Cód. M-COM-UPPW-135 USUARIO PRINCIPAL PAGINA WEB ICERTIFICA. Aprobado por la Gerencia General, con fecha
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- Emilia Macías Hidalgo
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1 Cód. M-COM-UPPW-135 USUARIO PRINCIPAL PAGINA WEB ICERTIFICA Aprobado por la Gerencia General, con fecha Aplicación: a partir del
2 Página 2 de 23 INDICE 1.0 OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES EQUIPOS Y MATERIALES DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO DE CAMBIO...23
3 Página 3 de OBJETIVO El presente documento tiene como propósito establecer el manejo y uso de la página Web de icertifica S.A. para sus Usuarios Principales. 2.0 ALCANCE Este documento establece los procedimientos y requisitos que serán aplicados por icertifica S.A., para las empresas principales sobre el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de los contratistas respecto de sus trabajadores. 3.0 RESPONSABILIDADES El objetivo principal es la seguridad en la realización de las solicitudes y transacciones que involucre el traspaso de información confidencial. Las declaraciones son secretas, razón por la que icertifica S.A. se ha preocupado de desarrollar un sistema confiable que resguarde debidamente los datos que se trasmiten a través de su sitio en Internet. No obstante, la confidencialidad de la información depende también de las empresas que se registren en la página Web, por lo que el cuidado y resguardo de las Claves Secretas, la comunicación a un tercero de su Clave Secreta, se asume que esa persona se encuentra debidamente autorizada por la empresa para consultar cualquier antecedente relacionado con ellas. Lo anterior, sin perjuicio de la eventual responsabilidad civil o penal que pudiese derivarse de su utilización en forma indebida. Una vez que se ingresa la Clave Secreta, toda la información transmitida y recibida viaja en forma segura, a través de un sistema confiable y de una tecnología llamada "Encriptación", que codifica los datos con código secreto de manera que nadie puede encontrar sentido al mensaje mientras se está transmitiendo. Cuando el mensaje llega a su destino, el programa decodifica la información para poder ser visualizada. 4.0 DEFINICIONES Para efectos de este documento se entiende por: a) Empresa Principal: La persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena en la cual se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas. b) Contratista: La persona natural o jurídica que, en virtud de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia, para una empresa principal, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas. c) Convenio (Empresa Principal Contratistas): Es un acuerdo contractual establecido entre la empresa principal y sus contratistas que define condiciones, parámetros y/o atribuciones, que otorga la empresa contratistas a un usuario principal (empresa principal o mandate), para realizar consultas sobre el proceso de verificación en los sistemas icertifica, como por ejemplo:
4 Página 4 de 23 Aprueba nómina trabajadores: Es la nómina de trabajadores que la empresa principal tiene en sus obras, faenas o servicios que serán comparadas con las solicitudes de certificado generadas por la empresa contratista sobre el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales respectos de sus trabajadores. Factura a empresa principal: Es un acuerdo contractual entre la empresa principal y sus contratistas, en donde se especifica que la empresa principal se hará cargo del pago de facturas generadas por icertifica S.A., por conceptos de certificados emitidos durante un periodo especifico. Nº de solicitudes repetidas que paga la empresa principal: Este ítem especifica la cantidad de certificados emitidos para una misma obra, faena o servicios, dentro de un periodo determinado que serán de costo de la empresa principal. Moneda tarificación: Son las opciones en dinero (Pesos y UF), de las cuales se podrá efectuar el pago de las facturas emitidas por icertifica S.A. Vigencia: Este ítem corresponde al estado actual del convenio entre la empresa principal y sus contratistas. 5.0 EQUIPOS Y MATERIALES Sistemas Computacionales. Servicio Internet. 6.0 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6.1 Registro en Página Web Zona Pública La página principal (Home) de icertifica S.A. es la portada o también llamada Zona Pública (Inicio), en la cual se dan a conocer las ventajas y diversos contenidos del servicio. También se puede encontrar en ella las herramientas para registrarse como usuario por primera vez y posteriormente ingresar como usuario ya creado. La Zona Pública se compone de los siguientes módulos que contienen información general de icertifica S.A: Quienes Somos, Productos y Servicios, Tarifas y Valores, Sucursales, Contactos y Noticias. Home: Esta pantalla muestra el inicio y la página principal de icertifica S.A., en donde se encuentran los campos de acceso (Rut usuario y contraseña) y un menú de consultas y descripciones como son inicio, quienes somos, productos y servicios, tarifas y valores, sucursales, contactos y noticias.
5 Página 5 de 23 Quienes somos: Es una reseña histórica de nuestra empresa icertifica S.A. Productos y servicios: Presenta las características del producto, servicio y condiciones de éste. Tarifa y valores: En éste nos muestra un modelo específico del Tarificador indicando los ítems de cada aspecto que forma parte de la verificación (tabla de cálculo inicial, el cual podría sufrir variaciones al final de una verificación). Centro de Recepción: Presenta claramente la ubicación de cada una de nuestros Centros de Recepción a nivel nacional. Contacto: Opción que permite mantener un contacto directo con nuestra empresa icertifica S.A. realizando consultas, reportes de problemas o sugerencias. Noticias: Opción con el propósito de informar los acontecimientos y hechos relacionados con nuestra empresa icertifica y otras empresas. Validar Certificado: Opción que permite a una empresa principal, sin ser usuario de la pagina Web icertifica S.A., validar la veracidad del certificado entregado por una empresa contratista. Acceso a Clientes: Opción que permite ingresar a la Zona Privada de la página de icertifica S.A. Usuario Contratista: Opción que corresponde al usuario persona natural de la empresa contratista. Usuario Principal: Opción que corresponde al usuario persona natural de la empresa principal o mandante que debe estar autorizada por la empresa contratista
6 Página 6 de 23 En la siguiente imagen se puede observar la página principal de icertifica S.A., en ella se encuentran los puntos anteriormente mencionados.
7 Página 7 de Zona Clientes Ingreso página por primera vez Las empresas que requieran efectuar el proceso de verificación de sus obligaciones laborales y previsionales, deberán previamente registrar a un usuario (persona relacionada directamente con la empresa) en la página Web de icertifica S.A. aceptando las condiciones del uso de servicios vía Internet (administración del sistema, protocolos de seguridad y confidencialidad de la información). Este registro se realiza seleccionando el botón Ingresar Aquí en donde se abrirá una nueva aplicación con los campos disponibles para ingresar los datos personales que solicita esta aplicación (Rut, Nombre, Teléfono, Correo Electrónico), luego de ingresar los datos selecciona enviar. Una vez que los datos fueron registrados el nuevo usuario recibirá un correo electrónico (a la dirección de correo que ingresó al momento de registrarse como usuario) en donde se indica la contraseña de acceso para comenzar a operar en la página de icertifica S.A. Con la contraseña ya recepcionada puede ingresar a la página en los campos de Acceso Clientes. En la siguiente imagen se puede visualizar el orden de las aplicaciones de la página.
8 Página 8 de Zona Privada Menú MI ESCRITORIO Una vez ingresado el Rut y la clave de acceso Cliente / Usuario Principal en la página se visualizará las aplicaciones del menú Mi Escritorio. Otros puntos a considerar dentro de la aplicación MI ESCRITORIO son: Solicitar autorización para usuarios consultores: Esta opción permite al usuario principal solicitar al contratista autorización para acceder a los datos procesados por sus contratistas y realizar la comparación a través de la subida de la nómina de trabajadores de la contratista. Nómina Trabajadores: Esta opción aparece solo cuando existe autorización del contratista y para realizar la comparación de la nómina trabajadores de acuerdo a formatos establecidos por icertifica en procedimiento Cód.DI-COM-USC-33- Descripción de archivos Cliente. Detalle de Observaciones: Opción que permite al usuario principal visualizar un consolidado de observaciones informadas por icertifica S.A., a las empresas contratistas detectadas en proceso de verificación. Solicitudes y Certificados: Esta opción permite visualizar, descargar solicitudes y certificados emitidos por icertifica S.A. Información y Herramientas: Dentro de ésta opción se encuentran diferentes puntos con la finalidad de cubrir la necesidad de nuestros usuarios, éstos son: Manual página Web Manual transferencia de archivos Web Manual transferencia de archivo AFC Anexo detalle de trabajadores A.F.C. Formato de archivos para transferencia Antecedentes para solicitar certificados
9 Página 9 de 23 Preguntas frecuentes sobre icertifica Protocolo de confidencialidad Ley de subcontratación Nº Documento de acreditación icertifica Certificación I.N.N. Reglamento Tarifas de Verificación Guía de Instalación de Ventanas Emergentes y ActiveX 6.2 Funcionalidad de la Página Web Solicitar Autorización para usuarios consultores El procedimiento de Solicitar Autorización para usuario consultor se genera directamente a través de la página de icertifica S.A., en ésta se encuentran las herramientas necesarias para realizar esta acción. Una vez que se encuentre en la aplicación MI ESCRITORIO se genera la solicitud de autorización, a través de las opciones Solicitar Autorización para usuario consultor, a través del link Ver, según recuadro: En el siguiente desarrollo se procede a detallar los paso para realizar la solicitud de autorización. La función de esta aplicación es crear una solicitud de autorización de usuarios principal, al seleccionar el link Ver se visualizará una pantalla en la cual permite ingresar la información necesaria para realizar la solicitud: Rut Empresa Principal, Rut Empresa Contratista, Rut Usuario
10 Página 10 de 23 Una vez ingresada la información requerida se debe seleccionar el botón Enviar y se desplegará el siguiente mensaje Su solicitud ha sido envida correctamente a la empresa contratista. Se presiona aceptar y el sistema mostrará la solicitud de autorización con estado de Solicitud Enviada, como se demuestra en la siguiente imagen, quedando a la espera de la aprobación por la empresa contratista: Dependiendo de la acción que realice la empresa contratista será como se visualizará el estado de la solicitud de autorización, los estados a visualizar son tres: Aprobado, Rechazado y Solicitud Enviada. Si la solicitud de autorización es aprobada por la empresa contratista se agregará en la aplicación Mi Escritorio, una nueva aplicación Nomina Trabajadores
11 Página 11 de Nómina Trabajadores La función de esta aplicación es permitir al usuario principal subir la o las nóminas asociadas a sus contratistas para realizar la comparación versus las solicitudes de certificados generadas por los contratistas. En el siguiente desarrollo se procede a detallar los paso para realizar la subida de la nómina trabajadores para ser comparada con las solicitudes de contratista. Una vez seleccionada la opción Ver, se visualizará una pantalla que nos permitirá subir las nóminas.
12 Página 12 de Sube Nómina Trabajadores Para subir archivo se debe seleccionar la opción Examinar, como se demuestra a continuación: Una vez seleccionado Examinar, se despliega una ventana emergente que permite buscar dentro del PC la carpeta de ubicación del archivo a transferir (Archivo formatos establecidos en procedimiento Cód.DI-COM-USC-33-Descripción de archivos cliente). Posterior a la selección del archivo, se debe presionar el botón Abrir, el archivo queda disponible para ser subido, como se demuestra en el siguiente recuadrado. Para subir el archivo se debe presionar el botón Subir Nómina, en esta instancia se pueden producir dos resultados:
13 Página 13 de Archivos sin errores: Si el archivo esta correctamente y no presenta errores se visualizará un registro en el resultado de tabla, esto según recuadro resultado: Empresa Principal: Esta opción indica el Rut y la Razón Social de la empresa principal (mandate). Empresa Contratista: Esta opción indica Rut y Razón Social de la empresa contratista (solicitante). Nº solicitudes: Esta opción indica si se ha generado solicitudes, número de solicitudes procesadas de acuerdo a la nómina cargada, si existen solicitudes sin procesar y el periodo del proceso. Archivo Nº Errores: Esta opción indica el nombre del archivo cargado, más el número de errores de acuerdo a la comparación de lo cargado. Seleccionado el número de los errores, la aplicación muestra una ventana emergente con el detalle de los errores que se generen entre la nómina de trabajadores (empresa principal) versus las solicitudes (empresa contratista), como se demuestra en la siguiente imagen:
14 Página 14 de 23 En esta aplicación se permite eliminar la nómina del centro de costo con error, según el siguiente desarrollo: Se debe seleccionado el link Eliminar, se visualizará una ventana emergente con el siguiente mensaje Esta seguro de eliminar los registro(s) desea continuar? Al presionar Aceptar, el registro será eliminado y se indicará en la columna Auditoria Cambios como Registro Eliminado, a su vez se levantará un mensaje informando que la eliminación se ejecutó correctamente. Al presionar Aceptar, la pantalla quedará en el módulo de subida de nómina. Fecha de Subida Usuario: Esta opción muestra fecha y hora de la subida del la nómina más el nombre del usuario que subió la nómina. Acción Eliminar: Opción que permite eliminar la nómina completa. 2. Archivos con errores: Si el o los archivos no cumplen con los formatos establecidos en procedimientos Cód.DI-COM-USC-33-Descripción de archivos cliente, se visualizará el siguiente detalle del archivo:
15 Página 15 de 23 El recuadro entrega la siguiente información: Eliminar: Esta opción elimina la nómina subida con errores, seleccionado link Eliminar, se levantará un ventana emergente con el siguiente mensaje Esta seguro de eliminar los registros desea continuar?. Al presionar Aceptar, la nómina de trabajadores será eliminada, permitiendo realizar nuevamente la subida del archivo con las correcciones indicadas en link Ver. Nombre - Fecha subida: Esta opción muestra el nombre de la nómina subida, más la información de la fecha y hora de dicha subida. Rut usuario Nombre usuario: Esta opción indica el Rut y el nombre del usuario que realizó la subida de la nómina. Nº de errores Detalle: Esta opción indica el número de errores que presenta la nómina subida y el detalle de los errores, para visualizar los errores se debe seleccionar la opción Ver, posterior a esta selección se abrirá una ventana emergente donde se detalla cual es el error y en qué línea del archivo se encuentra, como se demuestra a continuación: Cuando los errores de la nómina fueron eliminados y cargados correctamente por la empresa principal, y además la empresa contratista genera las solicitudes coincidiendo el cruce de la información, la nómina queda con estado Procesado y sin errores como se demuestra en la siguiente imagen:
16 Página 16 de Detalle de observaciones La función de esta aplicación es entregar un consolidado de observaciones detectadas en el proceso de verificación, de las solicitudes generadas por las empresas contratistas. En el siguiente desarrollo se procede a detallar los paso para visualizar las solicitudes con observaciones:
17 Página 17 de 23 Dentro de la aplicación Detalle Observaciones, se encuentran los siguientes criterios de búsqueda: Empresa Principal: Esta opción permite seleccionar de un listado, las empresas principales asociadas al usuario. Empresa Contratista (Solicitante): Esta opción permite seleccionar de un listado la empresa contratistas asociadas a la empresa principal. Fecha Solicitud (Desde / Hasta): Esta opción permite ingresar una fechas inicio y término del envió de las observaciones. Fecha Solicitud: Criterio de búsqueda que permite ingresar una fecha de inicio y término del envío de las observaciones. Periodo: Opción de búsqueda que permite ingresar un periodo de inicio y término de verificación. Folio Solicitud: Opción permite ingresar número de folio de la solicitud para realizar búsqueda. Estado: Esta opción de búsqueda de acuerdo a los siguientes estados Todas, Cerradas y Vigentes.
18 Página 18 de 23 Una vez reportadas las solicitudes con observaciones detectadas en el proceso de verificación, se visualizará un consolidado de estas, de acuerdo a siguiente recuadro: El consolidado de observaciones, cuenta con la siguiente información: 1. Datos Empresa Principal Rut Razón Social 2. Datos Empresa Contratista Rut Razón Social 3. Datos Solicitud Folio Fecha de Creación Periodo de Verificación Estado 4. Datos trabajadores Rut Nombre trabajador 5. Observaciones detectadas en el proceso de verificación, según los ítems Remuneraciones Cotizaciones Previsionales Indemnizaciones Legales
19 Página 19 de 23 Este consolidado de observaciones se puede descargar seleccionado la opción Exportar a Excel, se visualizará una ventana emergente con el siguiente mensaje Desea abrir o guarda este archivo?, según recuadro Al presionar la opción Abrir, se visualizará una planilla Excel con los mismos datos que se entregan en la aplicación Detalle Observaciones.
20 Página 20 de 23 Si la opción seleccionada es Guardar, se levantará una ventana emergente que permitirá guarda el archivo en el PC, según la siguiente imagen: Una vez elegido el destino del archivo se presiona Guardar, el archivo se descargará mostrando una ventana de resultado indicando que la descarga esta completa.
21 Página 21 de Solicitud y Certificados La función de esta aplicación es mostrará en detalle los datos de las solicitudes encontradas en los sistemas icertifica, de acuerdo a la información ingresada para realizar la búsqueda, además en la columna Documentos subdividida en Solicitud y Certif. poseerá la opción Ver para visualizar la solicitud creadas por las empresas contratistas y en aquellos casos que el certificado se encuentre emitido se podrá descargar directamente: Dentro de la aplicación Búsqueda de Documentos, se encuentran los siguientes criterios de búsqueda: Folio: Opción que permite ingresar número de folio de la solicitud Periodo: Opción que permite ingresar un periodo de verificación. Empresa Contratista: Esta opción permite seleccionar de un listado la empresa contratistas asociadas a la empresa principal. Empresa Principal: Esta opción permite seleccionar de un listado, las empresas principales asociadas al usuario. Certificado: Opción que permite selección entre tres estados para consultar Todas, Con Certificado y Sin Certificado. Fecha solicitud: Criterio de búsqueda que permite ingresar una fecha de inicio y término del envío de las observaciones.
22 Página 22 de 23 Al seleccionar el link Ver en Documentos (Solicitud Certif.), se podrá descargar el PDF tanto para la solicitud como para los certificados emitidos, según recuadro:
23 Página 23 de REGISTRO DE CAMBIOS Rev. Nº Cambio Fecha Aprobado por: 01 Creación Cristobal Cruz B. 02 Modificación Registro de Firmas Christian Abarzúa O. Elaborado por: Angelina Ruiz Toledo Encargado de Verificación Fecha de Elaboración: Revisado por: Eric Vargas Oyarzún Encargado de Calidad Fecha de Revisión: Aprobado por: Christian Abarzúa Orellana Gerente General Fecha de Aprobación:
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