APLICACIÓN PILOTO DEL SISTEMA DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA TÉCNICA EDUCATIVA

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1 APLICACIÓN PILOTO DEL SISTEMA DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA TÉCNICA EDUCATIVA GUÍA 2: APLICACIÓN PILOTO Y MANUAL DE AUTO EVALUACIÓN CENTRO DE INVESTIGACIÓN AVANZADA EN EDUCACIÓN (CIAE) MINISTERIO DE EDUCACIÓN

2 ÍNDICE I. PRESENTACIÓN...4 II. APLICACIÓN PILOTO DEL SISTEMA DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS ATE...5 Qué es la aplicación Piloto del Sistema de Acreditación de Programas ATE?...5 Cuál es el objetivo de la Aplicación Piloto del Sistema de Acreditación Programas?...5 Cuáles son los beneficios que obtendrán los programas ATE que participen del piloto?...5 Qué evalúa la Aplicación Piloto del Sistema de Acreditación de Programas?...6 Qué Programas pueden participar de la aplicación piloto del sistema?...6 Quiénes realizan la evaluación externa en la Aplicación Piloto del Sistema?...6 Cuánto tiempo de duración tiene la aplicación piloto del programa?...6 III. FASES DE LA APLICACIÓN PILOTO DEL SISTEMA DE ACREDITACION DE PROGRAMAS ATE Acuerdo de Participación Reunión de Inducción Auto Evaluación Evaluación Externa Revisión de Autoevaluación Coordinación y Realización de Visitas Reporte Escrito de los Evaluadores Externos Reunión CIAE con Equipo ATE del programa...10 IV. MODELO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD PARA PROGRAMAS DE ATE Qué es el Modelo de Estándares para programas de ATE?...11 Cómo se estructura el Modelo?...11 Etapas del Modelo...12 GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 2

3 V. METODOLOGÍA DE AUTO EVALUACION Qué es una rúbrica?...16 Qué son los Niveles de Logro?...16 Qué es una evidencia?...16 Qué son los medios de verificación?...17 Qué evidencia es necesario considerar para la auto evaluación?...17 Cuál es la escala de evaluación propuesta?...18 Cómo se realiza la evaluación?...19 Evaluación de la Etapa de Diseño...19 Evaluación de las Etapas de Implementación y Evaluación y Resultados...21 VI. SISTEMATIZACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Cuáles son los beneficios de sistematizar buenas prácticas de programas ATE?...24 Qué son las buenas prácticas de programas de asesoría técnica?...24 Cuáles son los criterios para identificar buenas prácticas?...24 Consejos para sistematizar buenas prácticas de programas de asesoría técnica:...25 VII. RECOMENDACIONES VIII. EJEMPLOS Ejemplos de Medios de Verificación...27 Ejemplos de Evaluación de Evidencias sobre la Etapa Diseño...35 Ejemplos de Evaluación de Evidencias sobre la Etapa Implementación...38 Ejemplos de Evaluación de Evidencias sobre la Etapa Evaluación y Resultados...41 GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 3

4 I. PRESENTACIÓN En el marco de los cambios introducidos por la Ley SEP, el Centro de Investigación Avanzada en Educación (CIAE) de la propuso la creación de un Sistema de Registro, Monitoreo, Evaluación y Certificación de programas de asistencia técnica educativa a establecimientos educacionales, en el marco del Programa FONDEF de CONICYT. Esta iniciativa tiene como fin mejorar la efectividad de la Asistencia Técnica Educativa en el logro de mejores oportunidades escolares para los estudiantes chilenos, y la eficiencia en el uso de los recursos públicos involucrados en ésta tarea. Este proyecto ha apoyado al Ministerio de Educación en la puesta en marcha del Registro ATE. Además, ha avanzado en la elaboración de un modelo de estándares de calidad para programas ATE, en base a evidencia nacional e internacional y diversas consultas con actores relevantes en la implementación de la asistencia técnica (sostenedores, directores, oferentes y profesionales MINEDUC). Actualmente, el CIAE en conjunto con MINEDUC, se encuentra en el proceso de elaboración y validación de un Sistema de Acreditación de Programas ATE. El proceso de validación de este sistema tiene 3 etapas: i) la realización de consultas sucesivas con un equipo acotado de expertos; ii) la realización de talleres con grupos de oferentes de ATE; y iii) una aplicación piloto del sistema con un conjunto de 20 programas. En el marco de dicho proceso de validación, este Manual de Auto Evaluación presenta el proceso de Aplicación Piloto del Sistema de Acreditación y describe paso a paso cuáles son las acciones que deberán realizar los programas de asistencia técnica que participen de éste. Este documento corresponde a la Guía 2 de una serie de 3 instrumentos elaborados para el proceso validación de un Sistema de Acreditación de Programas de Asistencia Técnica Educativa. Los otros dos documentos son: - Guía 1: Propuesta Sistema de Acreditación de Programas de Asistencia Técnica Educativa. Documento que describe la propuesta de Sistema que podría ponerse en marcha a nivel nacional. - Guía 3: Instrumento de Auto Evaluación (Archivo Excel). Planilla en la cual se describen los pasos para realizar la auto evaluación y se registran los puntajes obtenidos en cada elemento de gestión. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 4

5 II. APLICACIÓN PILOTO DEL SISTEMA DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS ATE Qué es la aplicación Piloto del Sistema de Acreditación de Programas ATE? La aplicación Piloto del Sistema de Acreditación es una de las estrategias elaboradas por el Centro de Investigación Avanzada en Educación y el Ministerio de Educación, para la validación de la propuesta de Sistema de Acreditación de Programas de Asistencia Técnica Educativa contenida en la Guía 1. Esta estrategia consiste en la aplicación de los principales componentes de la propuesta de Sistema de Acreditación de Programas de Asistencia Técnica a los programas ATE ofrecidos, que cumplan con los requisitos y que estén dispuestos a participar voluntariamente. Cuál es el objetivo de la Aplicación Piloto del Sistema de Acreditación Programas? Esta aplicación piloto tiene como objetivo evaluar la factibilidad de implementar el sistema de acreditación de programas ATE que se propone, generando información empírica y retroalimentación, por parte de las instituciones participantes, respecto de la pertinencia de cada uno de los componentes del sistema que serán sometidos a pilotaje: sus fases, procesos, metodologías e instrumentos, así como el modelo de estándares propuesto y su metodología de evaluación. Al mismo tiempo se obtendrá valiosa información para estimar los recursos necesarios para su implementación, el costo que podría tener el sistema, así como los tiempos y otros requerimientos. Cuáles son los beneficios que obtendrán los programas ATE que participen del piloto? Esta aplicación piloto servirá a los programas ATE como ejercicio de revisión de sus prácticas y resultados, así como de sistematización de las evidencias que den cuenta de éstas. Esto permitirá a las instituciones estar más preparadas ante la eventual institucionalización de un Sistema de Acreditación en el sistema educativo chileno. Asimismo, el programa podrá contar con retroalimentación por parte del CIAE respecto del nivel de calidad que está alcanzando su programa de asistencia técnica en relación al modelo de estándares. Se espera que este proceso le permita al programa evaluar la brecha que los separa del modelo, analizar sus alternativas de mejoramiento y contar con insumos para emprender procesos de mejoramiento continuo. Esta aplicación piloto no tendrá consecuencias negativas ni sanciones para el programa ni la institución. Los resultados de la aplicación serán confidenciales y utilizados sólo con el objetivo de retroalimentar el sistema de acreditación propuesto. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 5

6 Qué evalúa la Aplicación Piloto del Sistema de Acreditación de Programas? La Aplicación Piloto busca evaluar el nivel de calidad de uno de los programas entregados por las instituciones oferentes de ATE a partir de un conjunto de criterios contenidos en el Modelo de Estándares de Calidad para programas de ATE. El modelo de estándares define los elementos que debiesen tener los programas, y las prácticas y resultados que debiesen asegurar para el logro de una asesoría técnica de calidad. Se entenderá por un programa una propuesta de asesoría, acompañamiento y transferencia de capacidades a una escuela que contempla y define, al menos, tres etapas fundamentales: diseño, implementación y evaluación de resultados. Es decir, se trata de un conjunto articulado de acciones que se implementan en un período de tiempo que tienen definidos objetivos, metodologías y actividades a realizar, los recursos necesarios y por anticipado propone qué metodologías se utilizarán para monitorear su ejecución y evaluar el cumplimiento de sus objetivos. Qué Programas pueden participar de la aplicación piloto del sistema? Para incorporarse a la aplicación piloto los programas deben cumplir los siguientes requisitos: i) Registro: estar inscritas en el Registro de Asistencia Técnica Educativa; ii) Ciclo Terminado: Haber sido implementado en forma completa en al menos 4 establecimientos educacionales; iii) Vigencia: que esas implementaciones hayan concluido durante los últimos 24 meses antes de comenzar el proceso de aplicación piloto. Quiénes realizan la evaluación externa en la Aplicación Piloto del Sistema? Para la aplicación piloto del sistema, el organismo evaluador será un equipo conformado por profesionales del CIAE. Cada programa será evaluado por una dupla de profesionales, los cuales serán capacitados previamente y contarán con manuales que les permitan tener criterios estandarizados para realizar su trabajo. Uno de los dos profesionales actuará como coordinador, quien será responsable que el equipo entregue oportunamente sus productos. Cada equipo será responsable de gestionar el trabajo con la ATE, recepcionar los antecedentes entregados por el Programa, coordinar las visitas a terreno, analizar evidencia secundaria (por ejemplo encuestas de satisfacción de sostenedores y directores de establecimientos), elaborar un reporte final, discutir sus resultados y dar retroalimentación al equipo de la ATE sobre el Programa. Cuánto tiempo de duración tiene la aplicación piloto del programa? Este proceso se extiende entre 4 a 5 meses desde la firma de acuerdo de participación del programa. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 6

7 III. FASES DE LA APLICACIÓN PILOTO DEL SISTEMA DE ACREDITACION DE PROGRAMAS ATE Este proceso se divide en 6 fases las cuales se ilustran en la siguiente figura: Figura 1: Fases del proceso de acreditación de programas ATE, versión Piloto Acuerdo de Participación Reunión de Inducción Auto Evaluación 6 Reunión con ATE / Programa 5 Reporte Escrito de los Evaluadores Externos 4 Evaluación Externa 1. Acuerdo de Participación Durante esta fase se acordará la participación de la ATE y se establecerán las responsabilidades a las que se compromete el equipo del programa y del CIAE. Luego, el Programa deberá conformar un equipo de auto evaluación y seleccionar un coordinador responsable del proceso. Este coordinador será el encargado de recepcionar y difundir las guías de trabajo (guía 1,2 y 3) que el CIAE enviará al Programa como documentos de apoyo para la realización de la autoevaluación. 2. Reunión de Inducción Durante esta fase se realizará la primera reunión entre el equipo ATE y el equipo evaluador del CIAE. La inducción consiste en la presentación del modo de funcionamiento del piloto y, específicamente, del proceso de auto evaluación que deben realizar los programas. Durante esta reunión se resolverán las dudas que hayan surgido en la revisión de los materiales del proceso. Esta reunión durará aproximadamente 3 horas. 3. Auto Evaluación El objetivo de la auto evaluación es la revisión, por parte del equipo del programa, de sus prácticas y resultados de acuerdo a los estándares de calidad para programas ATE. Se busca que la auto evaluación constituya un ejercicio de reflexión del programa respecto de cómo está realizando su asesoría técnica, así como una instancia de aprendizaje y mejoramiento continuo. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 7

8 Esta fase consiste en la evaluación del programa en base a los elementos de gestión del Modelo de Estándares de Calidad para Programas ATE y en la recolección de las evidencias que den cuenta del cumplimiento de estos elementos en todos los establecimientos en los cuales se ha aplicado el programa 1. Si el programa cuenta hasta con 5 implementaciones en establecimientos que cumplan con el criterio de vigencia (haber concluido durante los últimos 24 meses), debe presentar evidencias de cada una de ellas. Sin embargo, si el programa cuenta con más de 5 implementaciones que cumplan con este criterio, el organismo evaluador escogerá por cada 5 establecimientos adicionales uno más, hasta un máximo de 20 establecimientos educacionales del total, a ser considerados en el proceso de auto evaluación. El cuadro a continuación ejemplifica el número de implementaciones que deberá presentar un programa según la cantidad de implementaciones que cumplan con el criterio de vigencia. Cantidad Implementaciones que cumplan con criterio de vigencia 4 a 5 Todas 6 a a a a 25 9 Número de implementaciones en los que debe presentar evidencia 26 a Continúa en intervalos de 5 Máximo 20 implementaciones Para el desarrollo de esta tarea, el programa tendrá disponible esta guía explicativa del proceso de auto evaluación y los instrumentos necesarios para su implementación (Guía 3 y carpeta digital). Con la ayuda de estos documentos, el equipo del programa elaborará una carpeta digital con evidencias y asignará un nivel de logro a cada elemento de gestión. Durante este proceso se pedirá al equipo del programa que además sistematice una buena práctica del programa y la registre en el formato preestablecido para ello (Formato de Registro Buenas Prácticas). Este proceso será explicado en detalle en el apartado VI (Sistematización de Buenas Prácticas). Al finalizar el proceso, el equipo ATE enviará por correo electrónico al CIAE el instrumento de auto evaluación completo (Guía 3), la carpeta con las evidencias recogidas y el formato de registro de buenas prácticas si el equipo del programa decide registrar una de ellas. El período estimado para la etapa de auto evaluación es de 4 a 5 semanas. 1 Para esta aplicación piloto no se considerarán los establecimientos rurales. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 8

9 4. Evaluación Externa El objetivo de la fase de evaluación externa es determinar, a partir de un juicio externo basado en evidencia, el nivel de calidad del programa. La información considerada principalmente por los evaluadores externos será la autoevaluación realizada por el programa, esto es, el instrumento de autoevaluación completo más la carpeta de evidencias entregadas. Estas evidencias serán complementadas con: a) información adicional sobre el programa: evaluaciones online de sostenedores y directores de establecimientos en donde se haya realizado el programa en los últimos 24 meses; b) antecedentes recogidos en visitas a terreno a un grupo de sostenedores y establecimientos en los que se aplicó el programa, y a la institución ATE. La evaluación externa se divide en dos momentos: 4.1 Revisión de Autoevaluación El equipo evaluador CIAE revisa el instrumento de auto evaluación y las evidencias presentadas por el programa a partir de una Guía de Evaluadores. El objetivo es verificar que el nivel de logro asignado a cada elemento de gestión se sustenta a partir de la evidencia presentada por el programa. A su vez, se procederá a revisar información sobre el nivel de satisfacción de los directores y sostenedores que han contratado el programa, registrado a través de la encuesta online disponible en Además, el equipo evaluador podrá requerir información adicional a la ATE antes de las visitas para resolver algunas dudas. 4.2 Coordinación y Realización de Visitas En base a la información analizada en la etapa de revisión de la auto evaluación, el equipo evaluador CIAE identifica en qué áreas se requiere mayor información y elabora un plan de visitas a los sostenedores y establecimientos en donde se aplicó el programa (que formen parte de la auto evaluación) y a la institución oferente. El objetivo de las visitas es recoger información sobre aspectos poco claros en las evidencias, realizar observaciones de algunos aspectos o prácticas informadas en la autoevaluación y analizar la consistencia de las evidencias. El plan de visitas considerará las temáticas, reuniones, entrevistas y observaciones a realizar en terreno con los actores clave (equipo del programa ATE, sostenedores y directores). La coordinación de las visitas con los actores se traduce en la determinación de los lugares a visitar, las fechas y actividades que se realizarán. En el caso de la visita a la ATE, ésta tiene como objetivo entrevistarse con el equipo coordinador del programa para profundizar, resolver dudas y chequear elementos, así como solicitar algún tipo de evidencia nueva, si fuera necesario. Esta reunión se realizaría una vez concluidas las visitas a escuelas y sostenedores, y tendría una duración de aproximadamente de 2 a 3 horas. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 9

10 Al final de la visita el coordinador del equipo evaluador entregará algunas apreciaciones y observaciones generales sobre la evaluación realizada. 5. Reporte Escrito de los Evaluadores Externos Esta fase consiste en la elaboración de un informe final por parte del equipo evaluador CIAE de acuerdo a un formato estándar. Este incluirá el nivel de logro que determina el equipo evaluador en cada elemento de gestión del modelo; el puntaje obtenido en cada componente y etapa; y el puntaje global del programa, lo cual posibilitará que el equipo del programa identifique sus fortalezas y debilidades en cada una de las etapas evaluadas. Esto, con el fin de incentivar el mejoramiento continuo en los programas ATE. Asimismo, se realizarán recomendaciones que permitan orientar al equipo del programa sobre alternativas para mejorar los aspectos más débiles. Este informe será revisado por un evaluador experimentado del CIAE, quién podrá aprobar el informe o, solicitar cambios o recolección de mayores antecedentes al equipo evaluador. Una vez aprobado este reporte será enviado al equipo responsable del programa ATE. 6. Reunión CIAE con Equipo ATE del programa La última fase corresponde a la reunión de devolución de los resultados obtenidos y recomendaciones. Esta reunión se realiza entre el equipo de evaluadores y el equipo del Programa ATE. En dicha reunión se discuten los resultados obtenidos y se hace entrega del reporte escrito. El foco de esta reunión es retroalimentar al programa respecto de sus prácticas y resultados, con el fin de contribuir a su proceso de mejoramiento. Asimismo, la reunión busca recoger los comentarios y sugerencias del equipo ATE respecto del proceso de evaluación en el cual han participado, con el objeto de retroalimentar y mejorar el sistema de acreditación. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 10

11 IV. MODELO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD PARA PROGRAMAS DE ATE Tal como ya ha sido mencionado, el Sistema de Acreditación busca evaluar el nivel de calidad de los programas de ATE a partir de un conjunto de criterios contenidos en el Modelo de Estándares. Qué es el Modelo de Estándares para programas de ATE? El Modelo de Estándares para programas de ATE, constituye el constructo de referencia que define y caracteriza los elementos que debiese tener un programa y las prácticas y resultados que debiese asegurar para el resguardo de una asesoría de calidad. Los estándares, por tanto, constituyen una descripción normativa de dichos elementos, prácticas y resultados para una asesoría de calidad. Cómo se estructura el Modelo? El modelo de estándares para programas de asistencia técnica educativa se estructura en base tres categorías: Etapas, Componentes y Elementos de Gestión. Etapas: Constituyen las principales fases en el ciclo de desarrollo de los programas de Asistencia Técnica Educativa, desde el diseño hasta la evaluación de resultados. Cada etapa en el desarrollo de un programa agrupa un conjunto de componentes. Componentes: Constituyen los procesos y mecanismos que debe asegurar el programa en cada una de las etapas del ciclo. Los componentes, a su vez, agrupan un conjunto de elementos de gestión específicos solicitados al programa. Elementos de Gestión: Son las prácticas y resultados específicos que debe asegurar el programa de ATE para el desarrollo de una intervención de calidad. Constituyen la expresión operativa de las etapas y sus componentes. Están planteados en términos normativos, para indicar las características y criterios de calidad esperados. El modelo de estándares cuenta con 3 etapas, 12 componentes y 32 elementos de gestión los cuales se describen a continuación. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 11

12 Etapas del Modelo Se espera que el ciclo del programa incluya 3 etapas básicas para la realización de una asistencia de calidad: el diseño o propuesta del programa, la implementación de ésta en un establecimiento, y la evaluación de los resultados. Este proceso completo permitiría la retroalimentación del diseño a partir de aprendizajes obtenidos. Estas etapas se definen a continuación: ETAPA 1: Diseño Es la etapa en el cual se formula un programa u oferta de ATE y se definen objetivos, resultados esperados, metodologías y plan de trabajo, entre otros aspectos. Se refiere principalmente a las definiciones objetivadas y formalizadas sobre el programa. ETAPA 2: Implementación Es la etapa en la cual el programa diseñado se lleva a la práctica. En esta etapa se explicitan los procesos de preparación de la intervención, la ejecución del plan de trabajo y los mecanismos de monitoreo del programa. ETAPA 3: Evaluación y Resultados Es la etapa en la cual se determina el cumplimiento a los objetivos del Programa, resultados esperados y productos ofrecidos. Contempla además la evaluación de satisfacción de los usuarios y la comunicación de los resultados obtenidos a la contraparte. Figura 2: Diagrama del Modelo de Estándares para Programas de ATE: Etapas GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 12

13 Componentes y Elementos de Gestión A continuación se presentan los componentes y elementos de gestión, que integran el Modelo de Estándares de Calidad, organizados en función de las etapas. DISEÑO DEL PROGRAMA: Es la etapa en el cual se formula un programa u oferta de ATE y se definen objetivos, resultados esperados, metodologías y plan de trabajo, entre otros aspectos. En esta etapa se evalúa principalmente las definiciones objetivadas y formalizadas sobre el programa. COMPONENTES 1.1 Objetivos y Resultados esperados 1.2 Metodologías de trabajo y Actividades 1.3 Gestión de Recursos 1.4 Metodologías de Seguimiento y Evaluación ELEMENTO DE GESTIÓN El programa define objetivos, resultados esperados y productos de la asesoría El programa se basa en evidencia (conceptos teóricos o la sistematización de experiencias) para sustentar los objetivos, metodologías, resultados y productos definidos El programa define un plan de trabajo, especificando la duración total de la asesoría, las fases de implementación y los plazos estimados de cada una El programa define los resultados y productos intermedios de cada fase de implementación de la asesoría El programa específica metodologías de trabajo y actividades orientadas al logro de objetivos, resultados esperados y productos El programa cuenta con instrumentos y/o materiales de apoyo para la implementación y transferencia de capacidades 2 a la contraparte (sostenedor, equipo directivo y/o cuerpo docente) El programa cuenta con metodologías e instrumentos para diagnosticar y levantar indicadores de las condiciones iniciales sobre los aspectos donde se propone lograr resultados El programa define al equipo ATE que implementará la asesoría, especificando su perfil, conocimientos, experiencia, funciones y dedicación horaria El programa define un presupuesto, especificando los ítems de gastos fijos y variables, los plazos y las razones por las cuales éstos pueden varían entre establecimientos El programa cuenta con metodologías e instrumentos para el seguimiento sistemático de su implementación El programa cuenta con metodologías e instrumentos para la evaluación de resultados intermedios y finales El programa define el formato y contenido de los informes de resultados y planifica actividades de devolución de información a la contraparte. 2 La transferencia de capacidades a la contraparte incluye aspectos relacionados con competencias y con el uso de metodologías e instrumentos. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 13

14 IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA: Es la etapa en la cual el programa diseñado se lleva a la práctica. En esta etapa se evalúan los procesos de preparación de la intervención, la ejecución del plan de trabajo y de los mecanismos de monitoreo del programa. COMPONENTES 2.1 Diagnóstico para ajuste del programa 2.2 Acuerdos para la implementación 2.3 Ejecución del plan de trabajo 2.4 Relación con la contraparte 2.5 Seguimiento de la Implementación ELEMENTOS DE GESTIÓN El programa realiza un diagnóstico, considerando la información institucional disponible, y elabora los indicadores de condiciones iniciales sobre los aspectos donde propone lograr resultados El diagnóstico es compartido y aprobado por la contraparte (sostenedor, equipo directivo y cuerpo docente) El programa realiza ajustes al diseño propuesto de acuerdo a la información diagnóstica, sin modificar características centrales del programa contratado (objetivos, resultados y productos) El programa elabora un plan de trabajo que incluye: objetivos, resultados y productos intermedios y finales, metodologías, actividades, cronograma, responsable del equipo ATE frente a la escuela, responsables de la contraparte (sostenedor y escuela), funciones a desempeñar por cada uno y mecanismos de comunicación entre éstos El plan de trabajo elaborado es acordado con la contraparte (sostenedor y equipo directivo) Se implementa el plan de trabajo en los términos acordados (metodología, actividades, cronograma, perfil, experiencia y responsabilidades ATE) Las actividades realizadas incluyen acciones de transferencia de competencias, metodologías e instrumentos para dejar capacidad instalada en los actores Durante la ejecución del programa, y en caso de ser necesario, el equipo ATE integra aspectos no previstos en la propuesta y mantiene la dirección para lograr los objetivos y resultados Se implementan los mecanismos de comunicación acordados entre equipo ATE y la contraparte (sostenedor, equipo directivo y cuerpo docente) El equipo ATE realiza acciones para asegurar que los actores (equipo ATE, sostenedor y equipo directivo) asuman el liderazgo y responsabilidad compartidos durante la implementación del programa El programa implementa sistemáticamente mecanismos de seguimiento que incluyen: el cumplimiento del plan de trabajo, la percepción de la contraparte (sostenedor, equipo directivo y docente de la escuela) y la transferencia de capacidades a los actores La información recogida a través del seguimiento es registrada, sistematizada y analizada en los plazos establecidos La información recogida es discutida en conjunto con la contraparte (al menos sostenedor y equipo directivo) y se utiliza para retroalimentar la implementación del programa. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 14

15 EVALUACIÓN Y RESULTADOS DEL PROGRAMA: Es la etapa en la cual el programa es evaluado para determinar si ha dado cumplimiento a los objetivos, resultados esperados y productos ofrecidos. Contempla además la evaluación de satisfacción de los usuarios y la comunicación de los resultados obtenidos a la contraparte COMPONENTES 3.1 Aplicación de las metodologías de evaluación 3.2 Efectividad en el logro de resultados y cumplimiento de objetivos 3.3 Satisfacción de la contraparte ELEMENTOS DE GESTIÓN El programa aplica las metodologías e instrumentos para evaluar los resultados señalados en el diseño La información recogida a través de la evaluación es registrada, sistematizada y analizada en los plazos establecidos El programa realiza las actividades de devolución y discusión de resultados a la contraparte (al menos sostenedor y equipo directivo), señalando recomendaciones para dar continuidad a los procesos y prácticas instaladas El programa logra los objetivos, resultados y productos intermedios y finales propuestos El programa deja capacidad instalada en la contraparte (sostenedor, equipo directivo y cuerpo docente) La contraparte (sostenedor, equipo directivo y cuerpo docente) se manifiesta satisfecha en relación al desempeño del equipo ATE y al cumplimiento del plan de trabajo La contraparte (sostenedor, equipo directivo y cuerpo docente) se manifiesta satisfecha en relación a los resultados y productos alcanzados. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 15

16 V. METODOLOGÍA DE AUTO EVALUACION La auto evaluación de Programas de Asistencia Técnica Educativa se realiza a través de la evaluación de cada uno de los elementos de gestión del modelo de estándares y la presentación de la evidencia que permita dar cuenta del nivel de logro de cada uno de ellos. La evaluación se realiza mediante la utilización de una rúbrica. Qué es una rúbrica? La rúbrica es un instrumento de evaluación que define criterios y distingue niveles de logro para estos, permitiendo caracterizar el estado del objeto evaluado y su calidad a partir de la evidencia. La rúbrica que se ha diseñado para este sistema consiste en una escala de 4 niveles de logro que cuenta con criterios estandarizados que pueden ser aplicados a todos los elementos de gestión del modelo por igual. Esta escala permite al equipo del programa identificar en qué nivel de logro está cada elemento de gestión, a partir de la evidencia disponible. Qué son los Niveles de Logro? Los Niveles de Logro permiten graduar la calidad con que el programa da respuesta a los elementos de gestión. Para esta Escala se han definido 4 niveles: Sin Evidencia, Incipiente, Bueno y Destacado. A cada nivel le corresponde un puntaje y una descripción que contiene los requisitos de calidad para que un elemento sea calificado en dicho nivel. La calificación de un elemento de gestión en un nivel de logro debe ser fundamentada a partir de una evidencia o un conjunto de ellas. Qué es una evidencia? La evidencia es información relevante que permite fundamentar y validar los niveles de logro del programa evaluado en cada elemento de gestión. Las evidencias pueden ser de distintos tipos (indicadores oficiales, información contenida en documentación relevante, percepción de los actores involucrados a través de técnicas de recolección estandarizadas, entre otros). El equipo del programa deberá adjuntar a su auto evaluación los medios de verificación que den cuenta de la evidencia. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 16

17 Qué son los medios de verificación? Los medios de verificación, indican la fuente de información a partir de la cual se extrae la evidencia. Es decir, constituye el artefacto o documento donde es posible encontrar la evidencia (archivos, documentos de texto, registros visuales o de audio, entre otros). Qué evidencia es necesario considerar para la auto evaluación? Para la etapa de diseño, es necesario que el programa presente evidencias que den cuenta de la propuesta de la asistencia técnica. Para las etapas de implementación y evaluación y resultados, es necesario presentar evidencias sobre el logro de los elementos de gestión en una muestra de los establecimientos en los que se aplicó el programa y que han sido seleccionados para la auto evaluación. Para cada elemento de gestión se puede presentar más de una evidencia. A su vez, algunas evidencias pueden servir para dar cuenta de varios elementos de gestión (por ejemplo, la propuesta del programa, las planificaciones, material del sitio web u otras). GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 17

18 Cuál es la escala de evaluación propuesta? La auto evaluación se basa en la revisión y análisis de las evidencias que la ATE recolecta para dar cuenta del cumplimiento de los elementos de gestión. La evaluación de estas evidencias se realiza mediante la aplicación de una escala que se basa en el criterio de logro de los elementos de gestión. Este criterio se gradúa para distinguir los cuatro niveles de calidad: sin evidencia, incipiente, bueno y destacado. ESCALA DE EVALUACIÓN NIVEL Sin evidencia Incipiente Bueno Destacado DESCRIPCIÓN No hay evidencia que de cuenta del logro del elemento de gestión o ésta no es pertinente al elemento. El elemento de gestión se logra parcialmente: presenta algunos aspectos sustantivos no logrados, que afectan la calidad global del elemento de gestión. El elemento de gestión se logra mayoritariamente: se logran los aspectos sustantivos. Los aspectos no logrados son menores y no afectan la calidad global del elemento de gestión. Logra totalmente el elemento de gestión: cumple todos los aspectos definidos en el elemento de gestión. Se entenderá por aspectos sustantivos los requisitos fundamentales o más relevantes del elemento de gestión. Para reconocerlos el equipo del programa debe preguntarse: cuáles son los contenidos centrales del elemento de gestión?, qué aspectos me permiten afirmar que, a pesar de que no estén presentes todos los contenidos, lo central del elemento de gestión se cumple? Cada nivel de logro es traducido en un puntaje. Tal como se ilustra en el cuadro siguiente, los puntajes no son correlativos. Esto se debe a la intención de distinguir con mayor énfasis entre las categorías intermedias, es decir, entre los programas que logran los requerimientos sustantivos del elemento de gestión y aquellos que no. NIVEL Sin evidencia Incipiente Bueno Destacado Puntaje GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 18

19 Cómo se realiza la evaluación? Para realizar la auto evaluación, el equipo del programa deberá recolectar las evidencias que den cuenta de cada elemento de gestión. A partir de esas evidencias, el equipo aplicará la escala de evaluación, y asignará el puntaje correspondiente al nivel de logro del elemento de gestión. El procedimiento para evaluar los elementos de gestión de la etapa de diseño es levemente distinto al procedimiento para evaluar las etapas de implementación y resultados. Esto debido que las etapas son de naturaleza distinta: la etapa de Diseño evalúa la propuesta general del programa, la cual no depende de las unidades o establecimientos en los que se implementa, mientras que las etapas posteriores, Implementación y Evaluación y resultados, corresponden a procesos que varían de acuerdo a la especificidad del contexto en el cual se desarrolla. Para la etapa de Diseño se revisará la evidencia (o el conjunto de éstas) que den cuenta del logro de un elemento de gestión y se le asignará un puntaje de acuerdo a los niveles de logro de la escala de evaluación. En las etapas de Implementación y de Evaluación y resultados, el programa deberá reunir y presentar evidencia de todos los establecimientos considerados para la auto evaluación. Utilizando la escala de evaluación, se le asignará un puntaje a cada elemento de gestión por escuela. Ese puntaje se promediará para obtener un puntaje final por cada elemento de gestión. Evaluación de la Etapa de Diseño Para determinar el nivel de logro de los elementos de gestión de la etapa de DISEÑO es necesario seguir los 5 pasos que se detallan a continuación: PASO 1: Lea cuidadosamente cada uno de los elementos de gestión de la Etapa de Diseño del Programa. PASO 2: Para cada uno de los elementos de gestión, busque la o las evidencias que permitan dar cuenta de que el programa cumple con dicho elemento. Comience por el elemento PASO 3: A partir de la evidencia recolectada, utilice la Escala de Evaluación para evaluar el nivel de logro del elemento de gestión asignando un puntaje final al elemento. Para determinar cuál es el nivel de logro con el que el programa cumple el elemento de gestión, el equipo debe leer atentamente la descripción de cada uno de los niveles e identificar cuál representa mejor la evidencia disponible. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 19

20 PASO 4: Registre el puntaje alcanzado por el Programa en cada elemento de gestión en la tabla que aparece en la Guía 3: Instrumento de auto evaluación (Hoja nº 1, Archivo Excel, Instrumento de Auto Evaluación). GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 20

21 PASO 5: Guarde la evidencia recolectada para cada elemento de gestión en la carpeta digital que corresponda y continúe con el siguiente elemento. Evaluación de las Etapas de Implementación y Evaluación y Resultados Para determinar el nivel de logro de los elementos de gestión de las etapas de IMPLEMENTACIÓN, y EVALUACIÓN Y RESULTADOS es necesario seguir los 6 pasos que se detallan a continuación: PASO 1: Lea cuidadosamente cada uno de los elementos de gestión de las etapas de IMPLEMENTACIÓN, y EVALUACIÓN Y RESULTADOS. PASO 2: Para cada uno de los elementos de gestión, busque las evidencias que permitan dar cuenta de que el programa cumple con dicho elemento en los establecimientos considerados en la auto evaluación. Comience por el elemento PASO 3: A partir de la evidencia recolectada, utilice la Escala de Evaluación para evaluar el nivel de logro del elemento de gestión y asigne el puntaje correspondiente. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 21

22 PASO 4: Registre el puntaje del elemento de gestión en cada escuela en la tabla que aparece en la Guía 3: Instrumento de auto evaluación (Hoja nº 2, Archivo Excel, Instrumento de Auto Evaluación). Automáticamente, la planilla calculará el promedio de los niveles de logro de las escuelas para cada elemento de gestión, dando como resultado un puntaje final por elemento. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 22

23 PASO 5: Revise el puntaje final por elemento de gestión (promedio de niveles de logro de las escuelas) que la planilla generó automáticamente (Hoja nº 2, Archivo Excel, Instrumento de Auto Evaluación). PASO 6: Guarde la evidencia recolectada para cada elemento de gestión en la carpeta digital que corresponda y continúe con el siguiente elemento. Luego de terminar con la etapa de IMPLEMENTACIÓN, continúe con la etapa de EVALUACIÓN y RESULTADOS siguiendo el mismo procedimiento. En la Guía 3 (Instrumento de Auto Evaluación) existe además un espacio (Hoja nº 4) destinada al registro de comentarios del equipo del programa que puedan facilitar la comprensión de la información presentada a los evaluadores externos. Por ejemplo, si se estima necesario, puede ser utilizado para explicar: la ausencia de evidencias, el contenido u organización de un medio de verificación que es confuso, o el puntaje asignado al elemento de gestión en los casos que la decisión sobre el nivel de logro resultó compleja para el equipo. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 23

24 VI. SISTEMATIZACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Los programas que participen en el piloto tendrán la oportunidad de sistematizar una de sus buenas prácticas. Este es un ejercicio voluntario que no afectará los resultados de la evaluación del programa. Cuáles son los beneficios de sistematizar buenas prácticas de programas ATE? La sistematización de buenas prácticas constituye un proceso de aprendizaje colectivo que permitirá al equipo reflexionar e identificar las acciones que les han permitido alcanzar buenos resultados en la implementación de su programa. Este proceso será un insumo relevante, junto con la evaluación de los elementos de gestión, para que el programa inicie procesos de mejoramiento poniendo atención a mejorar los aspectos deficientes y potenciar las fortalezas del programa. La sistematización de buenas prácticas permite además al equipo explicitar sus acciones y hacerlas transferibles a otros de sus programas extendiendo así sus efectos positivos a toda la institución. El resultado de este proceso servirá además como un elemento relevante para el aprendizaje y mejoramiento de programas de otras ATE, quienes podrían extraer lecciones a partir de las experiencias de trabajo que serán sistematizadas. Qué son las buenas prácticas de programas de asesoría técnica? Son acciones planificadas que han permitido al programa ATE conseguir sistemáticamente buenos resultados en las implementaciones realizados en diferentes establecimientos. Constituyen experiencias desde las cuales es posible aprender nuevas formas de trabajo e imitar buenas ideas. Cuáles son los criterios para identificar buenas prácticas? Las buenas prácticas de programas de asesoría técnica se caracterizan por cumplir los siguientes criterios: Logro: deben estar relacionadas con la consecución de los objetivos que el programa se propuso a nivel de proceso y de resultado, es decir, con el logro de la transferencia de prácticas a los equipos del establecimiento y logros en los resultados comprometidos. Legitimidad: deben estar reconocidas, legitimadas e institucionalizadas en el equipo que trabaja en el programa. Se esperan entonces que esta práctica sea conocida y que en ella participen varias personas del equipo. Originalidad: expresan el sello distintivo del programa ATE, ya que muestran cómo el equipo profesional del programa ha dado respuesta a los desafíos que se le presentan, con sus capacidades y particularidades. Formalización: cuentan con algún grado de explicitación en cuanto a sus objetivos y procedimientos, lo que permite que sean identificadas y comunicadas, sirviendo de ejemplo para otros programas de la institución o a otras instituciones que prestan servicios de asesoría técnica. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 24

25 Temporalidad: tienen un periodo de desenvolvimiento factible de ser analizado y evaluado, en general, se ha realizado más de dos veces en el marco de las implementaciones del programa Innovación: constituye una acción que innovadora en comparación con otras prácticas desarrolladas en los programas de asesoría técnica. Sustentabilidad: es sustentable económica, organizativa y técnicamente a largo plazo. Consejos para sistematizar buenas prácticas de programas de asesoría técnica: Describa el contexto específico en el cual la práctica ha sido implementada. Esto ayudará a determinar a otros equipos, si es posible transferir o adaptar la buena práctica señalada. Describa que aspectos motivaron su diseño e implementación. Señale claramente cuál fue el problema o insatisfacción que determinó la necesidad de buscar una nueva forma de hacer en el programa. Describa las modificaciones que se fueron introduciendo a la práctica en distintos momentos y las razones que las motivaron, no sólo su estado final y mejorado. Ponga énfasis en como se implementó paso a paso. Señale sugerencias a los posibles equipos ATE que deseen adaptar la práctica respecto cuáles son los aspectos que deberían evitar o con los cuales deberían tener cuidado. Esto permitirá compartir lo que han aprendido a través de la experiencia de implementación. Registre toda la información en el formato prediseñado para el registro de buenas prácticas que será entregada al equipo. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 25

26 VII. RECOMENDACIONES Para facilitar el proceso de auto evaluación, le sugerimos: Conformar el equipo que participará de la aplicación piloto (y que estará presente en sus distintas fases) y asignar un coordinador de ese equipo que se mantenga en contacto con el equipo evaluador CIAE. Distribuir entre los miembros del equipo la tarea de recolección de evidencias, para alivianar el trabajo. Planificar reuniones del equipo del programa para coordinar, clarificar dudas sobre la evidencia o redistribuir el trabajo. Dado que es una aplicación piloto, no desespere si no tiene la evidencia para cada elemento de gestión! Trabaje sólo con la evidencia que tiene disponible. Recordar: puede presentar más de una evidencia para dar cuenta de un elemento de gestión. A su vez, una evidencia puede servir para más de un elemento de gestión y para más de un establecimiento. Le recomendamos analizar bien para qué elementos le puede servir cada evidencia. Contactar al coordinador del Equipo CIAE ante cualquier duda o dificultad durante el proceso. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 26

27 VIII. EJEMPLOS Ejemplos de Medios de Verificación Para facilitar la recopilación de información de la ATE en el proceso de auto evaluación, el equipo CIAE ha sistematizado un conjunto medios de verificación que son pertinentes para dar respuesta a los elementos de gestión de cada etapa. Estos ejemplos pretenden servir de orientación y no son excluyentes de otros tipos de medios de verificación que el equipo ATE pueda considerar apropiados para dar cuenta de sus prácticas y resultados. Estos ejemplos se presentan organizados en base a las etapas, componentes y elementos de gestión del Modelo de Estándares de Calidad. DISEÑO DEL PROGRAMA: Es la etapa en el cual se formula un programa u oferta de ATE y se definen objetivos, resultados esperados, metodologías y plan de trabajo, entre otros aspectos. En esta etapa se evalúa principalmente las definiciones objetivadas y formalizadas sobre el programa COMPONENTES 1.1 Objetivos y Resultados esperados ELEMENTO DE GESTIÓN EL PROGRAMA DEFINE OBJETIVOS, RESULTADOS ESPERADOS Y PRODUCTOS DE LA ASESORÍA. - Documento propuesta técnica del programa - Documentos e instrumentos utilizados para la difusión del programa Ejemplos: texto página Web, presentaciones power point, carpetas con resumen de la propuesta, etc. - Documentos que describan los resultados esperados. - Documentos que describan los productos comprometidos: informes finales, informes de visitas de asesoría o de actividades realizadas EL PROGRAMA SE BASA EN EVIDENCIA (CONCEPTOS TEÓRICOS O LA SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS) PARA SUSTENTAR LOS OBJETIVOS, METODOLOGÍAS, RESULTADOS Y PRODUCTOS DEFINIDOS. - Documento propuesta técnica del programa - Documento de sistematización de experiencias o de evaluaciones previas al programa EL PROGRAMA DEFINE UN PLAN DE TRABAJO, ESPECIFICANDO LA DURACIÓN TOTAL DE LA ASESORÍA, LAS FASES DE IMPLEMENTACIÓN Y LOS PLAZOS ESTIMADOS DE CADA UNA. - Documento propuesta técnica programa - Carta Gantt, cronograma o planificación. - Documentos e instrumentos utilizados para la difusión del programa. Ejemplos: texto página Web, presentaciones power point, carpetas con resumen de la propuesta, etc EL PROGRAMA DEFINE LOS RESULTADOS Y PRODUCTOS INTERMEDIOS DE CADA FASE DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ASESORÍA. - Documento propuesta técnica programa - Documentos e instrumentos utilizados para la difusión del programa. Ejemplos: Texto página Web, presentaciones power point, carpetas con resumen de la propuesta, etc. - Documentos que describan los resultados esperados. - Documentos que describan los productos comprometidos: informes finales, informes de visitas de asesoría o de actividades realizadas. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 27

28 1.2 Metodologías de trabajo y Actividades 1.3 Gestión de Recursos EL PROGRAMA ESPECÍFICA METODOLOGÍAS DE TRABAJO Y ACTIVIDADES ORIENTADAS AL LOGRO DE OBJETIVOS, RESULTADOS ESPERADOS Y PRODUCTOS. - Documento propuesta técnica programa. - Documentos que contengan la metodología a utilizar. Ejemplos: metodologías de talleres, capacitaciones, acompañamientos, consultorías, etc. - Documentos que contengan el diseño o planificación del plan de trabajo (actividades) EL PROGRAMA CUENTA CON INSTRUMENTOS Y/O MATERIALES DE APOYO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CAPACIDADES 3 A LA CONTRAPARTE (SOSTENEDOR, EQUIPO DIRECTIVO Y/O CUERPO DOCENTE) - Materiales e instrumentos de apoyo a la implementación o documentos que den cuenta de éstos. Ejemplos: lecturas, pautas de trabajo, guías de trabajo, diapositivas, videos, láminas, matrices de trabajo, manuales, u otros EL PROGRAMA CUENTA CON METODOLOGÍAS E INSTRUMENTOS PARA DIAGNOSTICAR Y LEVANTAR INDICADORES DE LAS CONDICIONES INICIALES SOBRE LOS ASPECTOS DONDE SE PROPONE LOGRAR RESULTADOS. - Documento de la propuesta de diagnóstico del programa. Ejemplos: Documentos tipo de diagnóstico e indicadores de condiciones iniciales aplicados anteriormente; Documentos tipo de evaluaciones del programa, que contengan la medición de indicadores de condiciones iniciales y finales. - Instrumentos de evaluación diagnóstica (a nivel de participante y/o institución). Ejemplos: Encuestas, pruebas de nivel, pruebas de dominio lector, cuestionarios, pautas de observación, rúbricas, etc. - Documento que describa el producto comprometido o ejemplos del producto comprometido EL PROGRAMA DEFINE AL EQUIPO ATE QUE IMPLEMENTARÁ LA ASESORÍA, ESPECIFICANDO SU PERFIL, CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA, FUNCIONES Y DEDICACIÓN HORARIA. - Documento propuesta programa. - Documentos de antecedentes del equipo profesional. Ejemplos: currículum de los integrantes del equipo y/o documento con antecedentes laborales que describa la experiencia del equipo ATE que implementará la asesoría; contratos (o convenio) de trabajo del equipo; calendario de actividades del personal involucrado en la implementación EL PROGRAMA DEFINE UN PRESUPUESTO, ESPECIFICANDO LOS ÍTEMS DE GASTOS FIJOS Y VARIABLES, LOS PLAZOS Y LAS RAZONES POR LAS CUALES ÉSTOS PUEDEN VARÍAN ENTRE ESTABLECIMIENTOS. - Documento propuesta técnica programa. - Presupuesto oficial y detallado del programa. 3 La transferencia de capacidades a la contraparte incluye transferencia de competencias y uso de metodologías e instrumentos. GUÍA Nº 2/ Aplicación Piloto y Manual de Auto evaluación 28

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