Cuadro 1. Directrices, políticas y procedimientos que la respaldan. NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO

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1 DSFE-P-10 Elaborado por: Archivista Bach. Gladys Rodríguez López Fecha: Julio, INTRODUCCIÓN Ministerio Agricultura y Ganaría Dirección Revisado por: Jefe PCCI Lic. Adrian Gómez Díaz Fecha: Julio, Aprobado por: Directora SFE Ing. Magda González Arroyo Fecha: Los documentos archivo contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante para el funcionamiento cualquier organización, estos resultan esenciales para la toma cisiones y la rendición cuentas; por lo que la acuada gestión los documentos es fundamental para garantizar la transparencia administrativa, el recho acceso a la información y una pronta respuesta. 2. PROPÓSITO Normar la manera como se crean, utilizan y mantienen los documentos producto l accionar l acor con la legislación archivística vigente. 3. ALCANCE Aplica para todos los funcionarios l SFE, en cada una las actividas que llevan a cabo para cumplir con los objetivos establecidos en la Ley 7664 Protección Fitosanitaria y los reglamentos vinculantes con el quehacer la Institución. 4. MARCO LEGAL Y TÉCNICO Cuadro 1. Directrices, políticas y procedimientos que la respaldan. CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-11 Ley 7202 l Sistema Nacional Archivos 24 octubre GC-Ex-10 Ley 8292, Ley General Control Interno, l 31 julio 2002 GC-Ex-177 GC-Ex-44 PCCI-CI-MO-01 Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración los documentos producidos por medios automáticos, l 28 marzo l Norma N CO-DFOE, Normas control interno para el Sector Publico, l 26 enero Molo l Sistema Control Interno l SFE.

2 2 5 CÓDIGO DAF-SG-PO-05 DAF-SG-PO-17 DAF-SG-PO-26 DAF-SG-PO-27 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Conformación y foliación documentos Elaboración, revisión y aprobación tablas plazos conservación documentos y solicitus valoración parcial documentos. Consulta y préstamo los documentos l SFE Conservación documentos l SFE 5. DEFINICIONES 5.1. Gestión documentos: Conjunto actividas realizadas con el fin controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar modo acuado la información producida y recibida en el SFE. Se relaciona con la gestión la información, con las bases datos institucionales y las más aplicaciones informáticas porque se constituyen en importantes fuentes la información registrada. 6. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO La Dirección l en cumplimiento la legislación archivística vigente y procurando la mejora continua la calidad los servicios y la sostenibilidad institucional; fine la política para la gestión documentos en la institución: a) Un documento l SFE es la información creada, recibida y mantenida como evincia e información l cumplimiento la Ley 7664 Protección Fitosanitaria y los reglamentos vinculantes con el quehacer la Institución, que scriben operaciones, instrucciones, cisiones, normas y procedimientos institucionales referidos a una terminada función, proceso o actividad, en soporte papel y electrónico. b) Los responsables los procesos estratégicos, claves y apoyo, junto con el personal a cargo, ben documentar el cumplimiento los objetivos, funciones y obligaciones la Ley 7664 Protección Fitosanitaria y sus reglamentos, la manda servicios l sector productivo y los compromisos que el país ha firmado a nivel internacional. c) Los funcionarios ben crear y mantener documentos auténticos, íntegros y confiables, que cumplan con la necesidad legal, contable, operativa, administrativa e histórica institucional; utilizando las plantillas establecidas, con el nombre l

3 3 5 Departamento o Unidad acuerdo al creto estructura organizativa y los logos oficiales vigentes, conformando expedientes correctamente y llevando controles entrada y salida documentos, entrega y recibido documentos, control consecutivo y listas remisión documentos al pósito l Archivo Central. d) Los funcionarios ben organizar la información producida y recibida por la institución acuerdo al plan clasificación documentos establecido, facilitarla y custodiarla acuerdo a la clasificación la información: pública, restringida, confincial. e) Los funcionarios que reciben y producen documentos electrónicos ben realizar respaldados y copias seguridad mediante el uso los recursos que proporciona la Unidad TI. f) Los documentos l SFE ben encontrarse archivados en lugares seguros, siendo obligación los funcionarios establecer áreas archivo y facilitar el acceso para que se realice el aseo periódico, acuerdo al procedimiento establecido. g) Los funcionarios que por la naturaleza sus funciones tenga acceso a información confincial y restringida, ben guardar confincialidad por la información que conozca, aún finalizada su relación con la oficina o la Institución. h) Todos los documentos ben ser eliminados manera dirigida, sistematizada y controlada acuerdo a los plazos conservación vigentes, según el procedimiento establecido. i) Todo incumplimiento a ésta Política es regulada bajo las disposiciones l Reglamento Autónomo Servicio l MAG y la legislación archivística vigente, aplicable según sea el caso. 7. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS Definición competencias y responsabilidas todos los funcionarios l SFE implicados en la gestión documentos: 7.1 Dirección Vigilar el cumplimiento ésta política. Fomentar la coherencia entre la gestión documentos y los sistemas gestión existentes en el SFE (gestión la calidad, control interno, gestión ambiental, entre otros). Apoyar la toma cisiones basada en la evincia. Apoyar la aplicación recursos en el presupuesto l SFE para atenr las necesidas institucionales en materia gestión los documentos, para disponer un archivo institucional, conformidad con lo señalado en el ornamiento jurídico y técnico vigente.

4 Archivista Establecer los procedimientos institucionales gestión documentos acuerdo a normas internacionales, buenas prácticas y legislación nacional sobre gestión documental, para brindar servicios calidad en el suministro eficaz y eficiente la información en las áreas competencia institucional. Divulgar e implementar esta política a todos los niveles l SFE. Coordinar con Administradores e Informáticos, en el diseño y sarrollo aplicaciones informáticas que respondan a necesidas reales información. 7.3 Informáticos Garantizar que los sistemas información y procesamientos que sirven soporte a las actividas l SFE, permitan la creación, uso y seguridad los documentos. Normalizar programas y sistemas informáticos en el proceso gestión documental, que garanticen la compatibilidad la información entre diferentes sistemas información y comunicación. Garantizar la actualización permanente los equipos y programas informáticos, acuerdo con el avance la tecnología, gestionando la adquisición nuevos equipos almacenamiento información y migrar los documentos electrónicos a nuevos soportes, antes que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo pérdida información. Estar capacitados para efectuar la migración los documentos producidos en el entorno electrónico a nuevos soportes, cuando su acceso se vea comprometido por la obsolescencia los soportes en que se encuentren. Garantizar el buen funcionamiento los equipos con los que se gestionan los documentos electrónicos, asegurando que tengan un mantenimiento acuado. 7.4 Jefes Departamentos y Jefes Unidas Crear y mantener documentos como parte integral su trabajo, acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos, como registro las acciones y cisiones que han tomado durante el ejercicio sus responsabilidas. Facilitar los recursos necesarios para la gestión documentos. Actuar enlace entre el Archivista l SFE y los funcionarios a su cargo. 7.5 Funcionarios en general

5 5 5 Documentar correctamente las actividas l SFE en las que toman parte, creando y conservando documentos acuerdo con las políticas y procedimientos previamente establecidos. 7.6 Auditoría Interna Realizar estudios auditoría e informar a la Dirección posibles errores o incumplimientos la política gestión documentos en los procesos estratégicos, sustantivos y apoyo las áreas competencia l SFE, brindando recomendaciones para su corrección o mejora. 8. REVISIÓN DE LA POLÍTICA Esta política será revisada cada dos años o cuando los cambios en el ornamiento jurídico y técnico así lo exijan; situación que be propiciar mantener su pertinencia y suficiencia. 9. RESPONSABLES DE LA REVISIÓN La Dirección l SFE en conjunto con el Encargado l Archivo serán los responsables mantener actualizada esta política. 10. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento los cambios se be consultar el formulario PCCI-GC-F-01 Formulario Aprobación y Control Cambios en el Documento esta política, la cual se encuentra en custodia l Gestor la Calidad.

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