Apuntes Informática E.P.E.T. N 19. Taller - 2 AÑO 1 / 49

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1 Apuntes Informática E.P.E.T. N 19 Taller - 2 AÑO 1 / 49

2 UNIDAD I La computadora como sistema Los vertiginosos y constantes avances tecnológicos hacen que las formas de acceso a la información aumenten continuamente, en consecuencia también aumenta el volumen o cantidad de información. Frente a esta situación, es fundamental aprender a combinar las herramientas disponibles de manejo de información con nuestra capacidad de análisis de las cosas, para poder separar lo útil y lo práctico de lo que no lo es. La computadora, interpretada como sistema, tiene un papel destacado en esta tarea, porque nos permite la representación de diferentes tipos de información, su almacenamiento, transmisión, selección y procesamiento. La computadora tiene al usuario como eje principal de su funcionamiento, quien a través de los recursos físicos y lógicos de la computadora, transforma los datos en información. La tecnología de la información y las comunicaciones ha logrado tan alto grado de desarrollo que hoy está en todas partes y, si no en todas, en la mayoría de las actividades del ser humano: en la educación, la industria, el comercio, las finanzas, la investigación, etc. Hoy en día, conocer la tecnología y utilizarla ya no constituye ningún privilegio, por el contrario, es una necesidad. El uso de la tecnología es un factor determinante en los niveles de eficiencia y competitividad tanto a nivel empresarial como personal. Información En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. De esta manera, si por ejemplo organizamos datos sobre un país, tales como: número de habitantes, densidad de población, nombre del presidente, etc. y escribimos por ejemplo, el capítulo de un libro, podemos decir que ese capítulo constituye información sobre ese país. Cuando tenemos que resolver un determinado problema o tenemos que tomar una decisión, empleamos diversas fuentes de información (como podría ser el capítulo mencionado de este libro imaginario), y construimos lo que en general se denomina conocimiento o información organizada que permite la resolución de problemas o la toma de decisiones. También podemos decir que la información es el resultado de un proceso de transformación de datos que es interpretado por las personas. Informática La palabra informática proviene de dos términos, información y automática. Podemos decir que la informática consiste en el tratamiento automático de la información. La informática esta vinculada con la computadora, ya que su finalidad es el procesamiento de la información mediante el uso de éste instrumento. Para esta combinación de tareas intervienen dos procesos importantes, los cuales caracterizan a todo sistema informático: el funcionamiento de la computadora y las técnicas de procesamiento de datos. Es el tratamiento racional, automático y adecuado de la información, por medio de la computadora, para lo cual se diseñan y desarrollan estructuras y aplicaciones especiales buscando seguridad e integridad. En el contexto de la informática la información constituye un recurso de gran valor y se busca mantenerla y utilizarla de la mejor manera. 2 / 49

3 Sistema Informático Un sistema informático está compuesto de recursos humanos, recursos físicos (hardware), recursos lógicos (software) y datos/información. Recursos Humanos Datos - Información Recursos Físicos (Hardware) Recursos Lógicos (Software) Como en todo sistema, en informática los componentes están relacionados entre sí y cada uno constituye un sistema en sí mismo. Ejemplo: Una parte de la computadora es la Unidad Central de Procesamiento (CPU, por sus siglas en inglés), está formada por circuitos y registros aritméticos, cada uno de éstos está formado por otros componentes más pequeños. Un dato y también la información, debe ser representada en una página o como pulsos electrónicos, esto es posible gracias a un elemento del sistema informático que convierte los datos de entrada en información de salida. Qué es una computadora? Es una máquina electrónica diseñada para la manipulación y procesamiento de datos de datos, capaz de desarrollar complejas operaciones a gran velocidad. Tareas que manualmente requieren días de trabajo, el computador puede hacerlas en solo fracciones de segundo. El computador es una máquina de propósito general, lo que significa que se utiliza en diversos campos de la actividad humana, solo por mencionar algunas, las finanzas, la investigación, edición de imágenes, edición de texto, cálculos matemáticos, administración de pequeñas y grandes bases de datos, entre muchos otros. Para lograr cumplir con sus funciones el computador requiere de dos partes principales, una que es física, tangible, la maquinaria, a la que técnicamente se le llama hardware y otra que es intangible, pero que está allí y hace que el computador funcione, está formada por los programas y toda la información, esta se llama software. Los elementos físicos de una computadora son conocidos como Hardware, y los lógicos como Software. 3 / 49

4 Hardware: Son los componentes físicos que forman parte de un sistema informático, también ésta palabra es utilizada para aludir a todas las partes mecánicas y electrónicas que constituyen una computadora, como los dispositivos externos, los circuitos, las teclas del teclado, es decir, todos los elementos de naturaleza física. Cómo funciona una PC? El computador, habiendo sido diseñado para el procesamiento de datos, su organización es similar a la de cualquier otro proceso. Indiferente de lo que se desee procesar, siempre se tendrán tres elementos importantes, la materia prima, la transformación que es el proceso en sí, y el producto final, es decir la materia prima transformada en un nuevo producto. Así, el computador está conformado por dispositivos de entrada, unidad central de procesamiento, dispositivos de salida y adicionalmente memoria externa o dispositivos de almacenamiento. Se puede decir que el funcionamiento de la computadora se basa en el ingreso de los datos que se han a procesar por medio de una unidad de entrada, en su procesamiento en la unidad central de procesamiento, mediante la ejecución de un programa que transforma los datos en resultados, y la posterior comunicación de esos resultados (información) al exterior, por medio de una unidad de salida. La captura de los datos y la salida de la información se ejecutan a partir de una unidad de almacenamiento secundario. Periféricos: Se denominan periféricos a las unidades o dispositivos a través de los cuales la computadora se comunica con el mundo exterior, y también a los sistemas que almacenan o archivan la información, sirviendo de memoria auxiliar de la memoria principal. Se entenderá por periférico a todo conjunto de dispositivos que, sin pertenecer al núcleo fundamental de la computadora, formado por la CPU y la memoria central, permitan realizar operaciones de entrada/salida (E/S) complementarias al proceso de datos que realiza la CPU. Estas son las tres unidades básicas en una computadora, CPU, memoria central y el subsistema de E/S. Tipos de periféricos: Los periféricos pueden clasificarse en 4 categorías principales: 4 / 49

5 Periféricos de entrada: Captan y envían los datos al dispositivo que los procesará. Periféricos de salida: Son dispositivos que muestran o proyectan información hacia el exterior del ordenador. La mayoría son para informar, alertar, comunicar, proyectar o dar al usuario cierta información, de la misma forma se encargan de convertir los impulsos eléctricos en información legible para el usuario. Periféricos de almacenamiento: Son los dispositivos que almacenan datos e información por bastante tiempo. La memoria RAM no puede ser considerada un periférico de almacenamiento, ya que su memoria es volátil y temporal. Periféricos de comunicación: Son los periféricos que se encargan de comunicarse con otras máquinas o computadoras, ya sea para trabajar en conjunto, o para enviar y recibir información. Periféricos de entrada Son los que introducen datos externos a la computadora para su posterior tratamiento por parte de la CPU. Estos datos pueden provenir de distintas fuentes, siendo la principal un ser humano. Los periféricos de entrada más habituales son: Teclado Mouse Cámara web Escáner Micrófono Conversor Analógico digital Escáner de código de barras Joystick Tarjeta digitalizadora Pantalla táctil Periféricos de salida Son los que reciben información que es procesada por el CPU y la reproducen para que sea perceptible para el usuario. Ej.: Monitor. Monitor Impresoras Parlantes Auriculares Fax Pantalla táctil Periféricos de almacenamiento Se encargan de guardar o salvar los datos de los que hace uso la CPU para que ésta pueda hacer uso de ellos una vez que han sido eliminados de la memoria principal, ya que ésta se borra cada vez que se apaga la computadora. Pueden ser internos, como un disco duro, o extraíbles, como un CD. Los más comunes son: Disco duro o disco rígido Grabadora y/o lector de CD Grabadora y/o lector de DVD Grabadora y/o lector de Blu-ray Grabadora y/o lector de HD-DVD 5 / 49

6 Memoria Flash Cintas magnéticas Tarjetas perforadas Memoria portátil Disquete Periféricos de comunicación Su función es permitir o facilitar la interacción entre dos o más computadoras, o entre una computadora y otro periférico externo a la computadora. Entre ellos se encuentran los siguientes: Fax-Módem Tarjeta de red Tarjeta Wireless Tarjeta Bluetooth Controladores de puertos (serie, paralelo, infrarrojo, etc.) Hub USB CPU: es el componente en una computadora digital que interpreta las instrucciones y procesa los datos contenidos en los programas de computadora. Se encarga de administrar el sistema, y consiste en un conjunto de circuitos electrónicos integrados en una diminuta pastilla de silicio, o chip: el microprocesador, que se encuentra en la placa madre (motherboard). La Memoria Central: o principal almacena los datos y el programa activo que se necesitan para llevar a cabo un proceso. Se distinguen dos tipos: RAM y ROM. RAM: (Random Acces Memory), memoria de acceso aleatorio, se pueden leer y grabar datos, éstos se pierden al cortar el suministro de energía eléctrica. ROM: (Read Only Memory), memoria de solo lectura, es permanente, guarda los programas básicos que se ocupan de funciones primarias. La memoria ROM se graba en fábrica y no puede ser modificada por el usuario. La placa madre La placa madre, o motherboard en inglés, es la tarjeta de circuitos impresos que sirve como medio de conexión entre el microprocesador, los circuitos electrónicos de soporte, las ranuras para conectar parte o 6 / 49

7 toda la RAM del sistema, la ROM y las ranuras especiales (slots) que permiten la conexión de tarjetas adaptadoras adicionales. Estas tarjetas de expansión suelen realizar funciones de control de periféricos tales como monitores, impresoras, unidades de disco, etc... Se diseña básicamente para realizar tareas específicas vitales para el funcionamiento de la computadora, como por ejemplo las de: Conexión física. Administración, control y distribución de energía eléctrica. Comunicación de datos. Temporización. Sincronismo. Control y monitoreo. Para que la placa base cumpla con su cometido, lleva instalado un software muy básico denominado BIOS. BIOS Basic Input Output System, es el sistema básico de entrada y salida, y controla todos los movimientos de entrada y salida de datos de la computadora. Software Se denomina software, programa, equipamiento lógico o soporte lógico a todos los componentes intangibles de una computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware). Esto incluye aplicaciones informáticas tales como un procesador de textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software de sistema como un sistema operativo, que permite al resto de programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de aplicaciones. Dentro del software encontramos la siguiente clasificación: Software de sistema: es la parte que permite funcionar al hardware. Su objetivo es aislar tanto como sea posible al programador de aplicaciones de los detalles del computador particular que se use, especialmente de las características físicas de la memoria, dispositivos de comunicaciones, impresoras, pantallas, teclados, etcétera. Incluye entre otros: o Sistemas operativos o Controladores de dispositivo o Herramientas de diagnóstico o Servidores o Sistemas de ventanas o Utilidades Software de programación: proporciona herramientas para ayudar al programador a escribir programas informáticos y a usar diferentes lenguajes de programación de forma práctica. Incluye entre otros: o Editores de texto o Compiladores o Intérpretes o Enlazadores o Depuradores o Los entorno de desarrollo integrados (IDE). 7 / 49

8 Software de aplicación: permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas más específicas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automatizado o asistido, con especial énfasis en los negocios. Incluye entre otros: o Aplicaciones de automatización industrial o Aplicaciones ofimáticas o Software educativo o Software médico o Bases de datos o Videojuegos o Archivos de datos Bit y byte La cantidad de información más pequeña que se puede almacenar, procesar o transmitir está expresada por medio de un 0 o de un 1. Se los llama dígitos binarios o bit (del inglés binary digits). Un bit es la unidad mínima de información, los bits se agrupan de a 8, y a ésta agrupación se la denomina byte. Un byte es todo lo que necesito para escribir un carácter. Para que el usuario pueda interpretar todo el contenido de la memoria (guardado en 0 y 1 ) existe una especie de traductor, llamado código ASCII. Este código es el que permite la interacción entre usuario y computadora, de manera que la computadora pueda saber lo que el usuario escribe, y a la inversa, que el usuario pueda entender lo que la computadora le informa. Equivalencias (unidades de capacidad de almacenamiento) 8 bits 1024 Bytes 1024 Kbytes 1024 Mbyte 1024 Gbytes 1 Byte 1 Kbyte (Kilobyte) 1 Mbyte (Megabyte) 1 Gbyte (Gigabyte) 1 Tbyte (Terabyte) Archivos y directorios Archivos: es un conjunto de datos almacenados en una unidad de almacenamiento (normalmente un disco rígido) de manera estructurada, de modo que la computadora pueda brindar acceso a ellos ya sea mediante funciones del Sistema Operativo o mediante programas de aplicación. El software del sistema de archivos es responsable de la organización de estos archivos y directorios (carpeta) y mantiene un registro de la ubicación de cada archivo y carpeta. Los sistemas de archivos proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como directorios. Los documentos creados con un procesador de textos, las imágenes, la música, los programas, etc. se guardan en archivos. Estos se identifican con un nombre y una extensión de tres letras. Carpetas: (o directorios) es un archivo especial que tiene la particularidad de contener otros archivos. Las carpetas fueron pensadas para organizar la información en la computadora; dentro de ellas se pueden almacenar archivos y otras carpetas. La estructura de directorios suele ser jerárquica, ramificada o "en árbol". En los sistemas de archivos jerárquicos, usualmente, se declara la ubicación precisa de un archivo con una cadena de texto llamada 8 / 49

9 "ruta" o path en inglés. Una ruta viene dada por una sucesión de nombres de directorios y subdirectorios, ordenados jerárquicamente de izquierda a derecha y separados por algún carácter especial que suele ser una barra ('/') o barra invertida ('\') y puede terminar en el nombre de un archivo presente en la última rama de directorios especificada. Sistema Operativo El Sistema Operativo es una pieza imprescindible para nuestra computadora, ya que sin el ésta no puede funcionar. La función principal que desempeña cualquier sistema operativo es la de hacer de intermediario entre los elementos físicos que componen nuestro ordenador (la pantalla, el teclado, el disco duro, la impresora, etc.) y nosotros, haciendo así más fácil su manejo. Por ejemplo, nosotros no tenemos porqué saber exactamente en qué parte del disco duro tenemos guardado cada documento que hemos creado, ya que es el Sistema operativo el que se encarga de hacerlo. GNU/Linux es es uno de los términos empleados para referirse a la combinación del núcleo o kernel libre similar a Unix denominado Linux con el sistema GNU. Su desarrollo es uno de los ejemplos más prominentes de software libre; todo su código fuente puede ser utilizado, modificado y redistribuido libremente por cualquiera bajo los términos de la GPL (Licencia Pública General de GNU, en inglés: General Public License) y otra serie de licencias libres. A pesar de que Linux es, en sentido estricto, el núcleo del sistema operativo, parte fundamental de la interacción entre el hardware y el usuario (o los programas de aplicación) se maneja usualmente con las herramientas del proyecto GNU y con entornos de escritorio basados en GNOME, que también forma parte del proyecto GNU aunque tuvo un origen independiente. Sin embargo, una parte significativa de la comunidad, así como muchos medios generales y especializados, prefieren utilizar el término Linux para referirse a la unión de ambos proyectos. A las variantes de esta unión de programas y tecnologías, a las que se les adicionan diversos programas de aplicación de propósitos específicos o generales se las denomina distribuciones. Su objetivo consiste en ofrecer ediciones que cumplan con las necesidades de un determinado grupo de usuarios. Algunas de ellas son especialmente conocidas por su uso en servidores y supercomputadoras. donde tiene la cuota más importante del mercado. Según un informe, GNU/Linux es utilizado por el 78% de los principales 500 servidores del mundo, otro informe le da una cuota de mercado de 89% en los 500 mayores supercomputadores. Con menor cuota de mercado el sistema GNU/Linux también es usado en el segmento de las computadoras de escritorio, portátiles, computadoras de bolsillo, teléfonos móviles, sistemas embebidos, videoconsolas y otros dispositivos. 9 / 49

10 Windows es un sistema operativo gráfico que reemplazó al antiguo sistema operativo con interfaz de texto (DOS.), actualmente la interfaz gráfica simula una mesa de trabajo, llamada escritorio (es lo que vemos en la pantalla del monitor), donde aparecen ventanas, es decir, zonas rectangulares de la pantalla donde se representan mediante iconos las aplicaciones que se pueden usar. Cada icono es la representación externa de un programa o función. El Sistema Operativo controla todo los recursos de la computadora y proporciona la base sobre la cual pueden instalarse los programas de aplicación. Un Sistema Operativo se define como un conjunto de procedimientos manuales y automáticos que brindan al usuario una forma amigable y sencilla de operar, interpretar, codificar y emitir órdenes al procesador central para que este realice las tareas necesarias y específicas para cumplir esas órdenes. Conceptos básicos de los entornos gráficos de escritorio Algunos conceptos importantes para el trabajo en ambientes de gráficos son: Escritorio: es la primera pantalla que nos aparecerá una vez se haya cargado el Sistema Operativo con el cual vamos a trabajar. Ventanas: área rectangular en la pantalla donde se muestra información. En los distintos entornos gráficos cada aplicación se abre sobre una ventana diferente. Icono: símbolo o pequeño gráfico que representa un programa, un archivo o cualquier otro elemento de información. Barra de tareas: franja ubicada en alguno de los bordes de la pantalla donde se encuentra el botón de acceso a los programas de aplicación y algunos íconos de aplicaciones instaladas. En esta barra se muestran las ventanas abiertas. Puntero del mouse: es la figura que representa al mouse. Entre las representaciones gráficas más comunes de punteros se encuentran una punta de flecha, una pequeña mano (para acceder a un enlace o link), una barra vertical (para insertar texto) o un reloj de arena (que simboliza que hay que esperar pues el sistema está realizando alguna operación). El puntero permite seleccionar objetos en la pantalla. Menú: consiste en un listado de opciones que indican operaciones a realizar o alternativas de selección, por ejemplo un listado de archivos. Los menús pueden tener dos formas: barra de menú, cuando las opciones están dispuestas en forma horizontal y menú emergente, cuando el menú aparece cuando se escoge una opción de una barra de menú. Clic: es el evento de presionar alguno de los botones del mouse. Doble clic: significa que el botón del mouse se presiona dos veces, rápidamente. Papelera de reciclaje: aquí se guardan los archivos eliminados. Podemos recuperar la información si no hemos vaciado la papelera. Cuando la vaciamos, la información se elimina definitivamente. La papelera es el cesto de basura de nuestra computadora. Administrador de archivos: el explorador es una herramienta indispensable en un sistema operativo, ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento de que disponemos, como el disco duro, los discos externos USB, etc. Con él podemos ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas. El administrador consta de dos secciones: en el sector izquierdo aparece el 10 / 49

11 árbol de directorios, es decir, la lista de unidades y carpetas que tenemos. Sólo aparecen unidades y carpetas, no archivos. En la derecha encontramos la otra sección, que muestra el contenido de la carpeta que tenemos abierta en la sección de la izquierda. La sección de la derecha, entonces, muestra carpetas y archivos. Creación de nuevos elementos: Si quisiera crear una nueva carpeta (directorio) dependiente del directorio raíz de la unidad física, primero debe encontrarse ubicado en dicha posición. Para ello mueva el cursor del mouse hasta donde se encuentra el icono de dicha unidad, luego haga clic ahí con el botón principal del mouse, verá que el texto al lado del icono cambia de color. Eso le indica que se encuentra en dicha posición y la unidad física ya esta seleccionada. Puede crear un directorio con su nombre, así que ahora tenemos dos alternativas: Ir al menú ARCHIVO -> Nuevo -> Carpeta. Entonces aparecerá una carpeta nueva llamada Nueva Carpeta y me da la posibilidad de cambiar su nombre por el nombre que desee, así que hágalo y póngale su nombre. La otra forma es mover el cursor a la ventana de la derecha y desde ahí hacer un clic en algún lugar donde no quede marcado el nombre de una carpeta o elemento, para luego hacer un clic derecho y elegir la opción Nuevo, y luego Carpeta. Entonces aparecerá una carpeta nueva llamada Nueva Carpeta y me da la posibilidad de cambiar su nombre por el nombre que desee, así que hágalo y póngale su nombre. Obviamente no podrá crear dos carpetas con el mismo nombre, por lo cual para poder probar las dos formas de creación deberá eliminar la carpeta. Para hacer esto, seleccione dicha carpeta y presione <Delete> o <Supr>, cuando le avise que va a eliminar el elemento acepte. También puede eliminar por el menú Archivo y con el clic derecho del mouse. Si quisiera entrar a una carpeta posiciónese en ella y haga doble clic, o presione <Enter>. Para salir de una carpeta e ir a la precedente puede usar la tecla <Backspace>, o el icono de Subir un nivel. Entre y salga de la carpeta creada y luego elimínela. Internet: Las últimas versiones de todos los sistemas operativos en general fueron diseñadas para trabajar con mayor facilidad en la red Internet, pero, qué es exactamente una red? y qué es Internet? Básicamente, una red es un sistema de comunicación que conecta dos o más computadoras y periféricos entre sí. Las redes pueden ser locales (LAN - Local Área Network) y de área extensa (WAN - Wide Área Network), estas últimas pueden llegar a la conexión entre continentes. Como vemos, la diferencia está en la amplitud geográfica que abarca cada una de ellas. Una red necesita como mínimo un servidor, uno o varios clientes, una tarjeta de red, un cableado, unos recursos para compartir y un sistema operativo. Internet es la mayor red de redes del mundo. Es una organización dispersa de miles de computadoras repartidas por todo el mundo, que pueden comunicarse unas con otras, para intercambiar mensajes y compartir información. Pero no es sólo eso, puede ser además un buzón de correos, un lugar de encuentro, una herramienta de trabajo, una librería, una tienda de software, etc. Los requisitos mínimos necesarios para acceder a Internet son los siguientes: Una PC equipada adecuadamente. Un módem u otro medio de conexión. Un software especial para navegar por la red (navegador). Conocimientos básicos de informática y comunicaciones. 11 / 49

12 UNIDAD II El procesador de textos Se entiende por procesamiento de textos al uso de una computadora para crear, editar (modificar) e imprimir documentos. Esta aplicación es la más utilizada de todas las que es posible ejecutar en una computadora. El procesador de textos facilita la labor de escritura al permitir la confección, la corrección y la obtención de documentos con calidad superior a la que ofrece una máquina de escribir. El procesador de textos (Writer, Word, etc) hace especial hincapié en la presentación visual de nuestros trabajos, por lo que nos permite, con suma facilidad, crear gráficos, informes, etiquetas postales, insertar fotografías e imágenes, como parte de nuestros escritos. Para obtener un texto con un procesador de textos, deben considerarse las siguientes instancias: El tipiado del texto. La edición del texto. El formato del documento. La revisión del documento. El almacenamiento del archivo en disco. La impresión del documento. Tipiado y almacenamiento de datos: a medida que se escribe un texto, éste se almacena en la memoria RAM, como esta memoria es transitoria, resulta necesario guardar el texto escrito en el disco, es decir, crear un archivo que permita recuperar el texto mas tarde. La extensión por defecto es.doc Diseño de página: la apariencia de un documento queda determinada por, el tamaño del papel, la orientación de la página (vertical u horizontal), los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior), el encabezado y pie de página, la numeración de las páginas, el interlineado. Impresión del documento: antes de imprimir un documento es recomendable realizar una Vista Preliminar, que nos muestra el documento en pantalla con el mismo aspecto que tendrá cuando se lo imprima. Edición de texto: comprende diversas acciones para una selección de texto, desde un carácter hasta todo el documento, dichas acciones pueden ser: supresión, traslado, copiado, inserción. Formateo de caracteres: las órdenes de formateo de texto permiten modificar el aspecto de un documento. Puedo variar, la fuente y los estilos. Estilos y tipos de fuentes: los estilos son prácticamente los mismos para todas las fuentes, y se representan en: Normal Negrita Cursiva Negrita cursiva

13 Puedo aplicar atributos como: subrayado, color, sombra, contorno, subíndice, superíndice, etc. Formateo de párrafos: nos permite alinear un párrafo (izquierda, derecha, centro, justificada). Especificación de sangrías y tabulaciones: se pueden definir usando la regla y sus marcadores. Tablas: proporciona al documento un estilo objetivo e informativo. Una tabla consta de filas y columnas. Se genera con la siguiente secuencia: Tabla Insertar tabla. Inserción de imágenes: la incorporación de imágenes al documento se realiza de dos formas: importándolos, copiando la imagen almacenada en el portapapeles. Corrección de un documento: con esta opción habilitamos el corrector ortográfico y gramatical. Descripción de la pantalla Barra de título: nos indica el nombre del documento activo y contiene los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Barra de menú: contiene los menús desplegables. Barras de herramientas: contienen botones que nos permiten realizar las tareas mas frecuentes con un solo clic del mouse. Área de edición: es la zona que nos permite escribir y editar el texto. Reglas horizontal y vertical: nos indican los márgenes del documento. Barra de desplazamiento Vertical : permite movernos dentro del documento hacia arriba y abajo. Barra de desplazamiento Horizontal : permite movernos hacia ambos lados del documento. Botones de visualización: cambian la forma en que se muestra el documento en la pantalla. Botones de desplazamiento de páginas : permiten movernos directamente entre las páginas de nuestro documento. Barra de estado: proporciona información sobre el documento activo como el número de página, número de sección, datos de la ubicación del cursor, hora del sistema, etc. La barra de menús Debajo de la barra de título, la barra de menú contiene las entradas a cada uno de los menús de tareas del programa, los que están organizados por tema o campo de aplicación (ARCHIVO, EDICIÓN, VER, etc.). Cada una de las entradas habilita un menú que se descuelga de la barra al pulsar con el mouse sobre el mismo. Algunas opciones del menú pueden aparecer "descoloridas" (desactivadas), esto se debe a que en ese momento no tienen aplicación posible. 13 / 49

14 Las barras de herramientas Algunas de las barras de herramientas mas usadas son las siguientes: Barra de herramientas estándar: la mayoría de los elementos que componen esta barra corresponden a los menús ARCHIVO y EDICIÓN. Barra de formato: contiene los elementos mas usuales para dar formato a un texto como ser tipo y tamaño de fuente, estilos, alineación de párrafos, numeración, resaltados, etc. Barra de dibujo: contiene las opciones para realizar dibujos, autoformas, pintar, agregar sombras, etc. Guardar el documento Una vez terminado el texto, lo primero que debe hacer es guardarlo, para lo cual hay dos formas. 1. Pulsar en la opción ARCHIVO, llevar el puntero del mouse hasta la opción Guardar y pulsar nuevamente. 2. Pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas estándar. De cualquiera de las dos formas se llega a una pantalla en la que aparecen las opciones que nos permiten ponerle el nombre al documento, elegir donde lo vamos a guardar, etc. Revisión de ortografía del documento El procesador puede detectar nuestros errores ortográficos a medida que escribimos. Para ello dispone de archivos de diccionario de varios idiomas, contra los cuales compara cada palabra a medida que la escribimos. Esta función supone que está mal escrita toda palabra que no se halle en el diccionario; es por ello que no es perfecta, pues muchas veces utilizaremos palabras que para nosotros son correctas a pesar de que no se encuentren en el diccionario, como en el caso de vocablos técnicos o palabras específicas de alguna profesión. Para estos casos disponemos de un diccionario personal, en el que podemos agregar todas aquellas palabras de nuestro uso particular o profesional que no se encuentran en el diccionario propio de procesador. La revisión automática subrayará en rojo a todas las palabras que considere incorrectas. Mejoremos el aspecto del texto Veremos ahora como realzar los textos, cambiando el tipo y tamaño de letra, aplicando resaltados, y utilizando símbolos especiales. Como cambiar el tipo y tamaño de letra Seleccionar el texto a modificar Pulsemos el botón de control de tipografías Tipo de letra o fuente Tamaño 14 / 49

15 Se descolgará una lista con todos los tipos de tipografías. Si la lista es muy extensa, podemos recorrerla utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra a la derecha de la misma. Con el puntero del mouse, pulsemos sobre la tipografía deseada. Pulsemos en cualquier lugar para deseleccionar el texto. Para cambiar el tamaño se realiza el mismo procedimiento, pero en el punto 2 se selecciona el botón de control de tamaño. Como resaltar con colores En el extremo derecho de la barra de herramientas de formato disponemos de las herramientas Resaltador y Color de los textos. Para seleccionar el color se debe pulsar sobre el botón que se encuentra a la derecha de cada una, se abrirá hacia abajo una lista de colores, de la que debemos elegir uno. Posteriormente seleccionar el texto deseado y este quedará con el resaltado elegido. Como aplicar efectos especiales Seleccionar el texto y aumentar el tamaño a 48, para poder ver los efectos. Pulsar sobre el menú FORMATO y luego en la opción Fuentes. Apliquemos los distintos efectos que se muestran en la columna central (sombra, sombra y contorno, relieve, etc.) Si queremos realizar una animación con el texto debemos seguir los siguientes pasos: 1. Estando el texto seleccionado (de un tamaño como el anterior para poder apreciarlo mejor) accedamos nuevamente al menú FORMATO, opción Fuentes y pulsemos en la solapa Efectos de texto. 2. Apliquemos los efectos de la lista y observemos el accionar de cada uno. Trabajemos con párrafos Como establecer sangrías Las sangrías en los párrafos nos permiten desplazarlos horizontalmente para destacarlos respecto del esquema general del texto o para establecer niveles jerárquicos. Se deben seguir los siguientes pasos: Seleccionar los párrafos a sangrar. Con el mouse pulsamos en la regla sobre el manejador de sangría izquierda y desplazamos hacia la derecha llevando hasta la medida deseada. Una vez alcanzada la posición deseada, liberemos el botón del mouse, con lo que el texto seleccionado se habrá desplazado hacia la derecha. Si queremos sangrar sólo la primera línea de un párrafo, el procedimiento es similar al anterior, con la diferencia que se debe pulsar con el mouse sobre el marcador de sangría de primera línea 15 / 49

16 Para modificar la sangría derecha se realiza lo mismo que en las operaciones anteriores, pero se pulsa sobre el marcador de sangría derecha. Como colocar bordes y sombreados Si queremos colocarle bordes a los párrafos debemos seguir los siguientes pasos: Activemos la barra de Tablas y Bordes pulsando sobre el botón que lleva e! mismo nombre. Seleccionemos el texto al cual le aplicaremos el borde. Extendamos la lista de estilos y seleccionemos un tipo de línea cualquiera. En la lista de grosores seleccionemos el espesor de la línea del borde. Pulsando el botón Color del Borde elegimos el color deseado. Pulsemos el botón Borde exterior, y lo que está seleccionado aparecerá con el recuadro. Para poder sombrear un párrafo se deben seguir los siguientes pasos: Seleccionar el párrafo a sombrear. Abrir la lista de sombreados y seleccionemos el color deseado. Si deseáramos eliminar un sombreado, abrimos la lista de colores y pulsaremos el botón Ninguno, y si deseamos eliminar el borde, volvamos a pulsar los botones resaltados o el botón Sin bordes. Numeración y viñetas Son opciones que se aplican cuando existe parte de un documento donde se quiere enumerar características, ítems, pasos a seguir, etc. Si está describiendo los pasos a seguir para llevar a cabo un proceso lo mas indicado es emplear la numeración de párrafos. Existen dos formas para hacerlo: Aplicar la numeración antes de escribir: pulsar en el menú FORMATO, opción Numeración y viñetas, seleccionar la solapa Números, elegir uno de los modelos que muestra el cuadro y luego Aceptar. Una vez hecho esto aparecerá al principio de la línea donde está ubicado el cursor un número, y cada vez que presione Enter se irán agregando al principio de cada párrafo números correlativos. Cuando quiera dejar de numerar, puede indicarlo pulsando sobre el botón Numeración. Aplicar numeración a un texto escrito: seleccionar los párrafos cuyos inicios deben ser numerados y luego pulsar el Botón Numeración. Si lo que desea es enumerar características sin tener en cuenta el orden pueden aplicarse las viñetas. El procedimiento es similar al de numeración, con la diferencia que se debe pulsar el botón Viñetas. 16 / 49

17 Si queremos una viñeta diferente, accedemos al menú FORMATO, opción Numeración y viñetas, pulsamos la solapa Viñetas y seleccionamos la deseada. Como establecer el tamaño de la página. Actualmente las impresoras puede imprimir sobre distintos formatos de papel (carta, oficio, A4, etc.), y el control de la impresión puede hacerse de varias maneras, ya sea que estemos utilizando hojas sueltas o papel continuo. En la barra de menús, seleccionemos ARCHIVO y optemos por Configurar página. Aparecerá una ventana de diálogo con varias fichas de configuración. Seleccionemos la solapa Tamaño del papel Abramos la lista y seleccionemos el tamaño preestablecido de papel que se corresponda con la hoja donde imprimiremos. Si ninguna de las opciones nos resulta adecuada, seleccionemos en la lista la opción Tamaño personal y luego escribamos en Ancho y Alto las medidas correspondientes. La opción Orientación nos permite imprimir en la forma habitual (dejando activa la opción preestablecida, Vertical) o apaisada (los renglones en el sentido del alto de la página) activando la opción Horizontal. Si deseamos que el tamaño del papel elegido se utilice siempre que abramos un documento nuevo, pulsemos Predeterminar y luego SI para aceptar. Trabajemos con tablas El procesador de texto ha sido dotado de un comando que nos simplificará notablemente la elaboración de información tabulada para nuestros documentos. De este modo, resultará fácil organizar datos en forma de cuadros de doble entrada mediante la utilización de tablas; posteriormente, éstas podrán terminarse con un cuadriculado, sombreado y distintos bordes. 17 / 49

18 Si no está en la pantalla, debemos pulsar el botón Tablas y Bordes para traer la siguiente barra: Como colocar una tabla en un documento Veremos las dos formas más comunes de crear una tabla: a) Con el botón Insertar tabla de la barra estándar. Ubiquemos el puntero de texto en el lugar donde deseamos colocar la tabla. Pulsemos, el botón Insertar tabla, de la barra de botones estándar. Se abrirá un cuadro en el que seleccionaremos la cantidad de columnas y filas de la tabla. Para ello, pulsemos el mouse y llevémoslo hasta marcar la cantidad de filas y columnas que necesitemos, y luego liberemos el botón del mouse. Aparecerá entonces en el lugar señalado una cuadrícula con tantas filas y columnas como hayamos indicado. Como seleccionar celdas Llamamos celda a cada uno de los cuadros que quedaron delimitados al crear la tabla. Se denomina fila a todas las celdas que se encuentran en una misma línea horizontal y columna a todas las que comparten una línea vertical. Existe una forma rápida de seleccionar conjuntos de celdas; la siguiente figura muestra los distintos puntos de la tabla que, a estos efectos, desempeñan una función especial cuando se los pulsa. Para escribir en una celda, pulsaremos en el medio de la misma con el mouse; quedará ubicado en esa celda el cursor de texto, indicándonos que podemos comenzar a escribir. Como modificar el ancho de toda una columna Para cambiar el ancho de una columna debemos previamente seleccionar toda la columna, como se muestra en la figura anterior, una vez seleccionada la columna, con el manejador de columna (en la regla de la parte superior) podemos darle el ancho deseado. Como desplazar el límite de una celda Si ubicamos el señalador justamente en el límite de una celda, aparecerá un manejador que al pulsar y llevar nos permite modificar el ancho de una columna, obteniendo el mismo resultado que al accionar sobre la regla. Si, antes de desplazar, seleccionamos un conjunto de celdas de esa columna, luego sólo cambiaremos el ancho de esas celdas seleccionadas. 18 / 49

19 Con respecto a la altura de la celda, esta se extiende en forma automática a medida que escribimos; por ejemplo, si pulsamos Enter en una celda, lo que haremos es extenderla hacia abajo para seguir agregando datos en la misma celda. Cuando completamos una celda no debemos pulsar Enter sino Tab para pasar a la siguiente. Como alinear los datos en las celdas Disponemos aquí de los ya conocidos iconos de alineación horizontal Y también de los nuevos iconos de alineación vertical, que nos permiten desplazar los datos de la celda hacia el borde superior, el inferior, o centrarlos a media altura. Para que se pueda ejecutar este tipo de alineación, la celda correspondiente debe disponer de lugar libre por encima o por debajo del dato. Como insertar filas o columnas Seleccionemos toda la celda que ha de quedar después de la fila o columna que insertaremos. La celda se mostrará en negro; pulsemos con el botón derecho sobre la misma y aparecerá un menú contextual. Pulsemos sobre la opción Insertar celdas y aparecerá un cuadro. Coloquemos una marca en la opción deseada. Pulsemos Aceptar para aplicar el comando. Una forma más rápida de insertar filas es pulsar a la derecha de la fila en donde queremos insertar. Debemos pulsar fuera de la tabla pero casi pegado al borde de la misma. Pulsemos Enter y habremos insertado una fila. Como eliminar filas o columnas Seleccionando del mismo modo pero eligiendo Eliminar celdas podremos eliminar celdas, filas o columnas de la misma forma que como las agregamos, pero debemos tener en cuenta que en este caso se perderán los datos de las celdas, filas o columnas eliminadas. En caso de haber eliminado datos por error, podemos recurrir al comando Deshacer para recuperarlos. Como unir dos o más celdas en una sola Puede ocurrir que necesitemos unir dos o más celdas en una sola, por ejemplo, en el caso de celdas que contienen el título de algunos datos, las que a veces engloban varias columnas. Para realizar esto debemos hacer lo siguiente: 19 / 49

20 Seleccionemos las celdas que vamos a unir Pulsemos sobre la selección con el botón derecho, y del menú contextual que surgirá, seleccionemos Combinar celdas. Las celdas seleccionadas se habrán transformado en una sola, que agrupa todos los datos. Los datos de cada celda originan un párrafo distinto, por lo tanto los datos de cada celda aparecerán cada uno en una línea aparte. Como separar una celda en varias Cuando hayamos unido celdas o si necesitamos dividir una existente en varias para poder insertar datos, utilizamos el comando Dividir celdas. Seleccionamos la celda a dividir. Pulsemos sobre la selección con el botón derecho y elijamos Dividir celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debemos indicar en cuantas vamos a dividir. Una vez indicado, pulsemos Aceptar. La celda seleccionada se habrá transformado en tantas celdas como hayamos indicado. Como realizar cálculos Dentro de una tabla podemos efectuar operaciones matemáticas en forma similar a como lo haríamos con una hoja de cálculos. En una tabla la fórmula que coloquemos en determinada celda puede contener como términos las direcciones de otras celdas que contienen los valores con los que se realizará el cálculo. Podemos referirnos a una celda por su dirección de celda. Para ello combinaremos su dirección de fila y de columna, a las filas le asignaremos un número (del 1 en adelante) mientras que a las columnas le asignaremos una letra (de la A en adelante). Así, por ejemplo, la primera celda de la tabla será A1 (debemos nombrar siempre primero la columna y después la fila). Para poder ingresar una fórmula seguiremos los próximos pasos: Pulsemos en la celda donde colocaremos la fórmula y seleccionemos la opción Fórmula del menú Tabla. El cuadro de diálogo que aparece nos mostrará una función, si no nos sirve, la borramos para poder colocar nuestra fórmula. Demos triple clic sobre esta fórmula (o seleccionamos todo el texto pulsando y arrastrando) y en su lugar escribamos la fórmula que necesitamos (precedida por el signo =). Por ejemplo, si en la celda D3 queremos obtener el producto entre A3 y B3 debemos escribir: =A3*B3. Si queremos sumar usamos la función =SUMA, que tiene algunas opciones como las siguientes: Si queremos sumar los valores que están encima de la celda donde estamos ubicados podemos poner: =SUMA(ENCIMA) Si queremos sumar los valores que se encuentran a la izquierda podemos poner: =SUMA(IZQUIERDA) 20 / 49

21 Como ordenar una tabla Podemos ordenar una tabla o una parte de ella con el comando Ordenar del menú Tabla. El ordenamiento se hará por filas completas, lo que significa que cada fila conserva sus datos sin alteraciones, cambiando sólo el orden de las filas de acuerdo con el contenido que se haya elegido como clave. Seleccionemos las celdas de la columna a ordenar. Seleccionemos la opción Ordenar del menú Tabla, aparecerá un cuadro. Pulsemos Aceptar y la tabla se habrá ordenado en forma alfabética (o de menor a mayor en el caso que los datos sean numéricos). Como insertar una imagen Otra de las posibilidades que nos brinda el procesador de textos es la de incorporar imágenes a nuestros trabajos, haciéndolos mas presentables y agradables a la vista. Existen dos maneras de insertar imágenes, una de ellas es insertarlas desde archivos, y la otra desde las imágenes prediseñadas. Para insertar una imagen siga uno de estos procedimientos: Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen. En el menú Insertar, señale Imagen y, a continuación, haga clic en Desde archivo. Busque la imagen que desee insertar. Haga doble clic en la imagen que desee insertar. Para las imágenes prediseñadas el procedimiento es el mismo, la diferencia es que hacemos clic sobre Imágenes prediseñadas. 21 / 49

22 UNIDAD III La planilla de cálculos Es una planilla de cálculo electrónico, por ejemplo Calc, Excel. Esto significa que se le pueden ingresar, para su resolución y/o graficación, fórmulas matemáticas, estadísticas, funciones financieras, etc. La principal ventaja de una planilla de cálculos reside en que, una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente, en los resultados, las consecuencias del cambio. La planilla de cálculos está diseñada para la manipulación de números, actualmente es una herramienta muy útil y se utiliza en: Realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas. La creación de gráficos, a partir de datos introducidos en la planilla. Gestión de la información, aplicando los elementos básicos de una base de datos (ordenar, localizar, seleccionar, etc.). Una hoja de cálculo es básicamente una matriz en la que se introducen, se editan y se visualizan datos. Como toda tabla, posee filas y columnas. Las filas se identifican con números y las columnas con letras. La intersección de una fila y una columna se llama celda. Cada celda se reconoce por su dirección, formada por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo: B6, A1. Celdas, rangos y tipos de datos: cada celda puede contener un solo dato o una sola fórmula que deben ser introducidos por el usuario. Haciendo clic con el botón izquierdo del mouse se puede elegir la celda donde se realizará el ingreso. Cuando hacemos referencia a un conjunto de celdas contiguas, lo denominamos rango. Básicamente se pueden introducir dos tipos de datos: numéricos y alfanuméricos. Fórmulas: una fórmula es una expresión que combina datos con operadores para determinar el contenido de una celda. Copia de fórmulas: otra herramienta muy útil es la de copiar, nos posibilita ingresar manualmente una fórmula y después copiarla al lugar donde nos haga falta. Depuración de errores: existen errores lógicos, que son los que surgen por una mala organización de la planilla, y errores sintácticos, que se deben al ingresar mal un dato o una fórmula. Cambio de aspecto de la planilla: para facilitar la lectura y mejorar la comprensión del diseño se pueden utilizar las opciones del menú Formato. Es posible cambiar la fuente y sus atributos, los bordes, etc. Gráficos: los gráficos son un medio para presentar información de una manera clara y visual. Existen distintos tipos de gráficos: en líneas, columnas, barras, radiales, por área, superficie, etc. Impresión de la hoja de trabajo: todas las hojas de un libro de trabajo se guardan en un mismo archivo, y al nombre definido por el usuario se agrega la extensión de la planilla de cálculo utilizada. Antes de imprimir es conveniente controlar la apariencia de las hojas en las opciones de configurar página. Una vez configurada la hoja, es conveniente realizar una Presentación Preliminar de las páginas que se van a imprimir. 22 / 49

23 Descripción del entorno de trabajo de una planilla de cálculos Barra de título: muestra el nombre del programa y el de la planilla con la que se está trabajando, si todavía no tiene nombre, se denomina Libro 1, se encuentra en la parte superior de la ventana. Barra de menú: contiene todas las funciones de la planilla agrupadas en ventanas desplegables. Barras de herramientas: contiene las opciones mas usadas del menú de la planilla. Cursor o celda activa: es el indicador que nos muestra en que celda estamos actualmente. Solapas: nos indican en que hoja estamos ubicados. Barra de estado: nos muestra diferente información acerca de un comando seleccionado o de una operación en curso. Barras de desplazamiento: permiten moverse a distintas áreas de la planilla. Se accede con la ayuda del mouse pulsando clic en las flechas o arrastrando el rectángulo. El área de trabajo Cuando accedemos a la planilla de cálculos vemos en pantalla una grilla o cuadrícula. En el borde horizontal superior, una serie de rótulos con letras nos indican las columnas y en la columna de la izquierda, otros rótulos con números nos indican las filas. La intersección de una fila con una columna determina una casilla que en computación se conoce como celda, esta celda será denominada por la intersección de los rótulos de columna y fila, como por ejemplo A1, B3, F14, etc. En cada celda podemos almacenar un número, un texto o una fórmula y la capacidad de almacenamiento de cada una es de caracteres. La planilla está compuesta por filas y 256 columnas, lo que arroja un total de celdas. A su vez, el conjunto de solapas llamadas Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. conforma en la planilla de cálculos lo que se denomina un libro, que es almacenado en un archivo. En este sistema, cada celda es denominada por el nombre de la solapa y la dirección de la celda, separadas por el símbolo!, como por ejemplo: Hoja2!A5. Como movernos por la planilla Durante nuestro trabajo habitual en la planilla deberemos cambiar la localización de la celda activa, para lo cual podemos pulsar varias teclas, ya sea solas o en combinación para ir a distintos lugares. Lugar al que queremos ir Teclas Movernos por las celdas Al principio de la fila Home ó Inicio Al principio de la planilla Ctrl. + Home Última fila End + Última columna End + 23 / 49

24 Cuando debemos desplazarmos hacia abajo grandes distancias podemos pulsar [Page Down] ó [Av Pag] varias veces, y para volver empleamos [Page Up] ó [Re Pag]. La mayoría de los componentes de una ventana de la planilla de cálculos, son los mismos que hemos visto anteriormente en el procesador de textos, razón por la cual sólo se mencionarán aquellos elementos específicos de la planilla. Introducción y edición de datos Para ingresar datos en una planilla, primero hay que seleccionar la celda donde se colocaran los mismos y luego se ingresan los datos. Estos pueden ser de diferentes tipos, como ser: Datos numéricos Puede incluirse los dígitos de 0 al 9 y los caracteres + - / $ % puntos y comas. Un número negativo puede ser ingresado con el signo menos o entre paréntesis. Puede ingresarse valores en fracción, por ejemplo 1 ¼. Los porcentajes, por ejemplo 10%. Ingresar un número combinado con letras entre comillas. Ingresar un valor monetario: $ Fórmulas. Introducción de fechas y horas Cuando se introduce una fecha y hora la planilla de cálculos la reconoce y cambia el formato de la celda automáticamente al formato de fecha u hora adecuado. He aquí algunas pautas a tener en cuenta en el momento de ingreso de datos. 7. Para usar el formato de 12 horas, escriba A.M. o P.M. y deberá dejar un espacio entre la hora y las letras. En caso de omitir A.M. o P.M. el formato por omisión es el de 24 horas. 8. Se debe separar la fecha y la hora por un espacio dentro de la misma celda. 9. Utilice la barra (/) o el punto (.), como separadores dentro de las fechas. Operadores matemáticos Son aquellos signos que utilizamos para realizar operaciones matemáticas básicas. Por ejemplo: + / * % ^ Suma Resta División Multiplicación Porcentaje Exponencial Y gracias a ellos obtenemos resultados, por ejemplo: =2+3 -> 5 24 / 49

25 =2*3 -> 6 Pero hay que tener en cuenta que cuando se resuelven fórmulas, se deben aplicar determinadas prioridades, por ejemplo: 2+3*4, si se empezara a resolver primero la suma y luego la multiplicación, daría como resultado 20, mientras que si resolvemos primero la multiplicación y luego la suma, dicho resultado pasa a ser 14. Pero entonces cuál de los dos es el correcto? El resultado correcto es 14 (Pruébelo =2+3*4), porque el orden de resolución de operaciones aritméticas deja establecido que es prioritario resolver las multiplicaciones y divisiones, y en un paso siguiente, las sumas y restas. Este orden se rompe cuando entran en juego los paréntesis (), puesto que si estos existen serán los primeros en ser resueltos. Por ejemplo: =5+5*10 =(5+5)*10 -> -> dará como resultado 55 el resultado será 100 Fórmulas El ingreso de una fórmula siempre debe iniciarse con el signo = Para operar con el contenido de una celda en una fórmula se deberá escribir su dirección, por ejemplo H7+J4, indica que se va a realizar la suma de los valores contenidos en las celdas H7 y J4. Por lo general en una fórmula se hace referencia a la dirección de la celda en la que se encuentra un valor, y no al valor en sí mismo. Por ejemplo: 3. Escriba en la celda A1 el valor 120, en la celda A2 el valor 35 y en la celda A3 el valor Ahora en la celda B1 escriba la siguiente fórmula: = (A1*5)/2 5. En la celda B2 escriba la siguiente fórmula: = A1+A2+A3 6. Y en la celda B3 escriba la siguiente fórmula: = A1*15% Una de las razones por la cual se menciona la dirección de la celda y no el contenido de la misma, es porque al cambiar el valor de la celda interviniente en una fórmula, el programa automáticamente actualiza el resultado en dicha celda. 7. Haga la prueba de cambiar el valor de la celda A1 por 150. Para editar o cambiar el contenido de una celda bastara con dar doble clic sobre la misma o presionar la tecla de función F2. En algunos casos, como en el ejemplo anterior no es necesario editar la celda, ya que el nuevo contenido será totalmente diferente que el anterior. Importante: cabe recordar que la planilla de cálculos trabaja con referencias en las fórmulas, u na referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica al programa en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos. Existen tres tipos de referencias. 25 / 49

26 Referencias relativas: Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. Referencias absolutas: Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1. Referencias mixtas: Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1. Funciones Las funciones consisten en fórmulas especiales que poseen un nombre, ya están definidas, realizan una determinada operación y devuelven un valor. El uso de funciones simplifica y acortan las fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente si son extensas y complejas. Por ejemplo, si tenemos valores en las celdas D5, D6, D7, D8, D9, D10 y D11 y deseamos obtener en la celda D15 el importe promedio, la fórmula será: = (D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11)/7 Es decir se obtiene la sumatoria de las celdas y luego dicho resultado se divide por la cantidad de importes. También podríamos usar una función de suma, para achicar la fórmula: =SUMA(D5:D11)/7 Pero la planilla de cálculos facilita esta operación con una fórmula ya definida que calcula el promedio, a la cual solo hay que colocarle el rango de celdas para operar. =PROMEDIO(D5:D11) Para obtener el menor importe de un rango de celdas (por ejemplo el que estamos usando), en la celda D16 coloquemos: =MIN(D5:D11) Y en la celda D17 el mayor importe: 26 / 49

27 =MAX(D5:D11) Si necesitamos incorporar la fecha y hora con la que trabaja la PC, hay que posicionar el cursor en alguna celda y colocar la función: =AHORA() La planilla de cálculos permite evaluar el contenido de una celda o un valor con la función lógica =SI, cuya sintaxis es la siguiente: =SI(Condición;Respuesta verdadera;respuesta falsa) Esta fórmula hace que el programa evalúe el contenido de una celda. Si se cumple la condición aparecerá la respuesta verdadera, de lo contrario aparecerá la respuesta falsa. Si el contenido de las respuestas (la verdadera y/o la falsa) fueran textos, éstos deben ir entre comillas. Como generar series de datos correlativos Nos encontraremos frecuentemente ante la necesidad de crear una serie de datos, ya sea creciente o decreciente. La planilla de cálculos hace esto en forma automática; veamos: Ingresemos en A1 el número 10 y en A2 el número 13. Seleccionemos el rango A1:A2. Ubiquemos el puntero sobre el manejador (el cuadradito abajo y a la derecha del rango seleccionado). Pulsemos y manteniendo presionado, desplacemos hasta A10 y allí soltemos el mouse. En esta operación el programa calculó la diferencia entre ambos números y luego completó el rango seleccionado, sumando repetidas veces esa diferencia. Observe que siempre, junto al puntero del mouse, aparece el valor de la serie correspondiente a la última celda. Cuando el incremento tiene que ser 1 es más fácil: 1. Colocamos en la celda B3 el valor 25, presionamos [Enter] y la seleccionamos. 2. Ubiquemos el puntero sobre el manejador y mientras mantenemos pulsada la tecla [Ctrl]. 3. Nos desplazamos hasta B8 obteniendo los valores desde 25 hasta 30. El programa también puede generar series con texto. 1. Ubiquémonos en la celda C2, escribamos Enero y pulsemos [Enter]. 2. Seleccionemos la celda C2. 3. Pulsando sobre el manejador desplacemos hasta la celda C13 y soltemos el mouse. 4. Pulsemos -> para deseleccionar el rango. Coloque en la celda D4 y en mayúsculas la palabra ENE. Cree la serie en el rango D4:D18. Vemos que al llegar a diciembre, la serie vuelve a comenzar hasta llenar el rango seleccionado en su totalidad. Observemos que también tenemos la posibilidad de crear la serie empleando sólo las tres 27 / 49

28 primeras letras. Inclusive, notemos que cada ítem conserva el mismo formato que el primero de ellos, es decir; todo mayúsculas, todo minúsculas o incluso sólo la inicial en mayúsculas. Repita este procedimiento con los días de la semana, colocando lunes en la celda E3 y generando la serie E3:E12. Como guardar un libro Para poder guardar el libro que estamos usando debemos seguir los siguientes pasos: Si es la primera vez que lo vamos a guardar, abrimos el menú ARCHIVO y optamos por Guardar como. Aparece un cuadro de diálogo en el que podemos realizar varias tareas. En Nombre del Archivo colocaremos el nombre que queremos darle al libro. En Guardar en seleccionamos la ubicación (unidades, escritorio, etc.) En caso de elegir alguna unidad debemos seleccionar en que carpeta guardarlo. Por último presionar el botón Guardar. Si el libro ya estaba guardado y solo queremos guardar los cambios realizados, debemos elegir el menú ARCHIVO y optar por Guardar. Como abrir un libro Tenemos varias formas para abrir una planilla, desde el menú o utilizando la barra de herramientas. Para hacerlo desde el menú debemos hacer lo siguiente: 1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Abrir. 2. Ubiquemos el archivo que queremos, pulsemos sobre el mismo y luego sobre el botón Abrir. Operaciones con celdas, filas y columnas Como seleccionar un rango de celdas adyacentes Una técnica corriente a utilizar en una planilla de cálculo consiste en la selección de varias celdas, ya que la inmensa mayoría de comandos se aplican a las que están seleccionadas; siendo sólo una, la única afectada por el comando es la celda activa. En el lenguaje de planillas de cálculo se denomina rango a un grupo de celdas. Vamos a seleccionar un rango de celdas: Ubiquemos el cursor en la primera celda a seleccionar. Pulsemos y mantengamos presionado el botón izquierdo del mouse. Desplacemos el mouse dirigiéndonos hasta la celda final del rango. Liberemos el botón. Ha quedado seleccionado un rango, el cual se nombra por la celda superior izquierda y por la celda inferior derecha, separados por el signo [ : ]. Por ejemplo si marcamos un rango desde la celda B13 hasta la celda D18, este se denomina B13:D / 49

29 Como seleccionar un rango de celdas no adyacentes En la planilla de cálculos se puede realizar una selección múltiple; es decir, combinar en una sola selección celdas no adyacentes: Seleccionemos un rango (por ejemplo B12:C14). Ubiquemos el cursor (sin hacer clic) sobre la celda E16. Pulsemos [Ctrl] y el botón izquierdo del mouse y, manteniendo presionado... Desplacemos hacia abajo hasta E18. Al rango B12:C14, que habíamos seleccionado se agrega ahora el rango E16:E18. Como seleccionar filas, columnas o toda la planilla Podemos seleccionar fácilmente filas completas o columnas completas: Para seleccionar una columna completa ubiquemos el mouse sobre el encabezado de la columna, en el botón donde aparece la letra identificatoria de la misma, por ejemplo en H, y pulsemos clic. Al hacer esto habremos seleccionado dicha columna. Para seleccionar una fila completa ubiquemos el cursor por ejemplo sobre 15 y pulsemos, con eso quedará seleccionada la fila. Para seleccionar toda la planilla pulsemos sobre el botón que se encuentra en el ángulo superior izquierdo de la hoja de cálculo, donde se unen los rótulos de filas y columnas. Como eliminar filas o columnas Pulsando en el encabezado de las filas o columnas para seleccionarlas y luego pulsando con el botón derecho para que aparezca el menú contextual podremos optar por el comando Eliminar para quitar de la planilla todos los datos de las filas o columnas en cuestión. También podemos realizar esta operación abriendo el menú EDICION y seleccionando el comando Eliminar. Tenga cuidado ya que este comando es ejecutado inmediatamente y sin previa confirmación. En caso de ser necesario, puede emplear el comando Deshacer eliminar del menú EDICION, o el botón deshacer, para recuperar los datos perdidos. Como insertar filas o columnas En contrapartida con la posibilidad de eliminar filas o columnas, tenemos también la de insertarlas; para ello, primero debemos seleccionar, pulsando en el encabezado de las filas o columnas el lugar donde queremos que sean insertadas y cuantas de ellas. Luego, pulsando con el botón derecho, para que aparezca el menú contextual podremos optar por el comando Insertar. La cantidad de filas o columnas insertadas depende de la cantidad que hayamos seleccionado. También podemos realizar esta operación seleccionando un rango, abriendo el menú INSERTAR, y optando por los comandos Filas o Columnas. Como desplazar rangos de celdas 29 / 49

30 Borrando Si, cuando seleccionamos un rango de celdas (no columnas o filas completas), pulsamos el botón derecho del mouse dentro del área seleccionada y optamos por el comando Eliminar aparecerá el siguiente cuadro: En el caso de optar por Toda la fila o Toda la columna, se ejecutará la misma operación que si hubiéramos seleccionado la fila o columna completa. En cambio, si elegimos el comando Desplazar las celdas hacia arriba todas las celdas que se encuentren por debajo del rango subirán la cantidad de líneas seleccionadas. Los datos de las columnas adyacentes no sufrirán ninguna alteración. De forma similar, optando por Desplazar las celdas hacia la izquierda se correrán los datos que se encuentren a la derecha del rango, la cantidad de columnas seleccionadas. Insertando De forma similar, seleccionando un rango y optando por el comando Insertar del menú contextual, o abriendo el menú desplegable INSERTAR y eligiendo el comando Celdas, aparecerá un cuadro similar al anterior que nos permitirá insertar celdas en blanco, desplazando las que actualmente lo ocupan, si utilizamos alguna de las opciones Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo. En cambio, optando por Insertar toda la fila o Insertar toda la columna, obtendremos el mismo efecto que insertando filas o columnas completas. Borrar el contenido de una o más celdas Seleccionar la celda cuyo valor quiera borrar. Presionar la tecla [Delete] o ingresar al menú EDICIÓN, seleccionar Borrar y luego Todo. En la planilla una celda toma el formato del primer dato ingresado en la misma. Compruebe lo siguiente: Elegir una celda e ingrese: 10/10/2000 y presione [Enter]. Luego presione la tecla Delete. En la misma celda ingrese el número 1. Este se visualizará como 1/01/00 y no como el valor ingresado. Si desea ver el valor ingresado como tal, acceda al menú EDICIÓN, opción Borrar y elija Formatos (No con la tecla Delete.) 30 / 49

31 Modificar el ancho de una columna Ubicar el cursor en una celda de la columna cuyo ancho será modificado. Luego ubique el puntero del mouse en la línea de título de columna justo en la intersección de la columna a ampliar y la siguiente, cuando el puntero toma la forma de una flecha de doble sentido arrastre el mouse hacia derecha o izquierda según la alteración deseada para el ancho. También puede modificarse desde el menú FORMATO, opción Columna y luego Ancho..., y luego en e cuadro ingresar un valor expresado en centímetros para el ancho que desea de columna. Si desea dar el mismo ancho a más de una columna al mismo tiempo: seleccione las mismas y luego proceda de igual forma que en el párrafo anterior. Si desea darle el mismo ancho a todas las columnas de una hoja debe seguir los siguientes pasos: ingresar al menú FORMATO, opción Columna, elegir Ancho estándar, e ingresar el valor deseado. Cambiar la altura de un renglón Ubiquémonos en la fila a modificar. Abramos el menú FORMATO y optemos por Fila y luego Alto. Escribámosla altura deseada (por defecto es 12,75) y luego aceptemos. Podemos también variar la altura de la fila si ubicamos el puntero del mouse en la parte inferior del rótulo de la fila (para variar la altura del segundo renglón nos ubicamos entre 2 y 3) con lo que se transformará en una doble flecha. Luego pulsamos y llevamos hacia abajo para agrandar o hacia arriba para achicar. Como unir celdas En caso de querer "crear celdas más grandes" dentro de una planilla, podemos combinar varias de ellas. Seleccionemos las celdas a combinar Abramos el menú FORMATO y optemos por Celdas. Activemos la opción Combinar celdas. Todas las celdas seleccionadas en el rango ahora pasan a ser una sola. Al efectuarse la combinación, sólo se conservará el contenido de la celda superior izquierda, eliminándose las restantes. Para separar las celdas combinadas, primero las seleccionamos y luego, abriendo el menú FORMATO - Celdas, quitaremos la tilde de la opción Combinar celdas. 31 / 49

32 Apliquemos formatos Al igual que en el procesador de textos, podemos aplicarle a las celdas distintos formatos (negrita, cursiva, color de letras, etc.). Como esto se hace igual que en el procesador de textos, no lo vamos a ver en este cuadernillo, sino que veremos algunos formatos propios de una planilla de cálculos. Como copiar formatos de una celda a otra Es posible transferir sólo el formato de una celda a otra, sin alterar el contenido de la celda de destino. Para ello nos ubicamos en la celda que contiene el formato. Pulsamos sobre la herramienta Copiar formato. Para colocarlo, pulsamos directamente sobre la celda de destino, o sobre el rango de destino. Como colocar recuadros Seleccionamos el rango a recuadrar. Desplegamos la Paleta Bordes. Elegimos la opción que queremos colocar. Si entre las opciones de la paleta no encontramos la deseada, podemos abrir el menú FORMATO, optar por el comando Celdas y, eligiendo la solapa Bordes, acceder al cuadro de diálogo de definición de los mismos. 32 / 49

33 Como aplicar color de fondo a las celdas 3. Seleccionamos el rango de celdas. Desplegamos la Paleta Color de relleno. Elegimos el color deseado. La próxima vez que deseemos aplicar el mismo color pulsaremos directamente sobre el botón, sin necesidad de desplegar la paleta. Como insertar textos verticales Suele ser necesario alterar la orientación de los textos de las celdas para, por ejemplo, colocar un título o encabezamiento de cuadro a un lado del mismo y en forma vertical. Veamos como hacerlo: Ubiquémonos en la celda y escribamos el texto. Abramos el menú FORMATO y optemos por Celdas y la solapa Alineación. Elijamos texto vertical y aceptemos Si en cambio queremos aplicar una inclinación cualquiera, en la solapa Alineación empleamos el siguiente cuadro para definir un ángulo de rotación, pulsando sobre alguno de los puntos o girando directamente la palabra texto con el mouse, hasta lograr la inclinación deseada. Gráficos Los gráficos resultan especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variación de un valor a lo largo del tiempo. De lo dicho se desprende que, para crear un gráfico, primero debemos tener una tabla de números, veamos el siguiente ejemplo. En un libro nuevo se crea una tabla. 33 / 49

34 Se guarda el archivo con el nombre Producción del primer semestre. Se pulsa con el botón derecho del mouse sobre la barra de botones y se activa la opción Gráfico. Podemos dejarla flotante o colocarla fija en la parte superior de la pantalla. Se selecciona el rango A3:B7. Se pulsa sobre el botón de flecha de la paleta portátil Tipo de gráfico. Al desplegarse la galería de gráficos, elegir el tipo Gráfico de columnas. Aparecerá el siguiente gráfico sobre la planilla y quedará seleccionado. Dicho estado lo reconocemos, pues alrededor del mismo aparecen los manejadores, que son los ocho cuadrados negros. Desplacemos el mouse sobre el gráfico (sin hacer clic) para que vayan apareciendo los nombres de las distintas partes que lo componen. El programa ha establecido automáticamente muchos parámetros. De la celda B3 ha sacado el nombre de la serie y el título del gráfico. El contenido del rango A4:A7 ha pasado a figurar en el eje X (eje de categorías), los valores del rango B4:B7 se han empleado para graficar la altura de las columnas. Los valores del eje Y se han adaptado a incrementos de 10 en 10 llegando la escala hasta 80, a pesar que el mayor valor es 70, para mantener coherencia y evitar que alguna columna alcance el borde del área de graficación. Como Imprimir una planilla Carguemos la planilla que vamos a imprimir. Hagamos clic en el botón Imprimir. 34 / 49

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