Estudio del Mercado Asociativo en España

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1 Estudio del Mercado Asociativo en España Estudio realizado por MCI Group España En el marco del Association Day

2 Índice 0 Presentación 3 1 Introducción Objetivos del estudio Metodología Sobre MCI 4 2 Sobre las asociaciones que respondieron 5 3 Resultados del estudio Gestión de la asociación Gestión financiera Uso de tecnología y comunicación Eventos 16 4 Conclusiones 17 5 Agradecimientos y nota final 18 2

3 Presentación Ante la carencia de un estudio específico acerca de la situación y la gestión de las Asociaciones españolas actual, MCI España decidió volcarse en la investigación y el análisis de las Asociaciones nacionales y desarrollar el 1er Estudio del Mercado Asociativo en España. Este último año nos hemos dedicado a la gestión y a prestar servicios de consultoría estratégica, realizando encuestas vía internet (150), y entrevistado a líderes y representantes de Asociaciones nacionales. Este es el primer estudio que realizamos y que pretendemos repetir anualmente en los años venideros incluyendo siempre información relevante, nuevas perspectivas y tendencias mundiales que generen interés y sean útiles para el mercado local. Esperamos que el contenido ofrecido genere interés y motive a nuestros lectores y líderes de las Asociaciones a tener ideas nuevas que puedan ser aplicadas en las organizaciones que representan. Sandrine Castres Managing Director MCI España 3

4 1 Introducción 1.1 Objetivos del estudio El objetivo de este estudio es presentar un análisis de la situación actual de las asociaciones españolas. Se pretende dar a conocer cuáles son las tendencias actuales en su gestión, las áreas en las que consideran que se precisan mejoras, qué objetivos tienen como prioritarios, cuáles son los mayores retos para su futuro, cómo se ven afectadas por las nuevas tecnologías, y cómo se plantea el modelo de financiación, entre otras cuestiones. Mediante esta investigación se ha obtenido información novedosa e interesante cuya finalidad es facilitar la toma de decisiones en las asociaciones. 1.3 Sobre MCI MCI es una compañía que desde 1987 gestiona, de forma global, eventos corporativos, asociativos y de comunicación, y proporciona servicios de consultoría a las asociaciones. MCI trabaja con clientes del sector de salud, de la información y la comunicación, el lujo, la energía, los sectores de automoción, las finanzas, y con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. Es considerada una empresa líder en la creación del concepto de comunidad y la revitalización de marcas, empresas e instituciones. 1.2 Metodología Este estudio está articulado en base a una muestra de 60 asociaciones españolas. La encuesta fue enviada entre el 29 de Junio y el 16 de Julio de 2012 a 262 asociaciones de todo el país. 4

5 2 Sobre las asociaciones que respondieron Las actividades de las asociaciones que han colaborado en este estudio se enmarcan en campos muy diversos, como son los siguientes: Área socio-sanitaria, Genética, Fisioterapia, Radiología, Medicina General, Hepatología, Nutrición, Audiología, Enfermería, Nutrición, Alimentación y Dietética, Cirugía, Farmacia, Ingeniería, Tecnologías de la Información, y Veterinaria. Por tamaño de su congreso: Por el perfil de las asociaciones: 18.18% 18.18% 18.18% 36.36% 27.27% 18.18% 63,64% Menos de 300 Entre 300 y 500 Entre 500 y 1000 Más de 1000 Biosanitario Ciencias Ingeniería y telecomunicación 5

6 En relación a la formación y la transmisión de conocimiento, las asociaciones distribuyen sus actividades de la siguiente manera: 100% 71% 82% 57% 50% 32% Congresos Cursos de formación Jornadas Talleres Foros Otros Dentro del apartado Otros han incorporado las siguientes actividades: 120% Publicaciones y estándares, plataformas tecnológicas y proyectos de I+D+i, exámenes, edición de una revista científica y difusión de información a asociados. Congresos Cursos de Formación Jornadas Talleres Foros Otros 100% 71% 82% 57% 50% 32% 6

7 Respecto a si tienen vinculación con asociaciones afines nacionales: Con asociaciones afines europeas o internacionales: 25% 75% 17% 83% No tienen vinculación Sí tienen vinculación No tienen vinculación Sí tienen vinculación La situación actual de las asociaciones participantes respecto al número de asociados es: Estable Creciente Decreciente 10% 45% 45% 7

8 La composición de sus plantillas respecto a si tienen personal asalariado, cuántas personas son y qué funciones desempeñan, es la siguiente: Como muestran los gráficos adjuntos, un 62% de las asociaciones sí tiene personal asalariado, que en un 38% de los casos se trata de una única persona. El 25% de asociaciones con personal asalariado tiene dos personas en plantilla, y un 31% tiene a más de cinco personas asalariadas en plantilla. En el 81% de las asociaciones con personal en nómina, ocupan puestos relacionados con la Gestión de miembros, en el 50% ocupan puestos de Gerencia, en el 44% de estas asociaciones tiene personal asalariado que se ocupa de la Organización del Congreso, y en el 38% de los casos desarrollan tareas relacionadas con la Comunicación o con la Gestión Fiscal / Legal. En un 25% de las empresas con personal asalariado, ocupan otras funciones como pueden ser: Relaciones con los miembros, Servicios de I+D+i y Gestión Administrativa. Cuántas personas asalariadas hay? 40% 25% 38% 31% Hay personal asalariado en la asociación? 6% 0% 0% SÍ No Una Dos Tres Cuatro Cinco Seis o más Qué funciones desempeñan las personas asalariadas? 90% 38% 81% 62% 38% 44% 38% 50% 25% Gerencia Comunicación Gestión de miembros Organización Congreso Gestión Fiscal/Legal Otros 8

9 3 Resultados del estudio 3.1 Gestión de la asociación Qué áreas son gestionadas de forma interna (mediante personal voluntario o empleados) y cuáles de forma externa (mediante subcontratación). Como se puede apreciar en el siguiente gráfico destacan las áreas de Captación y Gestión de Socios y de Formación como las gestionadas en un mayor porcentaje de forma interna, seguidas de Marketing y Comunicación, del área Económicofinanciera y de las Publicaciones. En contraposición, la materia Legal-fiscal y la gestión de Congresos son las gestionadas en un porcentaje menor de forma interna, por tanto se entiende que se externalizan en mayor medida que el resto de tareas. Legal/Fiscal -69% 31% Publicaciones -42% 58% Congresos -67% 33% Formación Socios (captación/gestión) -12% -8% 88% 92% Marketing/Comunicación Económica/Financiera -35% -28% 65% 72% Gestión Interna (Voluntarios/Empleados) Gestión Externa (Subcontratados) 9

10 Servicios utilizados habitualmente por las asociaciones. Como muestra el gráfico adjunto, la Agencia Organizadora de Congresos (OPC) y la Gestoría son los dos servicios más demandados por las asociaciones, con un 84% y un 60% respectivamente, datos que confirman la información obtenida en el apartado anterior. Editorial 48% Gestoría 60% Gabinete de prensa 20% Agencia de viajes 44% Agencia organizadora de Congresos 84% Agencia de gestión de Asociación 8% Agencia de comunicaicón 24% Identificación de las áreas en las que se considera que hay una mayor necesidad de mejora. Del listado de áreas proporcionado se debían puntuar, por orden de prioridad del 1 al 5, un máximo de 5 opciones. El resultado del estudio clasifica las áreas, de mayor a menor necesidad de mejora, de la siguiente manera: En segunda posición han empatado en puntuación las Relaciones con los medios de comunicación y la Gestión de patrocinadores, y en quinta posición empatan también las Relaciones institucionales y la Distribución de contenido. Las tres áreas que han sido identificadas como las que tienen mayor necesidad de mejora, hacen referencia a los siguientes aspectos: 1 Presencia y servicios on-line 2 Relaciones con los medios de Comunicación/Gestión de patrocinadores 3 Captación de miembros 4 Relaciones Públicas 5 Relaciones institucionales / Distribución de contenido 6 Gestión financiera / Obtención de ingresos 7 Gestión de miembros 8 Programa integral de formación/educacional 9 Gestión de actividades científicas/eventos RETO QUE SUPONEN LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Presencia y servicios on-line NECESIDAD DE COMUNICARSE Y TENER VISIBILIDAD Relaciones con los medios de comunicación FINANCIACIÓN, OBTENCIÓN DE INGRESOS Gestión de patrocinadores 10 Creación de contenido y publicaciones 10

11 Una vez concretadas las áreas que a tenor de las asociaciones encuestadas precisan de una mayor mejora, pasamos a identificar los objetivos que son considerados como prioritarios. De un listado de 8 opciones se debían marcar un máximo de 5, puntuándolas del 1 al 5 por orden de prioridad. Los objetivos quedan clasificados, de mayor a menor prioridad, de la siguiente manera: 1 Captar más sponsors 2 Tener más visibilidad en los medios de comunicación 3 Ofrecer mejores servicios a asociados 4 Ofrecer más servicios a asociados 5 Asegurarse la sostenibilidad económica 6 Aumentar el número de asociados 7 Difundir al gran público los conocimientos de la asociación 8 Impactar con fuerza legislativa y políticamente Identificación de los principales retos para las asociaciones en el futuro. De entre 11 retos propuestos, se debían seleccionar un máximo de 5 opciones, puntuándolas por orden de prioridad del 1 al 5. Los retos para el futuro, clasificados por orden de prioridad de mayor a menor, quedarían de la siguiente manera: 1 Desarrollar un plan estratégico 2 Desarrollo de congresos y eventos 3 Mejorar el programa educativo a miembros / Mejorar las relaciones institucionales 4 Definir nuevos modelos de financiación 5 Mejorar las relaciones públicas y la visibilidad 6 Desarrollo de servicios on-line 7 Mejorar la calidad del servicio a asociados / Afrontar cambios legislativos 8 Mejorar la calidad del servicio a los patrocinadores 9 Alcanzar solidez financiera Como se puede observar, la búsqueda de fuentes de ingresos así como la visibilidad, vuelven a ocupar los primeros puestos, seguidos por el deseo de mejorar y ampliar los servicios que se prestan a los asociados. 11

12 3.2 Gestión financiera El modelo de financiación de las asociaciones se estructura de la siguiente manera: Como principal fuente de ingresos estarían las Cuotas de los asociados que representan un 52%, seguido de los Congresos y Actividades Científicas que representan un 24%, y en tercer lugar los Patrocinadores (contribución económica) con un 10%. Las fuentes de financiación que menos peso tienen, según este estudio, son los Sponsors (contribución no económica) con un peso de tan solo el 2%, seguido de los ingresos por Publicaciones que representan un 4% del total. 24% 4% 10% 2% 8% Cuotas asociados Sponsors (contribución no económica) Patrocinadores (contribución económica) Congresos y actividades científicas Publicaciones Ayudas públicas 52% Las cuotas de los asociados son la principal fuente de ingresos para las asociaciones españolas. Qué importes tienen esas cuotas? Como se puede ver en el gráfico adjunto, un 46% de las asociaciones tienen una cuota comprendida entre los 50 y los 100 ; con un 27% están las asociaciones cuya cuota oscila entre los 20 y 50 ; con un 19% las asociaciones con cuotas de más de 100, y tan solo un 8% de las asociaciones ofrecen la posibilidad de asociarse de forma gratuita. 19% 5% 27% Gratuita Entre 20 y 50 Entre 50 y 100 Más de % 12

13 A cambio del pago de la cuota anual, los asociados reciben una serie de servicios. Se ha analizado en qué proporción. El servicio mayoritariamente ofrecido es el de una Publicación periódica (un 80% de las asociaciones lo proporcionan), seguido de cerca por los Descuentos (con un 68% de asociaciones) y en tercer lugar, empatados en puntuación, por el Boletín informativo o newsletters y Ventajas en el acceso a algún producto o servicio (ambos con un 56%). La posibilidad de acceder a Formación gratuita a cambio de la cuota de inscripción se ofrece sólo en un 28% de los casos. Servicios recibidos a cambio de una cuota: 100% 80% 68% 56% 56% 28% 16% Una publcación periódica Descuentos Boletín informativo o newsletters Formación gratuita Ventajas en el acceso a algún producto o servicio Otros Tal como se ha mostrado anteriormente, el Patrocinio supone un 10% de las fuentes de ingresos. En opinión de las asociaciones, el modelo de patrocinio actual seguirá vigente o bien ha de evolucionar? De qué manera? Futuro modelo de patrocinio actual Prácticamente se da un empate entre aquellas asociaciones que opinan que ha de evolucionar, y las que creen que continuará igual, estando ligeramente por encima la opción del cambio. Las asociaciones que han opinado sobre la necesidad de una evolución en el modelo de patrocinio, proponen los siguientes cambios o ideas: 44% Colaboraciones, relación con patrocinadores, establecimiento de sinergias para desarrollo de proyectos de manera conjunta con valor para las partes, ofertar servicios y buscar fuera de la industria farmacéutica, bajarán las ayudas comerciales, más aportaciones de patrocinadores privados, evolucionará de genérico a por evento, ingresar más dinero con cursos on-line, mayor estabilidad y solvencia, buscar financiación, financiación pública y privada de proyectos, etc. 56% Seguirá igual Debe evolucionar 13

14 3.3 Uso de tecnología y comunicación Cómo se comunican las asociaciones con sus asociados, y cómo lo hacen con el resto del público. Todas las asociaciones que han participado en el estudio utilizan Página web, una Revista o publicación periódica y Mailings para comunicarse tanto con los asociados como con el resto del público. El 68% de las asociaciones utiliza también Publicaciones esporádicas, Newsletters y Redes Sociales. El Foro on-line / comunidad para asociados es utilizado por un 52% de las asociaciones y en último lugar, con un 48% está el Gabinete de prensa. Uso de los distintos medios 120% 100% 100% 100% 68% 52% 68% 48% 68% Página web Revista/ Publicación periódica Publicaciones esporádicas Foro on-line / Comunidad para asociados Newsletters Gabinetes de prensa Redes sociales Mailings Como se puede apreciar en el siguiente gráfico parece ser que las asociaciones utilizan el Gabinete de Prensa y las Redes Sociales con la finalidad de llegar a un público que está más allá de los asociados. Por el contrario, la Revista y Publicaciones, tanto periódicas como esporádicas, los Mailings así como las Newletters y el Foro on-line/ Comunidad para asociados están dirigidos mayoritariamente a los socios. Mediante la página web pretenden llegar por igual a socios y al resto de público. Con asociados 100% 68% 76% 92% Con resto público 82% 82% 67% 50% 50% 32% 24% 8% 63% 47% 33% 18% 18% Página web Revista/ Publicación periódica Publicaciones esporádicas Foro on-line / Comunidad para asociados Newsletters Gabinetes de prensa Redes sociales Mailings 14

15 Sobre si disponen de un software de gestión de miembros, un 65% de las asociaciones han dicho que sí, y el 35% que no. 16% 70% Y dentro de las que sí tienen un software de gestión de miembros, un 88% afirman que es un software propio. El 42% de las asociaciones dispone de una dirección de correo electrónico con dominio de la sociedad. 4% 36% Respecto a la presencia de las asociaciones en las Redes Sociales un 60% afirma tener un foro / comunidad propia o bien estar en proceso para tenerlo, un 40% está en Twitter, seguido de un 36% que está en Facebook, en LinkedIn tienen presencia un 16% de las asociaciones, y en Wiki un 4%. 40% 60% Un 8% ofrecen aplicaciones para móviles, un 4% realiza eventos virtuales, y un 4% han elegido la opción Otros incorporando el Streaming a las opciones ofrecidas en el estudio. 90% 80% 32% 32% 4% 8% 0% 4% Redes sociales Eventos sociales Inscripción on-line Software de gestión de eventos Aplicaciones para móviles Código QR (código bidimensional de respuesta rápida) Otros Sólo un 31% de las asociaciones suelen grabar las ponencias principales en el congreso o reunión para su posterior visionado por parte de los asociados en la Web. 15

16 3.4 Eventos Los eventos (congreso, reunión anual, ) se organizan de forma mayoritaria, en un 50% de los casos, por secciones. En un 25% de los casos se gestionan por regiones, y el 25% restante se organiza de otras maneras como las indicadas a continuación: a través de los organizadores del congreso, de forma nacional, de forma global (no hay secciones), son eventos locales, etc. Cómo se gestionan los eventos? Y se organizan a través de Por regiones Por secciones De otra manera La junta 25% 25% directiva 35% Un comité 54% organizador local 50% 8% Un coordinador de la sección 4% Otros Quién decide el destino del futuro congreso o reunión? El siguiente gráfico muestra que en un 51% de los casos es la Junta Directiva quien lo hace, seguido de un 37% de casos en que es la Asamblea quien decide, previa presentación de candidaturas por parte de los organizadores locales, por lo general. El 12% de asociaciones tiene otros participantes en la toma de decisión del destino del futuro congreso, como son: el presidente de la sociedad, responsables del congreso, o la Junta Directiva y la Asamblea conjuntamente. Los elementos que motivan la elección de una sede para un congreso o reunión, 1 Apoyo institucional de la ciudad 2 Rotación geográfica 3 Infraestructuras 4 Situación y comunicaciones 5 Coste 6 Presentación de candidatura de un comité organizador local En cuanto a la identificación de los principales retos en el futuro para sus eventos, las asociaciones los clasifican por orden de prioridad de la siguiente manera: 51% 37% 1 Los nuevos formatos (por ejemplo eventos on-line) 2 Mejorar el programa / contenido 3 Mejorar la satisfacción de los participantes 4 Aumentar el número de participantes 5 Ofrecer mejores servicios a patrocinadores y expositores 6 Aumentar el número de patrocinadores 7 Seleccionar la empresa más adecuada para la gestión de eventos Respecto a las áreas que se consideran clave para el éxito de los eventos en el futuro, quedarían ordenadas por orden de prioridad tal como se muestra a continuación: 12% Junta Directiva Asamblea Otros 1 La sostenibilidad / Responsabilidad Social Corporativa 2 Nuevos formatos de contenido 3 Interactividad 4 El destino 5 Uso de nuevas tecnologías, por ejemplo Eventos Virtuales 16

17 4 Conclusiones La aplicación de las nuevas tecnologías en comunicación, las Redes Sociales, la presencia on-line, parecen estar bastante presentes en la mente de quienes dirigen las asociaciones españolas, como se desprende de varias de las respuestas a diferentes cuestiones del estudio que se comentan a continuación. Respecto a las áreas que se considera que precisan mayores mejoras, la presencia y los servicios on-line ocupan la primera posición. En cuanto a los principales retos para los eventos del futuro, los nuevos formatos ocupan también la primera posición. Y referente a las áreas que se consideran clave para conseguir el éxito en los eventos futuros, los nuevos formatos de contenido ocupan la segunda posición en importancia. Un 80% de asociaciones utilizan sistemas de inscripción on-line para sus eventos, un 40% tienen presencia en Twitter y un 36% en Facebook, y un 32% aprovecha la presencia en Redes Sociales para promocionar sus eventos Parece interesante comentar en este punto, que por lo que respecta a los eventos el uso de las nuevas tecnologías, como por ejemplo los Eventos Virtuales, no se considera como un factor determinante del éxito de los mismos, ya que ha quedado en la última posición. La búsqueda de una mayor visibilidad y de una mejora de la relación con los medios de comunicación también queda patente en varias de las respuestas, como por ejemplo: La búsqueda de financiación también parece ser otro tema relevante para las asociaciones: En las áreas que precisan mayores mejoras la Gestión de patrocinadores ocupa la segunda posición. Y como objetivo prioritario se ha posicionado en primer lugar el Captar más sponsors. Si bien la gestión y la estabilidad financieras no parecen ser la principal preocupación, ya que la Gestión financiera ocupa el sexto lugar en las áreas que precisan mayor mejora, y Alcanzar la solidez financiera ocupa la última posición (novena) en la lista de principales retos. Así mismo, también cabe destacar que para la elección de la sede del evento el elemento Coste ha quedado relegado a un quinto puesto. Parece importante también para las asociaciones la satisfacción de los asociados y asistentes a los eventos: En los objetivos prioritarios ocupa la tercera posición el Ofrecer mejores servicios a asociados y en cuarta el Ofrecer más servicios a asociados. En los principales retos a los que se enfrentan, en segundo lugar han posicionado el Desarrollo de congresos y eventos y en tercer lugar Mejorar el programa educativo a miembros. En los principales retos para los eventos en el futuro en segunda posición está Mejorar el programa/ contenido y en tercera Mejorar la satisfacción de los participantes. La segunda área en la que se considera que hay una mayor necesidad de mejora es la de Relaciones con los medios de comunicación. Como segundo objetivo prioritario está el tener más visibilidad en los medios de comunicación. 17

18 5 Agradecimientos y nota final En MCI esperamos que los resultados de este estudio puedan ayudar y guiar a las asociaciones en su toma de decisiones, y a tener un mejor entendimiento de cómo funcionan otras asociaciones en nuestro país. Les damos las gracias a todas aquellas personas que se tomaron la molestia de cumplimentar la encuesta, y aprovechamos la ocasión para comunicarles que se realizará la segunda toma del estudio en 2013, para poder observar cambios y tendencias. Para cualquier información sobre el estudio o sobre las áreas presentadas estamos a su entera disposición. Un saludo cordial, Association Day 18

19 MCI Madrid C/ Alcalde Sainz de Baranda 45 Bajo B Madrid T.: Fax: MCI Barcelona C/ Tuset 32 5ª Barcelona T: Fax:

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