31 de diciembre de 2014, o hasta agotar presupuesto, lo que primero ocurra, contado a partir de la suscripción del Acta de Inicio previa aprobación de la Garantía Única de Cumplimiento y expedición del Registro Presupuestal por parte del AMB y pago de los Impuestos a que haya lugar a cargo del contratista. (Acuerdo 033 del 30 de diciembre de 2013 Por el cual se adecua y ajusta el Estatuto Tributario Distrital Decreto 180 de 2010 en virtud de lo establecido en las Leyes 1430 de 2010, 140 de 2011,1493 de 2011 y 1607 de 2012 y se dictan otras disposiciones en Materia Tributaria Distrital. ) VIII. Disponibilidad Presupuestal Para atender el costo del a celebrarse, se cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N del 1 de julio de Los presentes estudios previos se expiden el 16 de julio de SILVANA GALLO MARINO Jefe Administrativa AMB 6