Propuesta del GT de Gestión Archivística

Transcripción

1 POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS JUDICIALES Propuesta del GT de Gestión Archivística Grupo de Trabajo de Gestión Archivística (GA) Diciembre 2013

2 FICHA DEL DOCUMENTO PROYECTO: Grupo de Trabajo de Gestión Archivística RESPONSABLE DEL PROYECTO: Andalucía INTEGRANTES DEL GRUPO: Ministerio de Justicia, Consejo General del Poder Judicial, Fiscalía General del Estado, Cataluña, Galicia, Canarias, Andalucía, Navarra, Madrid, Asturias, Cantabria y Aragón. NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Política de gestión de documentos y archivos CTEAJE-GA-CIR-0001_Propuesta_politica_gest_doc_v1.1 APROBACIÓN: Palabras Clave del documento: METADATOS FECHA DE INICIO: 12/12/2013 FECHA DE FINALIZACIÓN: 16/12/2013 Histórico de versiones del documento Denominación Fecha Observaciones _GTGA_Propuesta_politica_gest_d oc_v1.0.doc 12/12/2013 Texto inicial (Asturias) _GTGA_Propuesta_politica_gest_d oc_v1.1.doc 16/12/2013 Incorporación de aportaciones planteadas en la puesta en común (Canarias, Cantabria, Cataluña, Navarra y Asturias). Documento elevado al Grupo de Trabajo para la sesión de 18/12/2013.

3 Contenido 1. PUNTO DE PARTIDA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS JUDICIALES Cómo transciende la política de gestión de documentos electrónicos PROGRAMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS JUDICIALES PROCESO PARA LA CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS REFERENCIAS Legislación comunitaria Legislación estatal Legislación autonómica Guías de interoperabilidad Normas Justificación de la necesidad de definir una Política de gestión de documentos y archivos para dar cumplimiento de las exigencias legales en materia de uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia. Abreviaturas CTEAJE: Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica CGPJ: Consejo General del Poder Judicial EJIS: Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad GTGA: Grupo de Trabajo de Gestión Archivística SIJ: Sistema Integrado de Justicia

4 1. PUNTO DE PARTIDA El valor probatorio de derechos y obligaciones derivados de la actividad procesal se materializa en los documentos y, como tal, estos deben ser gestionados dentro de un sistema que garantice su autenticidad, integridad, fiabilidad y acceso, tanto durante la fase de tramitación como en el tiempo que persista alguna de sus implicaciones legales. A efectos probatorios, dentro del desempeño de la misma actividad procesal, también entran en juego otros objetos aportados al proceso pero, aunque relacionados con la función jurisdiccional, estos no son documentos. ACTIVIDAD PROCESAL Documentos en papel. Documentos electrónicos: Datos: apuntes electrónicos derivados de la consulta a otros sistemas. Ficheros alojados en repositorios electrónicos: grabaciones de vistas, documentos análogos a los disponibles en papel pero en formato electrónico (fotografías, documentos textuales, hojas de cálculo ). Soportes electrónicos aportados: cds, dvds, cintas Piezas de convicción y efectos intervenidos: no son documentos. El cometido del Grupo de Trabajo de Gestión Archivística (GTGA) se centrará en los documentos electrónicos pero a este respecto podrían hacerse las siguientes puntualizaciones: - La política de gestión de documentos y archivos se integra en la arquitectura del sistema de información de la organización, en consonancia con otras políticas: seguridad, migración, firma electrónica, reutilización de la información, etc. - La gestión de documentos no es divergente entre documentos electrónicos y en papel (tienen los mismos valores y mismas garantías), por lo que muchas de las propuestas realizadas son fácilmente aplicables al conjunto y pueden ser aprovechadas en un contexto en papel. - Las piezas aportadas como prueba forman parte del contexto de los expedientes por lo que, aunque su gestión física no es una función archivística, su existencia tendrá reflejo en los datos y metadatos del expediente judicial electrónico. Por tanto, estarán relacionadas pero serán entidades independientes.

5 Centrándonos exclusivamente en los documentos electrónicos debemos ser conscientes de que será preciso responder a las demandas de servicio de cada momento, al tiempo que se administran todas sus dimensiones a lo largo del tiempo: A nivel conceptual: la información propiamente dicha. A nivel lógico: formatos, metadatos, firma electrónica, interoperabilidad, programas. A nivel físico: componentes eléctricos y electrónicos que dan soporte (repositorios, ordenadores, centros de procesamiento de datos ). En consonancia con lo anterior y dada la transversalidad de estas consideraciones, el CTEAJE ha contemplado la gestión de documentos y archivos como un módulo necesario del Sistema Integrado de Justicia (SIJ), también importante desde la perspectiva de la interoperabilidad. Desde el GTGA creemos que para la prestación de un servicio de calidad y el óptimo desarrollo de aplicaciones informáticas de gestión de documentos, resulta imprescindible la definición y adopción de una política de gestión de documentos que fije el marco estratégico y estructure coordinadamente todos aquellos procesos y elementos que impactan en la administración de documentos en el ámbito judicial. En este sentido se considera obsoleto e ineficaz afrontar la gestión archivística como un proceso finalista, meramente vinculado al almacenamiento, y como buena muestra de ese error de enfoque puede tomarse la situación de colapso alcanzada con los documentos producidos en papel durante el último siglo. Como indica la Recomendación del Consejo de Europa Rec(2003)15 relativa al archivo de documentos electrónicos y como se ha podido ver en el desarrollo de la administración electrónica en otros ámbitos1, la razón de ser de la gestión archivística (también llamada documental, pues no constituyen especialidades distintas) es la administración de los documentos producidos por una institución en el ejercicio de sus funciones, desde el momento de su creación y durante el tiempo que cumpla con la finalidad para la que han sido creados o mantengan el valor probatorio de derechos y obligaciones. Por tanto, proponemos una intervención multidisciplinar, proactiva y coordinada con otros agentes a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos de modo que, en la línea de lo establecido en la Ley 18/2011 reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, sea posible: 1 Administración General del Estado, comunidades autónomas e instituciones locales.

6 - definir y diseñar documentos que respondan a las necesidades de sus productores pero que también sean consecuentes con las exigencias de conservación durante el tiempo que persistan sus implicaciones legales y, si así lo determinasen las juntas de expurgo, hagan posible una conservación permanente de los mismos; - racionalizar los procedimientos: estableciendo prioridades de gestión de documentos que redundarán en un uso eficiente de los recursos y una mayor eficacia en la prestación de servicio a las instituciones y operadores jurídicos2; - interoperar con aplicaciones y programas existentes en juzgados y tribunales, evitando duplicidades, y favoreciendo la reutilización de información, la automatización de procesos y la escalabilidad de intervenciones. La titularidad de los documentos no se verá afectada y responderá a lo exigido por ley, pero la administración de los mismos intentará adelantarse a los problemas ya experimentados en la gestión de documentos en papel. Una vez fijada una política de gestión de documentos, aunque se decidiese afrontar proyectos de forma espaciada, se garantizaría coherencia en los planteamientos, sin pérdida de recursos y sin necesidad de realizar adaptaciones posteriores para la integración (aspecto en plena consonancia con las directrices de interoperabilidad). Beneficios de contar con una política de gestión de documentos : Ofrece una visión estratégica de conjunto. Dota de coherencia la gestión de documentos y preserva de forma integral sus garantías. Favorece la interoperabilidad y seguridad de la información. Posibilita la reutilización de información y la dotación de herramientas cooperativas (normalización, esquemas comunes, etc.) Facilita la coordinación con las labores de otros grupos de trabajo del CTEAJE. 2 Valga un ejemplo para ilustrarlo. Aplicar protocolos de conservación de documentos electrónicos de forma arbitraria puede llevar al almacenamiento innecesario de ingentes cantidades de documentos que saturarán las unidades de almacenamiento: exigiendo una fuerte inversión en recursos (por ejemplo repositorios) y ralentizarán el servicio (a mayor cantidad de información, las búsquedas requerirán más tiempo y darán como respuesta resultados menos pertinentes). Del mismo modo, si fuese preciso aplicar protocolos de migración, carecería de sentido invertir recursos en la conversión de formato de información que no aporta ningún valor a la actividad procesal ni tiene implicaciones legales derivadas.

7 2. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS JUDICIALES La política de gestión de documentos debería constituir un documento de referencia para el tratamiento de los mismos y un referente para desarrollo de futuros proyectos que afecten a la administración de documentos en el ámbito judicial. Como tal deberá integrarse con otras políticas implantadas en la organización para el habitual desempeño de su actividad (seguridad, calidad, comunicaciones ) y deberá estar en consonancia con el contexto legal, normativo y de buenas prácticas nacionales e internacionales en materia de gestión de documentos. Entre sus elementos se debería contemplar: 1. Definición del alcance y ámbito de aplicación: aunque en el contexto que nos ocupa se nos exige especial atención a los documentos electrónicos debería tenerse en consideración que el expediente judicial será en muchos casos híbrido, por lo que no debería cerrarse excesivamente el foco a la exclusividad digital. 2. Roles de los agentes implicados: instituciones, sistemas, personas físicas o jurídicas responsables o involucradas en la creación producción, acceso, custodia y gestión de documentos. 3. Directrices para la administración de los procedimientos de gestión de documentos: - Captura/ingreso de documentos, incluyendo los metadatos mínimos definidos por el EJIS. - Clasificación de documentos: criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos, así como la clasificación funcional de los mismos, de acuerdo con el cuadro de clasificación que se defina. - Descripción de documentos: vocabularios controlados, puntos de acceso para la recuperación de los documentos que pueden también estar apoyados en metadatos de identificación, contexto, trazabilidad, gestión de acceso, características técnicas - Acceso a los documentos: regulación del mismo a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, y control de la trazabilidad de acciones o cambios que se puedan realizar sobre ellos. - Calificación de documentos: Determinación de los documentos esenciales Valoración de documentos y plazos de conservación Dictámenes y acuerdos de la junta de expurgo correspondiente

8 - Conservación de los documentos: preservación de los mismos en función de su valor y tipología, de acuerdo con su calificación y los calendarios de conservación. - Transferencia de documentos: transferencia entre repositorios, responsabilidad de custodia. - Destrucción de documentos: eliminación de los mismos de acuerdo con la legislación vigente de eliminación de patrimonio documental y las medidas de seguridad establecidas por el EJIS y los estándares internacionales. 4. Acciones de supervisión y auditoría de todos los procesos de gestión de documentos. 5. Estrategia de revisión y mejora continua de la propia política de gestión de documentos: definición de indicadores, seguimiento y análisis de los mismos, con la finalidad de poder garantizar la adecuación de la política a la evolución de las necesidades de gestión de documentos, la normativa aplicable y el nuevo contexto tecnológico. 6. Acciones complementarias para la implantación: acciones formativas, desarrollo de guías y normas técnicas complementarias, etc. 7. Marco normativo que vertebra la política de gestión de documentos Cómo transciende la política de gestión de documentos electrónicos Fijada la Política de gestión de documentos tendríamos establecida la estrategia y las prioridades, pero para que realmente sea efectiva no debe quedarse en un simple documento sino ser llevada a la práctica; sobre ella se edificarán una serie de elementos que harán tangible la automatización de los procesos documentales, entre los que destacarían: - Esquema de metadatos de gestión de documentos3. - Programa informático de gestión de documentos. 3 Se puede partir de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos. Véanse las Guías de Interoperabilidad y seguridad ya elaboradas por el Consejo General del Poder Judicial para el documento y el expediente electrónicos.

9 3. PROGRAMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS JUDICIALES A partir de ese marco estratégico definido en la Política de gestión de documentos se podrá diseñar, desarrollar e implementar un programa informático, o varios complementarios, para la automatización de los procesos de administración de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida en la Administración de Justicia. Dicho programa debería constituir una capa informática que materializara los requisitos definidos en la política de gestión de documentos, integrando todos aquellos elementos que garanticen la autenticidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de los documentos, permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto. Dado que existen comunidades autónomas que ya disponen de estos programas, entendemos que la finalidad de las tareas del GTGA deberían ir encaminadas a la definición de los requisitos funcionales necesarios para desarrollo del mismo, cumpliendo con las premisas de seguridad e interoperabilidad establecidos por el EJIS. De este modo: - En los ámbitos en los que ya se disponga de algún programa con este fin, bastará con chequear el grado de cumplimiento con las exigencias acordadas y, en función de los resultados, acometer las modificaciones necesarias para su adaptación. - En los que no sea así, se dispondrá de los cimientos sobre los que desarrollar informáticamente el programa: ya sea partiendo de cero o escalando alguna de las opciones ya disponibles en otras comunidades autónomas. Aunque constituirá una parte de las tareas del GTGA, podemos realizar un primer esbozo de aquellos módulos o funcionalidades que debería incluir: - Gestión de fondos documentales: tendrá un alto grado de integración con la parte de gestión procesal retroalimentándose con criterios de: clasificación; gestión de series y funciones; e identificación, valoración, conservación y eliminación - Gestión de transferencias: no solo de los documentos sino también de los metadatos y cualquier otra información que previamente se defina como relevante. - Descripción: parte de esta información pueden ser aportada mediante la integración con aplicaciones informáticas de gestión procesal y mediante un esquema de metadatos definido.

10 - Gestión de préstamos y consultas de documentos. - Gestión de depósitos: unidades de almacenamiento lógico (repositorios), pero también podría habilitarse para la gestión de espacios físicos. - Gestión de usuarios: identificación de usuarios de acuerdo con la estructura organizativa, definición y asignación de roles. - Traza de auditoría: elementos de control y seguridad en los procesos. - Búsquedas - Digitalización - Elaboración de informes y exportación de listados - Gestión de descriptores y listas de valores Este programa informático, al igual que otros de la institución, deberá estar integrado y en consonancia no sólo con la política de gestión de documentos y archivos sino también con aquellas políticas que impacten en su alcance: a efectos de copias de seguridad, acceso, migración, firma electrónica, etc.

11 4. PROCESO PARA LA CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS Gran parte de la información necesaria para alcanzar el planteamiento de gestión anteriormente expuesto ya existe pero se encuentra diversificada, por lo que los trabajos previos se centrarían en su recopilación y puesta en común. Con ello estaríamos en disposición de estructurarla y establecer prioridades. Para crear ese primer mapa de información sobre el que situarnos e ir desarrollando estos trabajos, sería interesante partir de un modelo entidad-relación4 basado en: - Regulación: marco normativo tal como el ordenamiento jurídico, normativa, políticas, etc. - Agente: institución, sistema, persona física o jurídica responsable, involucrada en la creación, producción, acceso, custodia o gestión de documentos. - Actividad: responsabilidad ejecutada por o asignada a una entidad Agente. - Documento: información estructurada en cualquier formato y soporte, creada, recibida y mantenida como evidencia por una organización o persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestión. - Relaciones: asociación de entre dos o más entidades que tienen relevancia en un contexto de gestión y/o de gestión de documentos. Puesto en relación para su comprensión, sin afán de exhaustividad: Partimos de un marco normativo (n entidades tipo Regulación) en el que se establecen una serie de instituciones (Agente, nivel 1) con (n) competencias asignadas (Actividad, nivel 1). El desglose de las competencias de acuerdo con ese marco normativo permitirá identificar las funciones (Actividad, nivel 2) y las acciones (Actividad, nivel 3) que mediante la intervención de personas (Agente, nivel 2) y sistemas (Agente, nivel 2) permiten el desempeño de las competencias asignadas. La ejecución de esas acciones por parte de personas y sistemas, tienen como resultado documentos (n entidades tipo Documento), cuyo proceso de gestión debe circunscribirse al marco normativo que le afecta (Regulación). De este modo tendremos controlado tanto el contexto como los documentos. 4 Modelo seguido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad: véase Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

12 OBJETIVO: cumplir con la Ley 18/2011 reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia. EXIGENCIA ARTÍCULO/S OBSERVACIONES Conservar en formato electrónico los documentos electrónicos que formen parte de un expediente conforme a la normativa vigente en materia de archivos. Garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de la Administración de Justicia. Utilizar de sistemas de firma electrónica que resulten adecuados para la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Aceptar como válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores, aquellos los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones. Será preciso determinar: - Relación de emisores y receptores autorizados. - Naturaleza de los datos a intercambiar. - Seguridad del entorno cerrado. - Protección de los datos. Expediente electrónico: - Identificarlo de forma única e inalterable a lo largo de todo el proceso. - Foliar los expedientes: índice electrónico como garante de la integridad y recuperación de documentos. - Sustituir la remisión de expedientes por la puesta a disposición. Documento electrónico: toda información que tenga acceso de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados electrónicamente. Gestión de copias: - Categorizar las copias electrónicas. Art. 4.2 b) y 6.2 c) Art. 4.2 g) y 6.2 e) Art y 14.3 Art. 24 Art. 26 Art. 27 Art. 28 Será preciso conservar el documento en todas sus dimensiones. Acción que debería ser coordinada con GT de Firma electrónica. Para garantizar dicha validez serán precisos metadatos que deben ser conservados junto con el documento como garantía. Además de definirlos para la transmisión deberá contemplarse su conservación conjunta con los documentos correspondientes. Objeto de conservación de los archivos. GT de Gestión Archivística. Objeto de conservación de los archivos. GT de Gestión Archivística. Objeto de conservación de los archivos. GT de

13 - Definir los metadatos asociados. - Definir los procesos de digitalización. - Gestionar los originales copiados. Gestión Archivística. Archivo electrónico de documentos: - Almacenar por medios electrónicos. - Gestionar los archivos mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno, cuyo funcionamiento electrónico será regulado mediante Real Decreto. - Conservar los documentos electrónicos en el mismo formato u en otros que aseguren identidad e integridad de la información. - Asegurar la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. - Medidas de seguridad en los medios o soportes en que se almacenen documentos: garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y ajustarse a los requerimientos que garanticen la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas informáticos. Utilizar las tecnologías de la información aplicando medidas informáticas, tecnológicas, organizativas y de seguridad que aseguren un adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántico-jurídica y organizativa entre todos los sistemas y aplicaciones que prestan servicios a la Administración de Justicia. Aplicar el EJIS para asegurar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en medios electrónicos que gestionen en el ejercicio de sus competencias. Comprenderá: - criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación, normalización y volcado de datos de la información, de los formatos y de las aplicaciones. Art. 29 Art. 46 Art. 47 GT de Gestión Archivística: mediante el planteamiento defendido en este documento. - Interoperabilidad. - Seguridad. - Preservación. - Acceso. Entre los elementos afectados: - documentos - programas informáticos de archivo.

14 Por tanto, la gestión de documentos electrónicos con un programa de archivo debe afrontar los factores contemplados en el siguiente gráfico, para lo que deberá existir coordinación con otros grupos de trabajo:

15 5. REFERENCIAS Marco jurídico y normativo, así como estándares internacionales de referencia en materia de aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación, y de gestión de documentos. Especialmente en el caso de la legislación, habría hacerlo extensible a posteriores desarrollos Legislación comunitaria Consejo de Europa. Recomendación Rec(2003)14 del Comité de Ministros de los Estados Miembros sobre interoperabilidad de sistemas de información (9 septiembre de 2003). Consejo de Europa. Recomendación Rec(2003)15 del Comité de Ministros de los Estados Miembros sobre archivo de documentos electrónicos (9 septiembre de 2003). Consejo de Europa. Información (2009/C 75/01). Plan de acción plurianual relativo a la e- Justicia europea Legislación estatal Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial. Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia. Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) Legislación autonómica Sería interesante cumplimentar aquella existente y que fuese relevante para el proyecto Guías de interoperabilidad Test de compatibilidad de los sistemas informáticos de gestión procesal. Guía de interoperabilidad y seguridad (2011) - Documento Judicial - Expediente electrónico 5.5. Normas UNE-ISO/TR 26122:2008

16 Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. UNE-ISO 30300:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. UNE-ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. UNE-ISO :2006; UNE-ISO/TR :2006 Información y documentación. Gestión de documentos: - Parte 1. Generalidades - Parte 2. Directrices. UNE-ISO :2012; UNE-ISO :2012; UNE-ISO :2012 Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. - Parte 1: Generalidades y declaración de principios. - Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. - Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización. UNE-ISO :2008; UNE-ISO :2011; UNE-ISO/TR :2012 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. - Parte 1: Principios. - Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales. - Parte 3: Método de auto-evaluación. UNE-ISO/TR 13028:2011 Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. UNE-ISO/TR 15801:2008 Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. UNE-ISO/TR 18492:2008

17 Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. UNE-ISO 13008:2013 Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos. UNE-ISO/IEC 27001:2007 Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos. UNE-ISO/IEC 27002:2009 Tecnología de la Información. Técnicas de seguridad. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems. DLM Forum. PREMIS Preservation Metadata Implementation Strategies: estándar de metadatos de preservación. AGRKMS: Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (2008) y Directrices de aplicación del AGRKMS (2010). UN/CEFACT United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business - Business Requirements Specification ISAD (G) Norma Internacional de Descripción Archivística (General). ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. ISDF: Norma Internacional para la Descripción de Funciones. NEDA: Norma Española de Descripción Archivística. EAD: Descripción Archivística Codificada.