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2 Índice de contenido Windows Vista...5 Escritorio...5 Menú de Inicio...7 Elementos del Menú Inicio...8 Aero...10 Windows Sidebar y Gadgets...10 Para abrir Sidebar...11 Gadgets...11 Galería de gadgets...12 Windows Flip 3D...13 Cambio entre ventanas con ALT+TAB...13 Vistas miniaturas de ventanas activas...14 Ventanas de carpetas...15 Panel de navegación...17 Vistas de la ventana de Carpetas...18 Organizar...20 Panel de lectura...21 Búsqueda de Archivos o carpetas...22 Búsqueda instantánea...22 Carpetas de búsqueda...22 Búsqueda en el menú Inicio...24 Apagar el equipo...25 WRITER...28 Entrar y Salir de Writer...28 Selección de texto...29 Dar formato al texto...29 Formato al carácter...30 Formato a párrafos...30 Formato a la página...31 CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA...33 Revisión ortográfica...33 Revisar al finalizar...33 Revisar mientras se escribe...36 Formato de imagen...38 Insertando tablas...40 Métodos abreviados...42 Encabezado y pie de página...43 CALC...47 Seleccionar utilizando la barra de estado...47 Eliminar contenidos Orientación del Texto:...48 Nombres de Rangos...50 Nombres válidos:...51 ERRORES EN LAS FÓRMULAS...52 ESTRUCTURA GENERAL DE UNA FUNCIÓN...54 EL ASISTENTE PARA FUNCIONES DE CALC...54

3 FUNCIONES MATEMÁTICAS...57 FUNCIONES ESTADÍSTICAS...58 FUNCIONES FINANCIERAS...59 FUNCIONES DE FECHA Y HORA...59 Funciones lógicas...60 Gestión de Bases de Datos...61 ORDENAR UNA AREA DE BASE DE DATOS...62 Ordenar por más de una Columna o Fila FILTRAR REGISTROS EN UNA BASE DE DATOS...64 Filtro automático o autofiltro...65 ELEMENTOS DE UN GRÁFICO DE CALC OPENOFFICE...66 EL ASISTENTE DE GRÁFICOS...67 ÁREA DE IMPRESIÓN...69 Impress...72 Iniciando un documento de presentación...72 Definir el diseño de la presentación...73 Tipo de presentación...74 MANEJO DE TEXTO Y HERRAMIENTAS DE DIBUJO EN IMPRESS...75 Insertar texto en una diapositiva...75 Descripción de las herramientas de dibujo...76 Objetos:...79 ANIMANDO LA PRESENTACIÓN...81

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5 Windows Vista Escritorio Windows Vista muestra la imagen del escritorio solo con los accesos directos que vienen por omisión. Figura 2: Escritorio Cualquier acción en Windows Vista comienza aquí. Este es el lugar donde se pueden organizar los objetos más comúnmente usados para hacer su acceso más rápido. En Windows Vista también el escritorio es tratado como un objeto. Los elementos que pertenecen al Escritorio se enlistan a continuación: Figura 3: Accesos directos 5

6 Figura 4: Menú de Inicio Figura 5: Barra de tareas Figura 6: Sidebar y Gadgets 6

7 Menú de Inicio El menú Inicio contiene todo lo que necesitas para empezar a trabajar con Windows. Aquí puedes: Iniciar programas. Abrir archivos. Personalizar el sistema con el Panel de control. Obtener ayuda si hace clic en Ayuda y soporte técnico. Buscar elementos en el equipo o en Internet si hace clic en Buscar. Y mucho más. Figura 7: Menú de Inicio 7

8 Elementos del Menú Inicio Sección Izquierda Objetos Fijos. Los accesos directos de las aplicaciones más utilizadas pueden ser anclados en esta parte del menú, de manera que siempre se encuentren disponibles. Es común encontrar los accesos a Internet Explorer y Correo electrónico en esta parte. Programas usados frecuentemente. Se actualiza con vínculos a los programas que utiliza más a menudo. Nos muestra los 10 accesos más utilizados. Todos los programas. Despliega los accesos directos a todas las aplicaciones que se tengan instaladas en la máquina. Búsqueda. En caso de no saber la ubicación de cualquier archivo o carpeta, podemos realizar la búsqueda del mismo por medio de este espacio. Conforme se vaya escribiendo el nombre del archivo o carpeta, se irá mostrando el resultado de la búsqueda en la sección izquierda dentro del mismo menú de Inicio. Sección Derecha Nombre del usuario. Indica el usuario que ha abierto la sesión de Windows Vista. Carpetas de Windows. Muestra los accesos directos a las distintas carpetas de uso más común, donde se almacenan los archivos que se han creado. Documentos Fue diseñado para simplificar la localización de los archivos de datos con los que trabaja normalmente. Representa la carpeta en la que se guardan los papeles de trabajo y de los cuales recuperar documentos y gráficos es una tarea muy sencilla. Imágenes Acceso a la carpeta donde se almacenan las imágenes por definición. Música Acceso a la carpeta donde se almacenan los archivos de sonido. Buscar Abre una ventana nueva en la cual se realizan las búsquedas de archivo o carpetas, de la misma manera que el espacio de Búsqueda, pero en una ventana por aparte. Elementos recientes. Enlista los accesos directos a los 15 archivos que han sido modificados recientemente. En esta lista se muestra cualquier tipo de archivo. 8

9 Equipo Mediante una ventana nueva, muestra las distintas unidades de almacenamiento disponibles en nuestro equipo. Además ofrece una lista de accesos a las carpetas de los puntos anteriores. Red Si nuestro equipo forma parte de una red, aparecerá este acceso. Al dar clic en este acceso, se abrirá una ventana nueva en la cual se presentarán los accesos a los distintos equipos que forman parte de la red. Conectar a Abre el asistente para realizar la conexión de nuestro equipo a una red, red inalámbrica, acceso telefónico o VPN. Panel de control. Proporciona opciones para personalizar la apariencia y funcionalidad de su equipo, agrega o quita programas, establece conexiones de red y cuenta de usuarios. Programas determinados. Abre en una ventana las opciones para establecer los programas predeterminados para navegar en internet, correo electrónico, reproducción de música o asociar un tipo de archivo con un programa determinado. Ayuda y soporte técnico.abre los temas de Ayuda, Tutoriales, Solución de Problemas y otros servicios de Soporte Técnico. Cerrar sesión y apagar el equipo. En este espacio se encuentran los botones correspondientes para apagar el equipo, bloquearlo, suspender (ahorro de energía sin apagar el equipo), cambiar de usuario, cerrar sesión, hibernar. 9

10 Aero Windows Aero es la experiencia visual avanzada de Windows Vista. Incluye un diseño de cristal translúcido con sutiles animaciones de ventana y nuevos colores de ventana. El estilo visual distintivo de Aero combina el aspecto de ventanas ligeras y translúcidas con potentes avances gráficos. Con Aero, disfrutará de efectos visuales y un aspecto atractivos. Además, tendrá un mejor acceso a los programas del equipo. Una de las características visuales más obvias de Aero son las ventanas con bordes transparentes, que le permiten concentrarse en el contenido de las ventanas abiertas. El comportamiento de las ventanas también se rediseñó de manera de incorporar animaciones sutiles que acompañan la minimización, la maximización y la restauración de las ventanas para crear un efecto más gradual y natural. Windows Sidebar y Gadgets Windows Sidebar Sidebar proporciona una manera de organizar la información a la que desea obtener acceso de manera rápida, sin acumular elementos en el espacio de trabajo. Sidebar se encuentra en el escritorio y contiene Gadgets, que son mini programas personalizables que muestran información actualizada continuamente y que le permiten realizar tareas comunes sin abrir una ventana. Por ejemplo, puede ver previsiones meteorológicas actualizadas con regularidad, titulares de noticias y una presentación de imágenes. Figura 9: Sidebar y Gadgets 10

11 Para abrir Sidebar Para abrir Windows Sidebar, has clic en el botón Inicio, en Todos los programas, en Accesorios y, finalmente, en Windows Sidebar. Para mantener Sidebar constantemente visible, debes configurarla de manera que otras ventanas no la cubran. El ancho de Sidebar tiene un tamaño fijo. Para impedir que las ventanas cubran Sidebar Debido a los requisitos de espacio de Sidebar, esta opción funciona mejor si utiliza un monitor de pantalla grande o varios monitores. Para abrir Propiedades de Windows Sidebar, has clic en el botón Inicio, en Panel de control, en Aparienci a y personalización y, a continuación, en Propiedades de Windows Sidebar. Activa la casilla Mantener Windows Sidebar siempre visible. Has clic en Aceptar. Gadgets Windows incluye una pequeña colección de gadgets, pero únicamente algunos de ellos aparecen en Sidebar de manera predeterminada. Antes de que se pueda agregar un gadget a Sidebar, debe estar instalado en el equipo. Para ver los gadgets que están instalados en el equipo: 1. Encima de Sidebar, has clic en el signo más (+) para abrir la Galería de gadgets. Figura 10: Agregar gadgets 11

12 2. Has clic en los botones de desplazamiento para ver todos los gadgets. 3. Has clic en un gadget y después con clic sostenido arrastre el gadget hasta la posición dentro de Sidebar donde deseas ubicarlo. Galería de gadgets Puedes descargar gadgets adicionales de la Web. Para buscar gadgets en línea, visita el sitio web de Microsoft Gadgets. Figura 11. Galería de gadgets 12

13 Windows Flip 3D Figura 12: Pila tridimensional de ventanas abiertas Parte de la experiencia de Aero de Windows es Windows Flip 3D, una forma de organizar las ventanas abiertas en una pila tridimensional por la que se puede desplazar sin tener que hacer clic en la barra de tareas. Para hacer uso de Flip 3D, emplea la combinación de teclas WIN + TAB. Mantén presionada la tecla WIN y presiona la tecla TAB de manera pausada, para mostrar cada una de las ventanas. Cuando se muestre al frente la ventana a la que se desea ir, suelta ambas teclas. Cambio entre ventanas con ALT+TAB Hasta el método de presionar ALT+TAB para cambiar de ventana fue actualizado. En lugar de mostrar iconos simples, puedes ver vistas previas activas de las ventanas de cada uno de los programas abiertos. Figura 13: Vistas previas al cambio de ventana 13

14 Vistas miniaturas de ventanas activas Cuando señala un botón de la barra de tareas, aparece una vista previa en miniatura de la ventana, independientemente de que el contenido de la ventana sea un documento, una fotografía o incluso un vídeo que está reproduciéndose. Figura 14: Vistas miniaturas de ventanas en la barra de tareas 14

15 Ventanas de carpetas Windows Vista nos proporciona una serie de Carpetas con la finalidad de contar desde la primera vez con contenedores que nos permitan administrar nuestros archivos. Los accesos directos a estas carpetas se encuentran en el Menú de Inicio: Documentos, Imágenes y Música, dentro de las más comunes, también existe una carpeta con el nombre del usuario que contiene las carpetas anteriores como subcarpetas. Figura 15: Carpetas de Windows Vista Al momento de hacer clic en el acceso directo de la carpeta que nos interesa revisar, se abre la ventana correspondiente para mostrarnos su contenido. A continuación los distintos elementos que componen la ventana: 15

16 Figura 16: Partes de una ventana de carpeta Barra de direcciones.- Para cambiarse a una carpeta diferente. Botones atrás y adelante.- Sirven para desplazarse a otras carpetas que ya haya abierto sin cerrar la ventana actual. Cuadro de búsqueda.- Sirve para buscar un archivo o una subcarpeta almacenados en la carpeta actual. La búsqueda comienza a realizarse en cuento se comienza a escribir. Barra de herramientas.- Permite realizar tareas habituales, como cambiar la apariencia de los archivos y las carpetas. Panel de navegación.- Le permite cambiar la vista a otras carpetas. 16

17 Lista de archivos.- Aquí es donde se muestra el contenido de la carpeta actual. Si escribió en el cuadro de búsqueda para buscar un archivo, sólo aparecerán los archivos que coincidan con la búsqueda. Encabezados de columna.- Utilice los encabezados de columna para cambiar el modo en que se organizan los archivos de la lista de archivos. Panel de detalles.- Muestra las propiedades más habituales asociadas al archivo seleccionado. Las propiedades del archivo son información sobre un archivo, por ejemplo, el autor, la fecha en que se modificó por última vez, entre otros. Panel de navegación Es el área situada en el lado izquierdo de la ventana de una carpeta. Muestra una lista expansible de carpetas incluidas en la carpeta actual, así como vínculos favoritos y búsquedas guardadas. Empleando el panel de navegación, puede navegar directamente hasta la carpeta que contiene los archivos en los que está interesado. También puede abrir una búsqueda que haya guardado. La sección Vínculos favoritos facilita el cambio a una carpeta común. 17

18 Para abrir una carpeta que aparece en la sección Vínculos favoritos (como Documentos), has clic en la carpeta. Para abrir una carpeta que no aparezca en Vínculos favoritos, abre la lista Carpetas haciendo clic en Carpetas en la parte inferior del panel de navegación y, a continuación, has clic en la carpeta que desee. Para cerrar la lista Carpetas, has clic en Carpetas de nuevo. Figura 17: Panel de navegación Vistas de la ventana de Carpetas Los archivos se pueden listar de distintas formas. Para realizar estos cambios, utiliza el botón Vistas de la barra de herramientas. 18

19 Figura 18: Vistas de carpetas Figura 19: Icono muy grandes Figura 21: Iconos medianos Figura 20: Iconos grandes Figura 22: Iconos pequeños 19

20 Figura 23: Lista Figura 24: Detalles Figura 25: Mosaicos Organizar No importa la vista que se seleccione, siempre se encuentran disponibles los encabezados de columnas. Estos encabezados nos permitirán ordenar los archivos y carpetas que se muestran en la lista de archivos, de distintas maneras. Por ejemplo al hacer clic sobre el encabezado del Nombre, ordenará en forma alfabética ascendente, agrupando primero las carpetas (en caso de que las haya) y después los archivos. Al presionar una vez más el encabezado, invertirá el orden. De forma similar se comportan los siguientes encabezados. 20

21 Figura 26: Encabezados de columnas Panel de lectura Utiliza el panel de vista previa para ver el contenido de muchos tipos de archivos. Por ejemplo, si seleccionas un mensaje de correo electrónico, un archivo de texto o una imagen, puede ver su contenido sin abrirlos en un programa. El panel de vista previa no se muestra de manera predeterminada en la mayoría de las carpetas. Para verlo, has clic en el botón Organizar de la barra de herramientas, has clic en Diseño y, a continuación, en Panel de vista previa. Figura 27: Panel de vista previa 21

22 Búsqueda de Archivos o carpetas El cuadro de búsqueda se encuentra en la parte superior de cada carpeta. Filtra la vista actual basada en el texto que escribe. El cuadro de búsqueda busca archivos basándose en el texto del nombre del archivo, el texto incluido en el archivo, etiquetas y otras propiedades de archivo comunes adjuntadas al archivo. Además, revisa en la carpeta actual así como en todas las subcarpetas. Búsqueda instantánea Para buscar un archivo o una carpeta empleando el cuadro de búsqueda: Escriba una palabra completa o parcial en el cuadro Buscar. A medida que escribe en este cuadro, el contenido de la carpeta se filtra para reflejar cada carácter consecutivo que especifica. Cuando vea el archivo que desea, puede dejar de escribir. No tiene que presionar ENTRAR puesto que la búsqueda se produce automáticamente. Carpetas de búsqueda Si busca con regularidad un grupo determinado de archivos y termina realizando la misma búsqueda una y otra vez para encontrarlos, puede que le resulte útil guardar los resultados de la búsqueda. Cuando guarde una búsqueda, no tiene que volver a crear manualmente siempre la misma vista de los archivos; sólo tiene que abrir dicha búsqueda y Windows realizará una búsqueda rápida y mostrará únicamente actuales que los archivos coinciden más con la búsqueda original que ha realizado. 22

23 Figura 35: Carpeta de búsqueda Sus búsquedas guardadas están disponibles en el panel de navegación. 1. Has clic en la caja Buscar. 2. Busca los archivos. 3. Una vez que se ha completado la búsqueda, en la barra de herramientas, has clic en Guardar búsqueda. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la búsqueda y, a continuación, has clic en Guardar. CompuTip: Si esta acostumbrado a utilizar la Barra de Menú puede activarla al presionando la tecla Alt Figura 36: Caja de dialogo Guardar como, para guardar la búsqueda 23

24 La Búsqueda se guardará en la carpeta de búsquedas, que puede abrir haciendo clic en el vínculo Búsquedas del panel de navegación. Para abrir una búsqueda guardada 1. En el panel de navegación, has clic en Búsquedas. 2. En la lista de archivos, has doble clic en la búsqueda guardada. Búsqueda en el menú Inicio También es posible emplear el cuadro de búsqueda del menú Inicio, que se localiza en la sección izquierda en la parte inferior. Figura 37: Cuadro de búsqueda en el Menú de Inicio Puedes escribir todo o parte del nombre de la carpeta o archivo que se desea localizar, el resultado de la búsqueda se mostrará en el mismo menú de Inicio. 24

25 Figura 38: Resultado de la búsqueda realizada Apagar el equipo La forma de salir de Windows Vista es muy simple, basta con dar un clic en el botón Apagar del menú Inicio Figura 72: Opciones del botón Apagar Dentro del menú que se presenta, se encuentra la opción de Apagar. Al seleccionar esta opción el equipo cerrará la sesión que se tenga iniciada y apagará el equipo. También se ofrecen otras opciones más, que a continuación revisaremos. 25

26 Cambiar de usuario. Con Windows Vista podemos mantener abierta la sesión de un determinado usuario y abrir una sesión distinta con un usuario nuevo sin cerrar la sesión del usuario original. Nos es de mucha ayuda en el momento en que un equipo compartido tenga que ser utilizado momentáneamente por otro persona. Cerrar sesión. Únicamente cerramos la sesión del usuario activo, pero sin apagar el equipo, el cual queda encendido y presenta la pantalla de inicio, esperando que sea seleccionado un usuario para iniciar una nueva sesión. Bloquear. Se utiliza Bloquear cuando el equipo no va a ser utilizado por una ausencia breve, la sesión se mantiene activa, así como los programas y archivos abiertos. Para quitar el bloqueo, deberá de presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Alt + Supr, nuevamente tendrá que escribir su contraseña para poder ingresar a la sesión. Reiniciar. Con esta opción, podemos cerrar la sesión abierta, el equipo se apagará, volviendo a encenderse, mostrando la pantalla original para iniciar una sesión. Suspender. Windows Vista guarda todos los documentos y programas abiertos en la memoria. La suspensión requiere una cantidad extremadamente pequeña de energía y le permite reanudar el trabajo en segundos. Hibernar. El modo de hibernación también hace que su equipo entre en un estado de ahorro de energía, pero guarda el trabajo en el disco duro para que pueda apagarlo sin problemas. 26

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28 WRITER Writer es el procesador de textos de la suite de OpenOffice de la empresa (Stanford University Network) SUN Microsystem, multiplataforma, además de brindar a los usuarios la libertad de copiarlo, estudiarlo y redistribuirlo libremente. Los archivos creados en el procesador de textos Writer se reconocen por la extensión *.odt (en inglés OpenOffice document); en adelante nos referiremos a estos como documentos. Entrar y Salir de Writer Clic en el Menú Inicio Seleccione Todos los programas OpenOffice.org 3.0 Clic en OpenOffice.org Writer Clic Menú Archivo Seleccione Terminar Para utilizar Writer lo primero que debes saber es como entrar a su ventana posteriormente principal, cómo procesador de textos. 28 para salir del

29 Selección de texto Seleccionar una palabra Hacer doble Clic sobre la palabra a seleccionar Seleccionar un bloque Hacer tres Clics sobre la palabra del bloque de texto a seleccionar, si das de texto cuatros Clics seleccionas todo el párrafo (esto llega a ser útil cuando se presentan los saltos de línea, el cual solamente pasa el texto de la derecha a otra línea sin crear un párrafo nuevo) Seleccionar partes Coloque el puntero del Mouse al inicio del texto que desea seleccionar, continuas de texto haga clic sostenido y arrástrelo en la dirección que desea seleccionar el texto, ó Coloque el puntero del Mouse al inicio del texto, oprima la TECLA SHIFT y con las flechas de navegación seleccione el texto que desea. Seleccionar partes Seleccione el primer texto discontinuas de texto Una vez sombreado el primer texto, mantenga presionando la tecla CTRL y dirija el puntero del Mouse al siguiente texto a seleccionar sombreándolo, y así sucesivamente. Seleccionar todo el Oprima CTRL + E documento Dar formato al texto Writer proporciona tres formas de aplicar el formato: caracteres, párrafos y páginas. En el nivel inferior (el carácter), cambia el formato de cada uno de los caracteres o grupos de letras. Los párrafos representan la segunda unidad de formato, el párrafo es importante para Writer ya que este almacena la información sobre el formato del párrafo al pulsar ENTER. De hecho, todas las características de un párrafo se almacenan en un pequeño espacio en blanco que se coloca al final del párrafo (este espacio en blanco es realmente la marca de párrafo). 29

30 Formato al carácter Al iniciar un nuevo documento en Writer, por default el texto se encuentra alineado a la izquierda y comúnmente la fuente preestablecida es Times New Roman a un tamaño de fuente de 12 puntos. Alterar estas características en el texto es una tarea común, ya que normalmente según el tipo de texto que estemos tecleando contará con modificaciones de formato, principalmente para su presentación final. Hay que tomar en cuenta, seleccionar los caracteres al aplicar formato, de esta manera, sólo tienes que hacer clic sobre la opción Carácter, correspondiente al menú Formato, y a continuación se presenta la ventana siguiente: La ventana Caracteres como puedes ver cuenta con cinco pestañas, Fuente, Efectos de fuente, Posición, Hiperenlace y Fondo. Formato a párrafos A diferencia de los caracteres, no es necesario seleccionar el párrafo para darle formato, simplemente debe de colocarse el punto de inserción sobre el párrafo, por lo que sólo tienes que hacer clic sobre la opción Párrafo, correspondiente al menú Formato, y a continuación se presenta la ventana siguiente: 30

31 Iníciales. Una manera de resaltar al párrafo es que la o las primeras letras sean más grandes y abarquen más de una línea de texto, en esta pestaña lo puedes encontrar además de aplicar distintos estilos a los caracteres a resaltar. Representa a la letra capital Formato a la página Dar formato a la página permite ajustar un gran número de características que se reflejan en la apariencia general de las páginas de todo el documento. Estas características incluyen: Administrar, Página, Fondo, Encabezamiento, Pie de página, Bode, Columnas y Notas al pie. Sólo tienes que hacer clic sobre la opción Página, correspondiente al menú Formato, y a continuación se presenta la ventana siguiente: Administrar. Permite aplicar y crear estilos para páginas. Writer emplea estilos de página para especificar el diseño de una página, incluida la orientación de ésta, el fondo, los márgenes, los encabezamientos, los pies de página y las columnas de texto. Página. Aquí configuramos el formato del papel, orientación, márgenes y diseño de página. Fondo. La presentación de un documento puede ser mejorada, si al fondo del mismo le aplicamos un fondo, que puede ir desde un color o imagen. 31

32 Encabezamiento y Pie de página. Utilizar encabezado y pie de página en los documentos nos permite personalizar secciones o todo el documento. Es una forma de identificar fácilmente partes o el todo de un documento. Es posible que desee centrar el elemento o incluir varios elementos; por ejemplo, la fecha alineada a la izquierda y el número de página alineado a la derecha. Borde. Los bordes, el sombreado y los rellenos gráficos, agregan interés y énfasis al documento. Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos, imágenes. Se puede sombrear párrafos y texto. Columnas. Dar formato al texto va más allá de cambiar características al mismo; el uso de columnas nos permite crear espacios entre texto y texto principalmente sobre una misma línea. Nota al pie. Especifica las opciones de diseño de las notas al pie, incluida la línea que separa la nota del cuerpo principal del documento. 32

33 CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA La revisión ortográfica y gramatical es una de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Aunque por el momento queda mucho por hacer en este campo, OpenOffice.org dispone de diversos paquetes ortográficos, diccionarios y de sinónimos que es posible descargar e instalar en nuestro OpenOffice.org. Evitar que haya errores en los textos es ahora mucho mas fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Writer no encuentre ningun error no quiere decir que, necesariamente, sea asi. Ya que hay errores que Writer no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Writer para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras del documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Writer, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Carlos Fuentes es muy basta y!vasta ya de gritar!. Writer no detectara ningun error puesto que tanto basta como vasta son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es vasta y en el segundo caso, basta. Revisión ortográfica Ezisten dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Veamos ahora la primera forma. Revisar al finalizar Para establecer esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas Opciones Configuración del idioma Lingüística, como vemos en el cuadro de dialogo de abajo, debemos dejar sin marcar la casilla Revisión ortográfica automática. 33

34 Figura 8: cuadro Opciones Configuración de idioma-lingüística O de forma mas sencilla pulsando el botón de la barra de herramientas. En cualquier momento podemos activar de nuevo la opción de revisar mientras escribimos, pulsando nuevamente dicho botón. Una vez que hemos introducido todo o parte de nuestro documento, se puede revisar la ortografía mediante una de las siguientes tres formas: Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar Pulsando F7 Desplegando el menú Herramientas Revisión Ortográfica 34

35 Writer comenzara a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y mostrara una ventana informándole. Según del tipo de error que haya encontrado se debe realizar una de las acciones disponibles en este cuadro de dialogo: Figura 9: cuadro Ortografía observe el ejemplo que se muestra en la imagen. En la parte superior del cuadro, en la barra de titulo, muestra el idioma que se esta utilizando en la corrección, en este caso, el Español(México). Debajo hay una zona titulada Sugerencias que contiene una lista de las palabras mas parecidas que ha encontrado Writer en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrara la palabra correcta. 35

36 Llegados a esta situación debe decidir que botón de la derecha pulsar. Ignorar una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento. Ignorar todo. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasara por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continua revisando el documento. Cambi ar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra la corrección que sea oportuna y pulse este botón. Cambiar todo. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada. Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccion. Revisar mientras se escribe Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión selecciona del menú Herramientas Corrección Ortográfica..., o pulse en la barra de herramientas. A partir de ese momento Writer efectuara la revisión ortográfica de modo permanente, mostrara los errores que ya existan en el texto y los que se cometan segun se vaya introduciendo nuevo texto. Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrara el cuadro de dialogo que vimos anteriormente, sino que subrayara la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen. Figura 10: Ejemplo de error ortográfico 36

37 Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá un menú contextual, como el que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver en Revisar ortografía al finalizar. Figura 11: Menú contextual de ortografía Veamos las opciones de este menú contextual: Sugerencias. En la parte superior nos muestra la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta, no tenemos mas que señalarla con el puntero y hacer clic, Writer sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. Revisión ortográfica. Abre el cuadro de dialogo Revisión ortográfica que hemos visto anteriormente. Incluir. Añade la palabra subrayada al diccionario que seleccionemos. Ignorar todo. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasara por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada. 37

38 Autocorrección. Al hacer clic aparecerá una lista con las mismas palabras que vemos en las sugerencias, pero ademas la próxima vez que nos equivoquemos se sustituirá automáticamente. En este menú no esta el botón Omitir, pero no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado ondulado rojo no se imprimirá en ningún caso y de todas formas podemos utilizar Ignorar todo. Si utiliza el método de Revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Al abrir un documento largo que no ha sido revisado, no podremos comenzar a trabajar hasta que Writer acabe de revisarlo por completo. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de procesamiento del equipo. Si no se modificara el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo. Si se esta creando un documento nuevo, no observara ningún retraso por tener activada esta opción. Formato de imagen A los objetos gráficos trazados en Writer podemos modificar el formato en cuanto a sus propiedades siguientes: líneas, relleno, rotar, su posición con respecto al texto, agrupar y desagrupar principalmente. Para acceder a estas propiedades sólo tenemos que hacer clic sobre la propiedad a modificar en la barra de herramientas siguiente: A imágenes insertadas en documentos se les puede modificar el formato en cuanto a sus propiedades siguientes: tamaño, posición, nombre, ajuste, hiperenlace, recortar, escala, borde, fondo, etcétera. 38

39 Para acceder a estas propiedades sólo tenemos que hacer doble clic sobre el objeto y se mostrará en pantalla la ventana anterior. En la pestaña Tipo podemos modificar el tamaño y la posición del objeto seleccionado. La pestaña Ajuste es la característica más compleja en cuanto a objetos gráficos se refiere, puesto que tiene que ver con la posición que guarda con respecto al texto. Utilice la pestaña Recortar para disminuir o escalar la imagen seleccionada. Por último puede aplicar tanto un borde como un fondo al objeto seleccionado. 39

40 Insertando tablas Utilice el método abreviado CTRL + F12 para indicarle a Writer que inserte una tabla. Como se observa en la figura anterior, Writer solicita un nombre para la tabla, cantidad de filas y columnas que la integrarán, en el caso que la tabla abarque más de una página activar encabezado para que estos se repitan, borde y formateado automático. En esta última opción Writer aplica automáticamente los formatos a la tabla actual, como los tipos de letra, el sombreado y los bordes. 40

41 La tecla TABULADOR es muy útil en el manejo de tablas, ya que además de mover el cursor entre las celdas, también inserta filas, siempre y cuando nos ubiquemos al final de la tabla. A una tabla podemos eliminar e insertar tanto filas como columnas, solamente hay ubicar el cursor sobre una parte de la tabla y Writer mostrará la barra de herramientas Tabla, para que a continuación con un solo clic lleve a cabo la acción solicitada. Tome en cuenta que el uso de la tecla SUPRIMIR, solamente elimina los contenidos de las tablas, más no filas, columnas o la tabla en si misma. 41

42 Métodos abreviados En la siguiente tabla encontrará una referencia de métodos abreviados en el uso de la edición. Teclas Acción Seleccionar todo el documento CTRL + E Deshacer CTRL + Z Rehacer CTRL + Y Cortar CTRL + X Copiar CTRL + C Pegar CTRL + V Buscar y reemplazar CTRL + B CTRL + k CTRL + N CTRL + S CTRL + D CTRL + T CTRL + J CTRL + L CTRL + R CTRL CTRL CTRL CTRL Shift Shift Shift Shift - CTRL + Supr CTRL + Retroceso CTRL + RePág CTRL + AvPág INICIO FIN CTRL + INICIO CTRL + FIN CTRL + MAYÚS + INICIO CTRL + MAYÚS + FIN Cursivas Negritas Subrayado Subrayado doble Centra el texto Justifica el texto Alinea el texto a la izquierda Alinea el texto a la derecha Selecciona al comienzo del párrafo Selecciona al final del párrafo Selecciona una palabra a la derecha Selecciona una palabra a la izquierda Elimina una palabra a la derecha Elimina una palabra a la izquierda Desplaza el cursor al encabezado Desplaza el cursor al pie de página Ir al inicio de una línea Ir al final de una línea Ir al inicio del documento Ir al final del documento Ir al inicio del documento con selección Ir al final del documento con selección 42

43 Teclas CTRL + A CTRL + Q CTRL + U CTRL + P CTRL + G F2 F7 F11 F12 Acción Activa la ventana Abrir Salir de la aplicación Inserta nuevo documento Activa la ventana Imprimir Guarda el documento Activa la barra de fórmulas Revisión ortográfica Activar la ventana Estilo Activar Numeración y viñetas Encabezado y pie de página Un encabezado es un texto que se desplegara automáticamente en la parte superior de cada pagina y que se encuentra arriba de su margen superior. Una muestra de un encabezado lo vemos en la siguiente imagen: Figura 27: Ejemplo de un encabezado con logotipo 43

44 Esto es útil para colocar textos informativos o de orientación, por ejemplo, titulo del documento, capitulo, autor, fecha, numero de pagina, logotipos, etcétera. El texto se repetirá en todas las paginas de forma automática, y para modificar su contenido, solo se modifica en una. Para visualizar la pestaña Encabezamiento, se invoca el cuadro de dialogo Estilo de página en el menú Formato Página. Figura 28: cuadro de Estilo de página pestaña Encabezamiento En este apartado es posible modificar las opciones del encabezados. El pie de pagina funciona de manera similar, pero se muestra al final de la pagina, y suele contener números de pagina o información semejante. Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al menú Insertar Encabezamiento y hacer clic en Predeterminado o Insertar Píe de página y hacer clic en Predeterminado. 44

45 Writer mostrará un recuadro de un renglón de altura y del ancho de la página, en la parte superior de la página en el caso del encabezado o en la parte inferior, en el caso del pie de página. Figura 29: Ejemplo Encabezado en blanco A continuación podemos teclear el contenido del encabezado en el recuadro, también podemos insertar campos predefinidos como números de pagina, fecha, etcétera., accediendo al menú Insertar Campos donde podemos escoger entre los distintos campos que se actualizan automáticamente. Figura 30: menú Insertar Campos En la Figura 30 podemos observar las opciones de campos de acceso rápido que tenemos disponibles para insertar en los encabezados o en el pie de pagina. 45

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47 CALC Seleccionar utilizando la barra de estado La barra de estado muestra información acerca de la hoja actual. El botón Modo Selección muestra el modo de selección actual. Puede cambiar entre STD = Estándar, EXT = Extendido, y AGR = Agregar. Botón Modo Selección Para cambiar entre los distintos modos de selección dé clic sobre el botón Modo Selección. Si desea cambiar sólo utilizando los modos STD (Estándar) y EXT (Extendido) pulse la tecla F8. Eliminar contenidos. Esta opción permite eliminar la información o las características de formato que pueda tener la celda o rango de celdas seleccionadas. Los pasos a seguir para eliminar el contenido de las celdas son: Seleccione la celda o rango de celdas a las cuales desea eliminarles la información. Dé un clic en el menú Editar > Eliminar contenidos. Seleccione que es lo que desea eliminar: Eliminar Todo: Borra todo el contenido del área de celdas seleccionada, (además del formato y los comentarios de la celda). Texto: Borra solo el texto. No afecta a formatos, fórmulas, números y fechas. Números: Borra únicamente los números. Los formatos y las fórmulas no cambian. Fecha y Hora: Borra los valores de fecha y hora. Los formatos, el texto, los números y las fórmulas no cambian. 47

48 Fórmulas: Borra solo las fórmulas. El texto, los números, los formatos, las fechas y las horas no cambian. Notas: Elimina las notas agregadas a las celdas. Todos los demás elementos se conservan. Formatos: Borra los atributos de formato aplicados a celdas. El contenido de las celdas no cambia. Objetos: Borra los objetos. El contenido de las celdas no cambia. Orientación del Texto: 48 las

49 Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo en dirección o en sentido opuesto a las agujas de un reloj. Calc OpenOffice ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta. Seleccione las opciones de columna bajo Orientación del texto para ajustar la manera en que se desea que aparezca el texto en una celda. Haga clic en el disco para definir la dirección del texto ó en Angulo: Escriba el ángulo de rotación para el texto en la o las celdas seleccionadas. Un número positivo gira el texto a la izquierda y uno negativo lo hace a la derecha. Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto. Aristas de Referencia: En éstos íconos indique el borde de celda desde el que escribir el texto girado. Expansión del texto a partir del borde inferior de la celda: Escribe el texto girado a partir del borde inferior de la celda hacia afuera. Expansión del texto a partir del borde superior de la celda: Escribe el texto girado a partir del borde superior de la celda hacia afuera. Expansión del texto sólo dentro de la celda: Escribe el texto girado sólo dentro de la celda. Disposición Vertical: Alinea el texto verticalmente 49

50 Nombres de Rangos Calc permite agrupar un número cualquiera de celdas con el afán de facilitar operaciones. La manera de formar estos grupos es asignarles un nombre que bien puede definir alguna característica del grupo o cualquier detalle significativo. El procedimiento para nombrar un rango es el siguiente: 1. Define el rango de celdas que requieras agrupar seleccionándolas con clic izquierdo y arrastra hasta sombrear la totalidad de celdas que comprenda el rango. 2. Ve al menú Insertar Nombres Definir, también es posible utilizar el atajo Ctrl + F3 Figura 6 Definir nombre a) Calc mostrará el cuadro de diálogo Definir Nombres 50

51 Figura 7: Caja de dialogo Definir nombre b) Utiliza el primer renglón para asignar un nombre al rango c) En caso de tener nombres ya definidos Calc los muestra en el cuadro central del diálogo d) El campo Asignado a, muestra el rango en cuestión e) Para finalizar pulsa en el botón Aceptar Calc hace posible utilizar los nombres de rangos como elementos numéricos al momento de realizar una operación. También puede asignar nombres a los rangos de celdas dando clic en el cuadro de nombres y escribiendo el nombre deseado. Nombres válidos: Para que el nombre de una celda o rango sea valido debe cumplir las siguientes condiciones: Los Nombres pueden contener letras, caracteres numéricos, y algunos caracteres especiales. Los nombres deben comenzar con una letra o un carácter de guión bajo, Pueden contener letras y números Los nombres deben ser diferente de la celda de referencia. Por ejemplo, el nombre A1 es inválido porque A1 es la referencia de la celda superior izquierda. No deben contener espacios en blanco. Caracteres especiales permitidos: Subrayado (_) 51

52 Punto (.) - permitido dentro de un nombre, pero como primer o último carácter Blank o espacio ( ) - permitido dentro de un nombre, pero no como carácter inicial o final, y no para rangos de celda. ERRORES EN LAS FÓRMULAS Códigos de error en Calc OpenOffice 52

53 La practica constante y aplicación que usted haga de la elaboración de fórmulas, en la solución de problemas que se le presenten en su área de trabajo así como en sus labores cotidianas le llevará a lograr la habilidad y destreza necesaria en la solución de los mismos. 53

54 ESTRUCTURA GENERAL DE UNA FUNCIÓN La estructura básica o sintaxis general de una función debe comenzar por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre, de la forma siguiente: = Nombre de Función(Argumento1; Argumento2; ; Argumento n ) Su construcción debe seguir las siguientes reglas: a). Si la función se encuentra al principio de una fórmula, hay que colocar el signo =. b) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas u otras funciones anidadas. c) Los argumentos van siempre entre paréntesis y sin espacios entre estos y los argumentos. d) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; sin dejar espacios en blanco entre ellos. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y oprima el botón insertar función en la barra de fórmulas o presione Ctrl+F2. Argumentos Los argumentos son valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A, referencias de celda y nombres. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. EL ASISTENTE PARA FUNCIONES DE CALC Puesto que existe una gran variedad y complejidad de funciones, Calc OpenOffice cuenta con un asistente para funciones que le orientará para su uso adecuado. Usted puede iniciar al asistente de funciones con cualquiera de los tres métodos siguientes: Seleccionar del menú Insertar el comando Función Presionar simultáneamente Ctrl+ F2 Dar un clic sobre el icono en la barra de fórmulas. Cualquiera de los tres métodos anteriores nos lleva al Asistente para funciones desplegando la siguiente caja de diálogo: 54

55 Si se sabe a qué categoría corresponde la función buscada, ésta deberá elegirse en el cuadro Categoría. Al hacerlo Calc OpenOffice desplegará en el cuadro Función la lista de funciones que contiene la categoría elegida. Haga clic en el nombre de la función deseada. En la parte derecha del cuadro de diálogo se muestra una breve descripción de la función seleccionada y su sintaxis. Si desea obtener información más detallada sobre ésta función haga clic en el botón: Ayuda Al seleccionar la función deseada y dar clic en el botón Siguiente, aparecerá esta ventana: 55

56 En donde usted podrá teclear o seleccionar los argumentos de la función. En este caso la función seleccionada es SUMA que devuelve la suma de todos los números en un rango de celdas; puede tener hasta 30 argumentos que se deben teclear en los cuadros Número1, Número2,, Número30 o bien se pueden seleccionar las celdas con el ratón. También se puede auxiliar con los botones de referencia que aparecen a la derecha de cada cuadro. Para finalizar deberá presionar Aceptar para ejecutar la función o Cancelar para cerrar la ventana y no realizar ninguna operación. 56

57 FUNCIONES MATEMÁTICAS FUNCIÓN SUMA: Suma todos los números en un rango de celdas. Sintaxis: =SUMA(número1;número 2;...) FUNCIÓN PRODUCTO Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. Sintaxis: =PRODUCTO(número1;número2;...) FUNCIÓN POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia. Sintaxis: =POTENCIA(número;potencia) FUNCIÓN RAÍZ Devuelve la raíz cuadrada de un número Sintaxis: =RAÍZ(número) FUNCIÓN REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo en dirección hacia cero. Sintaxis: =REDONDEAR.MENOS (número;núm_decimales) 57

58 FUNCIONES ESTADÍSTICAS FUNCIÓN PROMEDIO Devuelve el promedio (o media aritmética) de los argumentos. Sintaxis: =PROMEDIO(número1;número2;...) FUNCIÓN CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis: =CONTAR(ref1;ref2;...) FUNCIÓN CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio) FUNCIÓN MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(número1;número2;...) FUNCIÓN MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(número1;número2;...) 58

59 FUNCIONES FINANCIERAS FUNCIÓN PAGO Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis: =PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) FUNCIONES DE FECHA Y HORA FUNCIÓN HOY() Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Calc OpenOffice usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis: =HOY() FUNCIÓN AHORA() Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis: =AHORA () Funciones AÑO, MES, DIA FUNCIÓN AÑO Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y Sintaxis: =AÑO(num_de_serie) 59

60 FUNCIÓN MES Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis: =MES(num_de_serie) FUNCIÓN DIA Devuelve el día de una fecha, representada por un número de serie. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31. Sintaxis: =DIA(num_de_serie) Funciones lógicas Función SI Especifica una prueba lógica que debe llevarse a cabo. Sintaxis: SI(Prueba; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso) Prueba es cualquier valor o expresión que pueda ser VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero (opcional) es el valor que se devuelve si la prueba lógica es VERDADERO. Valor_si_falso (opcional) es el valor que se devuelve si la prueba lógica es FALSO. Y así como estas hay muchas otras más. El uso de Funciones hará que usted se familiarice con el asistente para funciones de Calc OpenOffice, y le mostrará lo versátil que es la hoja de cálculo en la solución de problemas. 60

61 Gestión de Bases de Datos Una de las cosas que probablemente hará con frecuencia en Calc OpenOffice es ordenar y gestionar listas de datos. En Calc OpenOffice, puede utilizarse fácilmente una lista de información como una base de datos. Los datos están organizados dentro de una lista con cabeceras de columna que definen Campos y filas que contienen Registros. Un campo es un elemento específico de información de su lista de datos como por ejemplo, nombre, matrícula, puesto y sueldo. Un registro contiene toda la información sobre un apartado concreto de su lista. Se denomina Base de Datos a una lista completa de datos organizada en campos y registros como por ejemplo, la lista de empleados de su empresa. Cuando se ejecutan tareas en la lista, como búsquedas, filtrado de datos, clasificaciones o datos subtotales, Calc OpenOffice la reconoce automáticamente como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos. Por ejemplo, si necesita preparar un informe sobre los empleados que trabajan en el departamento administrativo, tendría que poder visualizar en su lista únicamente dicho departamento. Calc OpenOffice proporciona dos herramientas útiles para localizar la información específica de una lista: el Filtrado y la Ordenación. Con estas herramientas podrá ordenar y filtrar fácilmente los datos de su hoja. En Calc OpenOffice, las tablas en una hoja de cálculo tienen también la función de administrar registros de datos, como en una base de datos, en la cual los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos y cada fila de la lista es un registro. Se puede utilizar una tabla o lista de información como una Base de Datos. Cuando se ejecutan tareas en la lista como ordenamientos, búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, La categoría Base de datos puede confundirse con la base de datos de OpenOffice.org Base. Sin embargo, no hay ninguna relación entre esta aplicación de la suite y la categoría Base de datos de Calc OpenOffice. Cómo definir una Base de Datos en Calc OpenOffice? Una base de datos en una hoja de cálculo de Calc OpenOffice viene definida por un rango concreto de celdas al que se ha dado un nombre. Por ello, antes de trabajar con ella y utilizar las funciones asociadas hay que definir esa área de la siguiente forma: 61

62 1. Seleccionar el área que conformará la base de datos 2. Abrir el menú Datos y pulsar sobre la opción Definir rango Se abre el cuadro de dialogo Definir Área de Base de Datos en el cual deberá escribir el nombre de la base de datos: Restricción: Los nombres utilizados en una base de datos no pueden contener ningún espacio en blanco. 4. Pulse el botón Añadir para registrar el nombre propuesto para su base de datos. 5. Para cerrar el cuadro de diálogo haga clic sobre el botón Aceptar. Así queda definida el área seleccionada como un área de base de datos; por lo tanto usted puede ahora realizar actividades como ordenar cómodamente la información contenida en ella, realizar filtrados, búsquedas, clasificaciones, etc. ORDENAR UNA AREA DE BASE DE DATOS Ordenar datos es una práctica esencial en la gestión de datos. Tal vez desea ordenar en orden alfabético una lista de nombres, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor, etc. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces. Las funciones de ordenación en Calc OpenOffice permiten ver los datos casi en cualquier orden, sea cual sea, el orden en que los introdujo. Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño). Para ordenar una lista de datos realice el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en alguna de las celdas dentro del área de la base de datos. 2. En el menú Datos elija la opción Ordenar Esto hará que se abra el cuadro de diálogo Ordenar: 62

63 3. Seleccione la columna (o su título) por la cual se desea realizar el ordenamiento. 4. Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en el botón de opción Ascendente. Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en el botón de opción Descendente. Ordenar por más de una Columna o Fila. Puede ordenar por más de una columna (o fila) cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna (o fila) y ordenar después otra columna (o fila) dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y Empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por Nombre (para escribir los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna. El ordenamiento se realizará con las condiciones que se indiquen ejecutándolas en el orden en que aparecen (primera, segunda y tercera condición) 63

64 FILTRAR REGISTROS EN UNA BASE DE DATOS Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Los filtros seleccionan los datos que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan el resto, por lo que sólo ve lo que desea ver y para ello sólo es necesario un clic. Por qué leer filas y filas de datos para localizar la información que busca cuando Calc OpenOffice es capaz de encontrarla rápidamente? Los criterios son condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volverán a aparecer todos los datos exactamente como estaban antes. Además, puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos. En algún momento resultará oportuno mostrar solo algunos registros de la base de datos. Para realizar esta operación Calc OpenOffice proporciona tres comandos de Filtrado: automática, predeterminada y especial. Filtro Automático o autofiltro permite mostrar únicamente aquellos registros de datos que coincidan con el valor seleccionado en alguno de sus campos. Filtro Predeterminado: permite aplicar condiciones o criterios más complejos Filtro Especial: El Filtro especial supera la restricción de las tres condiciones de la opción anterior permitiendo un total de ocho condiciones de filtro. 64

65 Filtro automático o autofiltro Cuando filtra una lista automáticamente, puede seleccionar cualquier celda y toda la lista alrededor de la celda quedará seleccionada, La herramienta de AutoFiltro inserta, en una o más columnas de datos, una lista desplegable con todos los datos distintos que se presenten en cada columna, y permite seleccionar uno de esos valores como criterio de búsqueda para mostrar sólo las filas que se ajusten a ese valor y ocultar las demás. Para conectar un filtrado automático en una lista de datos, realice el siguiente procedimiento: 1. Dé un clic en cualquier celda dentro de su lista de datos a fin de que Calc OpenOffice reconozca todo el rango que la define. 2. En el menú Datos seleccione el comando Filtro y luego la opción Filtro automático. En cada uno de los Encabezados de columna (Campos) aparecerán cuadros con flecha que permitirán mostrar las opciones contenidas en ellos. Ahora usted está listo para aplicar un filtro. 3. Para filtrar pulse en la flecha desplegable del encabezado de la columna y elija el elemento por el que quiera filtrar. Cuando haya hecho la selección en el desplegable, sólo aparecerán las filas cuyo contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecerán ocultas. 65

66 ELEMENTOS DE UN GRÁFICO DE CALC OPENOFFICE Un gráfico se compone de varios objetos que pueden ser modificados en conjunto o por separado. Área de Gráficos (1) Ejes y Cuadrícula (2) Series de datos (3) Marcadores de datos (4) Etiquetas de Datos (5) Leyenda. (6) Títulos. (7) Gráfico (Área de Trazado) (8) 66

67 EL ASISTENTE DE GRÁFICOS En Calc, un gráfico es un objeto en una hoja, pero el mismo no puede ser una hoja. Para iniciar un gráfico en Calc OpenOffice realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el rango de datos incluyendo los encabezados. 2. Abra el Asistente de Gráficos siguiendo una de éstas opciones: En el menú Insertar elija la opción: En la Barra de herramientas Estándar haga clic en el ícono Insertar gráfico: Usted observará que aparece una pre visualización de un gráfico y el Asistente de Gráficos. 3. Para crear el gráfico siga paso a paso las instrucciones descritas por el Asistente de Gráficos de Calc OpenOffice: Paso 1: Tipo de Gráfico 67

68 Paso 2: Rango de Datos. Paso 3: Series de Datos. 68

69 Paso 4: Elementos de Gráfico. ÁREA DE IMPRESIÓN Si la hoja actual es demasiado grande para imprimirla en una página, Calc OpenOffice la dividirá en varias. Como el salto de página automático no siempre se efectúa en el lugar que usted desea, usted mismo podrá determinar en qué lugar dividir la página: Para imprimir sólo aquellas áreas de su hoja que contienen datos específicos o texto, puede definir una Área de Impresión. Una vez establecida esa área de impresión, se imprimirá automáticamente la próxima vez que decida imprimir. Si no define de forma específica un área de impresión, Calc OpenOffice asumirá que desea imprimir todos los datos de la hoja u hojas de cálculo seleccionadas, desde la celda A1 hasta el límite del área que contiene datos o formato. Definir el Área de Impresión Predeterminada: 1. Para comenzar, seleccione el rango de celdas que desea imprimir. 2. Para definir el área seleccionada como área de impresión predeterminada, en el menú Formato seleccione Imprimir rangos > Definir: 69

70 Calc OpenOffice creará en la hoja actual un rango denominado Área_de_impresión. Cuando se define un área de impresión específica, Calc OpenOffice únicamente imprime el contenido de esa área al hacer clic en el botón Imprimir. 70

71

72 Impress. OpenOffice Impress es parte de la suite de ofimática OpenOffice de Sun Microsystems. Esta herramienta es un potente generador de diapositivas y presentaciones, totalmente compatible con Microsoft PowerPoint, que además nos provee de nuevas funcionalidades que trataremos a lo largo de esta guía. Toda la suite Ofimática es multiplataforma, esto quiere decir que puede ejecutarse en cualquier sistema operativo actual (GNU/Linux, Mac OS X, FreeBSD, Microsoft Windows, etc.) y cuenta con traducciones para una gama muy variada de idiomas. Si es usted un usuario experto o con cierta familiaridad con otros productos para desarrollar presentaciones, es muy probable que las mismas funciones y trucos que usted haya aprendido le sean de utilidad y qué prácticamente sean las mismas teclas o iconos que usted ya conoce, las que permiten agilizar el proceso de desarrollo de sus presentaciones. Iniciando un documento de presentación Seleccione el tipo de presentación con la que trabajará, y presione Siguiente. Figura 2. Tipo de Presentación Seleccione el diseño de la diapositiva y un medio de presentación, y presione Siguiente. 72

73 Figura 3. Medio de Presentación Original: Si se desea utilizar el formato de página con la plantilla original. Transparencia: Si se desea imprimir la presentación como transparencia Papel: Para imprimir la presentación en papel Pantalla: Desplegar presentación en pantalla (opción por defecto) Diapositiva: Si se desea usar una diapositiva como medio de salida Definir el diseño de la presentación Efecto: Asignar un efecto de transición a la presentación Velocidad: Asignar la velocidad para el efecto 73

74 Tipo de presentación Predeterminado: La presentación de cada página se hará presionando la barra espaciadora o con un clic del ratón. Automático: Para que la presentación de las diapositivas se realice automáticamente Duración página. Determina el tiempo de exhibición en pantalla de cada diapositiva Duración pausa. Tiempo de espera entre las diapositivas Figura 4. Diseño de presentación. Presione Crear : A la derecha de la pantalla aparecerá una columna de tareas donde se debe indicar el diseño de la diapositiva. Luego de seleccionar el respectivo diseño puede comenzar a trabajar. 74

75 MANEJO DE TEXTO Y HERRAMIENTAS DE DIBUJO EN IMPRESS Insertar texto en una diapositiva OpenOffice Impress permite ingresar texto en las diapositivas. Para poder llevar a cabo esta acción ve a la barra de herramientas de Dibujo ubicada en la parte inferior de la pantalla, observa la siguiente imagen: Figura 7. Barra de herramientas de dibujo El siguiente icono corresponde al ingreso de texto en una diapositiva: Si haces clic en este icono puedes ir hacia cualquier parte de la diapositiva y comenzar con el ingreso de texto. También es posible individualizar la barra de texto solicitando que se visualice a través del menú Ver. Para llevar a cabo esta acción debemos pulsar en la opción Ver de la barra de menú, luego elija Barras de herramientas y por último en la subopción Texto; con la secuencia anterior se logra tener en pantalla la siguiente barra flotante: Figura 8. Barra de texto Cualquiera de los accesos antes mencionados conduce a la misma función. 75

76 Descripción de las herramientas de dibujo Las herramientas de dibujo son muchas y comunes a las que utiliza el programa OpenOffice.org Draw.; Impress también es un programa que gráfica imágenes vectoriales y se apoya en las herramientas de dibujo que se mostrarán a continuación: Estas son las herramientas de dibujo de la barra: Selección La herramienta de Selección permitirá seleccionar cualquier tipo de objeto dentro de las diapositivas. Línea La herramienta de Línea permite insertar líneas a cualquier diapositiva. Líneas con flechas La herramienta de Líneas con Flechas da la posibilidad de insertar en las diapositivas líneas con flechas en las puntas, estas puntas se podrán cambiar de acuerdo a nuestras necesidades. Rectángulo, Elipse, Texto La herramienta de Rectángulo permite insertar rectángulos y cuadrados a las diapositivas, una vez hecho esto, es posible modificar el color a los bordes y a los fondos de cada objeto. La siguiente herramienta es la de Elipse, que permite insertar elipses y círculos a las diapositivas. Al igual que con los rectángulos una vez insertados es posible cambiar los bordes y el color de fondo, a continuación se muestra el icono correspondiente. La herramienta de Texto, explicada en secciones anteriores, permite ingresar texto dentro de las diapositivas y el siguiente es el icono que le corresponde. Curva, Conector, Formas básicas La herramienta de Curva permite dibujar curvas, polígonos rellenos y vacíos. También es posible modificar el color del relleno y los bordes. Conector es una particular herramienta que permite conectar objetos localizados en la diapositiva. Las líneas de los conectores pueden ser rectas, curvas y en zigzag; las terminaciones pueden ser flechas, puntos o cuadrados. 76

77 Formas Básicas permite ingresar en las diapositivas cuadrados, círculos, rectángulos, trapecios, cilindros y muchas otras formas. Como se mencionó anteriormente, a estas figuras es posible cambiarles el color de fondo y los bordes. Formas de símbolos Formas de símbolos es una herramienta similar a la de Formas Básicas. Esta herramienta permite insertar símbolos como emoticos, sol, luna, rayo, corazón, flor y muchos más. También permite cambiar el color de fondo y de los bordes. Flechas de bloques, Diagramas de flujos, Llamadas La herramienta Flechas de bloques permite insertar flechas de bloques en las diapositivas, da la posibilidad de insertar flecha izquierda, derecha, arriba, abajo, flecha de cuatro direcciones y muchas más. Es posible también cambiar el color de fondo y de los bordes una vez insertados en las diapositivas. La herramienta Diagramas de flujos permite insertar objetos en las diapositivas para desarrollar un diagrama de flujo. Los objetos que es posible insertar son los siguientes: proceso, proceso alternativo, decisión, datos, proceso predefinido, almacenamiento interno, documento, documento múltiple y muchos más; a todos los objetos antes mencionados es posible también modificar el color de fondo y los bordes. Llamadas es la herramienta que permite insertar distintos tipos de llamadas como llamada redonda, llamada de segunda línea, llamada de primera línea, llamada rectangular y muchas más; todas ellas también responden al cambio de color de fondo y de los bordes. Estrellas La herramienta Estrellas permite insertar estrellas en las diapositivas, éstas pueden tener distintas formas como cantidad de puntas; estrella con 4, 5 y 6 puntas, explosión, estrella con puntas cóncavas y muchas otras más; además es posible también modificar el color del fondo y de los bordes. Puntos Puntos es la herramienta que permite editar los puntos de los objetos de una diapositiva. 77

78 Puntos de adhesión, Galería de Fontwork, A partir de archivo, Galería La herramienta Puntos de adhesión permite realizar conexiones personalizadas a los que es posible asociar una línea de conector. La herramienta que sigue es muy interesante para generar texto de relevancia en las diapositivas, se llama Galería Fontwork y permite insertar texto con formato muy especial. A partir de archivo es la herramienta que permite insertar archivos de imágenes bitmap o vectoriales en las diapositivas. La herramienta Galería permite insertar imágenes de la galería de imágenes de OpenOffice.org, estas son imágenes que vienen incluidas por omisión en la suite de ofimática. Rodar Rodar es una utilidad que permite girar cualquier objeto dentro de las diapositivas con un punto de centro que es posible cambiar de posición. Alineación Alineación es otra herramienta que permite cambiar la posición de los objetos dentro de las diapositivas. Es posible alinear objetos a la izquierda de la diapositiva, a la derecha, hacia arriba o hacia abajo y además permite centrar tanto verticalmente como horizontalmente. Posición La herramienta de Posición nos habilita para posicionar objetos dentro de la diapositiva como mejor convenga, como ejemplo de esto es posible traer al frente de la diapositiva un objeto, llevarlo al fondo y más. Activar y desactivar extrusión Activar y desactivar extrusión es una herramienta que permite activar o desactivar los efectos 3D de los objetos de una diapositiva. 78

79 Interacción La última herramienta de esta barra es la de Interacción que permite insertar una acción a un objeto de dentro de una diapositiva para que el usuario interactúe con la presentación, esta acción puede ser ir a la dispositiva que sigue o a la dispositiva anterior, salir de la presentación y muchas otras. Objetos: Para insertar un objeto presiona en la barra de dibujo el botón del objeto que deseas insertar. Figura 19. Objetos Ubica el cursor sobre la diapositiva y proceda a trazar el objeto que haz seleccionado. Para convertir un objeto a objeto 3D seleccionalo y dale un clic con el botón derecho, y elije la opción convertir en 3D 79

80 Figura 20. Convertir a 3D Un objeto 3D puede modificar su formato. Si deseas modificar los efectos del objeto, haz clic sobre la figura y elije el menú Formato y elije la opción con el botón derecho del raton sobre el mismo y seleccione la opción Efectos 3D. 80

81 Figura 21. Objeto con efecto 3D En el cuadro de diálogo que aparece, se indican las características que se desean para el objeto. Se cierra la ventana de diálogo Efectos 3D. ANIMANDO LA PRESENTACIÓN Cómo crear efectos de animación en el texto de una presentación? Se debe crear un objeto de dibujo o texto, para colocar la información correspondiente dentro del mismo. Selecciona el objeto, dibujo o texto, e ingresa a Presentación >Animación Personalizada 81

82 Figura 22. Menú Presentación Se abre el panel de Tareas, Elige la pestaña Animación Personalizada, y allí se selecciona el efecto o animación y las propiedades correspondientes al mismo, también la velocidad. 82

3_formato I. NOTA: al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de estas últimas.

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