MANUAL DE. Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. Conmutador con 30 líneas

Transcripción

1 MANUAL DE Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. Conmutador con 30 líneas

2 Introducción: Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan nuestro sistema CONTPAQi CONTABILIDAD. Incluye entre otros temas, información de lo que usted necesita conocer para iniciar a utilizar nuestro sistema contable, con base a las NIF (Normas de Información Financiera). Asimismo, en este manual usted encontrará los requerimientos necesarios para generar la nueva información fiscal requerida por el SAT, de las Declaraciones y Pagos (DyP), Pago Referenciado, a fin de facilitar el cumplimiento de las diversas disposiciones aplicables a las Leyes y Reglamentos del ISR, IVA, el manejo de la cuenta de flujo de efectivo y la generación de las declaraciones R- 21, R1, A- 29- DIOT. Este manual es un suplemento al Manual Electrónico de capacitación que se encuentra integrado en su sistema, por lo cual no es una sustitución de dicho manual, sino una guía práctica del mismo.

3 INDICE Capítulo 1 Accediendo Al Sistema..pág. 1 Ventana De Ingreso Al Sistema pág. 1 Ingreso Al Sistema.pág. 2 Creando Una Empresa.pág. 3 Nombre De La Empresa..pág. 4 RFC Empresa pág. 4 Catalogo Preinstalado..pág. 4 Estructura...pág. 5 Valores pág. 5 Niveles.pág. 5 Inicio Del Ejercicio pág. 5 Tipo De Periodo.pág. 5 Periodo Vigente.pág. 6 Manejar Periodos Abiertos...pág. 6 Ubicación De Los Archivos De La Empresa..pág. 6 Servidor De BDD.pág. 6 Base De Datos..pág. 6 Respaldos.pág. 6 Archivos De Salida.pág. 6 Cerrando La Aplicación.pág. 7 Catálogo De Empresas.pág. 8 Abrir Empresa pág. 8 Nueva Empresa.pág. 8 Respaldar..pág. 8 Restaurar..pág. 8

4 Borrar.pág. 8 Ayuda.pág. 8 Cerrar.pág. 8 Capítulo 2 Redefinir Una Empresa Creada..pág. 9 Generales pág. 10 Representante, Domicilio Y Datos Generales De La Empresa pág. 10 Fechas, Ejercicios Y Periodos...pág. 10 Ubicación De Los Datos De Los Archivos De La Empresa..pág. 10 Cuentas y su Estructura..pág. 10 Usar Cuenta De Cuadre.pág. 10 Usar Cuenta De Flujo De Efectivo...pág. 11 Permitir Cambiar Números De Cuenta...pág. 11 Mostrar El Árbol De Cuentas pág. 11 Búsqueda Por Páginas..pág. 11 Cambiar Estructura De Cuentas.pág. 12 Segmento De Negocios... pág. 12 Cuenta De Flujo De Efectivo (Cambiar). pág. 13 Pólizas y su Captura....pág. 14 Periodos Abiertos.pág. 14 Calcular Número De Póliza Automáticamente....pág. 15 Calcular Cifra De Control....pág. 15 Usar Pólizas Estadísticas.....pág. 15 Usar Pólizas De Orden...pág. 15 Habilitar Diarios En Pólizas. pág. 15 Habilitar Diarios En Movimientos.. pág. 15 Obligar El Diario En Movimientos De Flujo De Efectivo. pág. 15

5 Habilitar Conceptos En Movimientos. pág. 15 Habilitar Referencia En Movimientos.pág. 15 Habilitar Moneda Extranjera.pág. 15 Imprimir Pólizas Con Formato Para Contadores.pág. 15 Guardar Archivos Asociados En El Servidor pág. 15 Por Omisión Pólizas Sin Afectar..pág. 16 Habilitar Mensajes De Advertencia..pág. 16 Usa Búsqueda Incremental Para Cuentas.pág. 16 Mostrar Ventana De Asociación A CFDI Al Capturar La Póliza pág. 16 IVA...pág. 16 CSD/FIEL pág. 17 Usuarios pág. 18 Documentos..pág. 18 Reportes..pág. 18 Catálogos.pág. 18 Configuración.pág. 18 Procesos Y Utilerías pág. 18 Dar De Alta A Un Nuevo Usuario..pág. 19 Todas Las Empresas...pág. 19 Algunas Empresas pág. 19 Empresas Disponibles..pág. 19 Empresas Permitidas.pág. 19 Usuarios Conectados.pág. 21 Utilerías pág. 21 Verificar cuentas...pág. 22 Verificar IVA..pág. 22 Verificación De Pólizas pág. 23

6 Reconstrucción De Saldos...pág. 23 Borrar Pólizas Y Saldos Parcialmente...pág. 25 Mantenimiento A La Base De Datos..pág. 25 Saldo Cero A La Base De Datos..pág. 26 Cambio De Idioma pág. 27 Conceptos....pág. 27 Ejecutando El Catálogo De Conceptos Desde La Ventana De Pólizas..pág. 28 Tipos De Pólizas.pág. 28 Creación De Tipo De Póliza...pág. 29 Catálogos..pág. 30 Catálogo De Cuentas.pág. 30 Creación De Nuevas Cuentas. pág. 31 Cuenta pág. 31 Nombre.pág. 31 Subcuenta pág. 31 Tipo De Cuenta...pág. 31 Cuenta De Mayor..pág. 31 NIF (Normas De Información Financiera)..pág. 32 Agrupador Del Sat....pág. 34 Generar El XML Del Catálogo De Cuentas.pág. 36 Grupo De Cuentas..pág. 38 Grupos Estadísticos.pág. 39 Reporte Auxiliar Cuenta Estadística pág. 43 Pólizas pág. 44 Fecha.pág. 44 Tipo De Póliza..pág. 44 Número De Póliza.pág. 44 Concepto De Póliza..pág.44

7 Póliza De Ajuste. pág. 44 Sin Afectar.pág. 44 Movimientos pág. 45 Sumas pág. 45 Ventana De ADD pág. 45 Movimientos De Póliza pág. 46 Movimiento..pág. 46 Cuenta pág. 46 Cargo/Abono.pág.46 Referencia pág.46 Concepto.pág. 46 Listado De Pólizas.pág. 48 Periodo.pág. 48 Ejercicio pág. 48 Buscar pág. 48 Listado De Movimientos De Pólizas..pág. 48 Periodo.pág. 49 Ejercicio pág. 49 Buscar pág. 49 Pre Pólizas..pág. 50 Código..pág. 51 Nombre...pág. 51 Acceso Directo pág. 51 Fecha..pág. 51 Tipo....pág. 51 Numero.pág. 51 Concepto....pág. 51

8 Capítulo 3 Zona De Movimientos pág. 51 Control De IVA pág. 55 Configuración Cuenta De Flujo De Efectivo..pág. 55 Configuración Causación Y Control De IVA.pág. 56 Manejar Causación De IVA...pág. 56 Registrar Desglose De IVA. pág. 56 IVA Causado.pág. 56 Devolución Y Control De IVA pág. 56 Control De IVA..pág. 57 Padrón De Proveedores.pág. 57 Código.. pág. 57 Nombre pág. 57 Tipo De Tercero.pág. 57 Número De Id Fiscal pág. 57 Nombre Del Extranjero. pág. 57 País De Residencia..pág. 57 Nacionalidad pág. 57 Datos De Proveedor pág. 58 R.F.C pág. 58 Curp...pág. 58 Cuenta..pág. 58 Control de IVA....pág. 58 Alta Padrón De Proveedores Con Provisión (Ejemplo).pág. 59 Proveedor De Honorarios Persona Física (Ejemplo) pág. 59 Alta Padrón De Proveedores Sin Provisión (Ejemplo)...pág. 60 Alta De Proveedor Extranjero (Ejemplo)...pág. 60 Proveedor Restaurante Local (Ejemplo)..pág. 61 Proveedor Nomina (Ejemplo)....pág. 61

9 Proveedor: Contribuciones De Seguridad Social IMSS (Ejemplo) pág. 62 Proveedor 2.5 Impuesto Estatal (Ejemplo).pág. 62 Registró De Operaciones (Proveedores) (Ejemplo)..pág. 63 Provisión De Telefonía (Ejemplo)..pág. 63 Pago Honorarios Personas Físicas (Ejemplo).pág. 66 Adquisición Automóvil (Ejemplo)...pág. 67 Compra A Proveedor Extranjero (Ejemplo)..pág. 69 Consumo Restaurante Local (Ejemplo) pág. 70 Pago De Nómina (Ejemplo)..pág. 72 Acreditamiento Por Contribuciones De Seguridad Social (Ejemplo)..pág. 73 Pago De 2.5 Sobre Nóminas (Contribuciones No ISR, IVA) (Ejemplo) pág. 75 Periodo De Causación..pág. 76 Fechas.pág. 77 Cuenta De Flujo De Efectivo. pág. 77 Movimientos...pág. 77 Periodo De Acreditamiento...pág. 78 Fechas...pág. 79 Cuenta De Flujo De Efectivo.. pág. 79 Buscar...pág. 79 Movimientos. pág. 79 Seleccionar.pág. 79 Acreditamiento..pág. 79 Declaración Informativa De Operaciones Con Terceros (A- 29) pág. 79 Listado De Reportes (Menú De Reportes) pág. 82 Barra De Herramientas pág. 82 Estados Financieros pág. 82 Reportes NIF pág. 82 Reportes De Catalogo...pág. 83

10 Reportes Auxiliares.pág. 83 Reportes De Segmentos De Negocio.pág. 83 Reporte De Agrupadores del SAT pág. 83 Reportes De DIOT.pág. 84 Reportes De Pago Provisional De IVA...pág. 84 Reportes De IETU.pág. 84 Declaración De IVA Y De IETU.pág. 84 Reportes Del Administrador De Documentos Digitales pág. 85 Reportes Inflacionarios pág. 85 Mis Reportes..pág. 85 Hoja Electrónica.pág. 85 Modelo De Razones Financieras pág. 86 Cedula De Activos Fijos.pág. 87 Modulo Fiscal (Nuevo)..pág. 87 Estados Financieros A 12 Periodos..pág. 88 Estados Financieros Básicos.pág. 88 Marco Fiscal.pág. 89 Necesidades Y Características Aplicables Al Servicio De Declaraciones Y Pagos D Y P..pág. 92 Requerimientos De Información...pág. 95 Los Impuestos Y Tipos De Impuestos..pág. 96 Impuestos Federales.. pág. 109 Principales Preguntas y Respuestas, para utilizar el sistema D Y P pág. 109 Reformas Fiscales (Contabilidad Electrónica)..pág. 113 Uso Del ADD (Administrador De Documentos Digitales)..pág. 113 Qué Es El ADD? pág. 113 Crear El ADD....pág. 113 Ventana Principal Del ADD.pág. 114 Partes Del ADD pág. 114

11 Cargar XML Al ADD..pág. 116 Contabilidad Electrónica..pág. 118 Capturar Una Póliza Con Datos De Un XML pág. 118 Capturar Movimientos..pág. 120 Asociación De Un Agrupador Del SAT.pág. 124 Generación Del XML De La Balanza De Comprobación y del Catálogo De Cuentas Contables.pág. 125 Agradecimiento..pág. 129

12 CAPITULO Accediendo 1 al sistema Para accesar al sistema, con el mouse se debe dar doble clic al icono de: CONTPAQi CONTABILIDAD. Que se encuentra en su escritorio. Otra opción es seleccionar el icono con el mouse y posteriormente oprimir la tecla Enter Ventana de ingreso al sistema Una vez que se ejecuta el sistema de CONTPAQi CONTABILIDAD, nos mostrara la ventana del sistema con la versión que se tiene instalada. Después el sistema nos muestra la ventana para el ingreso al sistema. El sistema solicitara los siguientes datos: Código de usuario y Clave de acceso, se muestra la palabra SUPERVISOR, que es el usuario predefinido, este usuario no tiene contraseña, por lo tanto, si se le da un clic en el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso. NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría ejecutar la aplicación. 1

13 Ingreso al sistema Se muestra la ventana de últimas noticias, con mensajes de twitter sobre los sistemas. Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda del sistema podemos volver a abrirla. Creando una empresa 2

14 Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos: 1 Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona Empresas, o presionar la combinación de teclas Ctrl + E 2 Se abre una ventana que se llama Catálogos de Empresas y se le da un clic al icono de Nueva Empresa 3 En la imagen de abajo muestra su pantalla y la ventana que abre de Nueva Empresa que se describe a continuación. Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de contabilidad. Y se describe a continuación: 3

15 1- Nombre de la empresa: En este campo va el nombre de la empresa 2 - RFC empresa: Hay que poner el RFC de la empresa y es un campo obligatorio, ya que si no lo pone, no podrá guardar la empresa creada. 3 - Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar uno de los 4 catálogos que el sistema trae pre- cargados para su uso. Por default trae ninguno, pero si se le da clic a la flecha hacia abajo nos muestra lo siguiente: NOTA: Si utilizamos alguno de ellos la estructura del catálogo será 3-4 es decir XXX- 4- Estructura: Si seleccionamos la opción ninguno podemos manipular la estructura del catálogo con hasta 30 caracteres sin restricción alguna. Separando con - guiones medios cada nivel. 4

16 5- Valores: El catálogo de cuentas puede trabajar con valores numéricos o alfanuméricos, esta opción solo puede seleccionarse al crear la empresa. 6- Niveles: En esta configuración le indicamos al catálogo de cuentas la forma que queremos agrupar las cuentas contables. Cada segmento NO es un nivel El usuario tiene que indicar en las cuentas creadas cual será la cuenta de nivel superior. Ventajas: Con una estructura pequeña se pueden trabajar subniveles. Desventajas Si las cuentas no son agrupadas correctamente, los estados financieros pueden mostrarse en forma incorrecta (si esto ocurre se tendrá una notificación) Cada segmento SI es un nivel El sistema automáticamente al crear nuevas cuentas asignara el nivel superior a la cuenta creada. Ventajas: Sin tener tanta precaución se tiene un catálogo de cuentas mejor controlado Desventajas: Se debe tener una estructura más grande para cada nivel o subnivel que se quiera manejar A partir de la cuenta de mayor los segmentos sí son niveles Pueden existir subniveles en tanto no se marque una cuenta con la categoría MAYOR, a partir de ella cada nivel requerirá una mayor estructura 7- Inicio del Ejercicio: Aquí es donde se configura el ejercicio de la empresa y desde ahí el sistema en automático genera los ejercicios subsecuentes. Se recomienda iniciar siempre con 1 de enero para que los ejercicios sean de enero a diciembre. 8- Tipo de periodo: Si usted elige el tipo de período mensual, CONTPAQi CONTABILIDAD siempre creara ejercicios de 12 meses. El sistema trae más periodos para poder usar el que se adapte a sus necesidades. Si se selecciona el periodo especial nos muestra la siguiente ventana y nos sirve para nosotros seleccionaremos cuantos periodos tendremos en el ejercicio (hasta 13) y las fechas inicial y final de cada uno de los periodos. 5

17 NOTA: Esto solo puede modificarse al crear la empresa. 9- Periodo Vigente: Se refiere a cuál de los periodos del ejercicio creado comenzaremos a trabajar. 10- Manejar periodos abiertos: Si habilitamos la opción manejar periodos abiertos CONTPAQi CONTABILIDAD nos permitirá modificar un año adelante y un año atrás, siempre y cuando existan los periodos en la base de datos. 11- Ubicación de los archivos de la empresa: Ø Servidor de BDD: Es el servidor en que se encuentra instalado nuestro sistema Ø Base de datos: El nombre de la base de datos en donde se guardara la nueva empresa y todos sus movimientos, el campo puede ser editado Ø Respaldos: Es la ruta se guardaran los respaldos creados desde CONTPAQi CONTABILIDAD, si el sistema es en red los respaldos se guardaran en el servidor. Ø Archivos de Salida: Cuando pidamos algún reporte a Excel, PDF, Texto o HTML, esta es la ruta predeterminada en donde se guardaran dichos reportes. Para guardar la configuración de la empresa se le da un clic al icono de guardar o presionamos la tecla F8 y el sistema mostrara un mensaje de que se ha creado con éxito. 6

18 Al darle aceptar vemos la ventana de Catálogo de Empresas ya con la empresa que acabamos de crear. Para cerrar esta ventana solo le damos un clic en el icono de cerrar. Cerrando la aplicación Para concluir, seleccionaremos el icono de Salir. Esta es la manera correcta de finalizar la ejecución del programa Otra forma de salir del sistema es en el menú de Empresa, seleccionamos salir. Catálogo de Empresas 7

19 Para abrir el catálogo de Empresas hay que darle un clic al icono de la Casita, también en el menú de Empresas y seleccionar empresas o usar la combinación de teclas <CTRL + E> Y nos muestra la siguiente ventana: 1- Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente 2- Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa nueva en el sistema 3- Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra información 4- Restaurar: Nos muestra la ventana para subir un respaldo previamente hecho 5- Borrar: Borra una empresa ya existente en el sistema 6- Ayuda: Aquí nos muestra ya ayuda del sistema si se tiene instalada 7- Cerrar: Cierra la ventana del Catalogo de Empresas NOTA: Para abrir una empresa con el botón de abrir, primero hay que seleccionarla con el mouse dándole un clic, otra forma de abrir la empresa es dándole doble clic, o seleccionándola con un clic y presionar la tecla Enter de su teclado. CAPITULO 2 8

20 Redefinir una empresa creada Para redefinir una empresa ya creada, primero hay que abrirla dándole un clic al icono de la casita, darle doble clic, o seleccionarla y darle abrir empresa o presionar la tecla Enter. Una vez abierta la empresa nos vamos al menú de configuración, y seleccionamos la opción de Redefinir Empresa Se muestra la siguiente ventana: Para redefinir una empresa tenemos 5 pestañas para hacerlo: 1- Generales 2- Cuentas y su estructura 3- Pólizas y su captura 4- IVA 5- CSD/FIEL Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice Nombre de la empresa, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para guardar el cambio. Pestaña 1 Generales 9

21 Como su nombre lo indica, en esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada, los cuales pueden aparecer en determinados reportes. Y se divide en 3 partes que son: 1- Representante, Domicilio y datos generales de la empresa Aquí van los datos nombre y dirección de la empresa. 2. Fechas, ejercicios y periodos Aquí nos muestra con que fechas fue creada la empresa y desde que año. 3- Ubicación de los datos de los archivos de la empresa Aquí nos muestra la ruta por default de donde se guardara la información de esta empresa. Pestaña 2 Cuentas y su estructura Como su nombre lo indica, en esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada, los cuales pueden aparecer en determinados reportes. Manejo de cuentas (1) Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opción deseada: Usar cuenta de cuadre: Con esta opción el sistema mandara la diferencia de cualquier póliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna póliza quedara descuadrada, incluso cuadra la póliza si se presenta una falla en la energía eléctrica, (si la cuenta de cuadre tiene movimientos los estados financieros no mostraran sumas iguales). Si esta opción es deshabilitada todas las pólizas tendrán que ser cuadradas obligatoriamente. 10

22 Usar cuenta de Flujo de efectivo: La cuenta de flujo de efectivo es uno de los requerimientos para habilitar en el sistema la parte fiscal, ya que de acuerdo a la ley del IETU e IVA estos impuestos son gravados en el momento en que la operación es aplicada efectivamente en bancos. Permitir cambiar números de cuenta: Existe la posibilidad en CONTPAQi CONTABILIDAD de cambiar el número de cuenta aunque esta ya tenga una historia, al cambiar el número a una cuenta afectara todo el histórico cantable de la misma sin necesidad de abrir póliza por póliza. Mostrar el árbol de cuentas: Al entrar al menú catálogo de cuentas, lo va a mostrar si tenemos activada esta opción, de lo contrario estará oculto y solo podremos consultar y dar de alta cuentas si conocemos el número de esta. Búsqueda por páginas: En pólizas o filtros de reportes para buscar la cuenta deseada podemos presionar la tecla F3, búsqueda por páginas optimiza la búsqueda de la cuenta deseada 11

23 Estructura de las cuentas (2) Aquí nos muestra la estructura del catálogo de cuentas y si estamos manejando valores numéricos o alfanuméricos, además de cómo estamos usando los niveles del catálogo de cuentas. También podemos cambiar la estructura del catálogo de cuentas. La estructura del catálogo de cuentas puede ser cambiada, el requisito es que debe aumentarse, esto se logra presionando el botón cambiar estructura, nos muestra el menú de cambio de estructura en el cual conformaremos la nueva estructura y posteriormente damos clic en el botón procesar. Segmento de negocios (3) Segmentos de negocio es una herramienta muy útil de CONTPAQi CONTABILIDAD, la cual nos permite manejar aéreas, proyectos, departamentos, sucursales etc. De una forma muy fácil y eficiente (Análisis detallado en curso intermedio) En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cómo van a ser asignados. 12

24 Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar) Como lo mencionamos anteriormente, la cuenta de flujo de efectivo nos sirve para la parte fiscal en el sistema, esta cuenta puede ser cambiada en cualquier momento y deberá ser una cuenta agrupadora, para incluir todas las cuentas dependientes como cuentas de flujo de efectivo. Cambiar cuenta de flujo de efectivo Presionar el botón cambiar la cuenta Asignar la nueva cuenta de flujo de efectivo, misma que previamente debe crearse en nuestro catálogo de cuentas. Procesar Pestaña 3 Pólizas y su captura 13

25 En esta parte encontraremos configuraciones para la captura de pólizas y movimientos Periodos abiertos (1) Le indicaremos al sistema, que periodos aparte del vigente, queremos que nos permita modificar. Habilitaremos o deshabilitaremos, la opción deseada con un clic en la casilla. Manejo de pólizas y movimientos (2) 14

26 Calcular número de póliza automáticamente: el sistema de forma autónoma asignará el consecutivo a las nuevas pólizas, de manera contraria, el usuario captura el número de póliza. Calcular cifra de control: además de sumar que los cargos y abonos sean iguales en cada póliza, sumara también el número de cuenta de cada póliza, a esta sumatoria se le conoce como cifra de control. Usar pólizas estadísticas: el sistema permite crear pólizas con movimientos estadísticos, es decir estos nunca van a formar parte de los estados financieros, también pueden servir para agrupar cuentas. Usar pólizas de orden: Le indicaremos al sistema si usamos o no cuentas de orden. Habilitar diarios en pólizas: Los libros diarios son una clasificación que podemos hacer para agrupar pólizas, por default todas las pólizas son guardadas en un libro diario, sin embargo existe la posibilidad de crear múltiples libros diarios, y con ello ampliar nuestra variedad de reportes, ejemplo pólizas de ingresos del libro diario sucursal uno. Habilitar diarios en movimientos: al igual que el punto anterior podemos asignar un diario pero a nivel de movimiento, con esto cada movimiento de la póliza pudiera estar en un libro diario diferente. Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro diario ligado a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo no podrá quedarse sin libro diario Habilitar conceptos en movimientos: independientemente del concepto general de la póliza, cada movimiento puede tener un concepto independiente Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la póliza puede tener una referencia independiente Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi CONTABILIDAD tiene la capacidad de manejar en una sola cuenta contable el saldo en moneda nacional y en moneda extranjera sin necesidad de usar cuentas complementarias (curso intermedio explicación a detalle) Imprimir pólizas con formato para contadores: las pólizas pueden ser impresas en un formato más amigable a la lectura si habilitamos esta opción. Guardar archivos asociados en el servidor: en cada póliza podemos adjuntar archivos tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos esta opción los archivos serán guardados en el servidor, de lo contrario se guardaran localmente en la máquina del usuario del sistema Captura rápida (3) 15

27 Por omisión pólizas sin afectar: una póliza sin afectar es aquella que se encuentra capturada, pero aun no forma parte de los estados financieros, si esta opción es habilitada, todas las pólizas generadas estarán sin afectar, esperando que el usuario las valide y afecte, esta opción puede usarse como filtro para autorización de la captura de pólizas. Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara automáticamente si una póliza esta descuadrada, si estamos intentando capturar una póliza que corresponde a otro periodo que no es el vigente, o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una póliza existente. Usa búsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir el número de la cuanta contable, el sistema únicamente nos va mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres capturados. Mostrar ventana de asociación a CFDI al capturar la póliza: aquí habilitamos o deshabilitamos que nos salga la ventana del ADD en cada póliza. Pestaña 4 IVA Al habilitar los parámetros de esta pantalla, generaremos la configuración para el manejo y control del IVA, IETU y DIOT. Se encuentra dividido en: Causación de IVA Definición de Base Gravable. Devolución y control de IVA Explicación detallada en páginas subsecuentes. PESTAÑA 5 CSD/FIEL 16

28 Configurar certificado desde la opción de Redefinir empresa Mediante la opción de Redefinir empresa, se podrá configurar el certificado o la fiel para que se incluya la firma en los archivos que se emitan y con ello realizar el sellado de documentos. IMPORTANTE: Cuando asignes el certificado o fiel en la redefinición de la empresa, al presionar el botón Procesar de la ventana Contabilidad electrónica, se solicitará que captures la contraseña del certificado para poder emitir los documentos y los archivos XML se emitirán con su sello y certificado correspondiente. Al no asignar el certificado en la redefinición de la empresa, no se solicitará ninguna contraseña y los archivos XML serán emitidos sin los nodos de sello y certificado del contribuyente. En CONTPAQi Contabilidad la información del sellado es opcional y sirve para que el usuario pueda incluir su firma a los archivos XML que genere. Usuarios 17

29 Para dar de alta a los usuarios y sus respetivos permisos nos vamos al menú de Empresas y seleccionamos: Usuarios- Catalogo Y nos muestra la siguiente ventana: La ventana de usuarios consta de 5 pestañas en donde viene todo el manejo del sistema 1- Documentos Aquí se muestra las opciones de póliza, pre póliza, con 5 columnas. 2. Reportes Aquí vienen listados todos los reportes que usa el sistema 3. Catálogos Aquí viene la opción de los catálogos, cuentas, grupos estadísticos, etc. 4. Configuración Nos muestran las opciones para poder usar los catálogos, conceptos, diarios especiales, etc. 5. Procesos y utilerías Vienen listados losa activos fijos, opciones de cierre, conceptos de IETU y las utilerías del sistema. Para dar de alta a un nuevo usuario solo se deben de seguir los siguientes pasos: 18

30 1. Abrir la ventana de usuarios 2. En código va el nombre que va a aparecer cuando se abre el sistema, por default el sistema muestra el nombre del único usuario que trae el sistema, que es el SUPERVISOR. 3. Poner el nombre del usuario 4. Asignar la contraseña 5. En empresas si presionamos la flecha hacia abajo nos muestra, 2 opciones: Todas las empresas: Así lo dejamos si el usuario que estamos dando de alta va a tener acceso a todas las empresas. Algunas empresas: Nos abre una ventana para poder seleccionar solo a que empresas va a tener acceso el usuario. Empresas disponibles: Nos va a mostrar todas las empresas dadas de alta en el sistema Empresas permitidas: Son las empresas a las que va a tener acceso el usuario, solo basta seleccionar la empresa en el panel de disponibles y presionar el botón agregar para pasarlo al panel de permitidas, una vez terminado le damos un clic en aceptar. 19

31 6. Ahora en cada pestaña, hay que marcar o desmarcar en cada campo según si el usuario va a tener permiso para hacerlo. NOTA: Si tiene la palomita, es que el usuario va a tener permiso para hacer esa acción, si no la tiene no podrá hacerlo. 7. Una vez que se terminó de poner o quitar las palomitas, se le da en la parte de arriba un clic en guardar. 20

32 Usuarios Conectados Para saber que usuarios están también usando el sistema hacemos lo siguiente: 1. Dar clic en el menú de empresas, sub- menú usuarios, usuarios conectados. 2. Al generarse la pantalla se pueden observar todos los usuarios que están conectados al sistema. Utilerías Para entrar a las utilerías del sistema, es en el menú de empresas, utilerías. 21

33 1- Utilerías Verificar cuentas: Con esta utilería, usted puede revisar todas las cuentas del catálogo y le indica el tipo de errores, para su posterior corrección En esta ventana seleccionamos los parámetros para poder sacar el reporte. Una vez que ya revisamos los parámetros, presionamos el botón de ejecutar reporte o presionar la tecla F10 de su teclado. Y en seguida nos muestra el reporte. 2. Verificar IVA: Con esta utilería, usted puede revisar todas cuentas del catálogo que afectan el flujo de efectivo de la empresa y le indica el tipo de errores, para su posterior corrección. Podemos seleccionar de que periodo a que periodo queremos el reporte y también se puede filtrar por todas las cuentas de flujo o solo de alguna. 22

34 3. Verificación de pólizas: Con esta utilería, usted puede revisar todas las pólizas elaboradas y le indica el tipo de errores, dándole opciones de reportar errores o corregir errores, que se hubieren generado. Para verificar las pólizas hay 2 opciones de corregir y revisar, seleccione corregir y en fechas de que fecha a que fecha, en la parte de abajo en archivo, nos manda la bitácora de lo que se realizó en el proceso para eso se le da un clic en procesar, una vez que termine, podremos ver la bitácora. 4. Reconstrucción de saldos: Con esta utilería, usted encuentra diferencias entre los saldos y movimientos de las cuentas, a partir del ejercicio y período indicado, dándole opciones de reportar errores o corregir los errores, que se hubieren generado. 23

35 En esta ventana ya tenemos la opción seleccionada de Corregir los problemas, podemos seleccionar desde que ejercicio, que periodo y que tipo de cuentas revise el sistema. En la parte de abajo nos muestra la ruta en donde el sistema generara la bitácora del procedimiento realizado. Si hubiera errores aparecen listados en la bitácora. 24

36 5. Borrar pólizas y saldos parcialmente: El proceso generado con esta utilería es irreversible, usted puede borrar las pólizas, movimientos de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, a partir del ejercicio y período indicado, conserva catálogos y configuraciones generales del sistema. En la ventana podremos seleccionar desde que ejercicio y desde que periodo se pueden borrar las pólizas. 6. Mantenimiento a la base de datos: Esta utilería reduce la base de datos, elimina la historia de las afectaciones y disminuye el tamaño físico de los archivos de la base de datos y los futuros respaldos. Antes de hacer el proceso también hará un respaldo de la información y al final nos mostrara una ventana de información como la de abajo. 25

37 7. Saldo cero a la base de datos: El proceso generado con esta utilería es irreversible, afecta los sistemas de contabilidad, bancos e interfaz con el sistema comercial de Adminpaq, Factura Electrónica o Punto de venta, borra las pólizas, movimientos de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, conserva catálogos y configuraciones generales del sistema. Este proceso solo nos va a conservar los catálogos, ya sea de cuentas, proveedores, conceptos, etc. Para correr la utilería solo nos hace falta que se le dé un clic en procesar. 26

38 Cambio de idioma Podemos cambiar el sistema de contabilidad a idioma ingles para realizarlo lo que se debe de hacer es ir al menú de Empresa, idioma y en la venta que sale solo seleccionamos, inglés y en automático el sistema nos mostrara los menús y todo el sistema en idioma inglés. Para revertirlo a español volvemos a hacer el proceso pero ahora seleccionamos español. En español: En ingles: Conceptos: Al capturar una póliza esta debe llevar un concepto para ser identificada en forma ágil, en el menú configuración conceptos esta lista puede ser guardada y posteriormente podemos usar este listado al crear una nueva póliza. Para dar de alta los conceptos hay que ir al menú de configuración, y seleccionar conceptos. Una vez seleccionado el catálogo de conceptos nos aparare la siguiente ventana en la cual, para dar de alta un nuevo concepto solo le damos clic en nuevo ponemos el código, que es numérico el nombre del concepto y le damos un clic en el botón de guardar. 27

39 Ejecutando el catálogo de conceptos desde la ventana de pólizas. En la captura de pólizas seleccionamos F3 en el campo concepto y nos desplegara el listado de conceptos almacenados en el catálogo. Y para seleccionar uno solo le damos doble clic para que en el concepto de la póliza. También después de asignar el concepto podemos seguir escribiendo en la descripción del concepto de la póliza para que queda más detallado. Tipos de pólizas: CONTPAQi CONTABILIDAD trae configurados por default los siguientes tipos de pólizas: 1- Ingresos, 2- Egresos, 3- Diario, 4- Orden y 5- Estadistica. Para ver los tipos de póliza vamos al menú de configuración, tipos de póliza. En la siguiente ventana es donde vamos a ver los tipos de póliza que maneja el sistema y también vamos a poder dar de alta los que se necesiten. 28

40 En esta ventana podemos dar de alta un nuevo tipo de póliza o simplemente ver los ya existentes, presionando el F3 que esta aun lado del código. El consecutivo de pólizas en CONTPAQi CONTABILIDAD puede usarse en dos formas por ejercicio o por periodo, según nos convenga y esta configuración debe hacerse por cada tipo de póliza. Si elegimos por ejercicio, será un consecutivo para todo el año de la empresa, si elegimos por periodo, cada mes inicia el consecutivo del tipo de póliza. Creación de tipo de póliza: Dentro del mismo catálogo de pólizas seleccionamos la opción nueva, asignamos un código al nuevo tipo de póliza y un nombre, posteriormente indicamos como utilizaremos el consecutivo para este tipo de póliza, a partir de este momento el tipo de póliza transferencias bancarias está disponible en la captura de pólizas, con un consecutivo por periodo. Aquí como vera estamos dando de alta un nuevo tipo de póliza, con el numero 6 y con el nombre de TRANSFERENCIA BANCARIA En la ventana de pólizas del sistema al darle un clic para ver los tipos de pólizas ya se muestra la que se dio de alta. 29

41 Menú de Catálogos: Son los siguientes En el menú de catálogo, vamos a encontrar: 1. Catálogo de cuentas 2. Asignar rubros NIF 3. Grupo de cuentas 4. Grupos estadísticos 5. Presupuestos Catálogo de cuentas: El catálogo de cuentas se encuentra dividido en dos secciones, árbol de cuentas e información de cuentas. Árbol de cuentas Información de las cuentas, contable y fiscal. 30

42 Creación de nuevas cuentas: Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos. Cuenta: Aquí va el número de la cuenta a dar de alta Nombre: El nombre de la cuenta Subcuenta: En esta sección tenemos que seleccionar la cuenta en la que deseamos acumular la nueva cuenta Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulación, por default nos indicara el mismo tipo de cuenta y naturaleza. Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los estados financieros Si. Si es de mayor y aparecerá impresa en los estados financieros. De título. Aparecerá en los estados financieros como un título, y tendrá un gran total de la cuenta, por ejemplo: ACTIVO. De subtitulo. Aparecerá en los estados financieros como un subtítulo, y tendrá un gran total de la cuenta, ejemplo. CIRCULANTE Una vez que ya se tiene la cuenta bien definida se le da un clic en guardar. Aquí vemos el reporte de posición financiera: ACTIVO Titulo Encabezado y gran total CIRCULANTE Subtitulo Sub encabezado y total Bancos Mayor Acumula cuentas afectables 31

43 Asignar rubros a las NIF (Normas de Información Financiera). Para asignar los rubros de Información Financiera a las cuentas contables podrás realizar cualquiera de las siguientes acciones: Para habilitar este catálogo ve al menú Configuración, submenú Rubros NIF y selecciona la opción Catálogo. Haz clic en el botón <F3> para desplegar el listado de rubros existentes, de qué tipo son y en qué nivel se considera cada uno. Debido a que son datos pre- cargados no es posible registrar nuevos o eliminar los ya existentes. El campo Tipo indica el reporte en el que aparecerá el rubro actual. Este dato no forma parte de la tabla RubrosNIF. El campo Nivel indica a qué cuentas se asignará el rubro. Existen tres clasificaciones: cuentas de activo, pasivo y capital Desde el catálogo de cuentas: Seleccionamos la cuenta de mayor y con un clic con el botón derecho nos aparece el menú contextual y seleccionamos Asignar Rubros NIF 32

44 Selecciona el rubro que deseas asignar a la cuenta, desde la ventana Asignar rubros para Normas de Información Financiera. Observa que solo puedes modificar el tipo de nivel y el rubro. Adicionalmente podrás especificar los dígitos fiscales siempre y cuando estos hayan sido capturados desde la hoja electrónica. Si lo deseas, podrás capturar un dígito agrupador desde esta ventana. Guarda los cambios y cierra la ventana. No olvides hacer clic en el botón Guardar del catálogo de cuentas. Desde la ventana Asignar rubros Ve al menú Catálogo y selecciona la opción Asignar rubros NIF. Se despliegan las cuentas organizadas en tres pestañas: Cuentas de balance, Cuentas de resultados, Diarios de flujo de efectivo. Realizar la asignación desde esta ventana te permite visualizar todas las cuentas en un listado, de esta forma, puedes localizar más fácilmente aquellas cuentas de mayor a las que podrás asignarles un rubro. Selecciona la cuenta de mayor a la que deseas asignar el rubro y haz doble clic sobre el renglón. Si lo prefieres puedes presionar la tecla <Enter>. Enseguida se habilita la ventana Asignar rubros para Nomas de Información Financiera, para que selecciones el nivel y rubro deseado. Guarda los cambios y cierra la ventana. 33

45 Notarás que en la ventana Rubros de información financiera, donde se listan todas las cuentas, se mostrará en la columna Nivel NIF y Rubro NIF la información que seleccionaste previamente. Catálogo de cuentas, pestaña Fiscales Agrupador del SAT En el catálogo de cuentas se agrega la pestaña Fiscales con el código agrupador de cuentas del SAT, el rubro NIF y los dígitos fiscales. El rubro NIF solo se habilita si es la cuenta es de mayor y este se asigna automáticamente al asignar el Agrupador del SAT. Seleccionando la cuenta, en la pestaña de Fiscales solo basta con darle un clic en F3 para seleccionar el agrupador del SAT, que le corresponda. 34

46 Consideraciones: Todas las cuentas de mayor y afectables que integran tu catálogo, deben tener asignado un Agrupador SAT, incluyendo las cuentas activas e inactivas así como las cuentas de orden. Nota: Se excluyen las cuentas de Título, Subtítulo, Estadísticas y Cuentas de Control, ya que estas no se integran en el XML. La cuenta hija debe tener el mismo agrupador que la cuenta padre. El agrupador del SAT debe de corresponder con el tipo o nivel de la cuenta para evitar inconsistencias en la información. En este listado podrás consultar la información que capturaste en el Catálogo de cuentas. Para ejecutarlo, ve al menú Catálogo y selecciona la opción Listado de cuentas. 35

47 Generar el XML del catálogo de cuentas Para poder generar el XML del listado de cuentas y la balanza de comprobación, hay que ir al menú de Cierre, y seleccionamos Contabilidad Electrónica Para generar el XML realiza lo siguiente: 36

48 Selecciona el año y mes del que deseas generar el XML. Si habilitas la opción Incluir todas las cuentas, sólo se agregarán en los XML las cuentas que tengan asignado un agrupador del SAT. Si habilitas la opción Incluir niveles de mayor y subcuentas, sólo se agregarán en los XML las cuentas de nivel mayor y subcuenta de primer nivel que tengan asignado un agrupador del SAT En la Balanza de comprobación, se agregó la opción de seleccionar el Tipo de envío: Normal o complementaria y Fecha, esta última se habilita al seleccionar la opción Complementaria para indicar la fecha de la última modificación contable de la balanza. En la emisión del Catálogo de cuentas y Balanza de comprobación, el XSD publicado por el SAT, obliga a que todas las cuentas que contiene el XML tengan asociado un agrupador SAT, por lo que las cuentas que no lo tienen se excluirán del XML aun cuando tengan movimientos En la Información de pólizas del periodo, es obligatorio seleccionar el Tipo de solicitud de la póliza. Los tipos de solicitud que pueden seleccionar son: Acto de Fiscalización - AF, Fiscalización Compulsa - FC, Devolución - DE o Compensación CO. Número de órden Este es un atributo opcional para expresar el número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia la solicitud de la póliza. Es requerido para los tipos de solicitud = Actos de Fiscalización y Fiscalización Compulsa Es alfanumérico, con longitud máxima de 13 caracteres y el formato es: Tres letras mayúsculas de la A a la Z + un dígito del 0 al 6 + seis dígitos del 0 al 9 + una diagonal (7) + dos dígitos del 0 al 9. Ejemplo: ABC /88. Número de tramite: Atributo opcional para expresar el número de trámite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia la solicitud de la póliza. Es requerido para los casos de Devolución o Compensación El campo Número de trámite es numérico, con longitud obligatoria de 10 dígitos. Ejemplo: Formato reporte auxiliar de folios: Con esta opción emitirás la información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas Formato reporte auxiliar de cuentas y subcuentas: Con esta opción es posible emitir la información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. Selecciona la ruta de archivos de salida deseada. 37

49 Nota: Este proceso aplica a partir del ejercicio Al ejecutarlo, se validará que por lo menos, las cuentas de mayor y afectables, tengan asignado un agrupador SAT. Los archivos XML se generan en la ruta de archivos de salida, indicada en el proceso. El archivo XML se genera comprimido en archivo.zip y su nombre se forma de: RFC - Ejercicio (4 caracteres) Periodo (mes 2 caracteres) Clave (siglas correspondientes al tipo de archivo) y extensión:.zip. Grupo de Cuentas La opción de Grupo de cuentas nos sirve para crear copias exactas de segmentos del catálogo de cuentas. Ejemplo: La compañía X abre una nueva sucursal y necesitamos crear las cuentas contables de gastos para esta nueva sucursal. Para no dar de alta cuenta por cuenta creamos la cuenta acumuladora de la sucursal y posteriormente ingresamos a grupos de cuentas y seleccionamos la cuenta a partir de la cual queremos hacer la copia del catálogo. 1.- En el catálogo de cuentas crear la cuenta acumulativa para la sucursal 2. Observemos que en el árbol de cuentas no tiene signo de + ya que aún no tiene cuentas colgadas. 2.- Ingresar a catalogo grupos de cuentas. Para eso vamos al menú de Catalogo y seleccionamos Grupos de cuentas. Y nos muestra la siguiente ventana 38

50 1. Cuenta origen. Se refiera a la cuenta desde la cual copiaremos las cuentas a la nueva sucursal 2. Cuenta destino. En este caso sucursal 2, que aún no tiene subcuentas Ya con ambas cuentas seleccionadas debemos presionar el botón copiar nos sale la ventana de confirmación en la cual le damos que si para continuar. Como resultado obtendremos una copia exacta de las subcuentas en la cuenta correspondiente a la sucursal 2, (solo se copian las cuentas los saldos no) Grupos Estadísticos La opción de grupos estadísticos le sirve para agrupar cuentas. Ejemplo: En el caso anterior se crearon subcuentas idénticas para dos sucursales diferentes, si en algún momento requerimos saber cuál es el importe en la subcuenta sueldos de ambas sucursales, la única opción es solicitar el auxiliar de ambas cuentas, o crear una cuenta estadística y agrupar en ella las cuentas de sueldos de ambas sucursales. 39

51 Primero debemos crear la cuenta estadística en el catálogo de cuentas contables. Para este tipo de cuentas la naturaleza debe ser ya sea estadística deudora o acreedora de acuerdo a nuestras necesidades. Posteriormente creamos la subcuenta estadística en el catálogo de cuentas contables. En este ejemplo creamos la subcuenta estadística denominada Sueldos estadística 40

52 Ya con la cuenta creada ingresamos al menú catalogo grupos estadísticos Cuando le demos un clic a Grupos estadísticos nos abre la siguiente ventana en la seleccionamos la cuenta estadística en la cual acumularemos cuentas de detalle. Dentro del panel grupos estadísticos seleccionamos la cuenta estadística en la cual acumularemos cuentas de detalle. Automáticamente al dar tabulador, el sistema nos preguntara cual es la cuenta de detalle que deseamos asignar, en este caso Sueldos y Salarios Después le damos un clic en el botón de procesar y así es como nos queda El resultado es una cuenta de detalle agregada a la estadística 41

53 Para agregar una nueva cuenta presionaremos la tecla Insert y agregamos la cuenta de sueldos de la sucursal 2 y presionamos procesar. Este ejercicio puede realizarse cuantas veces sea necesario. Cuando ya se esté capturando la póliza con esas cuentas, también se podrá hacer uso de reportes de cuenta estadística. Aquí se muestra una póliza con las cuentas estadísticas. Consulta de Reporte Auxiliar cuenta estadística Para revisar ese reporte nos vamos al menú de Reportes, seleccionamos reportes auxiliares y movimientos auxiliares del catálogo. 42

54 Filtros solicitados Rango de fechas del cual necesitamos el reporte Tipo de saldos deseados Tipo de cuentas. Elegimos la opción algunas Elegimos la opción movimientos y saldo no cero. Cuenta inicial y final seleccionamos la cuenta que es nuestra cuenta estadística Ejecutar reporte <F10> Reporte auxiliar cuenta estadística Nos podemos dar cuenta que el resultado es un reporte con las cuentas, sin necesidad de pedirlo en forma individual 43

55 Pólizas El menú de pólizas se divide en: 1 Pólizas, 2 Listados, 3 Movimientos masivos, 4 Exportación (Bajar) Importación (Cargar) y por ultimo Pre pólizas. La ventana de pólizas se divide en 3 secciones: Encabezado En el encabezado de la póliza encontramos datos de captura para: Fecha: con esta fecha serán afectados los saldos de la cuenta y estados financieros. Tipo de póliza: Identificado del tipo de póliza (Ingresos, Egresos, Diario, Orden, Estadística o algún tipo de póliza especial creada en el menú tipos de póliza). Número de póliza: Consecutivo del tipo de póliza, de acuerdo a la configuración puede ser por ejercicio o por periodo). Concepto de póliza: Descripción principal de la póliza, esta descripción aparecerá en los auxiliares. Dentro del encabezado de pólizas encontramos también un navegador de pólizas el cual nos permite desplazarnos por las pólizas sin necesidad de salirnos de esta ventana. En la parte inferior encontramos dos opciones mas Póliza de ajuste: con este estatus se marcara la póliza de cancelación de cuentas de resultados al cierre del ejercicio. Sin afectar: Pólizas que ya están en el sistema, pero no forman parte de los estados financieros, se pueden considerar pendientes de revisar o autorizar 44

56 Movimientos En esta parte de la póliza veremos el resumen de los movimientos capturados en la póliza, sin embargo al insertar movimientos a la póliza se abrirá la pantalla movimientos de póliza Sumas Aquí nos muestra las sumas de los movimientos de cargos y abonos. VENTANA DE ADD Ahora después de capturar el concepto de la póliza y dar enter se nos mostrará la ventana del ADD (Administrador de Documentos Digitales) va a hacer el componente que nos ayuda y llevara el control de todos nuestros XML para poderlos agregar a nuestras pólizas. Se verá el uso del ADD en un apartado más adelante en el cual se detallara su uso para el sistema de contabilidad Electrónica. 45

57 VENTANA DE MOVIMIENTOS DE PÓLIZA Movimiento (1): Aparecerá el número de movimiento que estemos capturando a la póliza Cuenta: teclearemos el número de cuenta que se afectara Cargo Abono: Dependiendo de nuestro movimiento teclearemos el importe según corresponda. Referencia: Referencia específica del movimiento Concepto: Descripción especifica del movimiento Al tener listos los datos, presionaremos el botón guardar, con lo que nos limpiara la pantalla y estará lista para la captura del siguiente movimiento. 46

58 Esta operación se repite tantas veces como sea necesario. En la parte inferior de esta ventana tenemos el indicativo sumas iguales y diferencia, este se moverá de acuerdo a los datos capturados, para salir de este ventana presionamos cerrar. Pólizas captura La póliza capturada se ve de esta forma, mostrando al pie sumas iguales, para pasar a uno nueva póliza, presionamos guardar y enseguida nuevo 47

59 Listado de pólizas Para sacar el listado de pólizas nos vamos al menú de Pólizas y seleccionamos listado de pólizas y nos muestra la siguiente ventana. En este listado, podemos explorar las pólizas que tenemos en el sistema, de acuerdo a los filtros seleccionados. Periodo: Nos muestra los movimientos del mes o periodo seleccionado. Ejercicio: Nos mostrara los ejercicios almacenados en el sistema. Buscar: Este espacio nos servirá para buscar expresiones, tipos de póliza e importes de los registros mostrados en el listado. En los encabezados de cada columna (Fecha, Tipo, Número, Concepto, Cargos, Abonos) tenemos un filtro llamado todos. Independientemente de las búsquedas podemos utilizar estos filtros como lo hacemos en Excel. Para explorar un periodo diferente al vigente basta con seleccionar el periodo y ejercicio a consultar. NOTA: Para abrir una póliza desde este listado basta con dar doble clic sobre ella Listado de movimientos de pólizas Para ir a esta opción del sistema nos vamos al menú de Pólizas y seleccionamos Listado de movimientos de pólizas 48

60 En este listado, podemos explorar los movimientos de pólizas que tenemos en el sistema, de acuerdo a los filtros seleccionados. Periodo: Nos muestra los movimientos del mes o periodo seleccionado. Ejercicio: Nos mostrara los ejercicios almacenados en el sistema. Buscar: Este espacio nos servirá para buscar expresiones, tipos de póliza e importes de los registros mostrados en el listado. En los encabezados de cada columna (Fecha, Tipo, Número, Concepto, Cargos, Abonos) tenemos un filtro llamado todos. Independientemente de las búsquedas podemos utilizar estos filtros como lo hacemos en Excel. NOTA: Para abrir un movimiento de póliza desde este listado basta con dar doble clic sobre él, lo que nos abrirá la póliza 49

61 Pre pólizas Una pre- póliza es una póliza modelo que se usa con frecuencia, entonces para no volverla a capturar solo hacemos la pre- póliza para que la podamos usar cuando la necesitemos. Los pasos para crear una pre- póliza de una póliza ya hecha son los siguientes: Paso 1: En una póliza seleccionada, de clic en guardar como pre póliza. Paso 2: En la ventana que sale le podemos cambiar el nombre para poder identificar a la pre- póliza más fácilmente y también le podemos agregar una letra como acceso directo para ejecutarla con esa combinación de teclas. Y le damos en procesar para generar la pre- póliza. PASO 3: Nos aparece el mensaje de confirmación de que sea creado con éxito la pre- póliza, Qué si deseamos consultarla?, le damos un clic en el botón de SI. Se genera la pre póliza y se procede a su configuración. 50

62 Código: Es el numero consecutivo de la pre- póliza Nombre: Aparece el nombre que le dimos al momento de crear la pre- póliza Acceso directo: Nos aparece la combinación de teclas de <CTRL + > la letra que hayamos capturado. Fecha: Aquí podemos escoger que fecha tendrá la pre- póliza cuando se ejecute. Tipo: Aquí podemos cambiarle el tipo de póliza, ya se ingresó, egreso, diario etc. Numero: Es el número que tendrá la póliza ya generada, se recomienda. Concepto: Aquí viene el concepto de la póliza que se puede modificar sin problema. Zona de movimientos: Aquí se listan igual que en las pólizas los movimientos que la componen y al dar doble clic a cada movimiento se abre la ventana de movimientos para su modificación. NOTA: Cada opción del punto 2 tiene una opción que se llama POR CAPTAR, quiere decir que si seleccionamos esa opción cuando ejecutemos la pre- póliza, en el campo que se haya dejado por captar se detendrá en la ejecución hasta que nosotros escribamos el valor correspondiente. 51