MANUAL ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO)

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1 MANUAL ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO) 1 de 34

2 MANUAL ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO) ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Fernando González López Liliana Acevedo González Liliana Acevedo González Analista de Procesos Director Operaciones y Procesos Director Operaciones y Procesos Firma Firma Firma 2 de 34

3 CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS PRINCIPIOS OBLIGATORIEDAD DEL MANUAL ALCANCE MARCO NORMATIVO DEFINICIONES POLITICAS INTERNAS CONTROL INTERNO PUBLICIDAD CONTENIDO DE LAS ÓRDENES ETAPAS PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES RECEPCIÓN DE ÓRDENES A TRAVÉS DE UN MEDIO VERIFICABLE NORMAS GENERALES SOBRE EL LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE ÓRDENES PERSONAS FACULTADAS PARA INGRESAR LAS ÓRDENES EN EL SISTEMA DE NEGOCIACIÓN: CONFIRMACIÓN DE LA ORDEN POR PARTE DEL CLIENTE TRANSMISIÓN DE ÓRDENES DE MANERA ERRÓNEA POR PARTE DE HELM COMISIONISTA DE BOLSA S.A ETAPAS OPERATIVAS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN DEBER DE ABSTENCIÓN Anexo 1-Guión para confirmación y cierre de operaciones con clientes de Helm Comisionista de Bolsa S.A. 27 Anexo 2. Formato Cierre de Operaciones por Chat y Mensajería Automática Persona Jurídica HC Anexo 3- Formato Carta- Orden de Operación por Parte del Cliente Anexo 4 Libreto cierre de negociación derivados de 34

4 Anexo 5 Formato Orden de Derivados Anexo 6 Formato Simulador de Divisas de 34

5 CONTROL DE VERSIONES FECHA VERSIÓN CAMBIOS MAYO DE N/A Se cambia en el objetivo específico b., los términos: Recibida, Lanzada y Complementada Se adiciona el numeral 4. Obligatoriedad del Manual. Se adiciona el numeral 6. Marco Normativo. Se adiciona el numeral 7. Definiciones. Se cambia numeral 5.c. Se elimina el numeral 5.d. Se elimina el numeral 6.b. SPETIEMBRE Se cambia el numeral 8. Se agrega el numeral 12.c. Se adiciona el numeral 13e. Se adiciona el numeral 14.h.5. Se agrega el numeral 16. Tarifas. Se elimina el numeral 17. Se anexan 3 documentos. Se reemplaza en todo el documento la palabra Helm Securities por Helm Comisionista de Bolsa S.A. 5 de 34

6 INTRODUCCIÓN El presente manual se establece como medio de conocimiento acerca del Libro Electrónico de Ordenes (LEO), siendo este una nueva herramienta definida por Helm Comisionista de Bolsa S.A. para el manejo electrónico de la generación y procesamiento de las ordenes de operación. De esta manera el manual contendrá las Políticas, Principios, Controles, Normas Generales y demás información sobre la cual se basa el funcionamiento de la herramienta desde el momento en que el Front Office (Área Comercial) realiza el registro e ingreso de las Ordenes de Operación en el LEO, hasta que el Back Office (Unidad Liquidadora de Fondos) realiza el cumplimiento de las Ordenes de Operación. 1. OBJETIVO GENERAL Describir los Procedimientos, Políticas y Lineamientos del Libro Electrónico de Ordenes (LEO) como una herramienta de gran eficiencia, que permite el manejo electrónico, controlable y seguro de las operaciones ejecutadas durante el día a través de la firma, según las ordenes de operación previamente recibidas. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS a. Reducir tiempos de operación gracias al manejo en línea de las Ordenes de Operación a través del Libro Electrónico de Ordenes, en donde participan los diferentes entes involucrados en la ejecución de operaciones; tales como el Área Comercial, Asistentes de Mesa y Back Office. b. Controlar las Órdenes de Operación generadas, dependiendo del estado en que estas están siendo procesadas para su completa ejecución y desarrollo, tales como: Recibida, Lanzada Complementada. c. Obtener mayor información de las órdenes de operación generadas en el día, gracias al registro y grabación de estas en el Libro Electrónico Ordenes (LEO). d. Obtener en medio digital y seguro, el registro de las Órdenes de Operación en el LEO; siendo estas un soporte de las órdenes dadas por el cliente, así como de las operaciones hechas por la firma durante el día. e. Generar un ahorro en la utilización de papel, debido al manejo digital de las Órdenes de Operación durante todas las etapas de su procesamiento; contrario a la impresión y manejo físico que se realizaba anteriormente con las Órdenes de Operación. 6 de 34

7 3. PRINCIPIOS a. Trazabilidad: Helm Comisionista de Bolsa S.A. a través de sus sistemas de información y medios definidos para recibir órdenes realizará la verificación y auditoría con relación a las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes. b. Equidad: Helm Comisionista de Bolsa S.A. recibirá y ejecutará las órdenes impartidas por sus clientes de forma equitativa (Primero en entrar, primero en salir). c. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes: Helm Comisionista de Bolsa S.A. informará a cada uno de sus clientes a través de la fuerza comercial y su página Web el contenido del manual con respecto al sistema de procesamiento y registro de órdenes. d. Integridad y seguridad en el manejo de documentación: Helm Comisionista de Bolsa S.A. propenderá por la integridad, veracidad y seguridad de la documentación institucional en materia de órdenes. e. Protección: Proteger los intereses de la firma y de los clientes, garantizando que las órdenes impartidas son entendidas, registradas y ejecutadas de acuerdo a las instrucciones dadas. 4. OBLIGATORIEDAD DEL MANUAL Helm Comisionista de Bolsa S.A. contará con manuales actualizados sobre su LEO y sus sistemas de procesamiento de órdenes, de acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento AMV. Las personas Naturales Vinculadas a la Comisionista deben conocer éste Manual, aplicarlo, y recurrir a él como material de consulta y herramienta de trabajo, generándose la Cultura de Cumplimiento. Cuando cualquier empleado de la Comisionista, se encuentre con hechos, circunstancias, situaciones o casos que no se ajusten a lo consagrado en el presente Manual, deben acudir a la Presidencia de la Comisionista, para que sea ésta quien determine los pasos a seguir. Ningún empleado tiene autorización y/o atribuciones para apartarse de las políticas y procedimientos contemplados en éste Manual y en aquellos documentos que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Las conductas contrarias o no sujetas a lo contemplado en este Manual, se sujetarán a lo contemplado en el Código Corporativo de Ética y Conducta. 5. ALCANCE El uso del Libro Electrónico de Órdenes, así como lo escrito en el presente manual es de aplicación obligatoria para las Áreas del Front Office (Área Comercial), Middle Office (Asistentes de Mesa) y Back 7 de 34

8 Office (Unidad Liquidadora de Fondos); con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1120 de 2008, expedido por el Ministerio de Hacienda. Todas las políticas y procedimientos relacionadas con el Libro electrónico de órdenes son aplicables a operaciones realizadas en renta fija, acciones y derivados. El no acatamiento de lo aquí escrito, acarreará las sanciones administrativas a que haya lugar, así como las sanciones que establezca el AMV (Autorregulador del Mercado de Valores). 6. MARCO NORMATIVO El presente manual se diseñó teniendo en cuenta las disposiciones que regulan las operaciones del mercado de valores. La promulgación de la normatividad sobre el mercado de valores que ha emitido el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, debe ser reglamentada por los organismos de vigilancia y control como lo es la Superintendencia Financiera de Colombia y de autorregulación como lo es el Autorregulador del Mercado de Valores AMV. Estas normas propenden por el adecuado y dinámico desarrollo del mercado de capitales. La firma Comisionista consciente de las responsabilidades que le atañe como miembro del sector bursátil vigilado y auto regulado acoge esta normatividad para desempeñar un papel acorde con las actividades de comercio y las concernientes al mercado de capitales. Para la firma Comisionista el Manual LEO, tiene el siguiente marco normativo principal: Código de Comercio, Artículo 23 Ley 222 de 1995 Establece el deber de los administradores quienes deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. Ley 964 de 2005 Mediante la cual el Gobierno Nacional reglamenta su intervención y ordena el mercado de valores. El artículo 24 consagra la autorregulación del mercado y su disciplina. Decreto 1120 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Reglamenta los sistemas de negociación y registro de operaciones sobre valores, entre otros. Decreto 1121 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Reglamenta la actividad de intermediación en el mercado de valores. Decreto 2555 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores y se dictan otras disposiciones. 8 de 34

9 Circular Básica Jurídica 007 de 1996 de la Superintendencia Financiera de Colombia Reglamenta mediante el Capítulo IX la intermediación en el mercado de valores. 7. DEFINICIONES Activo subyacente: Es el activo financiero que es objeto de un contrato negociado en el mercado de futuros. AMV: Autorregulador del Mercado de Valores. Asesoría: Es la formulación de recomendaciones o el suministro de explicaciones sobre las ventajas o desventajas de una o varias alternativas de inversión relacionadas con valores, derivados financieros o vehículos de administración de recursos de terceros teniendo en cuenta el perfil de riesgo de una persona. Bolsa de Valores de Colombia o BVC: Entidad encargada de administrar los sistemas de negociación de Renta Fija y Renta Variable, a los cuales tiene acceso la Sociedad Comisionista de Bolsa. Canales de recepción de órdenes: Personas o sistemas con los cuales el cliente interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes de acuerdo con los procedimientos de cada miembro. Cierre: La aceptación de los elementos de la operación que conllevan a la celebración de una operación de valores entre las partes. Cliente: Se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación de intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores. Sólo se considerará que un intermediario es cliente de otro intermediario cuando éste último actúe en desarrollo del contrato de comisión para la adquisición o enajenación de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local de cotizaciones de valores extranjeros. Igualmente se consideran clientes los afiliados, inversionistas y suscriptores de vehículos de administración de recursos de terceros. Confirmación: Registro mediante el cual una contraparte realiza el pre-ingreso de información relativa a la ejecución de una operación y la otra la confirma. Complementación: Corresponde a la información que el administrador del sistema de registro requiera con posterioridad a la del pre-ingreso de información. 9 de 34

10 Consultor de Negocios: Funcionario designado y capacitado que suministra asesoría en productos o servicios relacionados con la intermediación de valores y la celebración de operaciones de derivados financieros incluyendo carteras colectivas. Contrapartes: Corresponde a las personas que cierran de manera directa la operación. Deber de mejor ejecución: Deber de buscar el mejor resultado posible para el cliente de conformidad con sus instrucciones, el cual se encuentra regulado en el numeral 7 del artículo de la Resolución 400 de Derivados: Producto financiero que cubren el riesgo (normalmente derivado de los cambios de precio) de un activo principal (denominado activo subyacente), que puede ser acciones cotizadas, tipos de interés, tipos de cambio de divisas, índices bursátiles, bonos y obligaciones cotizados en renta fija, etc. Digitador / Asistente de Mesa: Es la persona que opera en cualquier sistema de negociación, circunscribiendo su actividad exclusivamente a ingresar ofertas, demandas y posturas, siguiendo instrucciones de operadores y sin discrecionalidad para tomar decisiones diferentes a aquellas relacionadas con la operación misma del sistema. El digitador no tiene ningún tipo de contacto con clientes. Ejecución de Operaciones: Una operación se ejecuta en el momento en que las partes involucradas cotizan, cierran y ratifican, por un medio verificable, las condiciones del negocio suficientes para calcular el valor en pesos de la respectiva operación. La hora de ejecución de una operación corresponde al momento inmediatamente posterior al de ratificación. Emisores de Valores: Las entidades que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores -RNVE. Fecha de Liquidación: Día en que se liquida el Contrato de Futuro o de Opción. La Fecha de Liquidación vendrá establecida en las Condiciones Generales de cada Contrato. Fecha de Vencimiento: Es el último día en que un Contrato de Opción o de Futuro puede ser registrado en el Mercado. La fecha de vencimiento vendrá establecida en las Condiciones Generales de cada contrato. Futuro: Es una obligación de comprar o vender cierto activo subyacente, en una fecha futura previamente especificada por la bolsa, y a un precio fijado el día de la negociación. Liquidación Diaria de Pérdidas y Ganancias: Liquidación diaria en efectivo de las diferencias entre el Precio de Futuro pactado en los Futuros negociados el mismo día de cálculo y el Precio de Liquidación Diaria del día anterior y el día de cálculo para los Futuros que ya 10 de 34

11 estuviesen abiertos al inicio del día del cálculo. Tras este proceso, todos los Contratos de Futuros, se consideran pactadas al Precio de Liquidación Diaria. Libro electrónico de órdenes (LEO): Sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas cronológicamente. Manual del libro electrónico de órdenes: Conjunto de normas adoptadas por el miembro para regular el sistema de registro y procesamiento de órdenes. Medio verificable: Es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED). Mesa de Negociación: Son las mesas de negociación de Helm Comisionista de Bolsa S.A. en las cuales los Operadores estructuran, ejecutan o realizan operaciones sobre Valores (Tal como se definen en la Resolución 400 de 1995 de la Superintendencia de Valores), de otros activos financieros, y operaciones de derivados financieros ya sea por cuenta propia, o en los cuales reciban órdenes o instrucciones para celebrar tales operaciones en nombre de terceros, teniendo acceso a información de sistemas de negociación y/o de registro de operaciones a través de pantallas, ya sean éstas activas o pasivas. Miembro Liquidador: Clase de Miembro que tiene acceso directo a la Cámara, a través del cual ésta acreditará y debitará las Cuentas respectivas con el propósito de compensar, liquidar y garantizar ante la Cámara las operaciones aceptadas que se compensen y liquiden por su intermedio y que se hayan celebrado en una bolsa, un sistema de negociación en el Mercado Mostrador o cualquier otro mecanismo autorizado por el Reglamento de la Cámara. Un Miembro Liquidador podrá participar por su propia cuenta, esto es, en relación con sus propias Operaciones, por cuenta de Miembros No Liquidadores o por cuenta de Terceros. o Miembro Liquidador General: Miembro que actúa por cuenta propia, por cuenta de Terceros, o por uno o varios Miembros Liquidadores. o Miembro Liquidador Individual: Miembro que actúa por cuenta propia o por cuenta de Terceros. Miembro no Liquidador: Clase de Miembro que tiene acceso directo a la Cámara cuyas liquidaciones con la misma se hacen a través de un Miembro Liquidador. Un Miembro no Liquidador podrá acudir a un Miembro Liquidador General por su propia cuenta, esto es, en relación con sus propias Operaciones o por cuenta de Terceros. Operaciones de Signo Contrario: Dos operaciones son de signo contrario entre sí, cuando una de ellas es una compra y la otra es una venta, y se refieren a valores de la misma especie y 11 de 34

12 con el mismo plazo de vencimiento en caso de que aplique. No se considera que las transferencias de propiedad resultantes de la celebración de una operación repo, simultánea o TTV, sea contraria a la operación inicialmente efectuada cuando dicha operación esté pendiente de su cumplimiento. Operador con acceso directo: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el Reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla activa que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación. Operador sin acceso directo: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el Reglamento de AMV y no tenga acceso una pantalla activa que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación. Operador por Cuenta de Terceros: Es aquella persona que ejecuta las órdenes o toma decisiones de inversión a nombre de terceros, en los cuáles se incluyen los vehículos de administración de recursos de terceros. Operador por Cuenta Propia: Es aquella persona que discrecionalmente toma decisiones de inversión a nombre de la entidad y con los recursos propios de ésta, teniendo la posibilidad de asumir posiciones abiertas. Orden: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor. Orden con condiciones determinables por el mercado: Orden impartida por un cliente, cuyo momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por funciones algorítmicas aplicadas a las variables del mercado de valores que son identificadas expresamente por un cliente. Orden con límite: Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio mínimo o máximo, según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser ejecutada la orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto, siempre y cuando esto represente mejores condiciones para el cliente. Orden condicionada: Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio específico o rango de precio que es condición para la ejecución de la orden. Orden de mercado: Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al mejor precio que se obtenga en el mercado en el momento que es ejecutada la operación. Ordenante: Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre de este último. Órdenes de grandes montos: Aquellas que el miembro considere de manera razonable que por su tamaño pueden llegar a afectar materialmente la cotización de un valor. 12 de 34

13 Personas Naturales Vinculadas: Los Administradores y demás funcionarios vinculados a Helm Comisionista de Bolsa S.A., independientemente del tipo de relación contractual, en cuanto participen, directa o indirectamente en la realización de actividades propias de la intermediación de valores y a la gestión de riesgos y de control interno asociada a dicha Comisionista, estén o no inscritas en el Registro Nacional del Profesionales del Mercado de Valores o ante AMV. Pre-ingreso de información: Consiste en toda la información que el administrador del sistema de registro, que opera mediante confirmación, solicita al afiliado que inicia el proceso de registro y que aún no ha sido confirmada por la contraparte. Productos: Comprende los activos financieros del mercado de valores ofrecidos por Helm Comisionista de Bolsa S.A. como intermediario a sus clientes. Estos productos son: -Acciones -Renta fija -Simultaneas. -Repos. -Carteras Colectivas. -Derivados -Divisas. 8. POLITICAS INTERNAS Se tendrán los siguientes LEO: - Libro de Órdenes. - Libro de Órdenes Derivados. a. Todas las órdenes de operación ingresadas en el Sistema de Negociación correspondiente, deben haberse registrado previamente en el LEO (Libro Electrónico de Órdenes). b. Consultor de Negocios es el responsable de registrar la información básica de las ordenes de operación (Ver Contenido de las Ordenes, numeral 11). c. Consultor de Negocios está en la facultad de solicitar al Asistente de Mesa, la cancelación de una orden impartida previamente por el cliente, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: la operación no haya calzado en los sistemas transaccionales, tenga la previa solicitud del cliente y realicen la solicitud de cancelación por el sistema LEO. 13 de 34

14 9. CONTROL INTERNO a. El sistema Electrónico de Órdenes guardará un archivo histórico (Reporte Libro Electrónico de Ordenes LEO) en donde se puede verificar en cualquier momento cada una de las etapas del procesamiento de una orden. Ésta información podrá ser consultada directamente en la pantalla del aplicativo consultando una orden en particular. b. El aplicativo lleva un registro con la información del funcionario que cancela o modifica una operación con su respectiva fecha y hora. Esta información se puede identificar de dos maneras: - Reporte Libro Electrónico de Ordenes LEO 14 de 34

15 - Directamente en la pantalla del aplicativo 15 de 34

16 Las órdenes con versión diferente a cero son las órdenes modificadas. Las órdenes con versión cero son las definitivas y las cumplidas. 10. PUBLICIDAD a. Helm Comisionista de Bolsa S.A. Informará al cliente, en el momento de la vinculación, de manera integral y clara sobre las características más importantes contenidas en el manual del Libro Electrónico de Ordenes. b. Helm Comisionista de Bolsa S.A. Informará al cliente, en el momento de la vinculación, que el sitio oficial para la publicación y consulta permanente del manual del Libro Electrónico de Órdenes es la página Web de Helm Comisionista de Bolsa S.A.. c. Helm Comisionista de Bolsa S.A. Informará al cliente, a través de la página Web de Helm Comisionista de Bolsa S.A., los cambios y/o modificaciones que se realicen al manual del Libro Electrónico de Órdenes. 11. CONTENIDO DE LAS ÓRDENES Las órdenes recibidas, para los productos: Acciones, Renta Fija, Repos y Simultáneas, por Helm Comisionista de Bolsa S.A. de sus clientes deben contener la siguiente información: a. Fecha, hora y vigencia de la orden. 16 de 34

17 Vigencia de la orden: La vigencia de una orden está determinada por la diferencia entre la fecha de elaboración y la fecha de vencimiento dada por el cliente u ordenante. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la misma sea ingresada al Libro Electrónico de Ordenes. NOTA: El tiempo máximo de vigencia por el cual el cliente puede colocar la orden será de 30 días; este podrá ser renovada si así lo desea el cliente, al momento en que la vigencia de la orden termine. b. Tipo de orden: Compra, venta, recompra, reventa, repo/ TTV. c. Tipo de operación: Ordinaria, extraordinaria d. Características de la orden: Comisión, Tipo límite (Condicionada, mercado), Condiciones de Negociación, Forma de Pago, Tipo de inversión, ejecución, duración, cantidad mínima, cantidad visible, precio stop, fecha de duración. e. Estado de la orden: Pendiente, Modificada, Cumplida, Cancelada. f. Ubicación del Títulos g. LEO: Usuario (Asistente de Mesa), Canal de recepción, fecha, hora, medio verificable, extensión telefónica, Estado (Recibida, Lanzada, Complementada) h. Nemotécnico, cantidad, saldo, precio inferior, precio. Las órdenes recibidas, para el producto: Derivados, por Helm Comisionista de Bolsa S.A. de sus clientes deben contener la siguiente información: a. Información del cliente: Nombre y número de identificación. b. Fecha de la orden: Fecha y hora en la que se ingresa la orden. c. Tipo de Operación: Venta, Compra o Time Spread. d. Vigencia de la orden: Hasta cancelación, por el día, fecha (Especificar día, mes, año). e. Especie: Ecopetrol, PFBCOLO, TRM, TRS, Derivex, TES, TEM, TEL. f. Precio de entrada g. Vencimiento h. Cantidad de contratos i. Monto nominal j. Observaciones k. Nombre del ejecutivo 17 de 34

18 Las órdenes recibidas, para el producto: Divisas, por Helm Comisionista de Bolsa S.A. de sus clientes deben contener la siguiente información: a. Código OYD b. Nombre del cliente c. NIT / Cédula d. Fecha y hora de la negociación e. Compra o venta: Seleccionar según sea el caso tomando como posición la de Helm Comisionista de Bolsa S.A. f. Tipo de Operación: SPOT, Next Day +1, Next Day +2, Next Day +3. g. Monto USD h. Monto pesos sin IVA i. IVA j. Monto pesos con IVA k. Comisión SWIFT l. IVA / Comisión m. Total: Incluye IVA, SWIFT n. Base IVA o. TRM p. Tasa de cliente q. Costo SWIFT USD r. Cantidad SWIFT s. Costo Total SWIFT USD t. Tasa todo costo u. Código OYD Inversión cliente v. Código OYD Exclusivo Divisas w. Valor del 4*1000 x. Destino de los recursos: Beneficiario mismo titular o tercero. y. Observaciones z. Nombre del ejecutivo 12. ETAPAS PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES Las órdenes recibidas de los clientes tendrán las siguientes etapas para su procesamiento: a. Recepción de órdenes: Etapa en la que el cliente imparte una orden y el Consultor de Negocios la recibe a través de cualquiera de los medios verificables establecidos para tal fin. b. Registro de órdenes en el Libro Electrónico de Órdenes: Etapa en la que el Consultor de Negocios registra la orden en su sistema de registro del aplicativo.. c. Prelación de órdenes: Todas las órdenes de un mismo LEO deben ser registradas y transmitidas en el orden en que se reciben, sin perjuicio de la aplicación de las excepciones establecidas. 18 de 34

19 d. Personas facultadas para registrar órdenes en el (los) LEO. Están facultados para ingresar órdenes en el LEO las personas que cuenten con la certificación en la modalidad correspondiente especialidad según el valor objeto de la orden. Lo anterior sin perjuicio de que sea el cliente quien directamente ingrese la orden a través de un sistema electrónico de ruteo de órdenes. e. Para las órdenes tipo Repo, los Consultores de Negocios deben diligenciar las condiciones del repo a negociar en un cuadro de control con el propósito de establecer la coincidencia en el mercado por parte del área Operativa. Posterior a esta etapa, se hará el respectivo registro en el LEO. El cuadro de control se encuentra en una ruta compartida, con el propósito de edición y actualización constantemente, ya sea por parte del Consultor o del área Operativa. En este archivo se relaciona: - Nombre del cliente - Emisor - Comercial -Plazo -Tasa -Especie -# de folio - Fecha de registro f. Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado mostrador: Momento en el cual el funcionario responsable en Helm Comisionista de Bolsa S.A. ingresa la orden al sistema de negociación o a una contraparte cuando se trate del mercado mostrador. g. Ejecución de órdenes: Momento en el cual la orden se cierra con una punta contraria en un sistema de negociación o con una contraparte en el mercado mostrador y es actualizado en el sistema de registro del Libro Electrónico de Órdenes. h. Procesos operativos posteriores a la ejecución: Etapa en la cual se desarrollan todos los procesos asociados al cumplimiento de la operación. Para órdenes ejecutadas en el mercado mostrador se refiere además a los procesos relacionados con el registro de las mismas. i. Informe sobre el procesamiento de la orden: Momento en que Helm Comisionista de Bolsa S.A. realiza el procedimiento de confirmación al cliente con relación a la operación cumplida identificando las condiciones en que se ejecutó la orden. 19 de 34

20 13. RECEPCIÓN DE ÓRDENES A TRAVÉS DE UN MEDIO VERIFICABLE Helm Comisionista de Bolsa S.A. adopta los siguientes medios para recibir órdenes de sus clientes: a. Línea Telefónica con grabación de llamadas las cuales se pueden verificar en cualquier momento previa solicitud al funcionario designado para la administración del mismo. b. Carta de instrucciones original enviada por el cliente a las oficinas de Helm Comisionista de Bolsa S.A. c. Instrucciones recibidas por el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. en las oficinas del cliente, para lo cual se utilizara un formato con las mismas características de la orden, el cual debe estar totalmente diligenciado y firmado por el cliente. d. Carta de instrucciones enviada por el cliente a las oficinas de Helm Comisionista de Bolsa S.A. a través de correo electrónico y/o fax, dirigido al comercial asignado, siempre y cuando se haya registrado con anterioridad la correspondiente solicitud de inscripción de correos electrónicos y fax, por escrito, por parte del cliente. e. Cierre de operaciones por chat: Este tipo de recepción aplica para los clientes institucionales que quieran usar el chat como medio para cerrar operaciones. El Representante Legal debe firmar el Anexo 2 Formato Cierre de Operaciones por Chat y Mensajería Automática Persona Jurídica HC y adicionalmente entregar el Certificado de existencia y Representación con el contrato correspondiente. El cliente y/o ordenante deben al momento de la vinculación o en la actualización de datos reportar los medios digitales a través de los cuales recibirán las órdenes con la dirección respectiva. El área comercial no podrá recibir órdenes a través de los medios que no estén registrados en el sistema, sin una confirmación previa con el cliente a través de un medio verificable. En los casos que el cliente busque impartir órdenes a través de un medio que no está registrado en Helm Comisionista de Bolsa S.A., se solicita una autorización por escrito para recibir órdenes a través de otro medio, lo cual deberá quedar registrado en el sistema. La confirmación de órdenes recibidas por medio digital se puede efectuar a través de un medio verificable. 14. NORMAS GENERALES SOBRE EL LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES a. Ninguna orden podrá transmitirse sin haber sido registrada previamente en el Libro Electrónico de Órdenes. b. Todas las órdenes deben ser registradas y transmitidas en el orden en que se reciben. 20 de 34

21 c. El sistema del Libro Electrónico de Órdenes permite en el momento del registro, verificar en línea los recursos con los que cuenta el cliente. d. Los clientes podrán autorizar por escrito y antes de realizar operaciones, a una o varias personas para que impartan órdenes en su nombre las cuales se registraran en el sistema del Libro Electrónico de Órdenes. e. Helm Comisionista de Bolsa S.A. validará en el momento de registro de un ordenante, que éste no esté facultado para impartir órdenes a más de cinco (5) clientes. Para estos efectos no se tendrán en cuenta los casos en que el ordenante sea parte relacionada de un cliente. f. Los funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A., en ningún caso, podrán ser registrados como ordenantes de un cliente. h. Helm Comisionista de Bolsa S.A. entiende como recibida una orden impartida por los clientes u ordenantes así: 1. Orden telefónica: A la hora que quede registrada la llamada en el sistema de grabación. 2. Orden recibida por Fax o Correo electrónico: A la hora que quede registrada en el sistema de correo electrónico utilizado por la firma. 3. Orden recibida en original con Carta de instrucciones: A la hora que se registre en el documento físico, bien sea utilizando un medio digital (Reloj) o en forma manual. 4. Instrucciones recibidas por el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. en las oficinas del cliente: A la hora que el funcionario ingrese a las instalaciones de Helm Comisionista de Bolsa S.A. y pueda radicar la orden bien sea utilizando un medio digital (Reloj) o en forma manual. 5. Orden recibida por chat. i. En caso que Helm Comisionista de Bolsa S.A. reciba del cliente u ordenante órdenes incompletas, el funcionario contactará de manera inmediata al cliente informando las inconsistencias presentadas. Adicionalmente debe mencionar que la orden no se entiende recibida hasta tanto no se complemente la información faltante. Este evento se realizara vía telefónica utilizando el sistema de grabación de llamadas. j. Para las órdenes recibidas fuera de los horarios de negociación, éstas serán registradas en el Libro Electrónico de Órdenes a más tardar a primera hora del día hábil siguiente, respetando la prelación de orden de llegada. k. Los operadores con acceso directo podrán transmitir órdenes sin registrarlas en el Libro Electrónico de Órdenes siempre que se cumplan los siguientes requisitos: 1. Que la transmisión de la orden al sistema de negociación se haga respetando la prelación de las órdenes recibidas por el operador de acceso directo en cuestión, y 2. Que la transmisión de la orden se realice inmediatamente después de su recepción. 21 de 34

22 l. Las personas facultadas para ingresar órdenes en el Libro Electrónico de Órdenes serán aquellas que cuenten con la certificación en la modalidad de Directivos, Digitadores (Asistentes de Mesa), Consultores de Negocio, con la correspondiente especialidad según el valor objeto de la orden. m. El registro de la orden en el Libro Electrónico de Órdenes deberá incluir, además de la información contenida en la orden, la identificación de quien recibió la orden y la identificación de quien la registró en el Libro Electrónico de Órdenes. n. El Libro Electrónico de Órdenes deberá asignar a cada una de las órdenes registradas un número consecutivo, de acuerdo con el momento de ingreso de cada orden. o. La información que se registre en el Libro Electrónico de Órdenes deberá ser consistente con aquella que conste en el medio verificable a través del cual se recibió la orden. p. La información ingresada en el Libro Electrónico de Órdenes no podrá modificarse por parte de los funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A. con excepción de los casos en los cuales el funcionario detecte errores al ingreso con relación a la orden del cliente, caso en el cual se debe dejar constancia de las causas del error, adicionalmente el sistema debe tener un registro con la información de la persona que la realizó, la fecha y hora. La orden quedara en el Libro Electrónico de Órdenes como no cumplida y se debe ingresar una nueva. q. Helm Comisionista de Bolsa S.A. establece como mecanismo de contingencia la utilización de llamada telefónica, donde informará todas las condiciones a operar. Una vez restablecido el servicio del Libro Electrónico de Órdenes, se procederá a ingresar cada una de las órdenes conservando la misma prelación de registro de acuerdo con el formato de orden manual. r. El cliente u ordenante puede cancelar una orden impartida con anterioridad caso en el cual debe informar a Helm Comisionista de Bolsa S.A. a través de los medios establecidos para recibir órdenes, siempre y cuando esta no se haya ejecutado. La orden quedara en el Libro Electrónico de Órdenes como cancelada por el cliente. s. El cliente u ordenante puede modificar una orden impartida con anterioridad caso en el cual debe informar a Helm Comisionista de Bolsa S.A. a través de los medios establecidos para recibir órdenes, siempre y cuando esta no se haya ejecutado. Para la orden modificada por el cliente, Helm Comisionista de Bolsa S.A. debe cambiar la prelación con relación a la orden inicial. 22 de 34

23 15. CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE ÓRDENES a. Recepción a través de Operador con Acceso Directo: Son los Consultores de Negocios que tienen contacto directo con los clientes Institucionales y pueden colocar las puntas directamente en los Sistemas de Negociación de la BVC. b. Recepción a través de Operador sin Acceso Directo: Son los Consultores de Negocios que tienen contacto directo con los clientes, pueden ingresar órdenes al LEO, pero no poseen acceso directo al Sistema de Negociación de la BVC. 16. TARIFAS Las políticas y procedimientos relacionados con la revelación de tarifas a sus clientes están a cargo de cada Consultor de Negocios al momento de cerrar la negociación, sujetas cada una al tipo de producto. Adicionalmente Helm Comisionista de Bolsa S.A. tiene definida una tarifa mínima de comisión previamente publicadas en la página web de la firma Comisionista: https://www.grupohelm.com/grupo/comisionista/helm-comisionista-de-bolsa/ Política de Administración de Valores Helm Comisionista de Bolsa S.A. S.A. cobra una tarifa trimestral equivalente a 2 SMDLV* + IVA, correspondiente a la administración de valores. El cobro es trimestral con débito automático a la cuenta de inversión, para aquellos clientes que al corte del trimestre (Marzo 31, Junio 30, Septiembre 30 y Diciembre 31) tengan un portafolio con valor a mercado inferior a $ *Salario Mínimo Diario Legal Vigente 23 de 34

24 17. PERSONAS FACULTADAS PARA INGRESAR LAS ÓRDENES EN EL SISTEMA DE NEGOCIACIÓN: a. Están facultados para ingresar órdenes a los sistemas de negociación las personas que estén debidamente inscritos en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores (RNPMV) para tales efectos. b. Las personas que directamente o al servicio de un intermediario de valores adelanten las funciones propias de los cargos o las actividades que se describen a continuación, quienes deben obtener la certificación en la modalidad correspondiente, con independencia del cargo que ocupen o la naturaleza de su vinculación contractual: 1. Operador (Consultor de Negocios): a. Quien ejecute o imparta instrucciones para la ejecución de órdenes de clientes o terceros sobre valores, derivados financieros u otros activos financieros. 24 de 34

25 b. Quien estructure, ejecute o imparta instrucciones para realizar operaciones de intermediación de valores o derivados financieros con los recursos de la entidad. c. Quien tenga acceso a un código de operador en los sistemas de negociación. d. Funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A. que desarrollen actividades propias de una mesa de negociación. 2. Digitador (Asistentes de Mesa): Es la persona que opera en cualquier sistema de negociación, circunscribiendo su actividad exclusivamente a ingresar ofertas, demandas y posturas, siguiendo instrucciones de operadores y sin discrecionalidad para tomar decisiones diferentes a aquellas relacionadas con la operación misma del sistema. El Asistente de Mesa no tiene ningún tipo de contacto con clientes. 18. CONFIRMACIÓN DE LA ORDEN POR PARTE DEL CLIENTE Los funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A. podrán abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el inversionista puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el funcionario deberá comunicarse con el cliente telefónicamente, utilizando el sistema de grabación de llamadas, a la mayor brevedad posible para una vez le sean expuestas las razones de la abstención, el cliente expresamente ratifique o no la orden mediante medio verificable. En caso de que ratifique, el funcionario responsable deberá procesar inmediatamente la orden. 19. TRANSMISIÓN DE ÓRDENES DE MANERA ERRÓNEA POR PARTE DE HELM COMISIONISTA DE BOLSA S.A. Helm Comisionista de Bolsa S.A. asumirá todas las consecuencias que se generen cuando la información ingresada tanto en el Libro Electrónico de Órdenes como en el sistema transaccional no corresponda con la orden impartida por el cliente. 20. ETAPAS OPERATIVAS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN a. Complementación: Helm Comisionista de Bolsa S.A. cuenta con un grupo de personas especializadas en los procesos de complementación de las operaciones registradas en el Libro Electrónico de Órdenes y en el sistema transaccional. 25 de 34

26 b. Cumplimiento: Helm Comisionista de Bolsa S.A. tiene un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) con la Vicepresidencia de Operaciones del Helm Bank, quien cuenta con un grupo de personas idóneas en el manejo de los diferentes sistemas que intervienen en el cumplimiento de las operaciones a partir de las ordenes registradas en el Libro Electrónico de Ordenes, las cuales deben coincidir con los registros del sistema de negociación respectivo. El cumplimiento de las operaciones deberá efectuarse a la mayor brevedad posible. 21. DEBER DE ABSTENCIÓN Helm Comisionista de Bolsa S.A. se abstendrá a procesar órdenes recibidas de sus clientes u ordenantes cuando: a. Conozca que el cliente u ordenante está involucrado en cualquier tipo de actividad ilícita, o la orden hace parte de una actividad ilícita, para lo cual utilizara los procedimientos de validación de listas restrictivas y los demás establecidos en el código de ética y manual de procedimiento SARLAFT. b. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden haciendo uso de información privilegiada para lo cual el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. aplicará los lineamientos establecidos en el código de ética. c. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden con la intención de manipular el mercado para lo cual el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. aplicará los lineamientos establecidos en el código de ética. d. Conozca que la orden contravenga el régimen de inversiones de las entidades públicas, para lo cual el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. aplicará los lineamientos establecidos en el manual para la realización de inversiones con entidades del sector público. 26 de 34

27 Anexo 1-Guión para confirmación y cierre de operaciones con clientes de Helm Comisionista de Bolsa S.A. Helm Comisionista de Bolsa S.A., con el fin de verificar y certificar la instrucción recibida por el cliente para la realización de operaciones en Bolsa de Valores (local e internacional) y mercados OTC por parte de los funcionarios autorizados, ha establecido un guión de ayuda que establece la correcta recepción de órdenes. Para ello, y en observancia al artículo 51.6 del reglamento de AMV, el cual establece las reglas necesarias para el procesamiento de las órdenes, las cuales deben estar formuladas de manera completa clara y suficiente a través de un medio verificable y deben contar con la información necesaria para su transmisión a los sistemas transaccionales. Las condiciones mínimas en los productos: Acciones, Renta fija, -Simultaneas, Repos, Carteras Colectivas, Divisas, que se deben identificar en la confirmación verbal son: 1. Nombre del operador y de la contraparte (con quién se está negociando). 2. Las características de la especie que permitan su identificación plena. 3. El precio ó tasa. 4. Cantidad negociada. 5. Tipo de operación. 6. Forma de pago. 7. Condiciones de cumplimiento. 8. Beneficiario de la operación. 9. Impuestos y comisiones. Las condiciones mínimas en Derivados que se deben identificar en la confirmación verbal son: 1. Tipo de Operación: Venta, Compra, Time Spread o Cancelación 2. Vigencia Orden. 3. Especie Subyacente. 4. Precio de entrada. 5. Vencimiento Contrato. 6. Cantidad de Contratos. 7. Monto nominal. Toda orden impartida debe quedar registrada en un medio verificable. Cuando el negocio no se concreta, es obligatorio confirmar con el cliente que la operación no se cerró. A su vez, y como lo establece el reglamento de AMV, antes de la realización de la orden se debe verificar que el cliente cuenta con los valores o recursos suficientes para cumplir la orden impartida. 27 de 34

28 Cualquier orden que no cumpla con los parámetros mínimos establecidos no se podrá procesar y se deberá notificar al cliente tan pronto como sea posible sobre la información faltante. Dicha información faltante deberá ser recibida a través de un medio verificable a la menor brevedad posible. Para ello, HCB ha establecido el siguiente guión para el correcto cierre de las operaciones, el cual es de conocimiento de los promotores comerciales y el cual debe aplicar en su negociación. Guión: Señor(es) CONTRAPARTE, le confirmo la TIPO DE TRANSACCION (Compra/Venta) de MONTO (el nominal y/o el valor de giro), de TIPO DE TÍTULO/VALOR NEGOCIADO a una TASA/PRECIO, con cumplimiento DIA (Fecha exacta del cumplimiento de la operación en bolsa). La forma de pago es con RECURSOS EN CUENTA No. /TRANSFERENCIA/CHEQUE/CONSIGNACIÓN. Acepta Ud. las condiciones de la operación descrita? NOTA: Divulgación a la fuerza comercial por medio de la Circular Reglamentaria Interna No de 34

29 Anexo 2. Formato Cierre de Operaciones por Chat y Mensajería Automática Persona Jurídica HC de 34

30 30 de 34

31 Anexo 3- Formato Carta- Orden de Operación por Parte del Cliente 31 de 34

32 Anexo 4 Libreto cierre de negociación derivados El Trader de Derivados y Divisas deberá confirmar los siguientes datos al cliente para aceptar la orden: Datos de negociación: - Información del cliente: Nombre, código OYD y Código Terceros. - Tipo de operación: Compra, venta o time spread. - Vigencia orden - Especie Subyacente - Precio de entrada - Vencimiento del contrato - Cantidad de contratos - Monto nominal La confirmación de la operación, utilizando este libreto, se debe realizar al final de cada conversación; si se realiza en un momento diferente al final de la conversación y las características del negocio cambian, se debe realizar la confirmación utilizando el libreto nuevamente. 32 de 34

33 Anexo 5 Formato Orden de Derivados HC de 34

34 Anexo 6 Formato Simulador de Divisas 34 de 34

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