Experiencia: Vive Gobierno Móvil

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1 Experiencia: TEMAS CLAVE Servicios (Múltiples Canales) PALABRAS CLAVE TICs, Gobierno Móvil, Participación, Transformación, Innovación Abierta, Móvil, Aplicaciones, Maratón, Hackathón LOCALIDAD, PAÍS REGIÓN Colombia, Suramérica ENTIDADES PARTICIPANTES Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC): Entidad Nacional, Sector Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ESTADO Implementación FECHA DE INICIO IMPLEMENTACION Enero de 2013

2 es la inciativa mediante la cual el Gobierno colombiano promueve el desarrollo de aplicaciones móviles a partir de datos abiertos entre jóvenes desarrolladores y emprendedores, resolviendo necesidades de los ciudadanos de una forma colaborativa 2

3 Justificación, población, objetivo y contexto LA OPORTUNIDAD QUE SE DESEABA APROVECHAR: En la búsqueda permanente por parte del gobierno y de las entidades públicas de promover un gobierno abierto, se encontró la necesidad de crear un mecanismo, que permita generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada, puedan participar y colaborar en la ideación y desarrollo de soluciones de diferentes problemáticas de la sociedad y de las entidades públicas en la prestación de servicios. Se evidenció la necesidad de generar acciones concretas enfocadas a dinamizar la oferta de soluciones por parte de los ciudadanos por medio de espacios de innovación abierta, haciendo uso de información pública dispuesta por las entidades y a su vez facilitar la colaboración de terceros en el mejoramiento de servicios de valor para la sociedad y el estado. Estas aplicaciones deberían estar enfocadas para que los ciudadanos pueden realizar trámites y utilizar servicios del Estado así como apoyar la solución de problemas de los colombianos relacionados con los sectores de: agricultura, educación, vivienda, salud, ambiente, turismo, así como para las poblaciones vulnerables como con discapacidad, en situación de pobreza extrema y víctimas del conflicto armado. Población que se buscaba impactar Los ciudadanos colombianos que reciben servicios de las entidades del Estado, jóvenes desarrolladores, emprendedores y otras personas interesadas en el desarrollo de aplicaciones móviles. FACTORES IMPULSORES Un estímulo inicial fue la consistencia del proyecto frente a la política de Gobierno en línea, del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, y la alineación con sus objetivos: Crear un ecosistema de innovación Solucionar las problemáticas de las entidades en la prestación de servicios en tiempo record. Estimular la generación y uso de los datos abiertos. Involucrar y estimular a la ciudadanía y a los terceros en el desarrollo de aplicaciones que den solución a las problemáticas de las entidades en la prestación de servicios. Implementar canales alternativos para la prestación de trámites y servicios por medio de aplicaciones móviles, servicios de mensajería de texto y aplicaciones web. Reconocer el talento de los desarrolladores de aplicaciones móviles. Ampliar la oferta y mejorar la calidad de los trámites del gobierno a través de dispositivos móviles. 3

4 LOS PRIMEROS PASOS En la búsqueda del cumplimiento de los anteriores objetivos, la Dirección de Gobierno en Línea, decidió impulsar el desarrollo de aplicaciones móviles en espacios de innovación abierta, para el aprovechamiento de la información pública dispuesta por las entidades y a su vez, facilitar la colaboración de terceros en el mejoramiento de servicios de valor para la sociedad y el Estado. Se definió que estas aplicaciones deberían estar enfocadas a facilitar a los ciudadanos la realización de trámites y la utilización de servicios del Estado, así como apoyar la solución de los problemas más sentidos de los colombianos. 4

5 Diseño, desarrollo y difusión EL PROCESO LLEVADO A CABO Y LA SOLUCIÓN Así, en el año 2013, se creó el proyecto Vive Gobierno Móvil, que consiste en la preparación y realización de maratones de desarrollo (también conocidas como hackatones o eventos de creación colectiva de aplicaciones), en las que estudiantes, desarrolladores, diseñadores y emprendedores muestran su talento y creatividad, proponiendo de manera colaborativa, soluciones a una problemática o necesidad de la comunidad, a través de prototipos de aplicaciones para dispositivos móviles. Las Etapas del Proceso Para llevar a cabo el proyecto, se diseñó una metodología y se definieron los pasos del proceso a seguir en la preparación de las maratones, su realización y seguimiento posterior. El proceso contó con cuatro etapas básicas: Análisis de retos, maratón de desarrollo (propuesta prototipos), desarrollo de aplicaciones y difusión de las aplicaciones. Etapa 1: Análisis de retos. Consiste en definir los retos que se buscarán solucionar durante la maratón. Inicialmente, se identificaban las necesidades de la comunidad, mediante ejercicios y talleres que involucran entidades públicas y ciudadanos, en los que de manera colectiva se llegaba a la comprensión de la situación. Además de identificar las problemáticas, se analizaban las fuentes de información relacionadas que podrían contribuir a su solución. A partir de lo anterior, se establecía un listado de posibles retos que respondían a las problemáticas identificadas. Dichos desafíos debían validarse y priorizarse con los actores, principalmente los potenciales usuarios de las aplicaciones. Después de identificados los retos, se verificaba que no existieran soluciones previas que cumplieran la misma función y se hacía el alistamiento de datos que se podían proveer como insumo, generalmente, esto implica la estructuración y apertura de nuevos conjuntos de datos por parte de las entidades 1. Para cada reto identificado, se realizaba un acuerdo con una entidad pública a la que misionalmente le interesara su solución, con el fin de que actuara como entidad padrina y participara activamente como responsable de ese reto en las siguientes etapas del proceso y que al final se hiciera cargo de la puesta en producción y mantenimiento de la aplicación móvil resultante. Etapa 2: Maratón de Desarrollo. Es el espacio, con una duración de entre 36 y 40 horas continuas, en el que diferentes equipos de desarrollo conformados por estudiantes, desarrolladores y diseñadores, entre otros-, generaban propuestas de solución a los retos identificados en la primera etapa 2. A la maratón, también asistían las entidades padrinas y otras entidades públicas, expertos en las problemáticas identificadas, ciudadanos (potenciales usuarios) y un equipo 1 Esta apertura de datos, responde a la política de Datos Abiertos en Colombia. Siguiendo unos estándares, los datos se cargan en el catálogo de datos abiertos del Estado colombiano: 2 Durante la Maratón se conforman equipos de desarrollo, de entre 4 y 6 personas aproximadamente, donde cada grupo se inscribe en la solución de alguno de los retos planteados. Cada equipo genera un prototipo de aplicación para dispositivos móviles que resuelva alguno de los retos propuestos. 5

6 técnico con amplios conocimientos en el desarrollo de aplicaciones para dispositivos móviles. Estos actores participaban como mentores técnicos y funcionales, haciendo un acompañamiento permanente a los equipos de desarrollo. Durante el evento también se dictaban conferencias y realizaban talleres que aportaban valor técnico y funcional a los equipos de desarrollo. Al final del evento, un jurado previamente establecido, elegía para cada reto el equipo ganador para el mejor prototipo de aplicación para dispositivos móviles teniendo en cuenta criterios como innovación, usabilidad, viabilidad, funcionalidad e integración con redes sociales. A los equipos ganadores se les otorgaba un reconocimiento económico y se establecía el compromiso de desarrollar la aplicación 3. Para la realización de la maratón es importante la organización logística que contempla aspectos tales como la campaña de la convocatoria, para garantizar la asistencia de comunidades de desarrolladores y de estudiantes, diseñadores, investigadores, entre otros; la definición del lugar y espacio físico donde se va a llevar a cabo; la contratación de la red eléctrica y de datos a utilizar en el lugar; y la contratación de la alimentación (refrigerios, desayunos, almuerzos, comidas). Etapa 3: Desarrollo de Aplicaciones. Para esto, concluida la Maratón, se analizaba el alcance de las aplicaciones propuestas por los equipos ganadores y se establecía un cronograma para el desarrollo de cada una de ellas. Los equipos de desarrollo, con el acompañamiento permanente de un equipo técnico y de la entidad líder, desarrollaban todas las funcionalidades de la aplicación. De esta manera, se llega a un producto final y estable, una aplicación funcional, de calta calidad que la entidad líder puede poner a disposición de sus usuarios. Una vez la aplicación es puesta en producción, se publica en las respectivas tiendas para el descargue y uso de los usuarios. Etapa 4: Difusión y uso de las aplicaciones. El proceso culmina con la difusión de las aplicaciones desarrolladas, para que los ciudadanos hagan uso de ellas, y con la medición de los resultados. La Implementación Siguiendo este proceso se realizaron varías iteraciones, la primera con la participación de entidades como el Ministerio de Salud y Protección Social, el Ministerio de Cultura, la Infraestructura de Datos Espaciales para el Distrito Capital (IDECA) y la Alcaldía del Municipio de Acacias. A partir del análisis de retos, se identificaron problemáticas que debían atender estas entidades y se definieron desafíos relacionados con las estadísticas de salud, el autocuidado de la salud, la diversidad lingüística, la decisión de compra de vivienda y el suministro de información de la alcaldía. En junio del 2013 se realizó la maratón para la solución de estos retos. La respuesta a la convocatoria al evento no fue muy amplia, se registraron 13 equipos de desarrollo, conformados por 36 participantes. Aun así, se logró desarrollar aplicaciones que ofrecían una solución a los distintos retos planteados tal es el caso de Saludatos, Autocuidate, TuBogotá y I Like Acacias que hoy, se encuentran al servicio de los ciudadanos. Luego de la Maratón, inició el desarrollo de la segunda iteración y la siguiente en un en un proceso continuo de desarrollo del proyecto. Cada vez, se fueron incorporando diferentes entidades, aprendiendo de las etapas surtidas en las iteraciones anteriores y, a partir de allí, mejorando y fortaleciendo el proyecto. Uno de los cambios y mejoras importantes tuvo que ver con la temática e identificación de los retos. 3 Una vez finalizada la aplicación, los desarrolladores ceden los derechos patrimoniales de la aplicación al Ministerio TIC o la entidad pública padrina, quien libera el código fuente a través de la licencia de uso de dicha aplicación, para beneficio de la ciudadanía. Los derechos morales de las aplicaciones desarrolladas los mantiene el equipo desarrollador. 6

7 A partir de la cuarta iteración, se evidenció la utilidad de trabajar sobre una sola temática cada vez pues así, se vinculan entidades con preocupaciones similares y se concentran esfuerzos para la solución de problemáticas críticas para el país, obteniendo mejores resultados. De este modo, además se logró dar una identidad propia a cada Maratón, aumentando su visibilidad e impacto. Esta ha sido la manera en que se han llevado a cabo las iteraciones, específicas para los temas de víctimas de la violencia, el sector agropecuario (Agroton), la pobreza extrema (APPuesta Social), la población con discapacidad (Colombia APPcesible) y Colombia Postconflicto (APPorta a la Paz). Todos estos son temas muy importantes para los colombianos. En cuanto a los retos, esta definición de un campo de acción facilita hacer un proceso profundo de comprensión colectiva de la situación y por ende, una mejor identificación de los desafíos correspondientes. Adicionalmente, en las primeras iteraciones el planteamiento de los retos fue tan específico que enunciaban el tipo de solución que se esperaba, dejando poco margen de acción a los equipos de desarrollo durante la Maratón. Se entendió que para obtener mayor beneficio del ejercicio y aprovechar la creatividad de los participantes, los retos debían plantear preguntas amplias al mismo tiempo que se debía hacer un trabajo importante de comunicación de los mismos de manera que los desarrolladores los comprendieran en profundidad y pudieran dar su propia interpretación (Ver ejemplo del cambio de enfoque en Anexo 1). El funcionamiento El diseño y planeación del proyecto Vive Gobierno Móvil está a cargo de la Dirección de Gobierno en Línea. Para su implementación, la Dirección realizó una licitación pública para seleccionar a un operador logístico y técnico cuya función es la de actuar como un intermediario, encargarse de la convocatoria y la organización de las Maratones y de validar los desarrollos de las aplicaciones que surjan de estos eventos. El presupuesto destinado a este operador está compuesto por tres elementos: el costo del equipo de trabajo del que deben disponer 4 (aproximadamente 90 mil USD durante 2013 y 2014); la contraprestación que se otorga a cada equipo ganador de la Maratón al finalizar el desarrollo de la aplicación propuesta (9 mil USD por cada aplicación); y los gastos de difusión y logística de las maratones (6.350 USD por cada Maratón). Además de los recursos destinados al operador, los cuales provienen de la Dirección de Gobierno en Línea, tanto la empresa privada como algunas de las entidades se unieron a los ejercicios como financiadores de algunos rubros entre los cuales se encontraba, el transporte de participantes u otros gastos necesarios para el buen desarrollo de estos eventos. Para hacer posible la implementación del proceso diseñado, como ya se comentó, se requiere contar con la participación y apoyo de las diferentes entidades públicas, organizaciones civiles, organismos internacionales y empresas (ver Listado de instituciones vinculadas en el Anexo 2). 4 Un gerente del modelo, un arquitecto de aplicaciones móviles, un analistas de aseguramiento de calidad, dos analistas de innovación y requerimientos, un profesional de apoyo administrativo y un profesional de marketing y eventos. 7

8 UTILIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN Entre el 2013 y 2014, dentro del proyecto, se llevaron a cabo 9 iteraciones. Las maratones de desarrollo se han realizado en diferentes ciudades del país y se han inscrito ciudadanos colombianos interesados en participar. Ya que los cupos son limitados, la participación ha sido de 818 personas, desempeñado diferentes roles tales como investigación, desarrollo, diseño y colaboración. Durante las maratones se generaron 343 prototipos funcionales de aplicaciones o servicios para dispositivos móviles, de los cuales se seleccionaron 54 como ganadores, llevándose a la fase de desarrollo. Actualmente, 32 aplicaciones ya han sido entregadas a las entidades públicas para su operación y otras 23 están en proceso de desarrollo con diferentes niveles de avance (Ver Listado de Aplicaciones Desarrolladas en el Anexo 3). Las aplicaciones desarrolladas y publicadas, fruto de este proyecto, han tenido en total más de 30 mil descargas, número que sigue incrementando a medida que aumenta el número de aplicaciones disponibles en las tiendas junto con la difusión de las mismas. 5 5 En la página web del proyecto ( se pueden consular los detalles de las nueve iteraciones realizadas: los retos propuestos en cada una; las estadísticas de la Maratón (número de participantes, número de equipos de desarrollo y conformación, número de propuestas de prototipos, soluciones ganadoras); y el número y el estado de las aplicaciones desarrolladas, puestas en producción y publicadas. 8

9 Impacto, evolución y aprendizajes PRINCIPALES LOGROS En su ejecución, el proyecto ha generado un ecosistema de innovación, que estimula la creatividad, la co-creación, la cooperación y el emprendimiento, en la búsqueda de soluciones a problemáticas de interés nacional. Se han utilizado como insumos la capacidad de innovación de la población y los datos abiertos dispuestos por las entidades públicas, obteniendo resultados valiosos con un alto nivel de eficiencia. Las entidades se han visto beneficiadas con aplicaciones que brindan mejoras en la prestación de los servicios dirigidos al ciudadano. Los ciudadanos, especialmente los jóvenes desarrolladores, han podido tener un papel propositivo y han potencializado sus capacidades a través de la relación con otros actores y el proceso formativo que esta iniciativa implica. Con este proyecto se ha logrado dinamizar el sector TIC, permitiendo que más empresas privadas vean con buenos ojos las necesidades del sector público en cuanto a desarrollo de software y las potenciales oportunidades a las que pueden acceder al llevar la innovación al sector público. LO QUE SIGUE HACIA EL FUTURO El proyecto inició y se posicionó con recursos propios del Ministerio TIC. Debido a su éxito, se han sumado entidades interesadas en apoyarlo y continuarlo, lo cual lo hace sostenible en el tiempo. Actualmente, existen solicitudes para vincularse en futuras maratones de desarrollo. De otra parte, el MinTIC firmó, en enero del 2014, un Convenio con la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. (FINDETER) 6, con el objeto de construir conjuntamente una estrategia para la promoción y masificación de las TIC en algunos departamentos del país. En el marco de este convenio, se han adelantado estudios para contratar la planeación, administración y ejecución de la metodología de ejercicios de innovación abierta para la generación, desarrollo y apropiación de aplicaciones móviles, web y modelos de negocio. Todo esto, con el fin de brindar solución a los diferentes problemas y necesidades de las regiones Caribe, Cafetera, Occidental y los Santanderes, de manera ágil, rápida y eficiente. PRINCIPALES APRENDIZAJES Principales obstáculos y forma como se sortearon Al inicio del proyecto no se contaba con una base de datos consolidada de desarrolladores, lo que dificultó la convocatoria en las primeras Maratones. Frente a esto, se invitó a las universidades, clústeres y comunidades de desarrollo, a participar. Así, a medida que se fueron realizando las diferentes iteraciones se fue construyendo una comunidad. Actualmente, se cuenta con una base de más de 200 desarrolladores participantes en estas Maratones, los cuales a su vez, han creado vínculos entre sí, organizándose en varios casos. Una limitante fue la poca experiencia en el desarrollo de aplicaciones móviles de los autores de los prototipos ganadores en las primeras maratones. Frente a esto, se hicieron modificaciones a los criterios de evaluación, ayudando a garantizar 6 Convenio Interadministrativo N del 2014.

10 la posibilidad del desarrollo posterior de la aplicación. Principalmente, se incrementó el acompañamiento y el apoyo técnico a los equipos de desarrollo en la etapa del proceso (desarrollo de las aplicaciones). También se encontró, en el desarrollo del proyecto, con el incumplimiento de las entregas por parte de los equipos en la etapa de desarrollo de las aplicaciones. Frente a esto, se definió con cada equipo un cronograma realista, acordado por las partes, y se empezaron a implementar reuniones de seguimiento semanales. Principales factores de éxito Por un lado, la realización de un proceso serio de comprensión de la realidad, incluyendo distintas entidades, actores implicados y los ciudadanos (usuarios finales de las soluciones) como punto de partida para definir los retos y priorizar los que se promoverían para su solución (teniendo en cuenta criterios como carácter estratégico, innovación e impacto en los usuarios). Por otro, el acompañamiento y apoyo a los equipos de desarrollo, mediante mentorías de nivel funcional y técnico en las Maratones y durante todo el proceso de desarrollo de las aplicaciones. COMPARTIENDO LA EXPERIENCIA Este proyecto es transferible y replicable en otras entidades. Para dinamizar la transferencia y adecuada gestión del conocimiento, la Dirección de Gobierno en línea se encuentra desarrollando una Guía para el desarrollo de aplicaciones mediante innovación abierta que explica, paso a paso, cómo realizar ejercicios similares e incorporar los aprendizajes acumulados durante la implementación. Se espera que esta guía permita a las entidades públicas generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general, cualquier persona interesada, pueda participar y colaborar en la ideación y generación de soluciones a las diferentes problemáticas de los ciudadanos, a través de aplicaciones para dispositivos móviles. Se recomienda a las entidades que deseen implementar un proyecto similar dedicar los esfuerzos necesarios para hacer un buen análisis e identificación de los retos a resolver y transmitir de manera clara a los desarrolladores las necesidades, dejando campo para su interpretación y creatividad en las soluciones propuestas. También, es importante hacer una convocatoria abierta y amplía a los eventos de las Maratones, para tener participantes de diferentes sectores y disciplinas. Finalmente, se recomienda garantizar que las mejores aplicaciones se lleven hasta la puesta en producción y hacer una evaluación posterior del uso e impacto de estas herramientas. 10

11 Información adicional CONTACTE CON LOS PROMOTORES Johanna Pimiento, Directora Gobierno en línea, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Santiago García, Coordinador Diseño e Innovación, Dirección de Gobierno en Línea, Ministerio TIC, (571) ext. 3334, FUENTES: Dirección de Gobierno en línea, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.. Dirección de Gobierno en línea, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (2014). Postulación candidatura Premio al Servicio Público de Naciones Unidas, formato nominación 2015, noviembre. García, Santiago (2014).. Presentación realizada en el marco del e- xperience Cartagena de Indias, diciembre 05 del ANEXOS: Anexo 1: García, Santiago (2014).. Presentación realizada en el marco del e- xperience Anexo 2: Dirección de Gobierno en línea (2014). Entidades Participantes en el Proyecto Vive Gobierno Móvil Anexo 3: Dirección de Gobierno en línea (2014). Aplicaciones Desarrolladas en el marco del Proyecto. 11

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