Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas. Un ejemplo práctico: Plataforma de Archivo electrónico

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1 Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas Un ejemplo práctico: Plataforma de Archivo electrónico

2 Índice 1. Presentación del proyecto 2. Objetivos del proyecto 3. Actividades realizadas 4. Conclusiones Fundación CENATIC 2

3 Índice 1. Presentación del proyecto 2. Objetivos del proyecto 3. Actividades realizadas 4. Conclusiones Fundación CENATIC 3

4 1. Presentación del proyecto El archivo de documentos electrónicos El despliegue de la Administración Electrónica va a suponer un importante incremento en la cantidad de información en soporte digital que las Administraciones Públicas tiene obligación de conservar. A corto plazo, no parece complicado ya que la tecnología actual ofrece grandes capacidades de almacenamiento a costes bajos y existen mecanismos para garantizar la validez legal de los documentos. Sin embargo, cuando consideramos periodos de tiempo más largos, el tema se complica y aparecen problemáticas nuevas: Dependencia de la tecnología actual, existiendo el riesgo de caer en la obsolescencia tecnológica. Necesidad de mecanismos de seguridad que garanticen la integridad y autenticidad de la información almacenada a lo largo del tiempo. Facilidad de acceso a los contenidos, lo que obliga a garantizar la confidencialidad de ciertos documentos. Necesidad de herramientas que permitan catalogar y ordenar grandes cantidades de datos, de modo que sean accesibles. Fundación CENATIC 4

5 1. Presentación del proyecto Contexto del proyecto El hecho de que existan soluciones a corto plazo está propiciando que la resolución de la problemática del Archivo de documentos electrónicos (a lo largo del tiempo) se esté posponiendo en las Administraciones Públicas. Así, no se han realizado muchos estudios en profundidad sobre este campo. Existe una sensación de indefinición que hace que no se tenga muy claro cómo afrontar el problema. No hay soluciones comerciales que aborden la problemática completa. Fundación CENATIC 5

6 Índice 1. Presentación del proyecto 2. Objetivos del proyecto 3. Actividades realizadas 4. Conclusiones Fundación CENATIC 6

7 2. Objetivos del Proyecto Identificar el marco legislativo aplicable al Archivo Electrónico Estudio de las distintas normativas a todos los niveles de la Administración: Europeo Estatal Autonómico Local Determinar qué implicaciones tiene el uso de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas. Identificar carencias normativas. Establecer un modelo conceptual de Archivo Electrónico Válido para los distintos ámbitos de la Administración Pública. Que cumpla con la normativa existente. Útil para la operativa diaria de las organizaciones. Suficientemente realista para su adopción por las Administraciones Públicas. Fundación CENATIC 7

8 2. Objetivos del proyecto Comprobar la viabilidad de una implantación tecnológica del modelo propuesto Diseño de una solución factible basada en componentes de software de fuentes abiertas. Identificación de estándares a adoptar. Que facilite la interoperabilidad con otros sistemas informáticos de Administración Electrónica. Suficientemente flexible. Que pueda ser liberada para su adopción por cualquier organismo público que lo desee. Fomentar el uso del software de fuentes abiertas Demostrar que software de fuentes abiertas no implica menor funcionalidad o calidad. Favorecer la independencia tecnológica y la transparencia. Adopción de estándares abiertos y conocidos. Fundación CENATIC 8

9 Índice 1. Presentación del proyecto 2. Objetivos del proyecto 3. Actividades realizadas 4. Conclusiones Fundación CENATIC 9

10 3. Actividades realizadas Trabajos realizados durante el proyecto: Análisis normativo Modelo conceptual de Archivo Electrónico Diseño de implantación tecnológica Contraste con las Administraciones Públicas Conclusiones y Plan de Actuación Fundación CENATIC 10

11 3. Actividades realizadas Análisis normativo Identificación de la normativa de aplicación al archivo de documentos en los distintos ámbitos de las Administraciones Públicas. Identificación de legislación específica de Archivo relativa a la gestión de documentos en formato electrónico. Generación de un inventario de normativa. Análisis de la legislación identificada. Identificación de carencias y aspectos no regulados. Fundación CENATIC 11

12 3. Actividades realizadas Definición del modelo conceptual de Archivo Electrónico Revisión de los procedimientos y organización de Archivos asociados a documentación en formato papel. Adaptación del esquema anterior a la gestión de información en formato electrónico. Mantenimiento de una estructura jerárquica de Archivos Electrónicos para: Delimitar las responsabilidades sobre la preservación de los documentos. Centralizar la documentación cerca de los usuarios que la consultarán. Optimizar los recursos dedicados al mantenimiento de los sistemas de Archivo Electrónico. La estructura se divide en tres niveles: Archivo Local o de Oficina Archivo Central / Intermedio Archivo Histórico Fundación CENATIC 12

13 3. Actividades realizadas Definición del modelo conceptual de Archivo Electrónico (continuación) La localización de un documento en cada uno de estos Archivos viene determinada por su ciclo de vida: Documento activo: documento en su versión definitiva, cuya consulta aún es frecuente. Documento semiactivo: documento que mantiene su valor legal pero que raramente se consulta. Documento inactivo: documento sin valor legal pero que se conserva porque tiene un valor histórico. Ciclo de vida Activo Semiactivo Inactivo Archivo Local Central / Intermedio Histórico Esta asignación permite integrar las funciones clásicas del archivo Central y del Archivo Intermedio en un único Archivo, simplificando la organización general. Fundación CENATIC 13

14 3. Actividades realizadas Definición del modelo conceptual de Archivo Electrónico (continuación) R e q u i s i t o s D i g i t a l i z a c i ó n F o r m a t o s F i r m a e l e c t r ó n i c a T r a n s f e r e n c i a ( 1 ) S G D E A T r a n s f e r e n c i a ( 2 ) G e s t i ó n d o c u m e n t a l c o r p o r a t i v a A r c h i v o L o c a l, d e O f i c i n a o d e G e s t i ó n A r c h i v o C e n t r a l o I n t e r m e d i o A r c h i v o H i s t ó r i c o ( S G D E ) D o c u m e n t a c i ó n a c t i v a D o c u m e n t a c i ó n s e m i - a c t i v a D o c u m e n t a c i ó n i n a c t i v a E x p e d i e n t e s L i b r o s d e r e g i s t r o C o r r e s p o n d e n c i a D o c u m e n t a c i ó n d e a p o y o a l a g e s t i ó n a d m i n i s t r a t i v a R e l a c i ó n d e e n t r e g a C o n s u l t a C u a d r o d e c l a s i f i c a c i ó n R e g i s t r o d e a u t o r i d a d e s ( p u n t o s d e a c c e s o ) E x p u r g o ( J u n t a C a l i f i c a d o r a ) C o n s u l t a Fundación CENATIC 14

15 3. Actividades realizadas Definición de Modelo Conceptual de Archivo Electrónico (continuación) La definición funcional de cada uno de estos tres archivos se ha basado en el modelo OAIS (Open Archive Information System), estandarizado por la norma ISO Este modelo es la referencia para el diseño de sistemas de preservación a largo plazo. OAIS segmenta el Archivo Electrónico en distintos módulos. Cada módulo se dedica a una funcionalidad concreta. Se han añadido nuevos módulos para adecuarlo a los requerimientos de las Administraciones Públicas. Fundación CENATIC 15

16 Definición de Modelo Conceptual de Archivo Electrónico (continuación) Fundación CENATIC 16

17 3. Actividades realizadas Propuesta de implantación tecnológica del modelo El análisis realizado carecerá de interés si no es factible llevar el modelo a la práctica. Se ha realizado un diseño que persigue demostrar la viabilidad de una implementación basada únicamente en software de fuentes abiertas. No es una propuesta cerrada, sólo la verificación de que todos los componentes que se requieren están disponibles en el mundo open-source. Aproximación al diseño propuesto: Análisis de distintas herramientas open-source de repositorio digital ampliamente difundidas. Identificación de unas características tipo de un repositorio digital Comparación de estas características tipo con el modelo funcional del Archivo Electrónico. Identificación de las carencias funcionales en el modelo funcional Análisis de mercado e identificación herramientas y componentes open-source para completar la funcionalidad del modelo. Fundación CENATIC 17

18 3. Actividades realizadas Propuesta de implantación tecnológica del modelo (continuación) Fundación CENATIC 18

19 3. Actividades realizadas Contraste del modelo con distintas Administraciones Públicas Presentación del modelo conceptual y del diseño tecnológico a los usuarios potenciales. Organismos públicos entrevistados: Administración General del Estado Administración Autonómica Administración Local Ministerio de Economía y Hacienda Ministerio de Defensa Ministerio de Administraciones Públicas Banco de España Junta de Andalucía Junta de Extremadura Gobierno de Cantabria Gobierno de Aragón Generalitat de Catalunya Gobierno del Principado de Asturias Diputación de Cáceres Ayuntamiento de Zaragoza Ayuntamiento de Almendralejo Comprobación de la adecuación a la organización y a los procedimientos existentes. Viabilidad técnica Flexibilidad del modelo. Fundación CENATIC 19

20 3. Actividades realizadas Definición de conclusiones y plan de actuación Identificación de distintos entornos de aplicación del modelo. Aspectos clave: Gestión de documentos electrónicos firmados digitalmente. Implantación de políticas de preservación. Limitación de formatos admitidos en el Archivo. Incorporación de metadatos a la gestión de documentos desde el origen. Implantación real del expediente electrónico. Seguridad de la información - Control de accesos - Trazabilidad e historial del documento Carencias normativas. Incluidos en un documento de conclusiones y recomendaciones Diseño de un plan de actuación orientado a la liberación del código de la aplicación iarxiu, de modo que sirva de base a una futura implantación del sistema de Archivo Electrónico. Fundación CENATIC 20

21 Índice 1. Presentación del proyecto 2. Objetivos del proyecto 3. Actividades realizadas 4. Conclusiones Fundación CENATIC 21

22 5. Conclusiones El Archivo Electrónico en las AAPP es un problema en el que hay mucho que avanzar No se percibe como un problema que necesite una pronta solución. No tomar las medidas puede ocasionar la pérdida de grandes cantidades de información en el futuro. Es necesario completar la regulación sobre el Archivo Electrónico, principalmente a través del Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad. Es factible la creación de una solución completa open-source de Archivo Electrónico La tecnología está suficientemente madura para dar garantías de éxito. Muchos organismos estarían interesados en este tipo de solución. Fundación CENATIC 22

23 5. Conclusiones Modelo conceptual de Archivo Electrónico No es necesario reinventar la rueda, adecuar los procedimientos actuales a la gestión electrónica es suficiente inicialmente. Debe ser suficientemente flexible para adecuarse a distintas organizaciones y situaciones tecnológicas. Dentro de una misma organización, el modelo conceptual puede variar en función de la capacidad de la unidad administrativa correspondiente. Se producirán diferentes inputs al SGDEA para cada unidad según sus necesidades. Fundación CENATIC 23

24 Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas Gracias por su atención

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