NTE INEN-ISO Primera edición

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1 Quito Ecuador NORMA TÉCNICA ECUATORIANA NTE INEN-ISO Primera edición INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. PRINCIPIOS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA DOCUMENTOS EN ENTORNOS DE OFICINA ELECTRÓNICA. PARTE 2: DIRECTRICES Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS QUE GESTIONAN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (ISO :2011, IDT) INFORMATION AND DOCUMENTATION. PRINCIPLES AND FUNCTIONAL REQUIREMENTS FOR RECORDS IN ELECTRONIC OFFICE ENVIRONMENTS. PART 2: GUIDELINES AND FUNCTIONAL REQUIREMENTS FOR DIGITAL RECORDS MANAGEMENT SYSTEMS (ISO :2011, IDT) Correspondencia: Esta Norma Técnica Ecuatoriana es una traducción idéntica de la Norma Internacional ISO :2011. DESCRIPTORES: Información, documentación, principios, requisitos, documentos, entornos, oficina ICS: Páginas ISO 2011 Todos los derechos reservados INEN 2014.

2 NTE INEN-ISO Prólogo nacional Esta Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN-ISO es una traducción idéntica de la Norma Internacional ISO :2011, Information and documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems, la fuente de la traducción es la norma adoptada por AENOR. El comité nacional responsable de esta Norma Técnica Ecuatoriana y de su adopción es el Comité Interno del INEN. ISO 2011 Todos los derechos reservados INEN i

3 - 3 - ISO :2011 ÍNDICE Página PRÓLOGO... 5 INTRODUCCIÓN OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN NORMAS PARA CONSULTA TÉRMINOS Y DEFINICIONES DIRECTRICES Porqué implementar un sistema que gestiona documentos electrónicos? Cuáles son los atributos de un documento? Cuáles son los atributos de un sistema que gestiona documentos electrónicos? Riesgos y beneficios de implementar un sistema que gestiona documentos electrónicos Visión general de los requisitos funcionales Estructura de los requisitos funcionales Orientación para la implementación de los requisitos funcionales de alto nivel Creación Mantenimiento Difusión Administración REQUISITOS FUNCIONALES Creación Captura Procesos de captura Metadatos del momento de captura Agrupación de documentos electrónicos Importación masiva Formatos de documentos electrónicos Documentos compuestos Correo electrónico Identificación Clasificación Establecimiento de cuadros de clasificación Niveles de clasificación Clasificación de los procesos Volúmenes de documentos Mantenimiento Acceso y seguridad Controles de acceso Establecimiento de controles de seguridad Asignación de niveles de seguridad Cumplimiento de controles de seguridad Categorías de seguridad Metadatos de procesos de gestión de documentos Trazabilidad de movimientos de documentos... 36

4 ISO : Gestión de documentos híbridos Gestión de documentos electrónicos y no electrónicos Retención y disposición Normas de disposición autorizadas Migración, exportación y destrucción Retención y disposición de documentos electrónicos y no electrónicos Difusión Búsqueda, recuperación y presentación Presentación: visualización de documentos Presentación: impresión Presentación: documentos editados Presentación: otros Administración Administrar Funciones del administrador Administración de metadatos Informes Copia de seguridad y recuperación ANEXOS... 50

5 - 5 - ISO :2011 PRÓLOGO ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalización electrotécnica. La tarea principal de los comités técnicos es preparar normas internacionales. Los proyectos de normas internacionales adoptados por los comités técnicos se envían a los organismos miembros para votación. La publicación como norma internacional requiere la aprobación por al menos el 75% de los organismos miembros que emiten voto. Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de este documento puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificación de cualquiera o todos los derechos de patente. La Norma ISO fue preparada por el Consejo Internacional de Archivos (como Principles and functional requirements for records in Electronic office environments. Module 2: Guidelines and functional requirements for digital records management system del Consejo Internacional de Archivos y la Iniciativa Australasiática de Gestión de documentos electrónicos) y fue adoptada, mediante el procedimiento especial de vía rápida por el Comité Técnico ISO/TC 46 Información y documentación, Subcomité SC 11, Gestión de documentos, en paralelo con su aprobación por los estados miembros de ISO. La Norma ISO consiste en las siguientes partes, bajo el título general Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica: Parte 1: Generalidades y declaración de principios. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos de la organización.

6 ISO : INTRODUCCIÓN La gestión eficaz de los documentos y de la información es fundamental para el buen funcionamiento de una organización ya que da soporte a la actividad de negocio y proporciona una base para la prestación eficiente de servicios. También proporciona el mecanismo mediante el cual las organizaciones pueden rendir cuentas de sus decisiones y acciones y conservar la memoria institucional. Por otra parte, una buena gestión documental es simplemente una buena práctica de negocio. Los sistemas que gestionan documentos electrónicos facilitan: a) eficiencia, posibilitando que la información esté fácilmente disponible cuando sea necesario para la toma de decisiones y para actividades operativas; b) uso racional de los recursos financieros, permitiendo la disposición oportuna de los documentos inactivos; c) rendición de cuentas, permitiendo la creación de un registro de actividades completo y autorizado; d) conformidad, demostrando que se cumplen los requisitos legales; y e) reducción del riesgo; gestionando los riesgos asociados con la pérdida ilegal o la destrucción de documentos y con el acceso inadecuado o no autorizado a los documentos. Un principio fundamental de este documento, Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales de sistemas que gestionan documentos electrónicos (en adelante se usa el término parte ) es la distinción entre sistemas de la organización (o sistemas de información) y sistemas que gestionan documentos digitales (o electrónicos). Los sistemas de la organización contienen datos que suelen estar sujetos a actualizaciones constantes (dinámicos), capaces de ser transformados (manipulables) y contienen los datos que están siendo usados por la organización (no redundantes). En contraste, los sistemas que gestionan documentos electrónicos contienen datos que no están dinámicamente vinculados a las actividades de la organización (fijos), no se pueden alterar (inviolables), y pueden no estar actualizados (redundantes). Por tanto, los sistemas de la organización están fuera del campo de aplicación de esta parte (véase Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos de la organización). Los documentos dentro de un sistema que gestiona documentos electrónicos, no obstante, continúan siendo dinámicos en el sentido de que pueden ser (re)utilizados en nuevas actividades de negocio o nuevos contextos, de forma que se van añadiendo nuevos metadatos a medida que el contenido del documento se vaya utilizando. Los sistemas que gestionan documentos electrónicos proporcionan el componente tecnológico de un marco para una gestión documental sistemática y estructurada; éstos vinculan los documentos electrónicos y los que no lo son a las actividades, conservan documentos de acciones pasadas y fijan el contenido y la estructura de los documentos a lo largo del tiempo. Los destinatarios principales de este documento son el personal responsable del diseño, la revisión y/o implementación de sistemas que gestionan documentos electrónicos en las organizaciones tanto si estos sistemas son aplicaciones de software comerciales o a medida. Esta parte se refiere fundamentalmente a los requisitos que los gestores de información/documentos de la organización o los responsables de proyectos de compras de sistemas deben tener en cuenta, pero será relevante también para las unidades responsables de establecer normativa y para el conjunto de los involucrados en la gestión de documentos. Otros destinatarios clave son los proveedores y encargados del desarrollo de software que comercializan y/o desarrollan productos para los sistemas que gestionan documentos electrónicos. Esta parte pretende fundamentar la toma de decisiones a la hora de diseñar las funcionalidades de gestión de documentos en productos de gestión de documentos electrónicos.

7 - 7 - ISO : OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Esta parte se limita a productos que habitualmente se denominan sistemas que gestionan documentos electrónicos o sistemas que gestionan contenidos. Esta parte empleará el término sistemas que gestionan documentos electrónicos para aquellas aplicaciones de software cuya principal función es la gestión de documentos. No pretende establecer requisitos para los documentos en trámite que se encuentran en los sistemas de la organización. Los objetos electrónicos creados mediante correo electrónico, procesador de textos, hoja de cálculo y aplicaciones de imagen (como documentos de texto e imágenes fijas o en movimiento), que tengan un valor para la gestión, deberían gestionarse mediante estos sistemas que gestionan documentos electrónicos que cumplan con los requisitos funcionales establecidos en esta parte. Los documentos gestionados por un sistema que gestiona documentos electrónicos se pueden almacenar en diferentes soportes y gestionarse como agrupaciones documentales híbridas que incluyen tanto elementos electrónicos como no electrónicos. Esta parte no pretende incluir requisitos que no sean específicos o necesarios para la gestión de documentos, por ejemplo, los requisitos de gestión y diseño del propio sistema general. Tampoco incluye los requisitos comunes a todas las aplicaciones de software, tales como rendimiento, escalabilidad y facilidad de uso. Teniendo en cuenta los destinatarios de este documento, no se contempla en esta parte el desarrollo de especificaciones de diseño, de procesos de evaluación y adquisición, dado que se les presupone conocimiento sobre estos aspectos. Aunque no están incluidos en los requisitos de esta parte, la importancia de los requisitos funcionales de los sistemas de gestión documental se reconoce a través de su inclusión en el modelo de alto nivel que se describe en el apartado 4.2: Visión general de los requisitos funcionales. Las especificaciones para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos también están fuera del ámbito de esta parte; este aspecto se debe abordar por separado dentro de un marco específico para la conservación electrónica o archivo electrónico en el nivel estratégico. Estas consideraciones sobre la conservación electrónica trascienden la vida de los sistemas y son independientes del mismo; se deben tener en cuenta en un plan específico de conversión y migración a nivel táctico. No obstante, cuando se apliquen los requisitos funcionales se debe tener en cuenta el reconocimiento de la necesidad de conservar los documentos durante todo el tiempo que pueden ser requeridos y también se deben considerar los aspectos vinculados a la potencial obsolescencia de formatos. Esta parte articula un conjunto de requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Estos requisitos se aplican a los documentos, independientemente del medio en el cual fueron creados y/o almacenados. Los requisitos tienen por objeto: a) establecer los procesos y los requisitos para la identificación y la gestión de documentos en los sistemas que gestionan documentos electrónicos; b) establecer las funcionalidades de gestión de documentos que se deben incluir en una especificación de diseño cuando se elabore, mejore o adquiera software de sistemas que gestionan documentos electrónicos; c) tener en cuenta los requisitos funcionales de gestión de documentos en la selección de sistemas que gestionan documentos electrónicos disponibles en el mercado; y d) revisar la funcionalidad de gestión de documentos o evaluar el cumplimiento de un sistema que gestiona documentos electrónicos ya existente. 2 NORMAS PARA CONSULTA Los documentos que se referencian a continuación son necesarios: ISO :2001 Information and documentation. Records management. Part 1: General. 1) 1) Adoptada como UNE-ISO :2006 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.

8 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Documento: NTE INEN-ISO TÍTULO: INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. PRINCIPIOS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA DOCUMENTOS EN ENTORNOS DE OFICINA ELECTRÓNICA. PARTE 2: DIRECTRICES Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS QUE GESTIONAN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (ISO :2011, IDT) Código: ICS ORIGINAL: Fecha de iniciación del estudio: REVISIÓN: La Subsecretaría de la Calidad del Ministerio de Industrias y Productividad aprobó este proyecto de norma Oficialización con el Carácter de por Resolución No. publicado en el Registro Oficial No. Fechas de consulta pública: al Fecha de iniciación del estudio: Comité Interno del INEN: Fecha de iniciación: Fecha de aprobación: Integrantes del Comité Interno: NOMBRES: Eco. Agustín Ortiz (Presidente) Ing. José Luis Pérez Ing. Paola Castillo Ing. Tatiana Briones Ing. Laura González Ing. Bolívar Cano Ing. Gonzalo Arteaga (Secretaría Técnica) INSTITUCIÓN REPRESENTADA: DIRECCION EJECUTIVA COORDINACIÓN GENERAL TÉCNICO DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN DIRECCIÓN DE VALIDACIÓN Y CERTIFICACIÓN DIRECCIÓN DE METROLOGÍA DIRECCION DE REGLAMENTACIÓN DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN Otros trámites: Compromiso Presidencial N del 08 de junio del 2013, para el fortalecimiento de normas del Instituto Ecuatoriano de Normalización INEN La Subsecretaría de la Calidad del Ministerio de Industrias y Productividad aprobó este proyecto de norma Oficializada como: Voluntaria Por Resolución No de Registro Oficial No. 159 de

9 Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN - Baquerizo Moreno E8-29 y Av. 6 de Diciembre Casilla Telfs: (593 2) al Fax: (593 2) Dirección Ejecutiva: Dirección de Normalización: Regional Guayas: Regional Azuay: Regional Chimborazo: URL:

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