REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 Oficina Productora: 4010 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS Página 1 de Código T D j S 1 Sb AG 1 AC CT E MT 1 S 1 NORMATIVIDAD PROCEDIMIENTO ACTAS Actas Comité de TIC, Gobierno en Línea, Antitrámites y Servicio Art. 5 Resolución ' de 2012 por la cual se crea el Comité al Ciudadano de TIC, Gobierno en Línea, Antitrámites y Servicio al Ciudadano Acta de/ministerio de Justicia y del Derecho. Lista de asistencia Citación Antecedentes Anexos y/o Registros ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Copias cíe seguridad C-Rl: Administración de la infraestructura Centro de Cómputo; P- Copia de seguridad RI-04. Formato F-RI Control semanal BACKUP Según las políticas institucionales de backup Formato F-Rl Control mensual BACKUP Formato F-Ri Catalogación en producción Registros en SICORA Hardware C-Rl: Administración de la infraestructura Centro de Cómputo Garantía Manual Eliminar la totalidad de la serie por perder los valores Reclamaciones de garantía administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso Control de cambio partes y consumibles de picado y reciclaje de los documentos. Registro de asignación Registro de fallos presentados Registro de novedades Los demás que soportan las actividades relacionadas con la administración de hardware

2 Oficina Productora: 4010 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS Página 2de5 Código D 1 si SbI Retención [Disposición Final NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO Redes y Servicio de Transmisión de Datos Reportes de fallos Reportes de desempeño Soportes de arquitectura con el proveedor de servicio Los demás que soportan las actividades relacionadas con la administración de redes y servicio de transmisión de datos C-RI: Administración de la infraestructura Centro de Cómputo Eliminar la totalidad de la serie por perder los valores administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos Sistemas de información C-Rl: Mantenimiento de sistemas de información; P-R/-02; P-Rl X X Licencia 03; P-R!-05. Manual Instaladores Códigos fuente Documentos técnicos de soporte Derecho de autor Garantía Reclamaciones de garantía Actualización de licencias Control de cambio de la versión y actualizaciones Reporte de fallas Requerimientos usuario final (formato F-Rl-02-01) Actas de reuniones y mesas de trabajo Software C-Rl: Mantenimiento de sistemas de información; P-R/-02; P-Rl- Licencia 03; P-Rl-05. Manual Instaladores Eliminar la totalidad de la serie por perder los valores Actualización de licencias administrativos, legales yio técnicos. Se debe aplicar el proceso Control de cambio de la versión y actualizaciones de picado y reciclaje de los documentos. Requerimientos usuario final (formato F-Rl-02-01)

3 Oficina Productora: 4010 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS Página 3de5 Código 1 D j si Sbj { Retención Disposición Final NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES OFICIALES Peticiones Quejas Reclamos y Solicitudes (PQRyS) Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina Oficio de solicitud totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos, Oficio de respuesta contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de Anexos picado y reciclaje de los documentos Requerimientos Entes de Control Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina Oficio de solicitud totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos, Oficio de respuesta contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de Anexos picado y recictaje de los documentos CONCEPTOS TÉCNICOS Conceptos Técnicos - Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina - Consecutivo Conceptos Técnicos totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos, Solicitud contables, legales y/o técnicos y se aplicará el proceso técnico Anexos de reproducción con fines consulta ESTUDIOS E INVESTIGACIONES Estudios e Investigaciones Estudio yio informe de investigación Insumos registrada en la sede. A los documentos seleccionados se Presentación Soportes documentales de las actividades realizadas Soportes de las fuentes de financiación Producto final (propuestas, procedimientos, publicaciones, etc.)

4 Oficina Productora: 4010 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS Página 4de5 Código 1 D Sb j AG 1 AC CT E MT S 1 NORMATIVIDAD PROCEDIMIENTO INFORMES Informe de Gestión Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad de la serie Solicitud con fines de consulta. Eliminar documentos físicos por perder los Oficio remisorio valores administrativos, legales y/o técnicos. El consolidado de la Informe información se encuentra en el Informe Ministerial. Se debe Anexos aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos INSTRUMENTOS DE CONTROL Control de Asistencia Técnica Requerimiento Formatos F-Rl y F-Rl Registro de soporte técnico Estadísticas Comunicaciones 1 4 X C-RL Mesa de ayuda: P-RI-01; Registros en Aranda Service Desk, Eliminar la totalidad de la serie por perder los valores administrativos, contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos PLANES Plan de mantenimiento preventivo y correctivo del hardware y Eliminar la totalidad de la serie por perder los valores redes. administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso Plan de picado y reciclaje de los documentos. Cronograma Plan Estratégico de Sistemas C-CRI: Definición de necesidades de tecnologías de la Plan información del MJD. Cronograma registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo Histórico. Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad de la serie con fines de consulta.

5 Oficina Productora: 4010 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS Página 5 de 5 Código D S Sb AG AC CT E MT S NORMATIVIDAD 1 PROCEDIMIENTO PROGRAMAS Y PROYECTOS Programas Institucionales Análisis, estudios e investigaciones Formulación Desarrollo Evaluación Fuentes de financiación Fuentes de realización C-CR1: Gestión de proyectos de tecnologías de la información. Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión de la Entidad Proyectos de Inversión Análisis, estudios e investigaciones Formulación Desarrollo Evaluación CONVENCIONES,,,,... Código: Retención: Disposición Final: Resolución 12: L D dependencia s_ serie documental Sb subserie documental AG archivo de gestión AC archivo central r APROBACIÓN 2 lw // 41: - CT conservación total r E eliminación Firma: bt, _..,.,,I., 42/0. -- ihdiliatoví, MT medios técnicos i írát ' eigu,sztnifi,,..- J 4 P 5- selección Nombre: r cisco Gómez Higuera Myriam Stella Ortiz Quintero i icette Moros Le" Coord. adora Grupo de Gestión Cargo: Subdirector (E) de Sistemas Secretario General Administrativa