REGLAMENTO DE ADQUISICIONES

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1 REGLAMENTO DE ADQUISICIONES

2 REGLAMENTO DE ADQUISICIONES CAPITULO I: GENERALIDADES Artículo 1. El presente Reglamento es un conjunto de normas y procedimientos administrativos que regulan los procesos de adquisiciones, distribución y control de los materiales, equipos, mobiliario e insumos de la Universidad Privada Antonio Guillermo Urrelo. Artículo 2. El presente Reglamento se basa en el Estatuto Social de la Universidad. CAPÍTULO II: DE LOS ORGANOS ENCARGADOS DE LAS ADQUISICIONES Artículo 3. Son órganos administrativos encargados de las adquisiciones los siguientes: (a) El Comité de Adquisiciones. (b) La Gerencia General. (c) La Gerencia de Logística y Servicios Generales. Artículo 4. El Comité de Adquisiciones de la Universidad es el encargado de decidir acerca de la adquisición de los materiales, equipos, mobiliario e insumos requeridos por las dependencias académicas y administrativas de la Universidad, cuyo monto exceda al establecido por el Directorio (adquisiciones de mayor cuantía), según el Plan Anual de Adquisiciones y el presente Reglamento. El Comité de Adquisiciones es designado anualmente por el Directorio y está conformada por: El Gerente General, quien lo preside, el Gerente de Planificación, el Gerente de Logística y Servicios. Generales y por un Director designado para tal fin. Artículo 5. La Gerencia General se encarga de determinar y autorizar las adquisiciones de menor cuantía o las adquiridas por caja chica. Además, en coordinación con las Gerencias de Planificación y de Contabilidad y Finanzas, se encarga del control de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones. Artículo 6. La Gerencia de Logística y Servicios Generales es la encargada de efectuar directamente las adquisiciones de la Universidad, de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones y aplicando los procedimientos descritos en el presente Reglamento; y, además, implementa y mantiene la Cartera de Proveedores. UPAGU 2

3 CAPÍTULO III: DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Artículo 7. Las adquisiciones en la Universidad se realizan de acuerdo a un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe de contener los requerimientos anuales de todas las Facultades, dependencias académicas y dependencias administrativas de la Universidad. Artículo 8. La Gerencia de Planificación, en coordinación con la Gerencia de Logística y Servicios Generales, solicitarán anualmente a cada una de la Facultades, dependencias académicas y dependencias administrativas sus requerimiento de materiales, equipos e insumos hasta el 31 de octubre de cada año(o siguiente día útil), para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, el cual formará parte del Presupuesto Anual y será aprobado por la Junta General de Accionistas, a propuesta del Directorio. Artículo 9. Todas las adquisiciones, por muy mínimas que sean se realizarán de acuerdo al referido Plan Anual de Adquisiciones; salvo casos debidamente justificados, calificados y aprobados por la Gerencia General con opinión de la Gerencia de Planificación, debiendo dar cuenta al Directorio. Artículo 10. Anualmente, el Directorio fijará un monto, el cual servirá de referencia para realizar las adquisiciones; así, las adquisiciones solicitadas por las dependencias universitarias que sean menores o iguales al monto referido, serán autorizadas por la Gerencia General; aquellas adquisiciones solicitadas, que sean mayores al monto asignado serán autorizadas por el Comité de Adquisiciones. Todo esto siguiendo los procedimientos descritos en el Presente Reglamento. Artículo 11. Una vez definido el monto referido en el artículo precedente y el Plan Anual de Adquisiciones, estas se realizarán de la siguiente manera: (a) Adquisición de los requerimientos de las Facultades y dependencias académicas, tales como equipos, materiales, mobiliario e insumos para laboratorios, gabinetes, biblioteca, materiales de enseñanza, etc.: dos veces al año, 45 días antes del inicio de cada semestre académico. (b) Adquisición de los requerimientos administrativos, tanto del área académica como de la administrativa, tales como materiales, equipos e insumos para oficina, etc.: cuatro veces al año, trimestralmente. UPAGU 3

4 Artículo 12. Para efectivizar lo establecido en el artículo precedente, cada Facultad, dependencia académica o dependencia administrativa solicitará, en su oportunidad, la adquisición de sus requerimientos a la Gerencia de Logística y Servicios Generales, la cual, de acuerdo al monto de lo solicitado, tramitará la solicitud de la manera siguiente: Artículo 13. (a) Si el monto de la adquisición, individual o global, excede al establecido por el Directorio: Derivará la solicitud, acompañada de tres (03) o más proformas al Comité de Adquisiciones. (b) Si el monto de la adquisición, individual o global, es menor o igual al monto establecido por el Directorio: Derivará la solicitud acompañada de tres (03) o más proformas a la Gerencia General. (c) Si lo solicitado no está en el Plan Anual de Adquisiciones (artículo 09 del presente Reglamento), derivará la solicitud con la debida justificación a la Gerencia de Planificación y a la Gerencia General para su opinión y de allí, si es aprobada, la adquisición se sujetará a lo establecido en los incisos precedentes. Artículo 14. El Comité de Adquisiciones o la Gerencia General, según sea el caso, decidirá a que proveedor o proveedores se realizará la adquisición, autorizando a la Gerencia de Logística y Servicios Generales que la efectué, luego de lo cual la Gerencia de Contabilidad y Finanzas realizará el pago respectivo. Artículo 15. Las adquisiciones menores, ejecutadas con fondos provenientes de caja chica, se canalizarán también por la Gerencia de Logística y Servicios Generales, quien solicitará los fondos a la Gerencia de Contabilidad y Finanzas, para lo cual esta Dependencia elaborará la respectiva Directiva de uso de Caja Chica. Artículo 16. Las adquisiciones para la implementación de nuevas dependencias académicas o administrativas o de algún proyecto específico se sujetarán a lo establecido por el presente Reglamento, previa aprobación de los órganos competentes de la Universidad. Artículo 17. Todos los documentos concernientes a las adquisiciones serán ordenados y archivados por la Gerencia de Logística y Servicios Generales, debiendo de archivarse una copia en la Gerencia General. UPAGU 4

5 CAPITULO IV: DE LOS PROVEEDORES Artículo 18. La Gerencia de Logística y Servicios Generales, dentro de los 30 primeros días del año, elaborará una Cartera de Proveedores en los diferentes rubros que la Universidad necesita, la cual deberá de actualizarse permanentemente. Artículo 19. La Gerencia de Logística y Servicios Generales, para los efectos de cumplir con lo establecido por el artículo 11º del presente Reglamento, deberá de solicitar las proformas a los proveedores que aparecen en la Cartera. Artículo 20. Para el pago a los proveedores, se seguirá el procedimiento siguiente: (a) El proveedor deberá entregar lo adquirido a la Gerencia de Logística y Servicios Generales. (b) La Gerencia de Logística y Servicios Generales, en coordinación con la dependencia solicitante, recibirán y revisarán la mercadería. (c) Si es conforme, la Gerencia de Logística informará a la Gerencia de Contabilidad y Finanzas para que realice el pago respectivo. (d) Si no es conforme, se devolverá la mercadería al proveedor para su cambio o devolución. Artículo 21. Para el caso de adquisiciones en las que el proveedor solicite un porcentaje de adelanto para realizar el pedido, la Gerencia de Logística deberá de suscribir con el proveedor un compromiso contractual en el que se especifiquen las condiciones de la adquisición, sobre todo en el caso que la mercadería o las condiciones de la misma no sean satisfactorias para la Universidad. Una vez realizado el contrato de la adquisición, se seguirá el trámite descrito en el artículo anterior. De ser necesario, se exigirá al proveedor el otorgamiento de carta fianza o cheque de gerencia por el monto dado en adelanto, con realización automática hasta el cumplimiento de la prestación a su cargo. Artículo 22. La Gerencia de Contabilidad y Finanzas, hará efectivos los pagos a los proveedores en días y horas específicas. Artículo 23. Aquel proveedor que no ha satisfecho los requerimientos de la Universidad por dos (02) veces consecutivas o alternas será eliminado de la Cartera de Proveedores. UPAGU 5

6 CAPÍTULO V: DEL ABASTECIMIENTO Artículo 24. Los responsables o jefes de las dependencias académicas o dependencias administrativas, solicitarán que se adquiera sus requerimientos, hasta cinco (05) días antes de la oportunidad prevista en el artículo 11º del presente Reglamento, debidamente calendarizada por la Gerencia de Logística y Servicios Generales. Artículo 25. No se efectuarán adquisiciones y entrega de materiales, equipos, mobiliario e insumos durante el periodo semestral (requerimientos académicos) o trimestral (requerimientos operativos o administrativos), salvo en los casos contemplados en los artículos 9º y 14º del presente Reglamento. Artículo 26. La dependencia que no efectúe sus requerimientos o sus solicitudes de adquisición de sus requerimientos oportunamente no será atendida con posterioridad. Artículo 27. La Gerencia de Logística y Servicios Generales, llevará un registro de las adquisiciones así como un inventario del stock en los almacenes de la Universidad. Artículo 28. Cualquier entrega de materiales, equipos, mobiliario o insumos, que Logística efectúe a alguna dependencia universitaria, deberá de constar en un documento de entrega y en una tarjeta de stock o kardex. Artículo 29. La Gerencia de Logística y Servicios Generales informará mensualmente a la Gerencia de Planificación acerca de las adquisiciones de toda índole, para efectos de control presupuestal, en este informe se detallará lo adquirido, la partida presupuestal y las dependencias a las que se cargarán dichas adquisiciones. CAPITULO VI: DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS PRIMERO. Para efectos de la aprobación o modificación del presente Reglamento, la Gerencia de Logística y Servicios Generales presentará el Proyecto, para su aprobación, al Directorio. UPAGU 6

7 SEGUNDO. La Gerencia de Logística y Servicios Generales será la encargada de la evaluación del presente Reglamento, debiendo de proponer las modificaciones respectivas. TERCERO. El presente Reglamento entrará en vigencia al segundo día de su aprobación. CUARTO. Todo lo no previsto en el presente reglamento, será resuelto en primera instancia por la Gerencia General y el Comité de Adquisiciones, y en última instancia por el Directorio. Cajamarca, abril del 2007 UPAGU 7

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