Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

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1 Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada 2 de octubre de 2015) Las Tablas de Retención Documental de la Universidad se constituyen en la herramienta más importante para la organización de los archivos de gestión de la Universidad. Este instrumento archivístico es elaborado y/o actualizado a través de un procedimiento estandarizado para la Universidad en todos los niveles. Únicamente el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental es el cuerpo colegiado que crea o aprueba ajustes a las TRD, no obstante lo anterior, las oficinas productoras documentales pueden solicitar ajustes a las TRD cada vez que exista un cambio normativo, procedimental o de funciones en cada dependencia. Cada vez más, los tipos documentales que constituyen las TRD se construyen como expedientes electrónicos o híbridos. Pues nacen electrónicos, y eventualmente podrían conservarse como documentos electrónicos, siempre y cuando los expedientes contemplen las recomendaciones de la presente directriz. El proceso de transformación de los tipos documentales físicos en electrónicos no fue documentado en su debido momento en las Tablas de Retención Documental, ya que sólo hasta el año 2013 se registró el cambio en la producción documental luego de la estandarización de algunas series. Para tal fin se debe incluir el cambio de soporte en los tipos documentales. A este respecto la Ley 527 de 1999 establece el reconocimiento jurídico de los mensajes de datos 1 en las mismas condiciones que se le han otorgado a los que se encuentran en otros soportes. En ese sentido y atendiendo al principio de equivalencia funcional, no todos los documentos electrónicos gestionados en la universidad son documentos electrónicos de archivo. En otras palabras y para efectos de esta directriz, solamente los tipos documentales 2 que conforman las series constituidas en las TRD aprobadas podrían considerarse documentos electrónicos de archivo. Para determinar si estos documentos deben conservarse electrónicamente o en soporte papel, es necesario analizar separadamente la situación de cada una de las series. A manera de ejemplo institucional, se presenta la serie Proyectos de Extensión: La resolución de adopción del sistema de información HERMES es del año 2014 con vigencia a partir del 1 de enero de Por esta razón, es necesario que los 1 El mensaje de datos se define como la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. 2 Esto no incluye documentos en elaboración sino las versiones finales de los documentos electrónicos que integran los expedientes. 3 Resolución 09 de 2014 de la Vicerrectoría de Investigación

2 2/5 documentos del año 2014 que reposan en HERMES sean conservados en soporte papel. Así mismo es indispensable continuar con el proceso de actualización de la serie para regularizar los tipos documentales electrónicos a partir del año Para la serie Proyectos de Investigación la reglamentación de adopción del sistema de información HERMES está vigente desde el año 2007, razón por la cual es posible usar la serie estandarizada en 2013 como referente para la organización de los expedientes electrónicos producidos con anterioridad 4. La retroactividad se debe enmarcar en el cumplimiento de unas características mínimas y comunes a todos los documentos electrónicos de archivo que permiten su preservación en el largo plazo y que de no acatarse, obligarían a su conservación en soporte papel. Dichas características se listan a continuación 5 : a. Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y contraladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. b. Forma documental fija. El contenido del documento de archivo permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación. c. Vínculo archivístico: Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente) En otras palabras, la gestión de los documentos electrónicos debe asegurar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad lo que permite mantener su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida. Para lo anterior es necesario que se cumplan los siguientes requisitos 6 : a. Desde el momento de la creación de los documentos electrónicos se deben expresar sus atributos. Por ejemplo el trámite o asunto al que corresponde, los nombre de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, al fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición. 4 Un expediente electrónico es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; se compone de documentos nativos electrónicos y/o documentos digitalizados producidos por una entidad en razón de sus actividades y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 5 Establecidas por el Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas la entidades del Estado. Ministerio de Cultura de Colombia 6 Con base en los establecido en la Guía No. 4 Cero Papel en la Administración Pública. 2013

3 3/5 b. Se deben definir y acatar los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología. c. Los documentos electrónicos deben contener los metadatos de contenido, estructura y contexto mínimos que permitan la verificación de su autenticidad y su preservación en el largo tiempo 7. d. Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de información y en el documento a través de metadatos. e. Para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se debe asegurar el uso de firmas electrónicas o digitales f. Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento. Por lo anterior se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original. Teniendo en cuenta que los documentos conforman expedientes electrónicos, es necesario durante la etapa de gestión acatar las siguientes recomendaciones: a. Los expedientes electrónicos deben estar conformados por los nombres de los documentos que lo componen a través de un índice electrónico (tipo documental). Dicho índice debe reflejar el reflejar el orden original del proceso, es decir debe estar ordenado cronológicamente. b. Únicamente durante la fase de trámite pueden ser modificados. Es decir, tanto el interesado como el responsable del proceso pueden aportar al expediente electrónico documentos electrónicos nativos 8 o digitalizados 9 y esto deberá quedar en un registro de auditoría. c. Si el expediente no está sujeto a reserva debe ser accesible y poderse consultar electrónicamente o por los medios dispuestos por la Universidad. d. La Universidad debe conservar en formato electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente electrónico, es decir una vez definido como tal no debe conservar soportes en papel. e. Los expedientes deben poder ser transferibles al repositorio o sistema que se disponga como destino final de archivo Los lineamientos para este perfil de metadatos serán proveídos por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental una vez surtan el proceso de aprobación y validación correspondiente. 8 Los documentos electrónicos nativos son aquellos que siempre fueron electrónicos y nunca han estado en soporte físico en papel 9 Los documentos digitalizados son documentos en físico que han sido escaneados. 10 La Secretaría General a través de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental regulará esta materia más adelante.

4 4/5 Adicionalmente y dado el hecho que estos expedientes se conservarán permanentemente, se deben tomar las siguientes medidas desde su creación para asegurar su preservación en el largo plazo: a. Formatos admitidos 11 b. Actualización de las Tablas de Retención Documental. Es necesario incluir frente a los tipos documentales la extensión del formato utilizado. Así mismo, se debe indicar la periodicidad establecida para realizar su transferencia a otros sistemas de almacenamiento e indicar la dirección URL donde se almacenarán los documentos recogidos de forma automática y el nombre del servidor en el cual se habrán de conservar, y explicar la estructura del directorio bajo el cual se almacenaron los archivos y documentos electrónicos. Para concluir, la producción y custodia de las series documentales corresponde a la oficina que de acuerdo con el Estatuto General desarrolle la función en cada nivel. Las series podrían llegar a tener un carácter reservado por la Constitución o de clasificada de orden legal, por lo que se deberá informar sobre dichas características a la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental sin embargo debe recordarse que para salvaguardar los derechos de autor que recaen sobre ella como creación original no podrá autorizarse la expedición de copias parciales ni totales. Si en algún caso la información producto de los proyectos de investigación llegara a ser considerada clasificada y/o reservada, está será administrada de acuerdo con el Índice de Información Clasificada y Reservada que para tal efecto elaborará el Comité Nacional de 11 Dado que la mayoría de documentos producidos son de texto, se recomienda el uso del estándar PDF/A

5 5/5 Gestión y Patrimonio Documental 12. El acceso a esta información se realizará en todas las oficinas de Gestión documental de Sede y oficinas productoras de documentos de acuerdo a los procedimientos de consulta documental disponibles en la plataforma Soft Expert. Elaboró: Patricia Jiménez González (basado en directriz técnica específica a documentos del sistema de Información HERMES 13 de marzo de 2015) Profesional Especializado Revisó: Ramón García Piment Jefe Aprobó: Ramón García Piment Jefe 12. Dicho índice incluirá las denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste la calificación de información clasificada y reservada y será administrado por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

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