Guía de Usuario de Webmail correo corporativo Proyecto de correo Deucalión

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1 Guía de Usuario de Webmail correo corporativo Proyecto de correo Deucalión CSIC Guía breve de uso de la interfaz webmail del correo corporativo del Consejo superior de investigaciones científicas CTI Centro Técnico de Informática

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3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN PROPÓSITO ALCANCE DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS DEFINICIONES ACRÓNIMOS DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA CARACTERÍSTICAS DEL LECTOR CONVENCIONES TIPOGRÁFICAS ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA DESCRIPCIÓN GLOBAL DEL SISTEMA GUÍA RÁPIDA PARA EL CORREO WEB PRIMER ACCESO AL CORREO WEB INFORMACIÓN PERSONAL IDIOMA Y HORA OPCIONES DE CORREO WEB WEBMAIL IMP ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORREO GESTIÓN DE CARPETAS BÚSQUEDA DE MENSAJES Y CARPETAS VIRTUALES EMPLEO DE REGLAS DE FILTRADO DE CORREOS EMPLEO DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES AGENDA KRONOLITH OPCIONES DE USUARIO RELATIVAS A AGENDA GESTIÓN DE CALENDARIOS GESTIÓN DE CITAS GESTIÓN DE CONTRASEÑAS USO DE BACKUP DE CORREO MONTADO DE BACKUP DESMONTADO DE BACKUP PERSONALIZACIÓN DE LA VISIÓN DE BACKUP... 29

4 LISTA DE TABLAS Y FIGURAS Ilustración 3-1 Acceso a webmail... 3 Ilustración 3-2 Pantalla inicial del correo... 4 Ilustración 3-3 Opciones globales Horde... 4 Ilustración 3-4 Opciones Información personal Horde... 5 Ilustración 3-5 Opciones Idioma y hora Horde... 5 Ilustración 3-6 Opciones de correo... 6 Ilustración 3-7 Opciones Información personal de correo... 7 Ilustración 3-8 Carpeta de correo enviado en IMP... 8 Ilustración 3-9 Gestión de carpetas en webmail... 9 Ilustración 4-1 Bandeja de entrada en IMP Ilustración 4-2 Redactar un correo con IMP Ilustración 4-2b Corrector Ortográfico con IMP Ilustración 4-3 Bandeja de entrada con IMP Ilustración 4-4 Gestión avanzada de carpetas con IMP Ilustración 4-5 Bandeja de entrada con IMP Ilustración 4-6 Búsqueda de correo desde webmail Ilustración 4-7 Gestión de reglas de filtrado desde webmail Ilustración 4-8 Configuración de regla de filtrado con Ingo Ilustración 4-9 Ejemplo de regla de filtrado para Spam Ilustración 4-10 Menú principal de la libreta de direcciones Ilustración 4-10 Examinar libreta de direcciones Ilustración 4-11 Búsqueda en la libreta de direcciones Ilustración 4-12 Agregando un contacto a la libreta de direcciones Ilustración 5-1 Opciones generales de la agenda Ilustración 5-2 Pantalla principal de la agenda Ilustración 5-3 Gestión de calendarios con Kronolith Ilustración 5-4 Gestión de permisos en los calendarios compartidos Ilustración 5-5 Definición de un nuevo evento en un calendario Ilustración 6-1 Cambio de contraseñas desde webmail Ilustración 7-1 Icono de backup Ilustración 7-2 Botón de montado de backup Ilustración 7-3 Mensaje de montado de backup Ilustración 7-4 Backups montados Ilustración 7-4 Opciones de Correo Ilustración 7-5 Expansión de directorios... 29

5 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Propósito El propósito de este documento es describir la funcionalidad de la suite de productos horde instaladas con el fin de proveer a CSIC del nuevo sistema de correo web corporativo. Es decir, explica la funcionalidad del webmail (IMP), agenda (Kronolith), filtros (Ingo) y módulo de cambio de contraseñas (Passwd) Alcance El presente documento se desarrolla en el marco del proyecto DEUCALION y está dirigido a los usuarios finales de la aplicación Definiciones y Acrónimos Definiciones Concepto Horde IMP Ingo Turba Kronolith Passwd Definición Es un framework para aplicaciones web de propósito general escrito en PHP, que provee a los desarrolladores de clases para tratar con preferencias, compresión, detección de navegador, seguimiento de conexiones y tratamientos de tipos MIME entre otras cosas. Es el Internet Messaging Program de Horde, está escrito en PHP y provee acceso vía webmail a cuentas de correo POP3 e IMAP Es el gestor de reglas de filtrado de Horde, que comenzó como un frontend para lenguaje de filtrado Sieve, y ahora es bastante más genérico y completo pudiendo generar scripts de filtrado de servidor Sieve, procmail, maildrop e IMAP. Es la aplicación responsable de la libreta de direcciones. Provee al usuario de una libreta de direcciones. Es la aplicación de calendario de Horde. Provee al usuario un sistema de calendario integrado con funcionalidades de colaboración y planificación. Es el módulo para cambio de contraseñas de aplicación de Horde Acrónimos CSIC IMAP IMAPs POP3 POP3s http https Acrónimo Concepto Consejo Superior de Investigaciones Científicas Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocolo variante cifrada mediante SSL Post Office Protocol Post Office Protocolo variante cifrada mediante SSL Hypertext Transfer Protocol Hypertext Transfer Protocolo variante cifrada mediante SSL 1 de 33

6 2. DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA 2.1. Características del Lector Esta Guía de Usuario está orientada hacia toda persona que tenga acceso al webmail corporativo de CSIC como usuario Convenciones Tipográficas En la descripción de páginas del sistema se hará mención a los diferentes links y botones con los correspondientes nombres entre dobles comillas, dando a entender que los nombres que figuran entre dobles comillas son un fiel reflejo de lo que aparece de cara al usuario Organización de la Guía El presente documento se encuentra estructurado en los siguientes capítulos: Capítulo 1, Introducción, proporciona información sobre el contenido del documento. Capítulo 2, Descripción de la Guía, explica la organización de esta guía. Capítulo 3, Guía rápida para el correo web, es una guía rápida de los primeros pasos que tienen que dar los usuarios de correo. Capítulo 4, Webmail IMP, explica las funcionalidades básicas del webmail. Capítulo 5, Agenda KRONOLITH, explica las funcionalidades básicas de la agenda. Capítulo 6, Gestión de contraseñas, explica la funcionalidad de cambio de contraseña. Capítulo 7, Uso de backup de correo, explica la funcionalidad de backup del correo Descripción Global del Sistema El nuevo correo web implantado en CSIC está constituido por la suite de productos de libre distribución de horde, es decir: Framework horde. IMP: Internet Messaging Program, webmail. Kronolith: agenda. Ingo: soporte para reglas de filtrado de correos en Sieve. Turba: Libreta de direcciones. Passwd: cambio de contraseña en las cuentas de usuario. Todos estos productos están desplegados en un servidor web Apache 2 con soporte para PHP. El backend empleado para almacenar las preferencias de usuario es una base de datos MySQL en cluster. Por otra parte, el correo web autentica los usuarios contra un servidor de directorio OpenLDAP, que contiene todas las cuentas de usuarios del CSIC. 2 de 33

7 3. GUÍA RÁPIDA PARA EL CORREO WEB 3.1. Primer acceso al correo web A continuación se describen las acciones que todo usuario debe llevar a cabo la primera vez que accede al sistema de modo que su cuenta de correo quede correctamente configurada antes de comenzar a utilizar su nueva cuenta. La pantalla de login es la siguiente: Ilustración 3-1 Acceso a webmail Para acceder al servicio de correo, el usuario tendrá que seleccionar entre acceso POP o IMAP, e introducir el nombre de su cuenta (el DNI con su letra, no la de un alias de la cuenta) seguido de arroba y el dominio al que pertenezca, la contraseña y, si se desea, el idioma. Es posible, durante la configuración de la cuenta, establecer un idioma predeterminado para cada usuario, procedimiento que se describe en los siguientes apartados. 3 de 33

8 La pantalla principal es la siguiente: Ilustración 3-2 Pantalla inicial del correo En el menú lateral, pinchar en Opciones -> Opciones Globales, para modificar las características de usuario que tienen que ver con horde: Ilustración 3-3 Opciones globales Horde Modificaremos las principales, que son las que tienen que ver con la información personal y con las opciones de idioma y fecha / hora. Para lo primero habría que pinchar en Información personal : 4 de 33

9 3.2. Información personal Ilustración 3-4 Opciones Información personal Horde En esta pantalla bastará con mantener la identidad que todo usuario tiene por defecto ( Default Identity ), y completar los campos Nombre completo con el nombre del usuario de correo y Dirección De con la dirección que aparecerá en el campo De: en los correos salientes. A continuación, bastará con pulsar el botón Guardar opciones para actualizar las opciones de usuario. Si NO se rellenan los campos Nombre completo y Dirección de, los correos que se enviarán desde webmail tendrán el remite siguiente 3.3. Idioma y hora A continuación, habría que seleccionar Idioma y hora para modificar las opciones relativas al idioma predeterminado o formato de fecha: Ilustración 3-5 Opciones Idioma y hora Horde Una vez seleccionados en los desplegables el idioma por defecto, la zona horaria y el formato de fecha, almacenamos los cambios seleccionando Guardar opciones. 5 de 33

10 3.4. Opciones de correo Web Una vez seleccionadas las opciones de usuario principales en lo que a horde se refiere, será necesario actualizar las correspondientes al cliente de correo web. Para ello, en el menú lateral habrá que pinchar en Opciones -> Correo, donde podrán observarse todas las opciones configurables relativas al webmail: Ilustración 3-6 Opciones de correo Se va a hacer a continuación un resumen de las opciones de usuario de correo modificables. Comenzamos por Información personal, donde será necesario al menos rellenar los campos Nombre completo, Dirección De y Su dirección Responder-a, con el nombre completo y la dirección del correo del usuario de correo, como se muestra a continuación: 6 de 33

11 Ilustración 3-7 Opciones Información personal de correo Adicionalmente, si el usuario quiere añadir una firma en sus correos salientes, bastaría rellenar el campo de texto Firma y, si quiere que ésta se preceda por guiones marcar el check-box Encabezar la firma con guiones (--), o bien, si se quiere introducir antes de la contestación o reenvío, marcar Añadir su firma antes de la contestación o reenvío. Si se desea almacenar los correos enviados en una carpeta, bastaría con seleccionar el checkbox Guardar correo enviado y, a continuación, seleccionar la carpeta donde éstos se van a almacenar. 7 de 33

12 Ilustración 3-8 Carpeta de correo enviado en IMP Por defecto el nombre de esta carpeta es Enviados, si el usuario desea que el nombre sea otro, en primer lugar habría que crear esa carpeta, pinchando en la barra de opciones superior en el icono Carpetas. Para crearla, habría que, en el desplegable Elegir acción, seleccionar Crear carpeta e introducir el nombre de la misma. Una vez dada de alta la nueva carpeta, volviendo a las opciones de correo, a Información personal, en el desplegable Carpeta de correos enviados ya aparecerá la nueva carpeta, y podrá ser seleccionada: 8 de 33

13 Ilustración 3-9 Gestión de carpetas en webmail Una vez finalizados los cambios, tanto en ésta como en el resto de las pantallas de configuración, habrá que pinchar en el botón Guardar cambios, que actualizará el perfil del usuario y le devolverá a la pantalla principal donde se listan los diferentes grupos de opciones. Una vez finalizada esta configuración básica, los usuarios ya podrán enviar y recibir correos haciendo uso de su identidad. 9 de 33

14 4. WEBMAIL IMP 4.1. Envío y recepción de correo Una vez el usuario ha configurado sus opciones básicas de identidad, tal y como se ha descrito en el apartado anterior, éste ya puede comenzar a gestionar su buzón, enviar y recibir correos, definir reglas de filtrado para el correo entrante, etc. Para revisar los correos entrantes basta con seleccionar en el menú lateral la opción Correo, tal y como muestra la siguiente ilustración: Ilustración 4-1 Bandeja de entrada en IMP Una vez desplegado el menú correo, se podrán observar todas las carpetas que el usuario tiene definidas (para correo entrante, saliente, spam...), junto con las opciones Filtros, para definir reglas de filtrado para el correo entrante, Redactar para escribir nuevo correo y Buscar para localizar correos en el buzón que cumplan ciertas reglas o patrones, y, ocasionalmente, almacenarlos en carpetas virtuales (ver apartado 4.3). Para escribir un nuevo correo, por tanto, el usuario tendrá que seleccionar la opción Redactar, bien en el menú lateral, bajo el menú Correo, o bien pinchar en el icono correspondiente en la barra superior. Al seleccionarlo aparecerá una pantalla que permite la redacción del mensaje, tal y como se muestra a continuación: 10 de 33

15 Ilustración 4-2 Redactar un correo con IMP La redacción de un correo es bastante simple, bastará con completar los campos deseados: Para, Cc, Bcc y Asunto, y el texto del mensaje. Si el usuario decide almacenar los correos salientes en la carpeta, basta con marcar el check-box Guardar una copia en Enviados. También dispone de una libreta de direcciones (cuyo uso se describe en el apartado 4.5). Cuando el usuario quiere enviar el mensaje con un adjunto, tiene varias opciones: Incluir el adjunto en el propio correo, algo que es posible siempre que el fichero codificado no sobrepase los 10 MB (tened en cuenta que muchas empresas y organismos oficiales tienen limitado el tamaño de los correos que reciben a menos de 6 Mb). No incluir el adjunto en el propio correo, sino un enlace al fichero almacenado en el servidor. De ese modo, cuando el receptor lea el correo, podrá pinchar en ese enlace y descargar los datos. Sea superior o inferior a 10 MB el tamaño del fichero, puede 11 de 33

16 forzarse su envío como enlace marcando el check-box Quiere mandar este adjunto como un enlace web?. Hay que tener en cuenta que si el adjunto sobrepasa los 10 MB, automáticamente se va a enviar como enlace y que, sí éste sobrepasa los 400 MB, el sistema de correo no va a permitir enviarlo. Otra opción disponible es la del corrector ortográfico. Este se puede activar de forma manual pulsando sobre la el botón Corrección Ortográfica, aunque se activará siempre una vez le demos a enviar el correo. De esta forma si el corrector encuentra errores ortográficos aparecerá la siguiente pantalla: Ilustración 4-2b Corrector Ortográfico con IMP En ella se nos sugerirán alternativas si las hay a las palabras que el corrector haya detectado como incorrectas, podremos no obstante ignorar estas sugerencias y dejar el mensaje tal cual lo escribimos o incluso cambiar las palabras detectadas como incorrectas por las que nosotros queramos. 12 de 33

17 4.2. Gestión de carpetas Empleando IMAP para leer los correos del buzón los usuarios van a poder almacenar su correo ordenado por carpetas. Para gestionar las carpetas, en primer lugar habrá que seleccionar el menú Correo en el menú lateral, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 4-3 Bandeja de entrada con IMP A continuación el usuario tendrá que pinchar en el icono Carpetas situado en la barra de menú situada en la parte superior del interfaz: Ilustración 4-4 Gestión avanzada de carpetas con IMP 13 de 33

18 Se mostrará entonces el navegador de carpetas como el que se muestra en la imagen. El usuario debe marcar los check-box que aparecen al lado de las carpetas sobre las que quiera realizar alguna acción en concreto. Una vez marcados debe seleccionar la acción que desea realizar en el desplegable de la parte superior. Será posible realizar las siguientes acciones: Crear una nueva carpeta. Renombrar una o varias carpetas existentes, seleccionándolas previamente. Eliminar una o varias carpetas existentes, seleccionándolas previamente. Comprobar el correo nuevo o no hacerlo en una o varias carpetas seleccionadas. Marcar los mensajes como leídos o no en una o varias carpetas seleccionadas. Descargar la carpeta/s seleccionadas comprimidas en formato.zip o no. Vaciar una o varias carpetas, seleccionándolas previamente. Importar correos de un archivo mbox a una carpeta seleccionada previamente. Adicionalmente, y desde esta misma pantalla, es posible eliminar y modificar las carpetas virtuales, cuyo cometido se estudiará en el apartado siguiente. Por ultimo señalar que en esta pantalla se puede ver el uso del espacio de su correo web, es decir, el espacio que tiene ocupado y el que aun le queda disponible. 14 de 33

19 4.3. Búsqueda de mensajes y carpetas virtuales En ocasiones es necesario realizar búsquedas en los mensajes en una, varias o todas las carpetas conforme a determinada condición. Para ello, es posible, o bien pinchar en Correo -> Buscar en el menú lateral, o bien pinchar en el icono Buscar en el menú situado en la parte superior de la página: Ilustración 4-5 Bandeja de entrada con IMP Para realizar una búsqueda habrá que completar una serie de campos, tal y como se muestra en la siguiente ilustración. La información a rellenar es la siguiente: Mensajes coincidentes: en ese caso podrá definirse si tienen que cumplirse todas las condiciones indicadas o sólo alguna de ellas. Las condiciones tendrán que ver con la ocurrencia o no de cierta cadena de texto en los diferentes campos del mensaje, ya sea en las cabeceras (De, Para, Cc, Bcc, Asunto...) o en el cuerpo del mensaje entre otras. También es posible incluir condiciones relacionadas con la fecha de recepción del mensaje. Banderas del mensaje: el criterio de búsqueda de los mensaje puede incluir también el análisis de los diferentes flags del mismo, es decir, si está o no respondido, si es o no importante o si está eliminado o no entre otros. Carpetas de mensajes: en este apartado es posible seleccionar las carpetas en las cuales se realizará la búsqueda del mensaje, pudiendo seleccionar sólo la/s que interesen, o bien todas pinchando en Seleccionar todas. Virtuales: es posible, al realizar una búsqueda, almacenar todos los correos obtenidos al realizarla en una carpeta virtual. Realmente los mensajes no se copian ni se mueven de sus carpetas originales a la carpeta virtual, ni se crea ninguna carpeta IMAP, sino que simplemente al usuario le aparecerá una carpeta nueva en su interfaz, que no existe realmente, donde podrá consultar el resultado de la búsqueda asociada (por ejemplo se puede crear una carpetas virtual que almacene todos los correos 15 de 33

20 pendientes de leer). Es posible modificar o eliminar estas carpetas virtuales desde la pantalla explicada anteriormente relacionada con la gestión de carpetas. Ilustración 4-6 Búsqueda de correo desde webmail 16 de 33

21 4.4. Empleo de reglas de filtrado de correos El usuario, tal y como se ha indicado antes, puede organizar sus mensajes mediante el uso de carpetas. Es posible reorganizar los correos de forma manual, pero es más interesante y menos costoso definir una serie de reglas de filtrado que apliquen a todos los mensajes entrantes, que conforme a uno o varios criterios, los correos entrantes se almacenen en unas carpetas o en otras. Para definir nuevos filtros o reglas en el buzón de entrada basta con pinchar, en el menú lateral, en Correo -> Filtros, o bien en el menú superior pinchar en el icono Filtros. La pantalla que permite su definición es la siguiente: Ilustración 4-7 Gestión de reglas de filtrado desde webmail Fíjese que la numeración que acompaña a cada regla no es trivial. Indica el orden de preferencia, es decir, el orden en el que se aplicarán los filtros. Si un mensaje cumple las condiciones de más de un filtro se aplicará aquel que tenga una prioridad mayor (tenga un número menor). Esas prioridades son configurables por el usuario usando las flechas que puede observar en la parte derecha de la captura para subir o bajar la prioridad de una regla en particular. Para definir una nueva regla bastaría con pulsar en el botón Nueva regla. En ese momento, se abre una nueva pantalla donde es posible definir el nombre de la regla, los criterios que tienen que cumplir los mensajes para almacenarse en una carpeta o en otra o los flags que se van a modificar en el correo entrante. La pantalla para definición de nuevas reglas es la siguiente: Ilustración 4-8 Configuración de regla de filtrado con Ingo Los campos que va a ser necesario completar para definir una nueva regla de filtrado serán los siguiente: Nombre de la regla: nombre que vamos a asignar a la nueva regla. Por cada mensaje coincidente con: en este campo el usuario establecerá si necesita que se cumpla una o todas las condiciones que especificará a continuación para que el mensaje case con una regla o no. A continuación, el usuario tendrá que seleccionar un campo o cabecera del mensaje del desplegable (Para, Asunto, Cc, Bcc, etc), una forma 17 de 33

22 de comparación (contiene, empieza por, existe, etc) y, por último, la cadena de texto con la que se va a realizar la comparación anterior. Haga esto: Si el mensaje de correo entrante cumple uno o todos los criterios expresados anteriormente, las posibles acciones a llevar a cabo son diversas, entre otras. Se: o o o o o o o Entregar en INBOX. Entregar en una carpeta determinada. Eliminar el mensaje. Redirigir a otra cuenta de correo. Entregar en INBOX y redirigir a otra cuenta de correo. Rechazar el mensaje. etc. Señalar mensaje como: esta opción permite, si el mensaje cumple los criterios anteriores, marcarle como leído, importante, respondido o eliminado. Una vez finalizada la definición de la regla, bastará con pulsar en Guardar cambios y, a partir de ese momento, ésta se aplicará a todos los mensajes entrantes. Para que todo esto quede un poco más claro vamos a hacer un ejemplo para filtrar mensajes SPAM en la siguiente captura: Ilustración 4-9 Ejemplo de regla de filtrado para Spam A parte de los filtros que puede crear el propio usuario existen varios filtros predefinidos cuya utilidad pasamos a explicar a continuación: Lista blanca: En este filtro se incluyen todas las direcciones que no pasaran ningún otro filtro. Es decir cualquier mensaje que venga de dicha dirección será automáticamente aceptado y puesto en la carpeta de INBOX. Se debe introducir una dirección por cada línea, y se pueden usar expresiones regulares en lugar de poner una dirección completa. Por ejemplo podríamos poner un domino como Lista negra: En este filtro se incluirían aquellas direcciones que consideremos como poco o nada fiables. Cuando nos llegue un mensaje de cualquiera de estas direcciones podremos elegir si eliminarlos, marcarlos como eliminados o bien moverlos a otra carpeta que nosotros decidamos. Se debe introducir una dirección por cada línea, y se pueden usar expresiones regulares en lugar de poner una dirección completa. Por ejemplo podríamos poner un domino como Ausencia: Este filtro sirve para mandar mensajes de respuesta automática cuando esté activado. Para configurarlo no debe mas que indicar el asunto y el contenido del 18 de 33

23 mensaje de respuesta. Para que este filtro funcione no olvide que debe situarlo con la prioridad más alta (es decir: 1) en la lista de reglas de filtros. Atención: La gestión de estos filtros NO SOLO afecta a la interfaz web de correo, sino que los clientes de correo pesado (outlook, thunderbird, etc...) también se benefician de dichos filtros. Dicho de otro modo, se filtran mensajes independientemente del método de acceso al correo. Esquema del tratamiento de los correos hasta su entrega en los buzones de los usuarios. 19 de 33

24 4.5. Empleo de la libreta de direcciones El usuario dispone de una libreta de direcciones en la que puede agregar contactos para posteriormente ser consultados o bien en la redacción del mensaje o bien directamente en el modulo turba. El menú principal de la libreta de direcciones es el siguiente: Ilustración 4-10 Menú principal de la libreta de direcciones El usuario puede crear varias libretas de direcciones, aunque por defecto ya dispondrá de una, por lo que no es necesario que cree ninguna nueva. Por otro lado podrá también importar o exportar las libretas a otros formatos de libretas pulsando en el botón Importar / Exportar. Pulsando en el botón de examinar se mostrará una lista con todos los contactos de dicha libreta. Además podrá visualizar más detalles de dicho contacto haciendo clic sobre el contacto deseado. Ilustración 4-10 Examinar libreta de direcciones 20 de 33

25 Este módulo permite también la búsqueda en la libreta pulsando sobre el botón de búsqueda, de forma que aparecerá el siguiente diálogo: Ilustración 4-11 Búsqueda en la libreta de direcciones Tan solo debemos seleccionar el campo sobre el que realizar la búsqueda (encontrar) y el texto a buscar (coincidente). Podríamos usar también la búsqueda avanzada que nos permitiría realizar la búsqueda consultando varios campos a la vez. Finalmente podremos agregar nuevos contactos pulsando sobre el botón de agregar, en la barra del menú de este módulo. Ilustración 4-12 Agregando un contacto a la libreta de direcciones Rellenamos los campos (solo son obligatorios los marcados con *) y pulsamos sobre el botón de guardar en la parte inferior de la pantalla. 21 de 33

26 5. AGENDA KRONOLITH 5.1. Opciones de usuario relativas a agenda Al igual que para el webmail, es posible modificar opciones de usuario relativas a la agenda. Para ello, bastará con pinchar en Opciones -> Agenda en el menú lateral, y el usuario accederá a la pantalla que se incluye a continuación: Ilustración 5-1 Opciones generales de la agenda Las opciones configurables desde esta interfaz serán las siguientes: Interfaz de usuario: desde esta pantalla el usuario podrá configurar los aspectos relativos a la visualización de su agenda o calendarios, como por ejemplo si prefiere que de inicio se muestre el mes, la semana o el día actual, y, adicionalmente, indicar el primer día laborable o las divisiones temporales de la agenda diaria entre otras cosas. Opciones del portal: permite seleccionar al usuario el intervalo de su agenda que se mostrará por pantalla en días o meses o definir si se van a mostrar o no en el calendario sólo los acontecimientos con alarma. Agenda por omisión: permite al usuario establecer su agenda por defecto. Agendas remotas: permite al usuario configurar agendas remotas. Avisos: permite al usuario configurar si se le notificarán las citas por correo o no o las modificaciones de las ya existentes. Información de tiempo disponible: permite al usuario generar información del tiempo disponible conforme a los calendarios de los que dispone. 22 de 33

27 5.2. Gestión de calendarios Una vez configurada la agenda, el usuario puede visualizar los eventos que tiene programados en sus calendarios, seleccionando Organización -> Agenda. Para cambiar las agendas que se visualizan en cada momento, el usuario tendrá que marcar las que decida en cada momento en el combo de selección situado en el menú superior, en la parte izquierda ( Seleccione las agendas mostradas ): Ilustración 5-2 Pantalla principal de la agenda Cada usuario podrá visualizar en la pantalla anterior tanto sus calendarios propios, como las agendas compartidas del resto de usuarios del webmail, como las agendas remotas públicas disponibles en Internet. Por otra parte, para gestionar tanto las agendas que se van a mostrar, como para crear otras nuevas o modificar las existentes, bastará con pinchar en el icono Mis Agendas situado en el menú situado en la parte superior de la pantalla. En la siguiente ilustración puede observarse la pantalla para gestionar todo esto: 23 de 33

28 Ilustración 5-3 Gestión de calendarios con Kronolith Para mostrar o no una agenda al acceder cada usuario a Organización -> Agenda, bastará con marcar el checkbox asociado a cada una de ellas, en cualquiera de los tres apartados Mis Agendas, Agendas compartidas o Agendas remotas. Adicionalmente, y como se ha comentado antes, la posibilidad de visualizar una agenda u otra también es configurable desde el combo de selección situado en el menú superior al acceder a la utilidad de agenda del webmail. Desde la misma pantalla, es posible crear nuevos calendarios propios. Para ello, el usuario tiene que introducir el nombre de la nueva agenda y pulsar en Crear. A continuación, y para modificar sus características en lo que a privilegios se refiere, habría que seleccionarlo en el apartado Modificar agendas, y pulsar en el botón Modificar, con lo que aparecerá la ventana siguiente: 24 de 33

29 Ilustración 5-4 Gestión de permisos en los calendarios compartidos Desde esta pantalla, es posible compartir el calendario, es decir, que los usuarios a los que se les haya compartido lo visualicen como Agenda compartida. Es posible asignar diferentes niveles de permisos para todos los usuarios autenticados, para los invitados, para los creadores de objetos, para los usuarios individuales o para grupos. Una vez finalizada la configuración, bastará con pulsar en Guardar pruebas. Los grupos solo pueden ser añadidos por el administrador de la herramienta Horde, y para indicar a que usuario dar permisos se debe usar su UID, esto es su DNI con letra (en minúscula). Se debe introducir cada usuario de uno en uno, no siendo posible introducir una lista separada por comas Gestión de citas Como se ha comentado antes, para acceder a la/s agenda/s de usuario es necesario pinchar en Organización -> Agenda. A continuación, es posible añadir nuevas citas o eventos de dos formas diferentes: Desde la página principal de la agenda, pinchando en el icono Añadir del menú de la parte superior. En el día del calendario en pantalla que corresponda, pinchar en el icono junto al número que indica el día para configurar un nuevo evento. Independientemente del método para acceder a la pantalla que permite añadir nuevos eventos, la pantalla siempre es la misma, que se muestra a continuación: 25 de 33

30 26 de 33 Ilustración 5-5 Definición de un nuevo evento en un calendario Para definir un nuevo acontecimiento, simplemente hay que completar los siguientes apartados: Título: nombre explicativo para el nuevo evento. Agenda: agenda en la cual se va a dar de alta el evento. Categoría: es posible no asignar ninguna, o bien crear nuevas para asignar a los eventos. Ubicación: lugar donde tendrá lugar el evento. Estado: libre, provisional, confirmado o cancelado. Intervalo: comienzo, final, duración del evento, y alarma relativa al mismo. Descripción (opcional): texto explicativo del evento. Asistentes (opcional): asistentes al evento. Repetición (opcional): opciones relativas a la frecuencia con la que se va a dar el evento. Repetir hasta: indicamos si el evento se va a repetir de forma indefinida o hasta una fecha determinada.

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