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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Período evaluado: DICIEMBRE-MARZO Control Interno, MELBA ROCIO ESQUIVEL GUEVARA o quien haga Fecha de elaboración: MARZO-2013 sus veces: Subsistema de Control Estratégico Dificultades Los cambios presentados en la Administración Pública con la elección de Alcaldes y el nombramiento de los nuevos Secretarios, hizo que durante el primer periodo surgieran articulaciones a los nuevos lineamientos del Plan Desarrollo y al nuevo Estilo de Dirección, motivo por el cual el Sistema de Calidad y por ende algunos elementos y componentes del MECI tuvieron que ser actualizados, reorganizados y en algunos casos modificados. Por tales motivos es necesario fortalecer los procesos de inducción, reinducción así como realizar medición del clima organizacional de la Entidad. Es conveniente que en cada dependencia y al interior de cada proceso se logre mayor atención al tema de riesgos para identificarlos y actualizarlos; así como en el fortalecimiento de la política de Administración Del Riesgo, la que permitirá estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones respecto a su tratamiento. De igual manera conviene continuar con la elaboración del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano en cumplimiento al Decreto 2641 de 2012 por medio del cual se reglamenta los Artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 de la Presidencia de la República. Conviene fortalecer los Planes de Mejoramiento Individual en asocio con los resultados de las evaluaciones del desempeño de los funcionarios. Avances La Administración Municipal de Madrid Cundinamarca desde el año 2008 se encuentra certificada en las normas de Calidad ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, motivo por el cual el MECI se encuentra armonizado con el Sistema Integral de Calidad; en el año 2011 se logró la recertificación por el ICONTEC quien determino validar por tres años la certificación de la Administración. En el primer semestre del año 2012 se realizó la primera visita de seguimiento. Desde el inicio del año y por motivo de la posesión del nuevo Alcalde se efectuaron cambios de la Alta Dirección y se inician procesos de inducción al nuevo gabinete con los siguientes temas: Manual de Funciones y Procedimientos, Presupuesto, Banco de Proyectos, Plan de Desarrollo, Fondo Nacional de Regalías, Evaluación del Desempeño Carrera Administrativa entre otros, convocados a través de las Circulares emanada de la Secretaria General de la Administración Municipal de fecha enero y febrero de Por otro lado las actualizaciones y modificaciones de sus planteamientos estratégicos se alinearon con el Plan de Desarrollo Transformación en Marcha estas orientaciones contribuyen a fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad.

2 Para la construcción del Plan de Desarrollo se convocaron 27 mesas de trabajo con una amplia participación de la comunidad, lideres de las Juntas de Acción Comunal y apoyo de la Policía Nacional; finalmente este se adopta por Concejo Municipal mediante Acuerdo Nª 02 de Con base al Plan de Desarrollo se elaboraron los Planes de Acción que cumplen con las expectativas de lo planeado, la información que se genera de su desarrollo y ejecución conlleva a la aplicación de los indicadores, a su evaluación y ajustes necesarios para la mejora del desempeño y gestión, la que facilita toma de decisiones por parte del Alcalde y su gabinete en los Consejos de Gobierno. A la fecha se encuentra en ejecución el Plan de Desarrollo con base en los planes de acción elaborados por las Secretarias, áreas y dependencias de acuerdo a los resultados de los Planes de Acción e Informe de Gestión que se dio a conocer en la rendición de cuentas el pasado mes de diciembre de Se cuenta con el Código de Ética adoptado mediante Resolución Nª 118 de marzo de 2009 que contempla los acuerdos, compromisos y protocolos éticos; este se socializa por parte de la oficina de Control Interno a través de correos institucionales y mensajes mensuales alusivos a los principios y valores y se publican en las carteleras de cada una de las Secretaria. El Modelo de Operación por Procesos de la Administración Municipal cuenta con 14 procesos: Estratégicos (3). Misionales (4). Apoyo (6). Evaluación y Control (1). Algunas dependencias han realizado revisión, actualización, ajustes a sus procesos y procedimientos de acuerdo a las normas vigentes y lineamientos establecidos en el Plan de Desarrollo. A través del Decreto Nª095 de mayo 24 de 2012 se actualiza el mapa de procesos, manual de calidad, manual de procesos y procedimientos, formatos, instructivos, mapa de riesgos y el código de buen gobierno del Municipio de Madrid Cundinamarca. Se mantiene como fortaleza el desarrollo del talento humano como una estrategia primordial de la actual Administración, en cuanto a la formación de los funcionarios públicos para mejorar las competencias laborales, habilidades y destrezas del talento humano. Para tal fin se adelantaron las siguientes capacitaciones en cumplimiento a la Resolución Nº 058 de 2012 plan de capacitación de la Administración Municipal en los siguientes temas de interés institucional: Capacitación en Sistema General de Pensiones, Ley de transición entre el Seguro Social y Colpensiones. Capacitación proceso de Gestión Documental, Tablas de Retención, Atención al ciudadano y

3 tramites al proceso Atención e Información al Usuario AIU. Capacitaciones en optimización de recursos, humanización del servicio prestado Capacitaciones en contratación estatal, Taller de gobierno en línea, presupuesto y banco de proyectos, Comité de bajas, Fondo nacional de regalías, Diplomado sobre gestión para resultados, Seminario taller la gestión del talento humano y la evaluación de desempeño, taller de capacitación autoridades locales sobre ley de víctimas y restitución de víctimas, actualización ISO 19011, seminario taller la medición de impactos y la gerencia efectivas de riesgos, las claves del éxito. Capacitación en trabajo en alturas, Conferencia en marketing personal, seguimiento y actualización del cálculo actuarial del pasivo pensional, Pasivocol y fondo de pensiones de las entidades territoriales FONPET, pasantía teórica práctica de protección al consumidor, reglamentos técnicos y metrología legal, la medición de impacto y la gerencia efectiva de riesgos y programa SYSMAN LTDA (nómina, control de contratos, almacén e inventarios) y plan de compras Para el mes de octubre el área de Salud Ocupacional realiza la segunda feria con el objetivo de generar en cada uno de los funcionarios de la Administración Municipal conocimientos básicos para fomentar la seguridad y la prevención dando como resultado en corto plazo la disminución en número y severidad de los accidentes de trabajo así como el control en el aumento del número de casos de enfermedad laboral. El desarrollo del programa consistió en : Capacitación brigada de emergencia a cargo de la ARP Liberty aprender a gestionar los riesgos y trabajo seguro. Transformando estilos de vida en hábitos saludables. Manejo del estrés a cargo de la EPS Famisanar. Prevención sinónimo de buena salud Obra de teatro yo me cuido. Premiación del mejor eslogan y logo símbolo que identificara el programa de Salud Ocupacional entre otras. Entre el 01 y el 15 de agosto de 2012 se realizó la evaluación del desempeño para el primer semestre periodo comprendido entre el 01 de febrero a 31 de julio de 2012, y actualmente cursa la segunda evaluación para ser entregada de acuerdo a lo dispuesto por la norma. Se llevaron a cabo elecciones de representantes de los empleados y sus respectivos suplentes ante la Comisión de Personal periodo , mediante Resolución Nº 412 de octubre de 2012 se designa la Comisión de personal de la Administración Municipal. Por otra parte mediante Resolución Nº 498 de noviembre de 2012 se adopta el Plan de Incentivos para los servidores públicos de la Administración Municipal Nivel Central periodo , orientado a reconocer los desempeños individuales del mejor servidor público de carrera administrativa y cada uno de los niveles jerárquicos que la conforman.

4 En la página web link documentos sobre el municipio se encuentra publicada la relación de proyectos radicados en el Banco de Proyectos de Inversión Municipal vigencia 2012, dando cumplimiento a la Ley 1474 de Frente al componente administración del riesgo se actualizaron los mapas de riesgos correspondientes a los procesos y se evaluaron a través del monitoreo y revisión a cargo de los responsables y de la oficina de Control Interno. Se participo en taller práctico denominado: Proyecto transparencia para la paz y desarrollo en concurso con la Corporación transparencia por Colombia y OCASA, del cual la Administración Municipal pretende buscar y construir confianza frente a la comunidad, crear mayor eficiencia, eficacia y efectividad en las políticas públicas. Este proyecto dará apoyo en temas fundamentales como: La incorporación del Estatuto Anticorrupción para construir el mapa de riesgos anticorrupción de la Alcaldía entre otros. Subsistema de Control de Gestión Dificultades Conviene fortalecer las políticas de comunicación de la Entidad así como el manejo e implementación de la matriz de comunicaciones, de la misma manera realizar revisiones a los nuevos indicadores propuestos y a las actualizaciones de la página web para el año Así como el manejo del producto no conformes y la trazabilidad de los productos que ingresan y salen del almacén junto con los módulos de los aplicativos para el manejo de las depreciaciones y de los inventarios. Se evidencia una notoria inasistencia a los Comités de Gobierno en Línea lo que impide que las actividades establecidas en los mismos se cumplan en su totalidad. Se debe seguir fortaleciendo la actualización y mejora de los archivos de gestión, central e histórico. Avance Durante el periodo del 2012 se revisaron y actualizaron procedimientos de la Entidad, se encuentran caracterizados; así mismo se han incorporando políticas de operación la que dan soporte a la gestión institucional. Para el 2013 se tiene proyectado fortalecer el sistema a través de reuniones del Comité MECI-CALIDAD para tener más control sobre los comportamientos de las acciones correctivas y/o preventivas y el manejo mas actualizado de los temas de la Alcaldía. Durante el último semestre se fortalecieron los sistemas de información y comunicación, se obtuvo actualización constante de la página web, se mejoró el uso de los correos institucionales en aras de generar la cultura cero papel; se actualizaron los link de la página web Yo lucho contra la corrupción para dar cumplimiento a los estipulado por la normatividad Ley 1474 de 2011; así como el de formatos para los trámites y servicios de la Administración. A través del procedimiento recepción, reparto de peticiones, derechos de petición, quejas y reclamos correspondiente al proceso: Atención e información al usuario, comunidad en conflicto y contribuyente, se ha fortalecido la atención al cliente con la divulgación de sus deberes y derechos, así como el canal de sugerencias. Así mismo se esta realizando mas

5 control a la recepción de los derechos de petición. De la mano de Gobierno en Línea liderado por la Secretaria de Planeación y el área de Sistemas de Información, funcionarios de la Administración Municipal adelantaron capacitaciones e instrucciones para subir a la pagina web todos los servicios de certificaciones y trámites, de tal manera que un ciudadano pueda realizar sus solicitudes en línea evitando desplazamientos, reduciendo tiempos y aplicando la cultura de cero papel; de igual forma se han fortalecido los canales de participación activa de la ciudadanía a través de instrumentos de interrelación virtual tales como: Contáctenos, quejas y reclamos, foros y chat de manera que los días lunes en horario de 7:30 am a 8:30 am el chat se pone a disposición de los ciudadanos para que presenten sus opiniones y consultas sobre los servicios ofrecidos por la Administración Municipal. Dando cumplimiento a la normatividad establecida para la implementación de Gobierno en Línea se realizó capacitación a los Secretarios de la Administración el día 27 de noviembre de 2012, con el fin de darles a conocer los requisitos de la Ley 1437 de 2011, Decreto 1151 de 2008 y Decreto Ley Antitrámites 0019 de La participación ciudadana se ha fortalecido mediante la permanente interacción con las juntas de acción comunal con encuentros y actividades que tienen como propósito trazar planes de trabajo en beneficio de la comunidad en general. La Secretaria de Planeación para el mes de agosto realizó Asesoría y acompañamiento en la definición de Planes de Acción e Indicadores de Gestión con la participación de los funcionarios de las diferentes dependencias con el fin de guiarlos en la elaboración de los siguientes temas: o Plan de Desarrollo Municipal (Plan Indicativo) o Proyectos contemplados en el Plan de Desarrollo Municipal. o Plan Plurianual de Inversiones. o Planes de Acción. o Sistema de Gestión de Calidad. Con los lineamientos del Plan de Desarrollo se determinaron nuevos indicadores, y se realizó unificación de los mismos en el último trimestre de Los resultados de los indicadores se llevarán para su análisis en la primera reunión de Comité MECI-Calidad Con base en los resultados del informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral practicada en el Municipio de Madrid vigencia fiscal 2011 y de acuerdo a los hallazgos que resultaron y posterior aprobación del Plan de Mejoramiento se adelantan labores frente a las acciones y estrategias de cumplimiento con la presentación del primer avance con corte a 30 de diciembre de El Ente de Control ha venido dando fenecimiento a la cuenta anual respectivamente. Se evidencia un gran avance en el uso del correo institucional y se ha mejorado la comunicación e interacción en los diferentes procesos.

6 Con relación a la comunicación informativa para los días 26 y 27 del pasado diciembre del año 2012 la Transformación en Marcha rindió cuentas a la comunidad madrileña a nivel rural y urbano dando a conocer la gestión y resultados de los compromisos del Plan de Desarrollo con la participación de grupos de interés: Concejo Municipal. Juntas De Acción Comunal. Representantes de veredas en general. Los resultados de la rendición de cuentas se ven reflejados en las publicaciones del periódico institucional y en los boletines de prensa. De la misma manera se realizó Foro Chat temático los días 11 y 12 de diciembre de 2012 y los resultados de estos fueron publicados en a pagina web de la Entidad. En cuanto a la gestión documental presenta mejora en el archivo central y se destinaron recursos para la digitalización de la información e infraestructura, se tiene proyectado actualizar dicha información para finales de la presente vigencia. Subsistema de Control de Evaluación Dificultades Conviene el seguimiento y monitoreo por parte de los dueños de los procesos de las acciones correctivas que resultaron de las No Conformidades durante el desarrollo de la auditoria de seguimiento. Avances Durante el último año se realizaron las auditorías internas de seguimiento a la recertificación y de seguimiento a algunos procesos. Se realizaron acompañamientos a las auditorias de los Entes de Control y se formalizaron los Planes de Mejoramiento; se formularon planes de mejora por procesos a través de las auditorías. La oficina de Control Interno dio cumplimiento a la evaluación y verificación de la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, de acuerdo a lo establecido en la Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Circular Externa 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional Y Territorial en materia del Control Interno; dando a conocer los resultados a la Alta Dirección del informe de las PQRS. De igual manera con la publicación en la página web de la entidad los Informes Pormenorizados del Estado de Control Interno en cumplimiento al Articulo 9 del Estatuto Anticorrupción. Se fortaleció el tema CULTURA DE AUTOCONTROL a través de la campaña NADIE HACE LAS COSAS MEJOR POR NOSOTROS QUE NOSOTROS MISMOS se evidencian registros de participación de las diferentes dependencias de la Administración Municipal. En el mes de septiembre de 2012 la oficina de Control Interno en concertación con la ESAP Territorial de Cundinamarca realizó capacitación en el tema de Riesgos con el fin de que los dueños de procesos actualizaran sus conocimientos en la metodología para la identificación y aplicación de los mismos.

7 Se mantiene la certificación en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 expedida por el ICONTEC de acuerdo al resultado de la auditoria de seguimiento practicada el 24 de julio de Estado general del Sistema de Control Interno El sistema se encuentra implementado, funcionando y se realizan mantenimientos y mejoras producto de ello nos encontramos certificados hasta el El Sistema de Control Interno de la Alcaldía de Madrid de acuerdo a la información registrada en cada uno de los subsistemas se encuentra en un desarrollo optimo como se observa en el puntaje de calificación que corresponde a:98.2% de tal manera que ha contribuido al cumplimiento de los objetivos institucionales Se resalta el trabajo de los funcionarios de la Alcaldía con el Sistema de Gestión de Calidad en el mantenimiento de la certificación bajo las normas ISO 9001:2008 y NTGP 1000:2009. Recomendaciones Fortalecer las reuniones de Comité MECI-Calidad, teniendo en cuenta que desde allí se toman decisiones por parte de la Alta Dirección frente al compromiso y cumplimiento del Sistema de Control Interno. Continuar con la actualización de los procesos y procedimientos incluyendo la normatividad vigente e iniciando procesos de socialización. Se recomienda trabajar en los Planes de Mejoramiento Individual con el propósito de mejorar el desempeño laboral y el área organizacional. Es necesario realizar seguimiento a las acciones correctivas de las no conformidades para dar cumplimiento a la mejora continua en la Entidad. Teniendo en cuenta que la fecha límite para cumplir con el Plan Anticorrupción y atención al ciudadano es el 30 de abril de 2013 es conveniente continuar con su elaboración para su posterior publicación. Continuar con las actividades de mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad para su sostenimiento a largo plazo. Original firmado MELBA ROCIO ESQUIVEL GUEVARA. Jefe de Control Interno.

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