Experiencias en la atención no presencial al ciudadano

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1 Experiencias en la atención no presencial al ciudadano Interoperabilidad y seguridad. La visión jurídico informática Nacho Alamillo General Manager Astrea La Infopista Jurídica SL, M. L. José María Ortín Desarrollo de Negocio FIRMA-E M. L.

2 Objetivo: Nuevos sistemas de comunicación para todos los implicados La comunicación directa con el ciudadano es una opción óptima en la relación con el mismo, sin embargo, en un entorno de recursos limitados, no es la opción más eficiente. Las tecnologías permite optimizar la comunicación aportando: Proximidad al ciudadano. Disponibilidad 24x7. Optimización de los recursos personales. Rediseño de los procesos de tramitación. Organismos Colaboradores

3 Marco jurídico, apropiado para la innovación? Completitud normativa, quizá hasta exceso regulatorio Leyes: Ley 58/2003, General Tributaria; Ley 59/2003, Firma electrónica; Ley 11/2007, Acceso electrónico Reglamentos: RD 1065/2007, Gestión tributaria; RD 3/2003, Seguridad; RD 4/2010, Interoperabilidad Normas Técnicas de Interoperabilidad, Guías CCN STIC (seguridad) Normativa antropomórfica y anticuada, sí. Pero permite el empleo de diferentes tecnologías (neutralidad tecnológica suficiente). Y más innovaciones de las que inicialmente parece.

4 Marco jurídico, apropiado para la innovación? Nuevas modalidades de firma electrónica. Firma electrónica biométrica, en tablet. Firma electrónica en Smartphone. Firma electrónica centralizada en HSM. Autenticación basada en redes sociales. Nuevas modalidades de representación electrónica. Sustitución de poderes notariales por certificados de firma electrónica con atributos. Registros administrativos de representación electrónica. Redes sociales y computación en Nube. Actuación administrativa automatizada.

5 Un soporte legal para la innovación pública El Derecho no es verdaderamente un obstáculo a la innovación. El problema del horror vacui: Nos aterroriza la ausencia de previsiones detalladas que regulen nuestra actividad. El principio de vinculación positiva de la a la Ley no es problema, dada la amplia habilitación para actuar en este campo. Pero es preciso fijar una interpretación razonable y razonada del marco legal, que aporte certeza y seguridad jurídica. Y muy especialmente que permita la gestión de cambio por parte del personal de la, basada en la confianza en el sistema que se adopte.

6 Un soporte legal para la innovación pública Aspectos a regular por Reglamento/Ordenanza: Registro electrónico de documentos. Imposición obligatoria de trámites electrónicos. Actuación administrativa automatizada. Condiciones para la destrucción de copias electrónicas sustitutivas. Aspectos a aprobar por decreto: Políticas de seguridad de la información. Políticas de firma electrónica. Políticas de gestión documental. Normas delegables a otros órganos: estándares, guías y procedimientos.

7 Soporte: Contexto Legal. Soporte de los nuevos sistemas electrónica Protección de datos de carácter personal Ley 11/2007 (LAECSP) Firma electrónica Ley 15/1999 (LOPD) R.D. 1671/2009 (Desarrollo LAECSP) Ley 59/2003 (Firma e) R.D. 1720/2007 (RMS LOPD) R.D. 3/2010 (ENS) R.D. 4/2010 (ENI)

8 Soporte: Estructura de los Sistemas de Información Organizaciones Aumento constante de los <<servicios>> de la <<información>> Sistema de información de Gestión Información de contribuyentes Aplicación gestión expedientes Sede electrónica Web Registro telemático Correo electrónico Hardware servidores Red Troncal CPD 1 Contenido= Información CPD 2 Servicios para transportar el contenido

9 Funcionamiento: Flujo de la información en las organizaciones Procesos de negocio Procesos de negocio Entradas Personal Salidas Tecnologías de la información Infraestructuras físicas

10 Herramientas: Nuevas Tecnologías a disposición de las organizaciones Nuevas Tecnologías Aplicadas a diferentes aspectos de la comunicación con los ciudadanos y terceros: Canales comunicación Internet Telefonía. Voz Telefonía. Datos Movilidad Evidencias Captura Imágenes Generación de Firmas Captura de Datos Documentos Electrónicos Archivo electrónico Generación Electrónica Paso a papel Funcionalidades Licitación Electrónica Intercambio documentos Factura Electrónica

11 Canales de Comunicación O. Colaboradores Internet Terceros SEDE ELECTRÓNICA WEB CORPORATIVA Las opciones que Internet aporta a la relación con los ciudadanos son múltiples, el canal de comunicación regulado para la administración es la Sede Electrónica que permite la relación del organismo con el resto de actores ya sean ciudadanos, otras Administraciones o terceros: Acceso a la información Inicio de trámites Información sobre los trámites Comunicación con el ciudadano

12 Canales de Comunicación O. Colaboradores Telefonía. Voz Terceros INFORMACION TELEFONICA TRAMITACION TELEFONICA La tramitación telefónica es un medio poco explotado en la actualidad, si bien la mayoría de los ciudadanos disponen de teléfono son pocos los Ayuntamientos que se han lanzado a una oferta completa de trámites que se puedan resolver por teléfono. El problema de la autenticación del usuario parece el principal freno. Actualmente los avances normativos permiten de una forma segura desarrollar más trámites que los tradicionales de suministro de información, se permiten: Acceso a la información Inicio de trámites Información sobre los trámites Comunicación con el ciudadano

13 Canales de Comunicación O. Colaboradores Telefonía. Datos Terceros NOTIFICACION COMUNICACION La utilización de sistemas de datos apoyados en redes telefónicas tales como Correos Electrónicos Certificados o SMS Certificados permiten gestionar nuevos sistemas de notificación y comunicación a los ciudadanos: Notificación de trámites Comunicación de trámites Solicitudes e inicio de procedimientos por los ciudadanos

14 Canales de Comunicación O. Colaboradores Movilidad Terceros NOTIFICACION COMUNICACIÓN TRAMITES Los nuevos dispositivos móviles, dotados de conectividad a través de redes de datos permiten utilizar esta tecnología al servicio de la comunicación, notificación e interacción con las administraciones, estas herramientas suponen nuevos sistemas en Movilidad: Notificación de trámites Comunicación de trámites Actuaciones vinculadas a trámites Carpeta del ciudadano

15 Evidencias Electrónicas O. Colaboradores Captura de Imágenes Terceros CAPTURA IMAGENES Las imágenes ya sean en formato video o como captura de una imagen concreta aportan documentos con un alto valor probatorio a los expedientes administrativos siendo de gran utilidad. La tecnología permite que la captura e imágenes sea un proceso razonablemente sencillo que tiene como principal reto la unificación de los formatos de imagen y el tratamiento de la información que está asociada a la imagen. Los Sistemas de captura de imágenes permiten gestionar: Infracciones de tráfico Reordenación del territorio (vuelos y fotografías) Actuaciones para y con los ciudadanos

16 Evidencias Electrónicas O. Colaboradores Generación de Firmas Terceros GENERACION DE FIRMA ELECTRONICA Los sistemas de firma electrónica, regulados por la Ley 59/2003, establecen nuevas posibilidades para la generación de evidencias electrónicas que confieran validez a los documentos. Existen múltiples tecnologías de generación de firmas en formato electrónico y de firmas electrónicas, algunas son: Firmas generadas con certificados X.509 (básica, avanzada y reconocida) Firmas generadas mediante biometría (Tablet y/o móvil) Firmas generadas mediante dispositivos HSM

17 Evidencias Electrónicas Captura de Datos O. Colaboradores Terceros CAPTURA DE DATOS Todas las Administraciones están acometiendo procesos de digitalización de documentos ya sea relacionados con valiosos fondos documentales antiguos o con fondos documentales vinculados a la actividad administrativa. La regulación establecida por las Normas Técnicas de Interoperabilidad del Esquema Nacional de Interoperabilidad definen de forma concreta los metadatos que deben acompañar a cada documento. Algunos de estos metadatos están vinculados al proceso de digitalización y muchos de ellos están vinculados al contenido. Los procesos de OCR unidos a flujos de videocorrección y aprobación de los documentos deben aportar mecanismos de captura de información de forma automática, aumentando el rendimiento y optimizando los recursos de captura de información.

18 Documentos Electrónicos Archivo Electrónico O. Colaboradores Terceros ARCHIVO ELECTRONICO El almacenamiento de los documentos generados en formato electrónico o digitalizados, debe constituir un Archivo Electrónico construido sobre reglas e instrucciones que los archiveros e informáticos de los servicios municipales deben consensuar y poner en marcha. No disponer de archivo electrónico es como no disponer de archivo en papel. Desde la destrucción a la validez, deben ser planificados de antemano en la generación o digitalización de los documentos. El archivo debe normalizar aspectos tales como: Generar copias en formato electrónico homogéneas y con una calidad establecida Validaciones del proceso de digitalización mediante firmas electrónicas Metadatos vinculados a los documentos para su clasificación, gestión e intercambio Establecer un Fondo Documental homogeneizando la digitalización de documentos y estableciendo criterios de clasificación

19 Documentos Electrónicos Generación Electrónica O. Colaboradores Terceros GENERACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS La mayor parte de la documentación que se genera en una se hace en formato electrónico, sin embargo, la mayor parte de ella se imprime para darle validez y en muchos casos se vuelve a digitalizar para disponer de una copia electrónica del documento considerado como original. Las leyes y normas y la tecnología permiten invertir el proceso y generar Documentos Electrónicos para su utilización por parte de la emisora del documento, otras Administraciones así como ciudadanos y terceros, para ello se debe considerar: El formato del documento La firma o validación del documento Los datos o metadatos asociados al documento Los intercambios previstos con el documento

20 Documentos Electrónicos O. Colaboradores Paso a Papel Terceros IMPRESIÓN DOCUMENTOS ELECTRONICOS La gestión de Documentos Electrónicos está regulada en la Norma Técnica de Interoperabilidad denominada Documento Electrónico que desarrolla el Esquema Nacional de Interoperabilidad. La impresión de documentos electrónicos requiere disponer de un sistema de codificación que se incorpore al documento para identificarlo y un sistema de verificación del documento electrónico mediante el uso del código. Un Código seguro de verificación (CSV): Código único que vincula un documento electrónico, al órgano u organismo responsable y, en su caso, a la persona firmante del documento. Sirve para la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

21 Nuevas Funcionalidades O. Colaboradores Licitación electrónica Terceros SISTEMAS DE LICITACION ELECTRONICA La utilización de sistemas de Licitación Electrónica en Administraciones Públicas conforman un proyecto de racionalización de las inversiones y aumento de la transparencia en los sistemas de contratación. Adicionalmente reduce el gasto público, rediseña los procesos de contratación para hacerlos más eficientes, fomenta la competitividad, incorpora a las pymes a los procesos de contratación,.., etc. Existen múltiples plataformas que ofrecen servicios de contratación ya sea en formato de alquiler de plataforma o en formato de adquisición y puesta en marcha.

22 Canales de Comunicación O. Colaboradores Intercambio Documentos Terceros INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS ENTRE ADMINISTRACIONES El objetivo del Esquema Nacional de Interoperabilidad es unificar los formatos que las diferentes administraciones utilizan para facilitar el proceso de intercambio de información. La de Justicia cuenta con su propia regulación a través del EJIS. Establecer proyectos de colaboración e intercambio de información entre administraciones permite analizar la adecuación a los estándares definidos por el ENI por parte de una.

23 Canales de Comunicación O. Colaboradores Factura Electrónica Terceros FACTURA ELECTRONICA El proyecto de ley de impulso de factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público de fecha 14/10/2013 recoge en su artículo 1 Constituye el objeto de la presente Ley impulsar el uso de la factura electrónica, crear el registro contable de facturas, regular el procedimiento para su tramitación en las Administraciones Públicas y las actuaciones de seguimiento por los órganos competentes. Obliga a disponer de un punto de entrada, a custodiar y archivar las facturas a utilizar sistemas de factura electrónica en formato XML y utilizar firma XAdES y todo esto antes del 15 de Enero de 2015.

24 Política de Seguridad de la Información Normativa general (Todos los usuarios) Normativa técnica (Personal de la ) Normativa general de uso de los sistemas de información Norma de control de acceso lógico Clasificación y tratamiento de información Procedimiento de gestión de usuarios. Servicios TI Descripción y condiciones de uso de servicios Sede Electrónica y servicios Norma de físico a edificios y salas Procedimiento de control de acceso físico al CPD Hospedaje Web Resto de servicios de la Resto de normas y procedimientos Del marco normativo

25 Se trata de gestionar información Información de servicios e Datos de carácter personal INFORMACIÓN

26 Y si es posible, de gestionar de forma óptima Madurez Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Definido y documentado Nivel 5 Optimizado Definido y gestionado SG Nivel 1 Implantado pero no supervisado Nivel 0 No existe control Iniciado Tiempo

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