MANUAL DE USUARIO SIAF MODULO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERO FEBRERO DE 2015

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1 MANUAL DE USUARIO SIAF MODULO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERO FEBRERO DE 2015

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN. 2. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA. 3. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN REGIONAL Instalación Convenciones. 4. CONFIGURACIÓN REGIONAL. 5. INICIO Y PRESENTACIÓN. 5.1 Inicio Presentación Datos Básicos Información de la Cooperativa Parámetros Fogacoop Plan único de Cuentas Monedas Tipo Informe Consultar Que Reportar Usuarios Adicionar Cambio de Password Salir Importar Archivos Planos Configurar Planos Balance Captura Datos De la Entidad Recuperar Fideicomisos Ver Ecuaciones Formatos Captura datos Captura Formatos Consulta Columnas Unidad de Captura Renglón Ver Capturar.

3 Cerrar Parámetros Cargos Categorías Clases de Garantías Clasificación Modalidad Parentesco Tipo de Ahorro Tipo de Identificación Tipos de Inversión Reportar Generar Archivo Archivos Generados Rastros Mantenimiento Compactar Copia de Seguridad Borrar Datos Cambio de Ruta Actualizar Base de datos Actualizar Identificación Configuración. 6. CONFIGURACIÓN Y OPERACIÓN Configuración Identificación de la Cooperativa Definición de los Parámetros Cómo Ingresar Datos al Balance Por Captura Por Archivo Plano Como Ingresar Datos a los Formatos Por Captura Por Archivo Plano Cómo reportar formatos a Fogacoop Actualizaciones Actualizar Bases de Datos Actualizar Identificación. 7. FACILIDADES DEL SISTEMA Adicionar renglones a los Formatos Hoja de Trabajo Visualización de Balance y Formatos Ayudas en línea Características de los Archivos Planos.

4 7.6. Cargar datos del mismo formato en la misma fecha. 8. ACTUALIZACIONES. 9. RESPALDO DE LA INFORMACIÓN. 10. MENSAJES DE ERROR Durante la Instalación Cómo Identificar la versión Cómo Actualizar los archivos.dll Mensajes durante la ejecución de la Aplicación. 11. INFORMES DE VALIDACIÓN Informe sobre Balance Informe sobre los Formatos Archivo de los rechazos Informe de Validación Validaciones Informe Detalle.

5 1 INTRODUCCIÓN Indice El fondo de garantías de entidades cooperativas FOGACOOP, nace en 1998 mediante el Decreto 2206 del 29 de octubre del mismo año, cuyo objeto principal consiste en la protección de la confianza de los depositantes y ahorradores de las entidades cooperativas inscritas, preservando el equilibrio y la equidad económica e impidiendo injustificados beneficios económicos o de cualquier otra naturaleza a los asociados y administradores causantes de perjuicios a las entidades cooperativas. El fondo se enmarca en los siguientes principios: Protección del ahorro: El Fondo actuará siempre en procura de la defensa del ahorro del público en un sector en que la propensión marginal al ahorro es muy baja dado el nivel de ingreso de su población objetivo. Uso óptimo de los recursos: En todas sus decisiones el Fondo garantizará el uso racional y económico de los recursos con miras a consolidar su fortalecimiento patrimonial y a propender por el crecimiento continuo de las reservas y demás recursos que utilice para el ejercicio de sus funciones. Mínimo costo y relación costo/beneficio: Las decisiones del Fondo se regirán por el principio del mínimo costo a fin de garantizar una política de austeridad en la aplicación de las reservas y recursos con que cuenta el Fondo para proteger la confianza del público ahorrador y a efectos de darle adecuada protección a su patrimonio. También determinará sus actuaciones, el análisis de costo/beneficio de los apoyos y demás medidas de salvamento que adopte en desarrollo de sus funciones. Baja asunción de riesgos: Entre las diferentes modalidades de salvamento y los tipos de apoyos financieros por los que pueda optar, el Fondo escogerá aquel que implique el menor riesgo tanto para las reservas de seguro de depósito como para el patrimonio del Fondo. Riesgo moral: El Fondo propenderá por minimizar la indisciplina de mercado que se suele derivar de la existencia de un seguro para el ahorro tanto en los depositantes como en los administradores y en todo caso evitará, en la medida de lo posible, participar en el capital de las instituciones inscritas. Las medidas de salvamento que instrumente procurarán controlar la formación de subsidios y de elementos que desconozcan el valor de mercado de los recursos utilizados en sus operaciones de salvamento.

6 Las funciones del fondo son las siguientes: Celebrar los convenios y contratos de que tratan los numerales 12, 13 y 14 del artículo 16º del decreto 2206 Los demás que se autoricen y en general todos los actos y negocios jurídicos necesarios para desarrollar su objeto. Realizar inscripciones de cooperativas que expresamente lo soliciten. Seguimiento Contable y Financiero a las entidades inscritas. En cumplimiento de sus principios y funciones, el Fondo ha diseñado y creado el Sistema de Información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos (SIAF), el cual se convertirá en el medio más eficaz para reportar los estados financieros y formatos exigidos por el Fondo. El Sistema de Información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos, fue creado con el ánimo de cambiar la visión sobre el proceso de reporte, recuperación, validación y análisis, y poder brindar le a las cooperativas una herramienta ágil y única de remisión de la información contable y financiera al Fondo. Dentro de los aspectos más importantes y bondades que ofrece el sistema, se pueden enumerar las siguientes: El módulo de captura de información contable y financiera del sistema en mención es para uso exclusivo de las cooperativas inscritas o en proceso de inscripción. La distribución la realiza FOGACOOP de manera gratuita y el uso del programa no incurre en costo alguno. Recibe información generada de otros sistemas a través de archivos planos. El proceso posee un alto grado de automatización. Fácil operación y administración. Teniendo en cuenta que el envío de la información a reportar se realiza por Internet, esto conlleva a la reducción en costos y evitar riesgos de perdida de información por manipulación de los medios magnéticos. Disponibilidad las 24 horas al día para la transmisión.

7 Una de las características más importantes se tiene la encriptación de los datos, para garantizar la seguridad de estos, evitando robo de información. El sistema brinda múltiples formas para el ingreso de la información a reportar. El módulo de Captura posee las validaciones sobre la información a reportar, que minimizan la probabilidad de error. Genera diferentes tipos de archivos que apoyan el proceso de verificación antes del envío Indice

8 2 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Indice El módulo de captura del Sistema de Información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos requiere de una configuración mínima de la máquina en donde se va a realizar la instalación. A continuación se especifican estos requerimientos. Para el programa: Sistema Operacional Procesador Espacio en disco Memoria RAM Windows 95 o superior 486 o superior (recomendado) 25 Megabytes 16 Megabytes o superior Para el manual Microsoft Word 95, superior ó compatibles Es importante recordar que estos son los mínimos requerimientos técnicos que se deben tener para su buen funcionamiento. Si se poseen equipos de mejores características técnicas, el rendimiento y el tiempo de procesamiento van a ser óptimos. Indice

9 3 INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN REGIONAL Indice 3.1 INSTALACION Una vez se han bajado los archivos de Internet, se debe recordar el directorio donde se almacenaron. El proceso de instalación es sencillo y se puede realizar de varias formas. En la primera se utiliza la opción Ejecutar de la barra de inicio como se muestra en la siguiente gráfica. Al darle clic sobre este ítem aparece la siguiente pantalla, en donde se especificará la ruta o dirección y el programa a ejecutar:

10 Acepta y ejecuta la instrucción que aparece en el cuadro Abrir Se sale de esta opción Le permite buscar el archivo de instalación. La segunda forma es a través del Explorador de Windows con la opción Programas del menú de inicio, seleccionando el directorio donde se encuentra el archivo de instalación. Una vez ubicado el directorio se da doble clic sobre el archivo setup. Es importante aclarar que si el sistema está ubicado en otra unidad (C:, D:, F:)se debe hacer referencia a ella.

11 Después de esto debe seguir los pasos del instalador del sistema. Al terminar se habrá creado un subdirectorio SIAF en el directorio Archivos de programas y un ítem en el menú de programas como se verá en el próximo capítulo. El nombre del subdirectorio SIAF es sugerido por el programa (recomendado). No obstante, en el proceso de instalación puede cambiar el nombre. 3.2 CONVENCIONES A lo largo del documento encontrará las siguientes convenciones que le ayudarán al uso correcto del sistema y a seguir la lógica del manual. Palabras entre comillas y letra cursiva, hacen referencia a comandos o información que están ubicados en otras gráficas o numerales. El sistema utiliza un formato de fecha dd/mm/aaaa donde dd corresponde a dos posiciones de día, la MM corresponde a dos posiciones del mes y aaaa a las cuatro dígitos del año. Con relación al desplazamiento sobre las ventanas de captura de balances y formatos: Flecha hacia arriba, se desplaza al registro anterior. Flecha hacia abajo, se desplaza al registro siguiente.

12 La tecla de Inicio lo ubicará en la primera posición de la celda. La tecla Fin lo ubicará al final del texto contenido en la celda. La tecla Función 5 (F5), se usa solo en los formatos para incrementar el número de líneas. La tecla Función 6 (F6), se usa en balances para que se visualicen las fórmulas de las celdas que se encuentran protegidas. La tecla Esc cancela la acción que se esté realizando. La función Enter acepta o continua con la acción que se esté realizando. La combinación ALT+m (Alterno + M), selecciona el menú del sistema. La tecla TAB (Tabulador), se utiliza para pasar de un campo a otro o de una celda a otra. La combinación de teclas Shift + TAB (Mayúsculas + Tabulador), se utiliza para pasar al campo o celda anterior. La combinación de teclas Ctrl + [+] (Control + signo mas), aumenta el ancho de la columna en los formatos. La combinación de teclas Ctrl + [-] (Control + signo menos), disminuye el ancho de la columna en los formatos. La combinación de teclas Ctrl + [*] (Control + signo asterisco), aumenta la visualización de columnas y filas en los formatos. La combinación de teclas Ctrl + [/] (Control + signo slash), disminuye la visualización de columnas y filas en los formatos. Indice

13 4 CONFIGURACIÓN REGIONAL Indice Antes de iniciar la instalación del Sistema de información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos - Módulo de Captura de Información Contable y Financiero SIAF, se debe realizar la siguiente configuración regional en su PC. El buen funcionamiento del Sistema de información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos - Módulo de Captura de Información Contable y Financiero, requiere una sincronización con el sistema operacional Windows. Para esto es necesario realizar los siguientes pasos: Entrar al panel de control de Windows y seleccionar Configuración Regional. Inmediatamente, aparecerá una pantalla como la siguiente:

14 Haga click para seleccionar el idioma. Español (Colombia) Luego haga clic en la carpeta llamada Números, enseguida aparecerá una ventana como la siguiente. El separador de decimales debe ser punto (.) El separador de miles debe ser coma (,) El separador de listas debe ser coma (,). Luego haga clic en la carpeta llamada Moneda, enseguida aparecerá una ventana como la siguiente.

15 Luego de establecer estos parámetros del sistema seguimos con la fecha. Haga clic en la carpeta Fecha y aparecerá una pantalla donde se presentan los parámetros de la fecha. El formato de fecha corta debe tener la siguiente distribución dd/mm/aaaa (es importante escribir las M en mayúsculas y el resto en minúsculas). Para una mayor compresión las dd corresponden a las dos posiciones de los días (01 al 31). Las MM corresponden a las dos posiciones del mes (01 al 12). Las aaaa corresponden a las cuatro dígitos del año.

16 La fecha debe quedar dd/mm/aaaa Salva los cambios Haga clic para salvar los cambios. Indice

17 5 INICIO Y PRESENTACION Indice 5.1 INICIO Para iniciar el módulo de captura debemos realizar los siguientes pasos: haga clic en Inicio, Programas, Sistema de Análisis Financiero SIAF, como lo presenta esta gráfica. Inmediatamente aparece por algunos segundos el mensaje de presentación del sistema.

18 Después de desplegarse este mensaje, el sistema presenta una ventana donde se solicita el código de usuario y la palabra clave que le servirá para continuar con la instalación del programa. Adicionalmente, informa en qué lugar está ubicada la base de datos y la fecha actual del sistema. Se digita el código del usuario. El usuario por defecto es admin Se digita la palabra clave, tiene una longitud entre 5 y 11 caracteres. El password por defecto es Fecha y hora actual El sistema informa la ubicación de base de datos. Haga click para confirmar el ingreso del Usuario y el Password. Haga click para cambiar la dirección de la base de datos. Al oprimir el botón Aceptar, el sistema validará el usuario y la palabra clave. Sí encuentra una inconsistencia en alguno de los dos datos presentará el siguiente mensaje.

19 A este mensaje se le responde oprimiendo la tecla Enter o haciendo clic en el botón Aceptar Luego de verificar el usuario y la clave, ingréselos de nuevo y oprima el botón Aceptar. Sólo tendrá tres oportunidades para el ingreso, luego el sistema termina la ejecución. La inconsistencia puede ser producida por la mala ubicación de la base de datos. Entonces, si está seguro de digitar perfectamente el Usuario y el Password oprima el botón Cancelar. El sistema le permitirá ubicar correctamente la base de datos, así: Haga Click para buscar la ruta adecuada Acepta el cambio de la ruta a la base de datos Sale del sistema. En el caso de no existir inconsistencias el sistema continuará como se presenta a continuación.

20 5.2 PRESENTACIÓN Al iniciar el Módulo de Captura de Información Contable y Financiera aparecerá la pantalla siguiente. Datos básicos de la entidad que hace uso del sistema. Importar datos desde archivos planos Permite labores de respaldo del sistema Captura y consulta de Balances Captura y consulta de formatos Generación y envío de los archivos exigidos por Fogacoop Importar datos desde archivos planos Generar los archivos de Balance y formatos para transmitirlos. Captura y consulta de Balances o Formatos Modificación a los datos básicos Listado de los últimos archivos generados Después de esta breve presentación de las principales opciones del sistema, entraremos a detallar cada una de las ellas.

21 5.2.1 Datos Básicos Esta opción tiene cinco ítems y corresponde a la definición de los datos base o parámetros que servirá para estructurar la información a reportar Información de la Cooperativa A través de este ítem se podrá realizar la configuración inicial la cual la tocaremos más profundamente en el Capítulo 6 Configuración y Operación. Este código depende del tipo de PUC con el cual van a reportar: 1 Financiero; 2 SES Es un código asignado para identificar a la cooperativa Clave secreta con la cual se podrá garantizar la seguridad de los datos reportados. Será asignada por el Fondo e informada al usuario oportunamente. La cooperativa debe enviar por correo electrónico a la dirección sistemas@fogacoop.gov.co los datos de la cooperativa tales como: Nit, Razón social, Sigla, Dirección, Ciudad, Teléfono, Correos electrónicos, Representante Legal (identificación y nombre), Revisor Fiscal (identificación y nombre). Con esta

22 información Fogacoop genera la Palabra Clave y la envía a los correos electrónicos reportados. Correo electrónico de la entidad Cooperativa Salva los cambios Parámetros Esta ventana tiene dos funciones primordiales, una es informar sobre los elementos del entorno sobre el cual trabaja el sistema y la segunda brinda la posibilidad de modificarlos de acuerdo con sus necesidades. La ventana siguiente permite configurar tres partes básicas: de FOGACOOP, (siaf@fogacoop.gov.co) e indica a qué correo deben enviar los archivos generados por el sistema, al Fondo. Definición de los directorios, este módulo es muy importante para el buen funcionamiento del sistema ya que en él se especifica la ubicación de los archivos que se utilizan. Se presentan tres acciones con sus respectivas direcciones: La primera acción corresponde a Generar Excel y nos indica en qué directorio van a ser depositados los archivos Excel generados por el sistema, tales como Balance y Formatos. La segunda acción corresponde a Enviar a FOGACOOP y nos indica por defecto el directorio donde el sistema va a depositar o guardar los archivos para reportarlos a la dirección de correo especificada previamente. se

23 La tercera corresponde a Generar y Validar y nos indica el directorio en donde el sistema guardará el resultado de las validaciones realizadas a los archivos procesados. La tercera parte de esta ventana le informa los prefijos y el cuerpo del nombre con los que el sistema generará los archivos procesados en él. Por ejemplo. Los archivos de Balance al ser generados por el sistema aparecerán con el prefijo BALA y el cuerpo estará constituido con la fecha de corte del mismo balance. Estos prefijos son modificables y quedan de libre asignación por parte del usuario. Correo electrónico Acciones Haga click para ubicar el directorio Prefijos Estructura de los nombres archivos Si se ha realizado un cambio dentro de esta pantalla se activará y aceptara los cambios realizados. Sale de la ventana Presenta el ejemplo de nombres con su prefijo respectivo Fogacoop Este ítem contiene cuatro opciones de consulta a las bases de datos que utiliza el sistema.

24 Plan Único de Cuentas Se podrá consultar el plan de cuentas que le corresponde de acuerdo al tipo de entidad asignado. Se presenta el código de la moneda, ver Determina si la cuenta suma o resta Determina la vigencia de la cuenta Monedas Se podrá consultar los tipos de monedas autorizados para la presentación de estados financieros y formatos.

25 Tipo Informe El tipo de informe agrupa la información a reportar por parte de las cooperativas teniendo en cuenta una periodicidad. Ejemplo de esta agrupación puede ser mensual, trimestral, semestral, anual, etc Consultar Que Reportar Esta ventana permite consultar los formatos que se deben reportar, según el tipo de informe (numeral ). A continuación se puede apreciar para el tipo de informe 0 (Informe Trimestral) el Fondo permite reportar los formatos de brecha de liquidez, posición neta cliente, evaluación de las inversiones y captaciones.

26 Fecha desde donde inicia la vigencia del formato Nombre del formato Código del tipo de informe al cual está asociado. Ver Moneda en la cual está expresada la cuenta Fecha hasta cuando tiene vigencia el formato USUARIOS Este ítem tiene dos opciones básicas para el control de acceso al sistema, como lo muestra la gráfica siguiente Adicionar Esta opción permite crear un nuevo usuario en el sistema. Por defecto trae un usuario permanente e imborrable denominado ADMIN. Bajo este usuario se crearan nuevos usuarios que puedan realizar diferentes tareas.

27 Código interno de identificación Clave secreta Salir de la ventana Este grupo de botones permite consultar los diferentes usuarios del sistema. Crea un registro en blanco Borra el registro actual Acepta los cambio Actualiza los datos en pantalla Cambio de Password Esta opción le permite cambiar la clave secreta de un usuario existente en el sistema, reforzando así el nivel de seguridad. Se sugiere cambiarla periódicamente. Código de usuario. Clave actual Nueva clave Salva los cambios Confirma la nueva clave Cierra la ventana Salir Esta última opción permite salir del sistema IMPORTAR La opción importar le permitirá cargar al sistema, los balances y los formatos a través de archivos planos. Estos pueden venir separados por comas o cualquier otro caracter o que posean registros de longitud fija.

28 Aquí seleccionará el archivo que va cargar. Aquí configura la forma en que el archivo será cargado Archivos Planos Este ítem le presentará una pantalla que le ayudará a ubicar el archivo que va a ser cargado. Aquí selecciona si carga Balances o Formatos. Haga click si va a importar el balance del fideicomiso Presenta el registro leído Presenta la ventana una búsqueda para ubicar el archivo. Presenta la cantidad de registros cargados Sale de la ventana Ver numeral Inicia el proceso de cargue Configurar Archivos Para cargar archivos con separadores.

29 Haga clic en la opción Separador cuando el archivo a cargar está definido por separadores. Selecciona si configura el archivo de balances o de formatos Presenta cada uno de los campos y el orden en el cual deben estar contenidos en el archivo plano. Sale de la ventana Se selecciona el tipo de separador Si en el archivo plano no está contenida una columna (por ejemplo la Moneda) se debe señalar en la casilla No Aplica y el sistema asumirá el valor consignado en la casilla Valor por Defecto. Sí el archivo es de longitud fija... Se selecciona la línea en la cual comienzan los datos Nombre del campo Se especifica la longitud total del registro que se cargan al sistema Descripción del registro Contiene el valor por defecto, que deberá asumir la columna que no está contenida en el archivo plano. La posición en la cual comienza el campo La cantidad de caracteres que tiene el campo Sí se marca, informa al sistema que esta columna no está contenida en el archivo a cargar. Ver ejemplos en el numerales y 7.5.

30 5.2.3 BALANCE Esta tercera opción del menú principal le permite alimentar en forma manual los estados financieros de la cooperativa digitando la información. De igual manera, esta opción permite recuperar los archivos cargados por la opción de IMPORTAR o en general le permite recuperar la información del balance grabado Captura Datos De la Entidad Correspondiente a la información de la cooperativa Los saldos que contienen formulas aparecen en verde oscuro y no son modificables. No permite entrada de datos. Digite los saldos de las cuentas a 6 dígitos.

31 Recuperar Esta ventana le permitirá recuperar la información a cualquier fecha de corte que se haya cargado anteriormente y no haya sido borrada. Fecha de corte Inicia el proceso de cargue de la información Sale de la ventana Para consultar los datos de balance, haga click con el el botón Aceptar y para salir oprima Cerrar Fideicomisos Esta opción le permite ingresar el balance del fideicomiso que la entidad posea al momento de reportar los estados financieros, si no se posee ningún fideicomiso, esta información no se diligencia. Número de cuenta Se presenta el contenido de la celda La celda está protegida, porque contiene formulas Salva la información Ver Sale de la ventana Crea un archivo Excel con la información del balance

32 Ver Ecuaciones Esta opción permite consultar las diferentes validaciones que se realizan en un formato o balance. La gráfica que a continuación se presenta permite consultar la forma en que se realizan las validaciones Presenta el contenido de la celda Monedas sobre la cual aplica la validación Tipo de informe sobre el cual aplica esta ecuación. Código de la ecuación Nombre de la validación Sale de la ventana Fórmula que realiza la validación FORMATOS La opción de Formatos del menú principal permite lo siguiente: La Captura de datos en forma manual de los diferentes formatos que contienen información adicional al balance. Dichos formatos se encuentran definidos en la Circular Externa 0003 y Carta Circular 0003 de 2000 las cuales hacen referencia a la información que sirve de base para digitar en el programa de captura. Se aclara que la información definida en estas proformas, sólo se deben remitir mediante el programa de captura del Sistema de Información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos, programa que estamos describiendo en este manual. Al igual que en la opción de balance, se permite recuperar los archivos cargados por la opción de IMPORTAR o en general le permite recuperar la información de un formato ya grabado.

33 Consultar los distintos formatos y en distintas fechas de corte. Consultar los parámetros que son la base de los datos que intervienen en el proceso de la generación de los formatos Captura Datos Al hacer click sobre esta opción, el sistema presenta previamente una ventana que lo guiará a definir el tipo de formato que desea editar. Selecciona el informe Selecciona la moneda Fecha de corte El tipo de formato que se desea editar Despliega un formato vacío. Sale de la ventana Captura Formato Ver Esta ventana permite la captura de datos del formato seleccionado, digitando la información directamente sobre este ó a través de archivo plano previamente cargado por el ítem de Importar del menú principal. (Ver numeral ). Para ello se deben tener en cuenta Las normas impartidas para tal efecto por Fogacoop.

34 Un formato es un ordenamiento lógico de los datos en un esquema matricial que permite capturar y mostrar información contable, financiera y administrativa. Esto sugiere una relación de cruce entre dos características de los datos. El formato está conformado por los siguientes elementos: Celda: intersección entre la columna y el renglón Columna: grupo de celdas ordenadas verticalmente Renglón: grupo de celdas ordenadas horizontalmente Unidad de Captura: es un Conjunto de columnas y renglones que representan segmentos al interior del formato Columnas: Son todas aquellas relaciones verticales de la matriz correspondientes a saldos de cuentas, fechas, nombres, etc. Renglones: Son todas las relaciones horizontales de la matriz, las cuales definen las características de la información reportada. Celdas: son las intersecciones entre filas y columnas las cuales permiten capturar valores, fechas y texto. Unidad de captura: es una agrupación lógica de renglones con un interés común, las cuales identifican un bloque de información con características especiales.

35 Muestra el contenido de la celda Descripción de la columna Código del renglón Código de la unidad de captura para ese formato Descripción del renglón Opcionalmente puede abrir una hoja de trabajo Celda que representa el cruce en la columna Tipo de entidad y < 1 mes Prepara el envío de información a Fogacoop Salva los datos contenidos en el formato Recupera datos previamente cargados o grabados Genera un archivo Excel a partir de los datos actuales Consulta Esta opción le permite consultar el diseño o estructura de los formatos o proformas autorizados por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop. Para el envío de información contable. Aquí seleccionara cualquiera de los formatos que desee analizar solo haciendo click en el renglón correspondiente.

36 Número de la circular por el cual fue reglamentado el formato Haga click para seleccionar el formato En esta ventana se distinguen dos partes importantes, una lista de los formatos y la otra lo constituye un grupo de botones sobre los cuales ampliaremos su función a continuación: Columnas Al oprimir el botón Columnas, se presentará en la parte inferior de la ventana el listado de columnas que conforman el formato seleccionado. Una columna es el conjunto de todas las relaciones verticales del formato. Pueden existir una o varias columnas. Así como lo muestra la gráfica siguiente.

37 En el momento de digitar datos en los formatos o proformas (ver numeral 5.2.1), se debe tener en cuenta los contenidos de las columnas, para lo cual en la circular 0003 de agosto de 2000 se encuéntrala descripción y detalle de cada una de ellas Unidad de Captura El objeto de la unidad de captura es el de agrupar lógicamente renglones o filas de la proforma con un interés común. El formato puede tener uno o varias unidades de captura. La siguiente gráfica muestra la acción que se realiza al oprimir el botón Un. Captura. Se presentan en la parte inferior de la ventana las secciones o unidades de captura en las cuales está dividido el formato seleccionado. Para este caso en particular, el formato presenta dos unidades de captura, que son: Ácido: esta unidad de captura permite tener una visión crítica de la actividad de la cooperativa. Proyectado: presenta una visión del futuro inmediato de la cooperativa Renglón Los renglones o filas son el conjunto de todas las relaciones horizontales y su cruce con las columnas dentro de una unidad de captura, define una información única para el formato.

38 Al oprimir el botón Renglón se despliega en la parte inferior de la ventana, como se ve en la gráfica siguiente, una consulta de todos los renglones que conforman la unidad de captura 1, de la pro forma o formato seleccionado Ver Al oprimir el botón Ver se despliega otra ventana con el formato completo, mostrando así su apariencia o estructura, ver numeral Capturar Al oprimir el botón Capturar el sistema despliega la ventana en la cual se selecciona el formato para capturar datos. Ver numeral Cerrar Sale de la ventana Parámetros La tercera opción del submenú de Formatos permite básicamente la consulta de los tipos de datos permitidos en algunas de las columnas de los formatos que se editen. La gráfica muestra algunos de los tipos de datos o parámetros definidos para los formatos.

39 Cargos Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de cargos que deben ser reportados en los formatos de Privilegiados y Parentesco Con Privilegiados. Define el cargo que desempeña un directivo dentro de la cooperativa. Sale de la ventana Categorías Esta opción despliega una ventana donde se listan las diferentes calificaciones que se le asignan a los créditos según su tipo de garantía y morosidad.

40 Sale de la ventana Clases de Garantías Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de garantías con las cuales se respalda la cartera. Sale de la ventana Clasificación Esta opción despliega una ventana donde se listan las diferentes clasificaciones de la cartera de acuerdo con el destino final del crédito.

41 Sale de la ventana Modalidad Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de modalidades con los que se pactan las inversiones. Sale de la ventana Parentesco Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de parentesco que deben incluirse en el formato de Parentescos Con Privilegiados.

42 Sale de la ventana Tipo de Ahorro Esta opción despliega una ventana donde se listan los tipos de ahorros o inversión. Sale de la ventana Tipo de Identificación Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de identificación de los asociados.

43 Sale de la ventana Tipos de Inversión Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de inversiones autorizados para el sector. Sale de la ventana Reportar Esta opción le permitirá la generación de los archivos para ser enviados a Fogacoop, consultar los últimos archivos procesados y reportar el rastro o

44 auditoría realizados en una tarea determinada, para efectos de dar el soporte técnico a los usuarios del sistema Generar Archivo Al hacer Click sobre esta opción aparecerá la siguiente ventana. Digita la fecha de corte de la información que va a enviar Haga Click, para adicionar el balance de la entidad Si marca, define que los formatos a la fecha de corte sean incluidos en el mismo envío. Inicia el proceso de generación y validaciones de los archivos procesados Sale de la ventana Haga Click, para adicionar el balance del fideicomiso Una vez haga clic en el botón Generar se inicia el proceso de validación de la información a reportar. Si el archivo presenta errores este no será generado y deberá realizar las modificaciones pertinentes. El archivo de errores lo encontrará en el directorio Reportes. Los archivos que genera el sistema son.zip TiddMMaaaa.zip conteniendo los datos donde, Ti corresponde al Tipo de Informe seguido de la fecha de corte y VALIddMMaaaa.xls conteniendo el resultado de la validación.

45 Archivo Generados Esta opción le permitirá consultar un listado de los archivos que se han generado por el proceso anterior. Ver Rastros Esta opción le permitirá generar un archivo de rastro alimentado por un módulo auditor inmerso en el sistema. Este procedimiento ayudará a encontrar soluciones a los posibles problemas de manejo que puedan suceder. Código interno del usuario Fecha de inicio para el análisis Fecha final para el análisis Inicia el proceso Sale de la ventana MANTENIMIENTO Esta opción le permitirá realizar el mantenimiento al sistema y otras operaciones de seguridad.

46 Compactar Al realizar click sobre esta opción se inicia un proceso de compactación de la base de datos. En otras palabras, reduce el tamaño de la base de datos y por consiguiente libera espacio en el disco duro. De igual manera y a través de esta opción se podrá reparar la base de datos si fuere necesario. Seleccione la operación Haga click para buscar la ruta y el nuevo nombre de la base de datos Inicia el proceso seleccionado anteriormente Sale de la ventana Aquí podrá definir el nombre y la ruta de la base de datos Copia de Seguridad Al realizar click sobre esta opción se inicia un proceso para crear una copia de respaldo de la base de datos. Es recomendable realizar este procedimiento periódicamente para tener actualizada esta copia. Es importante recordar que si se presentan problemas con el computador donde está instalado el sistema, se podrán recuperar los datos hasta la fecha de la última copia de seguridad que se llevó a cabo.

47 Hacer click para examinar el nombre y ruta del archivo de respaldo Ubicación de la copia con un nombre nemotécnico preferiblemente Inicia el respaldo Sale de la ventana Para más detalles ver el Capítulo Borrar Datos Esta opción permite borrar los datos. Antes de utilizarla se recomienda realizar una copia de seguridad, al igual que cerciorarse de los archivos que se desean borrar, no correspondan a la información que se está utilizando. Puede seleccionar alternadamente el tipo de archivos que desea borrar Establezca el rango de fechas para el borrado Inicia el proceso de borrado Se puede seleccionar uno u ambos Sale de la ventana Es recomendable que después de realizar este procedimiento se compacte la base de datos (Ver numeral ) Cambio de Ruta Esta ventana tiene una doble función, informa la versión que tiene instalada de la base de datos y permite modificar la ubicación de la base de datos.

48 Versión de la base de datos Haga click para la ruta de la nueva base de datos Digite la nueva ruta donde se encuentra la base de datos. Acepta el cambio Sale de la ventana Actualizar Base de Datos Esta opción le permitirá actualizar la información almacenada en la base de datos con el archivo enviado por Fogacoop en el evento que El Fondo realice una modificación sobre la base de datos. Digite la nueva ruta donde se encuentra la base de datos. Inicia el proceso de actualización Sale de la ventana Haga click para ubicar el archivo comprimido.zip de actualización enviado por Fogacoop Actualizar Identificación Esta opción deberá ser utilizada solamente cuando existan inconsistencias en los datos de identificación de la cooperativa. Se lleva a cabo con ayuda de un archivo enviado por Fogacoop. Una vez recibido el archivo enviado por FOGACOOP para la actualización del tipo de entidad, código de entidad y otros, digite el nombre y la ruta del archivo de actualización.

49 Haga click para ubicar el archivo enviado por Fogacoop Digite la nueva ruta donde se encuentra la base de datos. Inicia la actualización de los datos Sale de la ventana Para actualizar los datos haga click en el botón Iniciar. Para cancelar y salir de la pantalla oprima el botón Cerrar Configuración Esta opción le permitirá consultar la configuración actual del sistema. Sí encuentra alguna divergencia con lo recomendado en el numeral 3.2 y en el Capítulo 4, Otros Requerimientos, debe seguir los pasos propuestos en este último. Indice

50 6 CONFIGURACIÓN Y OPERACIÓN Indice 6.1 CONFIGURACION Para una exitosa configuración del sistema se deben realizar dos cosas, el ingreso de los datos que identifican a la cooperativa (numeral ) y la definición de los directorios donde se deposita la información (numeral ) Identificación de la Cooperativa Es importe recordar que estos datos corresponden a la identificación única de la Cooperativa, dentro del Módulo de Captura y el sistema en general. La información contenida en la ventana de Información de la Cooperativa debe permanecer constante y estática. Para el envío de los datos a Fogacoop, no debe ser modificada, ya que si esto sucede el Fondo rechazará la información remitida. Una vez digitados los datos solicitados en esta pantalla haga click sobre el rótulo que se encuentra en la parte superior con el nombre de Comunicación y llene los campos requeridos en ella. A continuación realice un click sobre el botón Actualizar.

51 Para salvar los cambios haga click aquí Para cancelar los cambios, haga click aquí Enseguida el sistema le realizará algunas preguntas de verificación sobre la información que acaba de ingresar. Por favor léalas y responda de acuerdo con lo ingresado. Recuerde que para modificar los datos de Identificación debe volver a realizar el procedimiento de instalación o si ya tiene datos almacenados comuníquese con Fogacoop para que se le envíe el archivo de los datos de la cooperativa. Posteriormente lleve a cabo el proceso descrito en el numeral Definición de los Parámetros Esta definición es muy importante para el sistema, porque le comunica en qué lugar se encuentra la información, donde genera los archivos planos y en Excel. Igualmente informa en dónde ubica el archivo de las validaciones.

52 Dirección de Fogacoop para el envío de balances y formatos. Hacer click para ubicar correctamente el directorio Si ocurre una cambio en la información, haciendo click aceptará las modificaciones Sale de la ventana Al hacer click en el ícono( ubicar correctamente el directorio. ) se despliega una pantalla que le ayudará a

53 El directorio del sistema Hacer click en el subdirectorio reportes y seleccionar cualquier archivo que este en ese directorio. Acepta la dirección Luego de aceptar la dirección aparecerá el contenido del directorio. Por último se presiona el botón de Modificar en la pantalla de parámetros para que la aplicación registre la nueva información en el sistema. Le aparecerá un mensaje confirmando el cambio y al cual debe contestar Aceptar. Para salir a la pantalla anterior, oprima el botón cerrar Cómo Ingresar Datos al Balance Por Captura Si el ingreso de los datos de balance lo hace en forma manual simplemente ubique la cuenta PUC y digite el saldo correspondiente en la columna Saldo. Es importante aclarar que se transcriben solo las cuentas a seis dígitos porque el formato automáticamente realiza la sumatoria a las cuentas mayores, si se poseen subcuentas a seis dígitos. Si no existen cuentas a seis dígitos, se deben digitar la cuentas a cuatro dígitos. Estas celdas formuladas se identifican porque aparecen en verde oscuro y están protegidas contra escritura. Ver numeral

54 Celda disponible para el ingreso de información Salva los datos digitados Ver siguiente numeral Puede generar un archivo tipo Excel para guardar la información almacenada en el sistema Salir de la ventana Por Archivo plano Ingrese por la opción Importar del menú principal, luego seleccione Archivos Planos y por último haga click en la carpeta Balance. Ver numeral Si tiene a disposición un archivo plano debe realizar un paso anterior a la presentación del balance. Ejemplos de archivos planos Separado por comas Longitud Fija

55 Verificar la fecha de corte Haga click, si la información a importar corresponde al balance del fideicomiso Se le informa al sistema como viene configurado el archivo plano. Ver numeral Inicia el proceso Define la ruta y el nombre del archivo plano Sale de la ventana Antes de iniciar el proceso, confirme la configuración del archivo plano que va a ser cargado; después de esto oprima el botón de Inicio. Para mayor información ver numeral Haga click aquí para informar al sistema la forma cómo debe ser leído el archivo plano. Si el archivo plano tiene algún separador, defínalo aquí. El sistema le informa cómo debe estar la información dentro del archivo plano. Después de iniciado el proceso de cargue, el sistema presentará los registros que están siendo leídos en la sección Información Leída, luego al terminar presenta una estadística de los registros cargados y rechazados.

56 Conteo de registros cargados y rechazados A este mensaje se le contesta Aceptar y posteriormente Cerrar para salir de la ventana. En este momento ingrese por la opción Balance, Captura Datos, luego oprima el botón Recuperar. Verifique que la fecha corresponda al archivo cargado anteriormente en el proceso de importar Enseguida aparece un mensaje, como se ve en la gráfica anterior, que le solicita la fecha de corte de la información que va a cargar. Importante que la fecha corresponda con la información cargada anteriormente. Luego de verificar, oprima el botón Aceptar.

57 El sistema le confirmará el cargue de los registros a través de un mensaje, como se presenta en la gráfica anterior, al cual se escoge Aceptar. Verifique los datos cargados. Si le faltan puede ingresarlos manualmente o generar nuevamente el archivo y volver a cargar los datos. El proceso genera dos archivos que le ayudarán en el proceso de identificación de los rechazos realizados por el sistema en el momento del cargue. Un archivo plano donde se identifican las cuentas rechazadas con un valor diferente a cero (0). En el archivo de errores se pueden identificar las cuentas que no fueron cargadas y en el archivo Excel se encontrará la razón del rechazo.

58 Datos generales sobre los datos cargados 6.3 Como Ingresar Datos a los Formatos Por Captura Para ingresar datos a los Formatos se debe seleccionar del menú principal la opción Formatos, Capturar Datos. Se selecciona el informe Fecha de corte de la información La moneda legal aplica para todos los formatos Sale de la ventana Presenta el número de registros almacenados Presenta el formato seleccionado Al hacer click sobre el botón Nro. Registros Almacenados, se presenta la siguiente ventana.

59 Digite la fecha de corte que desea consultar Realiza la consulta Se presenta el resultado de la consulta a la fecha solicitada En el cuadro siguiente podemos seleccionar cualquiera de los formatos de informe trimestral haciendo click en el extremo derecho de los campos. Haga click para desplegar la lista de formatos Después de hacer click en el botón Capturar Formato aparece esta ventana en la cual puede capturar manualmente los datos solicitados, los puede transcribir directamente sobre la hoja.

60 En las normas impartidas por FOGACOOP, la Circular 0003 de agosto de 2000, encontrará mayor información sobre el contenido de las columnas de los formatos exigidos. Presenta el contenido de la celda donde esté el cursor. Celdas disponibles para recibir datos Identificación del renglón Por Archivo Plano Si posee un archivo plano con la información del formato y previamente realizó el cargue, solamente deberá oprimir el botón de Recuperar, que aparece en la parte inferior de esta ventana. Enseguida aparecerá un mensaje que le pedirá la fecha de corte. Es muy importante que esta fecha coincida con la del archivo plano. Inicia el proceso de cargue del formato La fecha debe coincidir con la fecha cargada anteriormente. Luego aparecerá la información en el formato de la siguiente manera:

61 Unidad de Captura Salva los datos Valida y genera el archivo de datos para ser enviado a Fogacoop Recupera datos importados. ver numeral Genera archivo de Excel con los datos capturados Si no se ha realizado previamente el cargue tendrá que utilizar la opción de Importar, Archivos Planos y seleccionar la carpeta Formatos (ver numeral ); inmediatamente aparecerá una ventana como la siguiente: Verificar fecha de corte Defina la ruta y el nombre del archivo plano.

62 Es muy importante la fecha de corte con la cual va a cargar los datos desde el archivo plano, porque esta será la fecha con la cual el sistema desplegará los datos en captura de formatos. Igualmente es necesario verificar la configuración del archivo plano que se va a cargar. Esto lo puede hacer oprimiendo el botón Ver Configuración que se encuentra en la parte inferior izquierda de la gráfica anterior. A continuación se presenta la ventana con la información del archivo plano. Ver numeral Haga click aquí para informar al sistema la forma en la cual debe ser leído el archivo plano. Si el archivo plano tiene algún separador, defínalo aquí. El sistema le informa cómo debe estar la información dentro del archivo plano. Esta ventana permitirá que los datos sean correctamente leídos por el sistema, por lo que se debe tener en cuenta lo siguiente: Debe definir si el archivo plano está separado por algún caracter o es de ancho fijo. Si está separado por algún caracter diferente a los especificados en la pantalla, debe definírsele. Si el archivo tiene encabezados, debe informarle al sistema en qué línea debe empezar a cargar, desechando los encabezados. El formato corresponde al código del formato que se desea cargar. Ver numeral Columna, corresponde al código de la columna. Unidad de Captura, corresponde al código de la unidad de captura. Ver numeral

63 Renglón, corresponde al código del renglón dentro de la unidad de captura. Ver Saldo, corresponde al valor del renglón en la unidad de captura y la columna en el informe seleccionado Cómo reportar formatos a Fogacoop Después de cargado el formato con información, (numerales y 6.3.2) se presiona el botón Arch. FOGACOOP, el cual está ubicado en la parte inferior de la ventana de captura de formatos. Haga click para generar los archivos de formatos que se enviarán a Fogacoop. Inmediatamente aparece una ventana donde se puede escoger los formatos que se van a incluir en el archivo de transmisión de formatos. Después de seleccionar los formatos. Haga click para continuar el proceso de envío de formatos Haga click para informar al sistema que el formato correspondiente se va a incluir en el envío. Si está marcado haga click para informarle al sistema que este formato no será incluido en el envío.

64 Al terminar el proceso de generación de formatos, el sistema despliega un mensaje que informa la ubicación y el nombre del archivo Excel sobre el cual se agruparon los formatos. A este mensaje se le contesta presionando la tecla enter o haciendo click sobre el botón Aceptar. A continuación presenta otro mensaje que informa la ubicación del archivo para enviar a Fogacoop y el archivo de inconsistencias. Si se presentan errores en los archivos a reportar, el programa no genera el archivo encriptado y compacto a enviar, siendo esto que genera el archivo correspondiente a las inconsistencias o errores encontrados. A este mensaje se le contesta igual que al anterior. Posteriormente presenta la el mensaje de finalización del proceso. Haga click

65 6.4 ACTUALIZACIONES Esta labor de actualización aplica únicamente a base de datos e identificación. Su carácter es esporádico y deberá realizarse inmediatamente después de recibir el archivo enviado por Fogacoop. Respecto a la actualización del programa, el Fondo enviará la modificación respectiva por internet, con sus instrucciones para actualizar dicho software Actualizar Bases de Datos Este proceso de actualización se produce por cambios en la normatividad y comienza con el envío del archivo por parte de Fogacoop. Una vez lo copia en el microcomputador se debe recordar el directorio donde se depositó. Al hacer click en esta opción se presenta la siguiente pantalla. Buscar el archivo enviado por Fogacoop Inicia la actualización Dirección del archivo de actualización Actualizar Identificación

66 La actualización se produce por inconsistencias en los datos de identificación (numeral ). Es otro proceso esporádico y el archivo también es elaborado y enviado por Fogacoop. Buscar el archivo Inicia el proceso Al terminar la actualización se presenta un mensaje confirmándola y se le contesta Aceptar. El programa finalizará automáticamente. Indice

67 7 FACILIDADES DEL SISTEMA Indice 7.1 Adicionar renglones a los formatos Haga Click para adicionar renglones al formato que ha seleccionado. Estos se adicionaran al final la hoja. En esta pantalla encontramos el botón Adicionar, el cual permite adicionar registros como hojas para el ingreso de información. También digitando la tecla función F5. La función de este botón es especialmente útil en formatos de muchos renglones. Le permite crear una Hoja 2 para seguir digitando información después que en la Hoja Principal estén llenos sus renglones. Puede abrir hasta 10 hojas adicionales 7.2 Hoja de Trabajo

68 Es una herramienta útil para realizar o calcular datos antes de pasarlos a la Hoja Principal. Este traslado de la información se puede realizar de dos maneras: la primera, digitando en la Hoja Principal el valor resultante; la segunda creando un enlace con la Hoja de Trabajo, como se observa en la siguiente gráfica: 7.3 Visualización de Balance y Formato Para ampliar el tamaño de las letras dentro del formato se utiliza la combinación de teclas Control y [*] (signo asterisco) y las letras progresivamente van aumentando el tamaño.

69 Para reducir el tamaño de la letra y permitir mayor información presentada en el formato se utiliza la combinación de teclas Control y [/] (signo slash) y las letras progresivamente van disminuyendo el tamaño. 7.4 Ayudas en línea Esta ayuda en línea le permitirá recibir información de datos validados sobre algunas de las columnas del formato. Al hacer click derecho sobre la celda deseada se presentará una lista de los posibles valores que ella puede recibir; se selecciona uno de estos haciendo click sobre él y automáticamente el valor escogido pasará a la celda activa, desapareciendo la lista.

70 Haga click derecho para obtener ayuda sobre los valores que la celda puede recibir. Esta ayuda está disponible para las siguientes columnas en los diferentes formatos: Tipo Identificación Tipo de inversión Tipo de Ahorro Modalidad Clasificación Categoría Clase de garantía Cargo Parentesco Meses Cuotas Extraordinarias

71 Seleccione los meses en los cuales se van a realizar las cuotas extraordinarias. 7.5 Características de los Archivos planos Los archivos planos que el sistema acepta pueden ser separados por algún caracter o de longitud fija como se presentaron en el numeral y deben tener la siguiente estructura: Para importar datos al balance el archivo, como mínimo, debe contener las columnas Cuenta y Valor, la Moneda la puede asumir el sistema. Ejemplo del archivo plano para el balance Para importar datos a los formatos, el archivo debe contener las siguientes columnas y en el siguiente orden:

72 Código del formato Columna Unidad de Captura Renglón Valor Este es un ejemplo del archivo plano para el formato 5 CR_6 INFORME INDIVIDUAL DE CARTERA. Esta línea no es requerida. Solo explica el orden en el cual deben ser reportados los registros. Este rango corresponde a un renglón de información Es importante destacar la forma en la cual se deben reportar los meses de las cuotas extraordinarias. Para este caso los meses son junio, marzo, diciembre. 7.6 Cargar datos del mismo formato en la misma fecha Esta nueva opción permite cargar archivos planos extensos en dos o más fases y se deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:

73 Preparar los archivos planos Realizar el primer proceso de importación Si desea puede depurar este segmento de datos antes de importar el segundo. Iniciar el proceso para importar el segundo segmento de datos. Aquí el programa le hace una serie de preguntas a las cuales le debe contestar como se presenta a continuación:

74 Haga Click Luego se presenta otro mensaje, en el cual le informamos al sistema que no queremos reemplazar la información. Haga Click Se inicia el proceso de cargue de la información adicional. El paso siguiente es realizar las correcciones que a los rechazos presentados al importar y validar que se realizó correctamente.

75 Registros cargados en el primer paquete de datos. Registros de segundo paquete de datos Indice

76 8 ACTUALIZACIONES Para realizar correctamente la actualización se deben seguir los siguientes pasos: Indice Bajar las actualizaciones de la página de Fogacoop ( Extractar la nueva versión del programa Ejecutar nuevamente la aplicación SIAF Llevar a cabo la actualización de la base de datos En este paso se requiere que la cooperativa ingrese a Internet; busque la dirección de Fogacoop ( ubique la opción de Servicios en el menú Trámites y Servicios. Opción Trámites y Servicios Haga clic Haga clic en la opción SIAF en el menú del lado izquierda.

77 Servicios Haga clic sobre la opción Programas y Actualizaciones del SIAF en la parte inferior de la página. Haga clic

78 Haga clic en Actualización de la base de datos parcial. Haga clic Para llevar a cabo la actualización del Programa o de la Base de datos Parcial, se recomienda verificar la fecha. La actualización parcial de la base de datos se recomienda bajar cuando existen datos en el sistema y lo único que se desea es actualizar. La actualización total se recomienda en los casos en los cuales la base de datos se ha degradado o dañado irremediablemente y lo que se desea es volver a cargar los datos al sistema, inclusive los datos de configuración de la base. También se han publicado actualizaciones del manual del usuario y ejemplos de los archivos planos para los formatos que le servirán de guía para la construcción de la información que se desea importar al sistema. Al hacer un clic sobre cualquiera de los enlaces que se presentan en la imagen anterior, presentará una ventana que de descargue así:

79 Haga click para continuar con el descargue en el disco Al Aceptar presenta una ventana donde se puede ubicar el archivo en el disco. Al Guardar presenta una ventana donde muestra el proceso de descargue.

80 Una vez se ha definido el proceso a realizar y se han descargado los archivos correspondientes, pasamos a realizar la actualización. Ubicamos por Explorador de Windows los archivos en el disco. El Primer paso es realizar la actualización del programa, Este procedimiento descomprime el ejecutable actualizado. Haga doble clic sobre Ce3_2000_Programa_SIAF_Actualización.exe, se presentará la siguiente ventana.

81 Haga click para ubicar el directorio destino dentro del disco duro Se presenta esta ventana, Ubique C:\archivos de programas\siaf Verifique que la carpeta quede abierta Haga click para continuar Al Aceptar devuelve la ruta destino en la cual depositará el programa actualizado. Luego lo devolverá a la ventana anterior donde debe aparecer la nueva ruta y luego hacer clic sobre el botón Unzip. Aparecerá un mensaje informado que este procedimiento ha extractado un archivo. Es de aclarar que se debe verificar que este proceso remplace la versión anterior del programa.

82 Haga Click Después de descomprimir el programa, haga click aquí para terminar Ejecute normalmente el Sistema de Análisis Financiero SIAF, realice el paso presentado en el numeral y 5.4.1, referenciando el archivo Ce3_2000_Base_de_Datos_Parcial_Actualización.zip Indice

83 9 RESPALDO DE LA INFORMACION Indice Para realizar un copia de seguridad de la Base de Datos, en el menú principal encontrará una opción de Mantenimiento, al seleccionarla, aparece un submenú que contiene una tarea llamada Copia de Seguridad, tal como aparece la siguiente gráfica. Haga Clic Luego de hacer clic sobre la tarea, el sistema presenta una nueva ventana donde se selecciona la ruta destino y el nombre de la copia de seguridad. Dirección y archivo origen de los datos Dirección donde se depositará la copia. Procede con la creación de la copia

84 Luego de presionar Aceptar, se presenta este mensaje al cual se le responde Si. Al terminar presenta un mensaje que informa la culminación del la copia de seguridad. Indice

85 10 MENSAJES DE ERROR Indice En este capítulo encontrará una reseña de los mensajes de mensajes de error más frecuentemente presentados en las cooperativas y su respectiva solución Durante la instalación Durante el proceso de instalación del sistema pueden surgir estos mensajes: A este mensaje se responde con el botón Ignorar. luego presenta otra ventana como la siguiente a la cual le responderemos con Sí.

86 Haga clic Otro de los mensajes en el proceso de instalación es el siguiente: Haga click A este también, le respondemos con el botón Ignorar. Al finalizar la instalación se presenta un mensaje, que igual a los anteriores se le responde Ignorar.

87 Haga click Los anteriores mensajes se presentan porque el sistema operacional Windows utiliza estos archivos para su funcionamiento, por lo tanto no los deja actualizar. Es importante aclarar que, al ignorar estos mensajes no afecta el funcionamiento del Módulo de Captura de Formatos Contables y Financieros. En muy pocas ocasiones se surge durante la instalación un mensaje que hace referencia al archivo ssdw3b32.ocx y durante la ejecución aplicación se presenta así: Este mensaje anuncia que los elementos con los cuales fue construido el sistema no pudieron ser registrados en Windows. Para registrarlos requiere actualizar cuatro archivos del sistema operacional. A continuación presentamos la lista con sus versiones mínimas requeridas para permitir el registro de los elementos.

88 Nombre Versión Mfc42.dll Msvcrt.dll Oleaut32.dll Olepro32.dll Cómo identificar la versión Utilizando el Explorador de Windows, ubique el archivo al cual desee verificarle la versión; haga Clic derecho Sobre el nombre del archivo; se presentará un menú en el cual se selecciona la opción Propiedades, luego se despliega una ventana como la siguiente: Versión actual del archivo Haga Clic derecho Sí la versión es superior a la mínima no se debe remplazar el archivo.

89 Cómo Actualizar los archivos.dll Para llevar a cabo la actualización de los archivos.dll se deben seguir los siguientes pasos: Depositar los archivos en un lugar de fácil acceso por D.O.S. Reiniciar el computador en modo D.O.S. Haga Clic Estando en modo D.O.S. digite y ejecute el siguiente comando:

90 Reinicie la máquina nuevamente e instale otra vez el sistema Mensajes durante la ejecución de la aplicación Uno de los primeros mensajes que pueden aparecer es el siguiente: Se soluciona al corregir la configuración regional de acuerdo con el Capítulo 4 de este manual. Indice

91 11 INFORMES DE VALIDACION Indice En este capítulo encontrará una descripción de los principales informes generados por Sistema de Análisis Financiero, SIAF. Ver numeral Informe sobre el balance Siaf genera un informe sobre el balance en momento de importar datos desde un archivo plano. El nombre del archivo está construido de la siguiente manera: BALAddmmaaaa.XLS Prefijo que indica que la información contenida es del Balance Fecha en la cual fue cargada la información. La extensión XLS, indica que es un archivo Excel En el informe encontrará, las validaciones sobre la coherencia entre la información importada y las características de la base de datos que la recibe. Adicionalmente, se controla el signo de los valores que están siendo cargados. En la gráfica siguiente encontrará la forma en la cual se presentan las inconsistencias.

92 Descripción del error Ubicación de la fila que presenta la inconsistencia en el archivo plano de entrada Ubicación de la fila rechazada en el archivo plano de salida 11.2 Informe sobre los formatos Al igual que el anterior el informe se genera en momento de importar datos desde un archivo plano y el nombre del archivo mantiene la misma estructura del balance y tiene como prefijo FORM. En el proceso de importar los archivos planos, es recomendable revisar los numerales , y 7.5, para tener una visión de la estructura de los mismos, esto reduce el número de rechazos el informe. Es importante aclarar que no todos los mensajes presentados en el informe son errores. Los valores vacíos o en cero en sistema los rechaza y no por ello es un error. Por ejemplo no todas las personas tienen segundo apellido o no todos los créditos tienen cuotas extraordinarias. Por lo anterior es normal tener valores cero o vacíos. Así se presenta el informe de formatos:

93 Como se puede apreciar contiene los mismos elementos que el del balance Archivo de los rechazos En todos los procesos de importar se genera un archivo que contiene una copia de los registros que fueron rechazados, mantiene la forma del nombre pero su prefijo es PLAN y la fecha en la cual fue cargada la información. Como se dijo anteriormente el archivo contiene una copia de los registros que fueron rechazados durante el proceso de importar, este sirve para validar los rechazos presentados en los informes anteriormente presentados. A continuación se puede observar la gráfica del archivo PLAN después del cargue de un balance.

94 11.4 Informe de validación El proceso de validación surge en el momento de generar los archivos a Fogacoop tanto por la opción de Reportar (numeral 5.2.5) del menú principal o el Botón Generar de la Página inicial, cómo por el botón Arch. FOGACOOP que se presenta en la ventana de Captura de Datos del Formato (numeral , y 6.3.3). El nombre del archivo de validación tiene como prefijo VALI y la fecha en la cual se realizó la validación. El informe consta de dos hojas Validaciones e Inf Detalle. Estas validaciones verifican los datos en el contexto de la información del formato y la ausencia de datos obligatorios dentro de un registro. Garantizando así la integridad de la información

95 Validaciones La hoja de Validaciones contiene los mensajes de inconsistencias presentados en los formatos y en el balance. Inconsistencias presentadas en los formatos Inconsistencias presentadas en el balance Informe Detalle Esta hoja presenta detalladamente todas las validaciones que el sistema aplica sobre los datos del balance y los valores que involucrados. Esta combinación permite realizar un análisis rápido de las inconsistencias presentadas. Este informe utiliza un código de colores que ayudan a identificar la gravedad de las inconsistencias y se definen así: Rojo: aplica para errores plenamente identificados. Azul: aplica para inconsistencias que no afectan el resultado final, pero, deberían corregirse. Negro: la información esta correcta.

96 Nombre de la validación El color rojo indica que esta descuadrado Fórmula aplicada a los datos Valores que intervienen en la formula El color Negro indica que está correcto Indice