MANUAL DEL EXPOSITOR

Transcripción

1 14, 15 y 16 de mayo de 2014 Plaza Mayor Medellín Exposiciones Colombia atc Organiza: Apoya: COMPROMETIDOS CON EL MEDIO AMBIENTE

2 PRESENTACIÓN Expotransporte llega a su décimo tercera versión con claros objetivos y conocimientos de la dinámica de negocios en toda la cadena productiva del sector transporte, la logística, movilidad e infraestructura, en el ámbito nacional e internacional. Expotransporte, es un espacio bienal de encuentro comercial, actualización y negocios de la industria, con un comportamiento creciente y sostenido de sus principales indicadores, una clara orientación a propiciar la interacción comercial y la actualización, unidos a la especialización y calidad de la muestra, son algunas de las características que hacen de EXPOTRANSPORTE el espacio propicio para construir oportunidades y relaciones de negocios. El formato del evento y el perfil del público expositor y asistentes han convertido a EXPOTRANSPORTE en la herramienta efectiva para promover la inversión en nuevos proyectos, nuevas tecnologías, la comercialización de productos y servicios y la transferencia de conocimiento. Reciban una cordial bienvenida, Luis Orlando Ramírez Valencia Director Ejecutivo ATC Martha Cristina Soto Ochoa Directora Expotransporte

3 POR QUÉ ES IMPORTANTE LEER ESTE MANUAL? Este manual ha sido diseñado para orientar su participación en EXPOTRANSPORTE. Contiene información detallada sobre los aspectos más relevantes de la organización y el desarrollo de la Exposición. 1. Planear adecuadamente su participación, especialmente en lo referente al diseño del stand, material promocional, publicitario y de apoyo; preparación del personal que atenderá a sus potenciales clientes, manejo de tiempos, obligaciones y garantía de que el personal institucional y contratado para llevar en alto la imagen de su compañia, cumplira con las funciones y estará en capacidad de tomar importantes decisiones. 2. Aprovechar plenamente su presencia en el evento, esto es, definir un sistema de contactos, de seguimiento a clientes potenciales, de diferenciación de su marca o de su oferta, como de facilitadores promocionales de cierre de negocios. 3. Procura la participación en otros escenarios que se realizan de manera paralela como lo son: el Foro económico de transporte El transporte como soporte al desarrollo de Colombia, la VIII Convención Nacional de Transportadores, las Jornadas Logísticas, la Rueda de Negocios y las Charlas Técnicas. 4. Maximizar el retorno de su inversión, mediante estrategias que garanticen cierre de negocios, legitimación de su marca o propuesta, viabilización de nuevos mercados o clientes y/o recordación de su promesa básica. 5. Alcanzar sus objetivos. Para ello es necesario que se valga de experiencias propias anteriores, de su competencia o de historias ajenas que le permitan visualizar adecuadamente para que no haga planes en el aire y no deje perder oportunidades. 6. Tener al alcance información clara y oportuna sobre los servicios y productos de su empresa. 7. Cumplir con las normas y horarios establecidos por la organización del evento.

4 CALENDARIO PARA EXPOSITORES MONTAJE El ingreso para el montaje en el pabellón blanco y azul, comenzará desde las 7:00 a.m. hasta las 6:00 p.m. el martes 13 de mayo de Para los pabellones amarillo y plaza cultural, el montaje tendrá un horario de ingreso entregado por la organización, porque este debe tener un orden asignado para un ingreso sin complicaciones. Único día para realizar el montaje- martes 13 de mayo. ACTO DE INAUGURACIÓN DE LA FERIA Miércoles, 14 de mayo de 2014 a las 7:00 p.m. En el Hall Plaza Mayor. FERIA Mayo 14, 15 y 16 de 2014 Ingreso y cierre de expositores: Ingreso y cierre del público visitante: 11:00 a.m. a 9:30 p.m. 12:00 m. a 9:00 p.m. PAZ Y SALVO Las empresas expositoras deben estar a paz y salvo con los compromisos económicos adquiridos con EXPOTRANSPORTE. El paz y salvo es indispensable para reclamar sus escarapelas de expositor y las de montaje y desmontaje del stand, requisitos para ingresar a la Exposición, por lo tanto se recomienda conservar este documento. El paz y salvo puede reclamarse en: Expotransporte: Cr 65B N 8 91 Of. 408 Centro Comercial Terminal del Sur ESCARAPELAS Con el fin de facilitar la identificación de los visitantes y proporcionar información detallada y oportuna a los expositores, estos estarán identificados con una escarapela marcada de la siguiente manera: Categoría: Rueda de Negocios, VIII Convención, Foro, Visitante, Prensa, Expositor, Montaje y Desmontaje. Nombre y Apellido, Empresa, Código de barras, Número de cedula

5 EL CÓDIGO DE BARRAS Expotransporte, pone a disposición de las empresas expositoras el servicio de lector de código de barras, esta herramienta funciona por medio de una conexión a un puerto USB, que va almacenando los datos de las personas que visitan el stand. La información resultante construye un listado de datos que los expositores deberán enviar a la empresa de registro una vez se dé por terminada la Exposición, y estos en un periodo de cinco días hábiles estarán suministrando las bases de datos. El valor de dicho servicio es de $ IVA por los tres días de la Feria y lo puede solicitar en el número telefónico (574) ext. 0 con la Señora Carmen Zapata. Este valor sera facturado por la empresa de registro IN-CONTACTO Los expositores interesados deberán contactarse con la empresa de registro quince días antes del inicio de EXPOTRANSPORTE para recibir la asesoría necesaria. Cada empresa expositora tiene derecho a 5 escarapelas de expositor y a 5 de montaje y desmontaje. Para recibir sus escarapelas debe presentar su paz y salvo. La escarapela es personal e intransferible. Quien sea sorprendido con una identificación que no le corresponda, será retirado de Plaza Mayor. En caso de extraviarla u olvidarla, deberá pagar $ (quince mil pesos) por escarapela adicional. Porte siempre su escarapela, sin ella no podrá ingresar al recinto ni circular por los stands. INDICACIONES PARA MONTAJE Si su diseñador no cumple con la entrega del stand en los horarios estipulados, es importante advertirle sobrecostos que se generan por el tiempo adicional. En caso de no cumplir con este horario asignado a cada stand, la organización ha fijado una tarifa de $ pesos por hora adicional o fracción, suma que deberá cancelarse en el momento en que se solicite la ampliación de la jornada.

6 Al ingresar a Plaza Mayor Medellín, para realizar el montaje de los stands, usted o la empresa contratada, deberá portar la escarapela de Montaje y Desmontaje, ya que sin ésta no podrá ingresar. La escarapela de expositor puede ser portada en días de montaje y desmontaje. En caso de no necesitar los elementos que la organización suministra para cada stand (paneleria, 1 mesa y dos sillas, 1 kilovatio de energía), le agradecemos informar por escrito con el fin de evitar su instalación. La no utilización de esto, no implica reducción del precio del stand. La altura máxima permitida para el montaje de los stands es de 3 metros. Los diseños de stand que superen los 2.99 metros deberán hacer llegar a la organización el diseño y los datos de la empresa que realiza el montaje. (Aplica para los Pabellones blanco y azul). IMPORTANTE 1. Ningún expositor debe dejar su stand solo hasta el momento del desalojo general. 2. Los documentos necesarios para el ingreso al recinto en el momento del montaje son la escarapela correspondiente y la póliza. 3. Recuerde planear muy bien su montaje para optimizar el tiempo destinado para este fin. No olvide tener a la mano nylon, clips, cinta, tijeras y demás implementos que faciliten su montaje. El ingreso a los pabellones los tres días de feria, debe realizarse de manera conjunta (expositores, personal de aseo y vigilancia) una hora antes del ingreso del público. El cumplimiento de este horario es obligatorio. ASEO La organización se encargará del aseo del recinto ferial. Los expositores deben encargarse de mantener el orden y la limpieza al interior de cada stand durante la Feria. El aseo dentro del stand es responsabilidad del expositor. VIGILANCIA La organización presta a los expositores y asistentes un servicio de seguridad general en las áreas que el evento ocupa. Por tratarse de un evento público, no es posible garantizar la seguridad individual de los stands, por lo tanto, éste tema es responsabilidad directa del expositor durante el montaje, la feria y el desmontaje en su stand.

7 La organización no se hace responsable por la pérdida o por cualquier otra eventualidad que se presente durante este tiempo. Aunque la organización ofrece otras alternativas de seguridad como personal especializado, policía uniformada, entre otros, hacemos énfasis en que cada empresa obtenga su póliza de cubrimiento integral (obligatoria para el montaje). DESALOJO DE LOS STAND El desalojo se realiza de manera organizada, haciendo un recorrido desde el Pabellón Azul, Pabellón Amarillo, Plaza Cultural y finalizando por el Pabellón Blanco. Una vez se desaloje el recinto, no se permitirá a nadie en el interior de los pabellones. Revise muy bien su stand antes del desalojo y asegure los equipos y materiales delicados. Le recomendamos tener especial cuidado con los celulares y computadores portátiles, aparatos altamente vulnerables al robo. Se sugiere no dejar el stand en ningún momento y responsabilizar a una persona de la vigilancia de su stand y del control de equipos como celulares, computadores portátiles, agendas de mano, video beam, entre otros. La organización no se hace responsable por la pérdida de elementos de decoración, equipos, material publicitario o cualquier otro objeto que sea robado o se extravíe. RECOMENDACIÓN: para asegurar los equipos de los stands sugerimos contactar algún proveedor que le pueda suministrar guayas de seguridad estándar para sus equipos portátiles. INTERNET Y LINEAS TELEFÓNICAS En caso de requerir líneas telefónicas para su stand (locales o nacionales) o un servicio de internet diferente al que ofrece el recinto (Red compartida en todos los Pabellones y canal dedicado de 4M de velocidad). Debe de comunicarse al teléfono (574) , con un asesor comercial y hacer la solicitud, teniendo en cuenta: Que es un servicio temporal para la Feria Expotransporte, debe informar la fecha en que requiere el servicio y los servicios a adquirir. Tenga en cuenta que pedirán información sobre su empresa para poder facturar.

8 BODEGA La organización cuenta con dos bodegas para los expositores, ubicadas en el Pabellón Amarillo y Pabellón Blanco, en el que se podrá guardar material y equipos, debidamente empacados en cajas selladas y registradas por personal de la feria. Para ingresar material a la bodega debe diligenciar el formato que se le entrega para hacer el registro de la mercancía e igualmente cuando la retira. RESTAURANTES La feria ofrecerá una adecuada zona de alimentos y bebidas que puede ser utilizada por los expositores y visitantes durante la preferia, feria y posferia. Para los pedidos de alimentación del personal de su stand y para los cocteles de lanzamiento o de invitaciones a personalidades durante la feria en su stand, contactarse previamente con Casa Martínez, Teléfono (574) invercasamartinez@gmail.com - contacto Diego Martínez. SAYCO Y ACINPRO Si su empresa realiza presentaciones artísticas o algún show musical al interior de su stand, deberá solicitar permiso a estas entidades, ya que puede salir multada la Asociación de Transportadores de Carga ATC. Contactos: Sayco (574) Acinpro (574) ext. 117 Señor expositor, recuerde que el ruido o sonido dentro de su stand, debe ser moderado, con el fin de no afectar a los demás expositores. DESMONTAJE DE LOS STAND Fecha: Sábado, 17 de mayo de 2014 Horario: de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. IMPORTANTE Bajo ninguna circunstancia se permitirá el desmontaje de un stand, ni el retiro de elementos de decoración o similares con anterioridad a esta fecha. Planifique su agenda de manera tal que pueda cumplir con esta norma. Para el desmontaje debe utilizar las mismas escarapelas del montaje como su nombre lo indica (montaje y desmontaje).

9 Para el ingreso de cada expositor a su stand, deberá estar con una hora de anticipación ( 11:00 a.m.) al ingreso del público visitante (12:00m), debe estar por lo menos una persona como responsable del stand, ya que es el momento más propicio para la pérdida de elementos, dadas las dificultades para garantizar un control sobre lo que sale del pabellón. La organización no asume ninguna responsabilidad por estas pérdidas. Puerta de Salida La salida de los expositores y público visitante a la feria, será por la puerta principal. TIPO DE PARTICIPACIÓN EN LA FERIA Expositor con stand: La participación como expositor con stand incluye: Paneles blancos divisorios de 2,40 metros de alto por 1 metro de ancho para los stands ubicados en el Pabellón Blanco y Pabellón Azul y el resto de los pabellones no tendrá paneles divisorios. Dos sillas y una mesa por empresa expositora. Cenefa con el nombre de la empresa expositora ubicada en la parte lateral del stand (sin logotipo). Pabellón Blanco y Pabellón Azul. Un toma corriente doble. Consumo de un kilovatio de energía monofásica por empresa expositora. Cinco escarapelas de Expositor por empresa expositora y cinco de montaje y desmontaje. Dos invitaciones al acto inaugural por empresa participante. Iluminación general. Suministro o entrega de invitaciones de los clientes que usted desee. Si su empresa requiere más invitaciones puede pedir a la organización.

10 Expositor Publicitario Dos invitaciones al Acto Inaugural por empresa. Suministro o entrega de invitaciones de los clientes que usted desee. Si su empresa requiere más invitaciones puede pedir a la organización. PARTICIPANTES DE LA RUEDA DE NEGOCIOS La organización ofrece a los expositores, oportunidades de negocios diferentes a las obtenidas en el stand, mediante su participación en la Rueda de Negocios espacio donde los empresarios podrán participar sin ningún costo adicional. Rueda de Negocios 15 y 16 de mayo de 2014 de 12:00 m. a 8:00 p.m.- Lugar: Pabellón Azul Este evento comercial tiene como objetivo reunir en un mismo lugar a empresarios y proveedores de los diferentes sectores, el cual permite concretar negocios entre empresarios y proveedores. Se busca concretar el mayor número de contactos y relaciones de negocios efectivas y a largo plazo, por esta razón es prioridad tener presente tanto el interés de la oferta y la demanda en concretar una cita, donde se busque o satisfagan las necesidades del mercado y/o clientes de ambas partes y de esta forma, propiciar un ambiente para realizar el mercado, tendencias y necesidades del mismo. Foro económico de transporte El Transporte como soporte al desarrollo de Colombia. 15 de mayo de 2014 de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Lugar: Mezanine Escenario idóneo y de alto nivel para conocer de primera mano los avances en los sectores, en los que hoy más que nunca, se requiere un cambio rápido y acertado, buenas prácticas, retos y tendencias en la gestión empresarial, que permiten el fortalecimiento y competitividad en el mercado local e internacional. VIII Convención Nacional de Transporte 16 de mayo de 2014 de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. Lugar: Salón de Conferencias Jornadas Logísticas Esumer: 16 de mayo de 2014 de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Lugar: Salón de Conferencias Charlas Técnicas

11 COMO HACER MAS CUIDADOSA Y EXITOSA SU PARTICIPACIÓN EN EL STAND El personal responsable del stand es la imagen de su empresa. Le sugerimos tener en cuenta: No comer ni fumar en el stand. Tener actitud de servicio en todo momento. La amabilidad siempre será bien recibida. Brindar información acertada y oportuna a los visitantes. La presentación personal acorde con el evento, buena postura y lenguaje apropiado son la imagen de su empresa ante sus clientes y visitantes. La persona o personas que estarán a cargo de su stand deben estar bien informadas sobre los diferentes productos y/o servicios de su empresa. FECHAS Y HORARIOS PARA PÚBLICO VISITANTE EN LA FERIA Evento abierto al público: 14, 15 y 16 de mayo de 2014 de 12:00 m. a 9:00 p.m. EVENTOS Y ACTIVIDADES PARALELAS SALA DE PRENSA La organización de la Feria pone en disposición de los expositores, la oficina de prensa ubicada en Hall la cual estará atendida por profesionales de la comunicación, quienes informarán sobre el acontecer de la Feria, generan opinión a los medios de comunicación, a entidades estatales y apoyan la gestión promocional de las empresas participantes. Allí usted podrá hacer promoción de sus marcas, productos y novedades de manera organizada mediante un formato especial, que se le hará llegar con anticipación. De allí saldrá información interna y externa permanentemente, boletines diarios dirigidos al expositor y visitantes, ruedas de prensa y demás

12 INGRESO Y REGISTRO VISITANTES Es el que presenta la invitación, registro web o tarjeta de presentación que lo acredita como del sector, este ingreso se hará por la puerta principal del Pabellón Blanco a partir de las 12 del día hasta las 9 de la noche. El ingreso de Expositores e Invitados Especiales por la puerta lateral de este mismo Pabellón. PARTICIPANTE EVENTOS ACADEMICOS Y RUEDA DE NEGOCIOS El ingreso se realizará por la entrada principal del Pabellón Rojo. PUNTOS CLAVES Atención al Expositor: Oficina de Feria ubicada en Hall (al lado de la Sala de Prensa). Baño: Pabellón Amarillo, Blanco, Zona al Aire Libre y Salón de Conferencias. Bodegas: Ubicadas en el Pabellón Amarillo y Blanco. Cajero Electrónico: Oficina Bancolombia ó en el pasillo de servicios. Cambio de moneda: Oficina Bancolombia. Punto de Información: Hall. Primeros Auxilios, rescate y Bomberos: corredor de servicios de Plaza Mayor. Centro de Negocios: Pabellón Azul. Proveedores de Mobiliario y Servicios: Durante el montaje estarán en el corredor posterior del Hall. Taxis: Salida principal de Plaza Mayor. Teléfonos Públicos: Corredor de servicios y Plaza Cultural.

13 PROVEEDORES Recomendamos a nuestros Expositores los siguientes proveedores: Alquipanel Diseño y alquiler de mobiliario Tel: (574) alquipanel@une.net.co / Casa Martínez Alimentos y bebidas. Tel: (574) Contacto: Mauricio Torres