LINEAMIENTOS QUE ESTABLECEN LOS CRITERIOS ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

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1 LINEAMIENTOS QUE ESTABLECEN LOS CRITERIOS ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS El Comité de Información de la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 4 fracción V, 29 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, 43 de su Reglamento y el Tercero de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y CONSIDERANDO Que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental establece como una de sus máximas la de organizar los documentos que generan los sujetos obligados, con la finalidad de permitir una adecuada localización, y en su caso, entrega; Que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental como su Reglamento establecen la posibilidad de establecer Lineamientos para la organización y conservación de los diversos documentos que produce la Comisión en el ámbito de sus facultades; tal posibilidad debe de considerarse cuando la naturaleza de la información contenida en los documentos así lo amerite. De lo anterior, atendiendo a la naturaleza multidisciplinaria de la CONSAR, donde convergen la Seguridad Social, lo Laboral, lo Administrativo, lo Contable, lo Bursátil y lo Financiero entre otras, es viable que la Comisión tenga un documento donde se establezcan las directrices que deban observarse internamente en relación al manejo y conservación de la Información; Que los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal fueron expedidos, en coordinación, por el Archivo General de la Nación y por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en los cuales se establece el marco mínimo que debe observarse en el manejo de los documentos; estableciendo además la obligación de establecer criterios específicos en dicha materia para los sujetos obligados, dentro de los cuales se encuentra la CONSAR; Que una organización adecuada del fondo documental permite que la información sea actualizada y que su consulta sea ágil, accesible y útil para las áreas de la Comisión; además de constituir una herramienta para la toma de decisiones y garantizar la rendición de cuentas de las diversas acciones realizadas por los servidores públicos; Que de lo antes expuesto, resulta conveniente que la Comisión cuente con criterios específicos que por la naturaleza de la información contenida en los documentos que genera, procesa, administra y conserva, por lo que ha tenido a bien expedir los siguientes: LINEAMIENTOS QUE ESTABLECEN LOS CRITERIOS ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS CAPITULO I Disposiciones generales Sección I Objeto y ámbito de Aplicación PRIMERO. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer de forma unificada, los métodos y criterios para la recepción, registro, clasificación, despacho, uso, resguardo, integridad y destino de los documentos, así como establecer las bases generales sobre las cuales deberá funcionar la administración de los archivos de las áreas que conforman en su conjunto el Archivo General de la Comisión. SEGUNDO. Los presentes Lineamientos se fundamentan en las leyes federales, acuerdos, decretos, reglamentos, lineamientos y oficios que en la materia se han expedido para la Administración Pública Gubernamental. TERCERO. Su observancia y aplicación compete a las áreas y a los servidores públicos de la Comisión en lo que no se oponga a las disposiciones que en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental se encuentren vigentes o sean expedidas por el Congreso de la Unión o por el propio Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. Sección II Definiciones CUARTO. Para los efectos de los presentes Lineamientos se entenderá por: I. Administración de Documentos, las actividades realizadas para la recepción, registro, clasificación, despacho, uso, resguardo, integridad y destino de los documentos de archivo. II. Archivo, al conjunto de los documentos que se encuentran en los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico de la Comisión en cualquier soporte y que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones. 1 de 27

2 III. Archivo de Trámite, los documentos de uso cotidiano que se encuentran en cada unidad administrativa de la Comisión, y que son necesarios para el ejercicio de sus atribuciones. IV. Archivo de Concentración, los documentos cuya consulta es esporádica por las unidades administrativas de la Comisión, y que permanecen en él hasta su destino final. V. Archivo Histórico, los documentos que, previo dictamen por parte del Archivo General de la Nación, constituyen la memoria documental de la Comisión. VI. Baja Documental, aquellos documentos que haya prescrito el periodo de conservación y que no tengan valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos. VII. Catálogo de Disposición Documental, el registro que contiene los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reservado o confidencialidad y el destino final del Archivo. VIII. Clasificación Archivística, proceso de identificación y ubicación de los expedientes con base en la estructura funcional de la Comisión. IX. Comisión, la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro o su acrónimo. X. Conservación de Archivos, actividades de prevención y preservación tendientes a garantizar la integridad de la información como del soporte de los mismos. XI. Cuadro General de Clasificación Archivística, el elemento técnico que refleja la estructura del archivo de cada área de la Comisión, con base en sus atribuciones y sus funciones. XII. Dato Personal, información referente a una persona física la cual se encuentre contenida en el Archivo. XIII. Destinatario, la persona física o moral o la autoridad que recibe Datos Personales administrados por la Comisión. XIV. Destino Final, los documentos que forman parte de los Archivos de Trámite o de Concentración cuyo plazo de conservación ha prescrito con la finalidad de darlos de baja o transferirlos al Archivo Histórico. XV. Documentación Activa, los documentos que forman parte del Archivo de Trámite. XVI. Documentación Histórica, los documentos que, conforme al dictamen que en su caso emita el Archivo General de la Nación, ameriten conservarse permanentemente. XVII. Documentación Semiactiva, los documentos que forman parte del Archivo de Concentración. XVIII. Documento de Archivo, aquel que registra las actividades que las áreas de la Comisión desempeñan conforme a sus respectivas obligaciones y facultades. XIX. Documento Electrónico, el Documento de Archivo que requiere de cualquier herramienta informática para acceder a él. XX. Encargado, el servidor público o la persona física o moral facultados legalmente o por el Presidente de la CONSAR, para tratar Datos Personales. XXI. Expediente, en singular o plural, a la unidad documental constituida por uno o varios Documentos de Archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o procedimiento de o ante la Comisión. XXII. Guía Simple de Archivo, catálogo que contiene las series documentales del Archivo, que indica las características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y su descripción. XXIII. Instituto, el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. XXIV. Inventarios Documentales, catálogos que contienen las series y expedientes del Archivo, los cuales permiten localizar (inventario general), conocer las transferencias (inventario de transferencia) o, en su caso, la baja documental (inventario de baja documental). XXV. Lineamientos, los presentes Lineamientos que establecen los Criterios específicos de Organización y Conservación de los Archivos de la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro. XXVI. Plazo de Conservación, el periodo de guarda de los Expedientes, integrado por la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva y, en su caso, los periodos adicionales establecidos por otros ordenamientos. XXVII. Responsable, el servidor público titular de la unidad administrativa facultado legalmente o designado por el Presidente de la Comisión, que decide sobre el tratamiento físico o automatizado de Datos Personales, así como el contenido y finalidad de los Sistemas de Datos Personales. 2 de 27

3 XXVIII. Sistema Persona, herramienta informática proveída por el Instituto, para registrar y difundir los Sistemas de Datos Personales administrados por la Comisión. XXIX. Titular de los Datos, la persona a quien se refiere el Dato Personal. XXX. Transferencia, traspaso de los Expedientes entre Archivos. Será Transferencia Primaria cuando el traspaso se haga con Expedientes del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración; y será Transferencia Secundaria cuando se haga con Expedientes del Archivo de Concentración al Archivo Histórico. XXXI. Transmisión, la entrega total o parcial por cualquier medio, de los Sistemas de Datos Personales realizada por la Comisión a cualquier persona distinta al Titular de los Datos. XXXII. Transmisor, la Comisión cuando el Dato Personal que posee es objeto de Transmisión. XXXIII. Tratamiento, actividades que tienen por finalidad recabar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir y cancelar Datos Personales. XXXIV. Usuario, el Servidor Público facultado legalmente o por el Presidente de la Comisión, para utilizar Datos Personales para el ejercicio de sus atribuciones, los cuales conforman un Sistema de Datos Personales sin posibilidad de agregar o modificar su contenido. XXXV. Valor Documental, las características de los Documentos de Archivo. Serán Valores Primarios, las características administrativas, legales, fiscales o contables de los Archivos de Trámite o de Concentración; y serán Valores Secundarios las características consistentes en evidencias, testimonios e información del Archivos Histórico. XXXVI. Valoración, el análisis e identificación del Valor Documental. XXXVII. Vigencia Documental, periodo durante el cual un Expediente mantiene sus Valores Primarios de conformidad con las disposiciones vigentes y aplicables. CAPITULO II De los Documentos de Archivo Sección I De los Documentos QUINTO. Los Documentos de Archivo, dependiendo del soporte en que se encuentren, podrán ser físicos o electrónicos. Procurando que todos los documentos de la Comisión se encuentren respaldados en ambas formas conforme a lo previsto en los presentes Lineamientos. SEXTO. Los Documentos de Archivo que hayan surgido originariamente de manera electrónica y que durante su Vigencia en el Archivo de Trámite no haya sido necesario generar su soporte físico, no se le generará éste cuando sea objeto de alguna Transferencia. Los Documentos Electrónicos señalados en el presente Lineamiento deberán, en la medida de lo posible, observarse lo correspondiente sobre la Valoración y Transferencias en los presentes Lineamientos, teniendo que darle el tratamiento como si existieran físicamente, es decir, deberán integrarse a los inventarios que para tal efecto prevengan estos Lineamientos. La Transferencia señalada en el presente Lineamiento para este tipo de documentos será virtual, por lo que el Servidor Público responsable originariamente del documento será responsable incluso cuando esté en los Archivos de Concentración e Histórico. Sección II De las Bases de Datos SÉPTIMO. Se entenderá por Base de Datos para los efectos de estos Lineamientos, aquélla conformada por la información generada por la Comisión o recibida por un tercero, la cual es administrada por la Comisión para el cumplimiento de las facultades conferidas a ésta. 3 de 27

4 Atendiendo a que la naturaleza de las Bases de Datos es dinámica por encontrarse en constante actualización, estas no se sujetarán a los periodos de vigencia conforme a los presentes Lineamientos, por lo que tendrán una vigencia indeterminada y únicamente dejarán de administrarse cuando la facultad desaparezca para la Comisión. OCTAVO. Las Bases de Datos podrán ser consideradas Confidenciales o Reservadas según corresponda; y serán consideradas como Documentos Electrónicos, por tanto se deberán integrar a los inventarios previstos en estos Lineamientos. CAPITULO III Del Área Coordinadora de Archivos NOVENO. El Área Coordinadora de Archivos estará integrada por 3 coordinadores, uno de Archivos, otro del Archivo de Concentración y uno más del Archivo Histórico, quienes serán nombrados por el Presidente de la Comisión. DÉCIMO. Se procurará que funja como Coordinador de Archivos el Titular de la Unidad de Enlace, sin perjuicio que pueda desempeñar dicho cargo quien cumpla con los requisitos que señala la normativa en la materia. Dicho Coordinador tendrá las siguientes funciones: I. Apoyar al Comité de Información en la modificación a los presentes Lineamientos; II. Presentar al Comité de Información los mecanismos que en materia de archivos faciliten el acceso a la III. información; Elaborar con los coordinadores de los archivos de trámite, de concentración e histórico, el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General de la Comisión; IV. Coordinar las acciones en los Archivos de Trámite; V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la Comisión; VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la Comisión; VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normativa vigente y en los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación; VIII. Coordinar con la Dirección General de Informática y en su caso, con la Dirección General de Administración de la Comisión, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos; y IX. Las demás que señalen otras disposiciones en la materia. DÉCIMO PRIMERO. Si por alguna razón excepcional no se cuenta con el Coordinador de Archivos, las funciones antes descritas deberán ser llevadas a cabo por el responsable del Archivo de Concentración de la Comisión. DÉCIMO SEGUNDO. Existirá un responsable de cada Archivo de Trámite, quien será nombrado por el titular de cada área administrativa, quien tendrá las siguientes funciones: I. Coordinar con los responsables de los expedientes del Archivo de Trámite de los cuales se haga cargo; II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición Documental; III. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General; IV. Elaborar los Inventarios de Transferencia Primaria; V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental; y VI. Las demás que señalen otras disposiciones en la materia. DÉCIMO TERCERO. El Coordinador del Archivo de Concentración tendrá las siguientes funciones: I. Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva; II. Conservar la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de Disposición Documental, o al cumplir su periodo de reserva; III. Coordinar con los otros integrantes del Área Coordinadora de Archivos y con el área administrativa que generó el documento, para autorizar el Destino Final de los expedientes; 4 de 27

5 IV. Coadyuvar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General; V. Integrar, con la información que remitan las áreas, los inventarios de Baja Documental y de Transferencia Secundaria; VI. Valorar junto con el Coordinador del Archivo Histórico, los Documentos de Archivo conforme a las series resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental; VII. Realizar, en su caso, las Transferencias Secundarias al Archivo Histórico de la Comisión, o al Archivo General de la Nación; y VIII. Las demás que señalen otras disposiciones en la materia. DÉCIMO CUARTO. A cargo del Archivo Histórico habrá un coordinador, quien tendrá las siguientes funciones: I. Coadyuvar con los coordinadores que integran el Área Coordinadora de Archivos o, en su caso, con el coordinador del archivo de concentración, en la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General; II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación; III. Recibir los documentos con posible valor histórico del coordinador del archivo de concentración; IV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; V. Coordinar con la Dirección General de Informática los procedimientos que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas electrónicos, si es el caso que no se haya hecho mientras permanecieron en los archivos de Tramite o Concentración; VI. Estimular el uso de la documentación histórica, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta; y VII. Las demás que señalen otras disposiciones en la materia. CAPÍTULO III De la Clasificación de los Documentos DÉCIMO QUINTO. La Clasificación que se haga de los Documentos de Archivo, sean Confidenciales o Reservados, deberá hacerse por documento o por expediente, conforme a lo señalado en el presente Capítulo. DÉCIMO SEXTO. Para el caso de que se clasifique como Confidencial o Reservado un documento, deberá insertarse en la esquina superior derecha las leyendas, según corresponda, señaladas en el presente lineamiento, la cual deberá ir rubricada por el titular de la Unidad Administrativa que haya generado el documento. Para el caso de información Reservada: Para el caso de información Confidencial: El (día) de (mes) de (año), el titular de la (Unidad Administrativa que generó el documento) considera clasificar el presente documento por contener información RESERVADA, por un periodo de (No. de años), con fundamento en lo dispuesto por el artículo 14 fracción (No. de la fracción) de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 26 de su Reglamento. RÚBRICA CLASIFICÓ: (Nombre y cargo del Titular de la Unidad Administrativa) El (día) de (mes) de (año), el Titular la (Unidad Administrativa que generó el documento) considera clasificar el presente documento por contener información CONFIDENCIAL con fundamento en lo dispuesto por el artículo 18 fracción (No. de la fracción) de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 26 de su Reglamento. 5 de 27

6 CLASIFICÓ: (Nombre y cargo del Titular de la Unidad Administrativa) 1 DÉCIMO SÉPTIMO. Para el caso de que un Expediente sea clasificado como Reservado o Confidencial, en su totalidad o una parte de éste, deberá adherirse sobre su carátula y en la parte superior la etiqueta mediante la cual se clasifica conforme al Anexo I. Las etiquetas deberán adoptar el formato y contener la información que se establece en los presentes Lineamientos y adoptar la estructura que se señala en el Anexo II. DÉCIMO OCTAVO. El carácter de Confidencial o Reservado, deberá hacerse conforme a las características dadas en el respectivo Cuadro de Clasificación del área que generó el documento o Expediente; y excepcionalmente, cumpliendo los requisitos que señala la normativa, podrá ser clasificado sin que así esté previsto en dicho cuadro. DÉCIMO NOVENO. Los titulares de las unidades administrativas de la Comisión que generen los Documentos de Archivo, clasificarán la información cuando: I. Se genere, obtenga, adquiera o transforme la información, II. Se reciba una solicitud de acceso a la información, en el caso de documentos que no se hubieran clasificado previamente, o III. Se actualice el Índice de Expedientes Reservados, en el caso de documentos que no se hubieran clasificado previamente. Sección I De los Documentos Reservados VIGÉSIMO. Los requisitos que deben cumplir los documentos o expedientes para ser considerados como reservados será conforme a la Ley de Transparencia, su Reglamento y otras disposiciones aplicables. La información clasificada como reservada podrá permanecer con tal carácter hasta por un periodo de doce años. VIGÉSIMO PRIMERO. Los expedientes o documentos clasificados como reservados deberán contar con una etiqueta o leyenda que indique: i.- El carácter de reservado; ii.- La fecha de la clasificación; iii.- El fundamento legal; iv.- El periodo de reserva; y v.- La rúbrica del titular de la unidad administrativa que haya generado el documento. VIGÉSIMO SEGUNDO. Los titulares de cada una de las unidades administrativas, delegarán en el personal que crean conveniente, la elaboración del Índice de Expedientes Reservados, siendo responsabilidad del primero el contenido y la calidad del mismo. La actualización a dicho Índice deberá hacer semestralmente, por lo que cada unidad administrativa lo enviará al Comité dentro de los primeros diez días hábiles de enero y julio según corresponda; una vez recibida la información para actualizar el Índice, el Comité tendrá un plazo de 10 días hábiles para aprobarlos, si transcurrido dicho plazo el Comité no se pronuncia al respecto se tendrán por aprobados. VIGÉSIMO TERCERO. Los expedientes que se reporten para actualizar el Índice deberán contener: I. La clave y el rubro temático (descripción del documento); II. La unidad administrativa que generó el documento; 1 El texto en cursivas deberá sustituirse con los datos que correspondan. 6 de 27

7 III. La fecha de la clasificación; IV. El fundamento legal; V. El plazo de reserva, y VI. Las partes de los expedientes o documentos que se reservan, en su caso. El Índice de Expedientes Reservados será información pública difundida a través de la herramienta electrónica que para tal efecto provea el Instituto. VIGÉSIMO CUARTO. Si la Unidad Administrativa que generó el documento estima necesario ampliar el periodo de reserva de un Expediente o Documento de Archivo, deberá solicitarlo al Comité de Información de la Comisión, para que éste lo solicite al Instituto cumpliendo con los requisitos que para tal efecto señale la normativa aplicable. La solicitud que el Comité haga al Instituto, deberá hacerse tres meses antes de que fenezca el plazo de reserva; a dicha solicitud el Instituto deberá dar respuesta dentro de los dos meses siguientes, de lo contrario se considerará como concedida la prórroga. VIGÉSIMO QUINTO. Se podrá desclasificar la información reservada por los siguientes motivos: I. A partir del vencimiento del periodo de reserva; II. Cuando desaparezcan las causas que dieron origen a la clasificación; III. Cuando así lo determine el Comité de Información, o IV. Cuando así lo determine el Instituto. VIGÉSIMO SEXTO. La desclasificación de los documentos la podrá realizar: i.- El titular del área administrativa que generó el documento; ii.- El Coordinador de Archivos de la Comisión; iii.- El Comité de Información; o iv:- El Instituto. Para el caso de las tres primeras fracciones, deberá insertarse o adherirse al documento o expediente, en un lugar que no obstaculice la información que contiene, una leyenda que por lo menos contenga lo siguiente: - Descripción del documento o expediente; - La fecha de desclasificación; - El fundamento legal; - El motivo de la desclasificación; y - La rúbrica de la persona responsable de la desclasificación o, en su caso, referencia al acuerdo respectivo. Para el caso de que el Instituto ordene la desclasificación de cierta información, deberá agregarse a los requisitos señalados en el párrafo anterior, el extracto de la resolución u oficio que lo ordene, el cual deberá ir rubricado por cualquiera de los miembros del Comité de Información de la Comisión, sin que ello implique responsabilidad alguna sobre la desclasificación ordenada por el Instituto. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero. Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. Sección II De los Documentos Confidenciales 7 de 27

8 VIGÉSIMO SÉPTIMO. Los criterios que se deban observar para considerar si un expediente o documento contiene información confidencial, son los que señala la Ley de Transparencia, su Reglamento o cualquier otra disposición aplicable. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público. VIGÉSIMO OCTAVO. La información y documentos que obtenga la Comisión en el ejercicio de sus facultades, son estrictamente confidenciales, con excepción de los que por su naturaleza puedan ser dados a conocer al público en general. Los servidores públicos de la Comisión serán responsables en caso de su divulgación. Los particulares o participantes en el SAR, procurarán que al entregar información confidencial, deberán señalar los documentos o las secciones que la contengan, así como el fundamento por el cual consideran que tenga ese carácter. VIGÉSIMO NOVENO. La información que tenga el carácter de confidencial, no estará sujeta a los plazos de vencimiento y tendrá ese carácter de manera indefinida, salvo que medie el consentimiento expreso del titular de la información o mandamiento escrito emitido por autoridad competente. TRIGÉSIMO. No se requiere el consentimiento del titular de la información confidencial para difundirla, cuando: - Esté en serio peligro la vida o la salud de la persona de que se trate; - Tratándose de Datos Personales, cuando sea por razones estadísticas, científicas o de interés general previstas en ley o cuando se transmitan entre sujetos obligados para el ejercicio de facultades propias de los mismos; - Cuando exista una orden judicial; - A terceros cuando se contrate la prestación de un servicio que requiera el tratamiento de datos personales, los cuales, no podrán utilizar los datos personales para propósitos distintos; y - En los demás casos que establezcan las leyes. Sección III De las Versiones Públicas TRIGÉSIMO PRIMERO. Cuando un expediente o documento que sea solicitado a través del Sistema de Solicitudes de Información (SISI) y que contenga información confidencial o reservada, la cual no se pueda difundir, se deberán entregar aquellas partes que no la contengan; para lo que se elaborarán las versiones públicas correspondientes. En tales versiones, no podrá omitirse el nombre de los servidores públicos en los documentos, ni sus firmas autógrafas. Las versiones públicas no se integraran al expediente original ni se formará uno nuevo, únicamente constará en el expediente de las Solicitudes de Información correspondientes. TRIGÉSIMO SEGUNDO. En caso de que el documento únicamente se posea en versión impresa, deberá fotocopiarse y sobre éste deberán testarse las palabras, párrafos o renglones que sean clasificados, de conformidad con el modelo que se muestra en el Anexo III. En la parte del documento donde se hubiese ubicado originalmente el texto eliminado, deberá insertarse la palabra Eliminado, y señalarse si la omisión es una palabra, renglón o párrafo, además, deberá señalarse el fundamento legal para ello, incluyendo las siglas del o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción y párrafo que fundan la clasificación. TRIGÉSIMO TERCERO. Si el documento se posé en formato electrónico, deberá crearse una copia para que de ésta se elabore la versión pública, eliminando las partes o secciones clasificadas, cumpliendo con lo señalado en el lineamiento anterior. 8 de 27

9 TRIGÉSIMO CUARTO. Las versiones públicas de las actas, minutas, acuerdos o versiones estenográficas de reuniones de trabajo de servidores públicos, además de los requisitos establecidos con anterioridad, se procurará en la medida de lo posible que: - El orden del día sea público; los procesos deliberativos de servidores públicos concluidos, hayan sido o no susceptibles de ejecutarse, serán públicos y no requerirán el consentimiento de los servidores públicos involucrados para darlos a conocer; - La discusión, particularidades y disidencias, se consideran información pública, así como el sentido del voto de los participantes. Para el caso de las Auditorias al ejercicio presupuestal de la Comisión, así como el número total de observaciones y el total de las aclaraciones efectuadas por la Comisión, deberán considerarse información pública. Salvo aquella que pudiera causar un serio perjuicio a las actividades de verificación sobre el cumplimiento de las leyes, o bien se relacione con presuntas responsabilidades, lo cual deberá fundarse y motivarse. Las concesiones, permisos o autorizaciones deberán considerarse públicas, independientemente de su vigencia, no podrá omitirse aquélla información que acredite el cumplimiento de obligaciones previstas para la obtención, renovación o conservación de la concesión, permiso o autorización de que se trate. CAPÍTULO IV De la Recepción, Generación, Despacho y Valoración de los Documentos de Archivo Sección I De la Recepción. TRIGÉSIMO QUINTO. La recepción de documentos debe hacerse a través de la Oficialía de Partes y únicamente las Vicepresidencias Jurídica, de Operaciones y Financiera, por la naturaleza de sus funciones, podrán recibir documentos de forma directa, para lo cual deberá llevarse un Registro con la misma estructura y método que emplee la Oficialía de Partes. De los documentos que se reciban directamente en las Vicepresidencias antes señaladas, serán responsables de su seguimiento administrativo. La Oficialía de Partes estará en funciones en días hábiles en un horario de las 9:00 a las 18:00 horas. TRIGÉSIMO SEXTO. En el proceso de recepción de documentos, el personal de la Oficialía de Partes deberá velar por cumplir con los siguientes principios: 1. Llevar el control y seguimiento de la documentación recibida; y 2. Entregar expedita y oportunamente la documentación recibida al área que se encargará de su atención y trámite. TRIGÉSIMO SÉPTIMO. Para la recepción de documentos en la Oficialía de Partes, se observará lo siguiente: 1. Los documentos que se reciban deberán turnarse a las áreas correspondientes el mismo día en que se reciban. 2. Antes de poner el sello de recepción, el personal de la Oficialía de Partes deberá cerciorarse de que esté dirigida a la Comisión, que esté firmado y que se encuentre completa. 3. El sello deberá contener por lo menos el nombre completo de la Comisión o su acrónimo, fecha y hora de recepción, las iniciales y rúbrica de quien recibe, si se presenta o no con anexos, el número de estos y el número de registro electrónico que le corresponda. Lo anterior se deberá poner en el acuse así como en el original que conserve la Comisión. 4. Al documento recibido, se deberá inscribir en el registro electrónico y emitirle el volante respectivo, el cual contendrá un número identificador y una descripción básica del documento. 9 de 27

10 5. El personal de la Oficialía de Partes deberá, dependiendo del carácter con que se reciba o de su contenido, priorizarlos para su despacho oportuno y expedito. La documentación que se reciba como urgente o que tenga un plazo inferior a 5 días para su respuesta, se remitirá al área correspondiente de inmediato. 6. A la correspondencia recibida se le generará un volante en donde se señale el contenido del documento, quien lo envía, a quien está dirigido, así como una breve descripción de los anexos; dicho talón servirá de comprobante para la Oficialía y sobre éste se asentará el sello del área y la rúbrica de la persona que es destinataria de la correspondencia. 7. Electrónicamente, la Oficialía remitirá la guía de la correspondencia al área a la cual fue enviada. 8. De la correspondencia que se reciba directamente por las Vicepresidencias señaladas en el presente Sección, deberán registrar electrónicamente en el Control de Gestión, cumpliendo con los mismos requisitos de recepción y de registro como si hubiera sido presentado a la Oficialía de Partes. 9. A la correspondencia que ingrese en sobre cerrado con carácter de confidencial y/o que señale contener valores, se turnará al área respectiva sin ser abierta. Sección II De la Generación y Despacho de los Documentos TRIGÉSIMO OCTAVO. La documentación que generé la Comisión en respuesta a un escrito u oficio y aquella que se realice en cumplimiento de alguna de las facultades como órgano desconcentrado, constituirá la generación de documentos o expedientes. TRIGÉSIMO NOVENO. La correspondencia que envíen las áreas de la Comisión a cualquier dependencia, entidad, empresa o persona, deberá hacerse a través de la Oficialía de Partes, para lo cual deberá observarse lo siguiente: 1. Llenar el formato que para tal efecto establezca la propia Oficialía de Partes, el cual deberá contemplar por lo menos los siguientes datos: Fecha; Nombre y rubrica de la persona que solicita el envío; Nombre y dirección del destinatario; Funcionario público quien es el remitente; Número de anexos que se remiten; y Tipo preferente de servicio (Normal o Urgente). 2. Es responsabilidad de las áreas, que al solicitar el servicio, revisar que los documentos que se encuentren dentro de los sobres se encuentren firmados y con las demás copias correspondientes, asimismo sobre el llenado del formato que se establezca. 3. De los documentos que se entreguen para su envió a la Oficialía de Partes, se le deberá acusar al área que solicita el envió, en la copia simple del mismo. 4. Una vez que se haya franqueado y diligenciado la correspondencia por el personal de la Oficialía de Partes, deberá entregarse el acuse correspondiente al área que haya solicitado el envío. El despacho de documentación será un servicio destinado exclusivamente para los asuntos oficiales, y será el canal generalmente usado para el despacho de los documentos oficiales hacia el exterior de la Comisión, cualquiera que sea su destino. CUADRAGÉSIMO. La entrega de documentos a través de notificación por cédula o en su caso por instructivo, a cualquier dependencia, empresa o persona, deberá ser a través de los servidores públicos del área que genera el acto de autoridad, no siendo posible bajo ninguna circunstancia que dicha notificación se encomiende al personal de la Oficialía de Partes. Sección III 10 de 27

11 De la Valoración Documental y del Cuadro General de Clasificación Archivística. CUADRAGÉSIMO PRIMERO. Los documentos que se hayan generado conforme a la sección anterior, así como los documentos que se encuentren en los archivos de la Comisión, aunque sea para guarda, custodia o conocimiento y que se relacione con el ámbito de sus facultades deberá realizarse la Valoración de estos. CUADRAGÉSIMO SEGUNDO. No se considerará parte de los archivos de la Comisión y por lo tanto no será necesaria su Valoración, los siguientes documentos: 1.- La publicidad o información que no haya sido solicitada; 2.- La correspondencia personal de los servidores públicos que no se relacione con sus funciones; y 3.- Cualquier otro documento ocioso que no se relacione con las funciones de la Comisión. Respecto a la aplicación de este lineamiento, serán los coordinadores del Archivo, del Archivo de Concentración e Histórico de resolver las dudas que se susciten. CUADRAGÉSIMO TERCERO. La valoración es el análisis e identificación que se haga de los documentos que obren en los archivos de la Comisión conforme a los presentes Lineamientos, con la finalidad de encontrar las características de estos. Existirán dos tipos de valores: Primarios y Secundarios, con las características señaladas en la fracción XXXV del Cuarto de los presentes Lineamientos; tales valores se establecerán en Cuadro General de Clasificación Archivística. CUADRAGÉSIMO CUARTO. El Cuadro General de Clasificación Archivística contendrá además: la Guía Simple de Archivos y el Catálogo de Disposición Documental. El conjunto de estos, para efectos de la Comisión, se le conocerá como el Cuadro de Clasificación y con base en él se elaborarán los Inventarios de la Comisión. CUADRAGÉSIMO QUINTO. Es responsabilidad del área que genera el documento hacer la valoración de los mismos, para lo cual el responsable del Archivo de Trámite se encargará de concentrar la información que genere cada servidor público. La valoración de los expedientes inactivos deberá ser realizada por el Archivo de Concentración con máximo cuidado y seriedad, de acuerdo con las normas y técnicas de valoración vigentes, los expedientes que serán dados de baja, los que serán conservados definitivamente y transferidos en un futuro al Archivo Histórico de la institución para su conservación permanente. El archivo de Concentración deberá llevar un registro completo de los expedientes que hayan sido dados de baja o transferidos. CUADRAGÉSIMO SEXTO. El Cuadro de Clasificación es la serie de claves que deberá asignarle a cada documento (físico o electrónico) que genera la Comisión, el cual permite identificar la Unidad Administrativa que lo generó, el contenido genérico de éste y su clasificación; éste se integra de Secciones, Series y Valor Documental. a) Debe entenderse por Sección a la Unidad Administrativa que genera el documento y podrá tener apartados dentro de éste cuando así lo amerite, hasta Subsubsección (que corresponde a Dirección de Área), como se muestra a continuación: Sección Subsección Subsubsección Vicepresidencia Dirección General 1 Dirección de Área 1 Dirección de Área 2 Dirección General 2 Dirección de Área I Dirección de Área II 11 de 27

12 b) La Serie se refiere a la descripción del documento, ésta podrá tener apartados que lleguen como máximo a Subsubserie de así requerirlo, como a continuación se muestra: Respecto a las Series se observará lo siguiente: Serie Subserie Subsubserie Oficios (Para) Dependencias SHCP SFP (Para) Sujetos supervisados Afore Siefore No crear subseries ociosas. Asignar Series a documentos que vayan acorde con las funciones de la Unidad Administrativa. La Serie debe de ser para documentos que se creen o maneje por la Unidad Administrativa. Podrá existir una Serie llamada Varios, pero si dentro de esta serie existe un número considerable de documentos con la misma información, se deberá considerar crear una nueva Serie para estos. CUADRAGÉSIMO SÉPTIMO. Si se llegare a eliminar alguna serie del Cuadro de Clasificación derivado de que ya no se generan documentos bajo esas Series, deberá respetarse el espacio que éste ocupaba; si se contaba originalmente con cinco Series (1, 2, 3, 4 y 5) y la 3 se suprime deberán quedar como Series la 1, 2, 4 y 5; en consecuencia de lo anterior, de crearse nuevas series deberán de asignárseles nuevos números y no los que se eliminaron. Los apartados que puedan tener la Sección y la Serie se crearan discrecionalmente procurando, en la medida de lo posible, crear el menor número de apartados. CUADRAGÉSIMO OCTAVO. La clave está conformada por los números consecutivos que a cada Sección y Serie le corresponda con sus respectivos apartados; los números asignados a las Secciones es inalterable, ya que corresponden a la clave presupuestaria. La clave permite que con una serie de números se identifique quien genera el documento y su contenido como a continuación se muestra: Sección Subsección Subsubsección Serie Subserie Subsubserie No. Nombre No. Nombre No. Nombre No. Nombre No. Nombre No. Nombre 911 Dirección de Área 1 1 Oficios 1 Para 1 SHCP Dependencias 2 SFP 910 Dirección 2 Para Sujetos 1 Afore General 1 Supervisados 2 Siefore 900 Vicepresidencia 912 Dirección de Área Dirección General Dirección de Área I 922 Dirección de Área II Es decir, si se hace referencia al expediente indica que es un documento generado por la Dirección de Área 1 adscrita a la Dirección General 1 la cual pertenece a la Vicepresidencia; y que dicho documento contiene un oficio para un sujeto supervisado que es una Siefore. El número consecutivo será el que le corresponda según la cantidad de documentos con la misma información que se genere; si existen 10 oficios para un sujeto supervisado que es una Siefore tendrá que ser , , , , etc. El número consecutivo deberá de iniciar con el año calendario. CUADRAGÉSIMO NOVENO. El Valor Documental se refiere a las características genéricas que tiene la información contenida en el expediente; este puede ser de tres tipos: 12 de 27

13 Administrativo Fiscal / Contable Legal QUINCUAGÉSIMO. La Vigencia se refiere al tiempo que cada expediente deba permanecer en Trámite o en Concentración; el tiempo que se señale empieza a correr desde que se cierra el expediente, es decir, a partir de que no se le incorporen más documentos. QUINCUAGÉSIMO PRIMERO. Dentro de la Clasificación del Cuadro, se señalará si la información es considerada Confidencial o Reservada según sea el caso; únicamente para la información Reservada, deberá indicarse además el periodo por el cual se reserva. Un documento puede ser considerado parcial o totalmente confidencial o reservado, para ambos casos deberá marcarse la casilla correspondiente. Los valores que se establezcan para el caso de los documentos reservados, deberá coincidir con los que se reporten semestralmente en el Índice de Expedientes Reservados. CAPÍTULO V De la Conservación de los Archivos Sección I Sobre los Archivos en General QUINCUAGÉSIMO SEGUNDO. Todos los expedientes se deben formar con una portada, la que debe incluir datos de identificación del mismo con base en el Cuadro de Clasificación. Sobre la portada deberá contar cuando menos con los siguientes elementos para identificarlo: I. La Clave que corresponda con su respectivo número consecutivo conforme al lineamiento Cuadragésimo Octavo de estos Lineamientos; II. Descripción del Expediente; III. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; IV. Los Valores documentales; V. Vigencia documental; y VI. Número de fojas útiles al cierre del expediente. Los datos señalados deberán constar en una etiqueta blanca, la cual deberá adoptar la estructura y tamaño que se muestra en el Anexo II de los presentes Lineamientos. Además, en la ceja de la portada deberá ponerse los incisos I y II como se muestra en el mismo Anexo II. QUINCUAGÉSIMO TERCERO. Cuando se trate de expedientes clasificados como reservados o confidenciales se deberá adherir sobre la portada, además de la etiqueta de identificación, la de clasificación según corresponda conforme al mismo Anexo I. Los documentos que integren un expediente reservado o confidencial en su totalidad no deberán marcarse en lo individual, además de observar lo que señalan los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, expedidos por el Instituto. QUINCUAGÉSIMO CUARTO. En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. La Comisión, en la medida de sus recursos, contará con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo de los documentos. 13 de 27

14 QUINCUAGÉSIMO QUINTO. Para efectos de los presentes lineamientos y en particular del presente capítulo, se consideraran áreas o unidades administrativas de la Comisión las siguientes: 1.- Presidencia. 2.- Vicepresidencia Financiera. 3.- Vicepresidencia de Operaciones. 4.- Vicepresidencia Jurídica. 5.- Coordinación General de Estudios Económicos. 6.- Dirección General de Administración. 7.- Dirección General de Informática. Y las demás que en el futuro se llegarán a crear o modificar. Sección II Del Archivo de Trámite QUINCUAGÉSIMO SEXTO. La definición y las obligaciones del responsable del Archivo de Trámite son los que señalan los presentes Lineamientos. QUINCUAGÉSIMO SÉPTIMO. Cada Unidad Administrativa de la Comisión contará con un espació físico destinado para guardar los expedientes de trámite, sin perjuicio de que se contemplen como parte de este archivo los expedientes que se encuentren en las gavetas o sobre los escritorios de los funcionarios públicos y empleados del Área Administrativa respectiva. La distribución que se haga de los estantes a cada Dirección será atendiendo a la necesidad que se tenga derivado de las atribuciones de ésta. El espacio físico para la guarda de los expedientes permanecerá cerrado los días inhábiles y horas de comida, procurando que los servidores sociales tengan acceso únicamente cuando esté la persona a quien le reporten. QUINCUAGÉSIMO OCTAVO.- Los funcionarios públicos adscritos a la Unidad Administrativa instruirán a las personas que estén a su mando, con ayuda del coordinador del archivo de trámite del área, para que se cumpla con lo dispuesto en los presentes Lineamientos; procurando establecer conductas que garanticen el adecuado manejo de los expedientes, en especial, los reservados y confidenciales, los cuales por ninguna razón podrán quedar en los escritorios de los funcionarios públicos. QUINCUAGÉSIMO NOVENO.- La ubicación de los expedientes de trámite se determinará conforme al Anexo IV y se referirá de la siguiente forma: No se establecerá la posición exacta dentro del estante por resultar infructuoso debido a la naturaleza del archivo de trámite; no obstante lo anterior, todos los expedientes que integren el presente archivo se les establecerá una ubicación dentro del Archivo de Trámite sin que pueda considerarse su ubicación algún escritorio o gaveta. SEXAGÉSIMO. El número consecutivo del archivo de trámite se asignará conforme al cuadro siguiente: 14 de 27

15 Área Presidencia Vicepresidencia de Operaciones Vicepresidencia Financiera Vicepresidencia Jurídica Coordinación General de Estudios Económicos Dirección General de Administración Dirección General de Informática Número Consecutivo AT1 AT2 AT3 AT4 AT5 (8º piso) AT6 (3º piso) AT7 AT8 Los espacios que se llegaran a destinar distintos a los existentes, el área coordinadora de Archivos asignará los números consecutivos correspondientes. SEXAGÉSIMO PRIMERO. De todos los documentos físicos que integren el archivo de trámite, se procurará que se cuente con la versión digitalizada de estos, adoptando el formato que establezca el área coordinadora de archivos. SEXAGÉSIMO SEGUNDO. Se deberá llevar un inventario de todos los documentos de las área de la Comisión con los valores que se señalan en el Anexo V; el cual deberá de actualizarse cada tres meses, a mas tardar el antepenúltimo día hábil de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre. El encargado del archivo de trámite del área se encargará de difundir la matriz en donde se deban capturar los expedientes así como de recopilar los datos para integrar el inventario referido en el párrafo anterior. SEXAGÉSIMO TERCERO. Una vez que se agote el tiempo de permanencia de los expedientes de trámite conforme al Cuadro de Clasificación, deberá enviarse al archivo de concentración a través de su responsable, cumpliendo con lo siguiente: 1. Llenar el formato señalado en el Anexo V 2 y entregar el archivo electrónico que contenga el inventario de los expedientes que contenga la caja y que se estén enviando al archivo de concentración comprendiendo los valores señalados en el mismo anexo. 2. Depurar los papeles suprimiendo los que carezcan de valor, tales como copias simples que ya se encuentren en el expediente y que no tengan sellos, borradores, apuntes, notas adheridas al papel, clips, grapas, etc. 3. Los expedientes deberán enviarse en fólders con broche, debidamente etiquetados y foliados. No podrá enviarse documentos en carpetas bajo ningún concepto. 4. Los expedientes deberán remitirse al Archivo de Concentración en cajas, las cuales deberán estar llenas, posibilitando su fácil consulta. 5. Manifestar haber generado los archivos electrónicos que contengan los documentos digitalizados, generando un archivo por expediente. Estos archivos electrónicos los conservará cada área para su acervo electrónico, los cuales deberán incorporarse a la herramienta informática con la que cada área cuente; en caso contrario el área conservará los archivos electrónicos en discos. 6. Adherir a la caja el listado de expedientes contenidos en esta como se indica en el Anexo V 3. 2 Mediante la quinta sesión extraordinaria (CIE/05/2008), celebrada el 15 de mayo de 2008, el Comité de información adoptó el siguiente acuerdo: ACUERDO CIE/05/01/2008: Se aprueban las modificaciones propuestas al Anexo V de los Lineamientos que establecen los Criterios Específicos de Organización y Conservación de los Archivos en la CONSAR, consistente en la Ficha para Transferencia al Archivo de Concentración y en listado de expedientes que se adhiere a la caja que se remite al Archivo de Concentración. La entrada en vigor de dichas modificaciones será el día hábil siguiente al de la presente sesión, y se establece como fecha límite para utilizar dichos formatos, el 31 de mayo de Se instruye a la Unidad de Enlace para que difunda el presente acuerdo entre los responsables de los diversos archivos. 15 de 27

16 Sección III Del Archivo de Concentración SEXAGÉSIMO CUARTO. La definición y las obligaciones del responsable del Archivo de Concentración son los que señalan los presentes Lineamientos. El responsable de este archivo, velará por que se cumpla con las medidas de seguridad que garanticen la integridad de los documentos del archivo en coordinación con el área encargada de los recursos materiales de la Comisión, asimismo indicará al área que coordine a las personas encargadas de la seguridad sobre las personas que tendrán acceso al archivo y las que podrán sacar expedientes. Los expedientes podrán ser prestados a las áreas que los generaron por el periodo de cinco días, lo cual se deberá solicitar al responsable de este archivo mediante el formato que establezca el responsable del Archivo de Concentración. SEXAGÉSIMO QUINTO. El responsable de este archivo, recibirá las cajas del responsable del archivo de trámite del área con los requisitos señalados. En la copia del formato respectivo se deberá acusar de la recepción. El responsable del archivo de concentración contará con cinco días hábiles para emitir el visto bueno de las cajas que recibió. En caso de que el responsable del archivo de concentración detecte que no se cumple con alguno de los requisitos señalados en la presente Sección, solicitará se corrija por el área y entonces emitirá su visto bueno. El responsable asignará la ubicación dentro del Archivo de Concentración a la caja conforme a la distribución indicada en el Anexo VI, teniendo que identificar cada expediente y la caja con la ubicación tal como se muestra en el mismo anexo. El responsable del archivo de concentración pondrá en el formato la ubicación de la caja, sirviendo éste de comprobante del área de que los documentos se encuentran en el archivo de concentración. SEXAGÉSIMO SEXTO. El responsable del archivo de concentración deberá de incorporar los datos en los respectivos inventarios. SEXAGÉSIMO SÉPTIMO. Agotados los plazos de conservación para los expedientes que se encuentren en el archivo de concentración, el responsable de éste archivo deberá dar aviso al área que generó la documentación, solicitando su visto bueno para que dichos archivos se envíen al archivo histórico. 3 Mediante la quinta sesión extraordinaria (CIE/05/2008), celebrada el 15 de mayo de 2008, el Comité de información adoptó el siguiente acuerdo: ACUERDO CIE/05/01/2008: Se aprueban las modificaciones propuestas al Anexo V de los Lineamientos que establecen los Criterios Específicos de Organización y Conservación de los Archivos en la CONSAR, consistente en la Ficha para Transferencia al Archivo de Concentración y en listado de expedientes que se adhiere a la caja que se remite al Archivo de Concentración. La entrada en vigor de dichas modificaciones será el día hábil siguiente al de la presente sesión, y se establece como fecha límite para utilizar dichos formatos, el 31 de mayo de Se instruye a la Unidad de Enlace para que difunda el presente acuerdo entre los responsables de los diversos archivos. 16 de 27

17 Una vez que el responsable del área que generó los documentos emita su visto bueno respecto de los expedientes, deberá de contar con el visto bueno de los Coordinadores del Archivo y del archivo histórico para el efecto de llevar a cabo la transferencia secundaria. En caso de que un área administrativa o archivo de trámite requiera la prórroga del plazo de conservación de los expedientes transferidos, lo hará mediante escrito solicitando el nuevo periodo de conservación precautoria señalando las causas para así considerarlo necesario. Sección IV Del Archivo Histórico SEXAGÉSIMO OCTAVO. La definición y las obligaciones del responsable del Archivo Histórico son los que señalan los presentes Lineamientos. SEXAGÉSIMO NOVENO. Al concluir los plazos de permanencia para los expedientes en el Archivo de Concentración, y emitido el visto bueno por el coordinador de este archivo, éste último deberá validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación conforme al formato previsto en el Anexo V. SEPTUAGÉSIMO. Es obligación del Coordinador de este archivo publicar en el sitio de Internet de la Comisión dentro de los 10 días hábiles a que se emitan o notifiquen a la Comisión, según sea el caso, lo siguiente: - Las solicitudes de dictamen de destino final; - El dictamen del Archivo General de la Nación; y - Las actas de baja documental o de transferencia secundaria. SEPTUAGÉSIMO PRIMERO. El responsable de este archivo, deberá integrar la información de la transferencia a los inventarios correspondientes. Además, en coordinación con el responsable del archivo de concentración, realizar las medidas pertinentes para que los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación se conserven en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. El responsable de este archivo, velará por que se cumpla con las medidas de seguridad que garanticen la integridad de los documentos del archivo, para lo cual instruirá a las personas encargadas de la seguridad sobre las personas que tendrán acceso al archivo y las que podrán sacar expedientes. Sección V De los Inventarios y la Guía Simple de los Archivos. SEPTUAGÉSIMO SEGUNDO. Los inventarios documentales serán los siguientes: a. General. b. De transferencia. c. De baja. Además, conforme a lo señalado en los presentes Lineamientos se integrará la guía simple de archivos. Para integrar todo lo anterior se adoptará la misma matriz en la cual se capturan los expedientes de trámite, concentración e histórico. El Inventario General se integrará por los datos de los expedientes contenidos en la matriz. 17 de 27

18 SEPTUAGÉSIMO TERCERO. Podrá realizarse el expurgo de los expedientes, el cual consistirá en depurar los expedientes suprimiendo los documentos que carezcan de valor, tales como copias simples que ya se encuentren en el expediente y que no tengan sellos, borradores, apuntes, notas adheridas al papel, etc. El expurgo no se considerará como baja, por lo que no se integrará a ningún inventario; además este será realizado por el área que generó el documento. CAPÍTULO VI De los Datos Personales SEPTUAGÉSIMO CUARTO. Todo lo relacionado con la protección y Tratamiento de Datos Personales, los Encargados, Responsables y Usuarios de estos que realicen cualquier Transmisión, sea que la Comisión actúe como Destinatario o Transmisor, así como del Sistema Persona y de los Titulares de los Datos se observará lo previsto por el Manual sobre la obtención, manejo, mantenimiento, seguridad y protección de los Sistemas de Datos Personales de la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro aprobado por el Comité de Información de la Comisión. CAPÍTULO VII De la Seguridad, Respaldo de los Documentos y Ahorro de Recursos Sección I De la Seguridad y Respaldo de los Documentos SEPTUAGÉSIMO QUINTO. La Comisión aplicará las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales. Los expedientes y documentos clasificados como reservados, serán debidamente custodiados y conservados conforme a los lineamientos que expida el Instituto y, en su caso, por los presentes Lineamientos o por los criterios específicos que emita el Comité de Información. Se procurará que los lugares destinados a albergar los archivos cumplan con lo siguiente: No deben estar en una zona de humedad. No deben estar expuestos a la intemperie. Debe emplearse iluminación artificial. Cuidar que las instalaciones eléctricas sean seguras. Garantizar la limpieza del lugar. Estar libre de plagas nocivas. Contar con los extintores necesarios. SEPTUAGÉSIMO SEXTO. Se podrá adoptar cualquier medida para garantizar la seguridad de la información que administra la Comisión, la cual no podrá oponerse a lo señalado en los presentes Lineamientos. Se observará como medidas de seguridad mínimas las siguientes: - Procurar que los documentos que se generen o resguarden, sean físicos o electrónicos, adopten las medidas necesarias para el efecto de evitar que se difunda información reservada o confidencial y que se garantice la conservación de la información y la seguridad de sus soportes. - Los documentos electrónicos formarán parte de un programa de respaldo para garantizar la adecuada preservación de la información; los respaldos que se generen de los expedientes físicos, deberán aparecer en el mismo orden que en los físicos. La Dirección General de Informática, en coordinación con los responsables de los archivos, generarán los respaldos de los documentos electrónicos y de las bases de datos. 18 de 27

19 - La Comisión adoptará las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información. Sección II Ahorro de Recursos SEPTUAGÉSIMO SÉPTIMO. La producción y reproducción de documentos debe atender al criterio de suficiencia, con la finalidad de generar los documentos en las cantidades necesarias y con ello evitar el dispendio documental de copias que entorpezcan los procesos y dupliquen los archivos institucionales. Para lo anterior, las áreas de la Comisión deberán observar lo siguiente: - Las áreas de la Comisión solo conservarán para su archivo las copias emitidas de acuse de recibo, documento que hace las veces del original emitido. Asimismo, cuando se envié un documento a varias personas, se procurará que los sellos o rúbricas que funjan de acuse se hagan en una sola hoja. - Los documentos originales deberán conservarse directamente en los expedientes y archivos de las áreas que los formularon, aun cuando hayan sido elaborados para firma de una instancia superior. - Tratar de reutilizar los insumos de papelería. TRANSITORIOS PRIMERO.- Se abroga el Manual de Políticas del Sistema Integral del Archivo para la CONSAR. SEGUNDO.- Los presentes Lineamientos entrarán en vigor el siguiente día hábil de su aprobación. TERCERO.- De conformidad con el artículo 43 del Reglamento de la Ley de Transparencia, se publicarán en el sitio de Internet de la Comisión dentro de los diez días hábiles siguientes a que entren en vigor. CUARTO.- Las obligaciones que se señalan en los presentes lineamientos se deberán cumplir a más tardar el último día hábil del mes de abril de Respecto a lo que señala el Sexagésimo Segundo de estos lineamientos, deberá elaborarse el inventario respectivo a partir de enero de QUINTO.- El plazo para identificar la ubicación de los Archivos de Trámite de cada una de las áreas deberá cumplirse a más tardar el segundo viernes hábil del mes de diciembre de de 27

20 ANEXO I Ejemplo de etiquetas para clasificar expedientes como reservados o confidenciales total o parcialmente El (día) de (mes) de (año), el titular de la (Unidad Administrativa que generó el documento) considera clasificar el presente expediente por contener información RESERVADA en su totalidad, por un periodo de (No. de años), con fundamento en lo dispuesto por el artículo 14 fracción (No. de la fracción) de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 26 de su Reglamento. CLASIFICÓ: (Nombre y cargo del Titular de la Unidad Administrativa) Ampliación del Periodo: SI NO Por: Desclasificación: SI NO El (día) de (mes) de (año), el titular de la (Unidad Administrativa que generó el documento) considera clasificar el presente expediente por contener información RESERVADA en su páginas (1, 3 al 40, 50, 62 y 81), por un periodo de (No. de años), con fundamento en lo dispuesto por el artículo 14 fracción (No. de la fracción) de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 26 de su Reglamento. CLASIFICÓ: (Nombre y cargo del Titular de la Unidad Administrativa) Ampliación del Periodo: SI NO Por: Desclasificación: SI NO El (día) de (mes) de (año), el titular de la (Unidad Administrativa que generó el documento) considera clasificar el presente expediente por contener información CONFIDENCIAL en su totalidad, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 18 fracción (No. de la fracción) de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 26 de su Reglamento. CLASIFICÓ: (Nombre y cargo del Titular de la Unidad Administrativa) Desclasificación: SI NO El (día) de (mes) de (año), el titular de la (Unidad Administrativa que generó el documento) considera clasificar el presente expediente por contener información CONFIDENCIAL en sus páginas (1, 3 al 40, 50, 62 y 81), con fundamento en lo dispuesto por el artículo 18 fracción (No. de la fracción) de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 26 de su Reglamento. CLASIFICÓ: (Nombre y cargo del Titular de la Unidad Administrativa) Desclasificación: SI NO Notas: - Etiquetas tamaño comercial de 10 cms x 5 cms. - El texto entre paréntesis deberá sustituirse por el que en cada caso corresponda. 20 de 27