PBX: Línea Gratuita Nacional: Cra. 19 No Ofc. 302 Bogotá - Colombia

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1 GUIA GENERAL DE USO MODULO GESTION DOCUMENTAL SUBMODULO TRD FENALCE Corporativas a su PBX: Línea Gratuita Nacional: Cra. 19 No Ofc. 302 Bogotá - Colombia Diseño Web Hosting Aplicaciones Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia

2 TABLA DE CONTENIDO Página 1. INGRESO 3 2. MENU PRINCIPAL 3 3. CAPTURA DE INFORMACION TRD - TRANSFERENCIAS INFORMACION DE ENTRADA TRANSFERENCIAS TRD 6 4. GENERAR INFORMES CLASIFICACION DOCUMENTAL INFORME DE TRANSFERENCIAS TRD INFORMACION COMPLEMENTARIA INVENTARIO DOCUMENTAL SERIES Y SUBSERIES TABLA RETENCION DOCUMENTAL TABLA VALORACION DOCUMENTAL UNIDADES ADMINISTRATIVAS ADMINISTRAR SISTEMA SEGURIDAD AUDITORIA SALIR 14 Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -2-

3 1. INGRESO Para ingresar al Submódulo TRD, digite su nombre de usuario y Contraseña, seleccione la opción TRD y presione el botón Aceptar. En caso de digitar erróneamente el nombre de usuario y/o la contraseña, puede reingresarlos y presionar nuevamente el botón Aceptar. 2. MENU PRINCIPAL Las opciones principales en el Submódulo TRD, son las siguientes: 1. Captura de Información 2. Generar Informes 3. Administrar Sistema 4. Seguridad 5. Auditoria Estarán disponibles o no dependiendo del perfil de usuario, que le haya sido establecido por el Administrador del Sistema. 3. CAPTURA DE INFORMACION Permite el registro, modificación y eliminación de las transferencias. El icono indica que puede abrir o descargar el archivo vinculado a la transferencia, haciendo clic sobre el mismo. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -3-

4 Tipos de Campos Campo de Fecha El formato de fecha que se debe utilizar es <Año 4 dígitos> - <Mes 2 dígitos> - <Día 2 dígitos>. Si desea desplegar un calendario para seleccionar una fecha, haga click con el mouse sobre el icono. Dentro del calendario, podrá: - Seleccionar la fecha actual, haciendo click con el mouse sobre Hoy. - Navegar entre meses de un año con los botones - Seleccionar un mes o año específico, haciendo click con el mouse en para desplegar la lista de meses o años. Si al seleccionar el icono, se había digitado una fecha en un formato diferente, se desplegará un aviso de advertencia, para lo cual digite o seleccione del calendario, una fecha en un formato válido. Campo de Texto (una sola línea) Campo de Selección Digite la información a capturar en el recuadro de texto. Se despliega una lista de opciones, al hacer click con el mouse sobre opción deseada esta queda seleccionada. y haciendo click sobre la Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -4-

5 3.1 TRD - TRANSFERENCIAS Agregar Registro Diligencie los campos en el formulario de registro. Presione el botón Examinar si desea vincular un archivo. Si desea que el archivo vinculado pueda ser accedido en las opción Generar Informes en el menú principal, debe marcar la casilla Habilitar Consulta. Una vez diligenciada la información del radicado, presione el botón Insertar. Editar Este formulario trae la información registrada para la transferencia seleccionada, y permite hacer modificaciones. El funcionamiento es el mismo que en Agregar Registro, pero con la opción adicional de abrir o descargar un archivo vinculado, presionando el icono botón Examinar. y de cambiar el archivo marcando la casilla Cambiar Archivo y seleccionando el nuevo presionando el Para que los cambios sean definitivos presione el botón Editar. Eliminar Presenta los datos a eliminar y presionando el botón Eliminar este se borra definitivamente. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -5-

6 3.2 INFORMACION DE ENTRADA TRANSFERENCIAS TRD Editar Presenta la descripción documental para la transferencia seleccionada, con las opciones de agregar, editar y eliminar. Agregar Registro Diligencie los campos en el formulario de registro y una vez diligenciada la información, presione el botón Insertar. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -6-

7 Editar Este formulario trae la información registrada para la descripción documental seleccionada, y permite hacer modificaciones. Para que los cambios sean definitivos presione el botón Editar. Eliminar Presenta los datos a eliminar y presionando el botón Eliminar este se borra definitivamente. 4. GENERAR INFORMES A través de esta opción se genera la lista sobre los radicados registrados en el Submódulo TRD. Además permite filtrar la salida del reporte por uno o varios criterios a la vez, seleccionando la casilla que se encuentra al frente del título del filtro o también se habilita automáticamente al seleccionar un criterio del filtro, p. ej. al desplegar la lista de Unidades Administrativas. El icono indica que puede abrir o descargar el archivo vinculado al radicado, haciendo clic sobre el mismo. Cuando han sido seleccionados los criterios para el reporte, se presiona el botón Informe. Las salidas disponibles son: - Por pantalla - Impresora, seleccionando el icono - Word, seleccionando el icono - Excel, seleccionando el icono 4.1 CLASIFICACION DOCUMENTAL Permite filtrar la información por: unidad administrativa, serie, subserie y años extremos. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -7-

8 4.2 INFORME DE TRANSFERENCIAS TRD Permite filtrar la información por: unidad administrativa, serie, subserie y unidad de conservación. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -8-

9 4.3 INFORMACION COMPLEMENTARIA 4.4 INVENTARIO DOCUMENTAL Permite filtrar la información por: oficina productora, objeto, número de transferencia, fecha de entrada (rango en formato año-mesdía). Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -9-

10 4.5 SERIES Y SUBSERIES 4.6 TABLA RETENCION DOCUMENTAL Permite filtrar la información por oficina productora. 4.7 TABLA VALORACION DOCUMENTAL Permite filtrar la información por oficina productora. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -10-

11 4.8 UNIDADES ADMINISTRATIVAS 5. ADMINISTRAR SISTEMA Permite agregar, editar y eliminar los datos base utilizados en Captura de Información: - Funcionarios - Objetos - Series - Subseries Descripción - Tipos de Serie - Tipos Documentales - Unidades Administrativas - Unidades de Conservación En todas las opciones de Administrar Sistema, se desplegará una lista con algunos o todos los datos que se capturan. La lista maneja paginación, facilitando avanzar o retroceder en la navegación de la misma seleccionando el número de página. En la lista estarán habilitadas las opciones: Agregar Registro, Editar y Eliminar. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -11-

12 Los formularios que aparecen en las opciones Agregar Registro y Editar, manejan todos o algunos de los campos explicados en el punto 3 de este documento, dependiendo de la información que se desee capturar o modificar: Opciones para Registro y Consulta de Información En Administrar Sistema, se pueden realizar las siguientes operaciones, las cuales funcionan de igual forma para todos los tipos de datos. Las operaciones que explicamos a continuación varían en número y tipo de campos manejados para los diferentes datos que se capturan. Agregar Registro Digite todos o parte de los campos que aparecen en el formulario, y una vez diligenciados presione el botón Insertar. Editar Permite modificar los campos de la información que ya ha sido grabada, a través de la opción Agregar Registro. Cuando finalice los cambios que desea realizar, presione el botón Editar. Eliminar Permite visualizar la información que desea eliminar, con los campos deshabilitados. Si está seguro de eliminar la información, presione el botón Eliminar. 6. SEGURIDAD A través de esta opción se establecen los usuarios y los perfiles de usuario, para el control de acceso al Submódulo TRD. Estarán disponibles las opciones de Agregar, Editar y Eliminar, tanto para Usuarios como para los Grupos (Perfiles de Usuario). Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -12-

13 Para los Usuarios se maneja la información sobre: Nombre, , Dependencia, Dirección, Teléfono, Usuario, Clave (Contraseña) y debe Seleccionarse el Perfil. Para los Grupos (Perfiles de Usuario), se debe habilitar o deshabilitar marcando la casilla respectiva, de la opción a la que tendrán acceso los Usuarios que pertenecen al mismo. Permite establecer el acceso tanto a las opciones del menú principal, así como las que dependen de cada una de ellas. Por ejemplo: Si habilita la opción Transferencias TRD, que depende de Captura de Información pero no habilita Captura de Información, la opción Transferencias TRD no estará disponible para el Usuario, ya que en el menú principal no estará disponible Captura de Información. 7. AUDITORIA Cada vez que se realiza una operación de Agregar, Editar y Eliminar información dentro de las opciones disponibles en el Submódulo de TRD, quedará un registro estableciendo la fecha y hora, usuario, opción utilizada, operación utilizada, tabla afectada (base de datos) y el id de la tabla. Además a través de la opción Auditoría, podrá genera un reporte de acuerdo a un rango de fecha y también tendrá la posibilidad de filtrar el reporte por Usuario y por operación realizada (insertar, editar y eliminar). Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -13-

14 Log de Auditoría 9. SALIR Por seguridad siempre seleccione la opción Salir del Administrador que se encuentra en la parte inferior izquierda del menú principal, con el fin de cerrar su sesión y evitar que otro usuario pueda ingresar con su perfil a las opciones del módulo. Internet Ya Cr. 19 No Of. 302 PBX Bogotá D.C. Colombia -14-

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