DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA DE ZIPAQUIRÁ OBRAS PUBLICAS PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE OBRAS PUBLICAS TABLA DE CONTENIDO

Transcripción

1 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 4. DEFINICIONES 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS 7. CONTROL DE VERSIONES 8. ANEXO Elaborado por: Profesional Universitario Revisado por: Secretaria De Obras Publicas Aprobado por: Alcalde y/o representante de la Dirección Ing. ANDRES GONZALEZ Arq. JAIRO GARCIA GOMEZ MARCO TULIO SANCHEZ GOMEZ/ CARLOS CIRO CUBIDES FONTECHA

2 1. OBJETIVO. Establecer las actividades necesarias para la recepción, tratamiento y seguimiento de las solicitudes presentadas por los usuarios en cuanto a arreglo y construcción de vías, mantenimiento de la malla vial urbana y rural, mantenimiento y expansión del alumbrado público, infraestructura educativa, social, cultural, deportiva y otros incluyendo asesoría técnica en temas de infraestructura. 2. ALCANCE. El procedimiento inicia con la atención brindada por los funcionarios de la Secretaría de Infraestructura hacia el usuario escuchando su solicitud, direccionándola, planeando la acción a tomar y termina haciendo la verificación de la satisfacción del usuario para así tomar acciones respecto a esto. 3. RESPONSABLES. SECRETARIO DE DE OBRAS PÚBLICAS: Designar al funcionario responsable de atender la solicitud Revisar y aprobar los documentos que se generan para dar respuesta al usuario. Seguimiento al control de la calidad de las obras y mantenimientos, etc. Supervisión de las obras y mantenimientos etc. DIRECTORES DE CONSTRUCCIONES GENERALES E INFRAESTRUCTURA VIAL Revisar y aprobar los documentos que se generan para dar respuesta al usuario. Seguimiento al control de la calidad de las obras y mantenimientos, etc. Supervisión de las obras y mantenimientos etc. PROFESIONAL UNIVERSITARIO: Programar visita técnica en caso de requerirse en el formato solicitudes de usuarios OBPRE01 Realizar la visita técnica o de inspección. Realizar el informe y/o el acta de visita según corresponda. Llevar a cabo las acciones necesarias para dar respuesta a la solicitud

3 SECRETARIA: Atender al usuario, escuchar su solicitud y registrarla en el formato solicitudes de usuarios infraestructura OBPRE01. Si es posible dar respuesta a la solicitud de manera inmediata. De acuerdo a la respuesta en coordinación con el profesional universitario designado para esta solicitud, se verifica si existen los recursos disponibles en ese momento. En el caso en que la solicitud se entregue de forma escrita, registrarla en el listado de control de correspondencia TGDRE03 y seguir el procedimiento de manejo de correspondencia TGDPR02 4. DEFINICIONES. Infraestructura: Es el conjunto de elementos o servicios que están considerados como necesarios para que una organización pueda funcionar o bien para que una actividad se desarrolle efectivamente Solicitud: Documento formal en el que se pide una cosa Malla vial: conjunto de vías tanto rurales con urbanas que definen los ejes viales de cada una de las vías de la ciudad. Eje vial: serie de vías utilizadas para el tránsito de vehículos motorizados de todo tipo y tamaño. Supervisión: proceso mediante el cual una persona con conocimiento y experiencia asume la responsabilidad de dirigir a otras para obtener con ello resultados que le son comunes. 5. MARCO LEGAL. Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Decreto 2474 de 2008 Decreto 734 de DESCRIPCION DE ACTIVIDADES El usuario que se acerca a la Secretaría de Obras públicas con su petición sobre arreglo y construcción de vías, mantenimiento de la malla vial urbana y rural, mantenimiento y expansión del alumbrado público, infraestructura educativa, social, cultural, deportiva y otros incluyendo asesoría técnica en temas de infraestructura.

4 Las peticiones radicadas de forma escrita, tendrán como mínimo la siguiente información: Fecha Nombre Documento de identificación Descripción de su petición Dirección de notificación Teléfono Registro fotográfico (preferiblemente) Si la petición es verbal se Recepciona en el formato de solicitud del usuario OBPRE01 y se toma la solicitud. Después de recibida la solicitud del usuario, el Secretario de Obras Publicas lo direcciona al profesional universitario quien programa la visita en el formato de solicitud de usuarios OBPRE01, realiza la visita y diligencia el acta de visita OBPRE02 en esta acta se determina la viabilidad de la necesidad de acuerdo a los siguientes criterios: Ubicación y dirección de la necesidad (que se encuentre dentro de límites de Zipaquirá de acuerdo a los mapas cartográficos del municipio) Población (calcular que el mayor número de población sea beneficiado, con la información de las juntas de acción comunal) Topografía (que el sitio permita realizar el desarrollo de la solicitud y las facilidades de acceso) Normatividad legal (que los predios estén legalizados se solicita copia de la escritura y certificados de libertad y tradición si aplica) Se genera el informe OBPRE03 incluyendo registro fotográfico, al informe se anexa el presupuesto aproximado con las actividades que se deben ejecutar en las obras y se entrega al Secretario de Infraestructura, este analiza si es posible de acuerdo a la disponibilidad de los recursos tanto físicos como económicos realizar o no la obra. El Secretario de Obras Publicas y el Director de área se reúne con el Alcalde para dar prioridad a ciertas solicitudes de acuerdo a las necesidades de la

5 comunidad y también si estas se encuentran en zonas de riesgo del municipio. y de acuerdo a esto continúa el proceso, muchas solicitudes que se resolverán directamente por parte de la Secretaría de Obras públicas. El profesional universitario proyecta la respuesta en el informe OBPRE03 el Secretario de Obras Publicas y el director de cada área la revisa y la secretaria la registra en el formato solicitud de usuarios infraestructura OBPRE01. Los informes se deben entregar a más tardar 5 días hábiles después de realizar la visita. Estos informes se realizaran en las solicitudes de petición sobre arreglo y construcción de vías, mantenimiento de la malla vial urbana y rural, mantenimiento y expansión del alumbrado público, infraestructura educativa, social, cultural, deportiva y otros incluyendo asesoría técnica en temas de infraestructura SERVICIO NO CONFORME El servicio no conforme es el que no cumple los requisitos definidos y a verificar, los cuales garantizan la conformidad del servicio, lo que no se cumple y que está en el plan de control se denomina producto no conforme. Este debe ser detectado antes de la entrega al usuario. Cuando se detecte un servicio no conforme este se debe tratar según las acciones definidas en el plan de control y se debe dejar escrito en el registro de no conforme COIRE08 7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS RUTA DE RECUPERABILIDAD ITEM NOMBRE DEL REGISTRO CODIGO FISICO DIGITAL RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO DEL REGISTRO DILIGENCIADO TIEMPO DE RETENCION DISPOSICION FINAL 1 Formato solicitudes de usuarios 2 acta de visita OBPRE01 OBPRE02 3 Informe OBPRE03 X X X NA NA NA SECRETARIA OBRAS PUBLICAS SECRETARIA OBRAS PUBLICAS SECRETARIA OBRAS PUBLICAS 1 AÑOS ENVIAR ALA ARCHIVO CENTRAL POR DOS AÑOS LUEO DESTRUIRLO 1AÑOS ENVIAR ALA ARCHIVO CENTRAL POR DOS AÑOS LUEO DESTRUIRLO 1 ANOS ENVIAR ALA ARCHIVO CENTRAL POR DOS AÑOS LUEGO DESTRUIRLO

6 8. CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN RESPONSABLES 1 MAYO DE 2012 CREADO POR PRIMERA VEZ PROFESIONAL UNIVERSITARIO 2 JUNIO DE 2013 REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA PROFESIONAL UNIVERSITARIO 3 5 DE MAYO DE 2014 CAMBIO DE REPRESENTANTE DE LA DIRECCION PROFESIONAL UNIVERSITARIO 9. ANEXOS