Procedimiento para la Evaluación de Competencias y Capacitación

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1 Procedimiento para la Evaluación de Competencias y Capacitación Objetivo: Establecer los lineamientos para evaluar las competencias, diagnosticar las necesidades de capacitación y formular el Plan de Capacitación en la Unidad de Negocio Hidropaute como parte de la Gestión de Talento Humano. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: 11 de agosto del 2015

2 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Tabla de Contenido Alcance Definiciones Referencias Responsabilidades y Políticas Responsabilidades Políticas Procedimiento para la Evaluación de Competencias y Capacitación Evaluación de Competencias Evaluación de Competencias por cumplimiento de período de prueba, o por cumplimiento de plazos contractuales Detección de Necesidades de Formación y Capacitación Elaboración, Revisión y Aprobación del Plan de Capacitación Ejecución del Plan de Capacitación Desarrollo de réplica Monitoreo y Control del Plan de Capacitación Disposiciones transitorias Derogaciones Diagrama de flujo Anexos... 14

3 Página 3 de 14 1 Alcance Este procedimiento comprende la descripción de las actividades a desarrollar para la evaluación de competencias, el análisis de brechas, diagnóstico de necesidades de capacitación y la elaboración de planes de capacitación para el desarrollo de competencias en la Unidad de Negocio Hidropaute. 2 Definiciones Brecha: Diferencia existente entre el nivel de desarrollo de las competencias de la persona y el nivel requerido por el perfil del cargo. Capacitación: Es el proceso de adquisición y actualización de competencias en el que se desarrollan conocimientos, técnicas, habilidades y valores para el desempeño de las funciones. Cargo: Denominación de las posiciones dentro de la estructura orgánica, o para desempeñar actividades temporales dentro de la Unidad de Negocio. Carta Compromiso: Documento mediante el cual el beneficiario de formación o capacitación se compromete a devengar el programa recibido. Competencia: Conocimiento, Destreza, Habilidad u Otro factor como valores, aptitud, capacidades. Conocimiento: Conjuntos de informaciones que adquirimos vía educación formal, capacitación y análisis de la información. Cursos de Capacitación: Eventos que aportan al desarrollo de las competencias tales como talleres, cursos, seminarios, foros, ponencias, pasantías en otras instituciones y otros. Destrezas o Habilidades: Comportamientos laborales automatizados por la práctica y la experiencia en la ejecución de alguna tarea específica. Detección de necesidades de capacitación: Son aquellas determinadas en función del perfil de competencias del cargo por medio de los resultados de evaluación, necesidades de formación transversal por el sistema de responsabilidad social, gestión ambiental y seguridad y salud laboral o por información que se recopile del Jefe, Subgerente y/o la Gerencia, en función de los objetivos operativos y estratégicos de la Unidad de Negocio y la Corporación las cuales se priorizarán acorde a lo establecido en el REGLAMENTO PARA LA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA EMPRESA PÚBLICA ESTRATÉGICA CORPORACIÓN ELÉCTRICA DE ECUADOR CELEC EP. Evaluación de Desempeño: Es la Evaluación de Competencias, es el método para valorar el nivel de desarrollo de las conductas de trabajo, que son las competencias; es decir, los conocimientos, destrezas u otras características de las personas para ejecutar EFECTIVAMENTE las actividades esenciales

4 Página 4 de 14 asignadas en el perfil del cargo. Permite identificar dificultades de supervisión, integración y falta de entrenamiento. Formación: Se refiere a los estudios académicos formales requeridos en el perfil de cargo. Indicador de Conducta: Indicador que evidencia el cumplimiento de una competencia en un perfil. Entre los métodos que se utilizan para evaluar un indicador están: pruebas técnicas de conocimientos, entrevista técnica, simulaciones, etc. Nivel de adecuación al perfil: Hace referencia al nivel de afinidad que logra la persona frente al perfil del puesto, se aplica en función de la siguiente escala: NIVELES DE ADECUACIÓN AL PERFIL DE LA POSICIÓN MIN MAX A OPTIMO 90.00% % B PROMEDIO 70.00% 89.99% C BAJO % Nivel de desarrollo de competencias: Hace referencia al nivel alcanzado con el que cuenta un colaborador sobre una determinada competencia: Nivel A : Competencia plenamente desarrollada. Nivel B : Competencia que debe ser reforzada. Nivel C : Competencia que se encuentra en vía de desarrollo. Perfil del cargo: Reúne y describe las competencias y requisitos para la ejecución de una o varias actividades para la consecución de la misión o propósito del cargo dentro de la organización. Plan de Capacitación: Corresponde a la programación de las acciones de capacitación detectadas y definidas a ejecutarlas en un período de gestión, aprobado por la Gerencia de la Unidad. Tipo de Evaluadores: Hace referencia a los diferentes actores relacionados con el evaluado, estos pueden ser: Supervisor, Subordinado, Cliente (Cliente o Proveedor, Cliente es quien recibe el producto/servicio o Proveedor, es quien provee de información, productos o servicios para la ejecución de sus funciones), Pares (quienes ocupan posiciones similares) y/o Autoevaluación. 3 Referencias Reglamento para la Formación y Capacitación del Personal de la Empresa Pública Estratégica Corporación Eléctrica de Ecuador CELEC EP. Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa Pública Estratégica Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC EP. Manual de Administración del Talento Humano de la Empresa Pública Estratégica Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC EP.

5 Página 5 de 14 4 Responsabilidades y Políticas 4.1 Responsabilidades Gerencia de Unidad de Negocio Aprueba las evaluaciones de desempeño por cumplimiento de plazos contractuales para su continuidad, renovación o terminación. Aprueba el plan anual de capacitación, previa revisión de la Subgerencia Administrativa de la Unidad de Negocio. Define el valor mínimo de puntuación para la escala de las evaluaciones de desempeño por cumplimiento de plazos contractuales para su continuidad, renovación o terminación. Autoriza al Subgerente de Administración la capacidad de pago para capacitaciones contenidas en el pan de capacitación vigente, definiendo los montos o porcentajes máximos de variación. Subgerente de Administración Coordina actualizaciones al proceso de evaluación y capacitación. Aprueba capacitaciones contenidas en el plan de capacitación vigente, de acuerdo a la disposición vigente que sea otorgada por la Gerencia de Unidad de Negocio. Define los rangos de desarrollo, pesos de ponderación y rangos para las evaluaciones de afinidad de perfiles por cumplimiento de plazos contractuales. En caso de evaluaciones por cumplimiento de periodos contractuales, valida los resultados de la evaluación y gestiona su aprobación ante la Gerencia. Resuelve conflictos en el proceso de evaluación y/o definición de planes de capacitación. Valida el presupuesto de capacitación y entrega para su aprobación a la Subgerencia de Administración. Valida el plan de capacitación y gestiona su aprobación ante la Gerencia. Gestiona la aprobación de acciones de capacitación no programadas en el plan. Monitorea la ejecución del presupuesto de capacitación y el comportamiento de los indicadores de gestión. Mantiene actualizado los perfiles de los cargos, diccionario de competencias, indicadores de conducta y los niveles de desarrollo requeridos por cada competencia en cada perfil. Mantiene actualizado los rangos de desarrollo para evaluación y los pesos de ponderación de los tipos de evaluación. Define los evaluadores 360, genera las encuestas y coordina que sean completadas.

6 Página 6 de 14 Procesa los resultados de las evaluaciones de desempeño determinando la brecha y los niveles de desarrollo alcanzado y el porcentaje de afinidad de la persona con relación al cargo. Retroalimenta a los evaluados los resultados obtenidos. Prepara el informe de resultados tanto por capacitación como por cumplimiento de plazos contractuales. Identifica la relación entre las acciones de capacitación y las competencias que dicha acción desarrollarían. Coordina la elaboración de los planes de capacitación con los colaboradores y sus respectivos jefes. Consolida el plan de capacitación de la Unidad de Negocio y prepara el informe y presupuesto de capacitación. Procesa y analiza los indicadores de gestión de evaluación y capacitación. Asistente de Talento Humano Mantiene actualizado el banco de acciones de capacitación. Apoya en el levantamiento de las acciones de capacitación con los colaboradores y sus respectivos jefes. Solicita y controla la entrega de servicios logísticos para eventos que sean desarrollados dentro de la Unidad de Negocio. Mantiene actualizado el registro de proveedores de capacitación y las ofertas de capacitación. Realiza la inscripción, comunica a los colaboradores y a sus jefes inmediatos sobre la participación en dicha acción Solicita el pago de las acciones de capacitación que sean desarrolladas fuera de la Unidad de Negocio. Mantiene actualizado el cumplimiento de las acciones de capacitación y el uso del presupuesto de capacitación. Aplica la evaluación de la reacción por cada capacitación realizada. Entrega físicamente el resultado de la evaluación a cada colaborador para su registro y suscripción. Sugerentes o Jefes de Área Completan las encuestas de las evaluaciones solicitadas. Revisan los resultados de evaluación de su área. Realizan la retroalimentación solicitada por el personal bajo su supervisión. Registran incidentes positivos y negativos de su personal a cargo, como fuente de apoyo, para el proceso de evaluación. Definen, validan y dan el visto bueno de las acciones de capacitación detectadas para su personal como parte de la elaboración del plan de capacitación.

7 Página 7 de 14 Emiten la solicitud y justificación para la ejecución de capacitación no programada en el plan de capacitación. Jefe de Seguridad y Salud Laboral y Jefe de Gestión Social y Ambiental Definen las acciones de capacitación para el desarrollo de los sistemas de seguridad y salud laboral y de gestión ambiental. Colaborador Completa las encuestas de las evaluaciones solicitadas. Revisa los resultados de sus evaluaciones y registra observaciones o comentarios. Solicita retroalimentación a sus supervisores o a la Jefatura de Talento Humano. Revisa su plan de capacitación personal. Informa de oportunidades de desarrollo que apoyen el cumplimiento de su plan de capacitación personal. Cumple las acciones de capacitación a las que la empresa asigne su participación y le auspicie. Replica los conocimientos adquiridos al personal que requiera conocimientos similares. 4.2 Políticas Los servidores beneficiarios que habiendo recibido capacitación técnica específica en el interior o exterior del País, financiada por la Unidad de Negocio, permanecerán en la Empresa por lo menos un lapso igual a tres veces el tiempo que duró el evento de formación o capacitación recibido. En caso de no hacerlo, estará sujeto a realizar la devolución de los valores invertidos con un cincuenta por ciento de recargo. 5 Procedimiento para la Evaluación de Competencias y Capacitación 5.1 Evaluación de Competencias 1. Anualmente, aplica al personal una evaluación de desempeño en base a competencias, para ello previamente: Prepara un cronograma de evaluación. Difunde la metodología de evaluación al personal, para sensibilizar sobre la importancia de la misma y solicita la realización de las encuetas.

8 Página 8 de 14 Define evaluadores, aplicando el método de 360 grados, designa para el efecto los actores que intervienen como evaluadores, estos pueden ser: el supervisor o jefe inmediato, subordinados, pares (personas que realizan labores similares al evaluado), cliente /proveedor interno. Define el período y plazo de evaluación. Colaboradores 2. Completan las encuestas de acuerdo al perfil del cargo y la relación indicada en la solicitud (par, subordinado, autoevaluación, cliente/proveedor, supervisor). 3. Procesa los resultados de las evaluaciones realizadas. 4. Informa de los resultados a los evaluados. 5. Revisa las observaciones registradas. 6. Prepara el reporte e indicadores relacionados con el proceso de evaluación de desempeño. 7. Reporta quienes no completan las evaluaciones. 8. De acuerdo a los resultados obtenidos y sobre el nivel de desarrollo de las competencias de los evaluados (Nivel A, B, C) se consideran los datos más relevantes, es decir las competencias que se encuentran entre los niveles B y C, las cuales serán la base con la cual se determinarán los temas de capacitación a reforzar o desarrollar dichas competencias. Los evaluadores de tipo supervisores, pueden, de creerlo conveniente, aplicar pruebas de conocimiento de acuerdo a lo requerido en los perfiles de cargo previo a registrar la nota de un conocimiento en una evaluación. 9. Revisa los resultados e indicadores y pone a consideraciones novedades relevantes. 10. Monitorea el cumplimiento del cronograma de evaluaciones Evaluación de Competencias por cumplimiento de período de prueba, o por cumplimiento de plazos contractuales 1. Aplica al personal una evaluación de desempeño en base a competencias para medir la afinidad de la persona con el perfil del puesto. Para esto: Prepara las encuestas. Define evaluadores. Difunde el período y plazo de evaluación. Sugerentes o Jefes de Área y Colaboradores

9 Página 9 de Completan las encuestas de acuerdo al perfil del cargo y la relación indicada en la solicitud (par, subordinado, autoevaluación, etc.). 3. En función de los resultados de la evaluación, identifica el nivel de desarrollo de las competencias y el porcentaje de desempeño obtenido. 4. Elabora el informe de evaluación por cumplimiento de plazo contractual. 5. Verifica el informe y pone en conocimiento del Subgerente de Administración los resultados, para solicitar a la Gerencia la continuidad, renovación o término de la relación laboral. Subgerente de Administración 6. Presenta a consideración del Gerente de la Unidad de Negocio para su definición. Gerente de Unidad de Negocio 7. Define la continuidad, renovación o terminación de la relación laboral. También puede disponer una nueva evaluación en una fecha posterior. 8. Informa a la subgerencia para su trámite correspondiente. 9. Informa del resultado al Colaborador y Subgerente o Jefe de área. En evaluaciones por cumplimiento de período de prueba solo califica el supervisor y el evaluado. El porcentaje mínimo de adecuación al perfil es aprobado por la Gerencia de la Unidad de Negocio. Actualmente, el mínimo es 70% como lo indica la escala del Nivel de Adecuación al Perfil. 5.2 Detección de Necesidades de Formación y Capacitación 1. Procesa las evaluaciones y determina las brechas existentes entre los conocimientos y destrezas del perfil de cargo, frente a los conocimientos y destrezas con la que cuenta el colaborador que desempeña el mismo. 2. Clasifica las brechas en función de los niveles de desarrollo de competencias para priorizar las competencias a desarrollar por medio de capacitación. 3. En el mes de enero de cada año, socializa el inicio del levantamiento de necesidades de capacitación con las áreas de la Unidad de Negocio. y Asistente de Talento Humano

10 Página 10 de De acuerdo al cronograma previamente establecido, coordinan con los subgerentes o jefes de área para recopilar necesidades de capacitación. 5. Ejecutan talleres de trabajo para retroalimentar con los colaboradores y sus respectivos jefes los resultados de la evaluación y definen acciones de capacitación a emprender en el período. Para esto: Revisan los resultados de las evaluaciones a nivel de área con los jefes respectivos (en producción se incluye a los supervisores por conformar grupos de trabajo en turnos). Establecen las acciones prioritarias por cada colaborador para conformar el plan de capacitación individual. Socializan lo establecido con los colaboradores del área. Analizan propuestas individuales de cada colaborador gestionando su aceptación o rechazo con el respectivo jefe de área. Registran las acciones en los planes de capacitación individuales. En la definición de acciones los jefes podrán seleccionar entre una o tres acciones por persona, esto permite controlar el volumen de acciones tanto por número como por costos. Subgerentes o Jefes de Área 6. Verifican y emiten el visto bueno de las acciones de capacitación definidas, que conformarán el plan de capacitación a ser aprobado por la Gerencia. 7. Envían la información necesaria sobre las necesidades de capacitación del personal a su cargo, ya sea por la aplicación de nuevas tecnologías, cambios organizacionales, normativas, entre otros, que no estén evidenciados en los resultados de la evaluación de desempeño. Jefe de Seguridad y Salud Laboral, Jefe de Gestión Social y Ambiental 8. Definen los temas de capacitación dentro de su competencia, orientados a cubrir necesidades que surjan del sistema integrado de gestión. La brecha de necesidades de capacitación puede surgir por promoción, traslados y traspasos administrativos. Se puede detectar necesidades de capacitación por cambios que surjan de carácter institucional. 5.3 Elaboración, Revisión y Aprobación del Plan de Capacitación Jefe y 1. Organizan el plan de capacitación de la Unidad de Negocio, a partir de las necesidades recopiladas desde las fuentes consultadas, esto es: Resultados de la evaluación de competencias.

11 Página 11 de 14 Detección de necesidades específicas de capacitación por parte del Departamento de Talento Humano o las Subgerencia/Jefaturas de áreas. Requerimientos del Sistema Integrado de Gestión esto es: Calidad, Seguridad, Gestión Ambiental, Responsabilidad Social. En este se considera principalmente: Beneficiarios Competencias vinculadas Fecha inicio y fin Estaco de la acción Inversión Período de gestión. 2. Consolida las acciones en el Plan de Capacitación de la Unidad de Negocio. 3. Prepara el informe del plan de capacitación para solicitar la aprobación a la Gerencia. 4. Verifica el presupuesto disponible contra el resultante del plan para garantizar la cobertura, de ser necesario propone ajustes. 5. Verifica el informe y plan de capacitación de la Unidad de Negocio y pone en conocimiento del Subgerente de Administración para solicitar a la Gerencia su aprobación. Subgerente de Administración 6. Presenta a consideración del Gerente de la Unidad de Negocio para su definición. Gerente de Unidad de Negocio 7. Aprueba el plan anual de capacitación. 8. Dispone a la Subgerencia de Administración la autoridad para aprobar la ejecución de las acciones del plan anual de capacitación aprobado, definiendo un techo de variación por cantidad y costos en su ejecución versus lo programado. En caso de existir cambios o innovaciones tecnológicas que requieran el desarrollo de destrezas o conocimientos de los colaboradores, o de surgir la necesidad de capacitar a los colaboradores sobre un tema específico y de interés de la Unidad de Negocio y que no esté contemplado en el Plan, se plantearán como acciones no programadas, y estas requerirán autorización de Gerencia. También puede considerarse acciones no programadas por las siguientes condiciones: Por promoción, ascensos jerárquicos a posiciones de mayor responsabilidad. Traslados administrativos en sentido horizontal entre los departamentos o áreas de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE. Planes de sucesión luego de identificar los potenciales sucesores para posiciones claves.

12 Página 12 de 14 Planes de carrera en los que se toman acciones para promover el desarrollo profesional de los empleados según los lineamientos estratégicos de la organización y el perfil personal. Para asegurar la provisión de recursos para el Plan Anual de Capacitación, el planteará una proyección de la inversión que se requerirá para la ejecución del nuevo plan en la proforma presupuestaria. 5.4 Ejecución del Plan de Capacitación Asistente de Talento Humano 1. Para la ejecución de los procesos de formación en el País, realiza la búsqueda, selección y/o verificación de proveedores, instituciones, centro de capacitación, etc. Cuando sea en el exterior verificará que se realicen con aquellas instituciones que estén debida y legalmente reconocidas en el país, cuyos títulos emitidos sean validados para su registro en el Ecuador. 2. Socializa las necesidades con los proveedores, instituciones, centros de capacitación, etc. 3. Solicita al la confirmación para la ejecución de la acción en función de las condiciones de factibilidad para efectuarla. 4. Comunica a los colaboradores y a sus jefes inmediatos sobre la inscripción y confirma la información para su participación, esto es: Fecha y hora. Lugar y dirección. Nombre del proveedor y contacto de apoyo. 5. Coordina la logística de los eventos cuando sean desarrollados dentro de la Unidad de Negocio. 6. Aplica la evaluación de la reacción de la capacitación realizada en base a factores como: calidad de evento, contenido y demás que se consideren necesarios, para dejar evidencia del nivel e impacto de la capacitación recibida. 7. Registra y mantiene actualizado el desarrollo de los planes de capacitación individual. 8. Apoya en la elaboración de reportes de seguimiento del plan de capacitación. 9. Identifica y registra la relación entre las acciones de capacitación a ejecutar y las competencias que dicha acción desarrollarían. 10. Reporta el avance del plan y mantiene actualizado los indicadores de gestión de la capacitación. 11. Apoya en la búsqueda o identificación de proveedores de capacitación en función de las acciones establecidas en el plan. 12. Monitorea el avance del plan. 13. Gestiona requerimientos especiales en los que se necesiten aprobaciones adicionales de la Subgerencia, Jefatura Gerencial o Gerencia.

13 Página 13 de Analiza acciones de capacitaciones NO programadas, solicitadas por las Subgerencias y Jefaturas de área. Si aplica pone a consideración del Subgerente de Administración para su aprobación por Gerencia. Subgerente de Administración 9. Aprueba el pago de las acciones de capacitación pertenecientes al plan de capacitación vigente, siempre y cuando se mantenga vigente esta facultad emitida por parte de la Gerencia. 10. Presenta a consideración del Gerente de la Unidad de Negocio acciones de capacitación NO programadas. Gerente de Unidad de Negocio 11. Aprueba o rechaza las acciones de capacitación NO programadas. 5.5 Desarrollo de réplica Colaboradores 1. Coordinan con el área de Talento Humano, las fechas y horarios en los que se efectuará la transferencia de los conocimientos adquiridos, dejando evidencia a través de registros de asistencia de los beneficiarios de la capacitación. Asistente de Talento Humano 2. Apoya al colaborador en la logística para su ejecución. 5.6 Monitoreo y Control del Plan de Capacitación y Asistente de Talento Humano 1. Actualiza, analiza y prepara el avance del cumplimiento del Plan de Capacitación y el desarrollo de acciones NO programadas, aplicando para el efecto los indicadores de gestión predeterminados. 2. Monitorea e informa los resultados a la Subgerencia de Administración. 3. Gestiona acciones de mejora para garantizar el cumplimiento del plan. El área de Talento Humano, deberá desarrollar e implementar mecanismos que permitan la evaluación del impacto de la formación y capacitación con respecto a su eficacia. 6 Disposiciones transitorias Aplica desde la fecha de publicación de este procedimiento.

14 Página 14 de 14 7 Derogaciones No aplica. 8 Diagrama de flujo 9 Anexos No aplica.

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