ANÁLISIS DE LA SINIESTRALIDAD DEL TERCER TRIMESTRE DEL AÑO 2011 DE LA FLOTA DE EMPLEADOS DE LA EMPRESA.

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA CVG FERROMINERA ORINOCO ANÁLISIS DE LA SINIESTRALIDAD DEL TERCER TRIMESTRE DEL AÑO 2011 DE LA FLOTA DE EMPLEADOS DE LA EMPRESA. Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública TUTOR ACADÉMICO: Lic. JESÚS SALAZAR TUTOR INDUSTRIAL: REALIZADO POR: ERIMAR A. FONT A. C.I Lic YEXICA GARCÍA PUERTO ORDAZ, ENERO 2012

2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA CVG FERROMINERA ORINOCO ANÁLISIS DE LA SINIESTRALIDAD DEL TERCER TRIMESTRE DEL AÑO 2011 DE LA FLOTA DE EMPLEADOS DE LA EMPRESA. Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública TUTOR ACADÉMICO: Lic. JESÚS SALAZAR TUTOR INDUSTRIAL: Lic YEXICA GARCÍA PUERTO ORDAZ, ENERO 2012

3 ÍNDICE Pág. Introducción 1 Desarrollo Descripción de la empresa 3 Nombre de la Compañía Identidad Corporativa Misión 4 Visión Objetivo General 5 Problemas observados 8 Objetivos de la pasantía 9 Plan de trabajo 10 Logros 12 Facilidades y dificultades 21 Apreciación sobre los conocimientos adquiridos 23 Conclusiones 27 Recomendaciones 28 Glosario 29 Referencias Bibliográficas 32 Anexos Anexo 1 Organización de la empresa 34 Anexo 2 Gerencia de administración de seguros. 35 Anexo 3 Plan de Trabajo 36

4 INTRODUCCIÓN En la actualidad la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco gestiona lo referente a la póliza de seguro de salud, de vehículos, e incluso cobertura de sus activos patrimoniales. Por lo que tiene contratadas a Compañías Aseguradoras para asumir estos riesgos, de tal manera de salvaguardar los aspectos antes mencionados, siendo C.V.G. Ferrominera Orinoco la administradora de todo lo que conlleve a casos de accidentes, pérdidas sobre los activos, atención de médica hospitalaria, así como también la de hacer seguimiento, de cumplir y hacer cumplir los pagos e indemnizaciones cuando cualquiera de estos caso lo amerite. La función de la pasantía en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco, está destinada al resguardo que promete la Empresa en cuanto a los bienes y activos de la misma así como la de los trabajadores que en ella laboran. En este caso, basándome en los conocimientos teóricos adquiridos en la Institución donde soy estudiante para obtener el título de Licenciada en Contaduría Publica, se realiza un aporte mediante Pasantía Universitaria en la Gerencia de Administración de Seguros, de la Gerencia General de Administración y Finanzas. La Gerencia de Administración de Seguros, es la encargada de velar tanto de la integridad de los Activos Patrimoniales de la Empresa, como de la salud de los trabajadores, que comprende: Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), así como la contratación de las pólizas colectivas de los vehículos pertenecientes tanto de trabajadores como a la Empresa. En este informe se realiza la descripción, análisis y conclusiones de las situaciones observadas durante el período de Pasantía Universitaria en la Sección de Seguros de Vehículos, adscrita al Departamento de Seguros Colectivos de dicha Gerencia, las cuales fueron planteadas por el tutor académico según las necesidades que presentaba la Empresa al momento de mi ingreso. 1

5 Las actividades descritas en el Plan de Trabajo comprenden; desde la inducción a las labores realizadas por la Gerencia de Administración de Seguros, por medio de lecturas de los manuales de normas y procedimientos, seguido de auditorias internas sobre los procedimientos administrativos de la Gerencia, inducción a las actividades pertinentes a la Sección de Seguros de Vehículos y aplicación de los conocimientos adquiridos en el período de desarrollo Académico en lo que respecta a la Administración de los bienes de los trabajadores, teniendo como fin, luego de dieciocho (18) semanas, el presente informe de actividades y desempeño durante las mismas. Obteniendo un logro en la pasantía de apreciar de forma directa y practica las actividades que se desarrollan específicamente el departamento mi experiencia en la participación en este proceso de soporte, es sin lugar a dudas, la adecuación de servicios informáticos que permitan al asegurado visualizar el estatus del siniestro ocurrido inmediatamente después de su notificación y que ellos puedan realizar consultas, suministrar y actualizar la información que se requiera, dando así uso a las herramientas virtuales que pose la empresa. Y finalmente reflejo del conocimiento adquirido en la Universidad Experimental de Guayana durante el período Académico. 2

6 DESARROLLO DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA NOMBRE DE LA EMPRESA C..V. G FERROMINERA ORINOCO IDENTIDAD DE LA EMPRESA La Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, es la pionera en Venezuela en cuanto a la explotación del mineral de hierro que se encuentra en la Región, teniendo trascendencia en este ámbito desde el descubrimiento de las propiedades mineras de nuestros suelos en 1743 cuando surge el primer documento de carácter oficial que da cuenta del mineral de hierro encontrado en la serranía de Santa Rosa, cerca de Upata, Estado Bolívar. Desde entonces, inicia la batalla entre varias Empresas extranjeras por ser los encargados de la explotación de dicho mineral para el aprovechamiento y exportación, por lo que desde 1883 se establece la concesión a Cyrenius C. Fitzgerald para que se encargue del aprovechamiento de nuestros recursos. Luego de muchos traspasos de concesiones, a mediados del siglo XX, es fundada la Orinoco Mining Company, trayendo consigo la inauguración de la línea ferroviaria entre El Pao y el Puerto de Palúa, así como lo hicieron en los años siguientes con las líneas férreas y carreteras entre Ciudad Piar y Ciudad Guayana para la transportación del mineral de hierro. La creación del Instituto Venezolano de Hierro y la Corporación Venezolana de Guayana en la década de 1960, da pie a la autonomía de la Industria Venezolana del Hierro, por lo que se da inicio a la producción de acero en nuestro territorio y en 1968 comienza la construcción de la Planta de Briquetas, la cual es inaugurada en En 1974 bajo la presidencia de Carlos Andrés Pérez, quien dicta el decreto 580 para la Nacionalización de la Industria del Hierro, declara a 3

7 partir del 1 de Enero de 1975 la extinción de las concesiones extranjeras y se le da autoridad total a la Corporación Venezolana de Guayana para el explotación, aprovechamiento y exportación del mineral de hierro venezolano, quedando este mismo año nacionalizada la Industria del Hierro en Venezuela. En 1976 es creada la Empresa Ferrominera Orinoco, bajo la tutela de la Corporación Venezolana de Guayana, que tras largos años de cambios, inversiones, políticas, planes y estrategias, es la Empresa que es hoy en día. La C.V.G. Ferrominera Orinoco cuenta actualmente con una fuerza laboral de más de trabajadores que día a día dan su aporte para que bajo las directivas del Gobierno Nacional, a través de los planes de desarrollo como el Plan Estratégico Simón Bolívar, la economía del país esté basada en la inclusión y el igualísimo totalitario, ésta sea una de las Empresas clave para el desarrollo del País, la cual cuenta con una filosofía de gestión, fundamentada en: Misión Extraer, beneficiar, transformar y suministrar mineral de hierro y derivados, con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector siderúrgico nacional, en armonía con el medio ambiente, con la participación protagónica de los trabajadores y trabajadoras. Visión Empresa socialista del pueblo venezolano, base del desarrollo siderúrgico del país. Unidad donde realizo las Pasantias La Gerencia de Administración de Seguros Garantiza en las mejores condiciones de oportunidad, efectividad y costos, la concentración y administración de las pólizas colectivas de seguros asociadas con los 4

8 trabajadores y aquellas correspondientes a las instalaciones y equipos de la Empresa. Funciones de la Gerencia de Administración de Seguros La unidad Organizativa en cumplimiento de los lineamientos, normas y políticas de CVG Ferrominera Orinoco, ejecuta las siguientes funciones: Garantiza la administración de los servicios de seguros prestados a los trabajadores de la Empresa, así como las pólizas patrimoniales e industriales contratadas. Garantiza la efectiva realización de las actividades relacionadas al plan colectivo de vida de los trabajadores de la Empresa. Aprueba las facturas del Fondo del Plan Salud, las facturas del Fondo autogestión vehículos de la flota oficial, las facturas concernientes a pagos de primas asociadas a la contratación de pólizas patrimoniales e industriales y las solicitudes de pagos por siniestros concernientes al Plan de Vida, así como también de las solicitudes de reembolsos y las conciliaciones del Fondo del Plan de Salud y del Fondo Autogestión Vehículos de la flota oficial. Aprueba los pliegos de especificaciones técnicas a utilizar en los procesos de contratación de pólizas de seguros. Valida los informes concernientes a la tramitación de indemnizaciones de los siniestros ocurridos en materia de equipos e instalaciones asegurados en las pólizas patrimoniales e industriales. Garantiza el pago oportuno establecido con las Compañías Aseguradoras para la cancelación de las primas de las Pólizas Patrimoniales. Objetivo del Deparmento Asegura la administración de recursos disponibles, así como también dirige las actividades concernientes al seguimiento de los diferentes 5

9 contactos: póliza de seguro de vehículo, plan administrado de hospitalización, cirugía y maternidad. Funciones La unidad Organizativa en cumplimiento de los lineamientos, normas y políticas de CVG Ferrominera Orinoco, ejecuta las siguientes funciones: 1) Dirige los procesos técnicos y administrativos de tramitación y procesamiento de las diversas pólizas contratadas por Ferrominera Orinoco. 2) Asegura la disponibilidad y mantenimiento de la base de datos de los movimientos ocurridos en el año-pólizas. 3) Efectúa los trámites relacionados a la póliza de seguro de vehículo y plan administrado de hospitalización, cirugía y maternidad. 4) Controla las actividades relacionadas al plan colectivo de vida de los trabajadores de la Empresa. 5) Dirige las actividades concernientes al proceso de seguimiento y control de las órdenes de compras. Propósito de la Pasantía Establecer las normas y procedimientos que regulen las Pólizas Colectivas de Vehículos Flota Empleados y Flota Oficial contratadas por Ferrominera en los siguientes aspectos: Suscripción: inclusión, exclusión y modificación de los registros de los vehículos asegurados. Siniestros: tramitación y seguimiento hasta su indemnización. Administración: seguimiento y control de lo establecido en el contrato suscrito. Aporte empresa: control del beneficio otorgado por concepto de suscripción de pólizas de vehículos. 6

10 Metas del Departamento de Seguros Obtener al menos un 90% acumulado de satisfacción de los usuarios con los servicios asociados a Seguros Colectivos Cumplir en al menos un 90% los tiempos de respuesta establecidos para la prestación de los servicios asociados al Plan Colectivo de Salud de CVG Ferrominera Orinoco. Cumplir en al menos un 90% los tiempos de respuesta establecidos para la prestación de los servicios asociados a la Póliza Colectiva de Vehículos de CVG Ferrominera Orinoco. 7

11 Problemas Observados En la Flota de Vehículos pertenecientes a los Empleados de Ferrominera hay una población conformada por dos mil (2000) vehículos cuyo año póliza comienza el 31/12/2010 a las 12:00 m. hasta el 31/12/2011 a las 12:00 m., beneficio éste consagrado para los trabajadores de las nóminas No Amparada por SINTRAFERROMINERA (contrato Individual), Ejecutiva y Gerencial, observándose que la gestión de la administración seguros presentaba los siguientes problemas: En el tercer trimestre del año 2011 ( Julio, Agosto y Septiembre) se reportaron la cantidad setecientos ochenta y dos (782) Siniestros los cuales son atendidos por tres Analistas de Seguros ya que la Sección de Seguros de Vehículos tiene aprobada una fuerza laboral de 1 Jefe y seis Analistas, en la actualidad hay 1 Analista para atender todo lo relativo a la Flota Oficial de la Empresa, 1 Analista dedicado a la carga tanto del aporte empresa (concepto 761), 1 Analista como de los conceptos de deducción en la nómina (concepto 735), lo que conlleva a una sobrecarga de trabajo en el departamento y se hace difícil la atención que se le realiza a cada trabajador asegurado cuando su vehículo incurre en un siniestro que haya lugar solventar. (SVCS) El Sistema de Vehículos y Control de Siniestros no es de confianza ya que se han encontrado fallas al momento de la verificación de un siniestro, no esta en nombre del asegurado, la placa no es la misma, la descripción del vehiculo y también no se puede verificar con exactitud mediante el sistema cuantos vehículos se encuentran asegurados. El programa que se encarga de la Nomina (SIQUEL) de los trabajadores por concepto de Descuento de Seguro de Vehículo es ambigua, es decir, la información puede usarse como referencia del monto cancelado hasta cierta fecha de algunos trabajadores pero para otros no. La razón que no sea igual para todos es porque a medida que 8

12 transcurre el Año-Póliza, a los trabajadores no pueden descontársele cuotas con normalidad por causas como: reposo médico, vacaciones, etc. se les refleja el monto no pagado, lo que no puede tener el mismo trato que los trabajadores que cancelan su concepto al día. Otra de las razones por las cuales existen diferencias en la Sección de Seguros de Vehículos son los Convenios de Pago y Abonos al Saldo, también ocurre con las revalorizaciones del monto asegurado del vehículo, éste último, porque al cargar la revalorización del vehículo, también se genera un nuevo préstamo que tiene que ajustarse con el monto del saldo pendiente y el nuevo saldo hasta el 31 de Diciembre de cada año. Importancia de la Pasantía C.V.G. Ferrominera Orinoco es una empresa que le da la oportunidad a los estudiantes de la región es la base de aprendizaje para el enfoque progresivo de lo que es una de las Empresas más consolidadas del país y con más fuerza laboral haciendo énfasis de los conocimientos adquiridos durante la vida académica y las situaciones que se presentan en el día a día en el campo laboral. Es importante, porque a pesar de no ser un trabajador de C.V.G Ferrominera Orinoco puedo aprehender de los trabajadores que hacen vida en esta Empresa. La experiencia adquirida en esta Empresa es de suma importancia ya que da una enseñanza tanto personal como laboral es muy gratificante pertenecer en la empresa durante 18 semanas. Objetivos de la Pasantía Objetivo General Analizar la siniestralidad del tercer trimestre del año 2011 de la flota de empleados de la empresa. 9

13 Objetivos Específicos Aportar mejoras a la gestión hecha por la Sección de Seguros de Vehículos durante la labor de Pasantía Académica. Brindar apoyo en lo referente a las gestiones de seguros que son inherentes al proceso de la Sección de Seguro de Vehículos. Plan de trabajo durante la Pasantía Semana 1. En la primera semana de Pasantía Universitaria llevé a cabo la inducción al área de trabajo, específicamente en la Gerencia de Administración de Seguros, donde fui presentada al equipo de trabajadores adscritos a esta Gerencia y luego me fue asignada la lectura de los Manuales de Normas y Procedimientos de todos los Procesos en los que está involucrada dicha Unidad, comprendidos en: Plan Colectivo de Vida, bajo el código 944-P-01 Normas y Procedimientos Póliza Colectiva de Vehículos, código 944-P-02 Normas y Procedimientos Plan Colectivo de Salud, 944-P-03 Administración de Pólizas Patrimoniales, 944-P-04 Autogestión de Flota Oficial de Vehículos Livianos, 944-P-05 Semana 2. La segunda semana de labor tuvo que ver con la inducción a las actividades de la Sección de Vehículos, proporcionándome la información necesaria para la adaptación al medio laboral por medio de la descripción de los procedimientos que se realizan en la Sección, como lo son la Inclusión de Vehículos, Declaración de Siniestros, Registro de Consignación de Requisitos entregados por los asegurados 10

14 Semana 3. Realice la revisión del proceso que lleva a cabo la empresa aseguradora con el personal amparado por el contrato colectivo del Sindicato de Trabajadores de Ferrominera (SINTRAFERROMINERA) verificando que los montos de descuento observados en los formatos de autorización corresponden al pago de la prima anual que contrato el asegurado mediante el sistema de SIQUEL. Semana 4 Y 5. Ejecute una conciliación del concepto 735 que no es mas que los trabajadores no amparados, la conciliación la realice por medio de un cruce de datos, dando como resultado de varios trabajadores a los que se les dió dicho aporte dos veces durante el año ó se les aportó erróneamente un monto diferente al que está destinado para el tipo de nómina a la cual pertenece. En éste proceso se reflejaban casos donde se realizaban varios aportes por dicho concepto, siendo que cada trabajador puede disfrutar del mismo para un solo vehículo por año. La razón por la cual ocurrieron estas diferencias se omitió la actualización de los datos de los trabajadores que pasaron de Nómina Mensual No Amparada (aporte de mil Bolívares) a Nómina Ejecutiva (aporte de mil doscientos Bolívares) durante un período específico del año en curso. Semanas de la 6 a la 18. Mi jefa la Sr. Yexica García me dio la autorización de poner mis conocimientos en practica donde atendí a los trabajadores de la empresa aproximadamente de 30 a 40 diarios donde hacían inclusiones, exclusiones, revalorizaciones, declaraciones de siniestros, consignación de documentos por robo y entrega de ordenes de reparación de los vehículos. 11

15 Extensión semanas de la 19 a la 22 Me fue asignada la revisión de los siniestros de la flota de empleados donde tuve que verificar que todos los siniestros fueron realizados satisfactoriamente tanto en la documentación, seguimiento y respuesta por parte de seguros, por conceptos de autoria que se llevaría a cavo en el departamento de seguro de vehículos en la semana 21. Actividades descritas en el Plan de Trabajo : Logros Al comienzo de mi pasantía en la Gerencia de Administración de Seguros, se me asigno la lectura de todos los manuales referentes a la actividad que se realiza en el Departamento de Seguros Colectivos, Departamento de Seguros Patrimoniales y la Sección de Planificación y Control No obstante, se debe considerar que el logro más importante que se llevó a cabo dentro de la pasantía fue ejecutar en la práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante los estudios académicos, adquiriendo experiencia en el ámbito laboral dentro del área según la carrera que se ha estudiado, en este caso es el Departamento. También se pudo lograr dentro del desempeño de la pasantía los siguientes logros específicos del plan de trabajo que se estableció para la realización de la pasantía: En la primera semana en la Empresa me presentaron con todos los trabajadores del departamento de seguros colectivos y me asignaron familiarizarme con los procedimientos administrativos se realizan de acuerdo a lo plasmado en el manual. 12

16 La lectura de los manuales de procedimientos de la Gerencia, me aportó la base del conocimiento de las actividades que realiza la Unidad donde llevé a cabo la Pasantía Universitaria, ya que a nivel teórico están descritas las funciones de cada quien, de acuerdo a la estructuración de la misma En las semanas siguientes de la Pasantía, me permitieron familiarizarme y conocer mas sobre las funciones que se realizan en la Sección de Seguros de Vehículos con el fin de apoyar a gestión que se desempeña y poder adaptarme al Sistema de Vehículos y Control de Siniestros (SVCS) la primera tarea realizada. Seguidamente la atención de siniestros e inclusiones de vehículos. El acceso al Sistema de Vehículos y Control de Siniestros (SVCS) es por medio del INTRANET Corporativo, al que pueden hacer uso todos los trabajadores de la C.V.G. Ferrominera Orinoco, con acceso a la Sección de Seguros de Vehículos que posee un Sistema como a la base de datos que posee ésta Unidad de la Organización. Este sistema solo lo pueden manejar los trabajadores de la empresa que trabajen en la sección de vehículos, los pasantes no tienen permitido ningún tipo de acceso al sistema salvo por una autorización que haga el jefe. A mi se fue autorizado el ingreso usando el Nombre de Usuario y la Contraseña de una de las Analistas nivel II de Seguro de la Sección. En el grafico # 1 se presenta la imagen que muestra como accesar al sistema de seguro de vehículos, para realización de las labores pertinentes a la Sección. Luego de estar en el sistema de seguro de vehículos, se produce a utilizar del SVCS para los fines que amerite la gestión, ya sea Registro de Siniestros, Consulta de Siniestros, Consulta de Datos, Inclusión de Vehículos a la Póliza de Seguros Colectiva de C.V.G. Ferrominera, Exclusión de Vehículos, Inclusión de Pólizas y las modificaciones que se consideren pertinentes realizar según sea el caso. 13

17 En el grafico # 2 describe la pagina al momento de prestar los servicios en la sección y llega un trabajador, debemos utilizar el sistema con para poder ubicar el estado de su vehiculo, con el buscar en el sistema CONSULTA introduciendo el numero de ficha que posee cada trabajador de la empresa, o también por el numero de placa de su vehiculo, o y cedula: con esto el sistema nos permite ver los datos del trabajador; en ese momento nos detalla si el se encuentra registrado en el sistema como activo, con un numero de certificado que se asigna después de cada inclusión en el seguro. En el grafico # 3 muestra la pagina de registro de siniestros, donde se procede a llenar los datos de cada trabajador, del vehiculo y del como sucedió el siniestro. En el grafico # 4 la empresa, realiza un aporte a cada asegurado por concepto de Seguro de Vehículo de Bs en el caso de los trabajadores que pertenecen a la Nómina Mensual No Amparada y de Bs para los trabajadores pertenecientes a la Nómina Ejecutiva y Gerencial, que es efectivo durante todo el año. El aporte que realiza la empresa por el concepto antes dicho es en base al monto total de la Prima de la Póliza de Seguro de cada año. En el grafico # 5 la inclusión de póliza de vehículos a la flota de Seguros Colectivos de C.V.G. Ferrominera, el procedimiento es muy parecido a la inclusión de vehículo, con la diferencia que ésta sólo es cargada cuando la Empresa de Seguros genera el número de certificado que le corresponde al trabajador, siendo que toda la flota está asegurada bajo el Número de Póliza 113. La Analista, Jefe de Sección, Jefe de Departamento o Gerente. Al seleccionar cualquiera de estos campos para hacer la inclusión, el SVCS calcula directamente la cantidad en Bs. que deberá recibir el trabajador por concepto de aporte por Seguro de Vehículo, lo resta al monto de la 14

18 prima automáticamente y calcula el monto de las cuotas por cancelar durante el año completo, o el monto del prorrateo de la prima. 15

19 GRAFICO # 1 GRAFICO # 2 16

20 GRAFICO # 3 17

21 GRAFICO # 4 18

22 GRAFICO # 5 En el departamento es obligatorio para efectos de la información que genera automáticamente el SVCS al cierre de cada mes, donde se desarrolla un informe de gestión que toma en cuenta el tiempo de respuesta que brinda la Sección Seguros de Vehículos que califica las ocurrencias de siniestros, dependiendo su naturaleza: Ordenes por reparación por perdida parcial por choque 25 días hábiles. Ordenes por reparación por perdida parcial por robo recuperado 25 días hábiles. Ordenes por reparación por daños maliciosos 7 días hábiles. Ordenes por perdida de accesorios 20 días hábiles. Ordenes de reparación por perdida parcial por vidrio 2 días hábiles. 19

23 Ordenes de reparación por perdida parcial por choque estacionado 25 días hábiles. Ordenes de compra 25 días hábiles. Pago por perdida total por robo 30 días hábiles. Pago por perdida total por robo recuperado 30 días hábiles. Pago por perdida total por choque 30 días hábiles. Donde las fechas mas importantes que influyen la Gestión de Seguros son contabilizadas a partir de la entrega de todos los documentos que se requieren para la indemnización de cualquier siniestro y la fecha que se registra en el SVCS cuando se genera la notificación vía correo al asegurado para informarle que posee orden de reparación o de compra, con respecto al siniestro declarado en la Sección de Seguros de Vehículos. Estos documentos son: actuaciones de tránsito, documentos personales, permisos de conducir, así como cualquier otro requisito que solicite la compañía aseguradora. El procedimiento para inclusión de vehículos en la flota de Seguros Colectivos de C.V.G. Ferrominera Orinoco, se encuentra en la pestaña Inc. Vehículos. del SVCS. En este es necesario rellenar todos los campos de datos para procesar la solicitud, aunque los campos obligatorios están marcados con un asterisco, en señal de que si faltase un dato con esas características, el vehículo no podría cargarse con éxito. 20

24 Facilidades y Dificultades Dificultades: La Sección de Seguros de Vehículos, existen errores en el SVCS que pudieron ser encontrados por un seguimiento profundo de cada uno de los trabajadores que se encuentran registrados en el sistema durante la pasantia, en cuanto a los vehículos, siniestros e incluso de los asegurados. La mayor parte de las dificultades encontradas durante la realización de las labores asignadas estuvieron asociadas a este tipo de problemas en el SVCS, las cuales fueron solucionadas en su totalidad. En los errores encontrados en el SVCS tuvieron que procesarse con la Unidad de Telemática, ya que el error se vinculaba a la carga masiva hecha el 21 de Febrero de 2011 de la Flota de Empleados, a lo que se requirió la eliminación o modificación de los errores en la base de datos que maneja toda la empresa. Cabe destacar que los descuentos hechos a los trabajadores de C.V.G Ferrominera Orinoco por concepto de Seguro de Vehículo, se realiza a través del Departamento de Nómina haciendo uso del Programa Administrativo y contable llamado SIQUEL. La organización del archivo físico de las declaraciones de siniestros, inclusiones y demás documentos relativos a la gestión de seguros realizadas en la sección es insuficiente, ya que están distribuidos de forma apilada porque no se cuenta con un archivador para dichos documentos. Facilidades: La inducción al Sistema de Vehículos y Control de Siniestros (SVCS) pude realizarla sin mayor contratiempo ya que es un sistema amigable y fácil de explorar, lo que resultó beneficioso para mí al realizar todas las actividades asignadas por mi tutor industrial durante la pasantía. 21

25 La disponibilidad de archivos físicos dentro de la sección, brinda al analista la posibilidad de ubicar y verificar cualquier siniestro que se solicite que no se halle en el SVCS por cualquier causa, y proceder a la gestión que se necesite hacer sin poner en entredicho la labor que realizamos. El Intranet de C.V.G. Ferrominera Orinoco posee todo lo necesario para que sus trabajadores tengan conocimiento de su gestión, a través de la información diaria vía correo, publicaciones acerca de las gestiones de la Empresa, toda la descripción de interés de los trabajadores como lo relacionado a la filosofía de gestión, manuales de normas y procedimientos que hacen vida en todas las unidades de la Organización. Los informes mensuales aportados tanto por la Gerencia de Administración de Seguros como por la Empresa en global, brinda a los trabajadores la información necesaria para evaluar las metas planteadas y alcanzadas durante un período y teniendo como finalidad el compromiso de superar las gestiones realizadas dentro de la C.V.G. Ferrominera Orinoco. 22

26 Conocimientos Adquiridos: Los conocimientos adquiridos durante la Pasantía Académica en la empresa, estuvieron totalmente ligados al Sistema de Vehículos y Control de Siniestros utilizado para desempeñar las labores inherentes a la Gestión de Seguros. Sistema a través del cual se realizan todas las gestiones Inclusión y Exclusión de Vehículos, Inclusión y Exclusión de Pólizas, Declaración de Siniestros, Base de Datos de los asegurados dentro de la póliza colectiva de seguros, entre otras. Aprendí a el manejo de sistema de siquel donde debía calcular la prima de cada vehiculo y asignarle el aporte de 1000,00 bolívares fuertes a los trabajadores que le correspondan NO AMPARADOS, y el aporte de 1200,00 bolívares fuertes a la nomina gerencial. Fue de gran ayuda la aplicación en el campo laboral de los conocimientos aprendidos sobre las herramientas de Microsoft Office porque se manejo mucho las hojas de cálculo forman parte importante en la base de datos que posee la Sección de Seguros de Vehículos y que con ella se realizan casi la totalidad de cálculos que son necesarios. La Empresa se evalúa el proceso de gestión por medio de los lineamientos establecidos por la superintendencia de seguros para los casos de indemnización y cobertura de pólizas a nivel colectivo de la Empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco, amparada por la empresa Seguros Caroní, según la resolución: JD-163/2009 donde se describen las condiciones y cobertura de los trabajadores incluidos en la Póliza Colectiva de Vehículos de esta Empresa, las cuales están según su naturaleza como: Robo de vehículo Perdida total por choque Emisión de ordenes de reparación Robo de accesorios, reembolsos 23

27 Rotura de vidrio Cobertura de servicios Cobertura de accesorios Responsabilidad Civil de Vehículo (RCV) Manuales de Normas y Procedimientos que gestiona la Gerencia de Administración de Seguros definen todas las funciones de los responsables de la gestión de Seguro de Vehículo de esta Empresa, desde el propósito del mismo y las unidades involucradas, hasta la función de los Analistas, el Jefe de Sección, el Jefe del Departamento y el Gerente de Administración de Seguros, en lo que respecta a inclusiones de vehículos a la flota de empleados de la empresa, exclusiones, reporte de siniestros, casos de pérdida total y parcial, reembolsos, reintegros por contrataciones de pólizas de seguro individual, modificaciones en el certificado de la póliza, terminación laboral y los procesos administrativos de la gestión de seguros. La empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco antes de realizar su análisis siniestros bajo la póliza colectiva de los trabajadores asegurados en el tercer trimestre de 2011 debe elaborar el informe de gestión mensual de Seguros de Vehículos de la flota. Este análisis debe señalar los indicadores que describen un siniestro los cuales son: Pérdida Parcial por choque, Pérdida Parcial por Accesorios, Pérdida Parcial por Vidrio, Pérdida Parcial por Choque Estacionado, Pérdida Total por Robo, Pérdida Total por Robo Recuperado, Pérdida Parcial por Robo Recuperado, Pérdida Total por Choque y Pérdida Parcial por Daños Maliciosos; estos indicadores forman parte importante de el objetivo que lleva a cabo la gestión de seguros, con el fin de realizar una satisfactoria labor con los asegurados y cumplir con el compromiso de alcanzar la meta en el periodo del año póliza al menos un noventa porciento con el cumplimiento de todos los usuarios. 24

28 En el periodo de tercer trimestre del año póliza, el tiempo de respuesta con los asegurados según sea su siniestro se cumplían con mayor frecuencia las pérdidas parciales por choque por ser los mas comunes que se reportaban en la división de seguro, también puedo destacar que se recibieron muy buenas referencias por parte de los asegurados por la mejora de los resultados, la pronta respuesta, seguimiento y cumpliendo de sus casos. En el caso de perdida parcial por vidrio es de rápida atención ya que el asegurado puede realizar el cambio o sustitución de cualquier vidrio que le haya sido siniestrado por las causas que fueren, en una casa comercializadora de vidrio automotriz, en este caso Cristalería Caura que posee una analista de seguros que posee acuerdos con la compañía aseguradora para brindar el servicio y sustitución el mismo día que haya ocurrido el siniestro, procurando el resguardo del vehículo y la conservación de las pertenencias personales que pudiesen sustraerse al no poseer la posibilidad de mantener el vehículo cerrado al interés ajeno. La mayoria de los reportes diarios de esta division son por los vehículos siniestrados con esta condición se encuentran estacionados, estos acontecimiento se escapan de las manos de los asegurados ya que son por factores ajenos de los trabajadores, de igual forma la compañía de seguros acordó cubrir con un porcentaje que estipulan anualmente para cumplir con las metas y no sobrepasar el presupuesto que se tiene para el año. Por ultimo las perdidas totales a principio de año hubo una ocurrencia de este tipo y que eventualmente fue solventada a la brevedad pero para el tercer trimestre del año hay una diferencia notable ya que eleva las perdidas totales en general y esto genera preocupación y tensión al momento de la indemnización, por lo que se hace la aclatoria que en los 25

29 últimos meses se han reunido con representantes de la empresa asegurado con motivo de procurar que estos días de respuesta sean cumplidos como dictan la clausulas del contrato de seguros colectivos que ampara a dichos trabajadores. 26

30 CONCLUSIONES En el proceso de las actividades realizadas en la pasaría en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco pude llegar a la conclusión: Existen hay deficiencias en el sistema utilizado para guardar la información, ya que solo se puede visualizar el año 2011 y los periodos pasados no se encuentran registrados, es necesario tener un respaldo de los siniestros antiguos de manera de tener un historial de la siniestralidad de cada trabajador. Es necesario crear conciencia en cada uno de los trabajadores en cuidar y velar por sus posesiones materiales por medio del seguro de vehículo es una de las premisas que actualmente se puede notar dentro de la empresa, ya que el costo de adquirir vehículo en la actualidad es elevado, por lo que se debe hacer resguardo de lo que se posee. En el departamento de seguros de vehículos hay una carga de trabajo demasiado alta ya que no hay suficiente personal para realizar todas las actividades necesarias que se realizan en la división, es por ello que existe debilidad en la carga de la información en el sistema. Está evidenciado que el sistema no es fiel archivo de las gestiones que se realizan, es decir, no se encuentra en un 100% actualizada y eso dificulta en algunos casos la pronta respuesta de un caso. 27

31 RECOMENDACIONES Durante estas mi periodo de pasantía y extensión adquirí experiencia laboral en la Sección de Seguros de Vehículos de C.V.G. Ferrominera Orinoco, donde puedo suministras las siguientes recomendaciones para una mejor gestión : Ampliación y Actualización 0del (SVCS) para manejar mejor la información al momento de verificar los siniestros y mantenerlos al día y responder puntualmente a los trabajadores de la empresa. Realizar de manera semanal una conciliación de todos los siniestros recibidos y llevar un control del presupuesto anual de manera de cumplir con la meta. Incorporar en el sistema de vehículos un programa de seguimiento de siniestros que registre de forma diaria, el tiempo que transcurre desde la declaración del siniestro, su fecha límite de cumplimiento y que puedan señalarse indicadores que adviertan que el tiempo va a cumplirse y el asegurado no ha indemnizado. Gestionar la solicitud de personal que se cubran los cargos vacantes y necesarios, y hacer seguimiento del mismo a fin de cubrir a la brevedad las vacantes. 28

32 GLOSARIO DE TERMINOS 1. EMPRESA DE SEGUROS, EMPRESA o COMPAÑÍA ASEGURADORA Empresa que asume los riesgos amparados por la póliza. 2. TOMADOR Persona Natural o Jurídica que obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos a la empresa de seguros y se obliga al pago de la prima. 3. PRIMA Es la única contraprestación que, en función del riesgo amparado, deberá ser pagada en dinero por el Tomador a la empresa de seguros en virtud de la celebración del Contrato de Seguros. 4. PROPIETARIO Aquel a quien el Instituto Nacional de Tránsito y Transporte Terrestre le haya otorgado el Certificado de Registro de Vehículo o Título de Propiedad. 5. SOLICITUD DE SEGURO Documento mediante el cual el Asegurado indica las informaciones sobre el riesgo. 6. INSPECCIÓN DE VEHÍCULO Revisión física del vehículo por parte de la Compañía de Seguros a los efectos de determinar las condiciones de asegurabilidad. 7. SUMA ASEGURADA El valor indicado en el cuadro de la póliza al momento de la contratación y en cada uno de los períodos de renovación. 8. BENEFICIARIO Cualquier persona natural que sea empleado de la empresa Ferrominera Orinoco, según la política de personal para cada tipo de nómina. 9. PÉRDIDA PARCIAL 29

33 Cualquier daño ocurrido al vehículo amparado por esta póliza a consecuencia de los riesgos cubiertos y que no constituyan una Pérdida Total. 10. PÉRDIDA TOTAL Por accidente, Robo o Hurto del vehículo o cuando el importe de la reparación de los daños sufridos por el mismo y amparados por la póliza sea igual o mayor al 75% de la Suma Asegurada. 11. ACCESORIOS Originales: son aquellos elementos adicionales incorporados por el fabricante o ensamblador en el vehículo (espejos retrovisores, radio, CD, Rockola, aire acondicionado, rines y otros). No originales todo elemento que sea incorporado al vehículo por el asegurado con posterioridad a su compra. 12. REEMBOLSOS POR GASTOS Pago realizado por la compañía o empresa aseguradora al trabajador, como consecuencia de un siniestro cancelado por el asegurado, con autorización previa de la compañía aseguradora. 13. UNIDAD TRIBUTARIA (U.T.) La definida en el Código Orgánico Tributario vigente. 14. SINIESTRO Es la ocurrencia o materialización de cualquiera de los eventos de los cuales depende la obligación de indemnizar por parte de la empresa aseguradora. 15. DEDUCIBLE Cantidad o porcentaje indicado en el Certificado de la póliza que el asegurado asume a su cargo en caso de ocurrencia de un siniestro amparado por la póliza y en consecuencia no será pagado por la Empresa de Seguro. 16. COBERTURAS CONTRATADAS 30

34 A. Cobertura Amplia: ampara los riesgos de Pérdidas Parciales o la Pérdida Total del vehículo dentro de los límites territoriales indicados en las condiciones especiales del contrato de póliza. B. Responsabilidad Civil de Vehículos (RCV): ampara los daños que puedan generarse a un tercero, personas o cosas, y por los cuales deba responder el asegurado o el conductor, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en la póliza. C. Exceso de Límite: Es un complemento de la Responsabilidad Civil Básica establecida por la ley y comienza su cobertura después de agotada la correspondiente a RCV y hasta por los montos contratados. D. Defensa Penal: La Compañía Aseguradora asumirá los gastos de asistencia legal, hasta por el límite máximo indicado en el cuadro de la póliza. E. Accidentes Personales Ocupantes de Vehículos: La empresa de seguros se compromete a indemnizar los gastos a consecuencia de accidente que sea la causa directa, inmediata y exclusiva del daño corporal, su muerte o invalidez permanente, hasta por las sumas indicadas como limite máximo en el cuadro de la póliza. F. Asistencia en Viaje para Vehículos: Servicio de grúa, asistencia vial y el alcance de las coberturas establecidas en el condicionado. 17. Concepto 735: Concepto bajo el cual se encuentra identificado el Descuento por Seguro Individual de Vehículo de C.V.G. Ferrominera Orinoco en la clasificación de cuentas de descuentos realizados a los trabajadores de la Empresa. 18. Concepto 344: Aporte del 30% del costo de la Póliza de Seguro Individual de Vehículo realizado a los Trabajadores de la Empresa por concepto de contrataciones de pólizas de seguros con entes aseguradores diferentes o fuera de la Póliza Colectiva de Seguros de Vehículo de empleados. 31

35 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS LIBROS DE TEXTO Arias, Fidias. (2001).El Proyecto de Investigación: Guía para su elaboración. (3ra Edición). Editorial Espíteme. Caracas, Venezuela. 32

36 ANEXOS 33

37 ORGANIZACIÓN. CVG Ferrominera Orinoco C.A. Gráfico N 10 34

38 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL FERROMINERA ORINOCO C.A. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS. PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE GERENTE 01 SECRETARIA EJECUTIVA 01 GERENTE 01 SECRETARIA EJECUTIVA 01 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL JEFE DE SECCIÓN 01 ANALISTA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL 03 DEPARTAMENTO DE SEGUROS COLECTIVOS JEFE DE DEPARTAMENTO 01 SECRETARIA EJECUTIVA 01 DEPARTAMENTO DE SEGUROS PATRIMONIALES E INDUSTRIALES JEFE DE DEPARTAMENTO 01 SECRETARIA EJECUTIVA 01 ANALISTA DE SEG. PATRIMONIALES E INDUSTRIALES 06 SECCIÓN DE VEHÍCULOS JEFE DE SECCIÓN 01 ANALISTA DE SEG. COLECTIVO 06 SECCIÓN DE PLAN DE SALUD JEFE DE SECCIÓN 01 UNIDAD DE SEGUROS ANALISTA DE SEG. COLECTIVO 06 CIUDAD PIAR ANALISTA DE SEG. COLECTIVO 01 35

39 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA Fecha de inicio Fecha de culminación PLAN DE TRABAJO ACTIVIDADES SEMANAS Inducción en el área de trabajo X Inducción en las actividades de la Sección X Revisión de las pólizas de vehículos de SintraFerrominera X X Inducción en las operaciones del Sistema de Vehículos X Inducción en el proceso de atención de siniestros de vehículos X Atención de inclusiones y de siniestros a vehículos X X X X X X Recopilar información para ejecutar el análisis de la siniestralidad X X X Preparación del análisis de siniestralidad X X X X Firma del Tutor Industrial Firma del Tutor Académico 36

40 37