Elaboración de Nómina. Determinar las actividades necesarias en el proceso de Elaboración de Nómina.

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Determinar las actividades necesarias en el proceso de Elaboración de Nómina. Este procedimiento aplica desde la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal hasta la liquidación y entrega de aportes parafiscales. 2. Responsable El responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano y el Técnico responsable de nómina, Técnico responsable de novedades y liquidación, Técnico responsable de vinculación. 3. Definiciones 3.1 Nómina Documento en el que una empresa específica la erogación por un servicio prestado. 3.2 Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD 1 ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS SOLICITUD DE CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL) 1.1 Se solicita al Ordenador (a) del Gasto la disponibilidad presupuestal mediante carta, dejando evidencia de la entrega. Nómina Líder el Proceso de Gestión del Talento Humano FGT-14 Carta FGH-09 Control Salida de Documentos Elaboró Aprobó Validó Leidy Johana Araque Avilio Villamizar Estrada María Victoria Bautista Bochagá Fecha 27 de abril de 2015 Fecha 27 de abril de 2015 Fecha 13 de mayo de 2015

2 Página 2 de 5 2 ELABORACIÓN DE NOVEDADES Para el ingreso de las novedades se debe tener en cuenta que debe estar ejecutado el IGH-01 Ingreso de Datos al Sistema. Las novedades de nómina se reciben hasta el día 10 de cada mes, las que sean recibidas después de la fecha establecida se aplican en la nómina del mes siguiente. Para el caso del personal que se posesiona fuera de la fecha límite para la inclusión de nómina, se reporta la novedad para que sea incluido en la planilla de seguridad social en forma manual ya que no se hace el respectivo pago del salario. Para el personal que no se vinculó pero fue afiliado a las entidades de seguridad social se envía mediante Carta la solicitud de cancelación, novedad que debe ser reportada durante el mes que se efectuó la afiliación. La Secretaría General, remite las novedades del personal posesionado, notificado y no posesionado mediante el, antes del día 10 de cada mes. 10 primeros días de cada mes FGT-14 Carta Recibe novedades de descuento de las entidades externas tales como: - Fondo de empleados - Cooperativas - Bancos (Libranzas) - Juzgados - Seguros - Cambios de cuentas para pago de nómina las novedades internas de descuento para servicios educativos, administrativos previamente autorizados por la Dirección Administrativa. Para el pago de bonificaciones por Seminarios de Postgrados o cursos de Educación Continua, la dependencia respectiva (División Administrativa de Postgrados o Planeación) entrega en el formato validado por las firmas correspondientes la información necesaria para la novedad del docente o administrativo. Esta información debe entregarse con corte a 15 de cada mes, en caso de recibirse extra temporáneo se procesa como novedad del periodo siguiente. Para el pago de horas extras para los funcionarios administrativos se debe tener en cuenta el IGH-22 Trámite Horas Extras. 10 primeros días de cada mes 15 primero días del mes 15 primero días del mes Oficina de Planeación División Administrativa de Postgrados Liquidación Liquidación FGH-65 Bonificación No Constitutiva de Salario

3 Página 3 de Para el pago de horas adicionales para los Docentes de Tiempo Completo, Medio Tiempo, Tiempo Completo Ocasional y Medio Tiempo Ocasional se debe tener en cuenta el IGH-23 Trámite de Horas Adicionales CONSOLIDACIÓN DE NOVEDADES DE NÓMINA Ingresa las novedades al sistema, organiza y consolida en físico el y las remite al Nómina y a los Técnicos de. Los (a) Técnicos de validan en el sistema las novedades reportadas por. 5 días hábiles 3 días hábiles Técnicos de Técnicos de 4 ELABORACIÓN DE NÓMINAS Con la información reportada en el ingresa al sistema de nóminas, se asocia el salario y el tipo de nómina, se verifica el FGH-03 Constancia de Cumplimiento. Nota 1. El FGH-03 Constancia de Cumplimiento es requisito que solo se exige para el personal que es vinculado a término fijo (docentes ocasionales, hora cátedra, tutores y pasantes). Nota 2. El FGH-03 Constancia de Cumplimiento debe ser remitido hasta el día 20 de cada mes. En caso de presentarse novedades después del día 15 de cada mes deben ser reportada por la dependencia pertinente al proceso de Gestión de Talento Humano con el objeto de realizar los ajustes pertinentes que solo aplican en los siguientes casos: abandono de cargo, renuncia, fallecimiento, declaración de insubsistencia. 10 días hábiles Nómina Día 20 de cada mes Dependencia competente Nómina FGH-03 Constancia de Cumplimiento FGH-03 Constancia de Cumplimiento 5 LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS Se ejecuta en el sistema la información registrada para la nómina. VERIFICACIÓN, CORRECCIÓN Y CIERRE DE LA NÓMINA Ejecutada la nómina se realiza la revisión de la información asociada a cada trabajador, para que coincida con la información suministrada de salarios, seguridad social, tiempo de servicio, descuentos, novedades generales. En caso de inconsistencias se procede a realizar la respectiva corrección para generar la nómina. Una vez realizadas la verificación y/o corrección se cierra la nómina en el sistema. Nómina 5 días hábiles Nómina 2 días hábiles Nómina hábil Nómina

4 Página 4 de 5 7 ENTREGA DE NÓMINA La nómina elaborada en el sistema y la impresa FGH-12 Planilla de Nomina con sus respectivos soportes (FGH-38 Relación de Terceros ) firmada por el Nómina y el (la) Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano se entregan mediante FGH-35 Control de al proceso de Gestión Presupuestal y Contable para realizar la contabilización de la nómina. Luego de que sea cancelada la nómina mediante correo electrónico se envía al correo del trabajador el FGH-37 Desprendible de LIQUIDACIÓN Y ENTREGA DE APORTES PARAFISCALES Cerrada la nómina se elabora la planilla de Aportes Sociales y Parafiscales del respectivo mes según lo descrito en el IGH- 07 Liquidación de Prestaciones Sociales. 2 días Líder del Proceso de Talento Humano Nómina Nómina FGH-12 Planilla de Nomina FGH-38 Relación de Terceros FGH-35 Control de FGH-37 Desprendible de 3 días Nómina 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública MECI Modelo Estándar de Control Interno IGH-07 Liquidación de Prestaciones Sociales IGH-01 Ingreso de Datos al Sistema IGH-22 Trámite Horas Extras IGH-23 Trámite de Horas Adicionales 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Actualización del procedimiento por correcciones y cambio de roles. Cambio de roles y de procedimientos Se realiza la modificación de todas las actividades del procedimiento según acta N 02 del 7 de julio de 2010 Fecha de Aprobación 17 de octubre de 2007 Fecha de Validación 25 de octubre de de abril de de mayo de de julio de de julio de 2010

5 Página 5 de 5 03 Se realiza la modificación del numeral 4.2 Elaboración de Novedades según acta N 16 del 27 de abril de de abril de de mayo de Anexos. No Aplica