PLAN DE CAPACITACIÓN

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1 DP-MA-A de 13 MUNICIPIO DE TELLO PLAN DE CAPACITACIÓN 24

2 DP-MA-A de OBJETIVO Diseñar el Plan de Capacitación para los funcionarios de la administración municipal, teniendo como base el resultado de la evaluación de desempeño de sus funciones en pro del cumplimiento de los objetivos y metas del Plan de desarrollo del Municipio; focalizado para generar conocimientos y habilidades de desarrollo humano. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de las necesidades de, del personal que labora para la administración municipal derivadas de la evaluación de desempeño y finaliza con la evaluación de impacto en función de los resultados obtenidos. 3. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL Ley 909 de Empleo Público - Carrera Administrativa Decreto 1227 de Decreto reglamentario de la Ley 909 Capacitación Decreto 2539 de Competencias Laborales Decreto 682 de 20 Plan Nacional de Formación y Capacitación Ley 9 de 1979 y Decreto Reglamentario 614 de Programa Salud Ocupacional

3 DP-MA-A de 13 Ley 443 de 1998 y Decreto Reglamentario 1570 de Comisión de Personal Ley 909 de Empleo Público, Carrera Administrativa y Gerencia Pública Resoluciones 23/86 y 16/89 del Ministerio de la Protección Social Organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional. Decreto 943 del 21 de Mayo de RESPONSABLE 5. DEFINICIONES CAPACITACION: Es un proceso educativo para el desarrollo de conocimiento y habilidades del trabajo a través de charlas, conferencias, seminarios, diplomados, talleres para acrecentar su eficacia en el logro de las metas que se haya propuesto la organización en la cual se desempeña. HABILIDADES: Son los atributos adquiridos por una persona para el desarrollo de actividades productivas, los cuales establecen un componente de su perfil profesional.

4 DP-MA-A de PROVEEDORES E INSUMOS PROVEEDOR (ENTIDAD, PROCEDIMIENTO, DEPENDENCIA) Despacho del Alcalde Evaluación de Desempeño Dependencias de la Alcaldía Municipal Entidades públicas y privadas Funcionario multiplicador Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) Presupuesto Alcalde Municipal Plan de Desarrollo Municipal INSUMOS (ENTRADAS) Informe de resultados de las evaluaciones practicadas Informe de necesidades de Guías de Material y transmisión de conocimientos Programa de Salud Ocupacional Disponibilidad presupuestal para actividades de Lineamientos y directrices para el desarrollo de las actividades de

5 DP-MA-A de DETALLE DE ACTIVIDADES No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN (CÓMO, DÓNDE Y CUÁNDO) REGISTROS 1 Identificar las necesidades de A mediados de enero de cada vigencia, se procede a elaborar un oficio dirigido a los Jefes de Dependencia para solicitar la información de los requerimientos de de sus funcionarios, mediante el Formato FO1-MA-A2-03 Identificación de Necesidades de Capacitación, teniendo en cuenta las funciones y competencias laborales. Adicionalmente se debe revisar cada seis (6) meses los informes resultantes de la evaluación de desempeño generado por el Despacho, con el propósito de identificar las debilidades y aspectos a fortalecer en lo referente a los conocimientos, aptitudes, habilidades, salud ocupacional, de los funcionarios que laboran para la administración municipal. Oficio remisorio Formato FO1-MA-A2-03 Identificación de Necesidades de Capacitación 2 Preparar y entregar información solicitada Jefes de Dependencia Proceden a levantar la información sobre las necesidades de de los funcionarios a cargo, las cuales deben quedar consignadas en el Formato FO1-MA-A2-03 Identificación de Necesidades de Capacitación para remitirlo mediante oficio al Despacho del Planeación y Desarrollo Social, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. En este formato deben quedar registrados los requerimientos de, salud ocupacional. Oficio remisorio Formato FO1-MA-A2-03 Identificación de Necesidades de Capacitación 3 Enviar solicitud de información a entidades regionales y nacionales Con el propósito de aprovechar la cooperación interinstitucional, se deben enviar solicitudes de información a las entidades del orden regional (ESAP Gobernación del Huila) y nacional (Presidencia de la República Departamento Administrativo de la Función Pública Planeación Nacional), sobre actividades de que puedan beneficiar de manera gratuita a los funcionarios que laboran para la administración municipal de Tello-Huila. Así mismo, el Planeación y Desarrollo Social debe gestionar la Oficios remisorios

6 DP-MA-A de 13 ejecución de actividades que faciliten el desarrollo profesional y personal de los funcionarios. Se recibe, revisa y consolida la información proveniente tanto de las dependencias de la Alcaldía Municipal como de las entidades del orden regional y nacional, como base para la elaboración del Plan Anual de Capacitación. 4 Revisar y consolidar la información recibida Con respecto al levantamiento de las necesidades de, se debe verificar que todas las dependencias remitan el formato diseñado para tal efecto; cualquier incumplimiento debe ser comunicado al Alcalde para que se gestione su corrección y se garantice la participación de todas las áreas de la administración municipal. Con respecto a la información remitida por las entidades regionales y nacionales sobre el desarrollo de actividades de, se deben priorizar aquellas que no involucren costo (gratuitas). Los eventos que incluyan un costo, deberán ser estudiados por el Planeación y Desarrollo Social para evaluar su viabilidad financiera. 5 Elaborar y documentar el Plan de Capacitación del Municipio La Secretaria Ejecutiva del Despacho presenta al Planeación y Desarrollo Social, el resultado de la consolidación de necesidades de los funcionarios de la administración municipal. De igual forma debe presentar las alternativas ofrecidas por las entidades regionales y nacionales para satisfacer dichas necesidades, los costos involucrados y sus beneficios. Teniendo en cuenta la información analizada, el secretario de procedera a elaborar el plan de, diligenciando el Formato FO2-MA-A2-03 Plan de Capacitación. Formato FO2-MA-A2-03 Plan de Capacitación Acta de Reunión Dicho plan debe ser documentado a más tardar el 30 de Enero de cada vigencia; como evidencia de la elaboración y aprobación del Plan de

7 DP-MA-A de 13 Capacitación, se debe redactar un acta de la reunión de comité. 6 Divulgar el Programa de Capacitación Una vez aprobado el Plan de Capacitación para la vigencia, se debe remitir una copia del mismo a los Jefes de Dependencia para su conocimiento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación del documento. Así mismo, se debe convocar una reunión con los funcionarios de la administración municipal para dar a conocer el contenido del Plan de Capacitación, resolver inquietudes y exigir compromiso para garantizar el aprovechamiento de los recursos invertidos. Como evidencia de la socialización del plan, se debe diligenciar un registro de asistencia. Oficio Remisorio Registro de Asistencia 7 Preparar actividades del Plan de Capacitación Teniendo en cuenta la programación mensual de actividades de, secretario de debe gestionar lo pertinente, para asegurar la disponibilidad de los recursos involucrados en el desarrollo de cada actividad o evento (logísticos financieros humanos tecnológicos). Cuando se vayan a realizar las diferentes actividades, se debe convocar por escrito a los funcionarios que se van a beneficiar del taller de o del evento programado. Oficios de Convocatoria 8 Desarrollar actividades del Programa de Capacitación Se llevan a cabo las actividades de programadas, teniendo en cuenta la fecha acordada, los objetivos definidos y los recursos involucrados en cada caso. Como evidencia de la asistencia a los talleres de, los funcionarios deberán diligenciar un registro de asistencia. Guías de Capacitación Registros de Asistencia

8 DP-MA-A de Aplicar evaluación para los talleres de Capacitador Al finalizar cada taller de, el funcionario que asistió deberá diligenciar el Formato FO3-MA-A2-03 Evaluación de la Capacitación, el cual será suministrado por la Secretaria Ejecutiva a los instructores. Este instrumento tiene como propósito evaluar la calidad del taller, medir su impacto y conocer los beneficios percibidos como resultado de la. Una vez diligenciadas las evaluaciones, deberán ser entregadas al secretario de para que se tabulen y se lleven a un registro consolidado. Formato FO3-MA-A2-03 Evaluación de la Capacitación 11 Tabular evaluaciones sobre los talleres de Cada vez que se realice un taller de, el secretario de debe recolectar las evaluaciones aplicadas para procesar y tabular su información, a través del diligenciamiento del Formato FO4-MA-A2-03 Tabla Consolidada de Evaluación de Capacitaciones. Formato FO4-MA-A2-03 Tabla Consolidada de Evaluación de Capacitaciones 12 Analizar resultados de la evaluación de los talleres de El secretario de deberá evaluar cada tres (3) meses los resultados obtenidos en lo referente a actividades de ; lo anterior, a través de la revisión de la Tabla Consolidada de Evaluación de Capacitaciones, donde se puede apreciar el impacto y el nivel de satisfacción percibido por los funcionarios que asistieron a los talleres de. Como resultado de la evaluación de las capacitaciones, se pueden generar ajustes al plan de o se pueden formular acciones correctivas que permitan solucionar los problemas encontrados; se debe diligenciar un acta de reunión para evidenciar el seguimiento realizado por el secretario de Acta de Reunión 13 Elaborar informe anual de Antes del 30 de Diciembre de cada vigencia, se debe elaborar un Informe Anual para evaluar los resultados obtenidos de la ejecución del plan de de la entidad. Dicho informe debe contener como mínimo la siguiente información: porcentaje de cumplimiento del programa, impacto del Informe Anual de Capacitación

9 DP-MA-A de 13 programa, dificultades encontradas y conclusiones. Una copia del Informe Anual de Capacitación debe ser remitida a los Jefes de Dependencia para que puedan retroalimentar a sus funcionarios. 14 Revisar Informe Anual de Capacitación Se presenta el Informe Anual de Capacitación para que el secretario de analice el nivel de ejecución del plan y el nivel de satisfacción obtenido. Como resultado de esta revisión se pueden generar acciones de mejoramiento, las cuales se formulan conforme a las disposiciones contempladas en el Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas. Acta de Reunión Como evidencia de la revisión del Informe Anual de Capacitación efectuada por los miembros del Comité de Calidad, se debe diligenciar un acta de reunión. 8. CLIENTES Y PRODUCTOS CLIENTE (ENTIDAD, PROCEDIMIENTO, DEPENDENCIA) Funcionarios de la Alcaldía Municipal Proveedores o Contratistas Acciones Correctivas y Preventivas PRODUCTOS (SALIDAS) Guías de Capacitación (Físico y/o Magnéticos) Solicitudes, especificaciones y parámetros de contratación No conformidades detectadas

10 DP-MA-A de REGISTROS GENERADOS Código y/o Nombre del Registro Responsable Cómo conservarlo Dónde conservarlo Tiempo de conservación Qué se hace después Formato FO1-MA-A2-03 Identificación de Necesidades de Capacitación secretaría de Oficios remisorios para solicitud y entrega de información secretaría de Oficios remitidos a las entidades regionales y nacionales secretaría de Formato FO2-MA-A2-03 Plan de Capacitación secretaría de Acta de Reunión de elaboración y aprobación del Plan de Capacitación secretaría de Oficio Remisorio del Plan de Capacitación secretaría de

11 DP-MA-A de 13 Registro de Asistencia a la socialización del Plan de Capacitación secretaría de Oficios de convocatoria para las actividades de secretaría de Registros de asistencia a los talleres de secretaría de Formato FO3-MA-A2-03 Evaluación de la Capacitación secretaría de Formato FO4-MA-A2-03 Tabla Consolidada de Evaluación de Capacitaciones secretaría de Acta de Reunión de la revisión periódica de las actividades de secretaría de Informe Anual de Capacitación secretaría de

12 DP-MA-A de 13 Acta de Reunión de la revisión del Informe Anual de Capacitación secretaría de 10. INDICADORES DE GESTIÓN No NOMBRE DEL INDICADOR TIPO (Eficiencia/Eficacia /Efectividad) FÓRMULA 1 Cumplimiento del Programa de Capacitación Eficacia (Nro. de eventos ejecutados en el período / Nro. de eventos programados para el periodo) * Nivel de Satisfacción de las Capacitaciones Efectividad (Promedio de calificaciones obtenidas en las evaluaciones aplicadas sobre capacitaciones/10) *100 NOTA: La ficha técnica del indicador se anexa al presente documento.

13 DP-MA-A de ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO: Planeación y FECHA: 11/12/24 CARGO: Alcalde Municipal FECHA: 12/12/24 CARGO: Alcalde Municipal FECHA:

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