MANUAL DE USUARIO: AGENCIA DE VIAJES Configuración. Principales funcionalidades

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1 MANUAL DE USUARIO: AGENCIA DE VIAJES Configuración. Principales funcionalidades ÍNDICE DE CONTENIDOS RESUMEN.2 DESARROLLO 1. Registro Configuración.4 2.a) Ver y editar perfil..5 2.b) Configurar la cuenta c) Información de Proveedores d) Agentes e) Cambiar datos de acceso f) Ver y descargar documentos g) Cerrar sesión Generar Mesa de regalos a) Datos del evento b) Captura de festejados c) Captura de servicios d) Resumen del registro de viajes Eventos.21 4.a) Vista y edición de los Datos de un evento.22 4.b) Eliminar un evento Mesas de regalos a) Editar una Mesa de Regalos b) Ver el resumen de una Mesa de Regalos.25 5.c) Eliminar una mesa de regalos d) Para ver el Estado de cuenta de una mesa de regalos Estado de cuenta Depósitos Invitar a un usuario a darse de alta Soporte Remoto.31 LOGIN

2 RESUMEN TravelGift es una Interfaz tecnológica web y móvil que permite a las agencias de viajes organizar mesas de regalos de servicios turísticos para sus clientes, así como promover sus servicios obteniendo posicionamiento en el mercado y crecer su cartera de clientes, al mismo tiempo que aumentan el volumen de sus ventas. En TravelGift cada agencia de viajes tendrá su propia página de inicio donde se mostrarán todas las publicaciones referentes a los registros de viajes organizados por la empresa, como son compra de servicios por parte de los clientes, transferencias depositadas a su cuenta, nuevas mesas de regalos creadas, cualquier modificación en la configuración de la cuenta o de los agentes adicionales. DESARROLLO 1. Registro Para crear una cuenta en TravelGift como Agencia de Viajes, podrá hacerlo desde el portal principal Dando click en El acceso a Agencia de Viajes el cual lo llevará directamente al portal para Agencias de viajes 2

3 Al entrar al portal tendrá información más detallada para conocer su funcionalidad, beneficios y costos. Para acceder deberá llenar los datos del recuadro (nombre comercial de la agencia de viajes, correo electrónico, teléfono y contraseña), si no tiene una cuenta registrada, deberá registrarse dándole click en Regístrate. Para registrarse es necesario tener una cuenta de correo válida. Al finalizar el registro se le enviará automáticamente un mail solicitando confirmación para que la cuenta quede activada en modo de edición. Es necesario que acceda a su cuenta de y le de click en la liga que viene en la correspondencia, de esta forma estará confirmando su cuenta y el servicio lo redirigirá al portal y podrá continuar con la configuración de su cuenta. La cuenta que ha creado únicamente le permite configurar su perfil, sus datos fiscales y bancarios. Para que TravelGift autorice la cuenta y la agencia de viajes pueda generar registros de viajes, será necesario que complete los pasos de Configuración. 3

4 Una vez finalizada su configuración, TravelGift confirmará la información y su cuenta quedará activada en un tiempo no mayor a 48 hrs. En la parte superior se le notificará el estatus de su cuenta. Al acceder a su cuenta la pantalla principal que verá es el timeline donde estarán todos los avisos referentes a los registros de viajes que ha dado de alta y estarán ordenados cronológicamente. Así mismo se le indicará cuando tenga alguna notificación, enviándoselo al correo electrónico registrado. Ahí mismo el administrador de la cuenta podrá obtener avisos cuando se ha elaborado una nueva compra en alguna de las mesas de regalos creada o cuando se haya dado de alta o modificado algún agente de viajes de su empresa. 2. Configuración Para acceder al menú de configuración deberá darle click al ícono de la tuerca en el menú superior derecho. 4

5 2.a) Ver y editar perfil El perfil de su cuenta es donde deberá agregar todos los datos de su empresa, los que se verán reflejados en el catálogo de Proveedores a la vista de los usuarios. Para acceder deberá hacer click en la pestaña de Perfil que se encuentra en el panel izquierdo debajo de nuestra foto de perfil. Es importante que edite el perfil de la cuenta con todos los datos que desea se muestren en el portal de los usuarios. Al finalizar es necesario darle click al boto de Guardar cambios en la parte inferior. Una vez configurado su perfil, si desea editarlo, solo deberá entrar de la misma forma a la misma sección y sobre escribir los datos que desea editar. Al finalizar es necesario darle click al botón de Guardar cambios en la parte inferior de la pantalla. 5

6 2.b) Configurar la cuenta La configuración de la cuenta nos permitirá obtener la información legal de la empresa, de esta forma el equipo técnico de TravelGift verificará su autenticidad y autorizará el registro de la cuenta. De igual forma la información fiscal y bancaria de la agencia nos permitirá darla de alta en la base de datos para la emisión de facturas, recibos y transferencias bancarias. Para acceder deberá hacer click en la pestaña de Cuenta que se encuentra en el panel izquierdo debajo de nuestra foto de perfil. Una vez verificada la cuenta, no podrá realizar cambios en el sistema, deberá contactar al equipo técnico para solicitar la modificación. 6

7 2.c) Información de Proveedor Esta sección le permite configurar el perfil de la empresa como será vista en el catálogo de proveedores. Se recomienda completar el mayor porcentaje de datos posibles para que el usuario pueda hacer mejor contacto con la empresa. Nueva promoción: la agencia de viajes puede subir las promociones que desee para su publicación, dándole click al botón de Nueva Promoción Es importante llenar los datos generales de la promoción que son: Nombre Vencimiento (cuando la promoción llegue a su fecha de vencimiento el sistema automáticamente la dará de baja) Descripción (en esta sección deberá contener las especificaciones de la promoción, restricciones, condiciones, fechas de compra y todo lo relevante para su difusión) Al darle click en Guardar Cambios se habilitará el campo para subir la imagen de la promoción y, en su caso algún archivo que se quiera manejar con mayor información. Al finalizar darle click en Guardar Cambios nuevamente. Logo: En este recuadro la agencia deberá subir la imagen del logotipo con el que será visto en el catálogo de proveedores. Galería: En este recuadro la agencia deberá subir todas las fotos que desee mostrar en el catálogo de proveedores. 7

8 8

9 2.d) Agentes Esa sección le permite al administrador de la cuenta, dar de alta a todos los agentes de viajes de su empresa. Es necesario capturar la información de cada agente. Cuando ese colaborador ingrese a su cuenta, podrá cambiar su contraseña y configurar su perfil. 9

10 2.e) Cambiar datos de acceso Esta sección le permite cambiar la cuenta de de registro de la cuenta administradora o la contraseña de la misma. 2.f) Ver y descargar documentos Todos los documentos generados por TravelGift se subirán a esta sección para su consulta, como lo son Contratos y Manuales de uso del sistema, que estarán descargables en formato Adobe PDF. 10

11 2.g) Cerrar sesión Siempre que desee cerrar la sesión deberá acceder a la tuerca de Configuración y a continuación darle click en Cerrar sesión, que se encuentra en el panel izquierdo debajo de nuestra foto de perfil. 3. Generar Mesa de Regalos La mesa de regalos de viajes se crea para promocionar la oferta de servicios turísticos de su(s) cliente(s) de acuerdo a lo solicitado por los mismos. El registro siempre deberá estar enlazado a un evento y éste a uno más usuarios. El evento puede estar previamente creado o se puede crear al momento de la configuración de la mesa de regalos con los datos básicos solicitados. Una vez creada la mesa de regalos, ésta puede ser vista desde el buscador de la página sin necesidad de estar inscritos en TravelGift. 11

12 Para iniciar el proceso primero deberá darle click en home, que se encuentra en el panel superior derecho. A continuación se desplegará un nuevo menú a la izquierda. Deberá de dar click en Generar mesa de regalos que se encuentra en el panel izquierdo, bajo la foto de perfil, a continuación deberá seguir los siguientes pasos: 12

13 3.a) Datos del evento Si su cliente aún no ha creado un evento en su portal de TravelGift, el agente lo puede hacer por él. Es necesario ingresar el nombre del evento, categoría a la que pertenece, la fecha del evento, la ubicación del evento y la divisa de la mesa de regalos. Es importante que estos datos los consulte con su cliente antes de realizarlo. 13

14 Si el cliente ya dio de alta el evento en su portal de TravelGift, el agente deberá dar click en Buscar un Evento Existente. A continuación se despliegan los campos para su búsqueda. 14

15 Una vez que encuentra el evento, se selecciona dándole click al nombre del evento y se da click en Siguiente. Seleccionar divisa, es la moneda en las que el agente desea capturar los servicios de la mesa de regalos. Únicamente se puede capturar la mesa de regalos en una sola divisa y el tipo de cambio determinado para ese día. 15

16 3.b) Captura de festejados Ya generado el evento, se deberá vincular a los usuarios que pertenecen a ese evento. El agente de viajes puede darlos de alta uno por uno llenando los campos. Si algún usuario tiene permisos de Administrador para editar información, se deberá seleccionar la casilla de Administrador, si no, se dejará en blanco. Todos los festejados ingresados se irán mostrando en la tabla, la cual le permite editar o eliminar. Para enviar la invitación del Evento a los Festejados, deberá de darle click al icono de mail que aparece junto al nombre de cada festejado. 16

17 3.c) Captura de servicios A continuación deberá cargar de uno a uno cada servicio del registro de viajes. Los datos obligatorios a capturar son: Categoría, Nombre del Servicio, Total y Unidad de regalo. (La unidad 17

18 de regalo se refiere a cuantas partes desea dividir el importe total del servicio). Cada servicio ingresado se irá reflejando en la tabla, la cual le permite editar y eliminar el servicio. Es importante ingresar la fecha real en el que se va a prestar el servicio, ya que estará sincronizado al calendario del usuario. Si la mesa de regalos se está configurando para 2 o más usuarios, el agente de viajes puede determinar si el servicio agregado es para todos o sólo para 1 usuario específico. Para esto deberá seleccionar el usuario en la casilla Para como se muestra en la imagen 18

19 Después de ingresar el servicio, deberá darle click a + Agregar, para grabar el servicio. Se desplegarán todos los servicios dados de alta y desde ahí podrá seleccionar alguno para modificarlo o eliminarlo, usando los botones de acción a la derecha de cada uno. 19

20 Si desea modificar algún servicio, se desplegará nuevamente en las casillas donde anteriormente había realizado la captura del mismo, de esta forma usted puede hacer cualquier cambio. Una vez finalizado el cambio, deberá de darle click nuevamente en + Agregar. Cuando ya revisó los servicios y desea continuar, deberá darle click a Siguiente en el inferior de la página y se mostrará el Resumen de la mesa de regalos. 20

21 3.d) Resumen del registro de viajes Al finalizar el registro de cada uno de los servicios, se mostrará un resumen del registro de viajes completo. Si está de acuerdo con todo lo reflejado, entonces el agente de viajes puede: 1) Enviar el resumen de la mesa de regalos a su(s) cliente(s) para que lo revise. 21

22 2) Una vez revisada la mesa de regalos con su cliente, podrá publicar la mesa de regalos en el evento de su cliente dando click en publica la mesa de regalos. Si la agencia de viajes aún no ha sido autorizada, aparecerá un aviso en la parte superior diciéndole que la mesa de regalos no puede ser publicada. Únicamente una agencia de viajes autorizada puede publicar mesas de regalos. La mesa de regalos creada quedará guardada para su publicación posteriormente. La podrá encontrar dando click en Mesas de regalos en el panel izquierdo, bajo la foto de perfil. 4. Eventos El agente de viajes podrá consultar todos los eventos que han generado. 22

23 Para buscar un evento, puede apoyarse con el buscador, utilizando la información básica para su consulta. 4.a) Vista y editar los Datos de un evento Para consultar mayores detalles o editar información, puede darle click al nombre de la mesa de regalos que desea abrir o al ícono de edición. 23

24 A continuación se mostrará la vista del resumen de la mesa de regalos. Si desea editar los datos del evento o la captura de festejados debe utilizar los botones superiores 4.b) Eliminar un Evento Para eliminar un Evento se da click en el botón x. 24

25 Al eliminar un evento, te pedirá la confirmación de la acción ya que una vez eliminado el evento también se elimina la mesa de regalos y todo lo relacionado al mismo. 5. Mesa de regalos El agente de viajes podrá consultar todas las mesas de regalos que han generado. 25

26 5.a) Editar una Mesa de Regalos Para editar los servicios de una mesa de regalos, puede darle click al número de la mesa de regalos o al Nombre del festejado 5.b) Ver el resumen de la Mesa de Regalos Para ver el resumen final de la Mesa de Regalos y poder enviarla a su(s) cliente(s) o publicar la mesa de regalos, deberá darle click al ícono en Acciones. 26

27 5.c) Eliminar una mesa de regalos Para eliminar una mesa de regalos, use el botón x del lado izquierdo de cada mesa de regalos, en la columna de acciones. Al eliminar una mesa de regalos te pedirá la confirmación de la acción ya que una vez eliminada también se borra todo lo relacionado a la misma. 27

28 5.d) Para ver el Estado de cuenta de una mesa de regalos Para conocer el Estado de cuenta de una mesa de regalos, use el botón $ del lado izquierdo de cada mesa de regalos, en la columna de acciones. Se desplegará el Resumen de los servicios solicitados y los servicios recaudados, así como el importe total depositado. 28

29 6. Estado de cuenta Si desea consultar el Estado de cuenta de alguna Mesa de Regalos, para conocer que compras ya fueron realizadas, traspasos a la cuenta o saldos, deberá de seleccionar del menú lateral izquierdo la opción Estado de Cuenta. Ahí se le desplegarán todas las mesas de regalos que haya creado y podrá seleccionar cual es la que quiere ver y conocer los movimientos. Al ver el detalle de la transacción se desplegará la información del evento al que pertenece y el detalle de los servicios comprados. 29

30 7. Depósito Cada quince días la Agencia de Viajes recibirá el pago de lo recaudado por todas las mesas de regalos que tenga y de todas las compras generadas en ese período. Si la Agencia de Viajes desea conocer el detalle y el estatus de sus depósitos deberá ingresar a Depósitos. 8. Invitar a un usuario a darse de alta Si le ofrece a un cliente la posibilidad de tener su Mesa de Regalos de Viaje y la persona no tiene cuenta registrada en TravelGift, usted puede enviarle una invitación para unirse. Esto le facilitará el proceso a su cliente y le permitirá a usted empezar a registrar el Evento y la Mesa de Regalos, de esta forma irá ganando tiempo. 30

31 9. Soporte Remoto Si la Agencia de Viajes se encuentra en la necesidad de contactar al equipo técnico de TravelGift, deberá ingresar a Soporte Remoto y llenar el formulario para generar un ticket. Las respuestas a estos tickets estarán en ese mismo sitio para darle seguimiento a la solicitud. LOGIN Una vez que la Agencia de Viajes ha creado su cuenta, para acceder solo deberá ingresar su correo y contraseña en el recuadro de login. 31

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