X REUNIÓN EXTRAORDINARIA DE AUTORIDADES MARÍTIMAS. Punto de la ORDEN DEL DÍA

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1 RED OPERATIVA DE COOPERACIÓN REGIONAL DE AUTORIDADES MARÍTIMAS DE LAS X REUNIÓN EXTRAORDINARIA DE AUTORIDADES MARÍTIMAS Punto de la ORDEN DEL DÍA Actividades de asistencia técnica de la ROCRAM año 2015 Mejoramiento de la gestión de las actividades de asistencia técnica, documento presentado por la Secretaría General de la ROCRAM RESUMEN Sinopsis: En el presente documento el Coordinador del Memorando de Entendimiento de Asistencia Técnica MoU OMI-SECROCRAM de la Secretaría General de la ROCRAM, informa algunas situaciones administrativas que entorpecieron el desarrollo administrativo de las actividades de asistencia técnica originadas durante el cumplimiento de la Programación del año 2015, conforme al Plan de Trabajo aprobado en la XVII Reunión Ordinaria Medidas propuestas: Se invita a las Autoridades Marítimas de la ROCRAM, a tomar conocimiento de la información contenida en el presente documento y adoptar las medidas que consideren más convenientes. Reconocer el presente documento, como un documento-guía del procedimiento que debe seguir el Coordinador del MOU OMI-SECROCRAM, para cumplir con las actividades de asistencia técnica aprobadas por la ROCRAM. Documentos conexos: MOU de Asistencia Técnica OMI-SECROCRAM Antecedentes 1. En la IXa Reunión Extraordinaria de la ROCRAM, celebrada en Londres Reino Unido Chile, entre el 26 y 27 de noviembre de 2012 fue presentado el documento que trata de la Mejora de la Gestión de las actividades de Asistencia Técnica por la Autoridad Marítima del Chile en el ejercicio de la Secretaría General de la ROCRAM. Página 1

2 RED OPERATIVA DE COOPERACIÓN REGIONAL 2. En la XVIIa Reunión Ordinaria, celebrada en Viña del Mar Chile, entre el 10 y 13 del mes de diciembre de 2014, se designó a la Diretoria de Portos e Costas DPC, Autoridad Marítima del Brasil, como Secretaría General de la ROCRAM para el periodo , asumiendo su cargo al final de dicha Reunión. 3. Asimismo la Asamblea dispuso que la Secretaría General de la ROCRAM se guíe por dicho Programa, para la planificación de las actividades de asistencia técnica, Grupos de Trabajo y Reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la ROCRAM. 4. En el mes de diciembre de 2014 se firmó el Memorando de Entendimiento el cual contempló para el año de 2015 el desarrollo de 3 actividades aprobadas en la XVIIa Reunión Ordinaria. 5. Durante el año de 2015 se desarrollaron las 3 actividades. 6. El documento 9.1.3, presentado en la IX Reunión Ordinaria se actualizó y volvió a presentar en esta Reunión dado que los mismos hechos siguen repitiéndose. Aspectos Generales 1. Con la experiencia y práctica de administrar y gestionar las 3 actividades de asistencia técnica aprobadas, cumplidas y realizadas durante el año de 2015, se ha estimado válido mencionar, sucintamente, para conocimiento de las Autoridades Marítimas de la ROCRAM, la secuencia de acciones administrativas y de gestión que se planifican para concretar los Cursillos y el Seminario Regional, aprobado por la Autoridad Marítima Anfitriona para realizarlo en su país en una fecha definida. 2. La secuencia planificada, en forma muy resumida, corresponde a los siguientes pasos: a) Proponer en la Reunión Ordinaria o Extraordinaria de la ROCRAM, las actividades proyectadas y aprobadas por la OMI, para el siguiente periodo, solicitando a las Autoridades Marítimas patrocinar y ser anfitriona de una de ellas, en el carácter de voluntaria ; b) Definido lo anterior, tomar contacto con cada una de las Autoridades Marítimas que accedieron a realizar una actividad de asistencia técnica en su país y solicitar que defina o confirme la fecha para su ejecución, solicitando que se nombre un Punto de Contacto Página 2

3 c) RED OPERATIVA DE COOPERACIÓN REGIONAL técnico-administrativo, para su desempeño como representante y Coordinador interno de la actividad; d) Definir, precisar y obtener la colaboración de Instructores idóneos para cada actividad, Ad honorem o a honorarios, con el apoyo de la OMI; e) Orientar el Coordinador interno sobre que trata la actividad y enviar (en lo posible dos meses antes) una planificación de las gestiones y trámites que se deberán ejecutar y cumplir, tanto por parte de la Autoridad Marítima Anfitriona como por el Coordinador del MOU OMI- SECROCRAM, hasta la llegada de los participantes y materialización del evento; f) Proceder a enviar la Convocatoria a las Autoridades Marítimas de la ROCRAM para asistir a la actividad, invitando y solicitando la designación de dos funcionarios para asistir al evento de asistencia técnica (gestión que antecede entre 60 y 45 días previos a la actividad). Se envía junto con la Convocatoria, el Programa de Actividades y el formato de Candidatura personal (de Inscripción) de la OMI para que sean entregados y contestados por los funcionarios que se designen. Se solicita confirmar la recepción de la Convocatoria; g) Previa coordinación con el Punto de Contacto de la Autoridad Marítima anfitriona, el Coordinador del MOU OMI-SECROCRAM se presenta en el lugar donde se eligió, por la Autoridad Marítima, para desarrollar el evento (un mes antes de la actividad) y coordinar los detalles de la actividad, seleccionar y comprometer, con la ayuda del Coordinador local, el servicio de habitación de un hotel que se usará para alojamiento de participantes e instructores cancelando la gran parte del costo del hotel. h) Para ese momento y, transcurrido casi un mes desde el envío de la Convocatoria, comúnmente solo 5 o 6 Autoridades Marítimas han comunicado la información sobre los funcionarios que asisten a la actividad indicada. i) Después de la visita a terreno efectuada por el Coordinador del MOU, se oficializa la actividad con la OMI y se envía inmediatamente las Instrucciones de detalles a todas las Autoridades Marítimas de la ROCRAM y a aquellos funcionarios que ya han sido designados por sus respectivas Jefaturas, informándolos sobre el alojamiento, entrega de los pasajes aéreos, viáticos que se les entregará (Daily Subsistence Allowance, DSA) y como se les Página 3

4 j) RED OPERATIVA DE COOPERACIÓN REGIONAL k) cancelará, descuento que se les aplicará por alojamiento (nunca más allá del 60% del DSA), además de otras informaciones de detalle para la orientación básica del participante, objeto concurrir y participar en la actividad. En esta comunicación se insiste, a aquellas Autoridades Marítimas que aún no lo han hecho, que informen la designación de sus participantes a la brevedad posible. Se solicita confirmar la recepción de la Convocatoria; l) Después de la gestión anterior, inmediatamente se inicia la adquisición de los pasajes aéreos y el envío de ellos a los interesados, junto con las Instrucciones de Detalles (con información a su Jefatura) y se mantiene informado del avance de las inscripciones de participantes a la Autoridad Marítima Anfitriona; m) Se procura, diez días antes del evento, enviar el Listado Final de los Participantes y sus Planes de vuelo a la Autoridad Marítima Anfitriona, para efecto que ella planifique la espera y traslado de los participantes del aeropuerto al hotel donde se alojarán. Se entrega, también, el Listado de Vuelos al hotel para efectos de asignar las habitaciones conforme al horario de llegada de cada cual; n) Una vez que llegan los participantes al hotel, puede decirse que termina la primera parte del ciclo administrativo y de gestión del Acuerdo de Asistencia Técnica, al esperarlos el Coordinador del MOU OMI-SECROCRAM en la recepción, procediendo a cancelarles la diferencia del viático informado, descontado el alojamiento y desayuno, y dar las instrucciones para iniciar la actividad del Curso propiamente tal, al día siguiente; o) Una vez terminado el curso, las últimas diligencias son elaborar el informe, enviarlo para conocimiento de la OMI y a todas las Autoridades Marítimas de la ROCRAM y subirlo a la página web. 3. En todo el trámite anterior hay ciertas circunstancias que afectan su desarrollo armónico y eventualmente, algunas de ellas, pueden tener un sesgo negativo, que podría derivar incluso en suspender la actividad planificada. 4. En lo básico, son tres los factores que obstaculizan la gestión de la Coordinación del MOU OMI-SECROCRAM y que pueden afectar a las mismas Autoridades Marítimas, a saber: Página 4

5 5. RED OPERATIVA DE COOPERACIÓN REGIONAL a) Poca receptividad de algunas Autoridades Marítimas para dar acuse de recibo de los documentos que se han enviado. Esto produce un descontrol administrativo y la pérdida de tiempo procurando saber si se recibió o no el documento (por eso el documento se envía también por correo oficial, pero la recepción de estos pude tomar hasta 20 días después del envío por correo electrónico). Solución: Disponer que los Puntos de Contacto oficiales designados por las Autoridades Marítimas Superiores den acuse de recibo tan pronto llegue el documento. b) La tardanza de algunas Autoridades Marítimas en designar a sus funcionarios que participarán de la actividad (se han presentado casos extremos, en que la información correcta llega tres o cuatro días antes del evento). Esta situación, económicamente hablando, es la más complicada de todas y genera gastos extras que pueden ser elevados, atentando con la participación de aquellos funcionarios designados. El motivo de lo anterior es la adquisición y el cupo de los pasajes aéreos. Las empresas aéreas que cubren Sudamérica son pocas y existe poca transparencia de su accionar cuando se acerca la fecha de la actividad, pueden tener los pasajes sobrevenidos, carecer de cupo u ofrecer solo en categorías superiores. El valor de un pasaje comprado una semana antes del viaje, puede llegar a costar hasta el 100% más caro que un pasaje comprado un mes previo al evento. Solución: Iniciar con antelación el trámite de los funcionarios (cuando se envía la Convocatoria quedan dos meses de plazo para el evento) y si tienen los nombres y el número de pasaporte antes de la finalización del trámite, informarlo para adquirir los pasajes. Otra solución podría ser que, al recibir la programación del año, designar inmediatamente a los participantes, para cada una de las actividades programadas. c) Cambio de participantes a última hora o no llega el participante a la actividad y ello no se informa. En este caso al igual que el acápite anterior, pero no tan acentuado, produce un Página 5

6 d) RED OPERATIVA DE COOPERACIÓN REGIONAL e) daño económico y quita la posibilidad de participar a otra persona. Hasta 24 horas antes del viaje se puede anular el pasaje pagando una multa dependiendo esta de la calidad del pasaje o la ruta que tiene. En el caso del no uso del pasaje solo devuelven los impuestos asociados al pasaje no ocupado y el resto se pierde. Solución: Acuciosidad y control sobre los participantes designados, por medio de sus Puntos de Contacto. MEDIDAS QUE SE PROPONEN PARA LA REUNIÓN Se invita a las Autoridades Marítimas de la ROCRAM, a tomar conocimiento de la información contenida en el presente documento. Página 6

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