MÓDULO DE PROVEEDORES

Transcripción

1 MÓDULO DE PROVEEDORES

2 INTRODUCCIÓN El módulo de Proveedores de APLINSA realiza las funciones de compras y cuentas por pagar en forma simultánea. La compra se puede hacer en varios pasos como son: orden de compra, recepción única de la orden de compra o varias recepciones parciales por una misma orden de compra, la cual debe coincidir con la factura presentada por el proveedor. En forma integrada, este proceso interactúa con el sistema de Inventarios APLINSA, para crear pendientes de recepción por cada producto, consultar listas de precios por proveedor, realizar las entradas a las diferentes bodegas y costear el inventario según el sistema de costos escogido por la empresa; así mismo, en este momento se realizan diversos controles como el de no permitir la recepción de productos no solicitados o la verificación de que el precio de compra esté de acuerdo con el de la respectiva orden, permitiendo tomar diferentes acciones según la configuración que la empresa le haya dado a su sistema. El sistema de Proveedores informará permanentemente el estado de las cuentas por pagar para facilitar la programación del pago de las diferentes obligaciones. En esta labor el usuario selecciona fácilmente desde su terminal o estación de trabajo, el documento o documentos del proveedor que desea pagar o abonar para que el programa automáticamente realice el respectivo cheque con su comprobante de egreso. Programando adecuadamente su interface, este sistema envía al sistema de Contabilidad la información relacionada con compras y pagos a proveedores en forma detallada por documento o resumida por fecha. TESORERÍA Los programas de tesorería se encuentran ubicados dentro del menú de proveedores. El sistema de tesorería ofrece un control detallado y preciso del movimiento y saldo en cada una de las cuentas bancarias, aprovechando la información producida en los pagos del sistema de Proveedores, pagos del sistema de Nómina y las consignaciones realizadas por pagos recibidos de clientes en el módulo de Caja del sistema de Cartera. Su objetivo es mantener saldos diarios de las cuentas bancarias, independientemente de los cierres de mes o de año de los sistemas donde se origina la información. De este modo el usuario obtiene un alto beneficio ya que su información de Tesorería estará actualizada diariamente sin necesidad de reingresar información a las bases de datos, o esperar a que éstas sean actualizadas por procesos contables. Este sistema permite proyectar financieramente la empresa gracias al análisis que realiza sobre el disponible según diferentes fórmulas financieras y considerando la información generada en el Sistema de Cartera y en el Sistema de Proveedores. INTERFACES La aplicación de proveedores puede trabajar en forma independiente, pero interactuando con las aplicaciones de Inventarios y Contabilidad realiza lo siguiente:

3 Inventarios: Le entrega al sistema de Proveedores los costos últimos para las compras y obtención de promedios, las existencias y puntos de reorden y almacena las cantidades pendientes de recepción. Proveedores actualiza sobre inventarios los costos últimos de compra, costo promedio y stock actualizado, con las compras o devoluciones en compra. Contabilidad: Todos los documentos realizados en proveedores o que provengan de otras aplicaciones, llegan automáticamente a la contabilidad de acuerdo con los modelos contables preestablecidos sobre cada documento y que señalan las cuentas que deben afectar.(pro.007)

4 CREACIÓN TABLAS PROVEEDORES 101 Por medio de este programa se definen todas las tablas de la aplicación de Proveedores. Se denomina tablas a aquellos elementos que funcionan dentro del sistema como una equivalencia simple. Mediante estas tablas se logra la parametrización del sistema para que se adecue en su funcionamiento a las características específicas de la empresa. MENÚ DE LAS TABLAS Posibles Opciones Utilizando las flechas ( ), que hacen el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo en la pantalla, se posiciona en la tabla que desee Crear, Modificar o Eliminar, y se oprime ENTER.

5 DESCRIPCIÓN CONCEPTOS DE ORDEN PROVEEDORES Son 25 posibles conceptos de libre parametrización del 01 al 25, aquí se captura la descripción de cada uno de ellos. Con estos conceptos se puede clasificar a los Proveedores, por ejemplo: ZONA, ÁREA, CLASE, TIPO, PROFESIÓN, etc. Esto es utilizado para solicitar informes por el programa 165 (principalmente) ordenándolos libremente por cualquiera de estos conceptos o por la combinación de los mismos. CONCEPTOS DE ORDEN PROVEEDORES Número del concepto de Orden: Como se tiene la posibilidad de definir 25 conceptos de orden, aquí se debe digitar el número del concepto al cual se le van a asignar niveles internos. Por ejemplo: Si crea el Concepto de Orden número 01 como ZONA, a esta zona se le puede asignar niveles internos tales como NORTE, SUR, CENTRO, OESTE, etc., y de este modo se puede clasificar en un momento determinado a los Proveedores como de la Zona Norte, de la Zona Sur, de la Zona Centro, etc. Código: Código del nivel a definir, máximo 3 posiciones Alfanuméricas. Descripción: Descripción del código interno para cada uno de los conceptos orden.

6 Ctrl + R: Borrar Registro, se controla que el concepto de orden no esta asignado a un Proveedor para poder eliminar el registro.

7 DÍAS DE COMPRA Código Fecha de Compra: Las fechas de compra a los proveedores se deben identificar mediante un código Alfanumérico de dos (2) posiciones. Por ejemplo si a un Proveedor se le entregan las órdenes de compra los días Martes de cada semana, a otro los días Jueves, y a un tercero simplemente los días 5, 10, 15, 20, 25 y 30 de cada mes sin importar el día; para cada uno se puede definir una tabla de Fechas de Compra diferente. Este código entonces puede estar compuesto por dos números, por un número y una letra o simplemente por dos letras. Para definir las fechas de compra se tiene la posibilidad de definir hasta seis días en el mes. Factor en Días: Este factor indica cada cuántos días se realiza la compra al Proveedor. Por ejemplo para el caso del proveedor al cual se le compra cada cinco días (05) el factor en días será cinco. Ctrl + R: Borrar Registro, se controla que el codigo Dias de Compra no este asignado a un Proveedor para poder eliminar el registro.

8 VENCIMIENTOS Los días de vencimiento son utilizados para clasificar la cartera por pagar de acuerdo a rangos de días. APLINSA maneja hasta 5 rangos y la posibilidad de definir que su utilización sea vencida o por vencer. Esta tabla puede ser cambiada en cualquier momento para obtener diferentes resultados en los informes. Su principal utilización es en el programa 165 que clasifica los vencimientos según esta tabla. Días Vencimiento n : Límite superior del primer rango de días. Descripción del Rango: Descripción del rango definido. Esta descripción es utilizada por el informe 163 principalmente. El 165 produce su propia descripción. Definición Manejo Cuentas por Pagar Vencidas o Por Vencer: Si digita "S", la presentación de las cuentas por pagar por edades indicará cuantos días tiene de vencido el documento. Si digita "N", la presentación de las cuentas por pagar por edades indicará cuantos días faltan para el vencimiento del documento.

9 OTRAS DEFINICIONES Con las dos primeras se puede afectar el costo del producto, en las compras realizadas por el programa 121, de la siguiente forma: Costos menos descuentos en 121: Se da la opción de que en el programa 121 al momento de realizar las compras se pueda afectar el costo del producto teniendo en cuenta los descuentos de pie factura y por ítem. Costos más fletes en 121: Se da la opción de sumar al costo de los productos el valor del flete en forma proporcional. Actualiza Proite en 121: Se da la opción de actualizar la lista de precios del proveedor.(prog. 106) Proite maneja bodegas: Se da la opción de actualizar la lista de precios del proveedor en cada bodega. Cruza Doct al importar 224: Se da la opción de cruzar los documentos cuando se importan los cruces por el 224, esto significa que el saldo del documento queda en cero. Orden de compra con fecha limite: Se da la opción de darle fecha limite para la recepcion de la mercancia en el momento de elaborar la compra cargando una orden de compra. Esta limitante se refleja en el 121.

10 Comentarios por documento (129): Permite definir si el programa 129 cada que realice un egreso muestre la pantalla de comentarios. Incluir salidas x Tras.Bod Vta 118 (S/N): Permite definir si en el programa 118 en las estadisticas de ventas se incluyen o no las salidas x traslados entre bodegas, origen 31. Actualiza Precios de Venta con Costos 121: Si la respuesta es positiva le permitirá calcular los precios de venta 1-2 y 3 con los factores a continuación se piden al realizar compras de productos por el programa 121 ( A los Items involucrados en el documento de compra ), a su vez genera un informe en el cual se podrá ver los cálculos realizados y los cambios por cada item. Factor-1 Precio-1: Base para calcular el precio-1, se multiplica el costo del item por éste factor-1. Factor-2 Precio-2: Base para calcular el precio-2, se divide el precio-1 calculado anteriormente entre el factor-2. Factor-3 Precio-3: Base para calcular el precio-3, se divide el precio-1 calculado anteriormente entre el factor-3. Los precios calculados se aproximan a mil por exceso. MODELOS CONTABLES DE TESORERIA

11 Con esta opción nos permite definir o crear los modelos contables para poder realizar la interface de tesorería con Contabilidad. Nuevo Concepto de Tesorería: Corresponde al código que se le define y es de dos posiciones, puede ser alfanumérico, numérico o alfabético. Cuenta Contable: Es aquella Cuenta que se le define para afectar en el programa de contabilidad, estas cuentas deben estar previamente definidas en el programa 402. En caso de no conocer la codificación de las cuentas contables, las puede consultar presionando F4 cuando esta posicionado en este campo. Descripción: Descripción de la cuenta contable definida en el Programa 402, se carga automáticamente al momento de digitar el código de la cuenta. Centro de Costo Obligado: Si la cuenta maneja centro de costo, se puede digitar un centro de costo fijo para la interface contable. DEFINICION DE BANCOS PROG. 129 Por medio de esta opción se definen los diferentes bancos que serán utilizados por el programa 129 de programación automática de pagos, en esta opción se deberán tener en cuenta las siguientes opciones:

12 Código del banco : Código del banco por el cual se generaran los diferentes egresos, el código del banco debe ser previamente creado por el programa 301 (Definición de códigos de bancos) Cuenta bancaria : El número de la cuenta bancaria por la cual se giraran los respectivos egresos, este número también se debió de haber creado con anterioridad por el programa 111. Consecutivo cheque: Es el número que tomará el sistema al momento de realizar los diferentes egresos, este número es actualizado de forma automática. Este número deberá corresponder al número que efectivamente aparece en el cheque preimpreso. Modelo contable : Es el código del modelo con el cual los egresos generados por el programa 129 se contabilizarán de acuerdo a las cuentas creadas en el modelo contable (programa 007). Formato de Impresión: Este es el código del formato de impresión que será utilizado según el programa 109. Pagos electrónicos: Es el código del archivo que generará el sistema de forma automática cuando en vez de utilizar cheque impreso se utiliza medio electrónico, es importante tener en cuenta que este archivo varía según la estructura dada por cada banco. CONTRIBUCIÓN EMERGENCIA ECONÓMICA.

13 Por medio de esta opción se matricula el porcentaje de emergencia económica vigente según las normas tributarias dictadas por el gobierno nacional. El efecto se refleja al elaborar los egresos cuando se calcula en forma automática. CODIGOS DE BLOQUEO. Código de Bloqueo: Número del Código de Bloqueo (1-9), este código es utilizado para impedir la compra a proveedores bloqueados. Se digita en el programa 102 en creación de proveedores, campo bloqueo. Se asume que el código cero implica que el cliente se encuentra desbloqueado y con posibilidad de comprar, se le asigna un código de bloqueo mayor a cero, de acuerdo con la definición de estos códigos. Descripción Código Bloqueo: Descripción para cada uno de los códigos de Bloqueo, máximo 30 caracteres. Bloquea (S/N): Digite "S" si el código de bloqueo que está creando deja INACTIVO al proveedor en el sistema, esto es, que NO se le podrá realizar compras por el programa 121. Digite "N", en caso de que el código de bloqueo que esté creando sea de tipo informativo. Ctrl + R: Borrar Registro, se controla que el codigo de bloqueo no este asignado a un Proveedor para poder eliminar el registro. CAMBIA POR EL 010

14 ACTUALIZACION TIPOS DE CLASIFICACION 105 Mediante este programa se podrán crear innumerables archivos de tipo temporal (tantos como lo permita el espacio disponible en disco), en los cuales se puede definir el orden de los informes de acuerdo con los conceptos de clasificación que hayamos definido en el programa 101. Si por ejemplo se definieron los conceptos de clasificación ZONA, AREA, PAIS, CLASE y TIPO, en cualquier momento podremos definir un informe donde sean ordenados los clientes por ZONA-AREA, CLASE-TIPO, ZONA-CLASE-TIPO, CLASE- AREA-PAIS, etc. Para efectos de la explicación vamos a suponer que usted definió los conceptos de clasificación as : 01 ZONA, 02 AREA, 03 PAIS, 04 CLASE, 05 TIPO IMPORTANTE: Recuerde que para obtener el informe de los Proveedores de acuerdo con los ordenamientos diseñados, después de crear este temporal debe ejecutar el programa 162, POR LA MISMA PANTALLA, con el fin de que el o los temporales que usted haya creado sean reconocidos por el programa 162. Recuerde también que estos archivos temporales OCUPAN un buen sector del DISCO por lo que es importante establecer que numero de temporales se van a crear y por cuanto tiempo se van a mantener en el disco.

15 ENCABEZADO DEL DISEÑO Cod: Código Informe, Digite el código del informe que desea realizar por primera vez o que desea modificar, debe ser de 1 a 5 caracteres alfanuméricos. Niv: Nivel de Seguridad, Todos los informes tienen un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a consultar. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Titulo: El título del informe es un campo alfanumérico de 40 posiciones máximo. El usuario debe escribir el titulo que va a tener cada informe que sea creado de acuerdo con el objetivo del mismo. Orden Conceptos de clasificación: Aquí se debe definir como desea ordenarlos los proveedores en el listado, para ser impresos por los programas 162 y 165. Por ejemplo: Listado de los clientes de una determinada ZONA y dentro de esa Zona todas las AREAS asignadas. Para este caso en el orden de conceptos se debe escribir : Listado ordenado por ZONA-CLASE-NOMBRE de los clientes, o sea que ser posible obtener un informe ordenado por zona y dentro de zona por clase y finalmente dentro de la zona en orden alfabético por nombre. Para este caso en el orden de conceptos se debe escribir : Generar Temporal: Se responde con S, en caso de que se desee crear el archivo temporal con el ordenamiento requerido. SI EL TEMPORAL YA HA SIDO CREADO EN LA PANTALLA DONDE USTED ESTA TRABAJANDO, debe ser pedida la confirmación acerca de si desea crearlo nuevamente. De no existir se seguirá el proceso normal. Solo con Movimiento: Se responde con S si desea incluir en el archivo temporal solamente los clientes con movimiento. Mon-Bod: Moneda/Bodega en la que desea verificar el movimiento. Es IMPORTANTE que en los programas que utilizan el temporal se SOLICITE la misma Moneda Bodega. RANGOS DEL INFORME Código Inferior y Superior del Proveedor: Rango de los clientes que se quieren generar en el informe. Código Inferior y Superior Conceptos de clasificación: Rango de los conceptos de clasificación de los cuales se desea generar la información. Totales: Para cada uno de los Conceptos de Orden se define si se desea obtener o no Totales, de la siguiente forma: 0, si NO se desean Totales; 1 si se desean Totales pero sin salto de pagina y 2 si se desean Totales con salto de pagina.

16 LISTAS DE PRECIOS POR PROVEEDOR 106 En diversas ocasiones se requiere cambiar algún dato de uno o varios proveedores en sus listas de precios. Para este caso de modificación de información, se puede hacer uso de este programa al cual se le definirá cuál dato se desea modificar y opcionalmente se le darán unos RANGOS para que realice un cargue de códigos en el área de trabajo, o si se prefiere no se hace cargue y se digita código por código cada uno de los proveedores a los que se les desea modificar un dato en particular relacionado con sus listas de precios.

17 En condiciones normales este programa debe estar restringido, ya que a través de él, se puede destruir toda la integridad de los datos. Sin embargo, el programa es suministrado dentro del sistema APLINSA, por cuanto en la etapa de instalación se pueden obtener muy buenos resultados. SOLICITANDO UN CAMPO CUALQUIERA Número del Campo a Modificar En este lugar se debe digitar el número del campo que se desea modificar. Cada campo dentro de los datos particulares del proveedor tiene un número asignado que puede ser consultado de la siguiente forma: Para ver el significado del siguiente campo, oprima CTRL+N, y para ver el significado del campo anterior, oprima CTR+Y, en la pantalla se irá modificando la información; en el lugar donde está el cursor aparecerá el número del campo y en el encabezado del scroll aparecerá la descripción del mismo. También se puede hacer la búsqueda de los campos a modificar mediante las flechas arriba (^) y abajo (v). Una vez se ha definido cuál es el número de campo que se va a modificar, oprimir ENTER Cargando Información por Rangos: Se tiene la opción de cargar en pantalla un rango de códigos de ítem para llevar a cabo la modificación del campo que se ha determinado. Para cargar información digite 1 y para no cargar información, o sea trabajar código por código, digite 2. Proveedor: Que código de proveedor desea cargar. Código ítem Inferior y Superior: Identificador del código de ítem inferior y superior para llevar a cabo la modificación del campo que se ha determinado. Oferta Inferior y Superior: Identifica la oferta inferior y superior que se desea cargar. Campo alfanumérico de tres posiciones.

18 Bod Inferior y Superior: Bodega inferior y superior a la que pertenece el ítem seleccionado, este campo se puede modificar cuando hemos seleccionado la opción 2 de no cargar información. CAMPOS A MODIFICAR: Precio de lista: Es el precio del ítem que suministra el proveedor seleccionado. Fecha de vigencia: Es la vigencia de los precios de cada ítem suministrado por el proveedor. Aquí el sistema permite actualizar automáticamente la fecha de vigencia a todos los ítems cargados. Tiempo de entrega: Es el tiempo que tarda el proveedor seleccionado en entregar los productos después de haber sido pedidos. Aquí el sistema permite actualizar automáticamente el tiempo de entrega a todos los ítems cargados. Volúmenes: Es el Volumen de entrega de los productos solicitados al proveedor, Aquí el sistema permite actualizar automáticamente el Volumen de entrega a todos los ítems cargados. Fecha de lista de precio: Fecha en la que se actualizo la lista de precio del proveedor. Aquí el sistema permite actualizar automáticamente la fecha de lista de precio a todos los ítems cargados. Cantidad mínima de despacho: Cantidad mínima que despacha el proveedor por cada ítem. Nota: Cuando se tiene definido el el programa 101 Otras definiciones que Proite Maneja Bodegas = Si y en el programa 201 Definiciones Varias que No maneja Costos por Bodega, el cambio realizado al campo-1 Lista de Precio se replica en las demas bodegas del archivo Proite.

19 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS 107 Por medio de este programa se define el formato de impresión de los documentos manejados en Proveedores, como son las Órdenes de compra y Recepciones de compra, sea en formas estándar o preimpresas. El programa 181 es el que interpreta los formatos que aquí se generan. ENCABEZADO DEL DISEÑO Código Informe: Digite el código del informe que desea realizar por primera vez o que desea modificar, debe ser de 1 a 6 caracteres alfanuméricos. Después de digitar el código del informe el programa realiza alguna de las siguientes posibilidades según sea el caso: 1- Pasa al área de scroll para recibir el diseño del formato que se desea realizar en caso de que éste no exista.

20 2- Detecta que dicho diseño ya existe y produce un mensaje de escogencia en pantalla de la siguiente forma: Estas posibilidades le permiten al usuario llamar el diseño para modificarlo o borrarlo así: Modifica: Escogiendo esta opción el programa carga en pantalla el diseño existente actualmente en la base de datos y permite la modificación del mismo en cualquiera de sus líneas diseñadas y la adición de nuevas líneas. Retira: El programa borra el diseño de la base de datos en todas sus líneas. Antes de realizar esto, hace una pregunta de confirmación para eliminar, a la cual se le debe responder S, en caso de desear borrar dicho diseño, o N en caso de no hacerlo. Imprime: El programa imprime las líneas del formato diseñado en esta pantalla. Para Visualizarlo e imprimirlo como se muestra en el ejemplo siguiente se invoca el menú de impresión con la tecla Esc: Nada: Esta opción permite regresar a preguntar nuevamente el código de informe. Otras Opciones: Mientras el cursor se encuentre en el lugar de Código de Informe se tienen estas dos posibilidades adicionales: Búsqueda del siguiente informe: Buscar el siguiente código de informe existente en la base de datos presionando la tecla F3. Esto hará que aparezca el código en pantalla para que el usuario pueda llamarlo para revisión, modificación, impresión o borrado. Esta búsqueda del siguiente se realiza de acuerdo a la secuencia alfabética del código que esté en pantalla. También se puede buscar dejando el código en blanco y presionando ENTER con lo cual mostrará una ventana en la cual se puede elegir el formato que se desea. Impresión de los campos: Dejando el código en blanco y presionando la tecla F5, digitamos ESC. podremos imprimir los campos que componen el programa, o sea que podemos obtener el siguiente listado:

21 TABLA DE CAMPOS PROGRAMA Cuando el cursor pasa al área de scroll, el usuario ya puede realizar las líneas de diseño para su documento específico. Estos campos se visualizan con las flechas de arriba y hacía abajo ( ), y van desde el 001-Nit del Proveedor hasta el 063- Prefijo Documento Proveedor. DEFINIENDO LOS CAMPOS Y LÍNEAS DEL DOCUMENTO, SCROLL Tipos de Línea Permitidos El generador tiene diversos tipos de líneas válidos para la formación de un documento completo. Para moverse a través de los tipos de línea, hacia adelante y hacia atrás, utilice las teclas CTRL+W y CTRL+P respectivamente; entre tanto en la columna 24 de su pantalla, aparecerá la descripción de cada tipo de línea de acuerdo al número que la identifique. Los tipos de línea son: Campo Descripción Definición 01 Nit del Proveedor Nit o cédula del proveedor. 02 Razón Social provee. Razón social del proveedor.

22 03 Código del Proveedor Puede ser un consecutivo dado por la empresa, o el Nit o Cédula. 04 Desc. Tipo Documento. Tipo del documento de identificación del proveedor, puede ser N o C. 05 Fecha de Documento. Fecha del documento AAMMDD. 06 Nombre del Proveedor Puede colocarse el nombre del representante de ventas o del administrador. 07 Costo total Documento Valor total del documento. Es la suma de los costos de cada uno de los ítems relacionados en el documento de acuerdo al costo del producto, diferente del total en precio. 08 Líneas del Documento Líneas del documento. Este tipo de línea requiere de una segunda definición en la cual se especifican los campos que debe contener cada una de ellas, estas líneas son las que se refieren a cada uno de los ítems relacionados en el documento. Los campos válidos para el tipo línea son mostrados en la línea 24 de la pantalla. Posibles campos en las líneas del Documento 08: En este lugar se puede digitar el número de cualquiera de estos campos: Código Descripción 1-Código del ítem 20 posiciones incluyendo la oferta. 2-Descripción Descripción del ítem; 30 posiciones. 3-Localización Localización en bodega del ítem; 6 posiciones. 4-Unidad de Unidad de medida; 2 posiciones(un, KL GR, etc.) medida 5-Cantidad Cantidad en la transacción; 13 posiciones. 6-Conversión Cantidad multiplicada por el factor de conversión. 7-Signo de Signo para formar columnas:! Admiración 8-Valor Unitario Valor unitario a precio de venta 9-Valor Total Valor total = valor unitario x cantidad facturada 10-Porcentaje Porcentaje del IVA. impuesto 11-Cantidad Cantidad pendiente por recepcionar. Pendiente 12-Grupo del ítem Grupo de ítem de inventario asignado al código del mismo. 13-Subgrupo delsubgrupo de inventario asignado al ítem. ítem 14-Costo unitario Costo unitario de compras 15-Costo total Costo total = Costo unitario x Cantidad. 16-Ajuste al valor Valor del ajuste realizado al precio o costo total del ítem. 17-Refer. Adicional Referencia adicional del ítem, utilizada como complemento de la descripción del mismo. 18-Raya '_' 12 Una raya de 12 posiciones para efectos de captura de posic. información o para complementar algún dato manual, la raya es así ' '. 19-Código oferta Código de la oferta que se está utilizando. Sólo disponible en caso de manejar ofertas en el sistema según las definiciones hechas en el programa Switch Swiche para aplicaciones especializadas de droguistas, no

23 Droguistas disponible en la versión estándar. 21-Referencia Segunda identificación única de cada ítem. Alterna 22-Cantidad Formato 999 Con este campo se imprime la cantidad sin decimales y con un máximo de Stock Actual Stock actual del producto en el inventario. 24-Precio 1 Precio correspondiente a la primera lista de precios matriculado al ítem en el programa Precio 2 Precio correspondiente a la segunda lista de precios matriculado al ítem en el programa Precio 3 Precio correspondiente a la tercera lista de precios matriculado al ítem en el programa Des.Und.Med. Descripción de la Unidad de Medida del ítem 28-Impoconsumo Valor del Impuesto al Consumo. 29-Tot.Iva + Ítem Valor Total = IVA unitario x cantidad facturada + el Valor del Ítem. 30-Serial / Lote Descripción del Número de Serie o Lote que se este manejando. 31-Peso Bruto Corresponde al Valor del Peso Bruto 32-Peso Neto Corresponde al Valor del Peso Neto 33-Largo Corresponde al Largo del Item 34-Ancho Corresponde al Ancho del Item 35-Alto Corresponde al Alto del Item 36-Volumen Corresponde al Volumen del Item 37-Comentarios Comentarios del documento 38-Descuento Descuento del documento 39-Localizacion2 Localización del ítem 2 40-Cajas Si o NO se manejan cajas completas completas 41-Vlr Unitario UnValor unitario del ítem y su unidad de medida de medida 42-Valor unitarioentrega el valor con el descuento con descuento 43-Vlr tot item-valodsto total de los ítems con el descuento 44-Descripcion Descripción adicional del ítem adicional 45-Observaciones Observaciones que se digitan cuando se permite editar COMTRA 46-% descuentoporcentaje aplicado en el documento de compra. por ítem 47-# de orden denúmero del documento de la compra compra 48- Precio 6 Valor de la lista de precios 6 matriculada al ítem 49-Ultimas 5Este campo imprime las ultimas 5 compras del ítem que se esta compras imprimiendo debe seleccionarse de ultimo y tener en cuenta que se imprime en la línea siguiente del ítem. Los campos que imprime son: tipo de documento, numero, proveedor, cantidad y costo. 50- Centro De Costos 51-Vr Unit.Estampilla 52-Vr Estampilla 53-Precio-Lista 54-Descto-1 55-Descto-2 Total Este Campo imprime el centro de costos. Codigo del Centro de Csotos Asignado Valor Unitario asignado a la estampilla UdeA Valor Total Estampilla UdeA Precio de Lista del Proveedor tomado del archivo Proite Descto-1 del Proveedor tomado del archivo Proite Descto-2 del Proveedor tomado del archivo Proite

24 56-Descto-3 57-Precio Venta 58-Marge Utilidad 59-Descripcion Grupo 60-Descripcion Subgrupo 61-Abre Fila Descto-3 del Proveedor tomado del archivo Proite Precio de Venta tomado del archivo Proite Calculado entre el Precio de lista y el Precio de Venta Desctos. Muestra la descripción del grupo de item asociado a la transacción. Muestra la descripción del subgrupo de item asociado a la transacción. Etiqueta de html <tr> Etiqueta de html </tr> Etiqueta de html <td> 62-Cierra Fila 63-Abre columna 64-Cierra columna Etiqueta de html </td> 65-Cier/abr coluetiqueta de html </td><td align=right> <Der> 66-Cier/abr coluetiqueta de html </td><td align=left> <Izq> Para cada uno de los campos anteriores que sea elegido, se determinará enfrente de éste la columna donde se desea imprimir el contenido. Si no se desea su impresión basta con digitar 0. Columna para cada dato de la línea tipo 08: Cada uno de los datos de la línea tipo 08 debe ser impreso en una columna determinada, esta columna siempre debe ser mayor que la columna del dato anterior del mismo tipo de línea. Aquí termina la definición de los campos internos de la línea 08 y continuamos con la línea 09 del programa. Campo Descripción Definición 09 Número delnúmero del documento que se está elaborando. Documento 10 Continuación, Swiche Swiche utilizado para marcar en caso de que el documento tenga que utilizar más de una página. 11 Comentario 1 Renglón 1 de los comentarios capturados en el programa 121, 122 o 123 cuando se presiona F1 12 Comentario 2 Renglón 2 de los comentarios capturados cuando se presiona F1 13 Comentario 3 Renglón 3 de los comentarios capturados cuando se presiona F1 14 Título cualquiera Texto libre, puede ser cualquier título. 15 Dirección, línearenglón 1 de la dirección del proveedor Dirección, línearenglón 2 de la dirección del proveedor Dirección, línearenglón 3 de la dirección del proveedor Valor antesvalor del documento antes de impuestos. imptos. 19 IVA Valor del impuesto IVA. 20 Fletes Valor de los fletes. 21 Retención en lavalor de la retención en la fuente. Fte. 22 Valor totalvalor total del documento incluyendo impuestos. Documen. 23 Monto escrito, Renglón 1 del valor en letras según el valor numérico del lin 1 documento. 24 Monto escrito, Renglón 2 del valor en letras según el valor numérico del lin 2 documento.

25 25 Página número Número de la página dentro de cada documento. 26 Fecha defecha de vencimiento de la obligación. vencimiento 27 Condición dedescripción de la condición de pago. pago 28 % del Descuento Porcentaje otorgado en el campo de descuento pie factura cuando se presiona F3. Fac. 29 Número OrdenNúmero de la Orden de Compra a que se hace Referencia. Compra 30 Valor delvalor del descuento cuando no se da el porcentaje de descuento descuento pie factura. 31 Línea de Libre uso. 32 Concepto 1Concepto de orden 1 del proveedor. proveedor 33 Concepto 2Concepto de orden 2 del proveedor. proveedor 34 Concepto 3Concepto de orden 3 del proveedor. proveedor 35 Concepto 4Concepto de orden 4 del proveedor. proveedor 36 Concepto 5Concepto de orden 5 del proveedor. proveedor 37 Concepto 6Concepto de orden 6 del proveedor. proveedor NOTA: Entre el campo 32 al 37 se encuentran los conceptos de clasificación de los proveedores definidos por medio del programa 101 opción 1 y 2. Campo Descripción Definición 38 Valor brutovalor bruto del documento antes de descuentos. Docto. 39 Teléfono Teléfono del proveedor. proveedor 40 Número Número de documento según el tipo, con una longitud no Documento 7 mayor a 7 dígitos. 41 Año delaño del documento a que se hace referencia. Documento 42 Mes delmes del documento a que hace referencia. Documento 43 Día deldía del documento a que se hace referencia. Documento 44 Documento Documento enviado por el proveedor. Proveedor 45 Vr.a pagarvalor a pagar cuando se usan las posibilidades de las financier condiciones con pagos financieros. 46 Vr.descto.financi Valor del descuento financiero cuando el proveedor nos lo ero ofrece. 47 Nro.dias dcto.financ Número de días para poder tomar el descuento financiero. 48 Fec.limite Fecha límite del descuento financiero. desc.fin. 49 % descuentoporcentaje del descuento financiero.

26 financ. 50 Usuario-Fecha- Hora Nombre de usuario, fecha y hora en la cual se realizó el documento. 51 Impoconsumo Valor del Impuesto al Consumo. 52 Rete. FuenteValor correspondiente a la retención en la fuente del IVA IVA. 53 Ret. Industria yvalor correspondiente a la retención de Industria y Com Comercio. 54 Vlr.Bruto + Flete Valor bruto del documento antes de descuentos + Valor de los Fletes. 55 Plazo de Entrega Corresponde al Plazo de Entrega. 56 Valor ant.imp.+ Valor antes de Impuestos + Valor del Impuesto agregado IVA IVA. 57 Ret IVA Reg. Valor correspondiente a la retención de IVA a los de Simpli. régimen Simplificado. 58 Vlr. Exento Corresponde a aquellos ítem los cuales no se les realiza ningún tipo de Impuesto. 59 Vlr. Grabado Corresponde a aquellos ítem los cuales se les aplica cualquier clase de impuesto 60 Total Peso Bruto Corresponde al Total del Peso Bruto 61 Total Peso Neto Corresponde al Total del Peso Neto 62 Total Volumen Corresponde al Total del Volumen 63 Prefijo Docum.Prov. Es aquel que se le define en el momento de realizar una transacción por el programa Cumpleaños delfecha de cumpleaños del proveedor, campo ingresado por proveedor el programa Fecha correo Dirección de correo del proveedor 66 Teléfono 2 Segundo numero telefónico del proveedor ingresado por el Número fax Número del fax del proveedor ingresado por el Dirección de correo electrónico del proveedor, ingresado por el Segunda dirección de correo electrónico del proveedor, ingresado por el Ciudad Ciudad de ubicación del proveedor. 71 Tiempo entrega Tiempo de entrega de los productos por parte del proveedor. 72 Código bancocódigo del banco donde tiene la cuenta corriente el prov. proveedor. 73 Número Cta. Número de la cuenta bancaria del proveedor. 74 Total unidades Número total de unidades en documentos como compras y ordenes de compras. 75 Total ítems Número total de ítems en documentos como compras y ordenes de compras 76 Comentarios proveedor Líneas de comentarios del proveedor ingresados por el programa Comentarios dellíneas de comentarios de los documentos ingresados por el documento 122, Fecha limite deutilizado para las ordenes de compra cuando se maneja entrega fecha de entrega 79 Razón socialsegunda parte de la razón social que se ingresa al adicional proveedor en el programa Usuario delcódigo del usuario que creo el documento documento

27 Código de Impresión: A cada tipo de línea se le debe definir la forma como esta debe ser impresa en el papel, o si no debe imprimirse. Los códigos de impresión permitidos son los siguientes: Código Descripción N No imprima la línea actual. S Imprima la línea en forma normal, igual que el código 1. P Imprima la línea saltando previamente al comienzo de la siguiente. R Imprima la línea en negrilla, pasándole dos veces por encima. 0 Imprima la línea en el mismo renglón en el que imprimió la anterior. 1 Imprima la línea en el siguiente renglón, igual que el código S. 2 Imprima la línea dejando dos renglones en blanco. 3 Imprima la línea dejando dos renglones en blanco. Igual que para los códigos 0,1, 2 y 3, funcionan los códigos 4,5,6,7,8 y 9 dejando dicho número de renglones menos uno, en blanco antes de imprimir la línea. Constante de Longitud en Líneas: Para que la longitud de cada documento impreso en el papel siempre sea constante y se puedan utilizar formas preimpresas, en este campo se permite determinar el número de renglones que debe llevar cada documento para sus transacciones (ítems). Se usa cuando el tipo de línea es 08. Si las líneas de un documento son más que las que aquí se definen, el sistema continuará el mismo documento en el siguiente formato. Si el tipo de línea NO es 08 sino 07 (constante), este campo servirá para digitar el valor de la constante que debe ser operada como si fuera una línea más del documento. Literal de la línea: En este espacio se puede escribir cualquier texto que se desea imprimir en el papel, su longitud máxima es de 50 caracteres. NOTA: En este campo es posible el cambio de la letra a conveniencia del usuario. Para mayor información refiérase al manual de Definiciones Globales programa 001 (Manejo de Tipos de letra) Columna de Impresión: En esta columna se imprimirá el contenido que define el tipo de línea. Código del Informe a Salvar: Cuando se va a actualizar un formato, después de oprimir F5 y confirmar la acción de actualizar, el programa preguntará con qué nombre desea salvar el informe. Esto se hace con el fin de permitir la creación de nuevos informes tomando como punto de partida algún informe que ya exista; para ello se llama a modificación el informe que deseamos tomar de partida, se le hacen todos los cambios necesarios y en el momento de actualizarlo, se le define un nombre diferente al de origen. Esto producirá automáticamente un nuevo informe y dejará sin modificaciones el que se utilizó como origen. Si se oprime ENTER, salvará el informe con el mismo código que fue llamado inicialmente.

28 DEFINICIÓN EXTRACTOS DE PROVEEDORES 108 Este programa se utiliza para diseñar los extractos, cartas, memorandos, notas de atención, etc., que se desee enviar a los proveedores. El programa 182 es el que interpreta los formatos que aquí se generan. ENCABEZADO DEL DISEÑO Código Informe: Digite el código del informe que desea realizar por primera vez o que desea modificar, debe ser de 1 a 6 caracteres alfanuméricos. Cuando se digita ENTER sin dar un código o se ejecuta el icono de abrir, se traen a la pantalla los informes existentes, así:

29 de igual forma puede buscar los códigos existentes pulsando F3 o con el icono de búsquedas posibilitándose la selección de uno de ellos. Después de digitar el código del informe el programa realiza una de estas dos posibilidades según sea el caso: 1. Pasa al área de scroll para recibir el diseño del formato que se desea realizar en caso de que éste no exista. 2. Detecta que dicho diseño ya existe y produce un mensaje de selección en pantalla de la siguiente forma: Estas posibilidades le permiten al usuario llamar el diseño para alguna de las siguientes acciones, así: M)odifica: Escogiendo M el programa carga en pantalla el diseño existente actualmente en la base de datos y permite la modificación del mismo en cualquiera de sus líneas diseñadas y la adición de nuevas líneas. (R)etira: Escogiendo R el programa borra el diseño de la base de datos en todas sus líneas. Antes de realizar esto, hace una pregunta de confirmación para eliminar, a la cual se le debe responder S, en caso de desear borrar dicho diseño, o N en caso de no hacerlo. (I)mprime: Escogiendo I el programa imprime las líneas del formato diseñado en este codigo. (N)ada: Digitando N el cursor regresa a preguntar nuevamente el código de informe.

30 Después de seleccionar alguna de las acciones confirma con el icono adjunto en el recuadro de selección. Otras Opciones: Mientras el cursor se encuentre en el lugar de Código de Informe se tienen estas dos posibilidades adicionales: Impresión de los campos: Presionando la tecla F5 o ejecutando el icono de impresión se genera listado de los campos que componen el programa, para visualizarlos e imprimirlo se le da la tecla ESC, obteniendo el siguiente listado: Salida sin ejecutar ningún proceso: Para abortar cualquier proceso ejecute el icono de salida el cual lo sacara del programa en forma paulatina. Cuando el cursor pasa al área de scroll, el usuario ya puede digitar las líneas de diseño para su documento específico. Estos campos se visualizan con Ctrl-W, Ctrl-P o abriendo el recuadro de la parte superior derecha, en este cuadro al dar click sobre algún campo se enviara a la posición del scroll y van desde el 001-Nit /Cédula del Proveedor hasta el 055-Razon Social Adicional, puede insertar líneas con F3 o borrarlas con CTRL-R, al finalizar graba con F5 o con el icono de grabación de la parte inferior derecha.

31 CAPTURA DE LA DEFINICIÓN DEL INFORME, SCROLL Tipos de Línea Permitidos Para cada una de las líneas a definir se puede elegir un Tipo de Línea que está asociado con un número, de la siguiente forma : Campo Descripción de campo 01 Número de Nit o Cédula del Proveedor 02 Swiche que indica Cédula/Nit 03 Saldo Actual Fecha de Creación 06 Nombre del Proveedor 07 Constante numérica para ser impresa siempre 08 Líneas del documento. Este tipo de línea requiere de una segunda definición en la cual se especifican los campos que debe contener cada una de ellas, estas líneas son las que se refieren a cada uno de los ítems relacionados en el documento. Los campos válidos para el tipo línea son mostrados en la línea 24 de la pantalla. 09! 10 Continuación de los documentos asignados al proveedor, cuando estos exceden el valor de la constante numérica 11 Cupo de crédito 12 Cupo máximo 13 Título libre diseño, para este tipo de línea si en el campo de Constante se digita un número superior a Cero, el título será impreso cada vez que se exceda ese número de líneas en la hoja de impresión. 14 Dirección, línea 1

32 15 Dirección, línea 2 16 Dirección, línea 3 17 Total del Documento 18 Concepto de Clasificación 1 19 Concepto de Clasificación 2 20 Concepto de Clasificación 3 21 Concepto de Clasificación 4 22 Concepto de Clasificación 5 23 Concepto de Clasificación 6 24 Monto escrito lin 1 corresponde a los valores definidos en letras 25 Monto escrito lin 2 corresponde a los valores definidos en letras 26 Razón Social 27 Código de la Condición de Pago asignada 28 Saldo Anterior 29 Valor de las Compras Mes 30 Valor de los Pagos Mes 31 Valor de los Descuentos Mes 32 Valor de las Notas Débito Mes 33 Valor de las Notas Crédito Mes 34 Valor de la Devolución Mes 35 Valor del IVA Mes 36 Valor del IVA Devuelto Mes 37 Valor de la Retención Mes Página Número 40 Número del Teléfono 41 Código del Proveedor. En algunos casos puede utilizarse el mismo Nit siempre y cuando no haya proveedores que tengan almacenes en cadena, porque de lo contrario tendría que codificarse cada almacén con diferente código e igual Nit. 42 Valor de los Ajustes que se han realizado al proveedor, cuando éste ha hecho pagos por menor o mayor valor. 43 Fecha en el Extracto. Esta fecha será solicitada por el programa 182, en la impresión esta fecha aparecerá editada. Por ejemplo, si en el programa 182, usted digita , en la impresión del extracto esta fecha aparecerá como Enero 1 de Usuario Fecha Hora. Nombre del usuario que realizo ese tipo de documento, indicándole además la fecha y hora. 45 Retención de IVA. Valor de la retención de IVA que se le realizó al proveedor. 46 Valor IVA. 47 Base IVA. 48 Monto esc. Ret. IVA 1 49 Monto esc. Ret. IVA 2 50 Retención de Ind. y Com. 51 Base Ind. y Com. 52 Monto esc. Ret. Ind Monto esc. Ret. Ind Información adicional del proveedor, ingresada por el programa Razón Social Adicional del Proveedor 56 Documento Del Proveedor

33 Códigos de impresión en papel. A cada tipo de línea se le debe definir la forma como debe ser impresa en el papel, o si no debe ser impresa, porque es usada con otros fines; los códigos de impresión permitidos son los siguientes: Tipo Descripción N No imprima la línea. S Imprima la línea en forma normal, igual que el código 1. P Imprima la línea al comienzo de la siguiente página. R Imprima la línea en negrilla, pasándole dos veces por encima. 0 Imprima la línea en el mismo renglón en el que imprimió la anterior. 1 Imprima la línea en el siguiente renglón, igual que el código S. 2 Imprima la línea dejando dos renglones en blanco. 3 Imprima la línea dejando dos renglones en blanco. Igual que para los códigos 0,1,2 y 3, funcionan los códigos 4,5,6,7,8 y 9 dejando dicho número de renglones menos uno, en blanco antes de imprimir la línea. Constante numérica Cuando en el Tipo de línea se han definido los documentos asignados al Proveedor (Tipo de Línea 08), esta constante indica cuántas líneas por documentos serán impresas; si el proveedor cuenta con un número de documentos mayor a la constante, entonces se realiza el proceso de continuación, siempre y cuando se haya pedido la línea 10. Para el tipo de línea 13, indica cada cuántas líneas, debe ser impreso el Título. Inicializa títulos S/N Cuando el tipo de línea es 13 o sea de Título, se pregunta si después de imprimir este título se inicia el conteo de líneas, después de las cuales se debe imprimir el Título; este número de líneas está dado por la constante que previamente se capturó; esto hace posible imprimir uno o varios títulos después de determinado número de líneas. Por ejemplo si en el encabezado de un informe se quiere contar con tres líneas de título así: ESTADO DE CUENTA MENSUAL PARA CONTROL CUENTAS POR PAGAR - PROVEEDORES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Entonces es necesario definir tres líneas de título, y en el campo de constante sé digita el número de líneas después de las cuales se desea imprimir el mismo, en el campo de INI (Inicialización S/N), para la primera línea se escribe N, para la segunda línea se escribe "N" y para la tercera se escribe "S", de esta forma después de imprimir la tercera línea de Título, se comienza el conteo de líneas para su próxima impresión, de acuerdo a la constante que se haya determinado. Cuando el valor de la constante es CERO, este campo NO ES TENIDO EN CUENTA. Líneas de detalle para los documentos o totales Cuando sé específica en el Tipo de Línea, el detalle de los documentos (08), o el total del documento (18), se entra a un submenú en el que se solicita qué campo del tipo de línea solicitado se desea incluir en el informe, lo veremos más adelante en la descripción de las columnas de impresión. Posición de los campos para las líneas de detalle o total Cada vez que se ha incluido uno de los campos de las líneas de Detalle o Total, es necesario especificar en qué columna de la hoja debe ir impreso dicho campo. Vea más adelante cómo es su manejo en la descripción de la columna de impresión.

34 Texto o literal de la línea Todo renglón puede tener un texto o un literal, que se escribe de acuerdo a lo que se quiera dar a entender en la línea, este campo es de libre diseño, su longitud es de 50 caracteres, y puede ser un título o cualquier comentario relacionado con el renglón. NOTA: En este campo es posible el cambio de la letra a conveniencia del usuario. Para mayor información refiérase al manual de Definiciones Globales programa 001 (Manejo de Tipos de letra) Columna de impresión Columna en la que se debe imprimir el contenido de la línea. En esta columna será impreso el contenido que define el tipo de la línea y el literal será impreso a partir de la columna 1 del papel, excepto para las líneas tipo T en las que el literal será impreso en la columna especificada. Posibles campos en las líneas del documento 08 En este lugar se puede digitar el número de cualquiera de estos campos: Campo Descripción Definición 1 Moneda y Bodega correspondiente al documento. 2 Tipo de Documento Tipo del documento realizado. 3 Número del Documento Número del documento realizado. 4 Signo del Documento Signo del documento, o sea, 1-Débito, 2-Crédito ó 0-Cancelado. 5 Secuencia del Docum. Secuencias internas de vencimiento el documento. Si un documento de pago definida por el programa 201, mostrará cada uno de sus valores. 6 Fecha del Documento Fecha de elaboración del documento en formato año, mes, día (AAMM 7 Fecha de Vencimiento Fecha en la cual se vence el documento. 8 Valor del Documento Valor total del documento. 9 Valor Aplicado Docum. Valor aplicado al documento. 10 Saldo del Documento Saldo con el que queda el documento después de aplicarle un valor. 11 Código del Proveedor. Ahora veamos los posibles campos de totales de la línea Total Valor Documento: Imprime cada uno de los campos del documento. 9-Total Valor Aplicado: Valor total de lo aplicado a los documentos. 10-Total Saldo Documen. : Corresponde al valor del documento menos el valor aplicado del documento. Para cada uno de los anteriores campos que se ha escogido, se determinará enfrente de éste, sobre cuál columna del papel se desea imprimir. Si no se desean más campos, se debe digitar en ese lugar un 0. Columna para cada dato de la línea tipo 08 y 17: Cada uno de los datos de la línea tipo 08 y 17 debe ser impreso en una columna determinada. Esta columna siempre debe ser mayor que la columna del dato anterior del mismo tipo de línea. Columna en la que se debe Imprimir: En esta columna será impreso el contenido que define el tipo de la línea o el literal.

35 Código del informe a salvar Cuando se va a actualizar un formato, después de oprimir F5 y confirmar la acción de actualizar, el programa preguntará con qué nombre desea salvar el informe. Esto se hace con el fin de permitir la creación de nuevos informes tomando como punto de partida algún informe que ya exista; para ello se llama a modificación el informe que deseamos tomar de partida, se le hacen todos los cambios necesarios y en el momento de actualizarlo, se le define un nombre diferente al de origen. Esto producirá automáticamente un nuevo informe y dejara sin modificaciones el que se utilizó como origen. Si se oprime ENTER, salvará el informe con el mismo código que fue llamado inicialmente.

36 FORMATOS CHEQUES Y EGRESOS 109 Por medio de este programa se realiza el diseño de los formatos de impresión de los documentos de tipo Comprobantes de egreso, Notas Débito / crédito de proveedores y, en general, cualquier documento realizado por los programas 122 y 123. Los documentos son realizados por los programas 122 y 123 afectando la base de datos en cuanto a las labores de actualización de la misma, pero la impresión en papel de estos documentos se debe realizar por el programa 183. Este programa pregunta el formato de impresión deseado y el número del documento a imprimir. El formato es realizado con un diseño libre que se acomode a las necesidades del usuario a través de este programa que se explica a continuación. Se permite el diseño de diferentes formatos de impresión relacionando toda la información existente en los documentos que se realizan y adicionando alguna información básica sobre los proveedores. El programa para el diseño del formato pregunta los siguientes datos: ENCABEZADO DEL DISEÑO Código Informe: Digite el código del informe que desea realizar por primera vez o que desea modificar, debe ser de 1 a 6 caracteres alfanuméricos. Cuando se digita ENTER sin dar un código de informe, se traen a la pantalla los informes existentes, posibilitándose la selección de uno de ellos llevando el cursor al informe deseado. Después de digitar el código del informe el programa realiza alguna de las dos siguientes posibilidades según sea el caso: 1- Pasa al área de scroll para recibir el diseño del formato que se desea realizar en caso de que no exista. 1- Detecta que dicho diseño ya existe y produce un mensaje de escogencia en pantalla de la siguiente forma: Estas posibilidades le permiten al usuario llamar el diseño para modificarlo o borrarlo así: (M)odifica: Con esta opción el programa carga en pantalla el diseño existente actualmente en la base de datos y permite la modificación del mismo en cualquiera de las líneas diseñadas o la adición de nuevas líneas de diseño. (R)etira: Escogiendo R el programa borra el diseño de la base de datos en todas sus líneas. Antes de realizar esto, hace una pregunta de confirmación de eliminación a la cual se le debe responder S en caso de desear borrar dicho diseño o N en caso de no desear borrarlo.

37 (I)mprime: Escogiendo I el programa imprime las líneas del formato diseñado en esta pantalla. Para visualizarlo e imprimirlo como se muestra en el ejemplo siguiente se invoca el menú de impresión con la tecla Esc.: (N)ada: Digitando N el cursor regresa a preguntar nuevamente el código de informe. Otras Opciones: Mientras el cursor se encuentre en el lugar de Código de Informe se tienen estas dos posibilidades adicionales: Búsqueda del siguiente informe: Buscar el siguiente código de informe existente en la base de datos presionando la tecla F4. Esto hará que aparezca el código en pantalla para que el usuario pueda llamarlo para revisión, modificación, impresión o borrado. Esta búsqueda del siguiente se realiza de acuerdo a la secuencia alfabética del código que esté en pantalla. Impresión de los campos: Presionando la tecla F5 se imprimen los campos que componen el programa. Es decir, al presionar F5, y ESC se obtiene el siguiente listado:

38 Cuando el cursor pasa al área de scroll, el usuario ya está en posibilidades de realizar las líneas de diseño para su documento específico. Estos campos se visualizan con las flechas de arriba y hacía abajo ( ), y van desde el 001-Código del Proveedor hasta el 050-Día del Documento. DISEÑO DEL FORMATO Dentro del scroll se realiza todo el diseño del formato de acuerdo con tipos de línea, detalles y columnas. Para cada línea del scroll son solicitados Los siguientes datos:5

39 CAPTURA DE LA DEFINICIÓN DEL INFORME, SCROLL En esta pantalla se especifican los tipos, códigos y detalles de los cuales va a componerse el documento. TIPOS DE LÍNEAS Tipo: Tipo de línea que se desea diseñar en cada renglón. Se tienen varios tipos de línea diferentes. Para mejor ayuda con respecto a los tipos disponibles se puede presionar la secuencia CTRL+W y el programa pasará al siguiente tipo y mostrará su significado en la línea de su pantalla; presionando CTRL+P, el programa mostrará el tipo anterior. Cada tipo de línea con su número se explica a continuación: Para cada una de las líneas se puede elegir un Tipo de Línea que está asociado con un número, de la siguiente forma: Campo Descripción Definición 01 Código Proveedor Código del proveedor al cual está asignado el documento. Su longitud es de 11 posiciones numéricas cambiando los

40 ceros de la izquierda por blancos. 02 Teléfono delteléfono registrado en los datos del proveedor. Es de 10 Proveedor posiciones. 03 Desc. TipoDescripción del tipo de documento, definida por medio del Documento programa 201. Es de 30 posiciones. 04 Fecha delfecha de elaboración del documento en formato año, mes Documento y día. Por ejemplo la fecha Mayo 21 de 1.999, se imprime "99/05/21". 05 Fecha defecha de vencimiento del documento. Formato año, mes Vencimiento y día. 06 Nombre delnombre del Proveedor para el caso de los documentos Proveedor realizados por el programa 122, Constante Numérica Esta constante es utilizada únicamente cuando se define el campo 08 para indicar cuantas líneas tiene el documento. 08 Líneas delcon este tipo de línea se imprimen los renglones de Documento detalle que componen el documento. Su cantidad no se conoce de antemano. Cada renglón tiene su propia información, y se debe definir qué datos imprimir por cada ítem en todas las líneas que se vayan a repetir. Cuando se utiliza la línea 08 el programa hará las siguientes preguntas después de digitar el dato 08. Impr.: Código de impresión de la línea (este código se explica más adelante). Respondiendo con 1 ó S las líneas del documento se imprimen en forma normal. Cons: Esta casilla se pregunta únicamente para la línea tipo 08. Respondiendo un número cualquiera significa que el programa debe imprimir los ítems del documento en dicho número de líneas máximo. Si el documento tiene más líneas que las especificadas en este campo, el formato producirá automáticamente un salto de página para continuar en la siguiente hoja con el mismo documento, pero imprimiendo las líneas que no alcanzó a imprimir en la página anterior. Se volverán a imprimir todos los datos del encabezado y de la misma forma imprimirá también todos los datos que continúan después de la definición 08, excepto los campos de totales, ya que el documento está en estado de continuación. De esta forma, un documento puede ser impreso, en "n" páginas, tantas como sean necesarias para completar los ítems del documento de acuerdo con la capacidad definida en este campo. Si el valor de "Const." se deja en ceros, el programa imprimirá todos los ítems que contenga el documento y después seguirá con las demás líneas definidas en el formato. Se entiende que si se está utilizando papelería preimpresa, es obligatorio utilizar este campo con el valor del número de renglones que tenga la papelería diseñados para los ítems del documento. Si el documento tiene menos líneas que las especificadas en este campo, el programa dejará los campos restantes en blanco. Definición de los campos en cada línea: Después de digitar el valor anterior el programa entra a definir uno a uno los campos que deben conformar el renglón, preguntando el número del campo y la columna donde éste debe aparecer. En la parte inferior de la pantalla aparece la ayuda con todos los números de los campos disponibles para esta línea. El programa tiene 26 campos disponibles en la línea escogida. Se hará 26 veces la pregunta de Campo y 26 veces la pregunta de Columna para la ubicación de los campos, así:

41 Campo n: Responda el número de campo que desea ubicar. La letra "n" se refiere al número de la pregunta que está haciendo (solo pregunta 26 veces). Si no desea ubicar ningún campo, responda con ceros (0) en este lugar. En la línea 26 de su pantalla aparecen todos los posibles campos. Los campos disponibles son los siguientes: Campo Descripción Definición 1 Moneda Sucursal correspondiente al documento. 2 Tipo Documento Tipo asignado al documento. 3 Número Documento Número asignado al documento. 4 Secuencia DocumentoSecuencias internas de vencimientos que tiene el documento. Si un documento tiene varios vencimientos dentro de su condición de pago definida por el programa 201, mostrará cada uno de sus valores. 5 Valor Documento Valor total del documento. 6 Valor IVA Valor del impuesto del documento. 7 Valor retención Valor de la retención hecha en el documento. 8 Valor Descuento Valor del descuento hecho en el documento. 9 Valor Ajustado Valor de lo ajustado al documento. 10 Valor Aplicado Valor aplicado al documento. 11 Valor Neto Aplicad Valor neto de lo aplicado al documento. 12 Saldo Saldo con el que queda el documento después de aplicarle un valor. 13 Valor Desc. Ley-33 Valor del descuento por la ley Documento Documento que nos envía el proveedor. Proveedor 15 Vr.Bruto + IVA Ret. Corresponde al valor total del documento a pagar. 16 Fecha Documento Fecha del documento en el cual fue elaborado. 17 Retenc. Documento Valor que corresponde al impuesto liquidado. 18 Total Retención Valor que corresponde total del impuesto liquidado. 19 Valor Documento + NTI Ret 20 Retenc. IVA Valor de la retención del valor agregado 21 Retenc. IVANTI Documento 22 Total Retenc. IVA NTI 23 Retenc. Indus. NTI 24 Retenc. Indus. NTI Docum. 25 Total Retenc. Indus. NTI 26 Prefijo DocumentoEs aquel que se le define en el momento de realizar Pro. una transacción por el programa Abre fila Etiqueta de html <tr> 28 Cierra Fila Etiqueta de html </tr> 29 Abre Columna Etiqueta de html <td> 30 Cierra Columna Etiqueta de html </td> 31 Cier/Abre col<der> Etiqueta de html </td><td aling=right> 32 Cier/Abre col<izq> Etiqueta de html </td><td aling=left>

42 Columna: Columna del papel donde desea que comience a aparecer cada uno de los campos escogidos en el dato anterior. Se debe considerar para este fin, la longitud fija que tiene cada campo para evitar superposición de valores en el papel. La columna de un campo siempre debe ser mayor a la del anterior.... Continuación de los TIPOS DE LINEA Campo Descripción Definición 09 Número delnúmero del documento, es decir con toda su Documento identificación así; SBB-TT- NNNNNNN, donde S se refiere al número de la moneda, BB al número de la bodega, TT al tipo del documento y NNNNNNN al consecutivo numérico del mismo. 10 Continuación Documento Este campo se utiliza para imprimir un texto, definido en el Detalle que es preguntado más adelante, en caso de que el documento utilice continuación, o sea, que el número de renglones a imprimir sobrepasa la capacidad del diseño definida en el campo Const. En caso de no existir continuación, el contenido de este campo será reemplazado por blancos. 11 Línea de ComentarioLínea número 1 de los comentarios opcionales del 1 documento. Recuerde que los comentarios son grabados en la base de datos, presionando F3-F3 cuando se está en scroll del programa 122 ó 123. Su longitud es de 70 caracteres. 12 Línea de ComentarioLínea número 2 de los comentarios opcionales del 2 documento. Su longitud es de 70 caracteres. 13 Línea de ComentarioLínea número 3 de los comentarios opcionales del 3 documento. Su longitud es de 70 caracteres. 14 Título cualquiera Con este tipo de línea se puede introducir un texto libre dentro del documento impreso. Se utiliza para realizar títulos, encabezados, cambios de tipo de letra, etc. 15 Dirección, línea 1 Renglón 1 de la dirección del proveedor. Sólo es utilizado por los documentos realizados por el programa 122 ó 123. Esta dirección es de 20 posiciones. 16 Dirección, línea 2 Renglón 2 de la dirección del proveedor. Sólo es utilizado por los documentos realizados por el programa 122 ó 123. Esta dirección es de 20 posiciones. 17 Dirección, línea 3 Renglón 3 de la dirección del proveedor. Sólo es utilizado por los documentos realizados por el programa 122 ó 123. Esta dirección es de 20 posiciones. 18 Línea de Totales Son los totales de los detalles del documento, es decir, en este campo se registra el valor que pasa a la cartera del proveedor. Formato ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ-. Definición de la línea de totales (tipo 18) Los siguientes campos son los ofrecidos por la línea 18 de este programa: Campo Descripción Definición 5 Total Documento Imprime la sumatoria de los valores del documento. 6 Total IVA Imprime la sumatoria de los valores del impuesto

43 7 Total Retención Imprime la sumatoria de los valores de retención en la fuente. 8 Total Descuento Imprime la sumatoria de los descuentos 9 Total Ajustado Imprime la sumatoria de los valores ajustados 10 Total Aplicado Imprime la sumatoria de los valores aplicados a los documentos. 11 Total Neto Aplicado Imprime la sumatoria de los valores netos aplicados. 12 Total SaldoImprime la sumatoria de los saldos de los documentos. Documento 13 Total Descuento ley-imprime la sumatoria de los descuentos por ley Total Bruto + IVA NPI 17 Total Retenc. Docum. NPI 18 Total Retención NPI 19 Total Valor Documen. NPI 20 Total Retenc. IVA NPI 21 Total Retenc. IVANPI Doc. 22 Tot Total Rete. IVA NPI 23 Total Retenc. Indus. NPI 24 Total Rete. IndusNPI Doc. 25 Tot Total Rete. Ind. NPI 26 Abre fila Etiqueta de html <tr> 27 Cierra Fila Etiqueta de html </tr> 28 Abre Columna Etiqueta de html <td> 29 Cierra Columna Etiqueta de html </td> 30 Cier/Abre col<der> Etiqueta de html </td><td aling=right> 31 Cier/Abre col<izq> Etiqueta de html </td><td aling=left>... Continuación de los TIPOS DE LINEA Campo Descripción Definición de Campos 19 Cédula Proveedor Nit o cédula del proveedor para cuando se está imprimiendo un comprobante de egreso, nota débito / crédito realizados por el programa 122 ó 123. Su longitud es de 11 posiciones numéricas. 20 Concepto 01 Concepto número 1 de orden del proveedor. Estos conceptos son variables y su definición es realizada por el programa 101 de proveedores. Su formato es de 3 posiciones. 21 Concepto 02 Concepto número 2 de orden del proveedor. 22 Concepto 03 Concepto número 3 de orden del proveedor. 23 Concepto 04 Concepto número 4 de orden del proveedor. Su formato es de 3 posiciones. 24 Concepto 05 Concepto número 5 de orden del proveedor. Su formato es de 3 posiciones. 25 Concepto 06 Concepto número 6 de orden del proveedor. Su formato es de 3 posiciones. 26 Monto escrito, lin 1 Renglón 1 del monto escrito. El monteo escrito es la conversión del valor total del documento (22) en letras. 27 Monto escrito, lin 2 Renglón 2 del monto escrito. El monteo escrito es la conversión del valor total del documento (22) en letras. 28 Razón Social Razón social del proveedor.

44 29 Valor en Cheque Valor del cheque del documento. Su formato es ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ- 30 Valor NetoValor sobre el cual son calculados los impuestos del Documento documento. Su formato es ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ-. 31 Valor Total Valor total del documento, es decir, en este campo se registra el valor que pasa a la cartera del proveedor. Formato ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ-. 32 Líneas para Cheques En este campo se especifica el número de cheques involucrados en el documento. 33 Continuación, Cheque. En este tipo de línea se específica la continuación de las líneas de cheque. 34 Página Número Número de la página que se está imprimiendo en cada momento. Su formato es ZZZZ. 35 Des. Concepto Notas Descripción del concepto de las notas, este es dado en el programa 122 en el campo vto/cnt. 36 Valor IVA Valor total del impuesto liquidado en este documento. Este campo solo es utilizado por los documentos realizados por el programa 122. Su formato de salida es ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ-. 37 Valor Fletes Valor de los fletes liquidados en el programa 122. Formato ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ-. 38 Retención Facturas Valor de la retención en la fuente registrada en el documento que es realizado por los programa 122 ó 123. Formato ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ-. 39 Saldo por Aplicar Saldo pendiente por aplicar del documento. 40 Descuento Valor del descuento otorgado en dicho documento. Su formato es ZZZ,ZZZ,ZZZ.ZZ-. 41 Número DocumentoNúmero del documento sin presentar el formato 9(7) completo, es decir, imprimiendo únicamente la parte numérica. Formato No cambia los ceros de la izquierda por blancos. 42 Nit del Proveedor Nit o Cédula del proveedor asignado en el programa 102 a momento de su creación. 43 Fecha FormatoFecha del cheque generado por el programa 123, en el cheque formato AAMMDD. 44 Fecha FormatoFecha del documento cambiando el formato a día, mes y DDMMAA año. 45 Número del cheque Número del cheque asignado en el documento al momento de realizarlo por el programa Descuento Pie Docum Valor del descuento aplicado al total del documento. 47 Usuario Fecha Código del Usuario, fecha y Hora en la cual se genero el Hora documento. 48 Año del Documento Corresponde al año del documento eje Mes del Documento Corresponde al mes del documento eje Día del Documento Corresponde al Día del documento eje Emer. EconómicaPorcentaje contribución emergencia económica (xmil) 52 Vlr. Contrib. Valor contribución económica. económica 53 Comentarios delinformación adicional del proveedor, ingresada por el proveedor programa Comentarios delinformación adicional del documento. documento 55 Código Banco Provee Corresponde al Código del Banco del proveedor, ingresada por el programa Cuenta Banco Provee Corresponde a la cuenta del proveedor, ingresada por el

45 programa Descripción Banco Corresponde a la Descripción de la Cuenta del Proveedor, Creada en el Programa Tipo Cuenta Provee Corresponde al Tipo de Cuenta del Proveedor, ingresada por el Programa 102 (C=Corriente, A=Ahorros) 59 Razón SocialCorresponde a la Razón Social Adicional del Proveedor, Adicional Ingresada por el programa Líneas ImputaciónImpresión de la Imputación Contable del Modelo Contable Contable, definido en el programa Nro de Fax Corresponde al Numero del Fax, Ingresado por el programa Correo Electrónico 1 Corresponde al Correo Electrónico Uno (1) del Proveedor, ingresado por el programa Correo Electrónico 2 Corresponde al Correo Electrónico Dos (2) del Proveedor, ingresado por el programa 102. Definición de los campos en la línea tipo 32 Los siguientes campos son los ofrecidos por la línea 32 de este programa: Campo Descripción Definición 01 Moneda Sucursal correspondiente al Documento. 02 Código del Banco Código del Banco del Cheque, creado mediante el programa Número del Cheque Número del Cheque, de 9 posiciones numéricas. 04 Código de Plaza decódigo de plaza, creado previamente mediante el cheque programa Valor del Cheque Valor total del cheque, de 18 posiciones numéricas (2 de ellas decimales) 06 Fecha de consignaciónfecha de consignación del Cheque 07 Año C. NTI 08 Mes C. NTI 09 Día C. NTI 10 Descripción del Banco Corresponde a la descripción del Banco definido en el programa Emerg.Economi<xmil Emergencia economica multiplicado por mil > 12 Vlr emerg.econ Valor emergencia economica 13 Abre fila Etiqueta de html <tr> 14 Cierra Fila Etiqueta de html </tr> 15 Abre Columna Etiqueta de html <td> 16 Cierra Columna Etiqueta de html </td> 17 Cier/Abre col<der> Etiqueta de html </td><td aling=right> 18 Cier/Abre col<izq> Etiqueta de html </td><td aling=left>

46 CÓDIGOS DE IMPRESIÓN Código Descripción Impr. Código de impresión de la línea que se está diseñando, los posibles códigos de impresión son los siguientes R Imprime la línea en forma resaltada. 0 Imprime la línea en el mismo renglón de la línea anterior. 1 Imprime la línea saltando un renglón, o sea, en el siguiente renglón después de la anterior línea. S Hace la misma función del número 1. 2 Imprime la línea saltando 2 renglones, o sea, dejando un renglón en blanco. 3 Imprime la línea saltando 3 renglones. 4,5,6,7,8 y 9Imprime la línea saltando este número de renglones. Ver explicación de los tipos de línea 1, 2, y 3. N No imprime la línea y ésta es tomada como un comentario dentro del diseño. DETALLE DE LA LÍNEA Detalle de la Línea: Texto que se debe imprimir con esta línea. Si el tipo de línea es 14 (título cualquiera), este detalle será impreso en la columna especificada más adelante, pero si el tipo de línea no es 14, este texto será impreso en la columna 1 del papel. NOTA: Es posible enviar caracteres ASCII a la impresora a través de este texto. El objetivo de esta función es el de producir efectos especiales en la impresión como es el cambio del tipo de letra para algún título. Para enviar un carácter ASCII a la impresora, éste debe ir a continuación del símbolo "@" y puede ser de uno, dos o tres caracteres numéricos de longitud. En el siguiente ejemplo se muestra un documento con un título en letra resaltada: El tipo de documento (línea 14) será impreso resaltado a partir de la columna 1 del papel, es decir se resalta COMPROBANTE DE EGRESO, por estar en el rango del resaltado. COLUMNA DE IMPRESIÓN Col: Columna en donde debe comenzar a ser impreso el contenido de la línea. Después de presionar F5 y responder afirmativamente la confirmación de actualización, el programa hará las siguientes preguntas: Código del Informe a Salvar: Código con el que desea salvar el informe modificado o creado por primera vez. Esta pregunta es utilizada para que el usuario defina el nombre con el que desea que queden actualizados los cambios

47 realizados en un código de informe ya existente. Es decir, se puede llamar un código existente, hacerle una serie de modificaciones y después grabarlo con otro nombre para no destruir el diseño original. Objetivo de este formato: Explicación de 1 a 40 caracteres sobre el objetivo del presente formato.

48 TRASLADO DOCUMENTOS PROVEEDORES 110 Mediante este programa se podrán modificar los tipos y números de los documentos que hayan sido ingresados en forma incorrecta al sistema. Si por ejemplo se introdujo un documento CO Compras a proveedores y después de haberlo actualizado, el operador detecta que el documento era de tipo "CO" pero que no corresponde al Número especificado, entonces deberá entrar a este programa e indicarle al sistema el cambio que se va a realizar. CAMPOS NECESARIOS PARA EL CAMBIO DE DOCUMENTOS Mon - Bodega: Escribir aquí el código de la Bodega del documento a trasladar. Cambiar el documento de Tipo: Escribir aquí el tipo anterior, o sea el tipo del documento al cual le vamos a cambiar sus especificaciones. Número del Documento a Trasladar: Digitar el número del documento que se desea modificar. Inmediatamente el sistema verificará que el documento a trasladar exista, y si esta verificación es positiva, pedirá la nueva sucursal, el nuevo tipo de documento y el nuevo número del documento.

49 Código de la nueva Bodega: Digitar el código de la nueva Bodega, si es que el documento va a ser trasladado de Bodega, prosiga en caso de que el documento no cambie de Bodega. NOTA: No se recomienda el cambio de la sucursal y la bodega en documentos que tengan que ver con la compra de materias o artículos de inventarios ya que estas pueden degenerar el estado de la base de datos de inventario Código del nuevo Tipo de Documento: Se debe digitar el código del nuevo tipo de documento en caso de que el documento vaya a ser cambiado de tipo de documento, por ejemplo cambiar un CO compras a proveedor por un NC Nota Crédito de Proveedor, o prosiga en caso de que se desee dejar el mismo tipo de documento. Nuevo Número del Documento: Se debe digitar el nuevo número del documento teniendo en cuenta el consecutivo según el tipo. NOTA: La transacción sólo se afectará después de digitar el nuevo número. Cuando el programa ejecute internamente la operación, el cursor se ubicará nuevamente en el primer campo para seguir cambiando documentos si el operador lo desea Una vez que se ha ingresado todos los datos correctamente, se llegará hasta el botón <Ejecutar> el cual dará inicio al proceso. Se pude hacer uso del botón <Regresar> para salir del programa. Lo mismo se logra digitando ESC.

50 ACTUALIZACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS 111 Con este programa se crean los números de las diferentes cuentas bancarias que el usuario tenga en un determinado banco o bancos. El fin primordial de este programa es poder manejar dentro de un mismo banco varias cuentas bancarias con diferentes descripción y cuenta contable. Banco: Código del banco, creado por el programa 301, campo sugerido para continuar con el numero de cuenta bancaria. Número de la Cuenta: Número de la cuenta corriente o de ahorros que se quiere crear, asociada al banco. Sucursal: Por la cual se llevan las cuentas de bancos, 1, 2 ó 3. Descripción : Descripción de la cuenta bancaria, si corresponde a una Cuenta Corriente o a una Cuenta de Ahorros, puede definir el objetivo de la cuenta por ejemplo: cuenta de pagos nomina, cuenta proveedores o simplemente cuenta de ahorros Bancolombia. Cuenta Contable: Es aquella cuenta que esta definida en el programa 402, a la cual se lleva el movimiento para las interfases contables Eje

51 En caso de no conocer las cuentas contables las puede consultar presionando F4 mientras esta posicionado en este campo. Tercero Obligado: Si la cuenta contable maneja tercero, se pide tercero obligado para que todo el movimiento de esta cuenta sea llevado al mismo Nit. Utilizado por el 128, en el momento de estar digitando movimiento el programa le sugerirá este numero. También para la interfase contable de los comprobantes de egreso, cuando la cuenta del banco del modelo del 007 se deje en blanco y la empresa tenga licencia de tesorería. Se buscara este tercero obligado. Centro de costo Obligado: Si la cuenta maneja centro de costo, se pide un centro de costo obligado para que la interfase contable de los comprobantes de egreso tome este centro de costo. Si no se desea fijar tercero y/o centros de costos, se dejan en blanco.

52 ACTUALIZA SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS 112 Este programa acumula y actualiza los movimientos realizados a las cuentas bancarias por los programas 123, 322 y 128, llevándolos al archivo de saldos. El acumulado no tiene en cuenta los cheques posfechados que el usuario ha girado. Estos cheques sólo son considerados si la fecha de acumulación es menor o igual a la fecha de corte de este proceso. Fecha de Hoy para excluir posfechados: La fecha del día para que los cheques cuya fecha sea mayor a ésta, no sean tenidos en cuenta en la actualización del saldo. A partir de qué mes desea Actualizar Saldos (01- ): Mes a partir del cual desea hacer la actualización de los saldos. Banco Inferior y Superior: Rango de banco o bancos a los cuales se le va a efectuar el proceso de actualización de saldos.

53 DOCUMENTOS Desea excluir algún tipo de Documento (S/N): S, pasa a preguntar qué tipo de documento quiere excluir para la actualización de los saldos. Tipo de Documento a Excluir: Tipo de documento que se quiere excluir para la actualización de los saldos de las cuentas bancarias. ESTADO DE CHEQUES DE PROVEEDORES A EXCLUIR Estado Inferior Y Superior : Estado Inferior y Superior del Cargue para los estados de los cheques, C=Consignados, P=Posfechados, D=Devueltos etc.

54 GENERACIÓN INTERFASE TESORERIA. 113 Este programa realizará o ejecutará la interfase de Tesorería del programa 128 (Movimiento Bancario) con el sistema en BACHT de Contabilidad. Para su buen funcionamiento en esta interfase se deben tener definidas las cuentas contables en el programa 101. (Conceptos Contables de Tesorería) El programa tomará aquellos Documentos generados en el Movimiento Bancario del programa 128 que no han sido actualizados en contabilidad o que han sido modificados en su aplicación de origen. Esta interfase puede ejecutarse en cualquier momento y con cualquier periodicidad sin afectar el buen funcionamiento del sistema. En el Módulo de Contabilidad deben estar creados todas las cuentas contables que se van a utilizar en la interfase. Para que dicha transacción realizada por el programa 128 (Movimiento Bancario) quede finalmente actualizada en contabilidad, se debe actualizar el movimiento BATCH (movbat) con el programa 421 y ESC. El programa pedirá por pantalla: Si el proceso es de Prueba ( P ) o definitivo ( D ) lo cual le permite revisar si la ejecución del programa fue exitosa, le permite hacer pausas en el proceso por documento, le permite realizar la interfase por sucursal (

55 por lo general siempre es la sucursal 1 ) además pedirá el rango inferior y superior del tipo de documento a procesar. NOTA: En caso de que no se quieran pasar algunos documentos a Contabilidad que hayan sido creados por el programa 128, se debe utilizar el pero primero se debe crear por el programa 101 DEFINICIÓN DE LA INTERFASE DE TESORERIA. Proceso de Prueba o Definitivo. Con esta opción es posible hacer pruebas a la interfase antes de ser actualizada en contabilidad, en caso de tomar la opción de Prueba el programa hará una interfase ficticia lo cual no afectará para nada la base de datos pero si le permitirá revisar el proceso antes de hacerlo en forma definitiva; En caso contrario tomando la opción Definitiva el programa generará la interfase y se encargará de hacer las actualizaciones necesarias y marcar los documentos para que en una nueva interfase no sean pasados. Pausas en Cada Documento. En caso de responder S, el programa hará una pausa en su desarrollo cada vez que cambie de documento. Esta opción es para cuando se desea visualizar los documentos sobre sus valores, de la siguiente forma. Mon Bod. Sucursal en la cual se encuentran generados los tipos de documentos que se desean pasar a contabilidad.

56 RANGOS DEL PROCESO. Tipo de Docs. Desde que tipo de documento desea pasar a contabilidad. Oprimiendo ESPACIOS toma desde el primer tipo de documento que exista. Hasta que tipo de documento desea procesar. Oprimiendo ESPACIOS toma el mismo del inferior si ese no es blanco, o el último si el inferior es blanco. Número Docs. Número de los documentos inferior y superior de los cuales se desea generar la interfase. Fecha. Fecha desde y hasta cual se desea generar la interfase, se recomienda ejecutar este proceso máximo de un período para efectuar una buena revisión contable.

57 BORRAR CUENTAS BANCARIAS 114. Con este programa se borran las cuentas bancarias creadas previamente por el programa 111. De igual manera se puede Consolidar una cuenta en otra o Cambiar una cuenta por otra. Código del Banco: Código del banco, creado por el programa 301. Cuenta Actual: Número de la cuenta corriente o de ahorros que se quiere borrar, cambiar o consolidar. Cuenta Nueva: Número de cuenta por la cual queremos consolidar o cambiar. Deje la Cuenta Nueva en blanco para que el programa entienda que se va a borrar la Cuenta Actual. El sistema le pide confirmar que si esta seguro de eliminar, cambiar o consolidar mediante los siguientes mensajes:

58 TRASLADO DE DOCUMENTOS 115 Mediante este programa se podrán modificar los tipos y números de los documentos que hayan sido ingresados en forma incorrecta al sistema. Si por ejemplo se introdujo un documento CO - Compra y después de haberlo actualizado, el operador detecta que el documento no era de tipo "CO" sino que era OC-Orden de Compra, entonces deberá entrar a este programa e indicarle al sistema el cambio que se va a realizar. CAMPOS NECESARIOS PARA EL CAMBIO DE DOCUMENTOS Cambiar Documentos de Mon-Bod: Escribir aquí el código de la Moneda/Bodega del documento a trasladar. El cual es de Tipo: Escribir aquí el tipo anterior, o sea el tipo del documento al cual le vamos a cambiar sus especificaciones. Desde el Número: Digitar el número del documento que se desea modificar. Inmediatamente el sistema verificará que el documento a trasladar exista, y si esta verificación es positiva, pedirá la nueva sucursal, el nuevo tipo de documento y el nuevo número del documento.

59 Hasta el Número: Digitar el número del documento que se desea modificar, este es el rango final del numero del documento. Dejándolos en la Mon-Bod: Digitar el código de la nueva sucursal, si es que el documento va a ser trasladado de sucursal. Puede dejar este valor en caso de que el documento no cambie de sucursal. Con el Tipo: Se debe digitar en el código del nuevo Tipo de Documento en caso de que el documento vaya a ser cambiado de Tipo de Documento, por ejemplo cambiar un RC Recibo de Caja, por un NC Nota Crédito. Puede dejar este valor en caso de que se desee dejar el mismo tipo de documento. Empezando con el Número: Se debe digitar el nuevo número del documento si lo hay, Puede dejar este valor en caso contrario. Se debe hacer uso del botón Ejecutar para realizar el proceso. En éste se realizan las validaciones necesarias para que el proceso pueda comenzar. Se hace uso del botón Regresar cuando se desee salir del programa sin realizar operación alguna o después de haberla realizado. NOTA: La transacción sólo se efectuará después de digitar el nuevo número. Cuando el programa ejecute internamente la operación, el cursor se ubicará nuevamente en el primer campo para seguir cambiando documentos si el operador lo desea.

60 FORMATOS DE PLANOS PARA PAGOS 116 Este programa permite la creación de los diferentes formatos de archivos planos para pagos electrónicos, este programa funciona de forma conjunta con el programa 129 de programación de pagos automáticos. Banco: Código del banco, creado por el programa 301, es el código del banco por el cual se van a realizar los respectivos giros a proveedores o acreedores. Formato: Es el código de identificación del formato de acuerdo al banco, este código de formato debe ser matriculado en los parámetros generales del programa 101. Registro: Por lo general la gran mayoría de los formatos de archivos planos para pagos electrónicos poseen dos tipo de registros: Registro tipo 1: Esta compuesto por los encabezados del movimiento como son: código de la cuenta, oficina donde se posee la cuenta, valor total de la transacción, tipo de cuenta (corriente-debito), total de transacciones, etc. Para mayor información remítase al formato requerido por el banco con el cual usted va a realizar este tipo de transacciones. Registro tipo 2: Es el área en donde se discriminan todos los movimientos por cada uno de los terceros a los cuales se les va a realizar el respectivo giro o pago.

61 Campo: En este campo el usuario definirá el tipo de información que desea adicionar dentro de cada uno de los registros (1, 2 u otro), para avanzar en cada uno de los campos se deberá presionar CTRL-W, en la línea inferior se irán mostrando las descripciones de cada uno de ellos Long: Es el número de posiciones que ocupará el campo de acuerdo al requerimiento dado por el banco. Contenido del campo: Solo aplica para el campo 18 (constante), es utilizado cuando en el formato debe ir siempre un mismo dato, ejemplo: el número de la cuenta bancaria por la cual se realiza el giro. Tipo Dato: El tipo de dato hace referencia si es un dato N= Numérico, A= Alfabético. NUM DEC: Dado el caso de haber marcado un tipo de dato como N el sistema perguntará cuantos decimales va a manejar dicho campo. Ajus.(D/I): Algunos formatos bancarios requieren que los campos se ubiquen justificados ya bien sea a la derecha o a la izquierda, esta justificación es más tenida en cuenta en los campos de tipo numérico. NOTA: Para observar todos los campos que componen este programa presione F5 en campo formato y luego presione ESC. EJEMPLO DE CREACION DE UN FORMATO PARA PAGO A PROVEEDOR A continuación de presenta un ejemplo en el cual se crea un archivo plano compuesto por dos tipos de registro, el primero contiene el encabezado de la transacción y el segundo el detalle de las transacciones. En la siguiente pantalla se puede observar que el código tanto del banco como del formato es el mismo lo único que cambia es el tipo de registro en este caso 2, el cual contiene el detalle de la información que irá relacionada en el medio magnético.

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63 ACTUALIZACION DE DESCUENTOS CLIENTES POR PROVEEDOR 117 El programa permite el ingreso de porcentaje de descuento por cada cliente/referencia/proveedor que se requiera, para ello se debe enunciar en el programa la opción 1- % descuento, al darle esta opción se ingresa un porcentaje de descuento que es el que se aplicara al precio de dicho producto. El programa permite el ingreso de listas de precios por cada cliente/referencia/proveedor que se requiera, para ello se debe enunciar en el programa la opción 2-asignación de listas de precios, el modo de operación para la asignación de la lista de precios es igual que como funciona la asignación del % de descuento, solo que en esta opción se ingresa un valor que es asignado como valor del articulo en el programa 223 al momento de efectuar la factura o venta del producto. Adicionalmente en las opciones de cargue se permite cargar los descuentos o listas asignadas en el archivo de DESPRO o bien realizar los cargues desde las tablas maestras de clientes, ítems o grupos. Al momento de seleccionar la opción de cargue de datos aparecerá un mensaje indicando desde cual archivo desea cargar la información, este sistema de cargue de datos, es muy útil en el momento de asignaciones nuevas porque agiliza el proceso de disipación de los porcentajes de descuentos o listas de precios establecidos.

64 Nota: La asignación de descuentos o listas de precios son excluyentes, de tal manera que si se ingresan porcentajes de descuento NO es posible asignar precio de lista para el mismo producto/cliente/proveedor o viceversa. Definición de campos u opciones. Proveedor: En este campo se debe indicar el proveedor de los productos a los cuales se les aplicará el descuento o se les asignará lista de precios. Asignar: En este campo se pueden seleccionar una de dos opciones que son las siguientes: 1-% Descuento: Esta opción permite asignar en el scroll un porcentaje de descuento a los productos. 2-Lista de Precios: Esta opción permite asignar en el scroll un precio especifico a cada producto por cliente. Con Orden: Con esta opción podemos determinar en que orden vamos a cargar los datos en el scroll para la asignación de precios o descuentos. 1-Cliente: Esta opción ordena los datos por Cliente/Item en orden ascendente. 2-Ítem: Esta opción ordena los datos por Ítem/Cliente en orden ascendente. 3-Grupo: Esta opción ordena los datos por Grupo/Ítem/Cliente en orden ascendente. 4-No Cargue: Esta opción lo lleva al scroll para que manualmente ingrese los datos que desee. Rango de Cliente Ítem Oferta Grupo Subgrupo - % Descuento - Precio: Estos datos se ingresan para delimitar la información referente al cargue de las diferentes opciones de : Cliente, Item, Oferta, Grupo, Subgrupo, mediente la tecla de F4, se pueden consultar estas opciones En la parte inferior de la ventana de scroll se encuentran 3 campos de información que se afectan cuando se desplaza por los diferentes campos del scroll. En la primera línea se muestran indicaciones u opciones para el cargue de los datos, en la segunda línea se muestra a la izquierda la descripción del Cliente seleccionado y en esta misma línea a la derecha la descripción del Ítem seleccionado.

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66 ADMINISTRACION PRECIOS Y ORDEN COMPRA 118 Con este programa se puede hacer la administración a listas de precios de proveedores. Entendiendo por administración todo lo relacionado con la definición, cambio, borrado de los ítems por cada uno de los proveedores. Definiciones que luego se utilizaran para hacer ordenes de compra o compras a dichos proveedores. Estas definiciones se encuentran en el archivo proite.

67 LISTA DE PRECIOS. En este programa se pueden hacer las definiciones de productos y condiciones de negociación para un proveedor. Bodega: en este campo se debe ingresar la bodega para la cual se va a realizar la asignación del proveedor y los ítems que nos vende. Esta bodega debe estar creada en el programa 201 si no se conoce la bodega se puede consultar dando enter en el campo (con el campo en blanco). Tipos de cambios: en esta opción se pueden seleccionar dos tipos cambios normales y cambios por promoción. Cambios normales: tienen que ver con los cambios que se pueden realizar a los ítems que vende el proveedor en cada uno de los campos que conforman el scroll Cambios por promoción: se utiliza para ingresar valores de la lista de precios o descuentos que el proveedor va a otorgar por un lapso de tiempo. Proveedor: en este campo se digita el código del proveedor (creado en el 102) para el cual se va a definir o cambiar la lista de precios. Si no se conoce se puede consultar dando enter con el campo en blanco se muestra la búsqueda. Línea Inferior: en este campo se puede digitar el código de la línea inicial de productos del proveedor. Esta línea se define en el programa 102 y se utiliza para clasificar los productos que suministra el proveedor de modo que el cargue se realice de las líneas del rango inferior y superior. Líneas superior: en este campo se define el código de la línea hasta donde se va a realizar el cargue.

68 En los campos de línea inferior y línea superior si no se conoce se puede consultar con la tecla F4. Campos del scroll. Código oferta: en este campo se muestra o se digita el código del item que se va a matricular al proveedor del encabezado. Este debe estar creado en el programa 202 en la bodega que se esta definiendo. Se valida que exista. Si no se conoce el item se puede buscar dando enter o tab estando el campo en blanco. Precio de lista: en este campo se define o se muestra el precio de lista del proveedor ( a que presión nos vende el producto). % Dcto1: primer descuento que otorga el proveedor. % Dcto2: segundo descuento que otorga el proveedor. % Dcto3: tercer descuento que otorga el proveedor. El modo de aplicar cada uno de los descuentos que otorga el proveedor es en el orden de menor a mayor esto es al precio de lista se le saca el descuento 1 al resultado se le saca el descuento 2 y a este ultimo resultado se le saca el descuento 3 para tener el costo bruto del articulo. Precio de venta: en este campo se digita o se muestra el precio 1 del programa 202. Esto es cuando se esta creando un item para un proveedor el programa toma de la definición del programa 202 el precio 1 y lo muestra en este campo. Dicho precio se guarda en el archivo proite y si se esta cargando información existente en proite se muestra el valor que se tenga en este archivo. Margen de utilidad: este campo contiene el margen de utilidad del producto tomando para esto el costo del producto y el precio de venta. La formula utilizada para este calculo es: 100 ( costo neto * 100 ) / precio de venta. El costo neto es resultado de tomar el precio de lista del item menos los descuentos mas el impuesto de iva y el impuesto al consumo. Cálculos de precios y margen. El programa esta preparado para hacer el calculo del precio de lista a partir de un porcentaje de margen de utilidad o para calcular el margen de utilidad a partir de un precio de venta. Esto es que si estando en el campo de precio de venta se deja en blanco el programa pasa al campo de margen de utilidad. Si se digita el margen de utilidad deseado el programa calcula el precio de venta. Por otro lado si estando en el campo de precio de venta se digita un valor el programa muestra el margen de utilidad y ya no se permite al usuario ubicarse en este campo. Descripción: en este campo se muestra la descripción del item definida en el programa 202. Iva: en este campo se muestra el porcentaje de iva que tiene asignado el item seleccionado en el scroll. Este porcentaje lo toma de la tabla del 201 = asignada al item.

69 Consumo: en este campo se muestra el valor del impuesto al consumo del item (precio 6 del 202). Cantidad Mínima: este campo sirve para indicar si el proveedor solo despacha de ese item una cantidad mínima. Tiempo de Entrega: en este campo se define cuanto tiempo se toma el proveedor para entregar el item después de pedirlo. Línea: código de la línea a la cual pertenece el producto según el proveedor. Para definir este campo se debe haber creado dichas líneas en el programa 101. Y es una clasificación interna del proveedor. Si no se conoce se puede buscar dejando el campo en blanco y dando enter para que se muestre la búsqueda de líneas de proveedores. Todos los artículos deben tener asignado una línea. Ultima compra: en este campo se muestra la fecha de la ultima compra realizada de ese producto al proveedor. Fecha de inicio: este campo esta disponible cuando la opción de trabajo son cambios por promociones y le indica al sistema que a partir de esa fecha entra en vigencia los valores que se definieron al item. Fecha Fin: en este campo se define la fecha final de la promoción. Cuando los cambios se realizan por una promoción no se cambian los valores del archivo proite si no hasta la fecha de inicio de la promoción. Dicho cambio se realiza de forma automática. Una vez se termine la promoción de un item el sistema restablece los valores del archivo a los existentes antes de iniciar la promoción. Información adicional de los items. En la parte inferior del programa se muestran dos listas con información de otros proveedores y de existencias en bodegas de la empresa. Lista de proveedores: en esta lista se muestra información de precio de lista descuentos y margen de utilidad de los otros proveedores que también venden el producto que se tiene seleccionado en el scroll. Lista de existencias: en esta lista se muestra el stock del item seleccionado en cada una de las bodegas. Si se desea recorrer las listas para ver la información que estas contiene se puede hacer mediante las teclas F3 (lista de proveedores ) y F4 (lista de existencias). Búsqueda de un item dentro del scroll. Esta utilidad esta disponible en el campo de código del item con la tecla F6 donde se pregunta el código que se quiere buscar y el programa ubica el cursor en dicho item.

70 Asignación de un descuento a todos los ítems del scroll Esta utilidad esta disponible en el campo de código del item con la tecla F2. El programa pregunta a cual de los descuentos se quiere cambiar. Pidiendo el numero del descuento y el porcentaje. Después de esto se asignan a todos los ítems del scroll dicho descuento. Nota: Cuando se tiene definido el programa 101 Otras definiciones que Proite Maneja Bodegas = Si y en el programa 201 Definiciones Varias que No maneja Costos por Bodega, los cambios realizados se replican en las demás bodegas del archivo Proite. Cuando se adiciona un item nuevo se crea automáticamente con los mismos datos en las demás bodegas que se encuentren creadas en el 201 Definición de Bodegas. BOLETINES Por medio de este programa se crean documento con la información de cambios de precios producto de los cambios realizados a las listas de precios a proveedores. Para esto el programa de listas de precios cada que se cambian los valores existentes de un item por proveedor (p. Lista, descuentos, p. Venta etc) crea un

71 estado de pendiente por liberar el precio de venta de modo que el programa de boletines tenga en cuenta este producto. El tipo de documento que se utiliza en este programa es de naturaleza 07. Bodega: numero de la bodega donde se va a crear el documento. Tipo: tipo de documento de naturaleza 07 creado en el programa 201 en tipos de documentos. Se valida si el tipo tiene bodega fija que solo se pueda hacer en la bodega asignada. Es un requisito obligado del programa que el tipo de documento seleccionado tenga numeración automática. Si no la tiene no se permite continuar. Si lo que se quiere hacer es modificar un documento ya existente se debe dar F3 en este campo de modo que el programa ubique el cursor en el campo de numero de documento. Numero: en este campo se muestra el numero del documento que se va a generar. O se permite ingresar un numero de documento a modificar. Fecha: fecha de elaboración del documento este campo por defecto tiene la fecha del sistema operativo. Proveedor inferior y superior: en estos campos se define el rango de proveedores que se va a tener en cuenta para hacer el cargue de los productos pendientes por cambiar de precio. Línea inferior y superior: en estos campos se define el rango de líneas a tener en cuenta de los proveedores que se van a cargar en el scroll. Campos del scroll Código item. Código del item pendiente por cambiar precio. Descripción: descripción item del 202. Precio anterior: en este campo se muestra el precio de venta que tiene hasta el momento o que tenia en el archivo proite antes de hacer las modificaciones que generaron otro precio de venta. Precio nuevo: este campo muestra el nuevo precio a regir a partir del momento que se libere el precio ( precio 1 del 202 ). Libera si o no: en este campo se va a definir si el item se le libera el precio, si no se libera pero se sigue teniendo pendiente para liberar o si ese item no se va a tener en cuenta para liberar el precio (esto es que no se va a cambiar). Proceso de grabado del documento. Una vez se tiene marcado en el scroll los ítems a los cuales se les va a liberar el precio se deben generar los documentos necesarios para registrar los cambios. Esto se logra salvando la información con F5. Durante el proceso de grabado se genera un documento por cada uno de los proveedores que se tengan incluidos en el scroll. Y se genera igualmente un registro de impresión con los datos correspondientes a cada uno de los documentos. Al momento de grabar el documento de cambio de precios se actualiza la lista de precios de itemxx con el nuevo precio liquidado. (precio 1 del 202).

72 Planos pos. Con este programa se generan archivos planos para actualizar el precio de los puntos de venta. Los archivos generados tienen el nombre de VARIA.DAT VARIA.CSV, VARI2.DAT y HIDRA.TXT. Opción de boletines: cuando se escoge esta opción el programa realiza el cargue de los productos a exportar con base en los documentos de boletines de precios realizados en el programa de boletines. Opción de itemxx: cuando se escoge esta opción el programa no realiza el cargue de ítems al scroll si no que realiza los archivos planos con los datos de los ítems que cumplan el rango inferior y superior de grupos del encabezado. Bodega inferior y superior: estos campos están disponibles para las dos opciones de procesamiento y su función es definir el rango de bodegas que se van a tener en cuenta para el cargue o para los archivos. Tipo inferior y superior: estos campos están disponibles únicamente en la opción de boletines y sirve para definir el rango de tipos de documentos de boletines de naturaleza 07 que están creados y desde los cuales se van a cargar los ítems. Numero inferior y superior: solo están disponibles en la opción de boletines y en estos campos se define el rango de números de documentos que se van tener en cuenta para el cargue de ítems al scroll.

73 Grupo inferior y superior: este campo solo esta disponible en la opción de itemxx y se utiliza para definir el o los grupos que se van a incluir en el archivo plano. Item inferior y superior: este campo solo esta disponible en la opción de itemxx se utiliza para definir el rango de los ítems que se van a incluir en el archivo plano. Campos del scroll Código item. Código del item pendiente por cambiar precio. Descripción: descripción item del 202. Precio anterior: en este campo se muestra el precio de venta que tiene hasta el momento o que tenia en el archivo proite antes de hacer las modificaciones que generaron otro precio de venta. Precio nuevo: este campo muestra el nuevo precio a regir a partir del momento que se libere el precio ( precio 1 del 202 ). Libera si o no: en este campo se define si el item se exporta o no al archivo plano. Items nuevos Este programa permite digitar información de ítems que no están en el rango definido para el cargue de modo que se puedan incluir cualquier cantidad de ítems al archivo plano. Para salvar la información y generar los archivos planos se debe hacer con la tecla F5.

74 Orden de compra. Por medio de este programa se pueden diligenciar las ordenes de compra a los proveedores con base en las condiciones de negociaciones definida en la opción de listas de precios. Moneda bodega: en este campo se define la moneda en la cual se va a realizar el documento según las monedas definidas en el programa 002 y la bodega en la cual se va a realizar el documento esta bodega debe estar definida en el programa 201. Si no se conoce el numero de la bodega se puede buscar dando enter con el campo en blanco. Tipo: tipo de documento para orden de compra definido en el programa 201 de naturaleza 72 (pedidos a proveedores) definido en el programa 201. Si el documento no tiene numeración automática el programa salta al campo de numero pero si se tiene numeración automática se pasa al campo de fecha. Si se requiere modificar un documento lo que se debe hacer es dar F3 estando en este campo para hacer que el programa pase el cursor al campo de numero incluyendo los documentos que tienen numeración automática. Numero: en este campo se define el numero del documento que se va a generar cuando se tiene numeración automática y el comprobante es nuevo no se permite pasar a este campo. Solo esta disponible cuando se quiere cambiar un documento con F3 en tipo o cuando el documento no tiene numeración automática. Fecha: fecha del documento en este campo por defecto se tiene la fecha del sistema operativo.

75 Proveedor: en este campo se define el código del proveedor al cual se le va a realizar la orden de compra. Si no se conoce el código se puede buscar dando enter con el campo en blanco. Condición de pago. En este campo se define la condición de pago con la cual se va a realizar el documento. Dicha condición debe estar creada en el programa 201 y define entre otras cosas el tiempo de vencimiento, descuentos financieros etc, los cuales se heredan luego a la compra. Al hacer la orden de compra el programa pregunta si se realiza el cargue de los ítems que se tengan matriculados al proveedor. Se debe responder que si para que se carguen los costos de los productos según las negociaciones pactadas con el proveedor. Fecha de despacho: en este campo se debe ingresar la fecha limite de entrega de los productos por parte del proveedor. Esta opción se utiliza para controlar los despachos del proveedor cuando se maneja en el 101 fecha limite el programa automáticamente inhabilita la orden de compra cuando se va a recibir después de dicha fecha. Campos del scroll. Código y oferta del item: código y oferta del item que se va a pedir al proveedor. Si no se conoce se puede buscar dando enter con el campo en blanco. Descripción: descripción del item incluido en el scroll definida en el 202. Cantidad: cantidad del item que se va a pedir. Valor: en este campo se muestra el costo del producto según la lista del proveedor (precio de lista menos descuentos). Campos de Totales Para acceder a ésta se presiona la tecla F3. FLETES: Valor del flete causado por el transporte de la mercancía. Puede hacer parte del costo del producto cuando se le haya dado la opción de que SÍ sume los fletes a los costos de los productos al parametrizar el sistema por medio del programa 101, Otras Definiciones. En caso de ser NO el valor del flete sólo se utilizará para el valor de la cuenta por pagar y no para efectos de inventario. VALOR DE LA RETENCIÓN EN LA RETEFUENTE: El que causa el documento que se esté digitando. PORCENTAJE DE DESCUENTO PIE FACTURA: Otorgado por el proveedor en porcentaje.

76 VALOR DEL DESCUENTO PIE FACTURA: Dado por el proveedor, este debe ser digitado como valor no como porcentaje. Cantidad por Entregar: Según los pedidos de clientes. Cantidad por Recepcionar: Cantidad pendiente por entrar según las ordenes de compra o pedidos a proveedores. Stock: Cantidad que existe en la bodega del producto al cual se le esta haciendo la transacción. Caja: Muestra la unidad de medida base de compra del producto. T. Can. : Número de unidades totales digitadas en este documento. Se va acumulando a medida que se hace la entrada. Subtotal: Valor subtotal del documento si incluir el impuesto, fletes, retención en la fuente, descuentos de pie factura, pero si existen descuentos por ítem estos si afectan este campo. Impuesto: Valor del impuesto causado por las transacciones según las tablas de impuesto que se le tengan matriculadas a los productos. Valor Total: Valor total del documento después de impuestos, descuentos, fletes. Después de presionar la tecla F5 (para grabar el documento), el programa le solicitará el valor correcto del documento y su respectivo impuesto. Este proceso se realiza porque al momento de digitar el documento en las cantidades y costos los valores totales de la factura del proveedor y los cálculos que hace el programa pueden ser diferentes por causas de las unidades de medida, sistemas de redondeo de los documentos o otros motivos, pero como el valor de la factura de proveedor no puede ser variado por el usuario se da esta opción de digitarle los valores del documento del proveedor. Información adicional del documento: Para ingresar comentarios o información adicional al documento digite CTRL-V, en el campo código ítem. Al utilizar esta opción el usuario podrá ingresar hasta 900 líneas de comentarios distribuidas en líneas de 70 caracteres.

77 Lista de estadísticas por bodegas Esta lista esta disponible con la tecla F2 y en ella se muestran las cantidades vendidas y compradas del ítems seleccionado en el scroll utilizando para ello el numero del mes de la compra y la venta. Se muestra el campo de saldo el cual corresponde al stock del item en dicha bodega. Promedio en este campo se muestra el promedio de venta del item durante los tres últimos meses. Lista de proveedores Disponible con la tecla F4 En esta lista se muestra la información correspondiente a los otros proveedores que suministran el item que esta seleccionado en el scroll incluyendo las condiciones de negociación por cada proveedor y el margen de utilidad. NOTAS INFORMATIVAS AL PROVEEDOR. Esta utilidad que se puede implementar en el programa 118 al momento de hacer las compras a los proveedores tiene como fin realizar un documento de clase y naturaleza 06 que contenga información de los ítems que no se pueden recibir al momento de hacer la compra porque existe una causal para su devolución. Para implementar esta opción se debe definir en el programa 101 en la opción de otras definiciones que se van a manejar notas informativas en las compras y se debe ingresar el tipo de documento de clase y naturaleza 06 creado en el programa 201 y que tenga numeración automática.

78 De este modo el programa 118 al hacer la compra con base en una orden de compra muestra una ventana después de hacer la digitacion del código del item donde se puede ingresar la novedad de devolución (esta novedad se presenta porque existe diferencias entre el valor o las cantidades pedidas al proveedor y los datos llegados en la compra) las novedades a utilizar son: Dev. Por avería: en esta novedad se debe ingresar el numero de unidades que se van a devolver porque llegaron averiadas. Código Errado: en esta novedad se debe ingresar el numero de unidades que se van a devolver por el código errado Mcia. Faltante: en esta novedad se debe ingresar el numero de unidades que no se recibieron respecto de las unidades facturadas por el proveedor. Mcia no pedida: en esta novedad se debe ingresar el numero de unidades que llegaron en la factura y que no se tienen incluidas en el pedido. Mayor valor facturado: en esta novedad se debe ingresar el valor al que llego facturado el item por unidad. Menor valor facturado: en esta novedad se debe ingresar el valor al que llego facturado el item por unidad. Este valor se toma como referencia para la compra. Fecha vencida: en esta novedad se debe ingresar las unidades que se van a devolver porque la fecha esta vencida. Baja rotación: en esta novedad se debe ingresar las unidades que se van a devolver porque son de baja rotación. COMPRAS. Para la realización de facturas de compra con base en una orden de compra se debe proceder de la siguiente manera: Ingresar el campo de moneda bodega donde se va a realizar el documento. Ingresar digitando o mediante la consulta el tipo de documento de compra clase y naturaleza 12.

79 En la pantalla de información del pedido ingresar los datos de la orden de compra que se va a cargar. Moneda - bodega: numero de la moneda seguido por la bodega donde se realizo la orden de compra que se va a recibir. Tipo orden de compra: tipo del documento de la orden de compra que se va a recibir. Numero: numero de la orden de compra a recibir Costo del pedido: indica si se toman los costos de la orden de compra realizada con anterioridad o si se toman los costos del archivo itemxx respecto de la definición del 201 para el tipo de documento del compras (costo ulitmo o promedio). Cuando se realizan notas informativas se mueve por defecto S. Carga el pedido: indica si el pedido que se va a recibir se quiere cargar todo en el scroll y desde ahí determinar que se recibe. Si la respuesta es no los items del pedido no se cargan al scroll si no que se deben ir digitando o leyendo desde un scanner. Item inferior y superior: si se respondió que se cargue el pedido si el programa permite cargar solo un rango de item. Nota: Cuando se esta haciendo el ingreso de los datos de la orden de compra si la empresa maneja notas informativas en el 118, 121 no se piden los datos de costos del pedido, carga pedido, item inferior y superior. Ingreso de novedades de devolución. Al momento de hacer la compra de productos con base en una orden de compra y se tiene definido que se manejan notas informativas el programa muestra la ventana para que ingrese la novedad de devolución del item que se esta definiendo esta novedad se valoriza con respecto del valor unitario de la orden de compra. Vista preliminar de los valores. Esta opcion esta disponible en el campo de código del item con F6 cuando se tiene definido que se manejan notas informativos y su finalidad es mostrar los valores de

80 cada uno de los documentos que se van a generar en el programa. El valor de la compra, el valor de la nota y el valor consolidado. Al momento de hacer el proceso de grabado del documento de compra el programa valida si existen novedades ingresadas a la compra para hacer el documento respectivo. Notas informativas. Este documento es de clase y naturaleza 06 se puede consultar en el programa 246, se permite hacer la impresión en el programa 181 en un formato previamente diseñado. En el documento de nota informativa por cada uno de los ítems que se incluyan se mueve la descripción del tipo de novedad que genero este registro en el campo de comentario del item (comtra). Modificación notas informativas. Este documento se puede modificar en el programa 118 en la opción de orden de compra. Solo esta disponible la opción de modificar para el usuario. Ya que la creación de esta documento es automático.

81 ÓRDENES DE COMPRA, COMPRAS, RECEPCIONES PARCIALES, DEVOLUCIONES 121 Por medio de este programa se ingresan al sistema de Proveedores APLINSA las Órdenes de Compra, Recepciones de Mercancía, Compras y Devoluciones de Mercancía a los Proveedores. Se dejan documentos de soporte que pueden ser impresos en papel en cualquier momento, siempre y cuando haya sido diseñado por el programa 107. Este programa también realiza actualización del archivo de Acumulados de Ítems. Con la actualización de estos datos se puede obtener al instante información consolidada del producto en cuanto a ventas, compras, entradas, salidas, pedidos, etc., ya que por cada origen de transacción se guarda un registro para cada producto en el año/periodo del movimiento. Es decir, si realiza una transacción de ventas en el año 2002 periodo 10 para el producto XXX, se tendrá un registro que indica: cantidad, valor, costo, IVA, descuento, etc. para ese año/mes. Cada vez que se realicen ventas de este producto XXX durante el mes 10, se van acumulando sobre este registro los campos anteriormente mencionados. Para consultar la información acumulada del producto se puede utilizar el programa 247 y para obtener un listado impreso de la misma lo puede hacer por el programa 280.

82 ENCABEZADO DE LA ACTUALIZACIÓN M-B: Campo de 6 posiciones (Numérico). El primer número corresponde a la Moneda (1=Local, 2=Extranjera) y los cinco últimos (00001) identifican el número de la bodega. En ese campo siempre se sugerirá la bodega del usuario que esté trabajando en el sistema. Tipo de Documento: Campo de 5 Posiciones (Alfanumérico). Tipo de documento que se desea ingresar. Este tipo debe definirse previamente por el programa 201 en la opción "Tipos de Documentos" y debe ser de tipo Orden de compra (72), Compra (12), Devolución en Compras (11) o Recepción de Mercancía (02). En caso de no conocer qué tipos de documentos existen para este programa basta con dejar el campo en blanco y presionar ENTER o la tecla F4 con lo cual mostrará los tipos que se pueden usar. Compra: Después de digitar el tipo de documento, se presenta una ventana con la cual se puede traer a la pantalla la orden de compra (Pedido al proveedor). Cuando se haga la factura con base en un pedido se preguntarán los datos de identificación del pedido: sucursal, bodega, tipo y número; esto significa que se pueden grabar pedidos en cualquier bodega y sucursal y ser recibidos o facturados por otra bodega y sucursal o igual. El tipo de documento corresponde a un documento definido con clase 1 y naturaleza 2, compras, con el fin de hacer la factura de compra o recepción de la misma con base en esta orden. Luego se entran la sucursal y la bodega por las cuales se generó la orden de compra, y el número de la orden de compra o pedido. A la pregunta de Costos del Pedido, si se responde S el programa traerá de la base de datos los costos con los cuales fue creada la orden de compra a modo de verificación o comparación entre lo que se pidió y lo que se está recepcionando; en caso de ser N la respuesta, el programa solo traerá los ítems sin ningún valor con lo cual se tiene que digitar el costo por cada producto. Finalmente el programa pregunta si Desea Cargar Pedido. En caso de responder S, el programa mostrará el pedido realizado al proveedor en el scroll. Es útil cuando realizamos un pedido y nos lo envían completo o con muy pocos faltantes ya que facilita la digitación, en caso de ser "N" mostrará la pantalla de scroll en blanco. Finalmente, se permite la entrada de un rango de ítems, con lo cual es posible cargar a la pantalla un rango determinado de referencias de la orden de compra. Se preguntan la referencia inferior y la referencia superior.

83 NOTA: Se puede recibir un ítem que no está en el pedido, después de confirmar la acción por pantalla. También es posible recibir más de lo que se pidió originalmente. Número del Documento: Campo de 12 Posiciones (Numérico), Número del documento que se va a realizar. Si este número YA EXISTE en el archivo de transacciones y el usuario tiene autorización para modificar documentos, podrá realizarlo en este momento. Si la numeración es definida AUTOMÁTICA el programa no preguntará por este número y saltará a pedir el campo siguiente. NOTA: Cuando se desea cambiar un documento con numeración automática, en el momento de estar digitando el tipo de documento no se debe presionar ENTER sino F3, para que dé la posibilidad de digitar el número del documento. El número AUTOMÁTICO será generado en el momento de actualizar el documento. Diseño : Este campo se utiliza únicamente para la impresión directa de los diseños de impresión creados por el programa 107, además se debe de incluir el archivo IMPRIMA.BAT (Windows), con la siguiente estructura: COPY IMP%1 PRN, IMPRIMA En Mayúsculas (UNIX), con la siguiente estructura: lp sd(nombre de la impresora) imp$1, IMPRIMA En Mayúsculas (Linux), con la siguiente estructura: lpr P(nombre de la impresora) $pan/imp$1, este archivo se debe de crear en la pantalla o tty que se desea imprimir directo. Presionando la tecla F4, muestra los diseños que existen. Fecha del Documento: Este es un dato informativo en el cual se debe digitar la fecha del documento en el formato numérico de año, mes y día así: AAMMDD. Modelo Contable (F4 muestra): En esta ventana se digita el código del modelo contable a asignar al documento para su posterior interface a la contabilidad; presionando la tecla F4, muestra los modelos que existen para este tipo de documento (creados por el programa 007). Estando en el Modelo contable (únicamente con la opción del F4) y presionando la tecla F6, muestra la codificación de las cuentas contables definidas en el modelo contable del programa 007. Fecha del documento: Fecha sobre la cual se registrará el documento, para esto se asume la fecha actual del sistema. Se cambiará en caso de estar trabajando en período diferente u otra fecha en el mismo período. Documento Prove./Prefijo Doc.: Número del documento y prefijo del proveedor que sirve de soporte para ingreso de los datos a esta aplicación. Así se posibilita que la empresa maneje un consecutivo interno de recepciones, y conserve como dato informativo el número del documento del proveedor. Este último número no se puede utilizar con total confiabilidad para identificar la recepción, porque eventualmente dos proveedores nos pueden enviar documentos con el mismo número.

84 Código del Proveedor: Código del Proveedor al cual se le asigna la transacción a realizar. En este campo es posible la búsqueda alfabética, la cual muestra una ventana para digitar las primeras letras del nombre del mismo. A mayor número de caracteres la búsqueda es más eficaz ya que las opciones de nombre se reducen. Para más información consulte el manual de definiciones globales. NOTA: Se valida que el Proveedor no tenga asignado un código de bloqueo para permitir realizar las compras. Productos del proveedor S/N: La pregunta es para dar la opción de cargar en la pantalla todos los productos que hayan sido asignados al proveedor bien sea por el programa 202 o por movimiento de inventarios. Rango de líneas: Si se responde que si al cargue de los productos del proveedor el programa muestra una pantalla con los campos de línea inferior y línea superior de modo que se filtre la información a cargar. Nota: las líneas de los productos por cada uno de los proveedores se define de la siguiente forma: en el programa 101 se definen los códigos de las líneas de los productos que se van a utilizar para asignar a los proveedores (similar a los grupos de inventario del 202). En el programa 118 de administración de listas de precios se pueden asignar a los ítems de cada uno de los proveedores el código de la línea que se va a utilizar para ese proveedor en específico. Condición de Pago: El proveedor tiene implícito un código de condición de pago previamente definido en el programa 102. La condición de pago define la forma como debe registrarse en Cuentas por Pagar el documento a realizar; es decir dependiendo de este código se genera la obligación para ser cancelada de Contado, a Crédito o con Financiación. Si se oprime ENTER el programa trabaja con la misma condición de pago que fue definida originalmente para el proveedor. Se puede digitar en este momento una nueva condición de pago, para cada documento si se requiere según negociación, o borrar la que se muestra y escoger otra en la ventana que presenta las posibles a usar.

85 LÍNEAS DEL DOCUMENTO Código del Ítem: Código del ítem o producto al cual se le va a realizar la entrada o devolución, puede también ser la llave alterna. Para realizar búsqueda alfabética de ítems se presiona la tecla F4 en código del ítem o simplemente se deja el campo en blanco y se presiona ENTER. También en este punto de la pantalla si se presiona F3 se podrá bajar al área inferior de la pantalla para digitar fletes y descuentos a pie de factura. Oferta del Ítem: Código de la oferta con la que se realiza la transacción. En caso de no haber oferta se debe oprimir ESPACIOS para dejar el código en blanco. Este campo de oferta según la necesidad del usuario se puede utilizar tanto para el manejo de colores como para las calidades de un mismo producto (3 dígitos alfanuméricos). Unidad de Medida: Código de la unidad de medida asignada al producto, en caso de no tener una se preguntará siempre este campo, como ocurre cuando se manejan las unidades de conversión. Cantidad de la transacción: Cantidad que sale o entra. El programa hará sus validaciones de control. En este campo existen varias teclas de función asignadas así: F3 para digitarle un comentario u observación a cada ítem. F4 permite digitar un porcentaje de descuento por cada ítem. F6 permite consultar el movimiento de dicho producto para dicho proveedor, da la posibilidad de mirar cualquier origen de transacción (compras, pedidos, devoluciones, etc.). Si se ha definido en 201 (definiciones varias) que pida comentarios por transacción lo hará en este punto. P. lista: en este campo se muestra el precio de venta del proveedor asignado en el archivo PROITE se puede actualizar con las compras del 121, en el programa 106 y en el programa 118. Dcto1: en este campo se muestra el primer descuento que otorga el proveedor al momento de vender el producto. Se puede actualizar por el programa 118. Dcto2: en este campo se muestra el segundo descuento que otorga el proveedor al momento de vender el producto. Se puede actualizar por el programa 118. Dcto3: en este campo se muestra el tercer descuento que otorga el proveedor al momento de vender el producto. Se puede actualizar por el programa 118. Valor unitario: Costo unitario del Ítem con el cual nos llega la factura de compra o la devolución, etc. Si en este campo se presiona F3 el programa pasará a pedir los respectivos campos de descuento. Igualmente estando en este campo pide Centro de Costo de la transacción en caso de haber sido definida en el 002 (Interface contable). Desplazamiento en el scroll con el mouse. Para los usuarios del programa que estén ejecutando con el sistema operativo WINDOWS se tiene la posibilidad de desplazarse hacia arriba y abajo utilizando para esto el scroll de mouse. (únicamente arriba y abajo) las demás funciones como F1, F2, F7 siguen igual

86 Parte inferior de la pantalla Es la parte de la pantalla que está debajo del scroll se pueden mostrar tres tipos de datos a saber: Campos de totales y de información del documento Campos de estadísticos de compras, ventas, promedio de venta y del producto Campos de información de los proveedores que suministran el mismo producto 1. CAMPOS DE TOTALES Si la información que se muestra en la pantalla es de proveedores o del ítem se puede llegar a esta pantalla con F1. Para acceder a los campos de ésta pantalla se presiona la tecla F3. VALOR DE LA RETENCIÓN EN LA RETEFUENTE: El que causa el documento que se esté digitando. Cantidad por Entregar: Esta es la cantidad que hay pendiente por facturar a los clientes, se toma a partir de los pedidos de clientes. Cantidad pendiente a Recepcionar: En este campo se muestra la cantidad pendiente por Recepcionar, esta cantidad es la diferencia que existe entre la orden de compra y la recepción de la misma. FLETES: Valor del flete causado por el transporte de la mercancía. Puede hacer parte del costo del producto cuando se le haya dado la opción de que SÍ sume los fletes a los costos de los productos al parametrizar el sistema por medio del programa 101, Otras Definiciones. En caso de ser NO el valor del flete sólo se utilizará para el valor de la cuenta por pagar y no para efectos de inventario. PORCENTAJE DE DESCUENTO PIE FACTURA: Otorgado por el proveedor en porcentaje. VALOR DEL DESCUENTO PIE FACTURA: Dado por el proveedor, este debe ser digitado como valor no como porcentaje. NOTA: Estos dos tipos de descuentos son excluyentes. Además pueden afectar el costo del producto siempre y cuando la definición dada en el programa 101 Otras definiciones tenga SÍ en la pregunta de restar el valor del descuento, de los contrario el valor de los productos no es alterado por dichos descuentos. MÁS DATOS DE LA PANTALLA Stock: Cantidad que existe en la bodega del producto al cual se le está haciendo la transacción.

87 Caja: Muestra la unidad de medida base de compra del producto. Subtotal: Valor subtotal del documento si incluir el impuesto, fletes, retención en la fuente, descuentos de pie factura, pero si existen descuentos por ítem estos si afectan este campo. Impuesto: Valor del impuesto causado por las transacciones según las tablas de impuesto que se le tengan matriculadas a los productos. Impuesto al consumo: Valor del impuesto al consumo causado por las transacciones según el precio 6 de los ítems. Impuesto a la estampilla: Valor del impuesto a la estampilla causado por los ítem que tengan dicho impuesto para esto se debe tener definido en el programa 201 que si se maneja impuestos a la estampilla y en el 202 se debe ingresar el impuesto a la estampilla a cada uno de los ítems que tengan dicho impuesto. Valor Total: Valor total del documento después de impuestos, descuentos, fletes. 2. INFORMACION DE MOVIMIENTOS DEL ITEM Para acceder a esta información se debe digitar F2 estando en el campo de código del ítem en la parte del scroll y la información que aquí se muestra está compuesta de: Bodega: en esta parte se muestra las primeras 10 posiciones del nombre de la pantalla donde este creado el ítem que esta seleccionado en el scroll. Co-: esta columna va acompañada del número del mes en el cual se muestra la información de compras en dicho periodo. Ve-: esta columna va acompañada del número del mes en el cual se muestra la información de ventas en dicho periodo. Nota: siempre se muestran 3 meses correspondientes a los últimos tres meses contados a partir del mes y año de la fecha del sistema. Esto es si el mes del sistema es 05, la información que se muestra son del mes 02, 03 y 04. Rotación: en esta columna se muestra el resultado de dividir las cantidades vendidas en los tres meses por 12. Saldo: en esta columna se muestra el stock existente del ítem seleccionado en la bodega descrita. Promedio: en esta columna se muestra el valor promedio de ventas del producto en los tres meses mostrados. Es decir la sumatoria de las ventas en los tres meses dividido por 3.

88 Días: en esta columna se muestra el número de días de la rotación y el campo se calcula de la siguiente forma: stock del ítem por 90 y el resultado dividido por la sumatoria de las ventas en los 3 meses. 3. INFORMACION DE LOS PROVEEDORES Para acceder a esta información se debe digitar F4 estando en el campo de código del ítem en la parte del scroll y la información que aquí se muestra está compuesta de: La información que se muestra en esta pantalla es tomada del archivo de PROITE y los campos son: Proveedor: en esta columna se muestra las primeras 20 posiciones de la razón social del proveedor que suministra el producto. P. lista: en esta columna se muestra el precio de venta del ítem seleccionado en el scroll matriculado en el programa 106 o 118. Dsct 1, 2, 3: en estas columnas se muestran los descuentos que otorga el proveedor que suministra el ítem seleccionado en el scroll. Costo Neto: en esta columna se muestra costo neto que tendría el producto comprando a dicho proveedor este valor se calcula así: precio de lista menos los descuentos más el impuesto de IVA y del consumo. Margen de utilidad: en esta columna se muestra el margen de utilidad que se obtiene comprando a dicho proveedor este valor se calcula así: 100 (costo neto * 100) / precio de venta de PROITE (ingresado en el programa 118). Actualización del documento Después de presionar la tecla F5 (para grabar el documento), el programa le solicitará el valor correcto del documento y su respectivo impuesto. Este proceso se realiza porque al momento de digitar el documento en las cantidades y costos los valores totales de la factura del proveedor y los cálculos que hace el programa pueden ser diferentes por causas de las unidades de medida, sistemas de redondeo de los documentos o otros motivos, pero como el valor de la factura de proveedor no puede ser variado por el usuario se da esta opción de digitarle los valores del documento del proveedor.

89 Información adicional del documento: Para ingresar comentarios o información adicional al documento digite CTRL-V, en el campo código ítem. Al utilizar esta opción el usuario podrá ingresar hasta 900 líneas de comentarios distribuidas en líneas de 70 caracteres. Devoluciones en compras Si una compra genera una devolución de mercancía, se hace un documento con clase y naturaleza 11, este documento disminuirá el stock del inventario y generara un documento que disminuye las cuentas por pagar al proveedor. Después de digitar el numero de documento de la devolución puede cargar con F2 la compra que quiere afectar con esta devolución, esto para que le cargue todos los datos del encabezado del documento y los ítems en caso de no recordar sus costos y cantidades. Después de F2, la aplicación le abrirá una ventana donde pedirá los datos de la compra, Moneda y bodega, tipo de compra, numero y confirma el cargue de los ítems, en este momento se cargara en el scroll la compra inicial, para hacer devolución parcial basta repasar el registro y digitar la cantidad real a devolver, los ítems que no tienen devolución los puede borrar con CTRL-R. Al grabar el documento el sistema preguntara si desea hacer el cruce con la factura de compra y cargara el scroll del programa de cruces (124), allí podrá seleccionar el documento de cruce y aplicar el valor de la devolución.

90 PROCEDIMIENTO PARA RETENCION POR SERVICIOS. El programa 121 esta acondicionado para asignar a las compras por servicios la tabla correspondiente al tipo de proveedor. Para esto se requiere definir en el programa 201 en la opción de Manejo tributario servicio las dos tablas que aplican para la retención. Se debe de incluir también el tope estimado por el gobierno para asignar el 6% o el 4% a la compra con base en el proveedor que se está trabajando (si es declarante o no) Se requiere que en el programa 102 o en el programa 103 se marque si el proveedor es declarante o no (en el programa está ubicado en el pantallazo de datos adicionales del proveedor. F3). Se debe de marcar los ítems que se van a utilizar para la compra de servicios y que se tendrán en cuenta para los acumulados de compras de servicios por proveedor. Para esto se cuenta con el programa 202 dando F3 en las listas de precios y con el programa 203 campo 89. si el ítem se va a utilizar en compras de servicios se debe definir en este campo R de retención. Se debe de crear en el programa 201 la definición de las tablas de retención a utilizar en las compras de servicios según sea el proveedor, Declarante y no declarante. Las tablas que aquí se definen para la retención deben corresponder con el número de las tablas de retención que tiene el porcentaje de retención (201 bases de retenciones). Al hacer una compra o devolución de ítems marcados como R se actualiza un campo acumulado de compras por proveedor el cual sirve para definir si se cumple con el tope de compras para asignar el valor de la tabla de retención de declarante. El programa 134 actualiza el campo de compras acumuladas por servicio recalculando cada uno de los ítems que están marcados. PROCEDIMIENTO PARA CARGAR UN RANGO DE ÓRDENES DE COMPRA. Con el fin de facilitar el proceso de compra en el programa 121 se implemento la opción de cargar varias órdenes de compra de un proveedor y con base en ellas hacer una compra.

91 Para esto estando ubicados en el campo de tipo de documento se digita el tipo de documento de compras y se da F2. De este modo el programa carga todas las órdenes de compra que se encuentren en el rango y que el proveedor sea igual al proveedor de la primera orden de compra digitada. PROCEDIMIENTO PARA EL CARGUE DE VARIAS ORDENS DE COMPRA DE FORMA ALEATORIA. Para poder utilizar esta opción se debe estar ubicado en el campo de tipo de documento y haber digitado un tipo de documento de compra o de recepción parcial y presionar la tecla F4. Con este procedimiento se puede hacer una compra o recepción parcial con base en máximo 20 tipos y números de orden de compra. Para esto se solicita la moneda, bodega y el proveedor de las órdenes de compra que se van a utilizar para la compra o la recepción parcial. Estando en el campo de tipo de documento si el campo está en blanco se muestra la ventana de tipos de documento de pedido para que se seleccione uno de ellos. Una vez se tienen ingresados los tipos de documentos a utilizar se debe grabar con F5 y el programa valida que no existan números de documentos repetidos. En caso de existir no se permite seguir hasta tanto no se retiren. PROCEDIMIENTO PARA IMPUESTOS A LA GASOLINA En el programa se pueden realizar los cálculos de los impuestos a sobretasa, ley26 y valor global que rigen para los combustibles. Para esto se debe definir la

92 empresa como ES estación de servicio, en el programa 201 definir las tablas de impuestos con su respectivo valor y el nit del tercero a quien se debe pagar, el ítem de combustible debe estar marcado en el programa 202 como C. El programa realiza el proceso normal pero para los ítems de combustible calcula el valor de cada uno de los impuestos por la cantidad del ítem que se está comprando. Estos impuestos se calculan a nivel de transacciones y a nivel del documento. De igual forma se tiene la posibilidad de generar documentos de compra por cada uno de los impuestos al tercero que se tenga matriculado en el programa 201 estos es: Si se realiza un compra al proveedor 1 (debe tener condición de pago a 4 vencimientos). Se genera un documento con vencimiento 0 (cero) para el valor total del documento ítems mas impuestos. Se genera un documento al proveedor 1 por el valor de los artículos sin impuestos, se genera un documento para el impuesto a la sobretasa con el tercero del 201, se genera un documento para el impuesto a la ley26 con el tercero del 201 y se genera un documento para el impuesto al valor global con el tercero del 201. En general se generan 5 documentos iniciando en secuencia 0(cero), 1, 2, 3, 4. PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR PRECIOS A PARTIR DE LOS COSTOS DE LOS ITEM DE LA COMPRA. Se debe realizar definición en el programa 101, en otras definiciones el SW Actualiza Precios de Venta con Costos 121 = S. Ingresar los factores con los cuales se calcularán los precios, si un factor se deja en ceros no se calcula el precio del respectivo factor. Si el Factor-2 Precio-2 se deja en ceros, no calculará el precio-2. Estos precios calculados se aproximan a mil por exceso. Se genera informe de los ítems de la compra con el precio anterior y el nuevo precio calculado. Manejo de Back Order del proveedor El programa cuenta con la posibilidad de permitir o no el back order de los proveedores. Esto es manejar cantidades pendientes de una orden de compra una vez llegue mercancía. Para esto el programa verifica la asignación realizada en el programa 102 al proveedor donde se dice si maneja o no back order. Si el proveedor maneja back order al momento de hacer una compra con base en una orden de compra y de las referencias pedidas no todas son despachadas por el proveedor el programa permite que dichas cantidades queden pendientes por recibir de modo que se puedan recibir más adelante. Si el proveedor no maneja back order el programa una vez se realice la compra con base en una orden de compra el programa realiza un proceso por medio del cual elimina los pendientes de la orden de compra de modo que su estado quede no permita hacer mas compras con base en esta orden y se restituyen las cantidades pendientes por recibir del archivo de ítems.

93 ACTUALIZACIÓN MOVIMIENTO PROVEEDORES 122 Este programa se utiliza para crear, modificar o eliminar todos los documentos del sistema de Proveedores excepto los Comprobantes de Egreso y los que tengan que ver con inventarios. ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS M - B: Número de la sucursal y la bodega por la cual se va a digitar el documento. En este campo siempre se va a sugerir la bodega que tenga matriculada el usuario que este trabajando en ese momento. Tipo del Documento: Es el tipo del documento que se va a trabajar, de acuerdo con los códigos definidos previamente mediante el programa 201. Para consultar los tipos existentes se deja el campo en blanco y se presiona ENTER o la tecla F4 con lo cual se mostrará una ventana con los tipos permitidos. Si el control de la numeración del documento es Automático debe pulsar F3 cada vez que desee digitar el número del documento, para llevar a cabo una Modificación o la Creación fuera de secuencia de un documento en particular. Si el control de la

94 numeración es Manual el número del Documento SIEMPRE será Requerido. Para todo lo anterior se debe considerar primero, si el usuario tiene acceso a la creación y/o modificación de Documentos. Número del Documento: Es el número del documento a crear o a modificar Vencimiento o Concepto del documento: Código del Concepto para Notas Débito/Crédito, estos conceptos deben haber sido creados previamente en el programa 301. Número del Vencimiento para los demás documentos. Por ejemplo, podemos generar una compra cancelable en varias cuotas así: Compra No. Vencimiento Fecha y Días de Vencimiento /01/01 30 Días /02/01 60 Días /03/01 90 Días Asumiendo que la compra fue generada el 1 de Diciembre del Después de digitado el vencimiento se verifica en el archivo maestro de documentos del sistema si el documento existe o no, si existe se pedirá confirmación para modificarlo, si no existe se seguirá con la captura normal de los datos para su creación. En caso de tener algún documento que se quiera ingresar a la base de datos de proveedores sin que afecte la cuenta o saldo del proveedor, es posible realizarlo mediante la digitación del vencimiento "00", el cual asume que el documento que se esta ingresando quedará automáticamente cancelado. Mes del Documento: Es el mes sobre el cual se desea registrar el documento. Para esto se asume el mes actual de trabajo. Si se digita un mes anterior al actual, se actualizara únicamente la estadística Anual del Proveedor. Fecha del documento: Fecha sobre la cual se registrará el documento, para esto se asume la fecha actual del sistema. Se cambiará en caso de estar trabajando en período diferente u otra fecha en el mismo período. Modelo Contable (F4:Muestra): En esta ventana se digita el código del modelo contable a asignar al documento para su posterior interfase a la contabilidad; presionando la tecla F4, muestra los modelos que existen para este tipo de documento (creados por el programa 007). Documento del Proveedor: Número del documento que nos sirve de soporte para ingreso de los datos a nuestra aplicación. Así se posibilita que la empresa maneje un consecutivo interno de recepciones, y conserve como dato informativo el número del documento del proveedor. Este último número no se puede utilizar con total confiabilidad para identificar la recepción, porque eventualmente dos proveedores nos pueden enviar documentos con el mismo número. Proveedor asignado al Documento: Código del proveedor al cual se va a asignar el documento. Si no se tiene el código del proveedor sino su nombre, es posible realizar una búsqueda alfabética dejando en blanco o en ceros el código del proveedor. De inmediato se abrirá una ventana en la cual digitando las primeras letras del nombre lo buscará en la base de datos y mostrará los nombres que se inician a partir de la cadena de letras que se digitó. Se puede desplazar con las flechas hasta posicionarse sobre el proveedor deseado, y luego se presiona ENTER.

95 ÁREA DE CAPTURA DE DATOS DEL DOCUMENTO El programa pide los datos del documento en un ciclo que los recorre y regresa a la condición de pago. En proceso de creación o de modificación, se debe oprimir la Tecla F5 para actualizar el Documento. Cuando se ha llamado un documento para modificación y se oprime la tecla ESC, se confirmará si se desea eliminar el documento del Sistema. Condición de pago: El proveedor tiene implícito un código de condición de pago previamente definido en el programa 201. La condición de pago define la forma como debe registrarse en Cuentas por Pagar el documento a realizar; es decir, dependiendo de este código se genera la obligación para ser cancelada de Contado, a Crédito o con Financiación. Si se blanquea este campo y se oprime ENTER el programa permite la entrada de una condición de pago (expresada a continuación como días para el vencimiento) diferente a la que fue definida originalmente para el proveedor. Días del Documento para Generación de la Fecha de Vencimiento: Número de días para el cálculo de la fecha de vencimiento del documento, a la fecha de creación del documento se suma el número de días para determinar la fecha en que vence el mismo. Manejo del IVA, Fletes y Retención: Valor del IVA, Fletes y Otros Cargos si se manejan, ceros en caso contrario. Estos campos son utilizados para las Compras o Notas Crédito por conceptos diferentes a los de devolución de mercancía. En el campo de Fletes se pueden manejar los cargos por fletes y otros cargos que tengan IVA, en el campo de Retención se maneja el valor de la retención que se efectúa en el momento de hacer la compra, sin esperar al pago de la misma. Esto con el fin de que si el Proveedor se demora demasiado en el pago, se pueda contabilizar de una vez la retención que éste nos va a efectuar. Descuento pie Factura en Compra: Valor del descuento pie factura en compra (concedido en el momento de realizar la transacción). Impoconsumo: Valor correspondiente al Impuesto al Consumo Valor Bruto de la Compra: Es el valor que se tiene como bruto del documento sin incluir ninguno de los valores de IVA, fletes, retención y descuentos. Vr., Grav. y Vr. Exent.: Se debe aplicar cuando en el valor bruto no se digita ningún valor, es decir en estos campos se puede especificar cuales son exentos y cuales son gravados. IVA Ret., Ind. Ret. y Vr., regim.: Son los Valores correspondientes a las diferentes retenciones que se le pueden aplicar a un proveedor determinado. TOTAL: Valor Neto del documento, es el resultado de las operaciones de sumar los valores bruto, IVA y fletes, y restar la retención y descuentos. Líneas de Comentario: Al oprimir Ctrl-V, se pasa a la captura de los comentarios. Se dispone de 900 líneas de 70 caracteres cada una, para escribir comentarios explicativos acerca del documento que se está procesando.

96 Modificación o Eliminación de Documentos que ya se han pasado a Contabilidad Después de procesar la interfase con Contabilidad (programa 009), todos los Documentos quedan INHABILITADOS para ser Modificados o Eliminados. Esto sólo es posible mediante la utilización de un código de Usuario AUTORIZADO. Si por un error se debe eliminar uno de los Documentos ya CARGADOS en la Contabilidad, se debe tener en cuenta antes que nada que este documento debe ser RETIRADO manualmente en Contabilidad mediante el programa 421. En caso de que el proceso que se lleve a cabo sea una MODIFICACIÓN, EL DOCUMENTO QUEDA HABILITADO NUEVAMENTE PARA SER CARGADO EN CONTABILIDAD, siempre y cuando se haya ejecutado el programa 729 opción desmarcar documentos para poder ser interfazados de nuevo. Los pasos que usted debe seguir si desea Eliminar o Modificar un Documento ya cargado en Contabilidad son: 1. Entre al programa 124 y REVERSE la aplicación o MODIFÍQUELA. Si Reversa la aplicación está en posibilidad de Modificar o Eliminar o cargar en la Contabilidad nuevamente todos los documentos involucrados en la aplicación REVERSADA. Si Modifica la aplicación únicamente podrá cargar en la Contabilidad todos los documentos involucrados en la aplicación. 2. Si en el paso 1 usted REVERSÓ la aplicación, entre al proceso 122, para ELIMINAR o MODIFICAR el Documento. 3. Una vez ejecutado el paso 2, usted se encuentra habilitado para ejecutar nuevamente el programa 124, en caso de que el proceso realizado en el paso 2 haya sido una MODIFICACIÓN. 4. Si ejecutó el paso 3, usted estará habilitado para realizar nuevamente el programa 009, que carga los documentos en la Contabilidad. Después de grabado el documento del proveedor se evalúa si el modelo contable asignado en el documento esta marcado como S si involucra activos fijos para establecer interfase con el programa 405, obviamente esto depende de que se tenga licencia sobre activos fijos. El programa 122 realizara un llamado al programa 405, para que sean ingresados los activos fijos registrados en la compra y realiza el asiento contable en el archivo de movimiento de activos.

97 ACTUALIZACIÓN COMPROBANTES DE EGRESO 123 A través de este programa se registran todos los pagos realizados a los proveedores. Permite la creación, modificación o eliminación de los Comprobantes de Egreso. Se tiene la posibilidad de generar un Comprobante de Egreso por pago con Efectivo, por pago con Cheque o por pago con Cheque y Efectivo. Se pueden manejar múltiples cheques por pago. ENCABEZADO DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO M - B: Número de la sucursal y bodega a la que se asigna el documento. En esta campo se sugiere la bodega que tenga matriculada el usuario. Tipo del Documento: Es el tipo del documento que se va a trabajar, de acuerdo con los códigos definidos previamente mediante el programa 201. En este punto existe la posibilidad de realizar la búsqueda alfabética, dejando el campo en blanco y presionando ENTER ola tecla F4 lo cual mostrará una ventana con los tipos de documentos que se pueden realizar mediante este programa. Si el control de la numeración del documento es Automático debe pulsar F3 cada vez que desee digitar el número del documento, para llevar a cabo una Modificación

98 o la Creación fuera de secuencia de un Comprobante de Egreso en particular. Si el control de la numeración es Manual el número del Comprobante de Egreso SIEMPRE será Requerido. Para todo lo anterior se debe considerar primero, si el usuario tiene acceso a la creación y/o modificación de Comprobantes de Egreso. Número del Documento: El número del Comprobante de Egreso a crear o modificar. Vencimiento del Documento: Número del vencimiento del Comprobante de Egreso, después de digitado el vencimiento se verifica en el archivo maestro de documentos del sistema si el documento existe o no, si existe se pedirá confirmación para modificarlo, si no existe se seguirá con la captura normal de los datos para su creación. Si digita 01 se procesará el comprobante como un egreso de bancos para cancelar al proveedor las obligaciones. Si digita 00 en este campo este documento hará parte del consecutivo del tipo de documento más no afectará las cuentas por pagar del proveedor, estos documentos quedan cancelados automáticamente por la tanto no se requiere ningún cruce. Diseño: En este espacio se puede incluir el código del formato, previa creación por el programa 109. Esto se utiliza cuando se quiere una impresión directa. Mes del Documento: Es el mes sobre el cual se desea registrar el documento, para esto se asume el mes actual de trabajo, si se debe digitar un mes anterior al actual tendría que estar como súper-usuario y luego recalcular las estadísticas del proveedor. Fecha del documento: Fecha sobre la cual se registrará el documento, para esto se asume la fecha actual del sistema. En caso de requerirse una fecha anterior debe estar autorizado. Proveedor asignado al Documento: Código del proveedor al cual se va a asignar el documento. Si no se tiene el código del proveedor sino su nombre, es posible realizar una búsqueda alfabética, dejando en ceros o ESPACIOS el código del proveedor; aparecerá una ventana en la cual sé digitan las primeras letras del nombre del proveedor, con lo cual mostrará los nombres que inician con la cadena de letras digitadas; cuanto mayor sea el número de letras la búsqueda será mas precisa ya que se reduce el número de posibilidades; en la pantalla de posibles proveedores se puede mover con las flecha arriba o abajo después de estar posicionado sobre el proveedor al cual se le va asignar el documento, se debe pulsar ENTER para continuar. Modelo Contable (F4:Muestra): En esta ventana sé digita el código del modelo contable a asignar al documento para su posterior interfase a la contabilidad; presionando la tecla F4, muestra los modelos que existen para este tipo de documento (creados por el programa 007). Y mediante la tecla de F6, se puede visualizar las cuentas contables asignadas a ese modelo por el programa 007. CAPTURA DE MÚLTIPLES CHEQUES POR CADA COMPROBANTE, SCROLL Número del Cheque o del Documento: Número del Cheque, o del documento Crédito con el cual hacemos el pago al Proveedor. Cuando usted ha confirmado la Modificación de un documento y oprime la tecla de ESC, se confirmará si se desea

99 Eliminar el documento del Sistema. Cuando el Comprobante de Egreso se hace por Cheques o documentos y Efectivo, o solo Efectivo se oprime la Tecla F3 para capturar el valor. Código del Banco: Código del banco al cual pertenece el cheque, este código debe haber sido creado en el programa 301. Este concepto del banco también puede utilizarse como número de banco donde se consigna para poder tener un informe de cheques por banco. Código de la Plaza: Código de la plaza a la que pertenece el cheque, este código debe haber sido creado en el programa 301. Fecha: Fecha de Consignación del Cheque, se asume la fecha del encabezado en caso de que el cheque se gire al día, si el cheque es post-fechado esta fecha NO puede ser inferior a la fecha del encabezado, o sea que debe ser igual o mayor a la fecha de elaboración del documento. Número de Cuenta Bancaria: En caso de tener el acceso a la aplicación de tesorería el programa pedirá la cuenta de la cual se va a girar el cheque, esta cuenta debe haber sido creada con anticipación por el programa 111. Valor del Cheque: Valor por el cual se gira el cheque. Valor de la Retención: Este es un campo de tipo informativo, donde sé digita el valor de la retención efectuada al proveedor. Por lo general este campo es utilizado en los Comprobantes de Egreso cuando el Proveedor no es auto retenedor y se hace una Retención Anticipada. Se llega a este campo al presionar F3. Valor en Efectivo: Valor en efectivo cancelado al proveedor. Líneas de Comentario: Para pasar a este punto de comentarios se presiona F1, en esta parte del scroll se encuentran disponibles 900 líneas de 70 caracteres cada una, para escribir comentarios explicativos acerca del documento que se está procesando. Después de que se tenga el documento digitado, se da la orden de grabación digitando la tecla F5, lo cual hará una confirmación, en caso de sér afirmativa el programa mostrará una ventana que se explica a continuación. En esta ventana se presentan varias opciones para el cruce del documento o para simplemente grabarlo.

100 Las opciones son las siguientes: N: Con esta opción el programa asume que no se va a realizar ningún proceso con el documento y pasa a la sucursal para digitar un nuevo comprobante o salir. S: Al digitar SI se hace un llamado del programa 124 (Cruce de documentos), pero con la opción de poder cargar todos los documentos de proveedor en un rango de bodegas (Cargue: S ó N). R: Realiza el mismo proceso de la opción S, pero no realizará ninguna pregunta de bodega asumiendo sólo los documentos que se hayan generado por la bodega 01, o sea, es un cargue más rápido de los documentos porque sólo muestra los de una bodega. La forma de realizar los cruces se explica en el programa 124 más adelante en este mismo manual. MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS QUE YA SE HAN PASADO A CONTABILIDAD Cuando se ha procesado la interfase con Contabilidad (proceso 009 ), todos los Comprobantes de Egreso quedan INHABILITADOS para ser Modificados o Eliminados, esto solo es POSIBLE mediante la utilización de un código de Usuario AUTORIZADO.

101 Si por un error se debe eliminar uno de los Comprobantes de Egreso ya CARGADOS en la Contabilidad, se debe tener en cuenta que antes que nada este comprobante debe ser retirado manualmente en Contabilidad mediante el proceso 421. En caso de que el proceso que se lleve a cabo sea una MODIFICACIÓN, RECUERDE: EL COMPROBANTE DE EGRESO QUEDA HABILITADO NUEVAMENTE PARA SER CARGADO EN CONTABILIDAD. Los pasos que usted debe seguir si desea Eliminar o Modificar un Comprobante de Egreso ya cargado en Contabilidad son: 1. Entre al proceso 124 y REVERSE la aplicación o MODIFÍQUELA. Si reversa la aplicación está en posibilidad de Modificar o Eliminar el Comprobante de Egreso. Si modifica la aplicación esta en posibilidad de volver a cargar el comprobante de Egreso en contabilidad, sin poder realizar ninguna Modificación al Comprobante de Egreso. 2. Si en el paso 1, usted REVERSÓ la aplicación, entre al proceso 123, para ELIMINAR o MODIFICAR el Comprobante de Egreso. 3. Si ejecutó el paso 2, usted se encuentra habilitado para ejecutar nuevamente el proceso 124, en caso de que el proceso realizado en el paso 2 haya sido una MODIFICACIÓN. 4. Si ejecutó el paso 3, usted estará habilitado para realizar nuevamente el proceso 009, que carga los documentos en la Contabilidad. NOTA: Cuando los egresos generados alimentan el modulo de Tesoreria, estos se generan con estado P (Programado) para ser evaluados por el programa de ADMINISTRACION DE CHEQUES (131), de igual modo si la fecha del cheque es superior a la fecha del comprobante de pago se generara con estado (F Posfechado).

102 CRUCE DOCUMENTOS PROVEEDORES 124 Permite la aplicación de los comprobantes de egreso y notas crédito asignadas a los proveedores, por concepto de compras, abonando o cancelando sus Facturas y Notas Débito. NOTA: Para actualizar la Aplicación Total se verifica que el NETO aplicado sea menor o igual al Valor del Comprobante de Egreso o Nota Crédito, o sea que existe la posibilidad de dejar saldo del egreso sin aplicar. ENCABEZADO PARA EL CRUCE DE DOCUMENTOS M B: Número de la sucursal y bodega en la que se generó el Comprobante de Egreso o Nota Crédito. En este campo se sugerirá la bodega que tenga matriculada el usuario. Tipo del Documento: Es el tipo del documento asignado a los Comprobantes de Egreso o a la Nota Crédito, que vamos a cruzar con una o varias Compras o Notas Débito. En caso de no saber el tipo de documento existe la posibilidad búsqueda alfabética; para ello se deja el campo de tipo en blanco y se presiona ENTER, luego con las flechas arriba o abajo se posiciona sobre el tipo deseado y presiona ENTER lo cual llevará este código a la pantalla de trabajo.

103 Número del Documento a Cruzar: El número del Comprobante de Egreso o Nota Crédito, que será aplicado a una o varias Compras o Notas débito. Vencimiento o Concepto del Documento: Código del Concepto para Notas Crédito, estos conceptos deben haber sido creados previamente en el programa 301. El número del vencimiento para los Comprobantes de Egreso, siempre es 01; ya que sólo las Compras son las que pueden tener múltiples vencimientos. Después de digitado el vencimiento se verifica en el archivo maestro de aplicación de documentos, si el Comprobante de Egreso o la Nota Crédito ya ha tenido un cruce previo con uno o varios documentos, de existir aplicaciones se confirmará si se desea realizar algún cambio. Este vencimiento o concepto debe ser igual al digitado al comprobante en el programa 123, ó si es otro documento por el programa 122. Los documentos digitados con vencimiento/concepto 00 no se pueden llamar por este programa porque al momento de ser digitados quedan automáticamente cancelados. Fecha del Cruce: Fecha en la que se lleva a cabo el cruce de los documentos. Opciones de Cargue S: Si desea que en el área de Scroll se carguen TODOS los posibles Documentos a los cuales se puede aplicar el Comprobante de Egreso o Nota Crédito. N, si desea digitar directamente los documentos a cruzar. Bodega Inferior de Cargue: Código de la bodega DESDE la cual se desean cargar los documentos a Aplicar, en caso de que a la pregunta de Cargue se haya contestado "S". Bodega Superior de Cargue: Código de la bodega HASTA la cual se desean cargar los documentos a Aplicar, en caso de que a la pregunta de Cargue se haya contestado "S". CAPTURA DE MÚLTIPLES DOCUMENTOS A APLICAR, SCROLL Código de la Sucursal del Documento a Aplicar: Código de la sucursal del documento a Abonar o Cancelar. Este campo se pedirá cuando estando en la opción de Cargue = "S", el usuario se regresa a este campo pulsando la combinación de las teclas CTRL+P, o cuando estamos en la opción de Cargue = "N'. Tipo del Documento a Aplicar: Tipo del documento, únicamente Compras, Notas Débito o documentos con naturaleza débito a la cuenta del proveedor, cuando el documento del encabezado es una Nota Crédito. Cuando el documento del encabezado en un Comprobante de Egreso, aquí se pueden incluir Notas Crédito, ya que éstas serán procesadas como un descuento; por ejemplo, si dentro de los documentos a aplicar se tiene una Compra por $ y el Comprobante de Egreso tiene un valor de $80.000, el Neto del Cruce serán $ que es lo que vale la Compra, pero si el proveedor tiene una Nota Crédito por $20.000, esta será descontada del Neto, quedando de esta forma en $80.000, momento en el cual ya podemos actualizar la Aplicación, debido a que el valor del Comprobante de Egreso corresponde al Neto Aplicado.

104 Número del Documento a Aplicar: Número de la Compra, Nota Débito o Nota Crédito a Aplicar. Vencimiento o Concepto del Documento a Aplicar: Código del Concepto para Notas Débito o Notas Crédito, estos conceptos deben haber sido creados previamente en el programa 301. Número del Vencimiento para las Compras. IMPORTANTE: Después de digitado el Vencimiento/Concepto, se valida la existencia del documento en los archivos, si no existe se piden nuevamente los datos. Si existe en la parte inferior de la pantalla se muestra el código y nombre del proveedor al cual pertenece el documento, si el documento no pertenece al mismo proveedor del Comprobante de Egreso o Nota Crédito que estamos cruzando, NO se PROCESA el documento. Documento del proveedor: Es el documento enviado por el proveedor, solicitado en los programas de movimiento. Saldo: Como su nombre lo indica es el saldo que está pendiente del documento. Valor a Aplicar: Se asume el saldo para la cancelación total del documento, para realizar un abono se debe digitar un menor valor. Cada vez que se pulsa ENTER en este campo aparece un asterisco "*", lo cual indica que al documento se le aplicará el valor señalado en el campo "Valor a Aplicar". Mediante la tecla F3 es posible omitir el documento para no tenerlo en cuenta en la aplicación. Valor Retenido en el pago: Se calcula la retención a realizar cuando el proveedor no está autorizado como Autorretenedor. En caso de que en el momento de realizar la creación del documento se le haya digitado retención el programa mostrará el siguiente mensaje: "Documento ya tiene retención de: " lo cual nos muestra la retención ya hecha al documento, y se posiciona en este campo por si se desea modificarla con una nueva. En caso de que se le haya calculado retención en la fuente en el momento de realizar el comprobante, o sea, retención anticipada, será mostrada en la parte superior de la pantalla justamente debajo de la sucursal del documento. Descuento por Pronto Pago: Valor del descuento concedido por el proveedor por pago antes de cierta fecha previamente estipulada. Ajuste al Peso: Valor ajustado cuando el valor del Comprobante de Egreso o Nota Crédito no coincide con el NETO aplicado. Este campo es utilizado cuando el Pago realizado difiere del Total de los documentos a Aplicar en una suma insignificante, bien por exceso o por defecto. Por ejemplo: 1. Se tiene un Comprobante de Egreso por un valor de $ oo. Se tiene una Compra por valor de $ oo. Esto quiere decir que en el Pago se omitió un peso ($1), para ajustar esta diferencia en el Ajuste se digita -1, restando de esta forma un peso al NETO. 2. Se tiene un Comprobante de Egreso por valor de $ oo. Se tiene un Compra por valor de $ 999.oo. Esto quiere decir que el Pago se excedió en un peso ($1), para ajustar esta diferencia en el Ajuste se digita 1, sumando de esta forma un peso al NETO.

105 NOTA: Cuando los documentos queden parcialmente aplicados, se debe volver al programa 124 llamar el Comprobante de egreso o documento débito parcialmente aplicado, y cuando pregunte si desea modificar responderle " N " con lo cual el programa le permitirá pasar al campo fecha del cruce y darle la nueva fecha en que va terminar de aplicar el documento, además muestra el saldo del mismo y le preguntará si desea cargar los documentos del proveedor o no y de esta forma se puede acabar de cruzar los saldos de un documento débito. Descuento por Ley 33: Valor del descuento concedido por el proveedor según la Ley 33. Total retención: Es una sumatoria de las retenciones en la fuente digitadas durante el cruce. Neto a Aplicar: Es el valor total resultado de las operaciones matemáticas del cruce, este valor debe ser menor o igual al valor del documento a aplicar, y se muestra en la parte superior de la pantalla debajo del vencimiento concepto.

106 FACTURACIÓN DE RECEPCIONES PARCIALES 125 Este programa permite crear una Factura de Compra a partir de una o más Recepciones Parciales de Mercancía de UN MISMO Proveedor. Dejando el documento de soporte que puede ser impreso en papel en cualquier momento. M - B: Número de la sucursal y bodega a la que se asigna el documento. En este campo se sugiere la bodega que tenga matriculada el usuario. Tipo de Documento: Tipo de documento que se desea ingresar. Este tipo debe definirse previamente por el programa 201 en la opción "Tipos de Comprobantes" y debe ser de tipo Factura de Compra, "12". En caso de no saber el tipo de documento se puede usar la búsqueda alfabética. Número del Documento: Número del documento que se va a realizar. Si este número YA EXISTE en el archivo de transacciones NO podrá ser creado, teniendo que designar otro Número. Si la numeración es definida AUTOMÁTICA el programa no preguntará por este número y saltará a pedir el campo siguiente. El número AUTOMÁTICO será generado en el momento de actualizar el documento. Mes que Afecta: Qué mes afecta el documento. Recuerde que en el programa 002 fueron definidas las fechas de corte de Proveedores para cada mes. Cada vez que se realiza un cierre de mes, éste cambia al siguiente. El sistema asume para

107 este campo el mes actual de trabajo. Algunos usuarios tendrán restringida esta opción para que solamente realicen movimientos del mes en curso. Fecha del Documento: Este es un dato informativo en el cual se debe digitar la fecha del documento en el formato numérico de año, mes y día así: AAMMDD. Modelo Contable (F4: Muestra): En esta ventana se digita el código del modelo contable a asignar al documento para su posterior interfase a la contabilidad; al presionar la tecla F4, muestra los modelos que existen para este tipo de documento (creados por el programa 007). Documento del Proveedor: Número del documento que nos sirve de soporte para ingreso de los datos a nuestra aplicación. Así se posibilita que la empresa maneje un consecutivo interno de recepciones, y conserve como dato informativo el número del documento del proveedor. Este último número no se puede utilizar con total confiabilidad para identificar la recepción, porque eventualmente dos proveedores nos pueden enviar documentos con el mismo número. Código del Proveedor: Código del proveedor al cual se le asigna la transacción a realizar, en caso de no conocer el código el programa ofrece la posibilidad de realizar la búsqueda alfabética. Condición de Pago: El proveedor tiene implícito un código de condición de pago previamente definido en el programa 102. La condición de pago define la forma como debe registrarse en Cuentas por Pagar el documento a realizar; es decir dependiendo de este código se genera la obligación para ser cancelada de Contado, a Crédito o con Financiación. Si se oprime ENTER el programa trabaja con la misma condición de pago que fue definida originalmente para el proveedor, o se puede digitar en este momento una nueva condición de pago, para cada documento si se requiere según negociación, o borrar la que se muestra y escoger otra en la ventana la cual presenta las condiciones de pago que se pueden utilizar. Desea Cargar remisiones: R: Regresa al campo de condición de pago del proveedor. S: Si desea que en el área de Scroll se carguen todas las Recepciones Parciales del proveedor, que pueden ser incluidas en una Factura de Compra. N: Si desea digitar una a una las Recepciones Parciales a Facturar, o sea, que no las cargue en el scroll. LÍNEAS DEL DOCUMENTO M B: Código de la Sucursal y de la Bodega en la que fue generada la Recepción Parcial. Tipo del Documento: Tipo de la Recepción Parcial, código definido previamente en el programa 201, en la tabla de Tipos de Documentos y creado por el programa 121. Número del Documento: Número de la Recepción Parcial a ser facturada. Valor Remisión: Valor con el cual se creo la recepción parcial en el programa 121.

108 IVA.: Impuesto causado por la recepción parcial de mercancía al momento de digitarla por el programa 121. Descuento: Descuento dado a la remisión. Ret.Fuente: Valor de la retención en la fuente de la recepción parcial. Fletes: Valor de los fletes cargados a la recepción parcial por el programa 121. TOTALES En estos campos se muestran las estadísticas de la Facturación de Recepciones Parciales. IVA.: Sumatoria del impuesto de todas las recepciones facturadas. Fletes: Total de los fletes de las recepciones. Descuento: Total de los descuentos en las recepciones. Ret.Fuente: Total de la retención en la fuente de las recepciones. Factura, Valor neto de la factura: Este es el valor a pagar al proveedor por las recepciones parciales facturadas.

109 UNIR ÓRDENES COMPRA Y PEDIDOS 126 Este programa se encarga de unir en una sola Orden de Compra o Pedido, una o más Órdenes de Compra o Pedidos hechas a un proveedor. Es útil cuando se desea realizar una Recepción o una Factura con Base en más de una Orden de Compra o Pedido por el programa 121 ya que al cargar la orden o pedido mostrará la unión de las demás. Al consolidar las ordenes de compra en el documento destino no solo al nivel de transacción sino también al nivel del documento (DOCPED), eliminando tanto documento como transacción del documento origen una vez unido. ENCABEZADO DEL DOCUMENTO Proveedor: Código, cédula o Nit del proveedor al cual se le han hecho las ordenes de compra o pedidos. Orden Compra/Ped. Origen En este scroll se especifican las órdenes de compra o pedidos origen, con rango inferior y rango superior de orden de compra. Mon Bod : Sucursal y bodega origen de la compra.

110 Tipo: Tipo de documento utilizado para la orden de compra o pedido de origen. Número: Número del documento de la orden de compra o pedido origen. El programa cambia desde la orden de compra inferior hasta la orden de compra superior todas las que encuentre que sean del mismo proveedor. Orden de Compra/Ped. Destino En este scroll se definen las órdenes de compra o pedidos destino, hechas a un proveedor. Mon Bod: Sucursal y bodega destino de la orden de compra o pedido. Tipo: Tipo de orden de compra o pedido de destino. Número: Número de la orden de compra o pedido destino. Nota: No se puede asignar en la orden de compra destino el mismo tipo y numero de la orden de compra del rango superior, para evitar esto el programa muestra mensaje y retorna a pedir numero de orden de compra destino.

111 MOVIMIENTO BANCARIO 128 Con este programa se hace el ingreso y retiro de fondos de las diferentes cuentas bancarias que el usuario del programa tenga, estas cuentas ya deben haber sido creadas por el programa 111 y actualizadas por el 112, es esencialmente un programa de tesorería en el cual se hace todo el movimiento bancario de las diferentes cuentas dentro de un determinado banco. ENCABEZADO DE LA ACTUALIZACIÓN M-B: Campo de 1 posición (Numérico). Corresponde al numero de la Moneda (1=Local, 2=Extranjera). En ese campo siempre se sugerirá la Moneda 1. Tipo de Documento: Campo de 5 Posiciones (Alfanumérico). Tipo de documento que se desea ingresar. Este tipo debe definirse previamente por el programa 201 en la opción "Tipos de Documentos" y debe ser de tipo solo para el modulo de Tesorería con Clase 0 y Naturaleza 0. En caso de no conocer qué tipos de documentos existen para este programa basta con dejar el campo en blanco y presionar ENTER o la tecla F4 con lo cual mostrará los tipos que se pueden usar. Número del Documento: Campo de 12 Posiciones (Numérico), Número del documento que se va a realizar. Si este número YA EXISTE en el archivo de transacciones y el usuario tiene autorización para modificar documentos, podrá

112 realizarlo en este momento. Si la numeración es definida AUTOMÁTICA el programa no preguntará por este número y saltará a pedir el campo siguiente. Mes que afecta: Qué mes afecta el documento. Recuerde que en el programa 002 fueron definidas las fechas de corte de Proveedores para cada mes. Cada vez que se realiza un cierre de mes, éste cambia al siguiente. El sistema asume para este campo el mes actual de trabajo. Fecha del Documento: Este es un dato informativo en el cual se debe digitar la fecha del documento en el formato numérico de año, mes y día así: AAMMDD. El sistema asume para este campo la fecha actual de trabajo. DEFINICIÓN DEL MOVIMIENTO Ban: Código del banco en donde se va ha hacer el movimiento bancario. Cuenta: Número de la cuenta asignada al banco para hacer movimientos bancarios, ya debe estar creada por el programa 111 y actualizado el saldo por el programa 112. Cheque: Número del cheque que se va a girar, o el que se va a recibir en la cuenta del banco. Nit/CC: Nit o Cédula del tercero al cual o del cual se recibe una suma de dinero. Si ha definido tercero fijo a la cuenta por 111, la aplicación lo sugerirá en este punto. NOMBRE: Nombre del tercero del cual se recibe un ingreso o se le hace un egreso. Mod: Modelo contable que se le define para la realización de la Interfase Contable, previamente definido por el programa 101 (conceptos contables de tesorería) Concepto: Concepto por el cual se da el movimiento bancario. Este campo es de 25 posiciones Alfanumérico. Sig.: Si el signo es un "1" (Sig=1: Ingreso al Banco) el valor que se haya digitado será tomado como un ingreso a la cuenta bancaria, si es un "2" (Sig=2: Egreso del Banco) el valor digitado será un egreso a la misma. Valor: Valor por el cual se va a hacer el ingreso o egreso. Total: Total del documento, este saldo está elaborado con base en los movimientos.

113 PROGRAMACIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES 129 Este programa le permite programar los pagos pendientes que debe realizar a los proveedores de su empresa. ENCABEZADO DE LA ACTUALIZACIÓN M-B: Campo de 6 posiciones (Numérico). El primer número corresponde a la Moneda (1=Local, 2=Extranjera) y los cinco últimos (00001) identifican el número de la bodega. En ese campo siempre se sugerirá la bodega del usuario que este trabajando en el sistema. Tipo de Documento: Campo de 5 Posiciones (Alfanumérico). Tipo de documento que se desea ingresar. Este tipo debe definirse previamente por el programa 201 en la opción "Tipos de Documentos" y debe ser de tipo Comprobantes de Pago, Clase 6 y Naturaleza 1. En caso de no conocer qué tipos de documentos existen para este programa basta con dejar el campo en blanco y presionar ENTER o la tecla F4 con lo cual mostrará los tipos que se pueden usar. Número del Documento: Campo de 12 Posiciones(Numérico), Número del documento que se va a realizar. La numeración debe de ser definida

114 AUTOMÁTICA, en el programa 201 Numeración Automática el programa no preguntará por este número y saltará a pedir el campo siguiente. Fecha del Documento: Este es un dato informativo en el cual se debe digitar la fecha del documento en el formato numérico de año, mes y día así: AAMMDD. El sistema asume para este campo la fecha actual de trabajo. Si la respuesta es Si, Preguntará los siguientes campos para realizar el cargue en el scroll por fecha de factura: Fec. Inf y Sup: Rango de fechas de facturas de las que quiero hacer el cargue de documentos a programar. Si la respuesta es No, realizara el cargue en el scroll por vencimientos. Por vencer: Número de días a tener en cuenta a partir de la fecha para la programación de pagos. Prov. Inf y Sup: Rango de proveedores de los que quiero hacer el cargue de documentos a programar. Bod. Inf y Sup: Rango de bodegas asignadas a los documentos a cargar. Al digitar todos estos datos, el programa va a cargar los documentos que estén pendientes por pago y que cumplan todas las condiciones de la siguiente manera:

115 Aparece en el scroll la moneda y la bodega del documento, el tipo y el número, el saldo del documento y el valor a pagar. Se debe aclarar que por el programa 101, en la opción Definición de bancos se asignan los formatos con los cuales van a quedar impresos los comprobantes de egresos. Si se desea cancelar todos los documentos por un solo banco, estando posicionado en valor a pagar se presiona la tecla F7, el programa despliega una ventana en la que se debe asignar el código del banco y la cuenta bancaria.

116 El sistema colocara un * automáticamente en el campo AP, el cual indica que se esta marcando este valor del tipo de documento. Para desmarcar algún documento, se debe posicionar en ese registro en Valor a Pagar y presionar la tecla F3. 1. En el campo de modelo contable: si se da enter cuando el campo esta en blanco o ceros el programa muestra mensaje en el cual se define si se deja el campo en blanco porque ese modelo existe en el programa 007 o se llama la búsqueda de modelos para seleccionar uno. El uso de la tecla F4 en este campo habilita la posibilidad de asignar a todos los documentos que estén seleccionados para pagar el mismo modelo contable, para esto el programa muestra una pantalla donde se pide el modelo en caso de no conocerlo se puede dar enter y el programa trae la búsqueda de modelos. En esta parte del proceso el programa no permite asignar un modelo en blanco.

117 Una vez se halla escogido el modelo contable el sistema le preguntara si desea asignar un modelo a TODOS los modelos marcados. Si la respuesta es SI, el sistema le permite escoger con la opción de la tecla F4, que modelo es el que desea. Para consultar el saldo del banco, de acuerdo a los documentos seleccionados se debe presionar la tecla F4, estando en el Campo de < %> Ret. Allí se muestra una ventana con la información del banco, y se visualiza el código del banco, descripción o nombre, número de la cuenta, el saldo, el movimiento y el nuevo saldo. 2. La forma de crear las programaciones es de la siguiente forma: Cuando se hace la programación y se guarda con la opción de F5, el sistema le pregunta si la graba en modo de prueba o definitiva, en la siguiente pantalla.

118 3. Si la respuesta es P, y se le da ESC. El sistema le permite realizar la impresión de esta programación, para que la persona o el encargado de efectuar el pago autorice o no esta programación. 4. Al ingresar de nuevo al programa ya no carga inmediatamente el scroll si no que se muestra en la pantalla que Existe Programación de pagos, La Carga en el Scroll S/N :? 5. Si la respuesta es NO el programa le permite hacer una nueva programación de pagos la cual se anexa a la programación existente siempre y cuando se grabe en modo de prueba. 6. Si la respuesta es SI. El programa le realiza la siguiente pregunta :

119 1. Si la respuesta es NO, el programa le carga tal y cual realizo la programación de pagos. 2. Si la respuesta es Si, el programa le permite realizar el cargue desde un Rango Inferior y Superior de los Proveedores a generar el pago. 7. Cuando se va a realizar en definitiva se debe de cargar en el Scroll la programación de pagos que se realizo en forma de prueba, y una vez cargada se le da la opción de F5, de grabar y allí se le da la D (Definitiva) 8. Una vez se le halla dado a la programación que es en forma definitiva el programa le permite elegir la Forma de Pago 9. Al generar la programación en modo definitiva y la forma de pago es en cheque el programa va a mostrar una nueva pregunta: Asigna cheque manualmente si o no de modo que se indique al programa que no tome el consecutivo de los cheques del 101 si no que reciba el numero manualmente. 10. En caso de definir que se hará manualmente el programa realiza el proceso de agrupar los diferentes pagos para determinar cuantos egresos se realiza y muestra una pantalla con: Los datos del banco, Cuenta, modelo, consecutivo del cheque (101 ) y se pide al usuario el ingreso del número del cheque que se va a utilizar para ese egreso. Este número se guarda en el programa 101 como ultimo realizado.

120 11. En caso de definir que NO se hará manualmente el programa realiza el proceso AUTOMATICO de asignación del consecutivo del cheque definido en el programa 101, y muestra una pantalla con: Los datos del Banco-Cuenta, Formato, Modelo, Consecutivo del cheque, Diseño de Impresión (opcional del 101 ). Este número se guarda en el programa 101 como ultimo realizado. 12. En los dos casos anteriores el programa genera un listado el cual le muestra toda la información referente a los pagos que se realizaron y el respectivo cruce. Tal y como la muestra en el siguiente informe: 13. En el programa 101 en la opción de OTRAS DEFINICIONES Una nueva pregunta Comentarios por Documento en el 129 con el fin que se pueda definir si el programa 129 cada que realice un egreso muestre la pantalla de comentarios

121 ADMINISTRACION DE CHEQUES PROVEEDORES 131 Este programa nos permite administrar los cheques que se han girado a los proveedores, permite consultar por rangos de información, redefinir estados y redefinir fechas estimadas de entrega. Para la redefinición de estados se dispone de una tabla que muestra los posibles, esta tabla de códigos de estados no es modificable por el usuario, solo le permite seleccionar y asignar a cada cheque la selección. Se dispone de 7 estados así: P G E R Cheque Programado, se ha creado en el sistema pero aun no he tenido ningún procedimiento administrativo. Cheque Girado, el documento ha pasado por el procedimiento administrativo y se ha firmado, esta disponible para la entrega al proveedor. Entregado, el cheque ha sido entregado a su beneficiario. Retenido, por cualquier decisión administrativa el cheque fue firmado pero no disponible para la entrega.

122 D A F Devuelto, por cualquier causal bancaria el cheque fue devuelto al beneficiario. Anulado. El cheque es anulado y el documento quedara en cero. Pos-fechado, el cheque ha sido entregado al beneficiario pero con condiciones de cobro especiales pactadas hacia el futuro. Este programa solo permite modificar los estados de cheques y las posibles fechas de entrega, la demás información del documento solo será a modo informativo, tampoco le permite crear cheques, estos deben ser creados por los programas definidos para esta acción como son 123 y 129. OPCIONES DE CONSULTAS M-B: Moneda y bodega donde fue elaborado el cheque. La moneda debe ser 1,2 o 3; la bodega de 5 caracteres según los códigos definidos en el programa 201 (Definición de Bodegas). ORDEN: Según las necesidades de consulta se puede escoger entre 5 posibles opciones así: 1 Banco, puede consultar haciendo el filtro principal por el código del banco definido en el programa 111 (creación de bancos y cuentas bancarias).

123 2 Fecha Estimada, puede consultar filtrando por la fecha estimada de entrega, esta fecha es asignada o modificada a cada cheque por este mismo programa. 3 Proveedor, puede consultar por un proveedor o beneficiario especifico. 4 Estado, para consultar los cheques con un estado especifico, estos estados son asignados o modificados a cada cheque por este mismo programa, recuerde que el estado P (Programado) es asignado a todos los cheques en el momento de su elaboración por los programas 123 o No carga, cuando se tiene la información precisa del documento a consultar y la desea digitar en lugar de pedir cargue por rangos. Al seleccionar alguna de la opciones disponibles para el cargue, el sistema pedirá adicionalmente algunos datos para hacer mas efectivo el filtro de consulta, como son: Prov. Inf /sup. Banco inf/sup. Nume inf/sup. Estad inf/sup. Proveedor (Beneficiario) inferior y/o superior deseados para el cargue. Banco inferior y/o superior que desea consultar. Numero de cheque inferior y/o superior que desea consultar. Estado inferior y/o superior de los cheques que desea consultar. Al tener la información cargada en el scroll se tienen algunas herramientas de uso general así: Con los cheques cargados y movilizándonos sobre ellos podemos ver datos que amplían la información del cheque en los botones informativos ubicados en la línea inferior al scroll de los cheques así: El primer botón muestra el nombre del banco del cual fue girado el cheque que tenemos resaltado en el scroll, el segundo botón muestra el tipo y numero del comprobante de pago que esta ligado a este numero de cheque y el tercer botón muestra el valor del cheque. F4 Esta función nos permite asignar un estado fijo a todos los documentos que están en el scroll, el sistema pedirá escoger el estado deseado abriendo una ventana de ayuda, con flechas arriba y abajo seleccionamos y con (Enter) hacemos efectiva la selección. Esta misma función la podemos ejecutar desde el icono en la parte inferior derecha marcado con dos hojas superpuestas. Esta función la podemos generar con el icono número uno ubicado en la parte inferior derecha del scroll, marcado con dos hojas superpuestas. F5 Esta función nos permite grabar los cambios hechos en los estados y fechas a los cheques mostrados en el scroll. Esta misma función la podemos ejecutar desde el icono en la parte inferior derecha marcado con un diskette. Esta función la podemos generar con el icono número uno ubicado en la parte inferior derecha del scroll, marcado con dos hojas superpuestas.

124 ESC La tecla ESC nos permite salir del programa sin grabar ningún cambio en la información, igualmente podemos abandonar la consulta desde icono marcado con una flecha en la parte inferior derecha.

125 CERTIFICADOS A PROVEEDOR 132 Con este programa se generan los certificados a proveedores que deben enviar las empresas que son Comercializadoras Internacional (C.I). También cuenta con la opción de elaborar los archivos planos para enviar al Ministerio de Comercio E. DEFINICIÓN DEL MOVIMIENTO Certificados: Cuando el proceso que se va a realizar es el certificado para enviar a los proveedores se debe seleccionar esta opción. Archivo P.: Cuando el proceso que se va a realizar es la generación del archivo plano para el ministerio se debe de seleccionar esta opción. Inmediatamente el programa se ubica en los campos de rangos superiores e inferiores de bodega, tipo, número, proveedor, cuatrimestre, año, código ciudad. M-B: Moneda y bodega donde se va a realizar el certificado al proveedor.

126 Tipo: Tipo de documento utilizado para los certificados al proveedor debe de ser creado por el programa 201 con origen (12) igual a los de compras. Fecha: Fecha de elaboración del certificado, para el caso de los archivos planos se toma la fecha del sistema. Acumula compras: En esta se indica la forma como se presenta el certificado si acumulado por mes o por bimestre. M/cias adquiridas para: En esta se indica si las mercancías se exportan en el mismo estado o si es para transformar y exportar. M/cias a titulo de: En esta se indica si la mercancía que se adquirió es a titulo de compra, mandato, otros. RANGOS DE SELECCIÓN Bodega: Inferior y superior para indicar las bodegas a tener en cuenta para el movimiento a acumular del proveedor. Tipo: Inferior y superior para indicar que tipos de documentos de compra se van a tener en cuenta para el acumulado. Numero: Inferior y superior para indicar que números de documento de compra según el tipo se deben tener en cuenta para el acumulado. Item, oferta: acumulado Que ítems y en que ofertas se van a tener en cuenta para el Proveedor: Inferior y superior a tener en cuenta para el acumulado, se puede dar un rango de varios proveedores si lo que se quiere es generar el certificado para varios haciendo salto de página por cada uno de los proveedores. Periodo (cuatrimestral): Cuando lo que se esta generando es el certificado al proveedor el campo pide el numero del bimestre o mes que se va a tomar para el acumulado. Por ejemplo si se esta acumulando por bimestre y se asigna el 2 hace referencia a los meses de marzo y abril. Cuando se esta generando el archivo plano el campo solicita el numero del cuatrimestre que se va a tomar para el acumulado si se ingresa el 3 hace referencia a los meses de septiembre a diciembre. Año: Numero del año que se está acumulando. Botones inferiores: Hacen referencia a ejecutar o ignorar el programa

127 AREA DE SCROLL En esta parte del programa se genera el certificado al proveedor previo conocimiento de que se va a incluir en el certificado, y cuales son los valores que se reportaran y en caso que el cargue se realice de varios proveedores en la parte inferior se muestra el nombre del proveedor el valor de la exención del IVA, retención en del ítem en donde se encuentre ubicado el cursor y los valores totales de las exenciones del documento. Para aceptar el documento que se genera en este programa se debe de grabar con F5 inmediatamente el programa genera el listado de impresión de los certificados haciendo corte de pagina con cada uno de los proveedores que se encuentren en el scroll. CERTIFICADO AL PROVEEDOR.(bimestre) El certificado impreso del proveedor esta compuesto por tres secciones que son: Información de la empresa compradora. Razón social (se toma del nit definido en el 002 y debe estar creado como proveedor en el programa 102 para tomar los datos de direcciones y el código del municipio) Nit. Dirección Telefono Numero de registro de inscripción CI (se toma de la definición de la cia. en el 002). Fecha de resolución CI (se toma de la definición de la cia. en el 002). Bimestre del acumulado

128 Fecha de compra Información del proveedor. Razón social. Nit. Dirección Teléfono Mercancía adquirida para. Mercancía a titulo de. Valor de la exención de IVA Valor de la exención de retención Información de los ítems. Consecutivo de ítems Subpartida arancelaria (se toma de la partida arancelaria definida al ítem en el 608). Descripción de la mercancía (se toma de la partida arancelaria del 608). Cantidad Unidad de medida (unidad del mincomex se toma la unidad del 201 en el campo de código del ministerio de comercio exterior). Valor unitario. Valor total. PRESENTACION DE INFORMACION A LA DIAN (cuatrimestre) ARCHIVO XML Cuando la selección inicial se hace por archivo plano el programa pide los rangos de tipo de documento el cual hace referencia a los tipos de documentos que se utilizan para certificados a proveedores ( no son los tipos de documentos de compra) por ejemplo si se han generado certificados al proveedor en documentos CP este es el tipo que se debe de incluir, también tiene la posibilidad de generar el plano teniendo en cuenta solo rangos de números de documentos de certificado, este proceso generalmente se realiza incluyendo todos los proveedores pero igual se puede utilizar un rango especifico. En la pantalla principal cuando la opción es por archivo plano se solicita un campo nuevo que corresponde al numero de envío, recuerde que se debe tener en cuenta el numero del ultimo envío realizado a la D.I.A.N ya que no se reciben números repetidos. El programa genera un archivo de extensión XML que corresponde al formato 1262 versión 7 para presentar la información ante la Dirección de Impuestos Nacionales D.I.A.N. El nombre del archivo esta compuestos por: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc

129 Nombre fijo: Dmuisca_ cc : código del concepto (01 inserción, 02 Reemplazo) mmmmm : Formato de presentación (certificado al proveedor = 1262) vv : Versión del formato (07) cccccccc : consecutivo de envió por año El archivo internamente esta compuesto por dos elementos el encabezado y el contenido. El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera edición. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino No. 1: ISO El archivo debe contener un documento XML bien formado y valido de acuerdo al esquema XSD que incluye en esta especificación técnica. El archivo debe contener un elemento único elemento raíz llamado mas que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado Año de envío 4 Formato AAAA Concepto 1 = Inserción 2 = Reemplazo Formato Código del formato Información del Certificado del Proveedor =1262 Versión del formato Versión = 7 Numero de envío Debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN Consecutivo de envío por año. Fecha Envió Debe ser la fecha calendario Formato AAAA- MMDDTHH:MM:SS Fecha Inicial Debe ser la fecha calendario Los registros corresponden mínimo ésta fecha inicial Formato AAAA-MMDD Fecha Final inicial. Formato AAAA-MM-DD Valor Total Cantidad de registros Debe ser la fecha calendario Los registros corresponden máximo a ésta fecha Corresponde a la sumatoria de la casilla cpro (No. Certificado del Proveedor) de los registros reportados. La cantidad de registros esta medida por el número de elementos ppal que contenga el archivo Cantidad de registros reportados en el contenido. En la parte de detalle se incluye la información del proveedor al cual se realizo certificados y la información correspondiente a los ítems que fueron suministrados por este. Para referencia de los campos correspondientes al detalle véase las especificaciones técnicas del formato 1262 de diciembre 28 de 2007 versión 7.0

130 ARCHIVOS PLANOS POR BANCO 133 Este programa permite obtener los datos de los Egresos a proveedores, mediante el ingreso de los datos pedidos en pantalla. Según el rango dado se obtienen los movimientos de los pagos a Proveedores en medio magnético para ser enviado a los bancos. Este programa obtiene información de los Bancos asignados por el 101, el formato para el archivo plano por el 116. Cada Banco debe tener asociado un Formato realizado por el 116 y se deben generar egresos por el 123 con cheques. Esto será la información que necesita el programa pata generar los archivos planos. Recuerde que si hay dos bancos con el mismo formato, solamente quedará el último archivo plano generado y borrará el primero.

131 RANGOS DE SELECCIÓN Moneda Bodega: como su nombre lo indica, es la moneda y la bodega con base en la cual se realizó el egreso al proveedor. Puede dar un rango de bodegas y moneda si así lo requiere. Tipo de documento: es el tipo de documento que utilizó para crear el egreso. Deben ser creados por el 201 con origen 61. Puede dar un rango de tipo si así se requiere. Comprobante de egreso: número del documento o comprobante en el cual se realizó el egreso al proveedor. Puede dar un rango de comprobantes para ser trabajados por el programa y solamente obtener los datos relativos solamente a éstos. Fecha documento: fecha de elaboración del egreso. Si desea solamente obtener los datos de los egresos de determinado rango de fecha, lo puede hacer. Banco: código del banco que se utilizó para realizar el egreso. Puede indicar un solo banco como también un rango de ellos y así obtener varios archivos planos por cada banco. Una vez dado los rangos necesarios solamente de click o Enter al botón <Ejecutar> para realizar el proceso. Mostrará la pregunta Está seguro de generar los archivos planos? De ser positiva la respuesta éste realizará la búsqueda de los datos y entregará una pantalla de resultado donde se mostrarán los nombres de los archivos planos generados.

132 En caso de haber alguno repetido, esto indicará que tiene dos o más bancos relacionados al mismo formato realizado por el 116 y asignado por el 101. Use el botón <Regresar> para salir de esta pantalla y volver a la anterior. En el programa este botón se usa para volver al menú principal. Ya con la lista de los nombres de los archivos planos, remítase entonces al directorio PANTALLA para obtener los archivos generados para cada Banco.

133 RECÁLCULO DE PROVEEDORES 134 Por medio de este programa se puede hacer el recálculo de los proveedores. Para esto se revisan todos los movimientos que se han realizado al proveedor y suma nuevamente los campos de pendientes por pagar, pagos del mes, año etc. Se incorporo a este programa un procedimiento para que recalcule el valor acumulado de compras de servicio del año que se genera por cada uno de los proveedores, este campo es importante al momento de hacer compras de servicios y si el proveedor no es declarante que se tiene que validar el tope del ministerio con el valor comprado por servicios a cada proveedor durante el año. Periodo Actual: proveedores Mes actual definido en el programa 002 para el modulo de Año: Año actual del sistema es importante que se defina correctamente el año para que no se presenten alteraciones de los valores de datos estadísticos del proveedor.

134 Proveedor inf.: Desde en numero definido en este campo va a tener en cuenta el programa para recalcular, se aplica si el proveedor es mayor o igual a este rango. Proveedor sup.: Es el valor máximo del código de proveedor que se tendrá en cuenta para hacer el proceso. Actualiza mes saldo ant s/n: Si se define en este campo que si el sistema actualiza los datos estadísticos del proveedor que tiene que ver con los saldos iniciales del mes y los valores. Actualiza Estadística Anual: Si se define que si en este campo el sistema actualiza toda la información que tiene que ver con los valores de año como saldos iniciales de año. Actualiza compras Servicio: Si se define que si el sistema acumula nuevamente el valor comprado al proveedor de los ítems marcados con R manejo tributario para el año que se definió en el encabezado. Una vez se tiene definidos los parámetros de los rangos el programa pregunta si esta seguro de realizar el proceso. De contestar afirmativamente el programa muestra el código del proveedor que se está trabajando. Cuando el proceso se termine se muestra mensaje de fin de proceso.

135 GESTION DE COMPRAS 136 Este programa tiene como propósito evaluar los pedidos que se tienen pendientes por despachar a los clientes de modo que se verifica si con el stock actual de los ítems y las cantidades que se tienen pendientes por recibir (ordenes de compra pendientes) se puede cubrir las cantidades por despachar (pedidos 225 ) sin que el stock de los ítems quede por debajo del stock mínimo. De este modo cuando el stock para cubrir los pedidos esta por debajo del stock mínimo el programa sugiere cuanto se debe comprar. Otra función que tiene el programa es la de generar automáticamente las ordenes de compra que se requieran con los ítems que se tiene en el scroll. Por esta razón es primordial que los ítems tengan matriculado en el programa 202 el código del proveedor que lo suministra. En caso de incluir en el scroll ítems que no tienen el proveedor en el 202 el programa en la parte del comentario 2 muestra el mensaje Proveed: NO TIENE NO SE PROCESA O.C de modo que el usuario se pueda dar cuenta de cual es el ítem que tiene la inconsistencia y decida si lo matricula o si lo ignora. M-B: Moneda y bodega desde donde se realiza el proceso esta definición se toma en cuenta para hacer el cargue de los pedidos y para hacer la orden de compra. Fec. Despacho inf: Fecha desde donde se tienen en cuenta los ítems para evaluar la fecha de despacho. Se debe tener en cuenta que esta fecha es la digitada en el programa 225 ya sea por transacción o por documento.

136 Fec. Despacho sup: fecha despacho superior límite hasta donde se tienen en cuenta los ítems que se van a cargar al scroll. Si la fecha inferior es diferente de ceros y se da enter estando el superior en ceros el programa asigna la misma fecha del inferior al superior. Si en al fecha inferior esta en ceros y se da enter en la superior estando esta en ceros el programa asigna al superior. Orden: este campo define el orden en el cual se quiere hacer el cargue de los ítems al scroll este puede hacerse 1- nombre del ítem 2- cliente 3- fecha de despacho Cliente Inf: Código del cliente desde donde se va a realizar el cargue. Este cliente hace referencia a los pedidos del 225 Cliente Sup: Código del cliente hasta donde se puede realizar el cargue de los ítems. Si el campo de código inferior es diferente de cero y en este campo se da enter estando en cero el programa asigna el cliente inferior al superior. Si el cliente inferior esta en ceros y se enter con este campo en ceros el programa asigna como código superior Campos del Scroll. Código: Código del ítem que se sugiere se debe comprar (identificador del 202 ) Ofe: Oferta del ítem en caso que se maneje ofertas en los pedidos del 225 Descripción: campo definido para el ítem en el programa 202 por el cual se puede ordenar el cargue del scroll (orden 1 ). Can. Ped: cantidad que pidió el cliente en el programa 225 Can. Comp: esta es la cantidad que el programa sugiere se debe comprar para que se pueda vender el pedido al cliente y el stock no quede por debajo del stock mínimo. La evaluación que se tiene en cuenta al momento de sugerir la cantidad a pedir es: DISPONIBLE = ( STOCK ACTUAL + CANTIDAD POR RECIBIR (OC) ) (CANTIDAD PEDIDA CLIENES CANTIDAD ACUMULAD DEL SCROLL) SI EL DISPONIBLE ES MENOR QUE EL STOCK MINIMO SE SUGIERE PEDIR LA DIFERENCIA ENTRE EL DISPONIBLE Y EL MINIMO. S/N: Este campo indica al programa al momento de hacer la orden de compra si ese ítem se compra o no, por defecto todos los ítems que se incluyen en el scroll tienen marcado este campo como S. Fec. Despacho: esta fecha es la ingresada en el programa 225 por cada una de las transacciones o definida por documento. Días Des: numero de días que faltan a partir de la fecha del sistema para llegar a la fecha de despacho. Stock: cantidad que existe en stock del ítem donde se encuentra el cursor en el scroll.

137 Este campo presenta variación cuando en el scroll se tiene varias veces el mismo ítem para lo cual el programa calcula al primero con el stock existente y los demás ítems son calculados descontando las cantidades requeridas del primero. Costo: Este campo solo se incluye en aquellos artículos que tienen matriculados descuentos especiales al momento de comprar. Esto es que se ha matriculado que para ese ítem el proveedor del 202 le otorga un descuento especial siempre y cuando la compra se realice a un cliente en específico. Pedido: tipo y número del documento de pedido realizado en el programa 225 Stock Mínimo: cantidad que se tiene definida como stock mínimo para el ítem en donde se encuentra ubicado el cursor. Es de anotar que el stock mínimo es importante tenerlo definido ya que la evaluación que se realiza en este programa se hace con base en este campo. Dsct Comp: En este campo se muestra el porcentaje de descuento matriculado a la tabla de descuento en compras del 202. P. Base: En este campo se muestra el precio base del ítem seleccionado, valor matriculado en el programa 202, este precio base define el costo de los productos al momento de comprar ya que el programa si el ítem no esta matriculado con descuento especial el programa toma el precio base y le resta el porcentaje de descuento del 201 y el resultado es el costo con el cual se compra al proveedor. Desc Adic: descripción adicional del item seleccionado en el scroll creada en el programa 202. A Recepcionar: cantidad que se tiene en ordenes de compra del producto que esta seleccionado en el scroll corresponde al campo 09 del 204. Grupo: descripción del grupo de inventario que tenga asignado el item seleccionado en el scroll. Nombre dado en el programa 201. Subgrupo: descripción del subgrupo de inventario asignado al item seleccionado. Nombre dado en el programa 201 Cliente: nombre del cliente al que se le realiza el pedido. Proveed: Nombre del proveedor matriculado en el 202 al cual se le realizará la orden de compra. Grabar - F5 : este botón cumple la función de grabar los datos que se tienen en el scroll lo cual para el programa 136 es realizar las ordenes de compra que se requieran para los artículos incluidos en el scroll también se puede invocar con la tecla F5.

138 Salir ESC: su función es indicar al programa que se desea ignorar el proceso se invoca igual con la tecla escape. Orden de compra Una vez se le indique al programa que se va a realizar el proceso el programa para hacer la(s) orden (es) de compra solicita al usuario el tipo de documento definido en el programa 201 de clase y naturaleza 72 (orden de compra), para lo cual muestra la siguiente ventana. En esta se debe digitar el tipo de documento a utilizar, si no se conoce se puede dar enter en el campo estando en blanco y el programa muestra la búsqueda de documentos con los que se tienen creados. Si se selecciona o se digita un tipo de documento que no tiene numeración automática en el programa 201 el sistema notifica esta inconsistencia al usuario y no permite que se continúe con el proceso hasta que no se defina un tipo valido. Una vez el programa crea las ordenes de compra se muestra la siguiente pantalla En esta se incluye el tipo del documento, numero y razón social del proveedor. Los ítems que se incluyen en las ordenes de compra automáticas son marcados para que el sistema de gestión de compras no los tenga en cuenta mas adelante. Los estados que se utilizan en el proceso de gestión de compras son: PC: POR COMPRAR Y SE ASIGNA EN EL 225 PD: POR DESPACHAR Y SE ASIGNA EN EL 136 CO: COMPRADOS Y SE ASIGNA EN EL 121 Ejemplo de ejecución del programa 136 teniendo en cuenta que se tienen los pedidos 1041 a 1044 para los siguientes ítems. PEDIDO 1041 CODIGO CANTIDAD PEDIDO 1042 CODIGO CANTIDAD

139 PEDIDO 1043 CODIGO CANTIDAD PEDIDO 1044 CODIGO CANTIDAD Los datos de los ítems contenidos en dichos pedidos vistos desde el programa 241 son: CODIGO STOCK MINIMO PED-CLI PROVEED El programa debe hacer el cargue del scrol con los ítems que se requieren comprar de la siguiente forma: CODIGO PEDIDO PEDIDA COMPRAR

140 CONSULTA DE PROVEEDORES 141 Este programa le permite consultar los datos básicos de los proveedores presentando varias ampliaciones de pantalla. DEFINICIÓN DE ORDEN Y RANGOS DE LA CONSULTA Orden de la Consulta 1: Si desea realizar la consulta de proveedores por medio de Rangos. 2: Si desea realizar la consulta de proveedores por Nombre. Código Inferior y Superior: Rango inferior y superior de los proveedores a consultar. Nombre del Proveedor a Consultar: Nombre completo o parcial del proveedor a consultar. Se busca en el sistema el proveedor cuyo nombre se aproxime más al digitado. Cuando se encuentre el nombre correcto se debe pulsar ENTER, simultáneamente con el nombre se asigna el código del proveedor a los rangos inferior y superior del código.

141 DATOS EN CADA UNA DE LAS AMPLIACIONES Ampliación No. 1 de la Pantalla Código: Código del Proveedor. C/N: Tipo de Identificación del proveedor, Cédula (C) o Nit (N). Cédula/Nit: Número de Cédula o Nit. Descripción: Nombre del Proveedor. Autoret. : S, si el proveedor es auto retenedor. N, en caso contrario.

142 Ampliación No. 2 de la Pantalla Razón Social: Razón Social del proveedor. Fec.Cre.: Fecha en que fue creado el proveedor en el sistema. CPg: Código de la condición de pago asignada al proveedor, este código debe haber sido creado previamente mediante el programa 201.

143 Ampliación No. 3 de la Pantalla Cupo Crédito: Valor del cupo de crédito concedido por el proveedor. Cupo Máximo: Valor del cupo máximo concedido por el proveedor. Saldo Anterior: Valor del saldo anterior, o sea el acumulado débito o crédito del proveedor para los períodos anteriores. Por ejemplo, si estamos en el período 3, este saldo corresponderá a las deudas o créditos acumulados de los períodos 1 y 2. Si este valor es Negativo, indica que tenemos un saldo a favor. Si este valor es Positivo, indica que existe una cuenta por pagar al proveedor. Desc. Compras: Valor de los descuentos que nos ha concedido el proveedor.

144 Ampliación No. 4 de la Pantalla Compras Año: Valor comprado al proveedor en el año. Compras Mes: Valor comprado al proveedor en el mes. Pagos Año: Valor de los pagos realizados al proveedor en el año. Pagos Mes: Valor de los pagos realizados al proveedor en el mes.

145 Ampliación No. 5 de la Pantalla Descuentos Año: Valor de los descuentos concedidos por el proveedor en el año. Descuentos Mes: Valor de los descuentos concedidos por el proveedor en el mes. Notas Deb. Año: Valor de las notas débito cargadas por el proveedor en el año. Notas Deb. Mes: Valor de las notas débito cargadas por el proveedor en el mes.

146 Ampliación No. 6 de la Pantalla Notas Cre. Año: Valor de las notas crédito cargadas por el proveedor en el año. Notas Cre. Mes: Valor de las notas crédito cargadas por el proveedor en el mes. Valor Devo Año: Valor de las devoluciones hechas al proveedor en el año. Valor Devo Mes: Valor de las devoluciones hechas al proveedor en el mes.

147 Ampliación No. 7 de la Pantalla IVA Año: Valor del IVA facturado por el proveedor en el año. IVA Mes: Valor del IVA facturado por el proveedor en el mes. IVA Devue. Año: Valor del IVA devuelto al proveedor en el año. IVA Devue. Mes: Valor del IVA devuelto al proveedor en el mes.

148 Ampliación No. 8 de la Pantalla Reten. Año: Valor de la retención efectuada al proveedor en el año. Reten. Mes: Valor de la retención efectuada al proveedor en el mes. F.Ult.Co: Fecha de la última compra cargada al proveedor. F.Ult.Pg: Fecha del último pago realizado al proveedor. F.Ult.Dv: Fecha de la última devolución hecha al proveedor.

149 Ampliación No. 9 de la Pantalla Comp: Número de compras asignadas al proveedor. Devo: Número de las devoluciones hechas al proveedor. Pagos: Número de pagos efectuados al proveedor. Prom: Promedio días de pago. Negativo cuando le cancelamos las obligaciones antes de la fecha de vencimiento, positivo cuando cancelamos las obligaciones excediendo la fecha de vencimiento de los documentos. Teléfono: Número del teléfono del proveedor.

150 Ampliación No. 10 de la Pantalla DIRECCIÓN 01: Primera parte de la Dirección. DIRECCIÓN 02: Segunda parte de la Dirección. DIRECCIÓN 03: Tercera parte de la Dirección.

151 Ampliación No. 11 de la Pantalla Conceptos de Clasificación: Datos por los cuales se clasifican los proveedores creados por el programa 101. Saldo Actual: Valor del saldo actual del proveedor, con signo negativo si tenemos un saldo a favor, positivo si tenemos un saldo por pagar. Días Compra: Días en los que se realiza la compra al proveedor, según la asignación que le hagamos al proveedor en el programa 102 y dependiendo de la tabla creado por el programa 101.

152 Ampliación No. 12 de la Pantalla Código: Es el código del vendedor. RET. IND. Y COM: Es la retención de industria y comercio. Ampliación No. 13 de la Pantalla 1. INFORMACIÓN ADICIONAL LÍNEA (01): Información adicional del proveedor línea Ampliación No. 14 de la Pantalla 1. INFORMACIÓN ADICIONAL LÍNEA (02): Información adicional del proveedor línea Ampliación No. 15 de la Pantalla 1. INFORMACIÓN ADICIONAL LÍNEA (03): Información adicional del proveedor línea

153 CONSULTA DOCUMENTOS PROVEEDORES 142 Este programa permite consultar los datos básicos de los documentos, presentando varias ampliaciones de pantalla en las cuales reparte toda la información de cada documento. DEFINIENDO SUCURSAL, ORDEN Y RANGOS DE LA CONSULTA M B: Número de la sucursal en la cual se quiere consultar los documentos. Orden de la Consulta 1- Por Documento: Los documentos serán cargados en la pantalla ordenados por tipo y número. 2- Por Mes/Fecha: Los documentos serán cargados en la pantalla ordenados por mes y fecha. 3- Por Proveedor: Los documentos serán cargados en la pantalla ordenados por el código del proveedor al que pertenecen. 4- Valorizar Cuentas por Pagar: Se valorizan las cuentas por pagar de acuerdo con los Rangos digitados, sólo aparece una línea en el scroll. 5- Un solo Documento: Sólo será consultado un documento, y para esto sólo se pedirán la Bodega, el Tipo de Documento y el Número.

154 DEFINIENDO LOS RANGOS DE LA CONSULTA Bodega Inferior y Superior de los Documentos a Consultar: Desde qué bodega y hasta qué bodega se desea realizar el proceso selectivo. Tipo Inferior y Superior de los Documentos a Consultar: Desde qué Tipo de documento y hasta qué Tipo se desea realizar el proceso selectivo. Número Inferior y Superior de los Documentos a Consultar: Desde qué número y hasta qué número se desea realizar el proceso selectivo. Vencimiento o concepto Inferior y Superior: Rango de los vencimientos o conceptos asignados a los documentos que se quieren consultar en el scroll. Mes inferior y superior de los documentos a Consultar: Desde qué Mes y hasta qué Mes se desea realizar el proceso selectivo. Fecha de creación inferior y superior de los Documentos a Consultar: Rango de fecha de los documentos que se desea cargar en el scroll. Código inferior y superior del Proveedor de los Documentos a Consultar: Rango de los proveedores a cargar en el scroll. Después de escoger los diferentes rangos hará una pregunta en la cual se le dice al programa que en el momento en que se carguen los documentos en pantalla se sumen los documentos en los campos SALDO DÉBITO Y CRÉDITO que aparecen después de mostrar todos los documentos, en caso de querer ver estos datos desplácese hasta el fin de la consulta. La pregunta que se hace es: Suma Documentos Cancelados (S/N). Al final el programa cargara en el scroll el numero de pantallas, para este caso son 14

155 DATOS EN CADA UNA DE LAS AMPLIACIONES Ampliación No. 1 de la Pantalla Suc: Código de la sucursal y bodega. Tp: Tipo del documento, según los tipos de documentos que se hayan definido en el programa 201. Por ejemplo: CE Egreso, CO Compra de Mercancía, etc. Número: Número del documento Or: Origen del documento, los documentos según su origen están clasificados de la siguiente forma: ORIGEN, El origen se refiere a la clase de documento que se está consultando y su naturaleza, si el documento es Débito (1) o Crédito (2). ORIGEN DESCRIPCIÓN APLICACION 11 Devolución en Inventarios/Proveedores Compras 12 Compras Inventarios/Proveedores 21 Otras Salidas Inventarios 22 Otras Entradas Inventarios

156 31 Traslado Tipo Inventarios Salida 31 Traslado Tipo Inventarios Entrada 41 Ventas Facturación/Cartera 42 Devolución en Facturación/Cartera Ventas 51 Nota Débito Cartera 52 Nota Crédito Cartera 61 Egreso Proveedores 62 Recibo de Caja Cartera Se: Secuencia del Documento. Código del Concepto para Notas Débito/Crédito: Estos conceptos deben haber sido creados previamente en el programa 301. Número del Vencimiento para los Egresos y las Facturas de Compra. Una Factura puede tener más de un vencimiento cuando se lleva a cabo una compra para cancelar en varios pagos. Esto quiere decir que podemos generar Facturas de Compra así: Fac. No. Ve Fecha Días de n. Ven /01/01 30 Días /01/30 60 Días /03/02 90 Días DESCRIPCIÓN: Descripción del documento Proveedor: Código del Proveedor al cual pertenece el documento.

157 Ampliación No. 2 de la Pantalla Fec.Cre: Fecha de creación del documento. Fec.Ven: Fecha de vencimiento del documento. Fec.Ult: Fecha en que se hizo el último movimiento al documento. Mes: Período en el que fue grabado el documento. Días: Número de días entre la fecha de creación del documento y la fecha de vencimiento Cheques: Número de Cheques en el documento, únicamente para Egresos.

158 Ampliación No. 3 de la Pantalla Valor Documento: Valor total del documento en el cual se incluye además el IVA, éste es el valor neto del mismo. Valor Aplicado: Valor que se ha abonado o cancelado del documento Saldo: Saldo del documento, o sea, la diferencia entre el valor del documento y el valor aplicado.

159 Ampliación No. 4 de la Pantalla Valor Bruto: Valor en efectivo para los Egresos; Valor del documento sin incluir Fletes, Retención practicada antes del pago, IVA, descuentos, ajustes, etc. para los demás documentos Descuento: Valor del descuento concedido por pronto pago, únicamente en Egresos. Ajuste: Valor ajustado en el momento de aplicar el Egreso o Nota Crédito, a los Débitos del proveedor

160 Ampliación No. 5 de la Pantalla Impoconsumo: Valor del Impuesto al consumo. Ret.Cruce: Valor de la retención hecha en el momento del cierre del documento. Ret. IVA Cruce: Valor de la retención del IVA hecha en el momento del cierre del documento. Ampliación No. 6 de la Pantalla Impuesto: Valor del IVA. Ret. IVA: Valor de la retención de IVA. Flete: Valor del flete, generado en el momento de la compra. Ampliación No. 7 de la Pantalla Rtcion.Fac.Compra: Valor de la retención efectuada al proveedor en el momento de cargar la factura de compra. Contab.: Indicador de si el documento fue o no actualizado en Contabilidad. 0, cuando no ha sido actualizado en Contabilidad y 2 si ya fue pasado por la interfase, este cambio lo realiza el programa 009 en el momento de responder que la interfase se realizará de forma definitiva. Switch: Este es un swiche de control interno de los documentos. Modelo: Modelo dado al documento para ser actualizado en contabilidad, este modelo se debe haber creado por el programa 007 y asignado al documento en el momento de su creación. Es importante para que en el momento de la interfase el programa 009 lo reconozca y pueda pasarlo a la contabilidad. Ampliación No. 8 de la Pantalla Razón Social Proveedor: Creada por el programa 102. Documento Proveedor: Documento que nos envía el proveedor y es requerido por los programas de movimiento. Ampliación No. 9 de la Pantalla Prefijo Doc. Proveedor: Creada por el programa 121. Documento Recepción Parcial: Documento de la recepción parcial que nos envía el proveedor.

161 Ampliación No. 10 de la Pantalla Ret. Industria Cruce: Valor de la retención de industria hecha en el momento del cierre del documento. Ampliación No y 13 de la Pantalla En está ampliación se muestra la línea de comentarios 01. Así sucesivamente mostrará las líneas 02 y 03 de comentarios en las ampliaciones 11 y 12 respectivamente.

162 Ampliación No. 14 de la Pantalla Vr. Sobretasa: Vr Impuesto a la Sobretasa a los combustibles. Vr. Ley 26: Vr Impuesto Ley 26 a los combustibles. Vr. Producto Global PG: Vr Impuesto al Producto Global de los combustibles.

163 CONSULTA DE CHEQUES DE PROVEEDORES 143 Este programa permite consultar los datos básicos de los cheques presentando varias ampliaciones de pantalla en las cuales reparte toda la información de cada cheque. DEFINIENDO SUCURSAL, ORDEN Y RANGOS DE LA CONSULTA Número de la Sucursal: Número de la sucursal en la cual se quieren consultar los cheques. Orden de la Consulta, Indica el orden el que se quiere hacer el cargue en la pantalla. Como ejemplo utilizaremos para cada ordenamiento los siguientes cheques: BANCO NUMERO ESTADO FECHA CONSULTA PROVEEDOR DOCUMENTO P 99/02/ P 99/02/ C 99/01/ P 99/02/ D 99/01/

164 Por Banco/Número: Los cheques serán cargados en la pantalla ordenados por Código del Banco y Número del cheque: BANCO NUMERO ESTADO FECHA CONSULTA PROVEEDORDOCUMENTO P 99/02/ P 99/02/ C 99/02/ C 99/01/ D 99/01/ Por Estado: Los cheques serán cargados en la pantalla ordenados según el estado en el que se encuentren: C consignados, D devueltos, P posfechados BANCO NUMERO ESTADO FECHA CONSULTA PROVEEDORDOCUMENTO C 99/02/ C 99/01/ D 99/01/ D 99/01/ P 99/02/ Por Fecha de Consignación: Los cheques serán cargados en la pantalla ordenados por la fecha de consignación: BANCO NUMERO ESTADO FECHA CONSULTA PROVEEDORDOCUMENTO C 99/01/ D 99/01/ D 99/01/ P 99/02/ C 99/02/ Por Proveedor: Los cheques serán cargados en la pantalla ordenados por el código del proveedor al que pertenecen: BANCO NUMERO ESTADO FECHA CONSULTA PROVEEDORDOCUMENTO D 99/01/ D 99/01/ P 99/02/ C 99/02/ P 99/02/ Por Documento: Los cheques serán cargados en la pantalla ordenados de acuerdo al Egreso en el que fueron generados BANCO NUMERO ESTADO FECHA CONSULTA PROVEEDORDOCUMENTO D 99/01/ C 99/01/ D 99/01/ P 99/02/ P 99/02/ Bodega Inferior y Superior: Desde qué bodega y hasta qué bodega se desea realizar el proceso selectivo. Código Inferior y Superior: Desde qué código y hasta qué código se desea realizar el proceso selectivo.

165 Número Inferior y Superior: Desde qué número y hasta qué número de documentos se desea realizar el proceso selectivo. Estado Inferior y Superior: En este campo se digitan desde qué estado y hasta qué estado de los cheques se desea realizar la consulta. Fecha Inferior y Superior: Desde qué fecha y hasta qué fecha se desea realizar el proceso selectivo para la consulta. Código Inferior y Superior: Desde qué código de proveedor y hasta qué código se desea realizar el proceso selectivo. Documento Inferior y Superior: Desde qué documento y hasta qué documento se desea realizar el proceso selectivo. DATOS EN CADA UNA DE LAS AMPLIACIONES Ampliación No. 1 de la Pantalla Mon: Moneda/Bodega. Banco: Código del banco al cual pertenece el cheque.

166 Número: Número del cheque. Plaza: Código de la plaza asignada al cheque, estos códigos se crean por medio del programa 301. Fec.Cons: Fecha de consignación del cheque Proveedor: Código del proveedor al que pertenece el cheque. C.Egreso: Número del egreso en el que se generó el cheque. Ampliación No. 2 de la Pantalla Valor cheque: Valor del cheque. Proveedor: Razón social del proveedor.nombre del proveedor.

167 Ampliación No. 3 de la Pantalla Numero: Es el numero del cheque. Fecha ult: Fecha ultima de pago. Est: estado en que se encuentra el cheque. Descripción: Descripción del estado en que se encuentra el cheque

168 CONSULTA DE ÍTEMS POR PROVEEDOR 144 Esta consulta muestra toda la información sobre un rango de ítems que se defina por pantalla, indicando si se quiere ver qué Proveedores tiene un ítem o un Proveedor que Ítems tiene. Utiliza el espacio de la pantalla de dos formas. En los tres primeros renglones realiza el scroll de los ítems y por cada ítem amplia su información en la parte inferior de la pantalla. En esta parte de la pantalla se amplía la información del ítem que se encuentra enfrente del cursor. Orden de la consulta El orden de la consulta es primordial para determinar el tiempo que consumirá el procesador en realizar el cargue de los ítems que sean especificados en los rangos. Se tienen las siguientes posibilidades: 1-Item-Proveedor: Ordenará por código de ítem, indicando para cada ítem el código del proveedor que lo suministra, esta consulta resulta siempre y cuando el ítem que ha sido creado por el programa 202 se le especifique el proveedor. 2-Proveedor-Ítem: Ordenará por proveedor, indicando todos los productos que suministra. 3-No Carga: No realizará ningún cargue y permitirá digitar cada código a consultar.

169 RANGOS Ítem Inferior y Superior: Desde qué ítem y hasta qué ítem se desea realizar el proceso selectivo para la consulta. Llave Alterna Inferior y Superior: Esta consulta es por llave alterna y la selección se realiza desde un código inferior hasta uno superior. Oferta Inferior y Superior: Desde qué oferta y hasta qué oferta se desea realizar el proceso selectivo para la consulta. Campos de tres posiciones alfanuméricas. Grupo Inferior y Superior: Desde qué grupo y hasta qué grupo se desea realizar el proceso selectivo para la consulta. Subgrupo Inferior y Superior: Desde qué subgrupo y hasta qué subgrupo se desea rango inferior y superior para la consulta. Bodega Inferior y Superior: Desde qué bodega y hasta qué bodega se quiere incluir en la consulta para realizar el proceso selectivo. Proveedor Inferior y Superior: Desde qué proveedor y hasta qué proveedor se desea incluir en la consulta para realizar el proceso selectivo. Datos de la consulta NOTA: La consulta consta de dos partes, el scroll y la ampliación de los datos de cada ítem. REFERENCIA: Código del Ítem de inventarios BOD: Bodega en la que se encuentra localizado. UNID: Unidad de medida asignada al ítem. DESCRIPCIÓN: Descripción del ítem. PROVEEDOR: Proveedor del ítem. ULT.MOV: Fecha en que se hizo la última transacción al ítem.

170 AMPLIACIÓN DEL ÍTEM: Aquí se amplía la información del ítem que se encuentre en frente del cursor. El desplazamiento del cursor se regirá por las normas estándares del sistema. DATOS BÁSICOS Stock Mínimo: Existencia mínima que debe tener el ítem en inventario. Impuesto: Tipo de impuesto que rige para el ítem (1, 2 ó 3). Toma Física: Existencia contada en el inventario físico. Vr.Stock.Ant.: Valor del stock de la referencia en el mes inmediatamente anterior. Saldo Valor: Valorización del ítem en todas las bodegas, o sea, la sumatoria de todas las cantidades multiplicadas por el costo. Ult.Venta: Fecha en que se realizó la última venta del ítem. Gru y Sub: Grupo y Subgrupo asignados al ítem. Localizac: Localización del ítem en bodega. Precio 1: Precio 1 de la lista del ítem. Precio 2: Precio 2 de la lista del ítem.

171 Precio 3: Precio 3 de la lista del ítem. Precio 4, 5 y 6: Oprimiendo CTRL+W se muestran estos tres precios. Saldo Stock: Cantidad en existencia del ítem. Cant.Pendiente: Cantidad que se encuentra pendiente por recepcionar. Este campo es cargado por medio de los pedidos u órdenes de compra y descargado por las facturas o recepciones. A Recepción.: Cantidad Total que se encuentra Pedida a los Proveedores pero que NO se ha Recepcionado. Costo Estándar: Costo que se le asigna al ítem, el cual no es modificado por las transacciones de inventario. Costo Último: Costo con el cual se realizó la ultima compra, éste sólo es afectado por documentos de clase 1 naturaleza 2. Costo Prome: Costo promedio ponderado. Ref.Al: Código de la Referencia Alterna válida para ubicar el ítem. Adicional: Segunda descripción del ítem. ESTADÍSTICAS AÑO Y MES Stock Anterior: Existencia con la que cerró el mes anterior. SALIDAS: Cant: Cantidad de salidas. Valr: Valor de las salidas. ENTRADAS: Cant: Cantidad de entradas. Vlr.: Valor de las entradas.

172 CONSULTA CRUCE DOCUMENTOS 145 Este programa permite consultar las aplicaciones que de un documento se han realizado, es decir para un Comprobante de Egreso permite ver a qué documentos ha sido aplicado, para una Factura de Compra permite ver que Comprobantes de Egreso la han abonado total o parcialmente. El programa presenta varias ampliaciones de pantalla en las cuales reparte toda la información de cada aplicación. DEFINIENDO SUCURSAL Y DATOS BÁSICOS DE LA CONSULTA M B: Código de la sucursal y de la Bodega en la cual se quiere consultar la o las aplicaciones de un documento. Tipo del Documento: Tipo del documento que se va a consultar, de acuerdo con los códigos definidos previamente en el programa 201. Número del Documento: Número del documento a consultar. Número del Vencimiento o Código del Concepto: Código del Concepto para las Notas Débito / Crédito. Número del vencimiento para los demás documentos. Ppal S/N: El sistema reconoce al momento de encontrar el documento en la base de datos si es el principal o documento con el cual se cruzaron otros documentos en

173 este caso aparecerá "S", si es un documento cruzado con un principal aparecerá "N". Por ejemplo un principal "S" podría ser un Comprobante de Egreso y uno "N" sería la Factura de Compra. Fecha: Fecha de creación del documento, o en la cual se realizó el cruce. Proveedor: En este campo se muestra el nombre del proveedor asignado al documento. DATOS EN CADA UNA DE LAS AMPLIACIONES Ampliación No. 1 de la Pantalla Suc: Código de la sucursal Tp: Tipo de documento Número: Número del documento Or: Origen del documento, según la definición hecha en el programa 201. Se: Secuencia del documento, o concepto para las Notas. DESCRIPCIÓN: Descripción del documento

174 Proveedor: Código del proveedor Docto. Prov.: Documento que nos envía el proveedor. Ampliación No. 2 de la Pantalla Fecha: Fecha de creación del documento Neto Aplicado: Valor Neto Aplicado del documento. Descuento: Valor del descuento hecho en el momento del cruce.

175 Ampliación No. 3 de la Pantalla Retención: Valor de la Retención hecha en el momento del cruce. Ajuste: Valor ajustado al documento para en el momento del cruce. Descuento Ley 33: Descuento por Ley 33 en el caso de las entidades oficiales.

176 Ampliación No. 4 de la Pantalla Retención IVA e Ind. Y Com. : Valor de las Retenciones hechas en el momento del cruce.

177 CONSULTA PENDIENTES POR PROVEEDOR 146 Esta es una consulta que puede hacer mantenimiento a las transacciones de inventarios cuya clase y naturaleza sea 72 o sea ordenes de compra. Su enfoque principal es consultar los órdenes de compra pendientes que tiene un determinado proveedor, dando la posibilidad de retirarlos o realizar mantenimiento. Adicionalmente permite redefinir el alcance de la consulta presionando F5 cuando esta posicionado en el campo cliente. Si no se conoce el código del proveedor que se desea consultar, se puede realizar la búsqueda alfabética del mismo de acuerdo con los estándares de APLINSA para tal fin (Tecla Tab).

178 DEFINICIÓN DE LA CONSULTA Respondiendo "N" a la pregunta Lista ordenes bloqueados? ( S/N), el programa realiza la consulta solo por los ordenes cuya identificación no sea bloqueada o sea que no tengan identificación "B" en cada referencia del documento. Respondiendo "S" la consulta se realiza incluyendo hasta los órdenes bloqueados. Presionando F5 el programa abrirá una ventana en la que preguntara los siguientes datos: Moneda: Código de moneda de la cual se desea realizar la consulta. Consultando: Determina que tipo de datos debe montar en la pantalla, teniendo las siguientes posibilidades: 1. Pendientes: Aquellos que aún tienen una cantidad pendiente de ser despachada. 2. Ped. Cli.: Todos los pedidos, sin importar si están pendientes o no. 3. Pendiente = 0: únicamente muestre los pedidos que fueron entregados en su totalidad. 4. Facturas: Hace referencia a los tipos de documentos con clase y naturaleza 12 denominados facturas de Compra.

179 5. Devoluciones: Hace referencia a los tipos de documentos con clase y naturaleza 11 denominados devoluciones de Compras. 6. Blo. : Opción no activa para la versión estándar de Aplinsa. 7. Pendientes Vencidos: Únicamente muestra los pedidos pendientes y que estén vencidos (se debe de definir fecha limite de entrega en el 121) Fecha: Rango de fecha inferior y superior sobre la cual desea realizar la consulta, si se desea consultar todo debe presionar desde enter en el intervalo inferior y en el intervalo superior. Ítem: Códigos inferior y superior de las referencias a consultar. Cliente: Rango de cliente inferior y superior: Si en este rango se define m s de un cliente la forma de la consulta se cambia ya que no consultaría el movimiento de un cliente sino de varios. Tip: Tipo Documento inferior y superior a consultar. Cbt: Número del Documento inferior y superior a consultar. Bodega: Códigos inferior y superior de las Bodegas a consultar. Modo: El programa trabaja en cuatro modos: Modo Consulta, mantenimiento, bloqueo y desbloqueo. Si se escoge modo Consulta realiza la misma opción de la pantalla anterior al definirse el cliente pero teniendo en cuenta para la consulta las opciones establecidas en el par metro consultando: Si se escoge modo Mantenimiento el programa mostrar cada transacción que cumpla con los rangos anteriores y esperar una respuesta del usuario para continuar o borrar dicha transacción. Cuando se presione CTRL+R al final de la línea del ítem mostrar un "*" con lo cual indica que ese registro ha sido borrado de la lista del pedido. Si la respuesta en Modo es "B" de bloqueo esta opción esta inactiva ya que esta función se realiza con la tecla F4 como aparece en el primer pantallazo del programa en la parte inferior, y de la cual se mostrara su funcionamiento: Se activa estando posicionado el cursor en la definición de cliente, al presionar el F4 el programa pregunta las siguientes especificaciones: Moneda: Código de la moneda y bodega de donde se desea realizar el bloqueo Cliente: Código o Nit del cliente de quien se desea bloquear el documento. Tipo: identificación del tipo de documento del cual se desea bloquear(solo para la clase y naturaleza 71, o sea la denominados pedidos del cliente). Numero: Documento que se desea bloquear, el numero debe haber sido elaborado por el programa 223.

180 CONSULTA PROVEEDORES Y DOCUMENTOS 148 Este programa reúne en uno solo los programas 141 y 142, presentando los datos consultados en una sola ampliación, pero con la posibilidad de desplegar VENTANAS, con el fin de hacer más poderosa la consulta. Por proveedor consultado es posible presentar en la pantalla Todos o Parte de los Documentos que le han sido asignados, así como los Datos Adicionales grabados en el momento de su creación con el programa 102. DEFINIENDO ORDEN Y RANGOS DE LA CONSULTA Orden de la Consulta 1: Si desea realizar la consulta de proveedores por medio de Rangos. 2: Si NO desea realizar la consulta de proveedores utilizando uno de los ordenamientos mencionados, en cuyo caso el cursor pasará directamente al área de Scroll, donde se puede consultar proveedor por proveedor digitando bien sea el código o realizando la búsqueda alfabética. Si se desea consultar por código, deberá digitar el código deseado, si desea consultar por razón social deberá digitar ceros en el código y luego realizar la búsqueda alfabética, utilizando toda la razón social o parte de ella.

181 Código Proveedores Inferior y Superior: Rango de proveedores que se desea cargar en el scroll. Código del proveedor a Consultar y Datos en la ventana de Proveedores Cuando ya se ha cargado uno o varios proveedores en el scroll y el cursor ésta posicionado en este campo, mostrará un signo ">" que indica en que código de proveedor está ubicado, se pueden pulsar las teclas F1, F3 o F5, para obtener una ventana adicional. Con F3, se abre una ventana que mostrará los documentos asignados al proveedor. Con F5, se abre una ventana que mostrará los Datos Adicionales del proveedor o comentarios ingresados por el programa 102, la tecla F4 como su nombre lo dice muestra el saldo del proveedor. Código: Código del proveedor. N/C: Identificador de Cédula (C) o Nit (N) Razón Social: Razón Social del proveedor Saldo Actual: Valor del saldo actual del proveedor, con signo negativo si el proveedor posee débitos a favor, con signo positivo si el proveedor posee créditos pendientes, este valor sólo se mostrará en el momento en que se presione F3, lo cual carga los documentos del proveedor.

182 DATOS DE CADA PROVEEDOR Fec.Cre.: Fecha en que fue creado el proveedor en el sistema. Ult.Fact: Fecha de la última factura cargada al proveedor. Ult.Cupo: Fecha de la última actualización de cupo de crédito Ult.Pago: Fecha del último pago realizado al proveedor. Ult.Devl: Fecha de la última devolución hecha al proveedor. Ult.Chq.D: Fecha del último cheque devuelto. Precio: Lista de precios a la cual factura el proveedor, de 0-6. Prioridad: Prioridad asignada por el proveedor. 1 es la más alta y 99 la más baja. Dct.Pie.F: Valor de los descuentos a pie de factura hechos por el proveedor. Cupo Crédito: Valor del cupo de crédito asignado por el proveedor. Blo: Código de Bloqueo. Estos códigos dependen de las Tablas que se hayan creado en el programa 201, por ejemplo: 0 proveedor activo, 1 proveedor bloqueado, 2 proveedor creado pero no activado, 3 proveedor desactivado, etc. Pago: Código de la condición de pago asignada al proveedor, este código debe haberse creado previamente mediante el programa 201 #Fac: Número de facturas asignadas al proveedor. #Dev: Número de las devoluciones hechas al proveedor #Chq: Número de Cheques devueltos al proveedor #Pág.: Número de pagos efectuados al proveedor Prom.: Promedio días de pago. Negativo cuando se le cancela al proveedor sus obligaciones antes de la fecha de vencimiento, positivo cuando se le cancela al proveedor excediendo la fecha de vencimiento de los documentos. DATOS DEL AÑO Y DEL MES Los datos mostrados en la parte derecha de la pantalla tienen el objetivo de presentar la información del año y el mes del proveedor. Saldo Ant: Valor del saldo anterior, o sea el acumulado débito o crédito del proveedor para los períodos anteriores. Por ejemplo, si estamos en el período 3, este saldo corresponderá a las deudas o créditos acumulados de los períodos 1 y 2. Si este valor es Negativo, indica que el proveedor pasó al período actual con débitos a su favor. Si este valor es Positivo, indica que el proveedor pasó al período actual con créditos pendientes. Ajustes Año y Mes: Valor de los ajustes realizados por el proveedor. Compras Año y mes: Valor vendido por el proveedor.

183 Notas Db Año y Mes: Valor de las notas débito cargadas al proveedor. IVA Año y Mes: Valor del IVA facturado por el proveedor. Pagos Año y Mes: Valor de los pagos realizados al proveedor. Notas Cr. Año y Mes: Valor de las notas crédito cargadas al proveedor. Rete.Fte.Año y Mes: Valor de la retención efectuada por el proveedor. Devoluc.Año y Mes: Valor de las devoluciones hechas al proveedor. Descuento Año y Mes: Valor de los descuentos concedidos por el proveedor. IVA Dev. Año y Mes: Valor del IVA devuelto al proveedor. DOCUMENTOS Desea rangos: Si digita "N", en la ventana el sistema presentará los documentos que se encuentran activos para el proveedor. Si digita "S", el sistema solicitará rangos para los documentos que se deseen revisar así: Sucursal, Todos los documentos o solo los que están pendientes y una fecha inferior y una fecha superior. Sucursal: Código de la sucursal asignada al documento, digite 3 en caso de ver la consolidación de las sucursales.

184 Todos o Pendientes: Digite "T", si desea verificar todos los documentos del proveedor, tanto cancelados como pendientes. Digite "P", si desea verificar únicamente los documentos pendientes. Fecha Inferior y Superior: Rango de las fechas que se desea consultar. DATOS EN LA VENTANA DE DOCUMENTOS Nro.Documento: Número del documento, compuesto por la Sucursal, el Tipo, el Número y la Secuencia. Vencim: Fecha de vencimiento del documento. Vr.Documento: Valor del documento Vr.Aplicado: Valor aplicado al documento, parcial o totalmente. Saldo: Saldo del documento. TOTAL: Línea de Totales. Dif.- Resultado de restar Débitos menos Créditos. Saldo actual del proveedor. Com.1): Línea número 1 de los comentarios asignados al documento, con F3 muestra los otros dos comentarios que tenga el documento. Última Fecha: Fecha del último movimiento o abono realizado sobre el documento. Documento del Proveedor: Número del documento enviado por el proveedor.

185 DATOS EN LA VENTANA DE DATOS ADICIONALES Nombre: Descripción de libre manejo utilizada en el programa 102. Ced/Nit: Número de la cédula o Nit del proveedor. Teléfono: Número del teléfono del proveedor. Dirección: Tres líneas de 20 caracteres cada una, con la dirección del proveedor. Declara: S/N Si el Proveedor es Declarante de Impuestos. Valor Acum. Compras x servicios: Valor Acumulado por compras de servicios realizadas por el Proveedor Inf. Adicional: Líneas de 70 caracteres cada una, con la información adicional de cada proveedor. Cuentas Bancarias, Referencias, Negociaciones especiales, etc.

186 CONSULTA FÁCIL CARTERA PROVEEDORES 150 A través de este programa se puede consultar toda la información de uno o varios proveedores desde los datos personales hasta los documentos que existan del mismo en la base de datos. MODO DE USAR LA CONSULTA Para realizar una consulta por este programa existen varias formas así: ENTER: Al digitar el código de un proveedor y presionando la tecla ENTER el programa buscará en la base de datos este código, si existe mostrará en la siguiente línea la descripción del Proveedor, en caso de no existir se borrará el código digitado y pedirá uno nuevo. F1: Con esta función se toma como inferior el código digitado y solicita uno superior. F2: El sistema siempre guarda el registro de cuál fue el último proveedor que se consultó o rango de los mismos, esto con el fin de no tener que volver a digitar toda la información, sino que el programa realice todo el proceso tal cual como lo tenga en la memoria de la consulta.

187 F3: Permite la búsqueda alfabética, esta opción muestra una ventana en la cual se puede digitar el nombre del proveedor a consultar, éste se busca en la base de datos y al seleccionarlo con ENTER el programa traerá a la pantalla el código del proveedor para proseguir con la consulta. F5: Con esta opción el programa verifica y arregla los saldos de los proveedores. DESEA RANGOS S/N Esta pregunta se realiza con el fin de darle o quitarle rangos adicionales a la consulta. En caso de responder N, el programa pasará a pedir EL NIVEL DE LA CONSULTA, y en caso de la respuesta ser S, se solicitarán los siguientes rangos: Sucursal de la Consulta: Sucursal de la cual se desea realizar la consulta. Consulta Vencimientos NO mayores a Fecha: Rango hasta el cual se desea realizar la consulta de los documentos vencidos. Consulta Documentos NO mayores a Fecha: Rango de la fecha superior de los documentos que se desea consultar. NIVEL DE LA CONSULTA 1. Con esta opción el programa muestra el valor total de la cartera del proveedor. 2. Con esta opción se puede general el total de la cartera del proveedor o rango de proveedores.

188 3. Muestra la información de los diferentes documentos de proveedores, como son Facturas de Compra, Notas y comprobantes de egreso. Cuando sé digita la opción 3, el programa solicita: Incluye Comentarios de los Documentos: Si se desea consultar la información de cada uno de los documentos que se muestren en la pantalla. Incluye Aplicación de los Documentos: Si desea mostrar los documentos con los cuales se han aplicado cada una de las transacciones de la consulta. Incluye Ítems en las Facturas y Devoluciones: Si muestra los ítems de cada una de las facturas y devoluciones que se consultan. Total de edades por cada Proveedor: Si se desea que muestre los valores de la cartera en cada uno de los rangos de las edades creadas por el programa 101. Información Personal de Proveedor: Si se desea que en la consulta se muestre la información personal del proveedor, digitada por el programa 102. Todos los documentos o Pendientes: En caso de escoger T, mostrará todos los documentos que se tengan en la base de datos del proveedor, y si se escoge P, mostrará los documentos que se tengan pendientes con el proveedor.

189 Desea Pausas en el Proceso: En caso de responder N, el programa mostrará toda la información de acuerdo a los diferentes rangos y órdenes que se le hayan dado. En caso de responder S, permitirá realizar las pausas de las siguientes maneras; 1-Proceso Completo: Muestra la información sin realizar pausa. 2-Proveedor: Realiza la pausa por cada proveedor. 3-Documento: Si se desea que la pausa en el proceso de la consulta se haga por cada documento. 4-Comentario de cada Documento: Si se desea que por cada comentario que tengan los documentos del proveedor se haga una pausa. 5-Aplicación o Cheque: Si se desea realizar la consulta con pausa cada vez que encuentre la aplicación de un documento o cheque con el cual se pagó. 6-Ítem de Factura o Devolución: Si desea que la pausa de la consulta sea por los ítems de las facturas o las devoluciones. La consulta la mostrara de la siguiente manera, una vez se haya escogido la (s) opciones:

190

191 CONSULTA DE BANCOS Y MOVIMIENTO 151 Este programa hace la consulta de cada una de las cuentas bancarias con sus respectivos movimientos de ingreso o egresos. Es posible consultar cada una de las cuentas que tenga el usuario dentro de un mismo banco, o las que hayan sido creadas por el programa 111 (Actualización de cuentas.).el programara muestra en pantalla la advertencia de que no se han actualizado las cuentas del programa 112, si ya se actualizaron no mostrara este mensaje. DEFINIENDO RANGOS DE LA CONSULTA Banco Inferior y Superior: En estos campos e definen los rangos de los bancos que se desea consultar.

192 DATOS DE LAS AMPLIACIONES En este scroll se aprecian los datos de los códigos de banco así: Banco: Código del banco según tabla del programa 301. Descripción: Descripción del banco según tabla del programa 301. Saldo Anterior: Saldo del mes anterior a cualquier movimiento realizado en la fecha actual del sistema actual Saldo Actual: Saldo actual. Estos campos hacen referencia al saldo de cada mes y al saldo del año anterior. Presionando F5 en cualquier código, mostrará su movimiento bancario.

193 En este scroll se aprecian los datos de las cuentas del banco escogido así: Banco: Número de cuenta bancaria. Descripción banco: Descripción de la cuenta o titular de la cuenta. Saldo Anterior: Saldo del mes anterior al actual Saldo Actual: Saldo actual. NOTA: Al mostrar este scroll, se deja en la primera línea del scroll anterior la cuenta sobre la cual se está realizando esta ampliación. Éste es el scroll del movimiento contable. Por cada registro se muestra:

194 Comprobante: Número del documento bancario con sucursal, tipo y número. Concepto: Concepto del movimiento de consignaciones, notas débito y crédito. Fecha: Fecha de registro. Débito: Valor débito según movimiento. Crédito: Valor crédito según movimiento. En la parte inferior de la pantalla se mostrará el Cheque girado o recibido, además el Nit y el Nombre. En la primera línea del scroll permanecerán los datos del banco consultado y más abajo los datos de la cuenta bancaria si fue pedido el movimiento de una cuenta. Desea Rangos para Bancos (S/N)?: Responder con S si desea limitar el cargue del banco después de oprimir F3 en el número de la cuenta deseada. Responder N si desea ver todas las cuentas

195 Respondiendo S el programa preguntará lo siguiente: R A N G O S Inferior Superior Cta. zzzzzzzzzzzzzz Cuenta inferior y superior para realizar la consulta. Desea Rangos para Movimiento (S/N)?: Responder con S si desea limitar el cargue de movimiento después de oprimir F5 en el banco o número de cuenta bancaria. Responder N si desea ver todo el movimiento del año. Respondiendo S el programa preguntará lo siguiente: R A N G O S Inferior Superior Fecha???????? Fecha inferior y superior para realizar el cargue de la consulta.

196 Existe otra tecla adicional en el manejo de esta consulta y es F4, que tiene un funcionamiento especial dependiendo de donde se encuentre. Si se presiona en la pantalla de movimientos mostrará una ventana con los comentarios que se le haya digitado a cada movimiento. Si se presiona en la pantalla de cuentas mostrará todas las cuentas en una gráfica con los saldos de cada una de ellas. Para más información acerca de las gráficas vea el manual de Definiciones Globales de APL.

197 MOVIMIENTO BANCARIO x TERCERO 152 Este programa permite consultar el saldo de cada cuenta bancaria por cada uno de los terceros con sus respectivos datos de fecha, tipo de comprobante, concepto del movimiento, valor del ingreso o egreso, nombre del banco, número de la cuenta, nombre de la cuenta y el número del cheque DEFINIENDO LA CONSULTA Número del Tercero (Nit, CC): Si se conoce la identificación numérica del tercero, se puede digitar aquí dicho número y después de oprimir ENTER, será mostrado el nombre del mismo y el cursor saltará a la parte de rangos. Si se desea ubicar al tercero por su nombre, simplemente se debe dejar en ceros el campo, con lo cual se mostrará una ventana en la cual se pueden digitar las primeras letras del nombre del tercero a buscar. El programa localizará en la base de datos los nombres que inician con la cadena de caracteres digitada, y se puede desplazar por la pantalla y seleccionar el tercero deseado. NOTA: Si se desean rangos de la consulta se debe presionar F3, con lo cual pasará a preguntar los rangos tales como cuenta bancaria, banco, etc., esta consulta es con referencia al tercero que se esté consultando.

198 RANGOS DE LA CONSULTA Cuenta Inferior y Superior: Rango de las cuentas a consultar. Banco inferior y Superior: Rango de los bancos a consultar. Tipo de Comprobante Inferior y Superior: Rango de los tipos de documento que se desea consultar. Número de Comprobante Inferior y Superior: Rango de los números de documentos. Fecha inferior y Superior: Rango de las fechas a consultar. Este programa mostrara que hay 02, números de pantalla, DATOS EN CADA UNA DE LAS PANTALLAS Ampliación #1 de la pantalla: Fecha: Fecha en la cual se registró el documento. Comprobante: Número del comprobante completo (Sucursal, tipo, número).

199 Concepto: Descripción de la operación digitada en el 128. Ingreso: Valor del ingreso del documento. El valor es Débito. Egreso: Valor del egreso del documento. El valor es Crédito. Ampliación #2 de la pantalla: Banco: Código del banco según tabla programa 301. Nombre del Banco: Descripción del banco. Cuenta: Número de la cuenta bancaria. Nombre de Cuenta: Nombre o titular de la cuenta bancaria. Cheque: Número del cheque girado o recibido por el tercero que se esta consultando. NOTA: Después del movimiento aparece una línea en la cual muestra los totales del movimiento ingreso y egreso, además de la diferencia entre los dos totales siendo negativo si es mayor el valor de los egresos o positivo en caso contrario.

200 ACUMULADOS MENSUALES POR PROVEEDOR 154 Este programa permite consultar el saldo acumulado mensual por cada proveedor con sus respectivos datos de fecha, proveedor, valor saldo, valor compras, valor pagado, valor descuento, valor debitos, valor créditos, valor devoluciones, valor IVA, valor IVA devuelto y valor retención. Existen dos Opciones de Cargue (Orden): 1-Proveedor 2-Fecha. Con la opción 1 o 2, del cargue pedirá la siguiente información: Prov. Inf. Y Prov. Sup.: Desde que proveedor inferior y hasta que proveedor superior se desea realizar el cargue. Fecha Inf. (AAAAMM) y Fecha Sup. (AAAAMM): Desde que fecha inferior, definida año y mes y hasta que fecha superior, definida año y mes se desea que cargue los acumulados de los proveedores. Una vez se haya realizado el cargue el sistema mostrara una pantalla la cual indica que para esta consulta hay 4 pantallas.

201 Con el orden 1 (1-Proveedor), la consulta mostrara en forma del código o nit inferior hasta el superior Con el orden 2 (2-fecha), la consulta mostrara en forma de la fecha inferior hasta la fecha superior.

202 Ampliación #1 de la pantalla:

203 Fecha: (AAAAMM), Año y mes del saldo acumulado Proveedor: código o Nit del proveedor y Descripción del Proveedor. Valor saldo: Valor del saldo acumulado a esa fecha. Ampliación #2 de la pantalla: Valor compras: Valor de las compras que se realizaron a ese proveedor en esa fecha. Valor pagado: Valor que se le ha pagado al proveedor. Valor descuento: Valor del descuento que ha tenido ese proveedor.

204 Ampliación #3 de la pantalla: Valor Debitos: Valor de los debitos que se le han generado a ese proveedor. Valor créditos: Valor de los Debitos que se le han generado a ese proveedor. Valor Devoluciones: Valor de las Devoluciones que se le han generado a ese proveedor.

205 Ampliación #4 de la pantalla: Valor IVA: Valor del IVA que se le ha generado a ese proveedor. Valor IVA Devuelto: Valor del IVA devuelto que se le realizo a ese proveedor. Valor retención: Valor de la retención que se le efectuó a ese proveedor.

206 INFORME TABLAS DE PROVEEDORES 161 A través de este reporte, se puede obtener toda la información referente a las tablas de la aplicación de proveedores, (tabpro) creadas por el programa 101.

207 SOLICITANDO EL INFORME DEFINIDO Definiendo Comienzo de página para cada Tabla diferente NP: Si desea que cada tabla quede en una página diferente debe responder con S. Tabla: De acuerdo a la tabla que desea imprimir, digite la letra asignada, esta tabla imprimirá las definiciones creadas por el programa 101. A B C D F Descripción Conceptos Proveedores Conceptos Proveedores Días de Compra Vencimientos CxP Conceptos Contables de Tesorería Código Inferior y Superior: Rango de los códigos para generar el informe. CAMPOS DEL GENERADOR 01-CODIGO: Código de la Tabla, es el código con el que identificamos cada uno de los componentes de las diferentes tablas, por ejemplo: Tabla Códigos Bancos.

208 Código: 01 BANCO DE BOGOTÁ 02-DES.CON.ORDEN PRO.: Campo relacionado únicamente con la tabla A, identifica la descripción de cada uno de los órdenes de clasificación definidos para los proveedores. 03-COD.CON.ORDEN PRO.: Campo relacionado únicamente con la tabla B, identifica los códigos de los subniveles de los conceptos de orden definidos para los proveedores. 04-DIAS DE COMPRA: Días de compra definidos para asignar a cada uno de los proveedores. 05-DIAS 01: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica el primer rango superior para el informe de cartera por edades. Por ejemplo, si usted desea llevar un control de la Cartera dentro de los Rangos siguientes: CARTERA DESCRIPCIÓN CARTERA VENCIDA A 30 DÍAS CARTERA VENCIDA A 60 DÍAS CARTERA VENCIDA A 90 DÍAS CARTERA VENCIDA A MAS DE 90 DÍAS En la creación de la tabla en el programa 101, usted debió digitar 30 en Días 01, 60 en Días 02, etc. 06-DESCRIPCION DIAS 01: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica la descripción asociada con los DÍAS DIAS 02: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica el segundo rango superior para el informe de cartera por edades. 08-DESCRIPCION DIAS 02: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica la descripción asociada con los DÍAS DIAS 03: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica el tercer rango superior para el informe de cartera por edades. 10-DESCRIPCION DIAS 03: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica la descripción asociada con los DÍAS DIAS 04: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica el cuarto rango superior para el informe de cartera por edades. 12-DESCRIPCION DIAS 04: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica la descripción asociada con los DÍAS DIAS 05: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica el quinto rango superior para el informe de cartera por edades. 14-DESCRIPCION DIAS 05: Campo relacionado únicamente con la tabla D, identifica la descripción asociada con los DÍAS 05.

209 INFORME PROCESADO

210 INFORME DE PROVEEDORES 162 Por medio de este programa se puede imprimir toda la información referente a los proveedores. El programa es un generador de campos el cual presenta un menú de informes existentes en la librería de APLINSA. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con solo presionar la tecla ENTER. NOTA: Información específica sobre el manejo de este tipo de generador de informes, favor consultar el manual de Introducción. SOLICITANDO EL INFORME DEFINIDO

211 Si desea redefinir un informe existente en la librería, o crear un nuevo informe, se debe presionar la tecla F3 o F5, respectivamente. Código: Identificación del informe en la librería. alfanuméricas. Máximo 6 posiciones Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad del usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda generar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el Informe. Modifique el Nivel y Título si así lo requiere y dé Enter en Título para que pueda acceder a las opciones del Generador. CAMPOS DEL GENERADOR

212 01-CÓDIGO: Código del proveedor, cédula o Nit. 02-NOMBRE: Nombre, representante legal o administrador. 03-RAZÓN SOCIAL: Razón Social del proveedor. 04-C/N - CEDULA/NIT: Indicador de sí posee Cédula o Nit, y Número de la Cédula o el Nit. 05-FEC.CRE. : Fecha de Ingreso del Proveedor. 06-TELEFONO: Número de teléfono del Proveedor. 07-DIRECCION LINEA (1): Dirección línea DIRECCION LINEA (2): Dirección línea DIRECCION LINEA (3): Dirección línea SALDO ACTUAL: Valor del Saldo actual del proveedor. Si este valor es negativo, quiere decir que tenemos un saldo a favor. 11-CUPO DE CREDITO: Cupo de Crédito asignado. 12-CUPO MÁXIMO: Cupo máximo asignado por proveedor. 13-SALDO ANTERIOR: Saldo anterior al período de elaboración del informe. 14 VALOR DEBITO: Valor acumulado Débito del mes. 15-COMPRAS AÑO: Valor de las compras hechas en el año. 16-COMPRAS MES: Valor de las compras hechas en el mes. 17-PAGOS AÑO: Valor de los pagos hechos en el año. 18-PAGOS MES: Valor de los pagos hechos en el mes. 19-DESCUENTOS AÑO: Valor de los descuentos hechos en el año. 20-DESCUENTOS MES: Valor de los descuentos hechos en el mes. 21-NOTAS DEBITO AÑO: Valor de las notas débito hechas en el año. 22-NOTAS DEBITO MES: Valor de las notas débito hechas en el mes. 23-NOTAS CREDI. AÑO: Valor de las notas crédito hechas en el año. 24-NOTAS CREDI. MES: Valor de las notas crédito hechas en el mes. 25-DEVOLUCION AÑO: Valor de las devoluciones hechas en el año. 26-DEVOLUCION MES: Valor de las devoluciones hechas en el mes. 27-IVA AÑO: Valor del IVA facturado en el año por el proveedor. 28-IVA MES: Valor del IVA facturado en el mes por el proveedor. 29-IVA DEVUELTO AÑO: Valor del IVA devuelto en el año al proveedor. 30-IVA DEVUELTO MES: Valor del IVA devuelto en el mes al proveedor.

213 31-RETENCION AÑO: Valor de la retención hecha en el año. 32-RETENCION MES: Valor de la retención hecha en el mes. 33-#FACT - #DEVO: Número de facturas cargadas, Número de devoluciones realizadas. 34-#PAGO - PROMEDIO: Número de pagos efectuados y Promedio días de pago. 35-FEC.ULT.FAC: Fecha de la última factura de compra. 36-FEC.ULT.PAG: Fecha del último pago hecho al proveedor. 37-FEC.ULT.DEV: Fecha de la última devolución hecha al proveedor. 38-AUTORE. : Indicador de sí el proveedor es autorretenedor "S", o no "N". 39-VALOR CREDITO: Valor acumulado en el mes Crédito. 40-CONCEPTO DE ORDEN 01: Concepto de orden 01, si se definió en el programa CONCEPTO DE ORDEN 02: Concepto de orden 02, si se definió en el programa CONCEPTO DE ORDEN 03: Concepto de orden 03, si se definió en el programa CONCEPTO DE ORDEN 04: Concepto de orden 04, si se definió en el programa CONCEPTO DE ORDEN 05: Concepto de orden 05, si se definió en el programa CONCEPTO DE ORDEN 06: Concepto de orden 06, si se definió en el programa VALOR AJUSTES: Valor ajustado en el momento de realizar los cruces de documentos. 47-C.PAG: Código de la condición de pago asignada al proveedor. 48-DIAS COMPRA: Código de días de compra asignado al proveedor. 49-MODELO: Modelo contable asignado al proveedor para el manejo de los egresos. 50- Porc. Reten. IVA: Porcentaje establecido en la Retención de IVA al proveedor que se le efectué esta clase de retención. 51- Porc. Reten. Ind.: Porcentaje establecido en la Retención de Industria y Comercio al proveedor que se le efectué esta clase de retención. 52- Fec. Cumpleaños: Fecha de Cumpleaños del proveedor. 53- Fec. Correspon: Ultima Fecha de correspondencia del proveedor. 54- Telefono2: Teléfono 2 del proveedor. 55- Numero Fax: Número del Fax del proveedor : 1 del proveedor : 2 del proveedor. 58- Ciudad: Ciudad de residencia del proveedor. 59- Tiem. Entrega: Tiempo plazo de entrega al proveedor. 60- Cod. Banco: Código del banco asignado al proveedor.

214 61- Num. Cuenta: Número de cuenta bancaria del proveedor. 62- Saldo.Prov.Mon 1: Saldo del proveedor en moneda 1 a un período/año. 63- Saldo.Prov.Mon 2: Saldo del proveedor en moneda 2 a un período/año. 64- Compras. Mon 1: Valor compras en moneda 1 a un período/año. 65- Compras. Mon 2: Valor compras en moneda 2 a un período/año. 66- Val. Pagos Mon 1: Valor pagos en moneda 1 a un período/año. 67- Val. Pagos Mon 2: Valor pagos en moneda 2 a un período/año. 68- Val. Desc. Mon 1: Valor Descuentos en moneda 1 a un período/año. 69- Val. Desc. Mon 2: Valor Descuentos en moneda 2 a un período/año. 70- Notas Déb. Mon 1: Valor Notas débito en moneda 1 a un período/año. 71- Notas Déb. Mon 2: Valor Notas débito en moneda 2 a un período/año. 72- Notas Cre. Mon 1: Valor Notas Crédito en moneda 1 a un período/año. 73- Notas Cre. Mon 2: Valor Notas Crédito en moneda 2 a un período/año. 74- Devoluc. Mon 1: Valor Devoluciones en moneda 1 a un período/año. 75- Devoluc. Mon 2: Valor Devoluciones en moneda 2 a un período/año. 76- Iva. Mon 1: Valor Total Iva en moneda 1 a un período/año. 77- Iva. Mon 2: Valor Total Iva en moneda 2 a un período/año. 78- IVA Dev. Mon 1: Valor Total Iva devuel. En moneda 1 a un período/año. 79- IVA Dev. Mon 2: Valor Total Iva devuel. En moneda 2 a un período/año. 80- Reten. Mon 1: Valor Total Retención en moneda 1 a un período/año. 81- Reten. Mon 2: Valor Total Retención en moneda 2 a un período/año. 82- Comentarios: Imprime todos los comentarios del Proveedor. 83- Razón Soc. Adic. : Descripción de la Razón Social Adicional. 84- Declara: S/N Si el proveedor es Declarante ó No. 85- Acum.Comp Serv.: Valor Acumulado de Compras x servicios. 86-REG-SIM: Indica si el proveedor pertenece al Régimen Simplificado. 87-D. V: Corresponde al digito de Verificación del C.C. o Nit. 88 Al 106: Corresponden a los conceptos de Clasificación según la tabla definida en el programa RET (S/N): Indica si se retiene o no al proveedor.

215 108 BACK ORDER: Indica si el proveedor Maneja cantidades pendientes o no en la recepcion de mercancias basadas en ordenes de compra. 109 CONTACTO: Nombre del contacto del proveedor ORDEN DEL INFORME Código: Si desea que el informe de proveedores sea impreso ordenado por código de proveedor. Nombre: Si desea que el informe de proveedores sea impreso ordenado alfabéticamente por el Nombre o Descripción del proveedor. Razón Social: Si desea que el informe de proveedores alfabéticamente por la Razón Social del proveedor. sea impreso ordenado Temporal: Si desea que el informe de proveedores sea impreso ordenado según los conceptos de orden establecidos previamente con el programa 105. En caso usar esta opción debe diligenciar el campo Temporal en la pestaña de Selección con el nombre del temporal generado en el 105. RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Código Inferior y Superior: Rango de los proveedores inferior y superior que se desean imprimir

216 SELECCIÓN PARA EL INFORME

217 Nueva página: Genera una pagina nueva para cada cambio de proveedor. Temporal: Si se eligió ordenamiento por Temporal, debe escribirse el nombre del archivo temporal generado desde el programa 105. Solo con Movimiento: S, si desea que en el informe se incluyan únicamente los proveedores que tienen movimiento, es decir, documentos asignados. Saldo = 0: S, si desea incluir en el informe aquellos proveedores a los cuales la empresa les ha cancelado todas las cuentas por pagar. En el informe aparecerán aquellos proveedores que aún teniendo el saldo actual en cero, registren en el mes algún movimiento de tipo crédito o débito. Información Adicional: S, en caso de que se quiera mostrar la información adicional del proveedor. Movimiento por proveedor: S, si desea que por cada proveedor incluido en el informe se anexe el movimiento del mismo según los parámetros de Fecha, Bodega, Tipo de Documento y Signo del Documento que son requeridos más adelante. N, en caso contrario. Bodega Inferior y Superior: Rango de bodegas para generar el informe. Desde qué bodega y hasta qué bodega se desea producir el informe. Tipo de Documento Inferior y Superior: Rango para la generación del informe. Mes Inferior y Superior: Rango de los meses a generar en el informe. Fecha Inferior y Superior: Rango de las Fechas para generar el movimiento. Signo Inferior y Superior: Rango del signo del documento para generar el Movimiento. Para el signo se debe tener en cuenta: 0 - Cancelados; 1 - Débitos; 2 - Créditos.

218 INFORME DE DOCUMENTOS 163 A través de este reporte se puede obtener toda la información referente a los documentos ingresados al Sistema de Proveedores APLINSA. Modo de usar el scroll en el informe: SUBIR: Para subir por la pantalla se usan las teclas CTRL-Y o la flecha arriba. BAJAR: Para bajar por la pantalla se usan las teclas CTRL-N o la flecha abajo. F3: Por medio de esta opción se pueden entrar a redefinir los informes que se encuentren en el menú. F4: Por medio de esta opción se pueden ver los campos y descripción de los campos que contiene el informe seleccionado. F5: Con esta opción se pueden crear nuevos informes. F7 o ENTER: Con esta opción ejecuta el diseño del informe con los últimos parámetros con que fue definido la última vez que se generó. CTRL-R: Borra el informe del menú de informes. Para utilizar esta opción debe estar trabajando con el código del usuario APL. ESC: Sale del menú de informe. Pgs: Muestra el número de páginas que generó el informe.

219 CÓDIGO DEL INFORME El código del informe puede ser máximo de 5 caracteres alfanuméricos y por cada programa se puede tener cualquier cantidad de informes definidos libremente por el usuario. Si se desea saber cuáles son los informes que existen definidos para cada programa, se debe imprimir un catálogo de informes, el cual se obtiene por medio del programa 004. En esté aparecerán los códigos de informes, los títulos y el número del programa al cual aplican aunque en el menú de cada programa de informes aparecerán todos los diseños disponibles. NIVEL DE SEGURIDAD Todos los informes tiene un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a consultar. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Cuando se crea un usuario, con el programa 001 en modo permiso, para cualquier informe de este tipo, siempre se preguntará por cada uno de los cinco niveles para definir a cuales tiene acceso. Si se le da acceso al nivel 5, el usuario podrá crear informes nuevos. Si se le da acceso únicamente a los niveles 1, 2, 3 y 4 el usuario podrá pedir informes que tengan ese mismo nivel. Entonces, en el momento en que se incluya un nuevo informe en el sistema, se debe tener en cuenta el concepto de nivel, siempre y cuando se estén manejando los conceptos de seguridad de usuarios y restricciones al acceso de información. TITULO DEL INFORME El título del informe es un campo alfanumérico de 40 posiciones máximo, el cual aparecerá en todas las páginas que se impriman con la información solicitada en el informe. El usuario debe escribir el titulo que va a tener cada informe que sea creado de acuerdo con el objetivo del mismo. El titulo al igual que cualquier concepto dentro de estos generadores puede ser cambiado en cualquier momento, entrando nuevamente al informe. CAMPOS DEL GENERADOR

220 01-MON: Sucursal en la que fue generado el documento. 02-DOCUMENTO: Tipo y Número del documento. 03-VC/CN: Vencimiento o Concepto del documento. 04-COD.PROVEEDOR: Código del proveedor asignado al documento. 05-MES - FECHA: Mes de creación del documento y Fecha de creación. 06-FEC.ULT.: Fecha del último movimiento sobre el documento. Esta fecha puede ser la fecha de creación. 07-FEC.VEN.: Fecha de vencimiento del documento. 08-VALOR DOCUMENTO: Valor total del documento. 09-VALOR NETO: Valor en efectivo del documento para los Egresos. Valor del documento sin incluir el IVA, Fletes y Otros Cargos para los demás documentos. 10-VALOR APLICADO: Valor que se ha abonado o cancelado del documento. 11-RETENCION EGRESO: Valor de la retención aplicada en el momento del pago, únicamente en egresos. 12-VALOR DESCUENTOS: Valor de los descuentos concedidos por el proveedor. 13-VALOR AJUSTADO: Valor de los ajustes hechos en el momento del cruce. 14-VALOR CHEQUES: Valor de los Cheques posfechados del documento, sólo para Egresos. 15-#CHEQ.: Número de cheques incluidos en cada Egreso. 16-RAZÓN SOCIAL PROVEE.: Razón Social del proveedor al cual se le asignó el documento. 17-VALOR IMPUESTO: Valor del IVA que se le cargó al documento. 18-VALOR FLETES: Valor por fletes del documento. 19-RETCION. F.COMPRA: Valor de la retención efectuada en el momento de hacer la Factura de Compra. 20-DIA.D: Número de días a partir de la fecha de creación del documento, que se tienen en cuenta para calcular la fecha de vencimiento. 21-POR VENCER: Columna para ubicar los documentos por vencer según la fecha de corte dada en el encabezado. 22-MOROSO A LA FECHA: Columna para ubicar los documentos vencidos a la fecha de corte dada en el encabezado : Columna para ubicar los documentos vencidos dentro del primer rango definido en el programa 101, según la fecha de corte dada en el encabezado.

221 : Columna para ubicar los documentos vencidos dentro del segundo rango definido en el programa 101, según la fecha de corte dada en el encabezado : Columna para ubicar los documentos vencidos dentro del tercer rango definido en el programa 101, según la fecha de corte dada en el encabezado : Columna para ubicar los documentos vencidos dentro del cuarto rango definido en el programa 101, según la fecha de corte dada en el encabezado. 27-MÁS DE 121 DIAS: Columna para ubicar los documentos vencidos dentro del quinto Rango definido en el programa 101, según la fecha de corte dada en el encabezado. 28-DOC.PROVEE.: Número del documento del proveedor. 29-DIA.V.: Número de días a partir de la fecha de vencimiento del documento, que se tienen en cuenta para calcular la fecha de vencimiento. 30-MOD.C.: Modelo contable asignado al documento del proveedor. 31-DESCUENTO PIE FAC: Valor del descuento pie factura concedido por el proveedor. 32-VALOR BRUTO: Valor bruto del documento después de realizar todas la operaciones entre débitos y créditos. 33-Espacio de 20 caracteres: Espacio libre de 20 caracteres en blanco para utilizarlo como una columna libre. 34-IMPOCONSUMO: Valor del impuesto al Consumo que se aplicó al documento. 35-ORDEN DE COMPRA: Número que corresponde a la orden de compra, elaborada por el programa DOC.REC.PAR: Número que corresponde al documento de recepción parcial de mercancía, elaborado por el programa VALOR EXENTO: Son aquellos valores que no se les aplica ningún tipo de impuesto. 38-VALOR GRAVADO: Valores correspondientes que se les aplica tipos de impuesto diferentes, es decir aquellos que se les aplica el IVA, etc. 39-RETEN. IVA DOCUM. : NTI 40-RETEN. IVA CRUCE: NTI 41-RETEN. IND. DOCUM.: NTI 42-RETEN. IND. CRUCE: NTI 43-RET IVA SIMPLIFICADO: NTI 44-SALDO DEL DOCUMENTO: Valor correspondiente al saldo del documento, habiéndosele descontados los pagos, notas crédito / débito etc. efectuados a dicho proveedor.

222 45-NIT / CEDULA: Número del Nit o de la Cédula del proveedor 46-PRE. DOC. PRO.: Corresponde al número del prefijo utilizado en el documento. 47-VALOR IMPUESTO 1: Corresponde al valor del impuesto 1 definido en el programa 201(Tablas de Impuestos) % impuesto tipo 1: 48-VALOR IMPUESTO 2: Corresponde al valor del impuesto 2 definido en el programa 201(Tablas de Impuestos) % impuesto tipo 2: 49-VALOR IMPUESTO 3: Corresponde al valor del impuesto 3 definido en el programa 201(Tablas de Impuestos) % impuesto tipo 3: 50-VALOR IMPUESTO 4: Corresponde al valor del impuesto 4 definido en el programa 201(Tablas de Impuestos) % impuesto tipo 4: 51-VALOR IMPUESTO 5: Corresponde al valor del impuesto 5 definido en el programa 201(Tablas de Impuestos) % impuesto tipo 5: 52-VALOR IMPUESTO 6: Corresponde al valor del impuesto 6 definido en el programa 201(Tablas de Impuestos) % impuesto tipo 6: 53-VALOR IMPUESTO 7: Corresponde al valor del impuesto 7 definido en el programa 201(Tablas de Impuestos) % impuesto tipo 7: 54-CONDICION DE PAGO: Condición de pago con el cual fue grabado el documento, esta condición debe estar previamente creada por medio del programa CONTRIB EMEG.: (X1000): Cifra de contribución emergencia económica (x1000). 56-VALOR CONTRIBUCION: Valor contribución emergencia económica (x1000). 57-COMENTARIO 1: Primera línea de comentario del proveedor de 70 caracteres. 58-COMENTARIO 2: Segunda línea de comentario del proveedor de 70 caracteres. 59-COMENTARIO 3: Tercera línea de comentario del proveedor de 70 caracteres. 60-TIEMPO DE ENTREGA: Tiempo de entrega del proveedor definido en el POSIBLE FECHA DE RECIBO: Posible fecha de recibo o de entrega de la mercancía por parte del proveedor. 62-DIAS REALES: Días calculados entre la fecha de la factura de compra y la orden de compra. 63-DIAS DIFERENCIA: Diferencia entre los días reales y días de entrega proveedor. 64-COMENTARIOS PROV. Comentarios o información adicional del proveedor según el COMENTARIOS DOCUMENT: Comentarios o información adicional del documento ingresado por el 121, 122, 123.

223 66-FECHA LÍMITE ENTREGA: Indica la fecha límite hasta la cual se acepta la recepción de la mercancía proveniente de un proveedor. 67-CÓD. USUARIO: Código del usuario que creo el documento. 68-NETO SIN FLET: Valor neto del documento sin incluir los fletes. 69-VR. SOBRETASA: Valor pagado por impuesto a la Sobretasa en los combustibles. 70-VR. LEY 26: Valor pagado por impuesto al Gobierno según la ley 26 en los Combustibles. 71-VR. P. GLOBAL: Valor pagado por impuesto al Producto Global en los Combustibles. 72-DES. COND. PAGO: En este campo se puede visualizar la descripción que se asigno a la condición de pago en el 201 Condiciones de pago. 73-DESC. FINANCIERO: En este campo se puede visualizar el valor que se obtendría de descuento financiero por pagar en los días asignados a la condición de pago a través del 201 Condiciones de Pago. 74-D.V: En este campo se puede visualizar e imprimir el digito de verificación correspondiente al C.C o Nit del proveedor. ORDEN DEL INFORME

224 Es el ordenamiento que usted desea dar al informe. 1-Documento: Si desea que el informe se imprima ordenado por número de documento. 2-Fecha: Si desea que el informe sea impreso ordenado por Fecha y por Mes. 3-Proveedor: Si desea que el informe de documentos sea impreso ordenado por Código de Proveedor. 4-Alfabético: Si desea que el informe de documentos sea impreso por orden alfabético. 5-Docto-Proveedor: Si desea que el informe de documentos sea impreso por orden de documento proveedor. 6-Otros: Le permite ordenar el informe por cualquiera de los campos seleccionados. En formato con títulos, sin ordenamiento (solo datos). ROMPE / TOTALES Esta opción depende del orden que se escogió, y existen cuatro (4) rompimientos: Normal: Imprime el informe en forma Norma. Rengl.: Imprime el informe dejando un renglón de por medio.

225 Total: Imprime el Total del orden que se escogió. Tot./NP: Imprime los totales en una Nueva Pagina. RANGOS Moneda: Corresponde al numero de la moneda 1-Local, 2-Extranjera. Fecha de Corte: Fecha en la cual se desea realizar el corte. Imprime Corte (S/N): Si se desea que en el informe aparezca la fecha de corte. Concep. Prov. (S/N): Si se imprimen o no los conceptos de clasificación del proveedor. Bodega Inferior Y Superior: Rango de bodegas de las cuales se quiere generar el informe. Número Inferior y Superior: Rango de los números de documentos que se desean generar. Tipo Doc. Inferior y Superior: Rango del tipo de documentos que se desean generar.

226 Proveedor Inferior y Superior: Rango de los proveedores de los cuales se desea el informe. Mes Inferior y Superior: Rango de meses del informe. Fecha Inferior y Superior: Rango de fechas para la generación del informe. Concepto o Vencimiento Inferior y Superior: Rango de los vencimientos o conceptos para la generación del informe. Modelo Contable Inferior y Superior: Rango de los modelos contables para la generación del informe. SELECCION Solo Total (S/N): Esta opción le permite al usuario escoger si imprime los totales de los documentos o no. Estado del Documento: A-Débitos, B-Créditos, C-Cancelados, D-Débitos / créditos T-Todos. Si desea incluir únicamente los documentos débito que se encuentran sin cancelar digite A; si desea incluir únicamente los documentos crédito que se encuentran sin cancelar digite B; si desea incluir únicamente los documentos que han sido cancelados digite C; si desea incluir todos los documentos débito y crédito que se

227 encuentran sin cancelar digite D; si desea incluir los documentos sin cancelar y los cancelados digite T. Selec. IVA : Incluye documentos con I-IVA, S-Sin IVA, A-Ambos. Si desea incluir únicamente los documentos que se le haya aplicado el valor del IVA digite I; si desea incluir únicamente los documentos que no se les haya aplicado el valor del IVA digite S; si desea incluir todos los documentos a los cuales se les haya aplicado o no el valor del IVA digite A. CÓMO HACERLO Para comenzar a usar el generador, primero debe dar los datos que se le piden en la parte superior, o sea, Código (si es nuevo el informe), Nivel y Título. En Título digite Enter y pasará a las opciones Campos, Orden, Rompe/Totales, Rangos y Selección. Si el informe ya existe, el control del programa caerá directamente en Rangos. Estando posicionado en estas opciones usted podrá escoger lo que desee mediante las flechas de dirección (izquierda, derecha, arriba y abajo). CAMPOS Si desea escoger campos para el informe, se desplazará con las flechas hasta donde diga Campos. Es ese instante verá la pantalla donde podrá seleccionar los campos, pero en ese momento no podrá escogerlos hasta que digite Enter sobre el botón u opción Campos.

228 Una vez hecho esto, el control del programa pasará a la lista de campos a seleccionar. Se podrá observar que los campos aun no se pueden escoger hasta que esté debidamente seleccionado. En este caso es solamente hacer un movimiento de la flecha Abajo como indicando al programa que desea bajar por la lista. Como se dijo antes, solamente use las flechas para desplazarse hacia arriba o abajo. Si está trabajando en Windows use el Doble Click para seleccionar los campos o una vez posicionado sobre el campo que desea agregar, use el Enter para hacer lo mismo. El Enter sirve tanto para Windows y Unix. Dado el Enter el control del programa pasará al botón u opción Insertar Campo - En este punto puede dar Enter para insertar el campo o se puede desplazar con las flechas hacia otras opciones. Si es para insertar, usted verá como aparece en la lista derecha dicho campo. Las opciones son claras e intuitivas. Si escoge Insertar todos los campos pasarán a la lista derecha todos los campos que tenga en la lista izquierda. Si escoge Insertar Campo, éste será incluido en la lista derecha y el control del programa volverá a la lista izquierda. NOTA. Solamente se aceptan hasta 50 campos en la selección. Si se pasa de este límite los campos más allá de los 50 serán desechados al momento de realizar el informe. Si deseamos salir de esta lista solamente damos Enter o Shift Tab. ORDENAMIENTO Con Shift Tabulador, estando parados en la lista izquierda, podemos pasar a las opciones de Ord x # Campo o Ord x Campo. Estas nos permiten tener la lista ordenada en las formas descritas a continuación. Si es Ord x Campo obtenemos una lista ordenada alfabéticamente. Si seleccionamos Ord x # Campo obtenemos una lista que refleja el orden numéricamente tal como fue creada dentro del programa. Si deseamos salir de la selección de Campos, Ord x # Campo, este es el punto indicado, solamente digite flecha arriba y volverá a la opción CAMPOS Si observa en la parte inferior izquierda de la pantalla verá letreros que indican la longitud de los campos a seleccionar y la posición dentro de la lista donde dice Campo, podrá verse que será el campo 01. Todos los campos tienen un número y si baja en la lista ordenada de esta manera podrá ver que es un número consecutivo. Por entre las opciones o botones se debe moverse con las flechas. No utilice el Enter a menos que su intensión sea escoger la misma. Tenemos más adelante, las opciones Eliminar campos y Eliminar todos los campos. Estas, como su nombre lo indica, es para quitar de la lista derecha el o los campos seleccionados para el informe. Solamente recuerde que para poder eliminar uno o todos los campos, se debe encontrar posicionado en la lista derecha. Los botones u opciones Subir Campo o Bajar Campos se utiliza para poner un orden a los campos seleccionados. Solamente se posiciona en la lista derecha sobre el campo que desea mover y con

229 Shift Tab se sale de la lista derecha y con las flechas, luego, se desplaza hasta donde está el botón de la función desea y da Enter o Click con el mouse. Como podrá observar, el botón se resalta indicando que se encuentra sobre esa función y que la puede ejecutar con Enter. Al hacer esto el campo de la lista derecha se moverá de posición. Cuando se encuentre modificando los campos de un informe usted podrá grabar los cambios sin generar el informe mismo mediante el botón de Grabar Informe. Si pasa a otra opción tal como RANGOS, SELECCIÓN, ORDEN, ROMPE/TOTALES y el botón de Grabar Informe está activo, se presentará el siguiente mensaje. Esto permite grabar los cambios hechos en la lista de campos del informe de tal manera que si más adelante alguna opción que se esté llenado verifica el contenido de la lista de campos seleccionados, esta pueda confirmar el nuevo contenido. Recomendamos entonces, que si desea que los nuevos cambios sean tomados en cuenta de SI a la pregunta. Otra cualidad del generador es la de poder ponerle un título diferente al que tiene por defecto en el programa. En el campo Título de Columna podemos digitar el nuevo título. Recuerde tener en cuenta la longitud del campo, ya que si el título nuevo es más largo que la longitud del campo mismo, éste saldrá montado sobre otro título en la impresión. Para poner otro título solamente párese sobre la lista derecha y sobre el campo que desea cambiarle el título, de Enter y el control del programa pasará al campo Título de Columna, en donde podrá digitar el nuevo título. Luego de hacer esto digite nuevamente Enter para que el cambio sea tomado. Esto hará que el control del programa pase nuevamente hacia la lista derecha. Este nuevo título quedará asociado a ese campo seleccionado y se reflejará en la impresión del informe. ORDEN Al dar Enter en Orden el control del programa pasa a las opciones de Orden Con las Flechas Arriba y Abajo podemos movernos entre las opciones y para escogerla como definitiva solamente damos Enter y el control del programa pasa nuevamente al botón de Orden. ROMPE/TOTALES Estas opciones funcionan igual que la anterior, solamente se debe dar Enter en la opción Rompe/Totales para pasar a las opciones internas. Con las flechas Arriba y Abajo nos movemos entre ellas, o con el mouse se pueden seleccionar. Para escogerlas damos Enter y al estar en la última línea de opciones, luego de dar Enter, el control del programa pasa nuevamente al botón Rompe/Totales. RANGOS Como se aprecia, si estamos parados en el botón rangos, nos aparece la pantalla de los rangos. Debemos entonces dar Enter para acceder a la digitación de dichos datos.

230 Podemos navegar entre estos campos con las flechas de dirección sin causar que el sistema valide el contenido de las mismas. Con el Enter o el Tabulador, activamos las validaciones de tal manera que pueda dar rangos abiertos ( o zzzzzzz) o no permitir que el campos Superior quede vacío. CARACTERISTICAS DE LOS RANGOS Los rangos son preguntas que hacen todos los informes en su parte específica, sin embargo para estos elementos priman unas características de funcionamiento muy particulares que son estándares en todas las aplicaciones APLINSA, no sólo en los informes, sino también de consultas, actualizaciones, etc. Un rango está compuesto de los elementos básicos: inferior y superior. A lo largo del sistema se le conoce como Inf. Y Sup. O con la palabra completa, los hay en todas las presentaciones. Los rangos no son validados contra la información de la base de datos en el momento en que se ingresan. Osea, no necesariamente debe existir el rango como parte de la información que se va a solicitar. Si se llena el campo con la tecla de espaciamiento en un rango inferior, éste quedará en blanco y significa que se desea obtener la información desde el comienzo de dicha base de datos. Si se llena el campo con la tecla de espaciamiento en un rango superior, el sistema realizará una operación automática dependiendo de lo que se haya digitado en el rango inferior del mismo. Si el rango inferior no esta en blanco, sobre el rango superior quedará el mismo que sé dígito en el inferior. Si el rango inferior está en blanco, sobre el rango superior quedará el máximo valor permitido en dicho campo (dígitos 9 o letras Z), significando esto que se desea pedir hasta el último registro. SELECCIÓN No todos los generadores tendrán esta opción de SELECCIÓN. En este ejemplo tenemos unos campos los cuales nos piden S o N y a la derecha del mismo aparecen los posibles valores que deben de llevar otros campos. Una vez que se haya entrado todos los datos y recorrido todas las opciones o algunas de ellas, al estar parado el botón SELECCION podrá dar flecha abajo o flecha derecha y caerá al botón de Ejecutar. Con este botón podrá genera el informe. Si en algún momento olvidó digitar algún valor importante dentro de las opciones anteriormente vistas, el control del programa regresa al punto donde se encuentra el error para que lo corrija. Podrá volver entonces al botón Ejecutar o proseguir con el proceso. Si no desea continuar con la generación del informe puede digitar ESC o posicionarse sobre el botón Regresar. Este hará que salga completamente del programa. En la parte inferior de la pantalla se observan varios campos que ilustran sobre la longitud del campo seleccionado. El siguiente hacia la derecha le indica el número de posición que posee en la lista.

231 El siguiente le da una descripción del significado de los campos que está insertando o de la función que ejecuta alguna las opciones (ORDEN, RANGOS, ETC). El siguiente campo le indica cuánto suman todas las longitudes de los campos seleccionados. Esto es con el fin de que lleve un control de cuánto se gastará de espacio en la impresión. Este generador le permitirá genera informes hasta de una longitud de 1000 caracteres que en promedio serían 50 campos de longitud máxima de 20 caracteres. INFORME DE CHEQUES 164 A través de este reporte se puede obtener toda la información referente a los cheques ingresados al Sistema de Proveedores APLINSA SOLICITANDO EL INFORME DEFINIDO

232 1-Banco: Si desea que el informe se imprima ordenado por número de Banco y Cheque. 2-Fecha-Banco: Si desea que el informe se imprima ordenado por fecha de creación del documento. 3-Proveedor-Banco: Si desea que el informe se imprima ordenado por código de proveedor. 4-Documento: Si desea que el informe se imprima ordenado por el número del documento. Opciones de Impresión Dependiendo del orden con el que se haya solicitado el informe se tiene la posibilidad de configurar los ROMPIMIENTOS. Se tienen los siguientes conceptos para el manejo de rompes: BANCO: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el código del banco del cheque. ESTADO: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el estado del cheque. FECHA: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en la fecha de consignación del cheque.

233 PROVEEDOR: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el código del proveedor del cheque. DOCUMENTO: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el número del documento en el cual fue generado el cheque. TIPO: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el tipo del documento en el cual fue generado el cheque. GENERAL: Se imprime el Total General al final del informe de acuerdo con la opción escogida. Para cada uno de los ROMPIMIENTOS se tienen siempre las siguientes posibilidades: Digitar Cero (0): Lo cual implica que entre cada uno de los niveles no se dejarán líneas de separación. Digitar 1: Deja un espacio en blanco cada vez que cambie alguno de los conceptos descritos más abajo. Digitar 2: Para lograr Totales sin salto de página, cada vez que cambie alguno de los conceptos descritos más abajo. Digitar 3: Para lograr Totales con salto de página, cada vez que cambie alguno de los conceptos descritos más abajo. RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Bodega Inferior y Superior: Rango de bodegas por las cual se desea generar el informe. Banco Inferior y Superior: Rango de bancos por los cual se desea el informe. Número Inferior y Superior: Rango de números de cheque que se desea generar. Fecha Inferior y Superior del Cheque: Rango de fechas para la generación del informe. Proveedor Inferior y Superior: Rango de proveedores que se desean en el informe. Documento Inferior y Superior: Rango de los documentos en los cuales se encuentren los cheque que se desea generar en el informe. Estado Cheque Inferior y Superior: desea consultar. Rango de estados de los cheques que

234 CAMPOS DEL GENERADOR 01-Mon: Dígito de la sucursal en la cual fue creado el cheque. 02-BANCO: Código del banco del cheque. 03-# CHEQUE: Número del cheque. 04-FEC.CONS.: Fecha de consignación. 05-PROVEEDOR: Código del proveedor asignado. 06-DOCUMENTO: Número del documento en el que fue creado el cheque. 07-PLAZA: Código de la plaza del cheque. 08-FEC.ULT.: Fecha en la que se hizo el último movimiento. 09-VALOR CHEQUE: Valor del cheque. 10-RAZON SOCIAL P.: Razón Social del proveedor asignado al cheque. 11-COMENTARIO 01: Línea de comentario del documento COMENTARIO 02: Línea de comentario del documento COMENTARIO 03: Línea de comentario del documento 03.

235 14-CONTRIBUC EMEC: Porcentaje de la emergencia económica definida en el programa VALOR CONTRIBUC: Valor de la contribución por emergencia económica 16-EST: Estado en que se encuentra el cheque 17-DESCRIPCION EST: Descripción del estado del cheque 18-FECHA ESTIMADA DE ENT: fecha estimada de entrega del cheque

236 INFORME DE CUENTAS POR PAGAR 165 Este programa produce el informe de Cartera de proveedores de acuerdo a los parámetros que se definan en el momento de su llamado. El programa utiliza códigos de informes mediante los cuales se definen diferentes estructuras de funcionamiento. Su característica primordial es la posibilidad que tiene de armar la estructura del informe de 1 a seis niveles libres escogidos de un grupo de 16 conceptos para la obtención de cualquier informe. El programa presenta cinco (5) formatos fijos para la elaboración de informes con base en los campos elegidos: 1-Val.Doc, Val.Apl, Saldo: Este formato es más resumido, no incluye edades y presenta la siguiente información: Número del documento, fecha documento, fecha vencimiento, valor aplicado, saldo del documento y documento del proveedor. 2-Edades: Este formato presenta la cartera discriminada por edades de acuerdo con la definición realizada previamente en el programa 101; no se presentan cifras decimales por cuanto éstas ocupan mucho espacio y agotaría el ancho del papel antes de cubrir todas las edades; la información que presenta es la siguiente: Número del documento, fecha del documento, fecha de vencimiento, número de días del documento (si este número es positivo el documento está vencido y si es negativo son los días que le falta para vencerse), saldo del documento, por vencer,

237 valor moroso a la fecha de corte, los demás títulos son los vencimientos creados por el programa 101 y el número del documento del proveedor. 3-Datos Varios: Este formato genera toda la información acerca de los documentos del proveedor. Este informe es muy apropiado para el área de tesorería ya muestra la información del documento detallado. Los campos presentados son los siguientes: Número del documento, fecha del documento, fecha de vencimiento, documento del proveedor, valor bruto del documento, valor neto, valor impuesto, valor descuento pie factura, valor retención de la factura, valor fletes, valor descuento, valor a pagar, retención en el momento de hacer el cruce, valor ajustado, valor aplicado, saldo del documento y el número del documento del proveedor. En este formato 3 por la cantidad de información que imprime por línea se hace necesario utilizar papel de 132 columnas o de lo contrario el informe saldrá con las líneas partidas en dos renglones en impresoras de carro angosto (80 columnas como la FX-810). 4-Otros: Este formato presenta la cartera con los campos Valor Documento, Valor Aplicado y Saldo por cada uno de los proveedores, según la definición de rangos clasificándola por el campo incluido en el informe. 5-Grupo X Edades: Este formato presenta la cartera discriminada por edades clasificada por grupos y subgrupos de los ítems de inventarios, de acuerdo con la definición realizada previamente en el programa 101; no se presentan cifras decimales por cuanto éstas ocupan mucho espacio y agotaría el ancho del papel antes de cubrir todas las edades; la información que presenta es la siguiente: Número del documento, fecha del documento, fecha de vencimiento, número de días del documento (si este número es positivo el documento está vencido y si es negativo son los días que le falta para vencerse), saldo del documento, por vencer, valor moroso a la fecha de corte, los demás títulos son los vencimientos creados por el programa 101 y el número del documento del proveedor. El programa NO pregunta campos a incluir en el informe ya que estos campos son fijos y están dados por el formato 1, 2, 3, 4 y 5 lo único que el usuario puede definir es el modo de rompimientos. Es posible obtener listados de la cartera de proveedores o también listados de los documentos en un determinado rango de fechas. También es posible imprimir cada documento y a continuación de este toda su historia de aplicaciones, es decir, se puede imprimir una factura de compra y a continuación todos los comprobantes de egreso con los cuales se le ha practicado abonos o cancelación total, en igual forma, un comprobante de egreso y todas las facturas de compra que éste ha cancelado. Sin embargo, la característica principal de este programa con relación a los demás informes de la cartera de APLINSA, es que aquí se puede imprimir libremente de acuerdo con los conceptos de clasificación del proveedor, que también son creados libremente, con la fecha del documento, con el nombre del proveedor, con la sucursal, etc. Más adelante se verán todas las posibilidades para realizar esta estructura de ordenamiento. Entrando a modificar o crear cualquier código de informe, el usuario verá la siguiente pantalla:

238 Código del informe: El código del informe puede ser máximo de 5 caracteres alfanuméricos y por cada programa se puede tener cualquier cantidad de informes definidos libremente por el usuario. Si el informe NO existe será creado en forma dinámica y en caso contrario se posiciona el cursor en el campo sucursal. Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Dentro del Código del informe, el sistema guarda la estructura de Rompes que éste utiliza, los datos de cómo fue pedido la última vez y los rangos que se definieron en su última ejecución. Si el código que se digita YA existe, el programa NO pedirá ninguno de los datos que se refieren a la estructura del informe. En este caso en la pantalla aparecerá la definición realizada para este código de informe y el cursor saltará directamente a pedir la sucursal. Si desea modificar este código del informe, debe presionar la tecla ESC, estando en el campo de sucursal lo cual lo posicionará en el campo de "Título" y le permitirá modificar este dato y también la estructura ya definida. Nivel de Seguridad: Todos los informes tiene un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a consultar. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5.

239 Cuando se crea un usuario, con el programa 001 en modo permiso, para cualquier informe de este tipo, siempre se preguntará por cada uno de los cinco niveles para definir a cuales tiene acceso. Si se le da acceso al nivel 5, el usuario podrá crear informes nuevos. Si se le da acceso únicamente a los niveles 1, 2, 3 y 4 el usuario podrá pedir informes que tengan ese mismo nivel. Entonces, en el momento en que se incluya un nuevo informe en el sistema, se debe tener en cuenta el concepto de nivel, siempre y cuando se estén manejando los conceptos de seguridad de usuarios y restricciones al acceso de información. Titulo del Informe: El título del informe es un campo alfanumérico de 40 posiciones máximo, el cual aparecerá en todas las páginas que se impriman con la información solicitada en el informe. El usuario debe escribir el titulo que va a tener cada informe que sea creado de acuerdo con el objetivo del mismo. El titulo al igual que cualquier concepto dentro de estos generadores puede ser cambiado en cualquier momento, entrando nuevamente al informe. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe.

240 ESTRUCTURA DEL INFORME ( ORDEN ) Título: Título del informe que se está creando o modificando. Normalmente cuando se solicita un informe YA existente, este título NO será pedido. El título sólo se pide cuando se crea el informe por primera vez, sin embargo, puede ser modificado cualquier cantidad de veces. La estructura del informe se compone de 1 a 7 entradas que forman el orden como debe ser impreso el listado o los títulos que debe llevar y los totales respectivos, esta estructura se arma definiendo los siguientes datos: Nro: Número del campo que va a utilizar en cada renglón y son los que definen los rompes para el informe. Los campos disponibles en este programa y su número son los siguientes: 001-MONEDA: Sucursal a la cual pertenece cada documento. 002-BODEGA: Bodega a la cual pertenece cada documento. 003-TIPO DOCUMENTO: Tipo de documento que se encuentra en la base de datos del proveedor.

241 004-NOMBRE PROVEED.: Nombre del Proveedor. 005-FEC.VENCIMIENTO: Fecha de vencimiento del documento. 006-CÓDIGO PROVEED.: Código del proveedor asignado al documento del proveedor. 007-DOCTO. PROVEED.: Documento del proveedor; no es necesario que sea igual al documento asignado por el usuario, éste se refiere al documento que le entrega el proveedor. 008-AÑO MES: Año y mes en el cual se encuentra registrado el documento. 009-FECHA DOCUMENTO: Fecha del documento. 010-NRO.DOCUMENTO: Número del documento completo. 011 GRUPO: Grupo de Inventario. 012 SUBGRUPO: Subgrupo de Inventario. Titu: Responder S en caso de que el listado deba llevar el título de este campo cada vez que cambie el mismo. Por ejemplo, si escogemos el campo sucursal, cada vez que cambie de sucursal se imprime el título de ésta. Tota: Responder S en caso de que el listado deba llevar el total cuando este campo haga rompe. Por ejemplo, que después de mostrar toda la información de los proveedores muestre el valor total de la sucursal. Np: Si desea que cada vez que ponga dicho título, salte a comenzar una nueva página, responda con S. En el ejemplo anterior, se muestra primero la sucursal 1, y tan pronto muestre sus totales y termine con ésta salte a la siguiente página.

242 CAMPOS Los campos disponibles en este programa y su número son los siguientes: 001-M-BOD: Moneda-Bodega a la cual pertenece cada documento. 002-TIPO DOCTO: Tipo de documento que se encuentra en la base de datos del proveedor. 003-NUMERO DOCTO.: Numero del documento. 004-FECHA: Fecha del documento. 005-PER.: Mes en el cual fue elaborado el documento. 006-FEC.VENC.: Fecha de vencimiento del documento. 007-DIAS: Dias de vencimiento segun cartera DESC.BODEGA: Descripcion de la bodega, segun el CÓDIGO PROVEED.: Código del proveedor asignado al documento del proveedor. 010-NOMBRE PROVEED.: Nombre del Proveedor.

243 011-AÑO.: Año en el cual fue elaborado el documento. 012-GRUPO: Grupo de invenarios item. 013-SUBGRUPO: Subgrupo de invenarios item. 014-C.CL.: Codigo del concepto de clasificacion. 015-DESC.CONCEPTO: Descripcion del concepto de clasificacion. 016-DOCTO. PROVEED.: Documento del proveedor; no es necesario que sea igual al documento asignado por el usuario, éste se refiere al documento que le entrega el proveedor. 017-PREFIJO: Prefijo del documento del proveedor. 018-VALOR DOCTO.: Valor total del documento. 019-VALOR APLICADO: Valor pagado del documento. 020-SALDO DOCTO.: Valor pendiente por pagar del documento. 021-POR VENCER: Valores por vencer a la fecha del corte. 022-MOROSO A LA FECHA: Valores vencidos o morosos a la fecha del corte. 023-VALOR NETO.: Valor neto del documento sin impuestos. 024-VALOR NETO.: Valor impuesto del documento sin impuestos. 025-VR. DCTO. PIE/FAC.: Valor descuento otorgado al documento pie factura. 026-RETENCION FACT.: Valor de la retencion del documento. 027-VALOR FLETES: Valor de los fletes del documento. 028-DSCTO. CRUCE: Valor del descuento realizado en el cruce del documento. 029-RETENCION FTE RECI.: Valor de la retencion del egreso. 030-VALOR AJUSTADO: Valor del ajuste incluido en el egreso. 031-INT. MORA: Valor intereses x mora que se deben aplicar al documento. 032-VALOR IVA: Valor del impuesto Iva. 033-VALOR ANT-IVA: Valor del documento antes del Iva. 034-Venc00: Vencimiento de cartera, segun el Venc00: Vencimiento de cartera, segun el Venc00: Vencimiento de cartera, segun el Venc00: Vencimiento de cartera, segun el Venc00: Vencimiento de cartera, segun el 101.

244 039-COD. USUARIO: Codigo del usuario que realiza el documento. 040-%PART.: %del valor neto del documento respecto al valor total de la cartera. 041-NIT/CC: Cedula o Nit asignado al proveedor en el RAZON SOCIAL: Razon social asignada al proveedor en el 010.

245 RANGOS Se usa esta opción para la definición de rangos de tipos de documento y número, y/o rangos de proveedores. Se imprime el informe con las especificaciones antes dadas, con lo cual asume que los rangos para la generación del informe son todos. Permite la definición de los rangos, preguntará los siguientes campos: Moneda: De la cual desea pedir el informe. Bodega Inferior y Superior: Bodega inicial y bodega final hasta la que desea tomar la información de documentos. Num.Doc.: Rango de número de documentos que se desean imprimir. Tip.Doc.: Rango de tipo de documento que se desea imprimir. Proveed.: Rango de proveedores de los cuales se desea generar el informe. NOTA: En caso de tener creados conceptos de orden de proveedor aquí también solicitará éstos como rangos del informe.

246 Mes Inferior y Superior: Rango de mes inferior y superior para realizar la selección. Fecha Inferior y Superior: Rango inferior y superior de fecha. AAMMDD. Formato Grupo Inferior y Superior: Rango del grupo de inventario que se desea imprimir. Subgrupo Inferior y Superior: Rango del subgrupo de inventario que se desea imprimir. Fecha Vcto. Inf. y Sup.: Muestra documentos vencidos entre el rango de fechas especificado. SELECCION En esta sección de debe concluir la definición del informe, respondiendo a las otras definiciones que lo gobiernan.

247 Fecha de Corte: Fecha de corte de cartera proveedores y además es la fecha con la cual calcula los vencimientos de ésta al generar el informe. Todos o solo Pendientes T/P: Aquí se específica qué documentos desea que salgan en el informe; T significa que imprimirá todos los documentos así estén cancelados en un rango determinado y P sólo muestra información de los documentos que tienen saldo. Movtos (S/N): S, muestra información del movimiento de cada documento, por ejemplo a una factura de compra con qué documentos le han hecho abonos o cancelación. N, informa únicamente el contenido del documento sin mostrar cancelaciones o abonos. Incluye comentarios (S/N): S, imprime los comentarios que se le hayan digitado al documento al momento de su grabación. Incluye Recepciones parciales (S/N): S, imprime las recepciones parciales de los rangos seleccionados. Incluye Pedidos Proveedor (S/N): S, imprime los pedidos del proveedor con origen 72 (Ordenes de Compra), segun rangos seleccionados.

248 INFORME El informe que genera de acuerdo a los campos seleccionados y el orden se presenta de la siguiente forma:

249 INFORME DE ÍTEMS x PROVEEDORES 166 Con este informe es posible saber quién nos provee un determinado artículo, o también un proveedor qué artículos nos provee. El informe es un generador de campos el cual presenta un menú de informes existentes en la librería de APLINSA. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. SOLICITANDO EL INFORME Si desea redefinir un informe existente en la librería, o crear un nuevo informe, se debe presionar la tecla F3 ó F5 en cuyo caso aparecerá la siguiente pantalla:

250 Código: Identificación del informe en la librería. alfanuméricas. Máximo 6 posiciones Cuando el informe no existe se preguntan primero el nivel y el título. Nivel: Nivel de seguridad del usuario (Numero de 1 a 5) para que pueda generar el informe. Título: Nombre con el cual se desea identificar el informe. Si se trata de un informe nuevo, o se respondió que SI se deseaba modificar el diseño del informe, se pasará al segmento de Definición del Informe(Campos disponibles según el programa para crear o modificar el informe. Después de haberlo definido se pasará a generar el informe. Si se utiliza un informe existente y se respondió NO a la pregunta de modificación, se pasa directamente a generar el Informe.

251 CAMPOS 01-PROVEEDOR: Código del proveedor. 02-DESCRIPCION PROVEED. : Nombre del proveedor. 03-REFERENCIA OFE: Código del ítem y tipo de oferta si la maneja. Este tipo de oferta se crea por el programa DESCRIPCION ÍTEM: Nombre asignado al ítem. 05-GRUPO: Grupo de inventario del ítem. 06-SUBGR: Subgrupo de inventario. 07-PRECIO 1: Lista de precio número PRECIO 2: Lista de precio número PRECIO 3: Lista de precio número PRECIO 4: Lista de precio número PRECIO 5: Lista de precio número PRECIO 6: Lista de precio número STOCK MIN.: Stock mínimo que se le matricula al ítem. 14-STOCK MAX.: Stock máximo que se le matricula al ítem.

252 15-STOCK ACTUAL: Stock con que se cuenta en el momento de generar el informe. 16-COSTO ULTIMO: Último costo de compra al cual entró el producto al sistema. 17-COSTO PROMEDIO: Costo promedio ponderado. 18-A RECEPCIÓN.: Cantidad que esta en órdenes de compra o pedidos. 19-POR ENTREGAR: Cantidad que hay pendiente por entregar y no ha sido facturada. 20-C. PENDIENTE: Cantidad pendiente en pedidos únicamente. 21-FEC. CRE.: Fecha de creación de la referencia AAMMDD o última transacción diferente de factura de venta. 22-FEC. ULT.: Fecha del último movimiento tipo factura de venta. 23-REFER. ADICIONAL: Referencia informativa adicional. 24- : Línea para colocar información manual acerca del ítem. 25-U/M: Unidad de medida. 26-COD. ALTERNO ÍTEM: Referencia alterna para accesar al ítem. Es clave de acceso. 27-LOCAL.: Localización del ítem en la bodega. 28-BOD: Número de la bodega, usado en casos en que no se desea incluir en las líneas del informe el código del ítem pero se requiere la bodega. 29-PRECIO PROVEE.: Lista de precio del proveedor. 30-IVA: Valor del impuesto al valor agregado IVA. 31-IMPOCONSUMO: Valor correspondiente al valor del impuesto al consumo. 32-CONDICION DE PAGO: Código de la condición de pago utilizada en el documento realizado por el programa 121 o 122. Es de tres posiciones. 33-DIA/VTO/TOL/%/PRI/FA: NTI 34-DESCRIPCION CONDICION DE PAGO: Descripción de la condición de pago según el texto para dicha forma de pago, definido en el programa 201 (Condiciones de Pago) 35-DESCRIPCION DE LA UNIDAD DE MEDIDA: Corresponde a la descripción de la unidad de medida definida en el programa 201 (Unidad de Medida) 36-FACTOR DE CONVERSION DE LA UNIDAD DE MEDIDA: Corresponde al factor de conversión de la unidad de medida, la cual debe ser definida en el programa 201.

253 37-MARGEN DE RENTABILIDAD RESPECTO AL PRECIO 1: Valor correspondiente al margen de utilidad del valor costo con respecto al precio de venta 1 38-MARGEN DE RENTABILIDAD RESPECTO AL PRECIO 2: Valor correspondiente al margen de utilidad del valor costo con respecto al precio de venta 2 39-MARGEN DE RENTABILIDAD RESPECTO AL PRECIO 3: Valor correspondiente al margen de utilidad del valor costo con respecto al precio de venta 3 40-MARGEN DE RENTABILIDAD RESPECTO AL PRECIO 4: Valor correspondiente al margen de utilidad del valor costo con respecto al precio de venta 4 41-MARGEN DE RENTABILIDAD RESPECTO AL PRECIO 5: Valor correspondiente al margen de utilidad del valor costo con respecto al precio de venta 5 42-MARGEN DE RENTABILIDAD RESPECTO AL PRECIO 6: Valor correspondiente al margen de utilidad del valor costo con respecto al precio de venta 6 43-PORCENTAJE DE DESCUENTO 1 DEL PROVEEDOR: Porcentaje correspondiente a la lista de precio del proveedor en campo descuento PORCENTAJE DE DESCUENTO 2 DEL PROVEEDOR: Porcentaje correspondiente a la lista de precio del proveedor en campo descuento PORCENTAJE DE DESCUENTO 3 DEL PROVEEDOR: Porcentaje correspondiente a la lista de precio del proveedor en campo descuento LINEA A LA QUE PERTENECE EL ITEM SEGUN PROVEEDOR: Código de línea del producto según definición programa 101 Líneas de productos proveedor. Se utiliza para dividir líneas entre un proveedor. 47-DESCRIPCION DE LA LINEA (101): Descripción de línea del producto según definición programa 101 Líneas de productos proveedor. 48- INDICADOR SI EL ITEM ESTA PENDIENTE POR LIBERAR: Indica si el item tiene algún cambio de precio (programa 118) reportando su estado. 49-PRECIO DE VENTA SEGUN CONDICIONES DEL PROVEEDOR: Precio venta según condiciones programa FECHA DE LA VIGENCIA DE LISTA DE PRECIOS: Fecha de vigencia y/o caducidad de la lista de precio. 51-TIEMPO DE ENTREGA: Días que el proveedor tiene estipulado para la entrega del item. 52-CANTIDAD ENTREGADA (ACUMULADO): Cantidad que le proveedor a entregado (acumulado) 53-FECHA DE LA ACTUALIZACION LISTA DE PRECIO: Fecha en la que se actualizo la lista de precio.

254 54-CANTIDAD MINIMA QUE EL PROVE DESPACHA O SE LE RECIBE: Cantidad mínima que se permite manejar con el proveedor. Opcional si se quiere manejar como unidades de empaque. ORDEN Proveedor: Presenta la información ordenada por proveedor-item Item: Presenta la información ordenada por Item-Proveedor

255 ROMPE/TOTALES PROVEEDOR: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el código del proveedor. GENERAL: Se imprime el Total General al final del informe de acuerdo con la opción escogida. Para cada uno de los ROMPIMIENTOS se tienen siempre las siguientes posibilidades: 0-Normal: Lo cual implica que entre cada uno de los niveles no se dejarán líneas de separación. 1-Blanco: Con lo cual usted conseguirá dejar un espacio en blanco cada vez que cambie alguno de los conceptos descritos más abajo. 2-Titulo: Con lo cual se da la posibilidad de mostrar el título después de cada rompimiento. 3-Titulo con NP: Con lo cual se da la posibilidad de mostrar el título después de cada rompimiento, pero además después salta a la siguiente página. 4-Total: Para lograr totales sin salto de página, cada vez que cambie alguno de los conceptos descritos más abajo. 5-Total con NP: Para lograr totales con salto de página, cada vez que cambie alguno de los conceptos descritos más abajo.

256 RANGOS Código Proveedor: Rango inferior y superior del proveedor. Código Ítem: Ítem inferior y superior para la generación del informe. Oferta: Rango del tipo de la ofertas. Campo de tres posiciones. Bodega: Bodega inferior y superior de las cuales se va ha solicitar la información. Línea: Linea inferior y superior que se desea reporta Orden x Precios S/N: Solo se activa si se selecciona la opción de orden por Item.

257 INFORME DE CRUCE DE DOCUMENTOS 167 Con este programa es posible generar un informe de cruces de documentos de cartera de proveedores. El informe es un generador de campos el cual presenta un menú de informes existentes en la librería de APLINSA. El usuario puede seleccionar cualquiera de los informes presentados en el menú y producirlo con sólo presionar la tecla ENTER. Código del informe: El código del informe puede ser máximo de 5 caracteres alfanuméricos y por cada programa se puede tener cualquier cantidad de informes definidos libremente por el usuario. Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Dentro del Código del informe, el sistema guarda la estructura de Rompes que éste utiliza, los datos de cómo fue pedido la última vez y los rangos que se definieron en su última ejecución. Nivel de Seguridad: Todos los informes tiene un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a consultar. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Cuando se crea un usuario, con el programa 001 en modo permiso, para cualquier informe de este tipo, siempre se preguntará por cada uno de los cinco niveles para definir a cuales tiene acceso. Si se le da acceso al nivel 5, el usuario podrá crear informes nuevos. Si se le da acceso únicamente a los niveles 1, 2, 3 y 4 el usuario podrá pedir informes que tengan ese mismo nivel. Entonces, en el momento en que se incluya un nuevo informe en el sistema, se debe tener en cuenta el concepto de nivel, siempre y cuando se estén manejando los conceptos de seguridad de usuarios y restricciones al acceso de información. Titulo del Informe: El título del informe es un campo alfanumérico de 40 posiciones máximo, el cual aparecerá en todas las páginas que se impriman con la información

258 solicitada en el informe. El usuario debe escribir el titulo que va a tener cada informe que sea creado de acuerdo con el objetivo del mismo. El titulo al igual que cualquier concepto dentro de estos generadores puede ser cambiado en cualquier momento, entrando nuevamente al informe. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe. GENERANDO EL INFORME Si desea redefinir un informe existente en la librería, o crear un nuevo informe, se debe presionar la tecla F3 o F5 en cuyo caso aparecerá la siguiente pantalla. Mon-Bod: Definición de la Moneda en la cual se desea el informe 1-local, 2- extranjera. Orden: En qué orden se desea presentar la información a ser extraída de la base de datos. Para este orden se tienen las siguientes posibilidades: 1-Documento: La información se organiza por el número del documento.

259 2-Proveedor: Si se desea que el informe sea impreso ordenado por el código del proveedor. Np: S, si desea que al encontrar un rompimiento según el orden seleccionado salte de página. RANGOS DEL INFORME BODEGA: Bodega inferior y superior de la cual se desea imprimir. Tipo Doct.: Rangos de tipos de documento inferior y superior de los cuales se desea generar el informe. Número: Rango de número inferior y superior de los documentos a imprimir. Mes: Rango inferior y superior de mes que se desea. Fecha: Rango de fecha inferior y superior de los documentos a imprimir. Vcn/Cnc: Rango inferior y superior de los conceptos o vencimientos de los documentos del proveedor. Signo: Rango inferior y superior de signos de los documentos los cuales se definen así: 0: Cuando presenta este signo un documento significa que está cancelado totalmente. 1: El documento es de tipo débito.

260 2: El documento es de tipo crédito. Proveedor: Rango inferior y superior de los proveedores de los que se desea tener información impresa. CAMPOS DEL GENERADOR 01-NUMERO DOCUMENTO: Número del documento. 02-COD.PROVEED: Código del proveedor. 03-PER - FECHA: Período y fecha del documento. 04- : Campo libre para tomar información manual. 05-FEC.ULT.: Fecha del último movimiento. 06-FEC.VEN.: Fecha vencimiento del documento. 07-VALOR DOCUMENTO: Valor del documento. 08-VALOR NETO/EFECT.: Valor neto o efectivo del documento. 09-VALOR APLICADO: Valor que tiene aplicado el documento. 10-RETENCION EGRESO: Valor de la retención en el momento de hacer el egreso.

261 11-VALOR DESCUENTOS: Valor del descuento. 12-VALOR AJUSTADO: Valor ajustado al momento de hacer el cruce de documentos. 13-VALOR CHEQUES: Valor de los cheques. 14-CHEQ. CONSIGNADOS: Valor cheque consignado. 15-RAZON SOCIAL PROVEED: Razón social del proveedor. 16-VALOR IMPUESTO: Valor del impuesto. 17-VALOR FLETES: Valor de los fletes. 18-RETENCION FACTURA: Retención de una factura del proveedor. 19-FEC.INT.: Fecha de intereses. 20-DESCUENTO LEY 33: El valor del descuento por la ley COMISION TARJETA: Comisión de la tarjeta de crédito. 22-SALDO DEL DOCUME.: Saldo del documento; o sea que, cuando éste tiene algún abono sólo mostrará el valor que falta por cancelar. 23-TOTAL DEL DOCUME.: Valor total del documento. 24-VALOR CRÉDITO: Valor crédito. 25-VALOR DÉBITO: Valor débito. 26-EFEC. CONSIGNADO: Valor del efectivo consignado. 27-RETENCION IVA: Valor de la retención al impuesto al valor agregado IVA registrado en el momento de efectuar el comprobante de egreso realizado por el programa RETENCION IVA FAC.: Valor de la retención al impuesto al valor agregado IVA registrado en el documento realizado por el programa 121 o NR. DOC. PRO. : Número del documento completo, es decir con toda su identificación así: 1001 FC , donde 1001 corresponde al número de la sucursal y bodega, FC al tipo de documento, número del documento y 01 Número de la bodega. 30-PRE. DOC. PRO.: Corresponde al número del prefijo utilizado en el documento realizado por el programa 121.

262 SUGERIDO DE COMPRA 168 Este programa sugiere los productos y cantidades que se deben comprar, dependiendo del stock mínimo y máximos del ítem y su movimiento en cada uno de sus periodos, según definición del programa 207 (puntos Mínimos y máximos). La información que el informe presenta es la siguiente: Código, descripción, consumos del periodo, consumo del período actual, promedio, stock mínimo, stock máximo, stock actual, costo último, valor total, cantidad a pedir, cantidad pendiente por entregar a los clientes, cantidad de la última compra y fecha última compra. De forma adicional se podrá generar de forma automática las respectivas órdenes de compra por cada proveedor. Código del informe: El código del informe puede ser máximo de 5 caracteres alfanuméricos y por cada programa se puede tener cualquier cantidad de informes definidos libremente por el usuario. Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Dentro del Código del informe, el sistema guarda la estructura de Rompes que éste utiliza, los datos de cómo fue pedido la última vez y los rangos que se definieron en su última ejecución. Nivel de Seguridad: Todos los informes tiene un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a consultar. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Cuando se crea un usuario, con el programa 001 en modo permiso, para cualquier informe de este tipo, siempre se preguntará por cada uno de los cinco niveles para definir a cuales tiene acceso. Si se le da acceso al nivel 5, el usuario podrá crear informes nuevos. Si se le da acceso únicamente a los niveles 1, 2, 3 y 4 el usuario podrá pedir informes que tengan ese mismo nivel. Entonces, en el momento en que se incluya un nuevo informe en el sistema, se debe tener en cuenta el concepto de nivel, siempre y cuando se estén manejando los conceptos de seguridad de usuarios y restricciones al acceso de información.

263 Titulo del Informe: El título del informe es un campo alfanumérico de 40 posiciones máximo, el cual aparecerá en todas las páginas que se impriman con la información solicitada en el informe. El usuario debe escribir el titulo que va a tener cada informe que sea creado de acuerdo con el objetivo del mismo. El titulo al igual que cualquier concepto dentro de estos generadores puede ser cambiado en cualquier momento, entrando nuevamente al informe. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe. DEFINIENDO EL INFORME Orden: En qué orden se desea presentar la información a ser extraída de la base de datos. Para este orden se tienen las siguientes posibilidades: 1-Ítem: Para presentar la información organizada por ítems. 2-Grupo: Para presentar la información organizada por los grupos de inventario que se encuentren creados.

264 3-Grupo/Subgrupo: Para presentar la información organizada por los grupos y también por los subgrupos de inventario que se encuentren creados. 4-Proveedor: Para presentar el informe organizado por Proveedor. Definición de los Rompes De acuerdo con el ordenamiento elegido, se deben definir los rompes o cortes para los cuales se tienen las siguientes opciones: 0-NORMAL: No realiza ningún tipo de rompimiento. 1-RENGLON: Deja un renglón en blanco cada vez que cambie. 2-Tit: Imprime solo el título cada vez que cambie pero no totaliza. 3-Tit. NP: Igual que el 2 pero pone el Título en una nueva página. 4-TOT: Hace el rompe y totaliza parcialmente. 5-TN: Hace el rompe, totaliza parcialmente y salta página.

265 RANGOS DEL INFORME Ítem: Rango inferior y superior para generar el informe. Oferta: Descripción de la oferta inferior y superior desde la cual se desea generar el sugerido. Campo alfanumérico de tres posiciones. Tipo: Rango inferior y superior tipo de documentos, de los cuales se desea generar el informe. Grupo: Rango inferior y superior de grupos para generar el informe. Subgrupo: Rango inferior y superior de subgrupos para generar el informe. Bodega: Rango inferior y superior de bodegas para generar el informe. Sí sólo se maneja una bodega, se recomienda entrar en este rango la bodega especifica. Proveedor: Rango inferior y superior de Proveedores para generar el informe. Año-Per: (Máx. 12) Rango de periodos de demanda a tener en cuenta para promediar, hasta un máximo de 12 meses. Se debe entrar por lo menos el rango correspondiente a un período. Cantidad Dispo. : Permite seleccionar entre las siguientes alternativas: 1-Stock Actual. 2-Stock Actual más cantidad pendiente por recepcionar.

266 Meses a Proyectar: Corresponde al Número de meses a proyectar. Imprime Ofer. Con Stock=0: Le permite definirle si imprime o no cantidades que estén en cero. Imprime solo <=stock-mín.: Imprime aquellos que sean menores o iguales al stock el Mínimo. Cantidad A Pedir: Selecciona entre las siguientes formulas: Ver Ofertas (Det/Res): Selecciona en detalle o en resumen las ofertas. Ítems Sin Movim. (S/N): Le permite definirle al informe si desea que se le incluyan o no los ítems que no han tenido movimiento durante el año-periodo escogido. Solo Ítem con Cantidad a Pedir: Selecciona los ítems que tengan cantidad a pedir o todos. GENERACION AUTOMATICA DE ORDEN DE COMPRA El programa de sugeridos de compra podrá generar automáticamente las respectivas órdenes de compra con tan solo indicar: Genera orden de compra: Respondiendo S el sistema automáticamente generara ordenes de compra por cada uno de los artículos que se encuentren dentro del informe sugerido. Moneda bodega: En este punto se debe especificar la bodega en la cual se realizara la respectiva orden de compra, es importante tener en cuenta que no es posible generar órdenes de compra de forma automática en bodegas diferentes. Tipo orden Comp. : Al sistema se le deberá especificar el tipo de documento de pedido a proveedor creado previamente en el programa 201 (documento con clase y naturaleza 72). Este tipo de documento deberá tener asignada numeración automática (definición de numeración automática prog. 201).

267 CAMPOS DEL INFORME Los siguientes son los títulos de los campos que muestra el informe. 01-REFERENCIA OFE: Código del informe. 02-DESCRIPCIÓN: Descripción del ítem. 03-GRUPO: Grupo al cual pertenece el ítem. Es de 3 posiciones. 04-PROMEDIO: Porcentaje promedio resultado de los cálculos que el sistema realiza con base a los consumos de los períodos. 05-STOCK MÍNIMO: Stock mínimo que se le haya matriculado al ítem. 06-STOCK MÁXIMO: Stock máximo que se le haya matriculado al ítem. 07-STOCK ACTUAL: Cantidad del stock actual del ítem. 08-VALOR PEDIDO: Valor calculado del stock actual multiplicado por el costo del producto. 09-PEDIR: Cantidad que según el sistema después de realizar algunos cálculos se debe pedir a los proveedores. 10-PENDIENTE: Cantidad que según el sistema después de realizar algunos cálculos queda pendiente a los proveedores

268 11-ULT.COM: Cantidad de la última compra realizada del producto. 12-COSTO PROMEDIO: Costo promedio del Producto. 13-COSTO ULTIMO: Valor último del costo del producto. 14-DESCR. ADICIONAL: Descripción de la referencia adicional del ítem. 15- : Línea para colocar información manual acerca del ítem. 16-U/M BAS. : Corresponde a la unidad de medida básica del ítem. 17-CONVERSIÓN: Factor de Conversión del ítem, previa definición por el programa 201 en Unidades de Medida. 18-LOCAL: Corresponde a la localización del ítem. 19-SUBGR: Subgrupo al cual pertenece el ítem. 20-DESCRIPCIÓN GRUPO: Nombre del Grupo al cual pertenece el ítem. 21-DESCRIPCIÓN SUBGRUPO: Nombre del Subgrupo al cual pertenece el ítem. 22-COD. PROVEEDOR: Número del código al cual pertenece el proveedor. 23-NOMBRE PROVEEDOR: Nombre del Proveedor, este proveedor debe ser creado por el programa ENERO: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Enero. 25-FEBRERO: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Febrero 26-MARZO: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Marzo 27-ABRIL: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Abril 28-MAYO: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Mayo 29-JUNIO: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Junio 30-JULIO: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Julio 31-AGOSTO: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Agosto 32-SEPTIE: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Septiembre 33-OCTUBR: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Octubre 34-NOVIEM: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Noviembre 35-DICIEM: Cantidad a pedir correspondiente al mes de Diciembre. 36-TOT. MESES: Número total de meses que se están proyectando. 37-CANT. PROYECTA: Cantidad que según el sistema proyecta a un periodo determinado.

269 38-PEDIR PROY. : Cantidad a pedir proyectado a un periodo determinado. 39-A RECEPCIO. : Cantidad que queda pendiente por recepcionar antes de realizar el sugerido de compra. 40-BOD. : Número de la bodega. 41-CANT. MIN. DESP. : Cantidad Mínima que se despacha después de realizar el sugerido. 42-TIPO DE ITEM: Corresponde al Tipo del ítem el cual esta definido por el programa 202. Estos Tipos pueden ser: P: Producto Terminado, M: Materia Prima, E: Ensamble, S: Servicio, C: Costo Directo y OTROS. 43-REF. ALTERNA: Referencia alterna para acceder al ítem, también utilizado para definirle el código de barras ya sea del proveedor o el de la empresa. Esta se define por el programa STOCK COMPAÑÍA: Stock de la referencia en la bodega DIAS ENTREG. PROV.: Días de entrega definidos por el proveedor en el programa 102.

270 INFORME DE BANCOS (TESORERÍA) 169 Es un informe creado sólo para el manejo de tesorería en el cual se presenta la información de una cuenta, de un banco, de una fecha determinada o de un mes. En caso de que se tenga algún movimiento que no haya sido actualizado en los archivos de tesorería el programa mostrará una ventana de advertencia, en la cual dice que para poder generar este informe se tiene que realizar la actualización por el programa 112. Mon - Bod: De cuál sucursal se desea generar el informe de bancos de tesorería. ORDEN 1-Fecha, Cheque: Si desea que el informe se imprima ordenado por fecha y Cheque. 2-Fecha, Docum.: Si desea que el informe se imprima ordenado por fecha y documento. 3-Nit, Fec., Che: Si desea que el informe se imprima ordenado por Nit, seguido de la fecha y el numero del cheque.

271 4-Nit, Fec., Docum: Si desea que el informe se imprima ordenado por Nit, seguido de la fecha y el numero del documento. 5-Documento: Si desea que el informe se imprima ordenado por el número del documento. 6-Tipo Docto: Si desea que el informe se imprima ordenado por el tipo del documento. RANGOS DEL INFORME Código del Banco: Rango de los bancos de los cuales se desea la información. Número de la Cuenta: Rango de cuenta para la generación del informe. Tipo de documento: Rango de tipos de documentos que se quiere incluir en el informe aplica únicamente cuando se genera con movimiento ó por el orden 6. En caso de requerir sólo los documentos digitados por tesorería en el programa 128, se debe generar, seleccionando solo los tipos de documentos creado con origen 00. Documento: Rango de los números de comprobante que se desean incluir. Incluye Mvtos(S/N): Si el informe se desea con el movimiento o sin movimiento.

272 Mes: Mes del cual se desea generar el informe, éste no permite rangos. Fecha de Movimiento: Rango para definirle al programa de qué fechas se quiere el informe. DATOS DEL INFORME En el informe aparecen varios datos entre los cuales tenemos: TERCERO: Nombre del tercero al cual se le generó el movimiento. INGRESOS: Muestra el valor del movimiento de ingreso que se haya realizado. EGRESOS: Muestra el valor del movimiento que se haya realizado. CHEQUE: En caso de ser un documento al cual se le haya digitado un número de cheque éste será mostrado en este campo.

273 EST.: Estado actual del cheque. FECHA: Fecha en la cual se realizó el documento. CONCEPTO: Muestra la primera línea de comentario en la cual debió haber sido digitado el concepto por el cual se está realizando el movimiento. DOCUMENTO: Muestra la sucursal, tipo y número del documento que hace referencia al movimiento que se está presentando. NIT/CC: Código del nit o la cédula del tercero al cual se le está realizando el movimiento. MOD. CTA.: Corresponde al modelo de la cuenta.

274 Adicionalmente el informe también presenta un título de cada banco que se está generando, el saldo con que se cuenta al día en que se está generando el informe (Saldo Hoy), y también muestra el saldo total de la sumatoria de los diferentes bancos o el banco que se esté imprimiendo.

275 INFORME DE FLUJO DE CAJA 170 Este programa es una herramienta ideal para la programación de pagos, cobros y análisis de disponibilidad según el tiempo. El sistema produce en un mismo listado la información de cuentas por cobrar enfrentada con las cuentas por pagar, permitiendo mover por pantalla fácilmente las fechas tentativas de cobro o pago de un lugar a otro. El sistema incluye el manejo de ingresos y egresos fijos que la compañía realice en forma mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual o con asignación libre de meses. Estos conceptos fijos son incorporados en el listado según sus fechas de vencimientos para mejorar el análisis de disponibilidad. FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA La pantalla anterior es mostrada al entrar al programa. A continuación se explica el significado de cada pregunta que realiza el programa: Fecha Actual: Fecha del día de hoy o del día que desea tomar como base para los vencimientos. El programa confirmará mediante una ventana similar a la siguiente la fecha digitada:

276 NOTA: Presionando F3 en el campo de fecha el programa pasará a activar mantenimiento de las fechas de vencimiento informativas por documento, como se explica a continuación: Mantenimiento de fechas informativas de vencimiento Es posible realizar mantenimiento a las fechas de vencimiento informativas de dos formas distintas: La primera es presionando F3 en el campo de fecha anterior y la segunda es durante el procesamiento del informe si se escoge dicha opción. Al presionar F3 en la fecha se preguntará el número del documento de la siguiente forma: Apl: Sucursal y bodega Tipo: Tipo de documento Número: Número del documento Seq: Secuencia del documento (normalmente 01) Después de recibidos estos datos correctamente el programa mostrará los datos del documento en una ventana y en un cuadro de diálogo permitirá cambiar las fechas informativas de vencimiento. El contenido de estas dos ventanas se explica a continuación: Ventana de documento

277 Si el documento hace referencia al proveedor, éste aparecerá en la parte superior de la pantalla. Si hace referencia al cliente, aparecerá en la parte inferior. En esta ventana se muestran datos importantes del documento que se está modificando como son: Razón social del cliente o proveedor al que pertenezca el documento Doc.Pro: Número del documento presentado por el proveedor (no aplica en clientes) Teléfono: Teléfono del proveedor o cliente Encargado: Nombre del encargado Fecha: Fecha original del documento Doc x Pagar: Número del documento por pagar o por cobrar según el caso Pág. est: Fecha estimada de pago. Éste es el campo que se modifica en esta opción Vcmto: Fecha de vencimiento real según la condición de pago del documento Vr.tot: Valor total del documento Pág.: Valor de los abonos o pagos Sal: Saldo del documento Ventana de Fecha Esta ventana permite la captura de la nueva fecha de vencimiento informativa. Su ventaja consiste en que son mostrados cada uno de los días de la semana con un color diferente para cada día y en color rojo los sábados y domingos. Si el usuario escoge una fecha inferior a la fecha de corte actual, el siguiente mensaje será mostrado por pantalla Por lo anterior la importancia de la fecha de corte solicitada en el campo anterior. Qué desea procesar: Es posible procesar la información de proveedores, de cartera o ambas. Para lo anterior responda P, C o A según el caso. Normalmente se utiliza A. Para más información el contenido completo de estas opciones se pueden apreciar con las flechas estando dentro de este campo. Si desea continuar ir al campo siguiente presione Enter o Tabulador. RANGOS Bodega: Bodega inferior y superior que desea procesar Fecha vencimiento: Fecha inferior y superior de vencimiento informativa.

278 Incluye los comentarios de los documentos: Responda con S si desea ubicar debajo de cada documento su primer renglón (70 caracteres) de comentarios. Solo totales de cada fecha: Si desea únicamente el total por cada fecha y el total general del rango seleccionado responda S. Desea asignar fechas de vencimiento informativas: Ésta es una importante característica de este sistema: la posibilidad de modificar la programación de pagos y cobros en cualquier momento para ajustarlos a la realidad de la empresa y de los clientes. Respondiendo S el programa preguntará la nueva fecha informativa de vencimiento por cada documento que se encuentre vencido con respecto a la fecha de corte, con lo cual la planeación se ajusta a la realidad del momento. El usuario podría ejecutar el programa y a medida que van apareciendo los documentos vencidos, ir confirmando con su cliente el pago de los mismos y asignando las fechas en las que el éste se compromete a cumplir la obligación. De igual forma el encargado de la programación de pagos podría ir revisando sus vencimientos y en caso de ser necesario cambiarlos de fecha. Solo se preguntará la fecha de los documentos que ya estén vencidos según la fecha de vencimiento informativa y la fecha de corte. La forma de mostrar el documento vencido y de pedir la nueva fecha de vencimiento es la misma explicada anteriormente. Incluye los conceptos fijos: Dado que es posible manejar conceptos fijos de ingresos y egresos para hacer más real un análisis financiero, es posible mediante esta opción incluirlos o excluirlos del informe. Si se desea definirlos o redefinirlos se debe presionar R (más adelante se da una explicación más completa). Cuántos meses a partir de la fecha de corte: Durante cuántos meses desea incluir los conceptos fijos para este reporte. Esto se debe responder según el alcance del análisis que se desee realizar. Entrada de Conceptos Fijos Esta parte del programa se utiliza para crear, modificar o borrar conceptos fijos que afecten los ingresos y/o egresos del sistema de flujo de caja únicamente. Para llegar a este programa se debe responder con R la pregunta Incluye conceptos fijos del programa 170. El programa funciona con todos los estándares del scroll y pregunta los siguientes datos por cada concepto fijo: M - B: Sucursal que afecta el concepto Tipo: Ingreso o Egreso Descripción: Descripción del concepto Meses del año: Responder S en los meses en que este concepto debe ser incluido y N en los que no se tiene en cuenta. Por ejemplo, si el arriendo se paga en todos los meses entonces se responde 12 veces con S Día fijo del mes: En qué día del mes se debe computar el concepto Valor: Valor fijo, promedio o aproximado

279 INFORME PRODUCIDO El programa produce un informe muy claro y fácil de utilizar que lo convierte en una verdadera herramienta de planeación financiera. El informe utiliza 260 columnas por lo que solo puede ser producido en impresoras de carro ancho y con letra de 20 CPI o similar. En la mayoría de las impresoras, se ubicará la letra de 12 CPI (Elite) y luego se condensa. El informe se divide en dos grandes columnas: una para cuentas por cobrar a clientes (en el costado izquierdo) y otra para cuentas por pagar a proveedores o acreedores (costado derecho) NOTA: En la realidad los campos de este listado son más extensos. A continuación se explica el contenido de cada columna de este informe que no es de tipo generador: Cuentas por Cobrar VCMTO: Fecha de vencimiento, informativa que se está procesando en cada momento DOC.CMPRA: Número del documento interno de compra. DOC. PRO.: Número del documento del Proveedor.

280 FECHA: Fecha de elaboración del documento PROVEEDOR: Razón social del Proveedor. TEL: Teléfono ENCARGADO: Persona encargada VALOR: Saldo por pagar del documento

281 Cuentas por Pagar VCMTO: Fecha de vencimiento, informativa que se está procesando en cada momento DOC.VENTA: Número de la factura o documento de venta FECHA: Fecha de elaboración del documento CLIENTE: Razón social del cliente TEL: Teléfono

282 ENCARGADO: Persona encargada VALOR: Saldo por pagar del documento Columna de Saldo final: Esta es la última columna del informe en la que se muestra el saldo en caja según los ingresos y egresos proyectados por cada fecha. Totales: El informe produce el total por cada fecha y el total general.

283 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS 181 SEGÚN 107 Con este programa se pueden imprimir los documentos generados con los programas 121, 122 y 123 de acuerdo con los formatos predefinidos por el programa 107. Código del informe: El código del informe puede ser máximo de 5 caracteres alfanuméricos y por cada programa se puede tener cualquier cantidad de informes definidos libremente por el usuario. Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Dentro del Código del informe, el sistema guarda la estructura de Rompes que éste utiliza, los datos de cómo fue pedido la última vez y los rangos que se definieron en su última ejecución. Nivel de Seguridad: Todos los informes tiene un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a imprimir. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Cuando se crea un usuario, con el programa 001 en modo permiso, para cualquier informe de este tipo, siempre se preguntará por cada uno de los cinco niveles para definir a cuales tiene acceso. Si se le da acceso al nivel 5, el usuario podrá crear informes nuevos. Si se le da acceso únicamente a los niveles 1, 2, 3 y 4 el usuario podrá pedir informes que tengan ese mismo nivel. Entonces, en el momento en que se incluya un nuevo informe en el sistema, se debe tener en cuenta el concepto de nivel, siempre y cuando se estén manejando los conceptos de seguridad de usuarios y restricciones al acceso de información. Titulo del Informe: El título del informe es un campo alfanumérico de 40 posiciones máximo, el cual aparecerá en todas las páginas que se impriman con la información solicitada en el informe. El usuario debe escribir el titulo que va a tener cada informe que sea creado de acuerdo con el objetivo del mismo. El titulo al igual que cualquier concepto dentro de estos generadores puede ser cambiado en cualquier momento, entrando nuevamente al informe. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe

284 Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Cuando se va a imprimir cualquier documento el programa despliega la siguiente pantalla: SOLICITANDO EL FORMATO DEFINIDO Mon Bod.: Número de la sucursal de la que se desea imprimir los documentos. Código del Informe: El código del informe que se creo a través del programa 107. Tipo de Documento: Código del tipo del documento del cual se desea la impresión. Documento: Rango Inferior y Superior de los documentos que se desea imprimir.

285 Generando: En este campo el programa muestra el documento que está generando. Una vez digitado los datos debe dar click o Enter en el botón Imprimir

286 IMPRESIÓN DE CARTAS 182 SEGÚN 108. Con este programa se pueden imprimir los extractos de acuerdo con los formatos predefinidos por el programa 108. El objetivo primordial de este programa es circularizar o enviarle información a los proveedores, bien sea del estado de las cuentas o de cualquier otro tipo. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Cuando se va a imprimir cualquier documento el programa despliega la siguiente pantalla: SOLICITANDO EL FORMATO DEFINIDO

287 Moneda: Numero de la sucursal que se va a procesar el informe. Código Informe: El código del informe que se generó a través del programa 108. Solo con Movimiento (S/N): S, si se desea imprimir en el extracto todos los documentos asignados al proveedor. N, en caso contrario. Orden para la Impresión: Es el ordenamiento que usted desea dar al informe. 1: Si desea que el informe de Extractos sea impreso por Código de Proveedor. 2: Si desea que el informe de documentos sea impreso de acuerdo con un archivo temporal previamente generado mediante el programa 105. Este proceso se lleva a cabo cuando se requiere obtener los extractos o circulares a los proveedores en un ORDEN específico, por ejemplo: Ordenados por Nombre, por Zona, por Área, etc. (Ver programa 105). Fecha Extracto: Fecha de la expedición de los extractos, esta fecha se debe digitar en el formato AAAA/MM/DD. Por ejemplo, , en impresión será editada de la siguiente forma: JUNIO 1 DE Nombre del Temporal: Nombre del archivo temporal generado mediante el programa 105. RECUERDE que el informe debe ser pedido por la misma pantalla donde se ejecutó el programa 105 para que de esta forma sea reconocido el nombre del archivo temporal que se había generado.

288 RANGOS DE IMPRESIÓN PARA EL FORMATO DEFINIDO Código Inferior y Superior: Rango inferior y superior de proveedores para ser generado en el extracto. Bodega Inferior y Superior: Rango de la bodega para la generación del extracto. Tipo Inferior y Superior: Rango de los documentos para la generación del extracto. Mes Inferior y Superior: Rango de los períodos para el extracto. Fecha Inferior y Superior: Rango de las fechas para extracto. Signo Inferior y Superior: Rango del signo de los documentos para ser incluidos en el extracto. Estado: T-Todo, P-Pendiente

289 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS 183 SEGÚN 109 Con este programa se pueden imprimir los documentos generados por el programa 123 de acuerdo con los formatos predefinidos por el programa 109. Código del informe: El código del informe puede ser máximo de 5 caracteres alfanuméricos y por cada programa se puede tener cualquier cantidad de informes definidos libremente por el usuario. Cada informe que se realice queda almacenado en esta librería y puede ser reutilizado muchas veces. Dentro del Código del informe, el sistema guarda la estructura de Rompes que éste utiliza, los datos de cómo fue pedido la última vez y los rangos que se definieron en su última ejecución. Nivel de Seguridad: Todos los informes tiene un nivel de seguridad que es usado para restringir a los usuarios a que pidan únicamente la información que estén autorizados a imprimir. Este nivel es un dígito comprendido entre 1 y 5. Cuando se crea un usuario, con el programa 001 en modo permiso, para cualquier informe de este tipo, siempre se preguntará por cada uno de los cinco niveles para definir a cuales tiene acceso. Si se le da acceso al nivel 5, el usuario podrá crear informes nuevos. Si se le da acceso únicamente a los niveles 1, 2, 3 y 4 el usuario podrá pedir informes que tengan ese mismo nivel. Entonces, en el momento en que se incluya un nuevo informe en el sistema, se debe tener en cuenta el concepto de nivel, siempre y cuando se estén manejando los conceptos de seguridad de usuarios y restricciones al acceso de información. Titulo del Informe: El título del informe es un campo alfanumérico de 40 posiciones máximo, el cual aparecerá en todas las páginas que se impriman con la información solicitada en el informe. El usuario debe escribir el titulo que va a tener cada informe que sea creado de acuerdo con el objetivo del mismo. El titulo al igual que cualquier concepto dentro de estos generadores puede ser cambiado en cualquier momento, entrando nuevamente al informe. Fecha: Corresponde a la ultima Fecha que fue procesado este informe

290 Usuario: Código del Ultimo usuario que proceso el informe. Hh:mm: Hora y minuto del ultimo informe procesado. Nro: Numero de veces que se ha procesado el informe. SOLICITANDO EL FORMATO DEFINIDO Mon Bod.: Número de la sucursal de la que se desea imprimir los documentos. Código del Informe: El código del informe que se creo a través del programa 107. Tipo de Documento: Código del tipo del documento del cual se desea la impresión. Documento: Rango Inferior y Superior de los documentos que se desea imprimir. Generando: En este campo el programa muestra el documento que está generando. Una vez digitado los datos debe dar click o Enter en el botón Imprimir

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292 INFORME DE NUMERACIÓN FALTANTE 184 Con este programa se pueden imprimir los números de los documentos que NO se han generado en el sistema de cartera de proveedores, dentro de un rango específico.

293 SOLICITANDO EL INFORME Mon - Bod: Número de la sucursal de la que se desea imprimir los documentos. Tipo del Documento: Código del tipo del documento del cual se desea la impresión. Desea tener en cuenta la bodega del documento: Cuando en el informe se requiere que aparezca el número de la bodega, ya que este tipo de documento puede ser utilizado en varias bodegas y no controla la numeración en la definición de los tipos de documentos del programa 201 RANGOS DE IMPRESIÓN PARA EL INFORME SOLICITADO Bodega Inferior y Superior: Rango de bodegas para impresión. Documento Inferior y Superior: Rango de los documentos para la impresión.

294 Visualización del Informe:

295 INFORME DE DESCTOS. PROVEEDOR- CLIENTE 192 A través de este reporte se puede obtener toda la información referente a los descuentos matriculados a un cliente con un proveedor, ingresados por el programa 117.

296 CAMPOS DE GENERADOR 01-PROVEEDOR: Código del proveedor de los Ítems. 02-NOMBRE PROVEEDOR: Razón Social de Proveedor. 03-CLIENTE: Código del cliente a vender los Ítems. 04-NOMBRE CLIENTE: Razón Social de Cliente. 05-CODIGO ITEM: Código del Ítem. 06-DESCRIPCION ITEM: Descripción del Ítem. 07-BODEGA: Bodega a la cual pertenece el Ítem. 08-DESCTO.: Porcentaje de Descuento Asignado. 09-VALOR CON DESCTO.: Corresponde al Precio Base del Ítem matriculado en el 202 menos el porcentaje de descuento asignado en el 117.

297 10-VALOR SIN DESCTO.: Corresponde al Precio Base del Ítem matriculado en el P.LISTA X ITEM: Precio de lista asignado al ítem por el programa 117.Orden del Informe: Es el ordenamiento que usted desea dar al informe. ORDEN Proveedor: Si el informe es requerido por el código o nit del proveedor de menor a mayor. Cliente: Si el informe es requerido por el código o nit del cliente de menor a mayor. Ítem: Ordenamiento por el código de la referencia de menor a mayor. Descuento: clasificación de los descuento del valor inferior mas pequeño hasta el valor superior mas alto.

298 Rompe / Totales Dependiendo del orden con el que se haya solicitado el informe se tiene la posibilidad de configurar los ROMPIMIENTOS. Aparecen los siguientes conceptos para su manejo PROVEEDOR: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el Código del Proveedor. CLIENTE: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el Código del Cliente. ITEM: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el Código del Ítem. DESCUENTO: Se controla rompimiento cada vez que exista cambio en el Porcentaje del Descuento Asignado. GENERAL: Se imprime el Total General al final del informe de acuerdo con la opción escogida. Para cada uno de los ROMPIMIENTOS se tienen siempre las siguientes posibilidades: Existen 4 opciones para imprimir los Totales según los rompimientos seleccionados: 1. Normal: No imprime los totales del Rompimiento. 2. Renglon: Avanza un renglón después del Rompimiento. 3. Total: Imprime los totales del Rompimiento. 4. Tot/NP: Imprime los totales por Rompimiento y avanza una página.

299 RANGOS PARA PRODUCIR EL INFORME Bodega Inferior Y Superior: Rango de bodegas de las cuales se quiere generar el informe. Proveedor Inferior y Superior: Rango de los Códigos de Proveedor que se desean generar. Cliente Inferior y Superior: Rango de los Códigos de Clientes que se desean generar. Ítem Inferior y Superior: Rango de los Códigos de Ítem de los cuales se desea el informe. Oferta inferior y Superior: Rango de las Ofertas del Ítem de los cuales se desea el informe. Descuento Inferior y Superior: Rango de Porcentajes de Descuentos a incluir en el informe.

300 SELECCIÓN Solo Total (S/N): Definición del informe si solo es requerido los totales

301 CIERRE PERIODO DE TESORERIA 197 Cierra el año o período dependiendo del número de período en el cual se ejecuta este programa, según la definición de fechas de proveedores en el programa 002. En la pantalla aparecerá información que le permite al usuario asegurarse de lo que va a hacer. El cierre de un período implica la inicialización de los datos del mes en curso.

302 CIERRE DEL PERÍODO O DEL AÑO 198 Cierra el año o período dependiendo del número de período en el cual se ejecuta este programa, según la definición de fechas de proveedores en el programa 002. En la pantalla aparecerá información que le permite al usuario asegurarse de lo que va a hacer. El cierre de un período implica la inicialización de los datos del mes en curso.

303 REORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 199 Este programa se utiliza para la administración de archivos de la aplicación de Proveedores, se tienen tres opciones básicas que se pueden realizar con cualquiera de los archivos de la aplicación. Las opciones son las siguientes: 1- Reorganizar: Esta opción se realiza cuando el archivo está presentando problemas de acceso o cuando está muy grande, otra tarea es borrar la información de meses anteriores según la definición dada en el manejo de los archivos históricos en el programa 002. El proceso interno es pasar los registros del archivo a un archivo temporal depurado y después convertirá este archivo temporal en el archivo definitivo. Cuando se digita la opción 1-Reorganizar al archivo Provee, se pregunta por la fecha a partir de la cual se hará depuración de proveedores (Borrado) de la siguiente forma: Los proveedores con fecha - ultima compra inferior a la fecha digitada y que no tengan saldo actual, serán depurados (borrados).