AVISO DE CONVOCATORIA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA Nº 013 DE 2014

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1 AVISO DE CONVOCATORIA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA Nº 013 DE 2014 NOMBRE DE LA ENTIDAD ESTATAL Area Metropolitana del Valle de Aburra. DIRECCION Y CORREO ELECTRONICO El Area Metropolitana del Valle de Aburra, atenderá a los interesados en el presente proceso de selección en la sede administrativa ubicada en la carrera 53 No. 40 A 31. Teléfono , de la ciudad de Medellín. Los interesados en el presente proceso presentaran los documentos en la dirección indicada y así mismo, podrán formular las observaciones a que haya lugar en desarrollo del proceso de contratación en el correo electrónico metropol@metropol.gov.co, OBJETO El Área Metropolitana del Valle de Aburrá, está interesada en recibir propuestas para el proceso de SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUATÍA Nº 013 DE, cuyo objeto es MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO, CON SUMINISTROS DE REPUESTOS PARA LA PLANTA TELEFÓNICA DEL ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ. ALCANCE Para desarrollar el objeto del contrato se requiere la ejecución de la siguiente actividad: 1. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para la planta telefónica AVAYA del edifico sede del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, que cuenta con la siguiente configuración: Software Load: R015x Memory Configuration: Standard Offer Category: A Platform: 12 Media Server: Avaya S8800 (1) Media Gateway: Avaya G650 (2) SIP Server: Avaya S8500 (1) Board Number Board Type Code 01A00 POWER SUPPLY 655A 01A01 IP SERVER INTFC TN2312BP 01A02 MAINTENANCE/TEST TN771DP 01A03 CONTROL-LAN TN799DP 01A04 IP MEDIA PROCESSOR TN2302AP 01A05 CO TRUNK TN747B

2 01A06 01A07 01A08 01A09 01A10 01A14 01B00 01B01 01B02 01B03 01B04 01B05 01B06 01B07 01B08 01B09 01B10 ANALOG LINE TN793CP DIGITAL LINE TN2214CP ANALOG LINE TN793CP ANALOG LINE TN793CP IP MEDIA PROCESSOR TN2602AP POWER SUPPLY 655A CALL CLASSIFIER TN744E CONTROL-LAN TN799DP VAL-ANNOUNCEMENT TN2501AP DS1 INTERFACE TN2464BP CO TRUNK TN747B Se debe incluir además dentro del contrato el soporte del Sistema Tarificador PC SISTEL con el que cuenta el Área Metropolitana. Se debe soportar el sistema de grabación REDBOX con el que cuenta actualmente el área metropolitana: A. Canales o licencias: 8 B. Número de Dongo o ID: Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de acuerdo al programa técnico establecido por el fabricante, para garantizar un perfecto funcionamiento y una operación confiable, segura y confortable de la Planta Telefónica. 3. Presentar informe o reporte de inspección del estado del equipo, el cual incluya las observaciones y recomendaciones que correspondan. 4. Remplazar las piezas, partes o elementos que de acuerdo con una revisión técnica, se infiera su necesidad por causas del desgaste producido por el normal funcionamiento del equipo. 5. Tramitar y registrar los equipos y las garantías, a que hubiere lugar, ante el fabricante. Garantía y Repuestos: Ofrecer una garantía de seis (6) meses de los componentes especificados en la tabla del numeral 1 elementos nuevos con suministro de repuestos a partir de la fecha de este contrato según sean necesarios en caso de daño. La garantía deberá ser avalada por el fabricante y debe ser en modalidad 24x7 (entrega de repuestos el siguiente día hábil). Durante el tiempo de garantía deberán estar incluidos todos los Update s o actualizaciones sobre la misma versión del software. Cuando el ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ solicite un requerimiento de garantía, el contratista debe recoger y entregar los equipos en las instalaciones de la Entidad, si el requerimiento de garantía implica una falla total o critica, éste deberá remplazarse en un término máximo de 8 horas hábiles, y deberá así mismo recogerse y entregarse en sus instalaciones. Si el

3 requerimiento de garantía implica una falla parcial no crítica, este deberá remplazarse en un término de 8 días después de reportada la falla. Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá velar por la integridad y funcionamiento de todos los equipos existentes y los adquiridos e instalados de la planta telefónica. El ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ hará una entrega oficial del correcto funcionamiento de todos los componentes instalados y existentes de la planta telefónica; por lo tanto el contratista será responsable del correcto funcionamiento de los equipos y será responsabilidad directa de éste, la integridad y buen funcionamiento, a partir de la fecha de entrega de los mismos. Se deberá garantizar la adecuada operación y funcionamiento de todos los equipos (software y hardware) que componen la planta telefónica de la Entidad, durante la vigencia del contrato. Para las rutinas de visita que debe incluir la garantía extendida, se debe tener en cuenta: Inspección visual del cuarto o sitio donde se encuentra el equipo, realizando limpieza general a cada gabinete y las tarjetas que componen el sistema. Hacer Back-up del sistema para todas las áreas de memoria. Esta información debe ser suministrada al Area Metropolitana en medios magnéticos cada vez que se realice. Hacer revisión del listado histórico de alarmas y hacer seguimiento a cada una de ellas, verificándolas y corrigiéndolas. Luego se debe pasar informe detallado de cada una de las alarmas y su estado. Revisar probar y ajustar el rendimiento de los equipos. Actualizaciones (update) sobre la misma versión (release) correspondientes al sistema operativo Avaya Communication Manager. Actualizar todos los programas de software de los equipos acorde con las últimas versiones sobre la misma versión instalada (updates). Verificación del funcionamiento de los componentes eléctricos relevantes de los equipos. Actualizar y almacenar en medio digital, el listado de extensiones y troncales que componen el sistema. Hacer revisión del funcionamiento de la unidad de ventiladores de la planta. Ejecutar el procedimiento de pruebas de baterías y su cargador. Determinar y solucionar problemas en las extensiones, troncales y las terminales en general. Realizar diagnósticos, configuraciones requeridas y correcciones técnicas en forma remota o telefónica que garanticen el funcionamiento normal del sistema. Ejecutar la rutinas de pruebas de la fuente de RGU, de los circuitos de extensiones y troncales. Hacer chequeo del funcionamiento de las consolas (campo de lámparas, sensibilidad del teclado) y cambio de las teclas que presenten desgaste, revisión y reparación de diademas. Cambiar las piezas que se encuentren defectuosas o aquellas que presenten alertas. Medición y verificación de la tierra del sistema. Hacer limpieza de todo el sistema, incluyendo terminales telefónicas. Confrontar la programación con respecto al back-up realizado al inicio de las labores. Verificar el funcionamiento del software de administración de llamadas y equipos. Presentar reporte escrito de la visita, documentando cada una de las pruebas. Incluir las demás actividades recomendadas por el fabricante y que no fueron incluidas en este listado.

4 Prestar apoyo al manejo, funcionamiento, administración y aprovechamiento del software de tarificación de llamadas del sistema. Para la garantía extendida por imprevistos se requiere: Garantizar la funcionalidad y operatividad del software y hardware de los componentes de la planta telefónica cada que se presenten problemas, incluyendo el software tarificador instalado en la planta telefónica. Los repuestos requeridos deben ser remplazados por elementos nuevos y por elementos aprobados por la interventoría. El contratista deberá garantizar el stock de piezas y repuestos durante la ejecución del contrato. En caso de una eventual falla en el sistema, se debe proporcionar el respaldo que se requiera para garantizar el servicio mientras la eventualidad es superada. La garantía otorgada a los teléfonos en el contrato presente deberá dar cumplimiento a cambio o reparación según sea el daño físico del mismo. Para la atención del servicio se tendrá en cuenta que: El Horario de atención del servicio es 24*7, entendiéndose como la prestación del servicio durante los 7 días de la semana y durante las 24 horas laborales, para los objetos de la planta telefónica y en el horario comprendido entre las 8:00 a.m. y 12 de la mañana y entre las 2:00 p.m. y 6:00 p.m. para los dispositivos de segundo nivel de importancia como son los teléfonos. El tiempo de respuesta por atención en forma remota, a una solicitud de servicio: Máximo dentro de las dos (2) horas hábiles, siguientes a la notificación del Area Metropolitana. El Tiempo de respuesta personalizada en sitio. En caso de falla mayor: Dentro de las cuatro (4) horas hábiles, siguientes a la notificación del Area Metropolitana. En situaciones no críticas: Dentro de las ocho (8) horas hábiles, siguientes a la notificación del Area Metropolitana. 6. Realizar el mantenimiento correctivo, atención a llamados de emergencia cuando así se requiera, y suministrar los componentes necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento, de las referencias que se citan a continuación: REFERENCIA AVAYA 2420 AVAYA 9611 AVAYA 4630 AVAYA 4620 AVAYA 1608 AVAYA 6221 Nota: Se debe presentar constancia del fabricante de que el proponente es distribuidor autorizado nivel Platinum, el proponente debe comprobar que cuenta con oficina en la ciudad de Medellín.

5 MODALIDAD DE SELECCIÓN El Área Metropolitana del Valle de Aburra, requiere adelantar este un proceso de contratación bajo la modalidad de SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. PLAZO ESTIMADO DEL CONTRATO El contrato tendrá un plazo de ejecución de diecisiete (17) meses, contados a partir de la suscripción del acta de inicio. FECHA LIMITE DE PRESENTACION DE OFERTAS, LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIÓN. El presente proceso de selección se cerrará el 03 de Julio a las 10:00 horas Las propuestas deberán ser presentadas en la taquilla del archivo del Area Metropolitana del Valle de Aburra, ubicada en la Carrera 53 No. 40 A-31, primer piso, Medellín, Colombia o recibidas a través de correo certificado, hasta la fecha y hora señalada para el cierre, La propuesta se presentará en sobre cerrado como se estipula a continuación: El proponente podrá elegir una de las siguientes opciones para la presentación de su propuesta: Opción 1 :El sobre deberá contener original y dos (2) copias de la propuesta, debidamente legajadas y numeradas, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado, en sobre sellado y debidamente rotulado en su parte exterior, indicando el contenido del sobre según sea: Original o copia (1) y copia (2). A la propuesta también se debe anexar CD, en el cual se debe incluir en formato Excel y/o Word todos los formularios que el proponente diligencie. Opción 2 :El sobre deberá contener original, una (1) copia de la propuesta, debidamente legajadas y numeradas y una copia en medio magnético con la propuesta escaneada en PDF, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado, en sobre sellado y debidamente rotulado en su parte exterior, indicando el contenido del sobre según sea: Original o copia. A la propuesta también se debe anexar CD, en el cual se debe incluir en formato Excel y/o Word todos los formularios que el proponente diligencie. Nota: El proponente podrá presentar la propuesta en original y copia impresa por lado y lado. Las propuestas deben ser legajadas y foliadas cada una, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado, en sobre sellado, debidamente rotulados en su parte exterior, como se señala a continuación:

6 Señores ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ Subdirección de Gestión Administrativa y Financiera Carrera 53 No. 40ª-31 Medellín Selección Abreviada de Menor Cuantía No. 013 de 2014 Objeto: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO, CON SUMINISTROS DE REPUESTOS PARA LA PLANTA TELEFÓNICA DEL ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ. Sobre: Numero de Folios: Datos del proponente Nombre: Dirección: Teléfono: Fax: Correo Electrónico: Dicha propuesta debe contener un índice o tabla de contenido donde figuren todos los documentos que la componen y el respectivo folio donde se encuentran. En caso de discrepancia entre el original y la copia, se tendrá en cuenta la información contenida en el original. Todos los documentos de la propuesta que tengan modificaciones o enmiendas, deberán ser validadas con la firma al pie de quien suscribe la carta de presentación, de lo contrario se tendrán por no escritas; no serán tenidos en cuenta para evaluación los documentos que presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO De conformidad con los estudios previos NOVENTA Y SIETE MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS NOVENTA Y DOS PESOS ($ ) incluido el IVA, Distribuidos así: Para el año 2014 de: VEINTE OCHO MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL SESENTA Y OCHO PESOS ($ ) incluido IVA. Para el año 2015 de: SESENTA Y NUEVE MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y UN MIL QUINIENTOS VEINTE CUATRO PESOS.($ ) incluido IVA. El presupuesto oficial del presente proceso de selección se encuentra respaldado en la Disponibilidad Presupuestal No. 722 del 2014, certificada por la Subdirección de Gestión Administrativa y Financiera del Area Metropolitana del Valle de Aburra. ACUERDOS COMERCIALES Y TRATO NACIONAL 1. La Entidad Estatal debe conceder trato nacional a: a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; b) a los bienes y servicios provenientes

7 de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado reciprocidad, es decir que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado y c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones (Estado Plurinacional de Bolivia, República del Ecuador y Republica del Perú) teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia. En consecuencia estas ofertas se les dará el puntaje adicional de la ley 816 de 2003 y las preferencias en caso de empate de acuerdo con el artículo 33 del Decreto 1510 de Al Área Metropolitana del Valle de Aburrá no le es aplicable el literal a) arriba mencionado teniendo en cuenta que la Entidad no se encuentra dentro del listado de las Entidades cubiertas por dichos acuerdos. MIPYME Realizada la conversión del dólar a moneda Nacional según la tasa cambiaria certificada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo publicada en su página WEB a la fecha de elaboración del presupuesto de los Estudios Previos del presente proceso de selección, se tiene que el presupuesto oficial correspondiente a NOVENTA Y SIETE MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS NOVENTA Y DOS PESOS ($ ) incluido el IVA, es inferior a la suma de CIENTO VEINTICINCO MIL DOLARES, será procedente dar aplicación a lo dispuesto en el artículo 152 del Decreto 1510 de 2013, respecto a la convocatoria de MIPYMES. CONDICIONES PARA PARTICIPAR Al presente proceso se pueden presentar personas naturales o jurídicas ya sean nacionales o extranjeras y lo pueden hacer en Unión Temporal, Consorcio u otra forma asociativa, siempre y cuando su objeto social, perfil profesional y experiencia estén asociados a la presente convocatoria. Deben cumplir los requisitos estipulados en los pliegos de condiciones. Para los proponentes extranjeros Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia. Para todos los efectos, las propuestas de oferentes de origen extranjero se someterán a la legislación colombiana Todos los proponentes interesados en participar deben estar inscritos en el Registro Único de proponentes (RUP). Las personas naturales y jurídicas deben acreditar con su propuesta la afiliación Seguridad social. al Régimen de Con la presentación de la oferta se debe entregar la Garantía de Seriedad de la misma. Nota: Los proponentes que quieran participar de este proceso deben cumplir con las condiciones jurídicas, financieras y de experiencia exigidas en el Pliego de Condiciones para el cual hay lugar a observaciones según el cronograma propuesto.

8 CRONOGRAMA ETAPA DEL PROCESO FECHA Informe al Comité de Contratación 03 de Junio de 2014 Publicación Aviso de Convocatoria, Estudios y 09 de junio de 2014 Documentos Previos Publicación Proyecto de Pliego de Condiciones Del 09 al 13 de Junio de 2014 Plazo para presentar solicitud de limitación de convocatoria a Mipyme Nacional y acreditación de tal condición Plazo para presentar observaciones al Proyecto de Pliego de condiciones Publicación Resolución de Apertura y Pliego de Condiciones Definitivo Plazo para manifestación de interés por parte de los interesados en participar en el proceso de selección Audiencia de Sorteo consolidación de oferentes en caso de ser necesario Publicación Listado de Consolidación de Oferentes Audiencia de Aclaración del Pliego de Condiciones Definitivo y Asignación de Riesgos Definitivos Plazo para presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo Del 09 al 13 de Junio de 2014 hasta las 16:00 horas Del 09 al 13 de Junio de 2014 hasta las 16:00 horas 16 de junio de 2014 Del 16 al 20 de junio de 2014 hasta las 16:00 horas 24 de junio de 2014 a las 10:00 horas 24 de junio de de junio de 2014 a las 10:00 horas Hasta el 26 de junio de 2014 a las 17:00 horas Plazo para publicar adendas Hasta el 27 de junio de 2014 Plazo para presentar propuestas Del 24 de Junio al 03 de Julio de 2014 a las 10:00 horas Cierre, fecha final de recepción de propuestas 03 de Julio a las 10:00 horas Apertura de las propuestas 03 de Julio de 2014 a las 10:15 horas Plazo para Adendas modificatorias del Cronograma Del 04 al 18 de julio de 2014 Plazo evaluación de propuestas Del 04 al 11 de Julio de 2014 Publicación informe integrado de evaluación Del 14 al 16 de julio de 2014 Plazo observaciones al informe integrado de evaluación Publicación de la Resolución de Adjudicación o declaratoria desierta del proceso y respuesta a observaciones Notificación Resolución, Suscripción y Legalización del contrato, Expedición del Registro Presupuestal, Publicación en el SECOP de la Oferta adjudicataria del proceso de contratación Del 14 al 16 de 2014 hasta las 17:00 horas 18 de julio de 2014 Del 21 al 28 de julio de 2014

9 CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL PROCESO Los estudios, documentos previos, Pliegos de Condiciones y la totalidad de todos los documentos asociados al presente proceso de selección, incluido el cronograma de actividades, podrán ser consultados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP y de manera física en la Sede Administrativa del Área Metropolitana del Valle de Aburra, Subdirección de Proyectos, ubicada en la Carrera 53 No. 40ª-31, de la ciudad de Medellín.