La comercialización. de eventos en hoteles

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1 La comercialización de eventos en hoteles

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3 La comercialización de eventos en hoteles José Luis Roca Prats

4 José Luis Roca Prats EDITORIAL SÍNTESIS, S. A. Vallehermoso, Madrid Teléfono ISBN: Depósito Legal: M Impreso en España - Printed in Spain Reservados todos los derechos. Está prohibido, bajo las sanciones penales y el resarcimiento civil previstos en las leyes, reproducir, registrar o transmitir esta publicación, íntegra o parcialmente, por cualquier sistema de recuperación y por cualquier medio, sea mecánico, electrónico, magnético, electroóptico, por fotocopia o por cualquier otro, sin la autorización previa por escrito de Editorial Síntesis, S. A.

5 S Índice INTRODUCCIÓN PARTE I OFERTA Y DEMANDA DE EVENTOS 1. OFERTA DE EVENTOS Objetivos Mapa conceptual Glosario Tipos de eventos Eventos en establecimientos de alojamiento En grandes establecimientos En pequeños y medianos establecimientos Eventos en otros tipos de establecimientos hoteleros Eventos fuera del entorno hotelero La gestión de salas y salones Tipos de salas Planos de los salones Tamaño y localización de los salones dentro del establecimiento Cálculo del precio de venta al público de los salones Cálculo del precio de servicios con bebidas Recomendaciones de actuación a futuro Aportar un valor añadido Conocer nuestra rentabilidad Crear servicios y productos con imagen de utilidad Diferenciarse para destacar ante el cliente Especializarse en ciertos sectores Maximizar gastos variables Ofrecer paquetes cerrados Centrarse en la estrategia, olvidando un poco la creatividad Pensar en co-branding Pasar a proponer eventos... 38

6 6 LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación DEMANDA DE EVENTOS Objetivos Mapa conceptual Glosario Quiénes demandan eventos Empresas Organizaciones sin ánimo de lucro Quiénes organizan eventos Organizadores de congresos Planificadores independientes de eventos Organizaciones profesionales de congresos Empresas de gestión en destino Empresas especializadas en viajes de incentivo Agencias de viajes Agencias de viajes especializadas en eventos Agencias de comunicación Travel Managers Requisitos que se piden para eventos Calidad en los servicios de comidas Suficiente número de habitaciones Ubicación atractiva Diferentes tipos de eventos Eventos de formación Eventos de incentivos Eventos de ventas Eventos de profesionales y técnicos Reuniones de directivos Reuniones de distribuidores e introducción de nuevos productos Eventos públicos y de accionistas Exposiciones y ferias Nuevas tendencias en demanda de eventos Resumen Supuestos prácticos Actividades de autoevaluación PARTE II HERRAMIENTAS DE GESTIÓN PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS 3. PLAN DE MARKETING Objetivos Mapa conceptual... 68

7 LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES 7 Glosario Diferencias entre marketing y ventas El plan de marketing de eventos dentro del plan global del establecimiento Las cuatro partes del plan de marketing Búsqueda y recopilación de información sobre el mercado Selección de los segmentos del mercado para el posicionamiento del establecimiento Establecer objetivos y planes de actuación Control y monitorización del plan de marketing Puesta en marcha de un plan de marketing para eventos Plasmación del plan de marketing en el presupuesto Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación TÉCNICAS DE COMERCIALIZACIÓN Objetivos Mapa conceptual Glosario Clasificación de los contactos comerciales Las tres reglas de oro La visita comercial Preparación previa a la visita Comienzo de la visita comercial Obtención de perfiles del interlocutor y de la empresa Presentación del establecimiento Dudas y preguntas Cierre y seguimiento La venta telefónica Técnicas para la venta telefónica Análisis a potenciales clientes Concertar citas por teléfono Las llamadas telefónicas de ventas y su seguimiento Técnicas de gestión telefónica Otras técnicas de comercialización Técnicas online Asistencia a ferias Acciones con Convention Bureau Invitaciones para visitar el establecimiento y tours de familiarización Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación PUBLICIDAD PARA EVENTOS Objetivos Mapa conceptual

8 8 LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES Glosario Publicidad impresa Revistas de negocios Directorios de hoteles Las TIC: desarrollo de la publicidad de los hoteles y eventos Internet La página web del hotel Publicidad por Las redes sociales Material promocional Folletos del hotel Folletos para eventos Publicidad en vídeo digital Otros materiales promocionales Artículos especiales Publicidad directa Planificar la estrategia comercial y la publicidad Extensión, frecuencia, tiempo y consistencia Publicidad de intercambio Cooperación en publicidad y alianzas estratégicas Agencias de publicidad Relaciones públicas y publicidad Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación PARTE III DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS 6. Organización del departamento de comercialización de eventos Objetivos Mapa conceptual Glosario Estructura comercial La oficina comercial de eventos Integración del trabajo individual en el colectivo El personal del departamento comercial Diferentes puestos que se pueden encontrar El personal de comercial Apoyo de personal administrativo La gestión comercial Estandarización de procedimientos Reuniones de ventas Asignación de cuentas comerciales Gestión de cuentas clave Evaluación de las tareas realizadas Sistemas de registro y archivo Sistemas de archivo en hoteles Elementos de los sistemas de archivo

9 LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES Controles en comercial Impresos Clipping Resumen Supuesto práctico Investiga Actividades de autoevaluación Comercialización de eventos para el segmento de empresas Objetivos Mapa conceptual Glosario Características de los eventos de empresa Ciclos de los eventos de empresa Tiempo de preparación Patrones de comportamiento Lugares preferidos como sedes del evento Asistencia Duración Ferias o exposiciones Requisitos de los salones de reuniones Normas de facturación Potencial para reservas múltiples Los organizadores de eventos en empresas Organizador de eventos a jornada completa El presidente o director de la empresa Directores comerciales, de marketing o de ventas Directores de publicidad y de relaciones públicas Otros directivos con los que tratar en la empresa Director de viajes Director de formación Especialistas externos en eventos/organizadores independientes Fuentes donde buscar eventos y encontrar a los responsables de las empresas Publicaciones especializadas en eventos Directorios y publicaciones comerciales Asociaciones comerciales y empresariales Sitios de Internet Oficinas de Turismo y Convention Bureaus Conocimiento en profundidad de la cuenta en grandes empresas Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación Comercialización de eventos para otros mercados Objetivos Mapa conceptual

10 10 LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES Glosario Por qué segmentar Características de cada segmento Los interlocutores válidos Fuentes donde encontrar información Otros mercados destacables Eventos de incentivo Empresas de seguros Reuniones de médicos Instituciones de la Administración y empresas dependientes de la Administración Partidos políticos Entidades sin ánimo de lucro Organizaciones no gubernamentales (ONG) Eventos religiosos Reuniones de militares y cuerpos y fuerzas de seguridad Eventos de formación Otros segmentos Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación PARTE IV PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 9. Negociación de contratos Objetivos Mapa conceptual Glosario Pasos previos a la negociación Búsqueda y seguimiento de puntos clave Problemas anteriores Carta de acuerdo o contrato Nombres del cliente y del hotel Fechas oficiales Cantidad y características de las habitaciones Precios Previsión de cuándo se realizarán las entradas y salidas de habitaciones Habitaciones gratis o con precios especiales Salas y salones Salones para exposiciones o ferias Visitas técnicas previas Espacio de trabajo del grupo Apartados que se han de tener en cuenta a la llegada Servicios con comida Los descansos o breaks Bebidas alcohólicas Equipo audiovisual

11 LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES Cargos y facturación a crédito Forma de pago Resolución y cancelación Daños y perjuicios Impuestos Disminución de reservas sobre las previstas Arbitraje Indemnización y seguros Tipos de acuerdo o contrato y su estandarización Contratos para múltiples eventos Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación Preparación del evento Objetivos Mapa conceptual Glosario Reunión previa al evento Listado de personal del hotel con diferentes responsabilidades Formularios utilizados Memorándum del evento Orden de servicio Listado de habitaciones o rooming list Asignación de habitaciones Resumen de habitaciones del evento Procedimiento de registro a la llegada Procedimiento para la salida del grupo Asignación de salas y salones Organización del evento Montajes habituales Sistemas de acceso, admisión y seguridad Las diversas operativas de cada hotel Los comerciales del hotel y su implicación en el servicio Proveedores de servicios externos Programas para acompañantes Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación PARTE V CONTROL DEL CIERRE 11. La facturación Objetivos Mapa conceptual

12 12 LA COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES Glosario Procedimiento para la facturación Previo a la facturación El presupuesto Facturaciones que se generan antes del evento o en caso de anulación Preparación de las facturas Particularidades con los derechos de autor y la SGAE Anticipos, descuentos, comisiones y dewards Tipos de facturaciones Si el evento se hace fuera del establecimiento Revisión final de la factura del evento Facturación a asistentes al evento Formas de pago Procedimientos de pago Informes posteriores a la facturación Informe cuantitativo del evento Informes y estadísticas de ventas Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación Revisiones posteriores al evento Objetivos Mapa conceptual Glosario Procedimiento para revisiones postevento Comparación con las previsiones Funciones de seguimiento Evaluación de todos los servicios del hotel Actuaciones postevento Tabulaciones y procesado de la información obtenida en los cuestionarios Informes posteriores al evento Procedimiento para la revisión mensual Proceso analítico Análisis de datos cuantitativos de los salones Procedimiento para la revisión anual del plan de marketing Acciones de marketing con publicidad Acciones con marketing directo Acciones con marketing online Acciones con material promocional Acciones de comunicación y relaciones públicas Acciones de marketing cliente-canal Marketing en el hotel Marketing con nuestro equipo comercial Acciones de revisión Revisión estratégica del plan de marketing Revisión de las políticas de empresa Resumen Supuesto práctico Actividades de autoevaluación BIBLIOGRAFÍA