HEIDI MARIETTE PINZON OSPINA

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1 INFORMACION GENERAL (LEGAL, CONTABLE Y TRIBUTARIA) / MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA FUNDACION COLOMBIANA DE NUCLEOS PRODUCTIVOS DE ACCION SOCIAL COLNUPAS Presentado Por HEIDI MARIETTE PINZON OSPINA Pasante Presentado a FLAVIANO VALENCIA Tutor UNIVESIDAD MILITAR NUEVA GRANADA Facultad De Ciencias Económicas Contaduría Pública Bogotá, 20 de Mayo de 2010

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXO BIBLIOGRAFIA Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 2

3 INTRODUCCION La pasantía social es una opción de grado establecida en el Manual de Opción de grado por la Universidad Militar Nueva Granada, que consiste en la ubicación de estudiantes en instituciones públicas y privadas de carácter social (entidades sin ánimo de lucro - Fundaciones, ONG s o entidades Adscritas al Ministerio de Defensa) para desempeñar funciones afines con nuestra disciplina profesional y brindar apoyo a las entidades beneficiadas en áreas especificas. En este caso, la pasantía consistió en el asesoramiento contable y tributario a la Fundación Colombiana de Núcleos Productivos de Acción Social Colnupas; para el mejoramiento de los procesos y establecimiento de procedimientos que ayudaron a mejorar el funcionamiento del área contable de la Fundación. Este informe contiene las conclusiones, recomendaciones y análisis sobre el plan de trabajo desarrollado en la pasantía, además de los anexos finales; como resultado de participar en la solución de problemas reales en la Fundación Colnupas durante las 180 horas de práctica. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 3

4 1. CONCLUSIONES Se cumplió con los objetivos generales y específicos establecidos en el informe inicial de la Pasantía Social en la Fundación Colnupas: 1. Se organizo y actualizo la información contable y tributaria a la fecha. 2. Se establecieron los procedimientos y requisitos mínimos para la documentación contable. (Ver anexo 1). El resultado de la investigación sobre los requerimientos Legales, Contables y tributarios de las Entidades Sin Ánimo de Lucro, ayudo a complementar el anexo 1 que contiene la información más relevante de estos tres aspectos En el diagnostico inicial realizado a la Fundación Colnupas sobre el cumplimiento de sus obligaciones Legales y Tributarias, se pudo determinar que el desconocimiento de las normas que rigen a las ESAL es la principal causa de la omisión en presentación de informes y declaraciones a las que está obligada la entidad, esto genero un alto costo y un retraso en los procesos. Para evitar volver a presentar esta situación, el director de la fundación sugirió realizar un manual de procedimientos, que se puede ver en el anexo 1. El apoyo brindado en el área contable, permitió a la Fundación Colnupas una mejor organización y recopilación de la información contable. Por los resultados obtenidos la Dirección de Colnupas decidió requerir a la UMNG la permanencia de pasantes de Contaduría Publica, que mantengan los procesos del área y aporten al mejoramiento de la entidad. Para el desarrollo de la práctica, tuve en cuenta la aplicación de los conceptos y la teoría vista en las aulas, afianzamiento y enriquecimiento de los conocimientos adquiridos a través de investigación permanente y de esta manera apoyar a la organización en las necesidades que se han encontraron. La dirección de la Fundación está orientada al mejoramiento y organización de la misma; permitiendo hacer avances significativos en los procedimientos del área contable y administrativa. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 4

5 2. RECOMENDACIONES Teniendo en cuenta las falencias encontradas en el área contable de la Fundación Colnupas, a continuación me permito realizar las siguientes recomendaciones para el mejoramiento de los procesos contables: Determinar los profesionales que se desempeñaran como Contador y Revisor Fiscal de la Fundación. Recopilar oportunamente los soportes Contables y entregarlos a la persona o departamento encargado. Organizar la información contable según los procedimientos establecidos en el anexo 1 de este informe. Digitar información contable en el programa que establezca la Fundación, siguiendo con las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia y demás normas que apliquen para la entidad. Presentar informes contables mensuales a las directivas de la Entidad. Presentar de manera oportuna las declaraciones de impuestos a que se encuentra obligada la Fundación: Retención en la Fuente, IVA, Renta. Expedir los certificados de donaciones, según lo establece la ley. Elaborar y presentar oportunamente el informe anual exigido por la Alcaldía Distrital de Bogota (ente control de las ESAL). Preparar la información a tiempo, para la presentación de las declaraciones tributarias de Retención en la Fuente, IVA y la Declaración anual de Ingresos y Egresos con sus respectivos anexos e información exógena (si lo requiere). Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen (Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales, Alcaldía Mayor de Bogota, etc.). Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 5

6 3. ANEXO 1 INFORMACION GENERAL (LEGAL, CONTABLE Y TRIBUTARIA) / MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA FUNDACION COLOMBIANA DE NUCLEOS PRODUCTIVOS DE ACCION SOCIAL - COLNUPAS A. INFORMACION GENERAL DATOS GENERALES La fundamentación legal que permite la libre asociación de los ciudadanos en Colombia está determinada en la Constitución Política de nuestro país en el artículo primero que establece el Estado Social de Derecho y el artículo 38 que trata sobre la Libre Asociación. Por lo anterior, Las Entidades sin Ánimo de Lucro nacen de la voluntad de un grupo de personas naturales o jurídicas; creando una persona jurídica totalmente independiente de sus fundadores, que desean trabajar por un fin común. Persigue la generación de recursos y beneficios para invertirlos en la comunidad, sus asociados o grupos sociales determinados; su principal característica es que no se reparten las utilidades entre sus miembros. Su objeto social está orientado a desarrollar actividades en ámbitos: Culturales, ambientales, gremiales, sociales, investigativas, democráticas, Científicas, tecnológicas, entre otras. El grupo de las Entidades sin Ánimo de lucro está conformado por: Corporaciones o Asociaciones: Nace de la voluntad de mínimo dos (2) personas naturales o Jurídicas, busca el bienestar físico, intelectual y moral de sus asociados, de sus familias, de una agremiación o de la comunidad en general; su duración debe estar determinada en los estatutos; se disuelve o liquida por voluntad de sus asociados. Fundaciones: Se constituye de la voluntad de una o varias personas naturales o jurídicas; su propósito es el bienestar común de un sector en particular o de la comunidad en general. Sus principales características son: patrimonio determinado desde su creación, su vigencia es de carácter indefinido; no se puede disolver o liquidar por voluntad de los fundadores. Entidades del sector solidario (Cooperativas, Fondo de empleados, Cajas de Compensación, instituciones auxiliares del cooperativismo, precooperativas, asociaciones mutuales, organismos cooperativos de segundo y tercer grado): Se crean para desarrollar actividades Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 6

7 que se caracterizan por la cooperación o ayuda mutua, solidaridad, autogestión por sus asociados, o de la comunidad en general. Las Empresas de economía solidaria tienen su fundamentación normativa en la ley 454 de 1998, que permite la constitución de entes democráticos para el desarrollo de personas con limitaciones. ORGANOS QUE CONFORMAN LA ESAL ASAMBLEA Máximo órgano decisorio, esta constituido por todos y cada uno de los Asociados. Para la toma de decisiones se establecen reuniones de carácter ordinario, mínimo una vez al año y extraordinarias cada vez que se requiera. ORGANOS DE DIRECCION Son establecidos estatutariamente, su función principal es representar a todos los fundadores o asociados de la ESAL; se escogen según lo consignado en los estatutos de la entidad. Tienen como funciones principales la aprobación de reformas de estatutos, nombramientos en la administración, revisar y aprobar la situación financiera, instituir directrices, decretar la disolución y liquidación de la entidad, nombrar liquidador y aprobar la liquidación. Buscan el crecimiento y buen manejo administrativo del ente. Los órganos de dirección se clasifican en: Asamblea General de asociados Consejo de Fundadores ORGANOS DE ADMINISTRACION Estos órganos funcionan como intermediarios entre la Dirección y los Asociados, tienen responsabilidades en la gestión de manera compartida con el representante legal. Son nombrados por la Asamblea General para velar por el cumplimiento de las disposiciones de la asamblea general. Vigilan la función desempeñada por el representante legal y verifican que cumpla con sus funciones. Se pueden componer por: Junta Directiva Consejo Directivo Comité Ejecutivo REPRESENTANTE LEGAL Es designado por el órgano de dirección que establezcan los estatutos de la entidad; su principal función es velar por el cumplimiento del objeto social Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 7

8 principal de la Entidad. Sobre el recae toda la representación legal y extrajudicial. ORGANOS DE CONTROL Es la figura creada para que la entidad se autorregule, son escogidos por la asamblea general. REVISOR FISCAL Las entidades obligadas a tener revisor fiscal, deben nombrar y registrar el profesional designado para tal cargo. Este debe controlar que el patrimonio de la entidad sea invertido en el objeto para el cual está destinado. Su principal función es vigilar todos los actos y transacciones que se realicen. Todas sus funciones y atribuciones deben quedar establecidas en los estatutos de la entidad, acogiendo las establecidas en la Ley. Las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales según la legislación colombiana tienen la obligación de tener revisor fiscal. FISCAL Es una figura creada al libre albedrio de la asamblea para vigilar todas las actividades desarrolladas por la entidad. Es escogido por la asamblea general y debe ser establecido estatutariamente. B. CONSTITUCION DE UNA ENTIDAD SIN ANIMO LUCRO CONSTITUCION La creación de una persona Jurídica Sin Ánimo de Lucro, se puede realizar mediante acta de constitución, escritura Pública o documento privado; cualquiera de los anteriores debe contener mínimo la siguiente información: Nombre, identificación y domicilio de las personas que intervienen en la creación como otorgantes. Nombre del ente que se está creando objeto social (Verificar la Homonimia Nacional) Clase de la Persona Jurídica que se crea (Fundación, Asociación, u otra) Domicilio Principal y sucursales si existieren Nacionalidad Patrimonio inicial Forma como se realizan los aportes Derechos y obligaciones que contraen cada uno de los fundadores o asociados Conformación de la administración indicando atribuciones y facultades. Periodicidad de las reuniones ordinarias y casos en los que se convocarían reuniones extraordinarias Duración de la Entidad y causales de disolución Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 8

9 Procedimiento de liquidación de la entidad en caso de disolución del ente. Nombramiento, Facultades y obligaciones del Revisor Fiscal. Nombre e identificación de los administradores, representantes legales y revisor fiscal. Aceptación de los cargos de Administradores, Representantes Legales y Revisor Fiscal. Clausula compromisoria ACTA DE CONSTITUCIÓN Reunión donde se decide crear la ESAL, se procede a elaborar el documento preliminar con los puntos anteriormente descritos, debe ser firmada por las personas que actúan como Presidente y Secretario de la reunión; posteriormente debe ser reconocida por el notario, Juez o Secretario de la Cámara de Comercio. ESCRITURA PUBLICA Es necesario que todos los fundadores o asociados comparezcan ante la notaria en forma personal o mediante apoderado, para el reconocimiento. Esta modalidad es obligatoria para las ESAL que alguno(s) de los aportes al patrimonio inicial sea un bien inmueble. DOCUMENTO PRIVADO En esta modalidad el documento de constitución de la ESAL debe ser firmado por todos los asociados o fundadores, y deben comparecer ante Juez, Notario o el Secretario de la Cámara de Comercio. REQUERIMIENTOS LEGALES El siguiente pasó después de tener el documento de constitución o creación de la ESAL es realizar el registro ante la Cámara de Comercio de la ciudad de su domicilio principal y en las de las ciudades donde se vayan a establecer sucursales. El documento original se debe presentar junto a los siguientes anexos: Formulario Caratula Única empresarial debidamente diligenciado. Comunicación suscrita por el Representante Legal indicando: dirección, teléfono y fax de la Entidad; Nombre de la Autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia de la entidad que se constituye. Para las entidades del sector solidario tales como cooperativas, fondos de empelados, asociaciones mutuales, federaciones y las Instituciones auxiliares del cooperativismo deben presentar constancia firmada por el representante Legal donde manifieste Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 9

10 haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida. Formularios entregados en la Cámara de Comercio que contiene información para otras entidades tales como la Secretaria de Hacienda Distrital, Secretaria Distrital de Planeación, y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El RUT (Registro Único Tributario) es diligenciado previamente en la Cámara de Comercio o vía Internet con la información general de la constitución de la entidad, posteriormente realizan un procedimiento interno entre la DIAN y la Cámara de Comercio para la asignación del Número de Identificación Tributaria - NIT. Se debe cancelar el valor de los derechos de inscripción por el acta de constitución. Teniendo en cuenta que ya se realizo una preinscripción del RUT, posteriormente el representante Legal o apoderado debe presentarse en las instalaciones de la DIAN para formalizar el documento, estableciendo las responsabilidades que adquiere el ente ante la Administración de Impuestos y las actividades económicas principales para el desarrollo de su objeto social. La tabla que se presenta a continuación es la establecida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales con las diferentes responsabilidades que pueden contraer las personas naturales y jurídicas contribuyentes y no contribuyentes; obligados a inscribirse en el RUT: TIPOS DE RESPONSABILIDAD NOTAS: ESTE CUADRO FUE ACTUALIZADO CON LOS DATOS CORRESPONDIENTE PARA EL UVT 2009 $ UVT 2010 $ Aporte especial para la administración de justicia 02. Gravamen a los movimientos financieros 03. Impuesto al patrimonio 04. Impuesto sobre la renta y complementarios Corresponde a una obligación exclusiva de los notarios, generada por la contribución especial para la administración de justicia, equivalente al 10% de los ingresos (brutos) obtenidos por las notarías, por concepto de todos los ingresos notariales. Impuesto a cargo de los usuarios del sistema financiero y de las entidades que lo conforman; debe ser diligenciado exclusivamente por los agentes retenedores que son responsables del mismo ante el estado, ellos son: Banco de la República, entidades vigiladas por: la Superintendencia Bancaria, Superintendencia de Valores o Superintendencia de Economía Solidaria. Impuesto a cargo de las personas jurídicas y naturales, contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta por los años gravables 2004, 2005 y 2006, equivalente al 0.3 % del patrimonio líquido del obligado a primero de enero de cada año gravable, siempre que dicho patrimonio sea superior a tres mil millones de pesos ($ ), descontando el valor patrimonial neto de acciones o aportes poseídos en sociedades nacionales y los primeros doscientos millones de pesos ($ ) del valor de la casa o apartamento de habitación. Se aplica a contribuyentes del impuesto sobre la renta que reciben un tratamiento especial en consideración a su naturaleza y al desarrollo de actividades que el Gobierno determina como de interés para la comunidad. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 10

11 régimen tributario especial 05. Impuesto sobre la renta y complementarios régimen ordinario El impuesto sobre la renta y complementarios es un solo tributo y comprende el impuesto de renta, ganancias ocasionales y remesas. Aplica a las personas jurídicas, naturales y las asimiladas a unas y otras. Grava todos los ingresos realizados en el año, que puedan producir un incremento (neto) en el patrimonio en el momento de su percepción y que no hayan sido expresamente exceptuados. El patrimonio es la suma de todos los bienes y derechos apreciables en dinero poseídos a 31 de diciembre del respectivo año y que tienen la posibilidad de producir una renta. Están obligados a presentar declaración de impuestos sobre la renta y complementarios todos los contribuyentes sometidos a dicho impuesto con excepción de aquellos que señala la ley en forma expresa. En el caso de las personas naturales y sucesiones ilíquidas no son declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, así como los contribuyentes de menores ingresos y los asalariados siempre y cuando cumplan los presupuestos que la ley y el reglamento señalan para tal efecto. Se identifican los casos que se presentan a continuación. Contribuyentes de menores ingresos no obligados a declarar Si cumplen la totalidad de los siguientes requisitos: Personas naturales o sucesiones ilíquidas - No sean responsables del IVA - En el año 2009 hayan obtenido ingresos brutos inferiores a mil cuatrocientos (1.400) UVT $ y - A diciembre 31/09 el patrimonio bruto no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT $ Asalariados no obligados a declarar Si cumplen la totalidad de los siguientes requisitos: Los ingresos brutos provengan por lo menos en un 80% de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria. - No sean responsables del IVA - Durante el año 2009 hayan obtenido ingresos inferiores a tres mil trescientas (3.300) UVT $ y - A diciembre 31/09 el patrimonio bruto no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT $ Trabajadores independientes no obligados a declarar Si cumplen la totalidad de los siguientes requisitos: Los ingresos brutos estén debidamente facturados y por lo menos en un 80% correspondan a honorarios, comisiones o servicios sobre los cuales se aplicó retención en la fuente. - No sean responsables del IVA - Durante el año 2009 hayan obtenido ingresos inferiores a tres mil trescientas (3.300) UVT $ y - A diciembre 31/09 el patrimonio bruto no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT $ Otros requisitos que deben cumplir los no obligados a declarar, Que el total de consumos con tarjeta de crédito durante el año gravable no sea superior a dos mil ochocientas (2.800) UVT $ Que el total de compras y consumos durante el año gravable no sea superior a dos mil ochocientas (2.800) UVT $ Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 11

12 - Que el valor total de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año gravable no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) $ Ingresos y patrimonio 07. Retención en la fuente a título de renta 08. Retención timbre nacional 09. Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas La obligación de presentar la declaración de ingresos y patrimonio, es exclusiva de las personas jurídicas no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, a excepción de aquellas que en forma expresa señala la ley. Esta responsabilidad es propia de: las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las uniones temporales, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención. Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior al gravable tuvieren un patrimonio o unos ingresos brutos superiores a treinta mil (30.000) UVT deberán efectuar retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta que efectúen por conceptos de honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos, rendimientos financieros y pagos susceptibles de constituir ingresos tributarios. Los agentes retenedores presentan la declaración respectiva solamente en los meses en que efectúen retención. Si durante un período no se practica retención en la fuente no hay obligación de declarar por ese mes. El impuesto de timbre grava los documentos, instrumentos públicos y documentos privados incluidos los títulos valores, que se otorguen o acepten en el país, o que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior a la cifra fijada anualmente (6.000 UVT) en los cuales intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor una entidad pública, una persona jurídica o asimilada, o una persona natural que tenga la calidad de comerciante, que en el año inmediatamente anterior tuviere unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a treinta mil (30.000)Unidades de Valor Tributario - UVT. Actúan como agentes de retención del impuesto de timbre y por tanto, son responsables por su recaudo, y en consecuencia deben declarar y pagar por cada mes el valor del impuesto causado durante el período: 1.- Los notarios por las escrituras públicas. 2.- Las entidades financieras. 3.- Las entidades de derecho público, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta. 4.- Las personas jurídicas, las sociedades de hecho y demás asimiladas. 5.- Las personas naturales o asimiladas que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a treinta mil (30.000) Unidades de Valor Tributario UVT. 6.- Los agentes diplomáticos del gobierno colombiano, por los documentos otorgados en el exterior. 7.- Los Bancos por el impuesto correspondiente a los cheques 8.- Los almacenes generales de depósito por los certificados y bonos de prenda. 9.- Las entidades de cualquier naturaleza, por la emisión de títulos nominativos o al portador. Tienen esta responsabilidad quienes adquieran bienes o servicios gravados y estén expresamente señalados como agentes de retención en ventas, a saber: - Las siguientes entidades estatales: La Nación, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 12

13 los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos. - Los grandes contribuyentes (aunque no sean responsables del impuesto). - Aquellos sujetos a quienes la DIAN catalogue como agentes retenedores en ventas. - Quienes contraten con personas o entidades sin domicilio o residencia en el país la prestación de servicios gravados en el territorio nacional, en relación con los mismos. (En este caso los responsables del régimen común y aun del régimen simplificado, deben efectuar la retención). - Los responsables del régimen común (personas naturales o jurídicas) cuando adquieran bienes o servicios gravados de personas que pertenezcan al régimen simplificado. - Las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. 10. Usuario aduanero Aquella persona natural o jurídica, que interviene directa o indirectamente en las operaciones de importación y/o exportación de bienes y/o servicios y/o de tránsito aduanero. 11. Ventas régimen común 12. Ventas régimen simplificado Son responsables del impuesto sobre las ventas quienes venden bienes gravados, prestan servicios gravados e importan bienes gravados, también son responsables los exportadores. Los responsables del impuesto sobre las ventas pueden pertenecer al régimen común o al régimen simplificado. El régimen ordinario del impuesto sobre las ventas es el común y en principio en él deben estar inscritos todos los responsables a excepción de quienes pertenezca al régimen simplificado. Están obligados a facturar o expedir documento equivalente con el lleno de los requisitos legales. Pertenecen a este régimen las personas naturales comerciantes y los artesanos que sean minoristas o detallistas, los agricultores o ganaderos que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan con la totalidad de las siguientes condiciones: 1. Que a 31 de diciembre del año 2009 hubieren poseído un patrimonio bruto inferior a cuatro mil quinientas (4.500)UVT $ y hayan obtenido durante el año gravable 2009 ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a cuatro mil (4.000) UVT $ Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad. 3. Que su establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se encuentre ubicado en un centro comercial o dentro de almacenes de cadena. Al efecto se entiende por centro comercial la construcción urbana que agrupe a más de veinte (20) locales, oficinas y/o sedes de negocio. 4. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles. 5. Que no sean usuarios aduaneros. 6. Que no hayan celebrado en el año 2009 contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a tres mil trescientas (3.300) UVT ($ ). 7. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere cuatro mil quinientas (4.500) UVT $ Gran contribuyente Persona o entidad, catalogada como tal por el Director de la DIAN mediante resolución. 14. Informante de Persona natural o jurídica obligada a atender los requerimientos de información exógena efectuados por la DIAN. 15. Autorretenedor Persona jurídica catalogada como tal por ley o por el Subdirector de Recaudación de la DIAN mediante resolución. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 13

14 16. Obligación de facturar por ingresos bienes y/o servicios excluidos 17. Profesionales de compra y venta de divisas 18. Precios de transferencia Personas jurídicas que únicamente venden bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o prestan servicios no gravados. Persona natural que únicamente vende bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presta servicios no gravados, con obligación de facturar, cuando sobrepase los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado, esto es, si a 31 de diciembre del año 2009 hubieren poseído un patrimonio bruto superior a cuatro mil quinientas (4.500) UVT y hayan obtenido durante el año gravable 2009 ingresos brutos totales provenientes de la actividad superiores a cuatro mil (4.000) UVT $ Persona natural o jurídica, diferente a casas de cambio, dedicada de manera profesional al ejercicio de la compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, responsables de inscribirse en el registro mercantil y ante la DIAN. Régimen especial al que se encuentran sometidos los contribuyentes del impuesto sobre la renta, que celebren operaciones con vinculados económicos o partes relacionadas del exterior, en virtud del cual están obligados a determinar para efectos de este impuesto, sus ingresos ordinarios y extraordinarios; sus costos y deducciones; activos y pasivos, considerando para esas operaciones los precios y márgenes de utilidad que se hubieran utilizado en operaciones comparables con o entre partes independientes. 19. Productor y/o Los bienes exentos son aquellos cuya venta o importación se encuentra gravada exportador de bienes a la tarifa cero (0). Los productores y exportadores de estos bienes son exentos (incluye responsables del impuesto sobre las ventas (régimen común), tienen derecho a exportador servicios descuento del IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios incorporados o exentos): vinculados directamente a los bienes exentos, que constituyan costo o gasto para producirlos o para exportarlos, además tienen derecho a la devolución del IVA. También son exentos del impuesto sobre las ventas los servicios que sean prestados en el país en desarrollo de un contrato escrito y se utilicen exclusivamente en el exterior, por empresas o personas sin negocios o actividades en Colombia, de acuerdo con los requisitos que señale el reglamento. Tomada de la Página de Internet De igual manera, se debe realizar las inscripciones y registros de la entidad ante la Oficina de Bomberos de la localidad donde se encuentre ubicada la sede de la ESAL, en Sayco y Acinpro y en Salud Publica. Según el ente que se esté realizando el trámite, se tendrá que anexar diferentes documentos allí establecidos. Cuando la entidad posee personal vinculado por nomina, la Ley exige la afiliación de la misma en los sistemas de seguridad social y parafiscal que son: Seleccionados por la Compañía - ARP (Aseguradora de Riesgos Profesionales) - Caja de compensación Familiar. Seleccionados por el Trabajador - EPS (Empresas Promotoras de Salud) - AFP (Aseguradora de Fondo de Pensiones) C. FUNCIONAMIENTO LIBROS DE CONTABILIDAD Uno de los requerimientos legales, es la inscripción ante la Cámara de Comercio de los Libros de contabilidad que establece la Ley desde el Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 14

15 mismo momento de iniciar las actividades y operaciones de la Entidad, para el caso de las ESAL son: Libro de Actas Asamblea de Asociados, Fundadores, Juntas directivas o Consejos de Administración. Libro Mayor y Balances Libro Diario Es opcional, no obligatorio inscribir libros auxiliares de contabilidad. Para realizar esta inscripción se debe presentar solicitud suscrita por el Representante Legal de la entidad, con los siguientes datos: Fecha de Solicitud del Registro de los Libros Nombre de la entidad a la que pertenecen los libros Nombre de los libros a inscribir Destinación de cada libro Los libros deben cumplir los siguientes requisitos para ser registrados: Todos los libros deben estar en Blanco Deben estar rotulados con el Nombre de la Entidad y su destinación. Los libros deben estar numerados consecutivamente Se debe establecer un código de máximo 5 caracteres conformado por letras o números, o números y letras, este código debe ir en cada hoja junto a la numeración. Se debe cancelar el costo del registro de los libros. En el caso que uno o más libros de contabilidad se terminen se puede hacer el registro de un nuevo libro siguiendo el mismo procedimiento descrito anteriormente, además de presentar el libro anterior y presentar certificación del Revisor Fiscal o del Contador Público que certifique la terminación de dicho libro. Dado el caso de la pérdida de un libro o libros, se debe anexar copia autenticada de la denuncia por perdida. Se deberá mantener al día los libros de contabilidad. (La Ley permite un atraso no superior a un (1) mes comercialmente y no superior a cuatro (4) meses fiscalmente.) REFORMAS ESTATUTARIAS Las Entidades Sin Ánimo de Lucro, no necesitan hacer renovación en la cámara de Comercio cada año, como lo hacen las demás personas jurídicas y naturales inscritas; pero se debe registrar los nombramientos, reformas estatutarias que realicen la asamblea y cambios de dirección. Los nombramientos que se inscriben son: Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 15

16 Órganos de representación Legal y Administrativos, tales como: Gerente, Consejo Directivo, Junta Directiva. Órganos de Vigilancia y Control, tales como: Revisor Fiscal, Junta de Vigilancia o comité de control Las reformas estatutarias que se inscriben son: Modificaciones de artículos del estatuto de la entidad Cambio del nombre de la Entidad Prorroga del término de duración de la ESAL (Solo las Fundaciones, Cooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales pueden tener una duración indefinida). Aumento del Patrimonio (Certificación del Revisor Fiscal o del Representante Legal) D. PROCESOS CONTABLES OBLIGACIONES Las Entidades sin Ánimo de Lucro son personas Jurídicas obligadas a llevar contabilidad, según lo establece el decreto 2649 de 1993; cumpliendo con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia. Deben presentar Estados Financieros Certificados ante la Asamblea General a corte 31 de Diciembre del año anterior, dentro de los primeros cuatro (4) meses del año; para su aprobación (Ley 222 de 1995). De igual manera cada vez que lo solicite le sea solicitado por la Asamblea u otro órgano de Administración que tenga la función de Vigilancia y Control. Los Informes Financieros a presentar según lo establece el Artículo 22 del decreto 2649 de 1993 son los cinco (5) Estados Financieros Básicos que son: Balance General Es un informe financiero que refleja la situación patrimonial de un ente en un momento determinado del tiempo. Esta divido en dos partes o grandes grupos que son: Los Activos que representan bienes y derechos que posee la entidad; y los Pasivos son las obligaciones que se tienen con los socios y terceros. Según su finalidad el Balance General se puede presentar: - Balance General Inicial - Balance General Comparativo - Balance General Consolidado Estado de Resultados Estado Financiero que muestra el resultado de las operaciones de la entidad. Se puede determinar las utilidades o pérdidas obtenidas Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 16

17 durante un periodo determinado. Está conformado por los ingresos y gastos realizados durante dicho periodo. Estado de Cambios en la Situación Financiera Su principal objetivo es proporcionar información relevante de la situación financiera actual de la entidad. Para la elaboración de este informe se requiere del Balance General y del Estado de Resultados a 2 cortes diferentes, preferiblemente consecutivo. Estado de Cambios en el Patrimonio Su principal finalidad es mostrar las variaciones que sufren los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo de tiempo determinado; aportando para la toma de decisiones correctivas o preventivas para la entidad. Se elabora teniendo en cuenta todas las cuentas del patrimonio. Estado de Flujo de Efectivo Muestra de manera anticipada el movimiento o circulación del efectivo der ente económico; en otras palabras, muestra las entradas y salidas de efectivo en un lapso de tiempo determinado. Normalmente el periodo se divide en trimestres, meses o semanas, según el requerimiento, Esto permite detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo que se pueden presentar; para tomar decisiones y de esta manera buscar las mejores alternativas. La elaboración, preparación y presentación de los estados financieros son responsabilidad de los administradores de la entidad; permitiendo cumplir con su principal función: revelar información contable para los asociados, entidades que ejercen control y vigilancia, y terceros interesados en conocer más sobre la entidad. Las notas a los estados financieros hacen parte integral de los mismos y permiten hacer una lectura más detallada de los rubros más importantes y representativos. Según la entidad, tienen la obligación de presentar los Estados Financieros suscritos por el Representante Legal, Certificados por el Contador Público y/o dictaminados por el Revisor Fiscal. Además de la información financiera; la administración de las ESAL está obligada a presentar el Informe de Gestión hace mención de las actividades ejecutadas durante el año, este documento debe ser de máximo cinco (5) hojas según lo establece el Art. 47 Ley 222/95 y la Ley 603/00. Además debe contener: Evolución de los negocios Situación Jurídica, económica y administrativa Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 17

18 Acontecimiento importantes posteriores del ejercicio Operaciones celebradas con los asociados y administradores Estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad. El proyecto de presupuesto para el siguiente año, es otro de los documentos que debe entregar la Administración del ente a la Asamblea para su revisión y aprobación. REQUISITOS MINIMOS DE DOCUMENTOS CONTABLES INGRESOS Las Donaciones que recibe la ESAL no se deben facturar pero esto no quiere decir que no se tenga la obligación de registrarla contablemente; para este caso, se elabora un Comprobante de Ingreso o Recibo de caja y posteriormente se entrega un certificado de la donación a la persona natural o jurídica quien hizo el donativo. Todos los ingresos diferentes a donaciones obtenidos por la ESAL deberán ser facturados. El formato de la factura lo establece cada ente económico, cumpliendo todos los requisitos exigidos por la ley. El proceso para la facturación y recaudo de los ingresos lo determina cada entidad, para este caso se sugiere seguir el siguiente: SOLICITUD DE COTIZACION (Cliente) ENTREGA DE COTIZACION PRESENTACION DE LA ENTIDAD BROCHURE PROCESO DE FACTURACION ORDEN DE COMPRA DEL BIEN O SERVICIO RECAUDO DE FACTURACION ENTREGA DEL BIEN O PRESTACION DEL SERVICIO FACTURACION Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 18

19 EGRESOS Se debe elaborar un comprobante de egreso, por cada pago o erogación realizada por la ESAL, sin importar si es en efectivo o en cheque; este documento debe proporcionar toda la información suficiente para identificar el beneficiario, concepto de la erogación y forma de pago, debe estar firmado por el beneficiario del pago; y contener la contabilización de esta transacción. Todo pago de bienes y servicios adquiridos que se realice sin importar el lugar donde se haga, debe estar soportada con una factura o documento equivalente a la factura que cumpla con los requisitos exigidos por la ley. En el caso de pagos a personas naturales del régimen simplificado se debe solicitar los siguientes documentos para el desembolso: Cuenta de cobro Copia del RUT Copia del pago de los Aportes a Salud correspondiente al mes en que se realizo el trabajo. Posteriormente se debe diligenciar el formato de documento equivalente determinado por la entidad, según lo establece el Art. 3 del Decreto 522 de 2003; este documento es interno. Si no se cumple con estos requisitos; los costos y gastos harán parte de la información contable de la entidad, pero no serán deducibles del impuesto de renta. La retención en la fuente debe ser aplicada a todos los bienes y servicios adquiridos cuando cumplan con las bases de retención, según la tabla anual publicada por la DIAN. Cuando se realicen desembolso a proveedores, contratistas y demás por concepto de anticipos, el pago debe esta soportado con una cuenta de cobro que especifique que el concepto; no se debe efectuar retención en la fuente; ya que esta se realizara en el momento del pago final o parcial. Se recomienda otorgar la función a una persona de confianza para el manejo del Fondo de Caja Menor y establecer procedimientos para los pagos. Los reembolsos de caja menor, deben ser realizados de manera consecutiva y ordenada. CAUSACION Según la normatividad colombiana la Contabilidad es de causación y no de caja, motivo por el cual se requiere entregar al departamento contable todas Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 19

20 las facturas durante el mes correspondiente, esto, independientemente si se pagara en este mes o no. Las nomina del personal se debe realizar de manera oportuna, permitiendo liquidar los aportes sociales y parafiscales oportunamente en la planilla unificada según lo especifica la Ley. (Salud, Pensión, ARP y Caja de compensación). No se recomienda fotocopias de facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes a la factura como soportes de los pagos, siempre debe estar el documento original. Cuando se realice un Contrato de prestación de servicios u otro tipo de contrato, se debe guardar una copia del documento en la Contabilidad, pues este también será soporte de los pagos que se realicen a terceros. E. DONACIONES - CERTIFICACIONES DE LAS DONACIONES Las Entidades Sin Ánimo de Lucro, Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones se encuentran autorizadas legalmente para recibir donaciones y esta se convierte en su principal fuente de ingresos. Las donaciones las pueden realizar personas Naturales o Jurídicas, incluidas el Estado. Para que la donación sea aceptada como deducción desde el punto de vista tributario para el donante, es necesario cumplir con unos parámetros establecidos en el Estatuto Tributario. Para realizar una donación se debe tener en cuenta que el contribuyente donante solo puede deducir hasta el 30% del valor de la renta liquida del periodo gravable, antes de restar el valor de la donación. Esta limitación no existe cuando la destinación de la misma es para investigación, siempre y cuando la ESAL esté aprobada como centro de investigación. El objeto social de la ESAL que recibe la donación debe estar incluida dentro de: salud, cultura, educación, deporte, religión, ecología, investigación científica y tecnológica, defensa, protección y promoción de los derechos humanos, programas de desarrollo social y el acceso a la justicia; que sean de interés general. La ESAL debe cumplir con las siguientes condiciones para que el donante tenga derecho a la deducción: Tener personería jurídica como Entidad sin Ánimo de Lucro Ser vigilada por el Estado, en este caso por la Alcaldía Mayor de Bogotá. Haber cumplido el año anterior a la donación con la obligación de presentar declaración anual de ingresos y patrimonio o de renta. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 20

21 Los ingresos por donaciones deben ser manejados en depósitos o en establecimientos financieros autorizados. Según la modalidad o tipo de donación se deben cumplir unos requisitos: Dinero. El pago debe hacerse por medio de cheque, tarjeta de crédito o a través de un intermediario financiero. Otros Activos: El valor de la donación se estimara por el costo de adquisición mas los ajustes por inflación efectuados, menos las depreciaciones acumuladas hasta la fecha de la donación. Para el caso de inventarios, el valor por el cual se reconozca la donación será por el que se liquide el impuesto a las ventas IVA. No son deducible las donaciones cuando se donen acciones, cuotas partes de interés social o participaciones, títulos valores, derechos o acreencias, poseídos en entidades o sociedades. CERTIFICADO DE LAS DONACIONES Para que la donación sea reconocida como deducción, la entidad que recibe la donación debe expedir certificación firmada por el Revisor Fiscal o contador público según las obligaciones de la entidad; y debe contener como mínimo: Forma en que se realiza la donación: Dinero o especie Monto de la donación Destinación de la donación F. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS NACIONALES En este punto se explicara cuales son las declaraciones tributarias a las que está obligada la ESAL según las responsabilidades inscritas en el RUT. Expedición de Facturas o Documento Equivalente a la Factura La entidad debe solicitar ante la DIAN la resolución de autorización para la expedición de facturas o documentos equivalentes a la factura, donde estipule la forma de presentación y la numeración autorizada. Esta resolución tiene vigencia por 2 años, tiempo en el cual deberá ser renovada. Cuando se solicita la resolución para expedir factura en Papel Preimpreso, este documento debe cumplir con los requisitos establecidos por el artículo 617 de Estatuto Tributario; en el caso de ser por computador, de debe poseer el software licenciado para poder expedir las facturas. En el caso que la entidad desarrolle actividades económicas para su autosostenimiento, generando ingresos diferentes de donaciones; se clasificara como Régimen Común; ya que deberá elaborar facturas para el cobro de dichas actividades. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 21

22 Declarantes del Impuesto de Renta y Complementarios (Régimen Especial) Responsabilidad No 04 Esta declaración debe ser presentada una vez por año o fracción de año (En el caso de crear la ESAL en una fecha diferente al 01 de enero y cuando se liquide), en las fechas establecidas por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el formulario que esta indique. Las ESAL están reconocidas con Contribuyentes del régimen especial, dando un tratamiento diferente al de las compañías comerciales. En el artículo 19 del Estatuto tributario se enumeran las entidades que pertenecen a este grupo. Este impuesto grava los beneficios netos o excedentes netos que obtiene la entidad por el periodo gravable, la tarifa para las ESAL del régimen tributario especial es del 20% sobre los excedentes (utilidad) netos del año. Esta declaración solo lleva firma de Contador Público o Revisor Fiscal según el caso, en las siguientes situaciones: 1).Si la declaración del impuesto de Renta arroja un saldo a favor debe ir firmada por un Contador Publico que certifique el resultado. 2). Cuando la sociedad este obligado a tener revisor fiscal. La entidad puede ser exenta del impuesto de renta si cumple con la condición de invertir los beneficios netos o excedentes del año, para el desarrollo de la entidad y el beneficio de la comunidad. Por ser del régimen especial, la depuración del impuesto tiene las siguientes especificaciones: No se determina la renta por comparación patrimonial No se calcula renta presuntiva No calculan ni pagan el anticipo de impuesto No liquidan impuesto al patrimonio No liquidan sobretasa (Si son exentos) El impuesto se liquida según los ingresos y egresos con relación de causalidad, que sean reales y proporcionados. No tienen derecho al beneficio de auditoría. Si tienen perdidas fiscales, pueden ser compensadas. Puede hacer donaciones a otras ESAL El valor de ejecución de beneficios netos o excedentes de años anteriores, no constituirán gasto o inversión del ejercicio. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 22

23 Agentes de Retención en la fuente a titulo de Renta Responsabilidad No 07 Como mecanismo de pago anticipado del impuesto de Renta y Complementarios, la legislación Colombiana estipula que las Entidades sin Ánimo de Lucro con personería jurídica están obligadas a ser intermediarios entre los contribuyentes y el Estado, es por esta razón, que las ESAL deben efectuar la retención en la fuente a titulo de renta según lo determina la ley a las personas a las que se les efectúen pagos. Las retenciones realizadas deben ser declaradas y pagadas mensualmente en las fechas previstas. Según el artículo 14 del decreto reglamentario 4400 de 2004, las Entidades sin Ánimo de Lucro están exentas de retención en la fuente. Solo podrán efectuar retención en la fuente por rendimientos financiero. Para esto se debe presentar la certificación de la entidad encargada de su vigilancia, donde conste su naturaleza jurídica. Agentes de Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas IVA Responsabilidad No 09 Igual que el punto anterior es un mecanismo de pago anticipado pero ahora es del Impuesto sobre las ventas. Las Entidades Sin Ánimo de Lucro clasificadas en el Régimen Común de IVA, solo efectúa y paga esta retención a las personas del Régimen Simplificado (Asumido por la entidad descontable de impuesto de IVA), el monto que resulte como objeto de esta retención deberá ser pagado en el formulario de retención en la fuente que se presenta mensualmente y podrá ser descontado del impuesto del IVA en el siguiente bimestre. Esta retención tiene un tratamiento especial, para explicarlo a continuación encontramos un ejemplo. La Entidad solicita el servicio profesional a un Contador Público, que está clasificado en el régimen simplificado del IVA; esta persona presenta la cuenta de cobro con los demás documentos solicitados por asesorías profesionales (honorarios) por valor de $ El siguiente seria el registro a realizar en el momento de causar el documento: CONCEPTO DEBITOS CREDITOS Gastos Honorarios $ Retención en la fuente Renta $ Valor a pagar $ IVA Descontable $ Retención en la fuente IVA $ Como se puede observar en el ejemplo, la retención en la fuente a titulo de IVA no se descuenta para el pago al proveedor. Este procedimiento obliga a la entidad a pagar anticipadamente el 50% del IVA que dejo de cobrar la persona natural del régimen simple y a la vez es un IVA descontable que se recuperara en el siguiente bimestre. Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 23

24 Ventas Régimen Común Responsabilidad No 11 Esta responsabilidad depende de la actividad que ejerza la entidad; si los productos o servicios ofrecidos están gravados con el Impuesto al Valor Agregado según lo que determina la Ley, tendrán la obligación de presentar bimensualmente la declaración del IVA; en las fechas estipuladas en el calendario tributario expedido por la DIAN. Se debe conocer la tarifa que grava cada uno de los productos o servicios, para estipularlos en la factura que se expide. En los casos en que la declaración del IVA arroje saldos a favor debe ir firmada por un Contador Público que certifique la información contenida en dicho formulario. Información Exógena Nacional Responsabilidad 14 Todas las entidades tienen la obligación de presentar Información Exógena anualmente en las fechas establecidas. Para determinar qué información está obligada la empresa a presentar se debe consultar la resolución que expide la DIAN respecto a esta responsabilidad cada año. DISTRITALES Impuesto de Industria y Comercio Si la ESAL desarrolla alguna actividad industrial, comercial o de servicios para su sostenimiento y financiación, está obligada a inscribirse en el RIT (Registro Identificación Tributaria) ante la Secretaria de Hacienda Distrital. Este Impuesto grava directamente los ingresos netos que obtiene la entidad. La Ley estable que debe ser declarado y pagado a los municipios o Distritos; en el caso de Bogotá, es presentado bimestralmente en el formulario que determine la secretaria de Hacienda Distrital. Su tarifa se encuentra entre el 4 y el 11 por mil. A partir del 2007 el Impuesto de Industria y Comercio es deducible en un 100% para el impuesto de renta. Retención de ICA Es la forma de recaudo anticipado del impuesto de industria y comercio, las ESAL están obligadas a efectuar retención de ICA a las personas naturales y a las sociedades de régimen común que no son autorretenedores de ICA; se efectúa según la tabla que publica la secretaria de Hacienda Distrital y se presenta en los formularios de retención de ICA bimestralmente. Información Exógena Distrital Informe Final Pasantía Social Colnupas Página 24