Solución de Gestión Documental y Contenidos Utilizando el producto Documentum

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1 Solución de Gestión Documental y Contenidos Utilizando el producto Documentum Versión : 06 Fecha : Enero 2014 Autor : Alejandro Léniz Página 1 de 14

2 Contenido Gestión de contenido... 3 EMC DOCUMENTUM... 3 Beneficios de la Solución... 4 Productos de la Suite Documentum... 4 Plataforma Base... 4 Documentum Clientes y Aplicaciones... 8 Documentum xcelerated Composition Platform (xcp) Mercado Objetivo Informaciones Página 2 de 14

3 Gestión de contenido EMC DOCUMENTUM El explosivo incremento en la cantidad de información y las actuales regulaciones en esta materia fuerzan que las empresas gestionen sus contenidos y documentos para hacer más eficientes sus procesos, desde la contratación de personal hasta la publicación de información hacia sus clientes. Si bien hace años que existen herramientas que manejan información estructurada como datos y números, hoy existe la necesidad de integrar una herramienta capaz de manejar información no estructurada como textos genéricos, documentos pre estructurados y archivos multimedia. La suite EMC Documentum brinda una solución completa a las necesidades de gestión documental, es amigable con la empresa ya que se maneja localmente en cada PC o a través de cualquier navegador web, además integra las herramientas de trabajo que normalmente se utilizan, como MS Office. A grandes rasgos, EMC Documentum soluciona todo el ciclo de vida del contenido, ya sea un documento, un archivo de multimedia, un registro o contenido web. Crear Modificar Revisar Aprobar Publicar Retirar Un ciclo de vida básico y normal de contenido comienza con la contribución e indexación de material. Este proceso etiqueta la información de acuerdo a propiedades definidas previamente, como tipo de documento, departamento, uso o autor. Luego, el contenido se clasifica automáticamente en un servidor seguro, en donde se almacenará hasta que algún usuario lo solicite a través de alguna de las múltiples y flexibles formas de búsqueda. Dependiendo de las atribuciones del usuario y la configuración del documento, se podrá editar el contenido, gestionando y almacenando las diferentes versiones. Página 3 de 14

4 Beneficios de la Solución Fortalece el servicio hacia el cliente y la relación con sus Partners. Mejora la comunicación e interacción. Incrementa la efectividad del empleado. Minimiza el riesgo de pérdida de la información Facilita el cumplimiento de regulaciones corporativas o gubernamentales. Mejora la eficiencia de los procesos. Reduce los costos de envío, impresión y almacenamientos de contenido. Construye una infraestructura estratégica orientada a la gestión de contenido Productos de la Suite Documentum La solución de Gestión Documental de Documentum, está formada por una serie de productos que en forma modular se integran para poder satisfacer todas las necesidades de gestión documental que tenga el cliente. Incluye una plataforma Base que se licencia por cada usuario nombrado que requiere acceder al Sistema Documentum y una Plataforma Cliente que depende del tipo de cliente que se utilizará para acceder al Sistema. Plataforma Base La plataforma Base está compuesta por un conjunto de programas, utilitarios y herramientas de desarrollo que permiten configurar el Servidor de Documentos. Todos los usuarios deben estar licenciados para poder utilizar esta plataforma, aun que no sean desarrolladores o administradores. Características principales Plataforma Base: Entorno orientado a servicios - Documentum soporta de la arquitectura orientada a servicios. Integración Documentum es un repositorio global distribuido y se basa en una arquitectura abierta, basada en estándares, para lograr una integración transparente con otras fuentes de contenido y datos. Cumplimiento de Normas - Cumple con las normas vigentes y mejores prácticas del negocio. Escalabilidad - Cuenta con soporte para almacenamiento y procesamiento de transacciones de gran volumen. Puede manejar terabytes de información y miles de usuarios simultáneos. Seguridad Sus documentos estarán seguros en un repositorio de Documentum. Content Server cuenta con la certificación de criterios comunes otorgada por el Instituto Nacional de Normalización y Tecnología (NIST, National Institute of Standards and Technology). Arquitectura distribuida Documentum está basada en una arquitectura distribuida que proporciona soporte para la replicación de contenido y la administración centralizada de servidores. Globalización La solución Documentum está construida sobre un servidor basado en UNICODE que soporta contenido, metadatos y búsquedas en cualquier idioma. Página 4 de 14

5 Herramientas integrales de desarrollo La arquitectura permita desarrollar e implementar rápidamente aplicaciones habilitadas para contenido. Motor de Workflow - El corazón del sistema de gestión documental contiene un motor de ejecución de flujos de trabajos, los cuales permiten automatizar procesos que requieran aprobaciones de distintos usuarios. El Flujo de trabajo puede estar basado ya sea con relación a las actividades de los usuarios, como con el documento en particular. Componentes principales Plataforma Base: El Content Server EMC Documentum Content Server controla el repositorio de contenido de EMC Documentum. Le proporciona un conjunto enriquecido de servicios de administración de contenido y una infraestructura integral para todas las aplicaciones de contenido. Content Server brinda escalabilidad, funcionalidad sólida y orientación de servicios para implementaciones empresariales globales. Content Server permite almacenar, administrar e implementar todo tipo de contenido, como HTML y XML, gráficos, multimedia, otros tipos de medios enriquecidos y documentos tradicionales creados con aplicaciones de escritorio. Administrador de Documentum (DA) El Administrador de Documentum de EMC, permite implementar con rapidez nuevos entornos de Documentum y administrarlos fácilmente de manera permanente. Con su interfaz basada en la Web, esta aplicación de administración de Documentum utiliza navegación y formularios intuitivos para ayudarlo a administrar usuarios, servidores, tareas, entornos distribuidos y muchos otros aspectos de los entornos de administración de contenido empresarial. Página 5 de 14

6 Características principales: Simplifica las tareas de administración de formatos y plantillas, índices de texto completo y mucho más. Administra todos los repositorios, servidores, usuarios y grupos, independientemente de la ubicación en la que se encuentran en la empresa. Mejora el soporte del cumplimiento de normas, el reporte y el análisis con las capacidades de flujo de trabajo, eliminación y acceso a archivos del Administrador de Documentum. Compatible con el Protocolo Ligero de Acceso a Directorio (LDAP, Lightweight Directory Access Protocol) y otras medidas de seguridad que incluyan control de acceso y autentificación. Disminuye el soporte administrativo del sistema, con trabajos automatizados que ejecutan tareas administrativas o eventos programados. El Administrador de Documentum se adapta a su organización de TI, de modo que los administradores con distintas responsabilidades puedan encontrar la experiencia adecuada. Utiliza la infraestructura de administración JMX estándar de la industria para registrar y monitorear los recursos del sistema en cada repositorio de Documentum. Documentum Application Connectors SDK Conjunto de herramientas de desarrollo para integrar las aplicaciones de escritorios con el Repositorio de Documentos. Composer Provee un entorno de desarrollo de aplicaciones basado en la plataforma Eclipse, el cual permite en forma externa, crear, configurar e implementar aplicaciones para Documentum facilitando el proceso de puesta en marcha de este tipo de soluciones. Página 6 de 14

7 Documentum Web Development Kit Un conjunto de herramientas que permiten el desarrollo de nuevas aplicaciones web que interactúen con el Content Server. Página 7 de 14

8 Documentum Clientes y Aplicaciones Para que los usuarios puedan acceder a los documentos y procesos almacenados en el Repositorio de Documentos deben utilizar un Cliente Web que se licencia en forma separada por cada usuario nombrado. Los Clientes Web que se pueden utilizar son los siguientes: Documentum D2 o Premium o D2 +Pack o D2-Config Documentum Webtop Documentum Mobile My Documentum Bundle Documentum D2 Este cliente está compuesto por un programa configurador de aplicaciones (D2-Config) y un programa Java (D2-Client) que se comunica con el servidor de Documentos con protocolo http, permitiendo el acceso a los documentos y aplicaciones desarrolladas en el Content Server por el configurador D2-Config. A través de este cliente junto con el acceso a los documentos, se tiene acceso al motor de WorkFlow desarrollado a través del WorkFlow Manager que se incluye en la Plataforma Base. La opción D2+Pack corresponde a un Plug-in especial que se agrega para los ambientes con archivos en PDF, Office y Outlook. Página 8 de 14

9 D2-Client D2-Config Página 9 de 14

10 Webtop El cliente Documentum Webtop es una aplicación estándar de tipo web, que se comunica con el Repositorio de Documentos utilizando protocolo HTPP y que permite tener acceso a todas las funciones y documentos almacenados en el Content Server. Se utiliza cuando el usuario tiene que acceder en forma libre y flexible al Repositorio sin necesidad de instalar un cliente adicional. La diferencia fundamental con Documentum D2, es que este última accede a un ambiente previamente configurado para el usuario, de manera de facilitar el acceso, en cambio con Webtop, el usuario accede al Repositorio completo y debe manualmente acceder a las funciones del servidor. Página 10 de 14

11 Documentum Mobile Está compuesto por un Servidor y un Cliente Mobile para ser usado a través de un ipad. El cliente Mobile se puede bajar en forma gratuita desde el Apple itunes. My Documentum Bundle Esta opción permite a cualquier miembro de la organización, tener acceso a los documentos del Repositorio, utilizando sus aplicaciones tradicionales como Office, Outlook, directamente desde el escritorio de trabajo o fuera de línea. Se licencia por usuario nombrado pudiendo tener acceso a cualquier de los siguientes módulos: My Documentum for Microsoft SharePoint Documentum Repository Services for Microsoft SharePoint My Documentum for Microsoft Outlook Acceso a los documentos del Content Server, utilizando el cliente tradicional Microsoft SharePoint. Permite a una solución standard basada en SharePoint poder almacenar sus documentos directamente en un repositorio de Documentum. Permite acceder a los documentos del Content Server directamente desde el cliente Página 11 de 14

12 Outlook My Documentum Offline Acceso fuera de línea a áreas seleccionadas del Content Server. Una vez restablecida la conexión con el servidor, se produce una sincronización automática de los documentos. Pure Customer Client Esta modalidad de acceso se utiliza cuando los usuarios de alguna aplicación web Corporativa del Cliente requiere acceder en modalidad Read/Write a los documentos y MetaData almacenados en el Repositorio de Documentos Content Server. Se licencia por usuario nombrado y debe corresponder a la cantidad de usuarios de la aplicación corporativa. Página 12 de 14

13 Documentum xcelerated Composition Platform (xcp) EMC Documentum xcp es una plataforma de desarrollo de aplicaciones en un ambiente web para interactuar con los documentos almacenados en el Content Server y hacerlos participar en un Proceso de negocio (BPM). Esta plataforma se licencia por cada usuario que requiera acceder a las aplicaciones desarrolladas por la plataforma xcp. Sus componentes principales son: Documentum xcp User Documentum xcp Designer Documentum xcp Analyzer Suite Son un conjunto de herramientas que permiten configurar aplicaciones para que interactúen con los documentos y procesos en el Content Server. Se licencia por cada usuario que desee acceder a dichas aplicaciones Incluye: Process Engine Process Integrator Taskspace Document Image Services Business Activity Monitor (BAM) A través de esta licencia se incluyen todas las funciones de BPM. Corresponde a un conjunto de herramientas, orientadas para los diseñadores de aplicaciones xcp. Incluye: Process Builder Forms Builder Para que el cliente pueda desarrollar aplicaciones en el entorno de xcp, debe al menos tener 1 licencia de este producto. Es un conjunto de herramientas gráficas que permiten descubrir, analizar y modelar el comportamiento de los procesos desarrollados en el Content server a través de la plataforma xcp. Incluye: Process Analizer Process Navigator Se licencia por usuario nombrado Página 13 de 14

14 Mercado Objetivo La solución Documentum implementada por Microgeo, está orientada a empresas con una gran cantidad de documentos (sobre el millón de documentos) y escalabilidad de usuarios (mayor a 500 usuarios). Con necesidades de implementar Flujos Documentales integrados a los procesos de negocio corporativos., que deban cumplir con los requerimientos técnicos Web 2.0 y Arquitectura de 3 capas. Documentum es un Sistema Corporativo que se puede implementar en todas las áreas y Gerencias de una empresa. Ejemplo: Bancos, Financieras, Isapres, Hospitales, AFP, Gobierno, Industria en general, Minería. Informaciones Para mayor información, demostración y cotización de la solución, contactar con Microgeo S.A., Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago. Teléfono , correo: Página 14 de 14

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