Villavicencio, Diciembre 14 de 2009.

Transcripción

1 ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA COMPRA DE MUEBLES Y ENSERES, REPARACION Y PINTURA DE MOBILIARIO DE PROPIEDAD Y USO DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO Villavicencio, Diciembre 4 de La Contraloría Municipal de Villavicencio, adelanta el presente ESTUDIO PREVIO, sujeto a lo reglamentado por el art. 3º del Decreto 2474 de 2008 y artículo º del Decreto 3576 de 2009, a fin de realizar el proceso de Contratación de Adquisición de Bienes y/o Servicios de igual o inferior al 0% de la menor cuantía y la consecuente celebración del contrato requerido: I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD. Mediante el Acuerdo 038 de junio 5 de 986, el Concejo Municipal de Villavicencio creó La Contraloría Municipal. 2. De conformidad con el art. 65 de la Ley 42 de 993, la Contraloría municipal de Villavicencio, debe realizar la vigilancia de la gestión fiscal en su jurisdicción de acuerdo a los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la presente ley. 3. Que la Contraloría Municipal cuenta con muebles y enseres, los cuales algunos de estos elementos se encuentran deteriorados debido a su uso continuo, otros han cumplido su vida útil y hacen falta otros para brindar comodidad en las labores administrativas y de bienestar al personal además de sus visitantes. 4. LA CONTRALORÍA cuenta dentro de su inventario con Sillas, Mesa de Juntas, atril, escritorios, mesa de teléfono, mesa auxiliar con cajones, biblioteca, papeleras en madera que con los años se han ido deteriorando y requieren de reparación y pintura. 5. Que dos funcionarios de la Contraloría Municipal presentaron ante este Despacho oficio de fecha Diciembre de 2009 solicitando la siguiente necesidad así: De manera atenta SANDRA MILENA RIOS TORRES Y ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO, nos permitimos informar que considerando que es misión de las entidades públicas velar por el cuidado y mantenimiento de los bienes a cargo de las mismas y dotar a los funcionarios y a las Instalaciones donde ejercen la función pública de elementos que permitan una correcta y eficiente prestación de los servicios a su cargo, en condiciones de comodidad, salubridad, oportunidad y continuidad, agradeceríamos tener en cuenta la posibilidad de adquirir Muebles y enseres y la reparación y pintura de algunos, a fin de que presten un buen funcionamiento y se vea organización de los puestos de trabajo. Por lo anterior se hace necesaria la reparación, renovación o aumento de estos bienes mediante la compra de muebles y enseres que se han identificado así: REPARACIÓN: 6 Sillas auxiliares con brazos L-300, Mesa de Juntas L-300, atril con acrílico en impresión digital logo contraloría, 2 papelógrafos, 5 sillas auxiliares dimensional con brazos, Mesa de centro L-300, mesa de juntas redonda de.20 mts, escritorio ejecutivo, mesa de teléfono, mesa auxiliar con dos cajones, mesa de centro, biblioteca, papelera de piso y 2 papeleras de escritorio. COMPRA: 2 Soportes en madera para colgar pantalla retráctil para video beam, tablero acrílico con soporte en madera de 2.00x.20 mts, con pisa papel, porta borrador y rodachines, Mueble en madera para televisor LCD de.50x.30x 0,60 mts, con puertas en la parte inferior y compartimientos para guardar equipos de audio y video, con su respectiva cerradura y rodachinas y 9 sillas ergonómicas.. 6. Que la Contraloría Municipal de Villavicencio, teniendo en cuenta la solicitud de los funcionarios a realizado un análisis de conveniencia y oportunidad, llegando a la conclusión que a fin de propiciar y facilitar el desarrollo de las labores que requiere la Entidad, en condiciones de comodidad, ergonomía y bienestar, le resulta necesario la renovación de determinadas sillas ergonómicas, teniendo en cuenta que por su antigüedad y uso no se

2 2 encuentran en buen estado, así como adquirir otros muebles y la repararación y pintura del mobiliario en madera evitando su deterioramiento. 7.Debido a la necesidad requerida por la Contraloría Municipal de Villavicencio la mejor forma y la más conveniente para satisfacerla es realizar una invitación pública a fin de celebrar un contrato para la compra de muebles y enseres de oficina y a su vez prestar el servicio de reparación y pintura de los muebles en madera, con una persona natural o jurídica que ofrezca las condiciones óptimas requeridas y que presente la oferta más favorable para los intereses de la entidad cumpliendo con los requisitos habilitantes exigidos para llevar a cabo el objeto de la presente contratación. 8. Que existen recursos en el rubro presupuestal , MATERIALES Y SUMINISTRO, según Certificado de Disponibilidad No 9 de fecha Diciembre de 2009 por valor de SIETE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MCTE ($ oo) y recursos en el rubro MANTENIMIENTO según Certificado de Disponibilidad No 86 de fecha Diciembre de 2009 por TRES MILLONES OCHOCIENTOS VEINTIUN MIL CUARENTA PESOS MCTE ($ ), certificados que suman un total de ONCE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y UN MIL CUARENTA PESOS M/CTE ($ ) de los cuales se puede establecer que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe disponibilidad para realizar la presente invitación pública y la consecuente celebración del contrato. II. DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO, ESPECIFICIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÒN DEL CONTRATO OBJETO: Compra de Muebles y Enseres de oficina para uso de la Contraloría Municipal de Villavicencio y servicio de reparación de pintura de muebles y enseres que cumpla con las siguientes especificaciones: COMPRA DETALLE CANTIDAD Soportes en madera para colgar pantalla retráctil para 2 video beam. Tablero acrílico con soporte en madera de 2.00x.20 mts, con pisa papel, porta borrador y rodachinas. Mueble en madera para televisor LCD de.50x.30x 0,60 mts, con puertas en la parte inferior y compartimientos para guardar equipos de audio y video, con su respectiva cerradura y rodachinas. Cajonera 2x en madera tipo ejecutivo Sillas ergonómicas 9 El futuro contratista deberá realizar la reparación y pintura de los siguientes elementos de madera: REPARACION Y PINTURA DETALLE CANTIDAD Sillas auxiliares con brazos L

3 3 Mesa de Juntas L-300 Atril con acrílico en impresión digital logo contraloría, papelógrafos Papelógrafos 2 Sillas auxiliares dimensional con brazos 5 Mesa de centro L-300 Mesa de juntas redonda de.20 mts Escritorio ejecutivo Mesa de teléfono Mesa auxiliar con dos cajones Mesa de centro Biblioteca. Papelera de piso Papeleras de escritorio. 2 Código CUBS: Bienes.48 Muebles.48. Muebles de oficina SILLA Silla tipo ejecutiva, con brazos fijos, en poliuretano, espaldar en carcaza exterior en polipropileno bastidor interno en poliuretano espuma de alta densidad forrado en paño, asiento en carcaza exterior en polipropileno bastidor interno en poliuretano espuma de alta densidad forrado en paño, base o estructura 5 aspas con rodachinas en nylon, sistema de elevación neumático, sistema de ajuste contacto permanente, espaldar alto separado del asiento, movilidad del espaldar graduable en altura y profundidad. Bienes.48 Muebles.48. Muebles de oficina Se llevan a este nivel ya que no se encontraron soporte en madera para colgar pantalla retráctil para video beam, tablero acrílico con soporte en madera de 2x.20 metros con pisapapel, portaborrador y rodachinas, mueble en madera para televisor LCD de.50x.30x0.60 metros con puertas en la parte inferior y compartimientos para guardar equipos de audio y video con sus respectivas cerraduras y rodachinas. 2. Servicio 2.24 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- El futuro contratista se obligará a:.) Cumplir con el objeto del Contrato, en los términos pactados de conformidad con la propuesta presentada. 2.) Entregar al Almacén de la CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO ubicado en la calle 4 No 29-97, los bienes objeto de este contrato. 3.) Presentar factura por la compra y reparación de los muebles, detallando los bienes adquiridos y la reparación de los otros bienes de propiedad de la contraloría para la ejecución y desarrollo del objeto contractual, los valores de la oferta deberán expresarse en pesos colombianos, a precios fijos e inmodificables durante la ejecución del contrato y deberán incluir los impuestos y demás costos en que incurra con ocasión de la ejecución del contrato. 4) Cumplir con las 3

4 4 obligaciones ante el Sistema de Seguridad Social, estableciendo una correcta relación entre sus ingresos reales y las sumas cotizadas. (Art. 50 de la Ley 789 de 2002) 5) Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situación que pueda afectar la correcta ejecución del mismo. 6) Permitir al supervisor delegado realizar la inspección en el almacén durante la entrega de los suministros. 7) De presentarse durante la entrega y revisión, algún defecto en los elementos entregados o especificaciones diferentes, el contratista hará el cambio de los mismos. 8) Presentar los documentos necesarios para la legalización y perfeccionamiento del contrato. 9) Cumplir con la garantía de seis (6) meses por defectos de fabricación. 0) Las demás propias del objeto del contrato y las contenidas en la propuesta. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: Teniendo en cuenta la necesidad de adquirir unos muebles y enseres de oficina y la reparación y pintura de otros muebles en madera de propiedad de la contraloría Municipal de Villavicencio, el contrato a celebrarse no supera el 0% de la menor cuantía por lo que se establece como una contratación para la adquisición de bienes de características técnicas y uniformes de común utilización inferior al 0% de la menor cuantía. II. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN En cumplimiento a lo establecido en la Ley 50 de 2007, y tal como lo dispone el artículo del Decreto Reglamentario 3576 de 2009, se justifica la escogencia de la presente modalidad de selección en que el valor del Contrato a celebrarse no excede el 0% de la Menor Cuantía. Además de las normas particularmente señaladas en el párrafo anterior, son aplicables a la presente modalidad de selección la Ley 50 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2009 y el Decreto 3576 de 2009 en su articulo, así como las demás normas complementarias y reglamentarias. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo de voluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercio que llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en la invitación pública. En consecuencia, el presente proceso se adelantará mediante el PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS CUYO VALOR NO EXCEDA EL 0% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD. IV. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. VARIABLES CONSIDERADAS: Estudio de precios del mercado: Se realizó CONSULTA AL SICE, que arroja la información: Silla tipo ejecutiva, con brazos fijos, en poliuretano, espaldar en carcaza exterior en polipropileno bastidor interno en poliuretano espuma de alta densidad forrado en paño, asiento en carcaza exterior en polipropileno bastidor interno en poliuretano espuma de alta densidad forrado en paño, base o estructura 5 aspas con rodachinas en nylon, sistema de elevación neumático, sistema de ajuste contacto permanente, espaldar alto separado del asiento, movilidad del espaldar graduable en altura y profundidad. 4

5 5 Bienes.48 Muebles.48. Muebles de oficina Se llevan a este nivel ya que no se encontraron soporte en madera para colgar pantalla retráctil para video beam, tablero acrílico con soporte en madera de 2x.20 metros con pisapapel, portaborrador y rodachinas, mueble en madera para televisor LCD de.50x.30x0.60 metros con puertas en la parte inferior y compartimientos para guardar equipos de audio y video con sus respectivas cerraduras y rodachinas. 2. Servicio 2.24 Mantenimiento, reparación, reconstrucción, modificación e instalación de bienesequipos Reparación y pintura de bienes muebles en madera Para determinar los precios establecidos en el mercado se realiza la consulta SICE no encontrando precios de referencia, por lo que se acude a solicitar cotizaciones dentro del área del municipio los cuales hacen parte del presente estudio. Ofertas Presentadas Estudio de mercado: A efectos de conocer y establecer un valor proyectado para la presente contratación y como punto de referencia, los funcionarios encargados de realizar el estudio previo tuvieron en cuenta la necesidad y solicitaron cotizaciones a establecimientos de comercio dedicados a esta actividad comercial y se estableció el costo de mercado para la realización de esta compra y reparación, teniendo como punto de referencia la de menor precio. DETALLE VALOR PROPUESTA VALOR ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN $ Variables consideradas: Por ser una Contratación para la adquisición de bienes y/o servicios inferior al 0% de la menor cuantía, el procedimiento de selección se llevará a cabo mediante una subasta inversa, por lo que la escogencia corresponderá al mejor postor, es decir a quien presente la oferta con el precio más bajo, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 3576 de 2009, siempre y cuando la respectiva oferta cumpla con las condiciones del objeto y se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. Monto del presupuesto: De acuerdo a la consulta realizada en el SICE y de acuerdo a cotización solicitada para el estudio de la necesidad de contratar la compra de muebles y enseres y la reparación y pintura de mobiliarios en madera, se tiene en cuenta como costo estimativo del Contrato la suma de ONCE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y UN MIL CUARENTA PESOS M/CTE ($ ), del presupuesto de la presente vigencia. Disponibilidad e Imputación Presupuestal: La Contraloría Municipal cuenta con un presupuesto oficial máximo establecido y aprobado para la vigencia 2009, para lo cual el Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero, mediante Certificado de Disponibilidad No 9 de fecha Diciembre de 2009 existe en el rubro presupuestal , MATERIALES Y SUMINISTRO por valor de SIETE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MCTE ($ oo) y recursos en el 5

6 6 rubro MANTENIMIENTO según Certificado de Disponibilidad No 86 de fecha Diciembre de 2009 por TRES MILLONES OCHOCIENTOS VEINTIUN MIL CUARENTA PESOS MCTE ($ ), certificados que suman un total de ONCE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y UN MIL CUARENTA PESOS M/CTE ($ ) certificando lo siguiente: Que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe disponibilidad para llevar a cabo la presente contratación. V. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios inferior al 0% de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico, de conformidad con lo establecido en el Decreto 3576 de VI. ESTIMACIÓN, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO: Para este tipo de contratación inferior al 0% de la menor cuantía no se considera necesario requerir la expedición de una garantía única que ampare la obligación de cumplimiento del contrato y calidad de los muebles, más sin embargo el oferente ofrecerá una garantía de 6 meses por defecto defectos de fabricación. INDEMNIDAD: El futuro CONTRATISTA, se obliga a Mantener indemne a la Contraloría Municipal de Villavicencio de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato, de conformidad con el Decreto 93 de marzo 8 de 2009 VII. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES Por ser un contrato para la adquisición de bienes inferior al diez por ciento de la menor cuantía no se considera necesario la expedición de una póliza. VIII. DOCUMENTOS ANEXOS.. Certificado de disponibilidad presupuestal. 2. Certificados de precio indicativo. 3. Cotización. SANDRA MILENA RIOS TORRES Auxiliar Administrativa Almacenista ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal. Firmas en documento original. 6