PROCESOS DEL REGIMEN COMPARTIDO

Transcripción

1 PROCESOS DEL REGIMEN COMPARTIDO Child Start Inc. acepta el cncept de un regimen cmpartid y ha desarrllad ls siguientes prcedimients para describer la frma en que el Cnsej de Plítica y la Mesa Directiva, cn apy y participación de ls empleads, cmparten la tma de decisins en las areas relacinadas cn el Prgrama Head Start. Las siguientes descripcines y prcedimients basads en el Apéndice A del 45 CFR en suma a ls requisits establecids recientemente en el Act Head Start 2007, prven un prgrama para ls empleads, la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica cn el fin de implementer ls requisits de un regimen cmpartid. PLANIFICACION REQUISITOS Ls beneficiaries de la subvención establecerán un prcedimient de planificacin basad en una evaluación de la cmunidad. Dicha evaluación frmará las bases para decisins cm: la filsfía del prgrama y las metas a crt y larg plaz la selección de Agencias Delegadas y sus areas de servici criteris para definer reclutamient, selección y priridades de inscripción el tiemp pryectad para llevar a cab el prgrama de Aut-evaluación Beneficiars de la subvención tienen la bligación de desarrllar e implementer un prces cntinu y sistematic de planificación que incluya cnsultas cn el cnsej de administración, ls grups de plitica y empleads del prgrama asi cm tras rganizacines cmunitarias. Ls prcess de Planificación prven una dirección general de la crpración y sus prgramas. El Cnsej de Administración es respnsable de trazar el rumb de la agencia y l hace a través de la tma de decisins referente a la visin y valres de la rganización y la aprbación de una dirección similar para sus prgramas. Aunque mucha de la actividad de esta crpración se relacina cn el Prgrama Head Start, la Agencia tiene la pción de participar en tras actividades de prgramación que n esten relacinas cn Head Start cm resultad de sus decisins de planificación. El cnsej de Plítica de Head Start es una parte integral de las peracines que pertenecen a ls prgramas CSI, Inc. y trga una prtunidad a ls clients de nuestrs prgramas para interactuar directamente en el prces de tma de decisins de ls misms prgramas. 1

2 PROPOSITO El prpósit del prces de planificación es establecer y mantener un enfque sistemátic a la tma de decisins sbre el rumb y camp de acción de ls prgramas y servicis frecids pr CSI. La planificación prve una prtunidad de bservar nuestra cmunidad y determinar: quienes sn nuestrs Clientes (tant primaris cm secundaris) que es l que ls clients valran cóm se emplean ls recurss cmunitaris actuales el papel que debems tmar al abrdar prblemas en la cmunidad Prces de Planificación y Calendari El prces de planificación describe ls events mas imprtantes, actividades y tiemp pryectad para asegurar que CSI tenga la prtunidad de abrdar tds ls requisits de nuestrs prveedres de fnds en la tma de decisines sbre la Agencia y el rumb del Prgrama. El prces de planificación describe el desarrll de prducts btenids cm resultad de dich prces. Ls prducts de la planificación incluyen l siguiente: el prces de planificación en si mism la evaluación sbre la cmunidad y las priridades que se escgerán basadas en esa infrmación metas y bjetivs criteri para el reclutamient, selección y priridades de inscripción slicitudes para fnds y mdificacines tiemp pryectad y prces para llevar a cab el prgrama de Aut-evaluación El añ fiscal Crprativ empieza en Septiembre. La Agencia iniciará su fase de planificación multi-añual en Juni cada tres añs cn un prces de actualización y revisin empezand en Octubre de cada un de ls ds añs sucesivs.1 1. Tme nta que est dcumenta ls limites de rganización y prgramación para ls prcedimients de planificación. 2

3 El cnsej adptará anualmente su calendari. El Cnsej de Plítica revisará y aprbará el cicl de planificación durante la reunin (en el mes de Septiembre) para el prces de planificación de Head Start.2 La Misión, Visión y Metas de la Agencia y Prgrama serán revisads crregids cada tres añs dentr del tiemp pryectad a cntinuación cm parte del prces de planificación. Las funcines del Cnsej de Plítica de Head Start y de ls empleads se describen e integran dentr de las actividades de planificación. En la siguiente descriptin cm parte del prces de planificación, tambien abrdeams trs requisits para La Mesa Directiva y/ el Cnsej de Plítica. Pr ejempl, la estructuración del Cnsej de Plítica es un requisit baj la categria de Prcedimients Generales en el cuadr del Régimen para Child Start. Se incrpró una revisin annual sbre la estructura del CP dentr del calendari de planificación para asegurar que reciba la atención que requiere. También se han incrprad en el calendari trs asunts cm la actualización de Infrmación sbre la cmparación de sueld, la cual está directamente relacinada cn las plíticas de ls empleads. Se identificarn ls requisits crrespndientes en el reglament de Head Start al final de la descrición en dnde se mencinan dichs asunts. Un asterisc dble, **, denta aquells artículs que se cmparten entre la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica y que requieren acción frmal de ambs. 2. El tiemp pryectad para la aprbaciپn del CP debe llevarse a cab antes que el de la Mesa Directiva de manera que ls asunts de Head Start se puedan reslver cn el Cnsej de Plítica primer y después cn la Mesa Directiva. 3

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5 PROCESO DE PLANIFICACION Beneficiari cnduce E.C. y discute cnclusines cn la mesa directiva, CP, y Ascis Análisis Mesa Directiva (MD) recibe CP recibe Pr el Persnal Cmité cnjunt de planificación de CP y MD discuten resultads de Evaluación de la Cmunidad CP recibe el resumen del cmité cnjunt. Cmité adpta priridades MD recibe resumen del cmité cnjunt Adpta Priridades Cmité cnjunt fiscal examina áreas en el presupuest que necesiten ajuste Presentar a ACF Persnal redacta declaracines para prpuestas de metas y bjetivs para 1 añ a discutir y adptar pr el CP y la MD Persnal desarrlla prpuestas de estrategias y revisines al cntenid de área, redacta cambis en el presupuest; cmpleta slicitud incluyend la revisión del delegad Ejecutiv. Resumen de Slicitud Aprbación pr el CP Aprbacin pr Mesa Directiva 5

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7 Actividades en Septiembre Añ Nuev cn Fnds inicia, clases de añ parcial y de medi día inician. Event de Pre-Servici se lleva a cab para td el persnal. Miembrs del CP asisten a ls centrs durante events de puertas abiertas y hacen presentacines sbre el papel el CP y sus prcess, apyan en el reclutamient de miembrs nuevs para el CP. El Calendari de Planificación es adpted pr la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica. Ls cambis del cicl de planeamient reflejan si el cicl siguiente es un prces cmplet un prces de la actualización para el gravamen de la cmunidad y para tras actividades del planeamient. Las metas se han fijad pr tres añs y serán cambiadas slamente si es resuelt cn el gravamen que un cambi es necesari. El reprte del Prgres de ls Niñs del fin de añ se presenta a la Mesa Directiva y el CP. El reprte de PIR del fin de añ se presenta a la Mesa Directiva y el CP. Actividades de Octubre Eleccines para el Cnsej de Plítica se realizan para el nuev añ. Las eleccines reflejaran cualquier cambi en la estructura del CP que hayan sid aprbadas pr la Mesa Directiva y el CP en Juli y Agst ( (b)(4).) Ls miembrs nuevs del CP tman su lugar Ultima reunin para ls representantes del CP que están pr salir. Empieza el entrenamient para el Cnsej de Plítica cn miembrs activs participand y apyand al persnal al explicar el papel del CP y las funcines de sus miembrs y ficiales. Eleccines de ficiales para el Cnsej de Plítica se llevan a cab para el nuev añ. Las eleccines reflejarán cualquier cambi en la estructura del CP que haya sid aprbadas pr la Mesa Direrctive y el CP en Juli y Agst ( (b)(4).) El persnal empieza analisis de la Evaluación a la Cmunidad (EC). El EC cmplet se llevara a cab cada tres añs cm es requisit. El prces de actualización se basará en el grad en que ls cambis han currid en cualquiera de las areas cm asunts demgrafics, cambis en la ecnmia que puedan indicar que un mayr numer de familias cumplen cn ls requisits para recibir servicis, etc. ** Prgres en las Metas y Objetivs se reprtarán a la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica. 7

8 Actividades en Nviembre El plan de Aut-Evaluación, la prpuesta se presenta ante la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica. El Plan describe la fecha en que se llevará a cab el prces (incluyend el entrenamient de ls participantes), quienes participarán, cm se cmunicarán ls resultads y las accines a tmar en ls cass dnde se necesite crregir un prblem. ** El cuart Reprte y Análisis Cuatrimestral de Prgres del presupuest/prgrama se presenta ante la Mesa Direrctiva y el Cnsej de Plítica, indicand la situación final de ls gasts del prgrama. El reprte prve infrmación que indica si ls gasts se adhiriern a las prediccines del presupuesty si las estrategias para alcanzar bjetivs se alcanzarn en el añ anterir. Actividades en Ener La Evaluación de la Cmunidad se lleva a cab y ls resultads se traducen a infrmación analizada que utilizarán la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica para determinar las metas, bjetivs y el rumb especific que tmará el prgrama, priridades para selección, reclutamient e inscripción, mejras a ls planes del prgrama y actividades de clabración cn tras agencias cmunitarias. Fnd de Emergencia para Padres de Familia su us se aprueba pr el Cnsej de Plítica. El Reprte del Prgres de ls Niñs es presentad pr el Directr de Educación a la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica. El primer Reprte y análisis cuatrimestral del prgres del presupuest/prgrama se presentan a la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica, indicand la situación de ls gasts del prgrama en relación a las prediccines del presupuest y si las estrategias para alcanzar bjetivs sn adecuadas y estan dand resultad.** (d)(3) Reclutamient, Selección y Priridades para inscripción sn prpuests pr el persnal y aprbads pr el Cnsej de Plítica usand ls registrs de la Evaluación a la cmunidad. Las decisins que se tma a este punt le permiten al prgrama iniciar actividades de reclutamient para el siguiente añ presupuestal y para actualizar el criteri del reclutamient actual. El cmité cnsultiv de Servicis Familiares del Cnsej de Plítica trabaja cn el persnal para revisar las priridades del añ anterir. Cualquier prblema a recluir cm resultad de la implementación del prces del añ anterir se presenta aunad cn ls cambis recmendads. Después de aceptar cualquier cambi, las priridades se presentan ante td el Cnsej de Plítica para aprbación. La infrmación de cmparación en relación a tres añs de sueld se actualiza para presentarse ante el cmité de persnal de la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica. El persnal cmpletara una actualización a esta infrmacin pr l mens cada tres añs cuand un puest grup de puests aparentemente requiera revisin basada en prblemas cm rtacin de persnal.**( ) (HS Act Sect. 653) 8

9 Cntinuación de las Actividades en Ener Se lleva a cab la Reunión del Régimen Cmpartid La Aprbación de la Auditria Independiente frece una prtunidad para reunirse cn el Auditr independiente y discutir la revisión de las prácticas financieras de la Agencia, sistemas y sugerencias para hacer cambis y mejras. La Mesa Directiva es respnsable de asegurar que las crreccines prpuestas pr el auditr se implementen. El persnal prpne un plan de Acción para crreccines (si es necesari) y es mnitread pr el cmité de Planificación y Financiamient de la Mesa Directiva hasta que tdas las medidas de crrección se implementen y lleven a cab (g)(2), La Evaluación Anual de la Mesa Directiva se cnduce para revisar las peracines de la Mesa Directiva y el plan de mejras en el prces de la Mesa Directiva. Un instrument cm Ding Gd Better! se utiliza para este prpósit. La Evaluación debe abarcar el rendimient tant individual cm en grup incluyend que tan eficientemente ls cmités están apyand el trabaj de la Mesa Directiva. La Aut-Evaluación Anual (SA) se cnduce cn la participación del persnal, la Mesa Directiva y el CP utilizand el plan aprbad en Nviembre. La SA prvee infrmación referente hasta que grad: Ls Requisits Federales, plíticas y prcedimients prpis se han implementad Ls niñs están bteniend las habilidades y cncimients necesaris para su éxit. Las metas de las familias se han abrdad Ls prcess generales de administración apyan ls servicis del prgrama Las metas establecidas en el cicl de tres añs se ha alcanzad** 9

10 Actividades en Febrer El Reprte de Evaluación a la cmunidad (EC) se presenta ante la Mesa Directiva.** El Reprte EC prvee infrmación sbre el área de servici de Head Start e incluye: La cmpsición demgráfica de ls niñs y familias que cumplen cn ls requisits para participar en el prgrama Otrs prgramas de desarrll y cuidad de niñs en el área de servici que prestan servicis a niñs que sn elegible para Head Start (cn el numer aprximad de niñs servids) El numer aprximad de niñs cn incapacidades Las necesidades de educación, salud, nutrición y servicis sciales de niñs y familias que cumplen cn ls requisits de participación en Head Start, tal cm l definen las familias de Head Start y las institucines que prestan servicis a niñs pequeñs. Recurss dentr de la cmunidad que se pueden utilizar para atender las necesidades de las familias participand en Head Start La preparación de Infrmación del Resumen Presupuestal la inicia el persnal y muestra las categrías mas imprtantes, prpuestas de cambis del an anterir y explicación de ls cambis prpuests a refinanciar** Actividades en Marz La Reunión Anual de la Crpración se lleva a cab pr la Mesa Directiva. Ls miembrs nuevs tman su psición. Las Metas a Tres Ans y ls bjetivs a un an se discuten cn la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica, basándse en la Evaluación a la Cmunidad y el reprte de Autevaluación. Las metas describirán, en términs generales, la manera en que la agencia planea reslver prblemas/necesidades seleccinadas cm priridades para la agencia y que afectan a las familias participand en Head Start. El persnal se reúne y sugiere cambis presupuestales basads en el segund reprte cuatrimestral y las sugerencias prvenientes de la auditria para la revisión de medi añ. Ls prcess de Mejras a la Mesa Directiva se sugieren durante la reunión anual de la Crpración/Retir de la Mesa Directiva. 10

11 Actividades en Abril Las Metas y Objetivs detallads a un añ se presentan ante la Mesa Directiva y el CP para aprbación. Ls bjetivs describen las accines mesurables a tmar en un añ para alcanzar las metas a tres añs.** Ls cambis de Cmpensación de Estructura se presentan ante la Mesa Directiva y el CP para aprbación basad en las sugerencias de ls cmités de Planificación y Financiamient de cada rganism.** Dichas sugerencias se basan en el registr de Cmparación de Sueld y ls mandats federales de fuentes financieras. Ls cambis en ls salaris y beneficis de la Agencia se realizaran de acuerd cn las prvisines de las plíticas del persnal de la Agencia ** ( ) HS Act Sect. 653) El Segund Reprte y Análisis cuatrimestral del prgres del presupuest/prgrama se pne en mans de la Mesa Directiva y el CP tmand en cuenta seis meses de peracines del prgrama. El reprte incluye un análisis semestral de peracines y la sugerencia de adptar revisines a mitad del añ.** Ls prcedimients/plíticas de reembls para el CP entran en análisis y ajustes para aprbación pr el CP basándse en la necesidad de csts elevads para cualquier artícul reemblsable para el próxim añ y las prpuestas de cambi en el presupuest que se han presentad ante la Mesa Directiva y el CP. Cambis al Plan de Entrega de Servicis se presentan ante el CP para aprbación cn una descripción de las áreas que requieren esfuerz adicinal para cumplir estrictamente cn ls requisits. Es se basa en el resultad de la Aut-evaluación. 11

12 Actividades en May El persnal prepara El Resumen detallad de la slicitud para analisis y aprbación ante la Mesa Directiva y el CP. El Resumen incluye: Metas/Objetivs En base a la Evaluacin a la Cmunidad, la Aut-evaluacin y prcess de planificación de la Mesa Directive y el Cnsej de Plitica. Detalle del Resumen presupuestal prpuestas de cambi pr parte del cmité de Planificación y Financiamient. El Cnsej de Plitica da Termin a la Encuesta Anual de Entrenamient El CP evalua su renimient y prpne cambis en las peracines para aumentar la participación de ls padres de familia. Remved statement abut planning cycle Actividades en Juni Remved statement abut Bard planning prcess La slicitud de Subvención se envía a ACF para el presupuest del añ próxim que inicia el 1 de septiembre. Las Plíticas del Persnal entran en análisis pr parte de ls empleads y se prpnen ls cambis recmendads ante la Mesa Directiva y el CP.** ( (d0)(x) La Estructuración del CP entra en análisis para llevar a cab ajustes. Si el prgrama ha planead cambis en las pcines a implementar durante el próxim perid de peración, ha incrementad disminuid el númer de centrs, ha hech algún tr cambi al prgrama que tenga impact en el númer y/ representación en el CP, la estructuración necesitara un cambi. El análisis anual también incluirá una determinación en cuant a si la representación de la cmunidad en el CP esta basada adecuadamente en las metas y bjetivs tant cm estrategias para la implementación del prgrama que han sid adptadas. Ls cambis sn presentads a la Mesa para aprbación. El reglament del Cnsej de Plítica se analiza y se identifican ls ajustes. Artículs que requieren la aprbación de la Mesa Directiva se preparan y remiten a la Mesa Directiva después de ser aceptads pr el CP. Una vez que la Mesa Directiva tme accines relacinadas cn ls ajustes que requieren aprbación (pr ejempl Estructuración del CP), pueden frmar parte del reglament del CP. El Cnsej de Plítica prpne Entrenamient Anual para ls miembrs del nuev Cnsej de Plítica que tmaran su psición en el tñ. Las sugerencias se basan en la evaluación del prpi rendimient del CP realizada en May. 12

13 Actividades en Agst Ls prcedimients de Régimen cmpartid y el Calendari de Planificación de la Mesa Directiva se analizan y se identifican ls ajustes prpuests. Cmpsitin f the Plicy Cuncil recmmendatins fr changes are prpsed t the Bard f Directrs based n the need fr new allcatins f slts and/r changes in cmmunity representatin. ** ( (d)(1)(vi) (mved t June) Las plíticas del Persnal entran en análisis en base a cambis sugerids pr el cmité de persnal. Ls cambis prpuests pr el Cmité de Persnal requieren la aprbación de la Mesa Directiva y el CP**( (d)(1)(x) El Tercer Reprte y análisis trimestral del Presupuest/Prgrama se pne en mans de la mesa directiva y CP junt cn un resumen de infrmación rendid en el Reprte Federal Infrmativ de la Agencia.** La infrmación en dichs reprtes incluye: Situación de ls gasts en relación a ls gasts pryectads. Situación de la implementación del prgrama en base a ls lgrs de ls bjetivs establecids a un añ. Mnitre del prgres del prgrama, incluyend patrnes de rastre en el prgres y lgrs entre grups de niñs en ls ch dminis así cm en servicis de salud y para incapacidades tant cm alianzas entre familias y la cmunidad. Ajustes al Reglament se presentan ante el Cnsej de Plítica para aprbación, lueg revisad pr la Mesa Directiva. 13

14 PROCEDIMIENTOS GENERALES REQUISITOS (d)(1)(vi) Cambis en la estructuración y/ ls prcedimients mediante ls cuales ls miembrs del Cnsej de Plítica se eligen, requieren aprbación de la Mesa Directiva y del Cnsej de Plítica (d)(1)(ii) Ls prcedimients escrits que describen la manera en que la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica implementan tma de decisines cmpartida, requieren la aprbación de la Mesa y el CP (h) La Mesa Directiva y el Cnsej de la Plítica debe establecer en cmún ls prcedimients escrits para reslver cnflicts interns, incluyend prcedimients impasible entre ls ds, la Mesa y el CP (d)(2)(v) La Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica deben establecer y mantener prcedimients para escuchar y reslver quejas prvenientes de la cmunidad referentes al prgrama. Prpósit El prpósit de ls prcedimients generales en el régimen cmpartid es establecer y mantener prcedimients que faciliten el trabaj de la Mesa Directiva y del Cnsej de Plítica. Se entiende que alguns de ls requisits baj ls prcedimients generales sn funcines reservadas para la Mesa Directiva. Dichs requisits se tratan en trs prcedimients de la Agencia, per también pueden ser incrprads dentr del calendari de planificación de la Agencia. (Pr ejempl, la supervisión del prces de auditria Anual requerid pr (d)(1)(ix)). 14

15 Prcedimients para Ajustes a la Estructuración del Cnsej de Plítica El prcedimient para hacer cambis en la estructura actual del Cnsej de Plítica incluye: Un análisis anual de la estructuración en base a cambis en la dispnibilidad de fnds, pcines del prgrama y/ distribución en el área de servicis. Si ls cambis curren en cualquiera de las áreas mencinadas, se cnducirá un análisis a carg del CP y persnal en el mes de Juni de cada añ y se prpndrá alternativas a la estructura existente en cas de ser necesarias. El bjetiv es prveer, en la mejr medida, acces adecuad para representar a ls padres inscrits en tdas las pcines de la agencia. Una vez que el Cnsej de Plítica haya vtad y aprbad ls cambis sugerids a la estructuración, se presentaran a la Mesa Directiva ls fundaments y recmendacines para la aprbación del ajuste a la estructuración del Cnsej de Pética en Agst de cada an. Si la Mesa Directiva esta en desacuerd cn la prpuesta de ajuste a la estructuración, se iniciara un intent de reslver el desacuerd entre ls ds grups. En ese cas se slicitara que el Cnsej de Plítica seleccine ds representantes para reunirse cn ds representantes de la Mesa Directiva a frmar un cmité de Reslución y reslver el cnflict infrmalmente. Ambs grups se reunirán dentr de ls primers tres días después de seleccinar cada representante de la Mesa Directiva y del Cnsej de Plítica. Este grup tendrá la autridad de alcanzar la decisión final dentr la Mesa Directiva y el CP. Si n es psible reslver el cnflict a trabes de ese prces infrmal, se invcara un prces de mediación (véase abaj) a trabes del vt de ls miembrs del cmité de Reslución de Cnflicts, el cual declarara a este punt que ambs grups alcanzarn un punt muert. Prcedimients escrits para la tma cmpartida de decisines Al adptar cada un de ls punts en ests prcedimients marcads cn dble asterisc, **, la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica han establecid prcedimients describiend la frma de implementación de tma cmpartida de decisines en CSI. La dcumentación para aquells prcedimients que requieren un perid cualquiera de un añ para tmar acción y/ inici de actividades, se incluirá en ls minuts del Cnsej de Plítica ya la Mesa Directiva del mes crrespndiente a su descripción en el prcedimient de planificación. 15

16 Prcedimient para reslución de una Disputa Interna Si en cualquier mment la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica entran en desacuerd en referencia a cualquier punt que requiera su aprbación cnjunta, se establecerá un Cmité de Reslución de Cnflicts. El Cmité incluirá ds representantes de cada grup, la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica y se reunirán para tratar de reslver la disputa de una manera infrmal. Si el cmité n lgra un acuerd, declarara a un punt muert (impasse) y el prces de mediación descrit a cntinuación entrara en efect. Una vez que la dispute se declare en impasse, la Agencia le infrmara a la ficina Reginal de San Francisc ACF dentr de ls 10 primers días de la disputa. En cas de que la disputa a reslver pnga en peligr de rechaz el refinanciamient de termin a la subvención para Child Start, la ficina Reginal será ntificada inmediatamente. De acuerd cn ls requisits del Act Head Start, Sección 646(a) y las Instruccines del prgrama HS-96-16, ls cnflicts entre el Cnsej de Plítica y la Mesa Directiva se deben remitir a un mediadr si el cmité de Reslución de Cnflicts n alcanza un acuerd y se declara un punt muert (impasse). Al ntificar la ficina reginal sbre la disputa, el Directr Ejecutiv tratara de rganizar una reunión incluyend al Directr Ejecutiv/Directr de Head Start y presidentes del Cnsej de Plítica. Es psible slicitar la participación de trs miembrs del CP y Mesa Directiva dependiend de la naturaleza de la disputa. Si las reunines cn la Oficina Reginal fracasan en ayudar a reslver el cnflict entre la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica, las discrepancias se remitirán a un mediadr prfesinal dentr de ls 10 primers días después de determinar que la slución n se lleva a cab cn la ayuda de la Oficina Reginal. (Se slicitara apy de la Oficina Reginal al seleccinar un mediadr si es necesari.) Una vez que el mediadr haya sid cntactad y se rganice la primera reunión, se le ntificara la fech y hra a la Oficina Reginal. Se espera que ls representantes designads de la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica en cuant un mediadr haya sid seleccinad tant cm ls planes las reunines u tras actividades que el mediadr slicite. Si el cnflict se relacina cn el refinanciamient del prgrama, el prces de mediación debe cmpletarse 15 días antes de la fecha de refinanciamient a mens que el mediadr indique pr escrit que la reslución del cnflict tendrá éxit si cuentan cn tiemp adicinal. En este cas, CSI slicitara tiemp adicinal para cmpletar el prces de mediación. 16

17 Una vez que se haya cmpletad el prces de mediación y el reprte este preparad, ls miembrs de la Mesa Directiva, del Cnsej de Plítica y la Oficina Reginal ACF recibirán una cpia. Prcedimient de Quejas de la Cmunidad La Agencia cmparte la respnsabilidad de fmentar y mantener relacines psitivas cn la cmunidad. Ls miembrs de la cmunidad deben cnfiar que ls temas y precupacines que ns cmuniquen se escucharan y atenderán justamente. Preferims que cualquier persna que tenga una queja justa en cntra de nuestra agencia prvea tal infrmación y n permita arreglar esa situación. Cpias sbre este prcedimient se deben mantener a la vista en cada Centr. Existen ds tips de quejas que se pueden presentar a la Agencia. El prces de reslución se manejara en frmas distintas dependiend del resultad de las cnclusines: 1. Las quejas sbre el Prgrama sn aquellas que se relacinan cn las practicas de la Agencia, prcedimients la sspecha que una agencia ha vilad algún requisit regla (incluyend ls prcedimients interns prpis); ha fracasad en negciar justamente cn ls miembrs de la cmunidad. 2. Las quejas prvenientes de la cmunidad referente al persnal sn aquellas que alegan acción inadecuada pr parte de un emplead de la Agencia. Si, al analizar las alegacines, se determina que el emplead actuó inadecuadamente, la agencia se reserve el derech de manejar la queja cm acción del persnal. De acuerd cn las regulacines y la plítica de la agencia, Child Start n dará a cncer ls resultads de dicha acción. De esa manera le permitirá al emplead mantener la cnfidencialidad a la que tiene derech. El únic cmunicad pr parte de la agencia cnsistirá en una aclaración de las plíticas de la agencia relacinadas cn el asunt plantead pr la queja. Prcess de Quejas sbre el Prgrama Las quejas deben ser remitidas pr escrit, en persna pr teléfn al Directra Deputiva. Las quejas deben describir las alegacines en detalle y prveer dcuments específics, materiales, literatura u tra evidencia que apye dichas alegacines. La Directra Deputiva tendrá autridad ttal y cmpleta de analizar e investigar tdas las quejas y alegacines prcedentes de la cmunidad. Al recibir dichas quejas, La Directra Deputiva cnducirá análisis y exámenes exhaustivs de la infrmación y tds ls hechs relacinads cn las alegacines cntenidas en la queja. 17

18 Después de terminar la investigación, la Directra Deputiva deberá prepara un reprte escrit de ls hechs implicads en la queja y recmendar un curs de acción para dar slución al asunt. La Directra Deputiva infrmara al Directr Ejecutiv, ls presidentes del Cnsej de Plítica y la Mesa Directiva de Child Start si las quejas sn de cntenid grave. La Directra Deputiva se cmunicara pr escrit cn el demandante y mantendrá dcumentación escrita de tda la crrespndencia. Si n se alcanza una slución, el asunt se remite al Directr Ejecutiv. Si aún es sin reslver, el asunt se remite al Cnsej de Plítica la Mesa Directiva de Child Start, cualquiera es más aprpiad a la naturaleza del prblema. La Mesa Directiva tiene la autridad final en la reslución de tdas las quejas de la cmunidad. Persnnel Cmplaints Prcess 18

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20 RECURSOS HUMANOS REQUISITOS (d)(1)(x) El Cnsej de Plítica debe trabajar en alianza cn persnal clave de Administración y el grup del régimen para desarrllar, analizar y aprbar rechazar plíticas de persnal del prgrama y ls cambis subsecuentes a dichas plíticas de acuerd cn el códig 45 CFR En ells se incluyen la cnducta del persnal del prgrama, asesres y vluntaris (d)(1)(xi) y (xii) El grup del régimen y el Cnsej de Plítica deberá aprbar decisines para cntratar despedir al Directr de Head Start y decisines para cntratar despedir a cualquier persna que trabaje principalmente para ls prgramas Head Start Early Head Start. Prpósit El prpósit de ls prcedimients de Recurss Humans en el régimen cmpartid es establecer las respnsabilidades de ls tres scis: la Mesa Directiva, el Cnsej de Plítica y la Administración cn el fin de asegurar la existencia de plíticas claras en esta área. Cm parte del requisit en el reglament, ls prcedimients relacinads asunts del persnal están incluids en la plítica de persnal de la Agencia. Prcedimient para cambi de Plíticas del Persnal En Juni de cada añ se cnduce un análisis de las plíticas mencinadas. Ls cambis necesaris se discuten cn ls Cmités de Persnal, la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica. Ls cambis finales se presentan ante la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica para aprbación únicamente después de un cuidads examen y evaluación de ls cambis prpuests. Ls prcedimients finales se cmpletan en Agst y se hacen dispnibles a ls empleads durante el pre-servici anual cm parte de ls esfuerzs cntinus pr prveer material adecuad y actualizad al persnal. 20

21 Prcedimients de Acción para Aprbación de Cntratacines y Despids Ls prcess de cntratación del Directr Ejecutiv y el Directr de Head Start así cm del rest de ls empleads que se encargan de actividades relacinadas cn Head Start están incluids en ls prcedimients Estándares de Operación de ls Recurss Humans. Ests prcedimients describen la participación de la Mesa Directiva y el Cnsej de Plítica en ls prcess de cntratación y describe el prces de selección de empleads. La participación del Cnsej de Plítica entra en efect en las etapas finales de aprbación de una acción de despid antes que la acción se pueda llevar a cab. Es psible llamar a la Mesa Directiva ante la presentación de una queja pr parte de un emplead que ha sid despedid, sin embarg su participación en el prces se limita a la fase de apelación en el cas dnde el emplead despedid decida apelar tal decisión. 21