Manual Operativo SICEWeb

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1 Manual Operativo SICEWeb Gestión de Expediente Digital Expediente Único de Clientes y Otros 1

2 Índice Contenido Expediente Único de Clientes y Otros... 1 Índice... 2 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (MGD)... 3 COMPONENTES... 3 POLÍTICAS Y METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Modelos digitalización... 3 La Metodología de Digitalización de documentos define:... 3 CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO... 4 Definir políticas de conservación a largo plazo... 4 Mecanismos de conservación a largo plazo... 4 ARCHIVO DIGITAL... 4 INFRAESTRUCTURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. CARACTERÍSTICAS... 4 INICIO DE SESION A SICEWeb... 5 Descripción del ambiente de Consulta... 6 CAMPOS DE CONSULTA:... 6 ID Cliente Nº. Identificación Número de Referencia Tipo y Estructura del Expediente... 7 Desplegar la imagen del documento consultado

3 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (MGD) El MGD es un esquema teórico que facilita la comprensión y la homogénea implantación de la Gestión documental corporativa. Es una propuesta de sistematización de la Gestión documental corporativa de una entidad. Describe y concreta las funciones, procesos y roles en materia de Gestión Documental con el objetivo final de contribuir a la eficacia organizativa. El MGD contempla las técnicas y procedimientos de la Archivística, ya implantados, y está en línea con las estrategias de modernización y administración electrónica, contempla todo el ciclo de vida de los documentos, desde que se crean e ingresan hasta que se conservan de manera definitiva o se eliminan. COMPONENTES Marco normativo Organismos responsables Requisitos documentales Funciones de gestión documental Modelo de datos Ciclo de vida de los documentos Definición de Infraestructura Propuestas de actuación POLÍTICAS Y METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Guía de uso del Archivo Digital Normativas de integración con aplicaciones corporativas Metodología de digitalización de documentos Formatos estandarizados de documentos electrónicos Políticas y mecanismos de conservación de documentos electrónicos a largo plazo. Estudios de integración con otros sistemas Modelos digitalización Centralizado Distribuido Mixto Procesos Batch Online La Metodología de Digitalización de documentos define: Conceptos básicos sobre digitalización de documentos Aproximación a la digitalización de documentos Fases del proceso de digitalización de documentos Recomendaciones técnicas generales Centro de Servicios Documentales Mapa de agentes implicados 3

4 CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO Cumplir los requisitos de conservación, garantizando Autenticidad de los documentos electrónicos Integridad de los documentos electrónicos Valor probatorio de los documentos electrónicos (Autenticidad + Integridad) Disponibilidad de los documentos electrónicos (Accesibilidad + Legibilidad) Confidencialidad de los documentos electrónicos Definir políticas de conservación a largo plazo La conservación es un proceso dinámico Utilizar la firma electrónica reconocida para garantizar la autenticidad y integridad de los documentos electrónicos Mecanismos de conservación a largo plazo Copia electrónica a un formato de conservación a largo plazo Resellado periódico de firmas de copias en formato de conservación a largo plazo ARCHIVO DIGITAL El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante unos servicios web. El Archivo Digital da soporte al Expediente Electrónico El Archivo digital dará servicio a todos los Sistemas de información de la Entidad que requieran funcionalidades de gestión documental, tanto si estos sistemas derivan de la tramitación como de otros procesos de gestión que no estén originados en un procedimiento administrativo. INFRAESTRUCTURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. CARACTERÍSTICAS Repositorio Común de documentos electrónicos Framework de Servicios Documentales (almacenamiento, búsquedas, trasformación de formato, ) Custodia y conservación de Documentos Control de Acceso a Documentos. Gestión de Registro de Accesos Independencia de la Plataforma. Posibilidad Almacenamiento de documentos encriptados Requisitos de Seguridad. Autenticidad, Integridad, Disponibilidad, Para el Archivo Digital un documento es la suma de metadatos y contenido Un documento puede tener n contenidos en diferentes formatos. La información del documento es la misma pero en diferentes formatos El Archivo Digital no firma documentos, permite almacenar la firma asociada a un contenido del documento. El Archivo Digital ofrece capacidad de versionado de documentos, sobre documentos registrados, firmados, archivados. 4

5 INICIO DE SESION A SICEWeb SICEWeb, es un módulo del sistema producto SICE (Sistema Integrado de Compensación Electrónica Bancaria), éste modulo ha sido diseñado para realizar consultas de datos e imágenes en un ambiente WEB, de documentos que han sido capturados por el módulo de SICECaptureScan El acceso se realiza mediante el browser del explorador de internet, ó mediante un acceso directo desde el icono de SICEWeb desde el escritorio de su terminal. Para ingresar a la pantalla de consulta. La pantalla que se muestra a continuación es la característica del sistema producto SICEWeb, el usuario debe identificarse con el nombre y clave. En la página siguiente se muestra la pantalla principal de consulta, donde el usuario puede realizar la consulta por diferentes parámetros, por ejemplo: número de identificación, código de cliente, número de expediente, además se puede usar más de un campo a la vez; es muy sencillo realizar una consulta si no tiene a mano información específica de cómo hacer la búsqueda. Un valor agregado del servicio que brinda esta pantalla es poder desplegar la imagen del documento consultado, esto permite que el usuario tenga información veraz y confiable en el momento que lo necesita. 5

6 Descripción del ambiente de Consulta Usuario. Cerrar sesión. ID. Cliente. Nº. Identificación. Número Referencia. Tipo de expediente Como su nombre lo indica esta pantalla es únicamente de consulta y los parámetros a usar, como se muestra en la imagen son: CAMPOS DE CONSULTA: ID Cliente. Puede ser el código del cliente, número de identificación, ó el número de expediente. Nº. Identificación. Únicamente la cédula y puedes usar un campo a la vez para hacer la consulta más rápida. Número de Referencia. Únicamente el número de operación y de igual forma se puede usar un campo a la vez o usar los campos definidos para filtrar más la información requerida. El ambiente de consulta es muy sencillo, con los tres campos descritos anteriormente, usted puede realizar todas las consultas 6

7 Tipo y Estructura del Expediente Tipo de expediente Concepto: Un Meta Expediente está compuesto de expedientes diferentes de acuerdo al área, departamento, actividad, o tipo de información que se requiere contener, pueden ser como este caso orientado a la información de clientes, puede ser el expediente de Recursos Humanos o el de Exportación, sea cual sea el área o actividad estos expedientes deben tener una estructura basada en los tipos de documentos que manejan estas áreas, departamentos o actividad. La información que buscamos está contenida en esta estructura, al abrir los diferentes contenedores del expediente veremos los nombres de los documentos, y en estos contenidos las imágenes que necesitamos ver mediante esta herramienta. Para obtener detalle de la consulta, debe llenar el o los campo según sea requerida la búsqueda, con el número de cédula, número de expediente, referencia ó número de cliente o código y da un clic en el botón IR, el detalle de la información requerida se presenta en la parte inferior de las casillas o los campos de consulta, las líneas pueden ser activadas con el puntero para obtener la imagen del documento en particular. 7

8 Desplegar la imagen del documento consultado Poder ver la imagen del documento consultado solamente debe hacer un clic en el nodo del árbol, donde se encuentra el documento. Como se muestra en la estructura de la imagen inferior, para abril esta estructura se hace clic con el ratón en cada uno de las carpetas amarillas y se verán todos los documentos contenidos en estas carpetas, cada una tiene un nombre representativo al tipo de documento que guarda. De esta forma fácil y sencilla usted podrá ver y consultar todos los documentos en forma inmediata, actualizada y segura en cualquier momento. En la consulta Web el sistema mostrará los datos y las imágenes pero no podrá realizar impresiones o copias de los registros o imágenes, esto por razones de seguridad así mismo tiene la opción de definir marcas de agua para las impresiones y exportaciones de la consulta PDF. 8

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