II. Relación con Terceros

Transcripción

1 II. Relación con Terceros Introducción a la Relación con Terceros Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones en la organización. Hay tres tipos de terceros, están: los clientes, los empleados y los proveedores. Idempiere le permite a un tercero pertenecer a más de un tipo, por ejemplo un empleado puede ser cliente de la compañía. Desde el menú de Idempiere se encuentra el árbol de Relación con Terceros->Reglas de Terceros->Terceros. De aquí se despliega la ventana que se muestra en la figura 1. Figura 1. Ventana de Terceros 1.1. Terceros En la ventana Terceros se configura la información de los terceros, en la figura 1 se muestra esta ventana, la cual está distribuida como sigue: Se debe cargar el tipo de identificación que se refiere si es cédula o R.I.F., el numero de identificación que puede ser el numero de cédula si es persona natural, R.I.F. Si es persona jurídica o pasaporte si es extranjero, el campo código se refiere a una abreviación interna que se utiliza para realizar búsqueda de los terceros y el campo Nombre es un nombre descriptivo del tercero, que va a aparecer en los documentos que se elaboren. Además se debe definir la información general del tercero, los campos ubicados en la parte media de la ventana

2 se utilizan para cargar la información financiera y fiscal, tales como: el estado de crédito, identificador de impuestos, etc. Los terceros se pueden agrupar de acuerdo a características específicas en grupos de terceros, haciendo click derecho sobre esta opción y dando click sobre la opción acercar se pueden configurar los grupos de terceros. La parte inferior de la ventana incluye información sobre el monto de las transacciones de la organización con el tercero. Los Terceros pueden tener asignadas varias direcciones, así como también varias cuentas bancarias. También pueden tener relaciones con otros terceros, permitiendo hacer entregas a un tercero, mientras la facturación se realiza al tercero relacionado. Un Tercero puede también ser definido como perteneciente a una Organización. Esto le permite tener depósitos o almacenes separados, inventarios y contabilidad para ese tercero. Si su rol le permite ver información contable, entonces podrá ver otras pestañas adicionales tales como Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor. Estas le permiten seleccionar cuentas contables, centros de costo, entre otros, para sus transacciones. En general, muchas empresas no encontrarán necesario cambiar aquí los valores que están predefinidos. Note que las pestañas Acceso Tercero y Área de Interés, se encuentran identadas bajo la pestaña Contacto (Usuario). Cuando vea pestañas identadas de esta forma, primero debe seleccionar la pestaña padre (en este caso Contacto) antes de poder ver las pestañas que son hijas. En la figura 2 se muestra el área de información de Cliente. Desde esta pestaña se escogen los valores predefinidos que aparecerán en los documentos. Además se incluyen los términos y reglas de pago, las reglas de facturación y el método estándar de entrega. Además se deben definir los campos esquemas de descuento y los porcentajes de descuentos, que se utilizan para resumir algún descuento adicional que pueda ser otorgado a ese cliente. El campo Representante de Ventas se utiliza para establecer un valor predefinido a cualquier ingreso para este Tercero. Puede dejarse en blanco si lo desea. Los campos Referencia de Orden y Descripción serán impresos por defecto en todas las órdenes para este cliente en particular. El texto puede modificarse como sea necesario para una orden específica. El Formato de Impresión de Factura se utiliza para definir un formato de impresión diferente si el cliente lo requiere. Si lo desea, puede seleccionar un Límite de Crédito para un cliente. Este indica cuanto crédito tiene disponible antes que el procesamiento de la orden sea detenido. Si indica un valor 0, entonces no tiene límite de crédito. Si

3 ellos tienen facturas pendientes, entonces el sistema le muestra el total en el campo Crédito Utilizado. Figura 2. Información Clientes En la figura 3 se muestra la Información de Proveedor. Desde esta sección se indican los términos de pago y las reglas para cuando se realizan compras a los proveedores. Para que esta información se visualice, debe seleccionarse la opción Proveedor en la ventana principal del tercero. Posteriormente se habilitará la posibilidad de seleccionar reglas y términos de pago para este proveedor. Figura 3. Información de Proveedor

4 A continuación se describen las pestañas de la ventana de terceros Cuenta Bancaria En la figura 5 se muestra la ventana de la pestaña Cuenta Bancaria donde se almacena información financiera y otra información personal segura, tal como el numero de seguro social. Figura 5. Pestaña de Cuentas Bancarias. Desde esta ventana se puede ingresar información de la tarjeta de crédito o cuenta bancaria. Es opcional completar los campos Licencia de Conducir, N Seguro Social, cuenta de , dirección verificada y código postal Localización Desde la figura 6 se muestra la pestaña Localización, donde se almacenan las direcciones de los terceros, los números telefónicos y números de fax.

5 Figura 6. Pestaña Localización. Es posible almacenar más de un registro de localización de los terceros. Al hacer clic sobre la derecha del campo Dirección, se despliega la ventana Actualizar Dirección, que se muestra en la figura 7. Figura 7. Pestaña Actualizar Localización. El campo Localización/dirección es obligatorio, el resto de la información de esta pestaña es opcional. Las

6 opciones de Dirección de Entrega, Dirección de Facturación, etc., pueden ser utilizadas si son necesarias. Esto indica que usted puede escoger la dirección al momento de la entrega, factura, etc. Si usted tiene múltiples direcciones para una organización, note que cada dirección tiene un nombre (justo encima de la opción Activa). Puede querer reagrupar las direcciones descriptivamente para que sea más fácil seleccionar la dirección apropiada desde las pantallas de entregas y facturas. Es importante destacar que las direcciones en idempiere son centralizadas y se usa el campo nombre para determinar si se trata de una dirección existente o de una nueva. Por tal motivo es necesario agregar la información de la dirección y dejar que el sistema agregue automáticamente el nombre para que asocie el tercero a direcciones existentes Contacto/Usuario Desde la ventana se almacenan los contactos relacionados con el Tercero. Desde aquí se visualizan las personas de contacto de los Terceros con los cuales se interactúa. En la figura 8 se puede ver la ventana de la pestaña Contacto. Figura 8. Pestaña Contacto. Desde aquí se puede agregar el nombre y la información de contacto aquí. El campo Nombre es obligatorio, el resto de la información es opcional. La opción Total Acceso Tercero indica si el contacto tiene acceso a ver todos los documentos (facturas, órdenes, etc.), requerimientos y activos que implica a ellos mediante la tienda web. Este solo acceso, no le otorga derecho sobre su versión de Idempiere ni a ver ningún dato propietario. Si la opción Total Acceso Tercero no está activada, usted necesitará hacer una entrada en la siguiente pestaña llamada Acceso Tercero para

7 determinar qué acceso tendrán ellos mediante la tienda web. Los campos Verificado, Verificación de Información, Ultimo Contacto, y último Resultado son mantenidos por el sistema. Ellos son actualizados cuando el usuario accede a la tienda web Acceso Tercero Le permite a usted decidir qué información podrá ver un Tercero sobre él mismo en la tienda web. Es posible visualizarla desde la figura 9. Figura 9. Pestaña Acceso Tercero. Esta es una Pestaña avanzada. Solamente será mostrada si su rol permite acceder a estas pestañas y si la opción Ver Pestañas Avanzadas está seleccionado en sus Preferencias. Cuando la opción Total Acceso Tercero no está seleccionada en la pestaña Contacto (Usuario), necesitará hacer una entrada aquí para indicar que acceso tendrán ellos. Notará en el ejemplo arriba, que el acceso está permitido para Documentos de Socio, esto es facturas, órdenes y órdenes de compra Área de Interés Le permite definir s y otras listas de distribución para propósitos de marketing. Se visualiza esta pestaña desde la figura 10.

8 Figura 10. Pestaña Área de Interés. Área de Interés es una herramienta de marketing que le permite agrupar clientes para el envío de s o boletines. Con tal que usted haya definido Áreas de Interés en otra parte del sistema, esta pestaña le mostrará cuando una persona se suscribe sobre esa Área de Interés y, si es aplicable, la fecha que ellos escogieron quedara fuera de la misma.