Organización, descripción y difusión del archivo del Ateneo Español de México. Belén Santos y Mariano Mercado Estrada

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1 Organización, descripción y difusión del archivo del Ateneo Español de México. Belén Santos y Mariano Mercado Estrada Un espacio para la memoria XXXV Reunión de Archivos Buenas ideas, mejores prácticas San Luis Potosí, Octubre de 2013

2 El Ateneo Español de México cuenta con un importante acervo archivístico, que ha ido adquiriendo a lo largo de sus 64 años de existencia. Este material ha llegado por muy diversos caminos, casi todo han sido donaciones de socios o de personas allegadas a la institución. Entre 2003 y 2007, un equipo de profesionales se ha encargado de organizar, inventariar y catalogar este archivo. Equipo de trabajo: Leonor Sarmiento (Presidenta del AEM) Belén Santos (Bibliotecaria del AEM) Lic. Mariano (Asesor archivistico) Mtra. Claudia Llanos (Asesora académica) Alan Ávila, Alejandra Olguin, Karla García, Myriam Vivas,Ciro Aparicio, Eduardo González (Ayudantes)

3 Proyecto de Organización y Catalogación del Fondo resguardado en el Archivo del Ateneo Español de México, A. C.

4 Diseño de un proyecto para la ordenación del Archivo Dictamen sobre el estado del Archivo solicitado al lic. Mariano Mercado, archivista profesional de la UNAM. Formulación de un proyecto para la organización, dividido en siete etapas. Solicitud de financiamiento: Programa de Ayuda al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (ADAI). Se concedieron 7,500 dólares, para ejercerse durante el año Se concedieron 5,000 dólares, para ejercerse durante el año Se concedieron 4,160 euros, para ejercerse durante el año Contrato Menor con el Ministerio de Cultura de España Se firmó por un monto de euros para la conclusión de proyecto y microfilmación parcial del fondo. Y la Embajada de España en México publicó el libro.

5 Estado del Archivo: enero de 2003 Cajas etiquetadas, sin numeración, sin cuadro de clasificación Gavetas que resguardaban parte del Archivo del Ateneo

6 Etapas de la organización del Archivo 1. Identificación 2. Descripción general del fondo Producto: Guía del Fondo 3. El estudio de la guía Producto: Primer cuadro de clasificación 4. Ordenación y guarda de la documentación Productos: nuevos cuadros de clasificación e Inventario. 5. Foliación 6. Descripción del fondo por expedientes Producto: Catálogo por expedientes 7. Microfilmación parcial del fondo 8. Publicación del libro Archivo Ateneo Español de México

7 Identificación del material: Se resguardó la documentación suelta en cajas y se enumeraron de manera continua todas las cajas, lo que dio como resultado 211 cajas AG12 provisionales

8 Descripción del contenido de todas las cajas sin mover la documentación Primer resultado: Guía del Fondo La Guía permitió la consulta del fondo y es el primer testimonio de los documentos existentes

9 Estudio de la guía para elaborar un primer cuadro de clasificación y comenzar a organizar la documentación.

10 Primer cuadro de clasificación

11 Pasos posteriores hasta llegar al Inventario 1. Compra y maquilación de guardas de primer y segundo nivel 2. Restauración y limpieza de todo el material según avanzada su colocación 3. Colocación interna en cada una de las secciones, series y subseries 4. Formación temática de cada expediente 5. Anotación de los rubros de cada expediente 6. Contabilidad del número de fojas de cada expediente 7. Numeración de todos los expedientes 8. Formación y captura de datos para el Inventario 9. Inventario como instrumento descriptivo

12 Guardas de primer y segundo nivel (Cajas y carpetas)

13 Se ha realizado la limpieza metódica y sistemática de todo el material documental entre lo que podemos destacar la reunión de 580 gramos de material metálico despojados de los documentos, como son grapas y clips, sustituidos por alrededor de 2 mil clips con forro plástico

14 y la restauración de cerca de 9 mil fojas con material adecuado para la preservación de la documentación.

15 Colocación de todo el material, numeración final de cajas y expedientes y captura de datos para el Inventario

16 INVENTARIO Este instrumento descriptivo da cuenta de 145 cajas AG9 909 expedientes 61,869 fojas Índice Portada y créditos Cuadro de clasificación Cuadro de clasificación desglosado Introducción Inventario

17 El cuadro de Clasificación ha evolucionando hasta el cuadro de Clasificación Definitivo de la primera época; durante su concepción hasta su definición ha sufrido varios cambios. El conocimiento detallado de la documentación ha producido la división del archivo en dos épocas, a la primera época la hemos llamado Fondo Histórico y abarca desde 188 (fecha del primer documento, hasta 1978, año de la actual Constitución española). Hemos denominado a la segunda época Fondo Actual y comprende los años 1979 hasta la actualidad; este fondo es abierto, pues el Ateneo sigue generando documentación que se irá incorporando al archivo.

18 Cuadro de clasificación definitivo

19 El acervo documental del Fondo Histórico del Ateneo Español de México, A. C., se ha dispuesto en secciones y series de acuerdo con el tipo de documentos que resguarda. De esta manera durante la realización de este inventario se ha redefinido el cuadro en cinco secciones, cada una de ellas, a su vez, divididas en series de acuerdo con el volumen y tipo de documentación; además, las series pueden contener subseries creadas debido al volumen de documentación que contienen.

20

21 Cuadro de clasificación desglosado, nos da la ubicación precisa de la sección, serie, número de caja y número de expediente

22 Hemos realizado una introducción al Inventario, dando una explicación general del tipo de documentación que se puede encontrar y una pequeña historia de la concepción de cada sección, serie y subserie.

23 La realización del Inventario se ha hecho por Caja. Comprende los siguientes elementos 1. Caja Núm. 2. Núm. de Expediente 3. Núm. de fojas 4. Sección 5. Serie 6. Subserie 7. Contenido

24 Caja Número la numeración es consecutiva e irrepetible; las cajas se numeraron de acuerdo al orden que dio el cuadro de clasificación definitivo. Número de expediente la numeración también es consecutiva e irrepetible; la entrada indica qué expedientes hay en cada caja. Número de Fojas cantidad de fojas que contiene cada caja. Sección indica la sección a la que pertenece la caja. Serie indica la serie a la que pertenece la caja Subserie indica a que subserie pertenece la caja Contenido da una pequeña explicación del contenido de la caja, indicando también el nombre de cada expediente

25 Ubicación del expediente dentro del cuadro de clasificación Número de expediente Son únicos Fechas de documentos y número de fojas Datos del expediente Descripción del contenido del expediente Total de fojas que integra el expediente

26 Archivo Histórico del Ateneo Español de México Fondo Histórico del Ateneo Español de México Fondo Contemporáneo del Ateneo Español de México Nuevos fondos (colecciones particulares o institucionales)

27 Ejemplo de localización Cuadro de Clasificación Sección Exilio Serie II República en el Exilio Subserie C.T.A.R.E Introducción Subserie C.T.A.R.E Cuadro de Clasificación desglosado Localización cajas y expedientes Inventario Localizar caja 28 Localizar expedientes Comprobación física en el archivo

28 Ejemplo de localización Cuadro de Clasificación Sección Grafica Serie Fotografías Introducción Serie Fotografías Cuadro de Clasificación desglosado Localización cajas y expedientes Inventario Localizar Caja 145 Expedientes Comprobación física en el archivo

29 Enero 2003 Historia visual del trabajo Diciembre2004 Abril 2003

30

31 Difusión: Una de la etapas más importantes para los trabajos de archivos, además de ponerlo a consulta al público en general mediante su ordenación y la creación de instrumentos descriptivos que sirvan para la consulta del archivo a la que nos hemos referido antes es la difusión. El Archivo del Ateneo Español de México tuvo la gran suerte de llegar más allá y gracias a la Embajada de España en México en el 2007 se pudo publicar el libro Archivo Ateneo Español de México, donde se encuentra el Catálogo por expedientes del Fondo Histórico, así como el Inventario del Fondo Contemporáneo.

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