ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA POR PROCESOS INFORME

Transcripción

1 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA POR PROCESOS INFORME JULIO de

2 Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Profesor Luis Carlos Castillo Gómez Representante de la Dirección Equipo Coordinador de Implantación Ingeniera Claudia Milena Muñoz P. Ingeniera Diana Velásquez Ramírez. Contratista Marcos Salcedo. Empresa Contratista Soporte Proyecto de Implementación - EQTEC Gustavo Lenis Fernando Maya Vanessa Montero Omar Losada Rivera Documento elaborado por: Ing. Diana Velásquez El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 3- Oficina 3 3er. Piso Tele Fax: 3 3 Cali, Colombia Julio de

3 RESULTADOS GENERALES Tipo de Acciones Total de Formatos de ACPM 3 3% 3% 3% Acciones Acciones Mejora Acciones 3 3,% Acciones 7,9% Mejora 9 3,% Total de Acciones 7 Estado de Acciones 33 3,% 7,% Total de Acciones 7 Total de Acciones Abiertas y Cerradas Estado Abiertas Abiertas Retrasadas,% Abiertas con Tiempo 73,9% Total Abiertas 33 77% 3% % % Abiertas Retrasadas Abiertas con Tiempo

4 Del total de las Acciones reportadas hasta el momento, la participación de los Procesos, Sedes, Facultades e Institutos Académicos se presenta a continuación: ASIGNACIÓN DE ACPM POR PROCESO % % % % 7% % % % % % % % % 3% % % % 9% % 7% % % % % % %. Planeación Institucional. Comunicación Institucional 3. Gestión del Control. Gestión de la Calidad. Formación. Extensión y Proyección Social 7. Investigación y Generación de Conocimiento. Desarrollo Humano y Bienestar 9. Gestión de Bienes y Servicios. Gestión Financiera. Gestión del Talento Humano. Gestión de Recursos Tecnologicos 3. Gestión del. Facultades Mejoramiento e Institutos. Sedes

5 . Planeación Institucional RESULTADOS POR PROCESOS Mejora El Subproceso Planeación Institucional ha levantado 9 Acciones pero todas están cerradas. El Subproceso Planeación de la Estructura Organizacional No ha Levantado Acciones.

6 . Comunicación Institucional 3 Mejora % % Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas La acción que se encuentra retrasada y que es responsable la Oficina de Secretaría General, es: Aumentar el número de buzones instalados en la Universidad e instalar buzones en las sedes Regionales. Permanece abierta la Acción Correctiva No. debido a que no ha sido posible asignar presupuesto. Algunas Sedes han instalado sus buzones con recursos propios y se han abierto cuentas de correo electrónico Institucional para cada Sede, las cuales se están socializando para que los usuarios presenten sus PQRS por este medio.

7 3. Gestión del Control 7 3 Mejora % % Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas La única acción que está abierta se encuentra retrasada y el responsable de ésta es la Oficina Jurídica: Implementar el procedimiento a partir de notificar esta Acta. Aún se encuentra abierta. El Área de Calidad y Mejoramiento ha entregado al responsable los archivos correspondientes para el seguimiento pero el responsable de esto no ha notificado si ha ejecutado la acción. 7

8 . Formación % Mejora % Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas Las acciones abiertas son del subproceso Gestión de los Programas Académicos y del Subproceso Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje, están abiertas con tiempo y programadas para ejecutarse en Octubre, Noviembre y Diciembre del presente año.

9 . Extensión y Proyección Social 3 % Abiertas con Tiempo 3 Mejora % Abiertas Retrasadas De las acciones abiertas se encuentran retrasadas y aún tienen tiempo. A continuación se presenta cuales están retrasadas y el responsable es el Director de Extensión y Educación Continua. Tres (3) de las Cuatro () Acciones abiertas retrasadas corresponde a la situación que no se da cumplimiento a la NTCGP:9 - numeral 7.3 Diseño y Desarrollo en la prestación del Servicio (con relación a los programas de extensión y educación continua), esto debido a que No existe un documento que evidencie los procesos de prestación del servicio (con relación a los programas de extensión y educación continua), las acciones propuestas son: Revisión y observaciones del documento Elaborar versión final del documento Aprobación de la versión final del documento 9

10 De las cuatro () acciones abiertas retrasadas una () tiene que ver con la Consolidación del Programa Institucional de Prácticas Profesionales, esto debido a que No hay fortalecimiento institucional del programa de prácticas profesionales como unidad asesora de las unidades académicas para la vinculación de estudiantes en práctica, Es necesario fortalecer las relaciones empresariales para la vinculación de estudiantes en prácticas en el sector, No han sido aprobado por el consejo superior la resolución que reglamenta las prácticas profesionales y No existen normas institucionales que regulen el programa de prácticas profesionales. Para lo cual se ha propuesto Revisar y aprobar la implementación del sistema de información para prácticas profesionales. Se están adelantando las gestiones con la OITEL.

11 . Investigación y Generación de Conocimiento 7 % Abiertas con Tiempo Acciones Acciones Mejora % Abiertas Retrasadas Las ocho () acciones que están abiertas con tiempo son del Subproceso Gestión de Proyectos de Investigación, programadas para ejecutarsen en Agosto y Octubre del presente año.

12 7. Desarrollo Humano y Bienestar Mejora % Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas 9% De las 9 acciones abiertas solo se encuentra retrasada y el responsable de esta es la Sección de Desarrollo Humano y Promoción Socioeconómica. La situación es que Las Unidades Académico-Administrativas no utilizan el programa de fomento de empleo estudiantil establecido para asignar las monitorias administrativas necesarias. Esto debido a que existe desconocimiento de las unidades académico administrativas y de los estudiantes mismos del procedimiento a seguir para acceder al programa de fomento estudiantil. Para lo cual el responsable ha planteado la siguiente acción para ejecutarse en Julio del presente año: Diseñar plegable con la información del programa de fomento estudiantil.

13 . Gestión de Bienes y Servicios Mejora % % Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas Las acciones abiertas se encuentran retrasadas, y existen diversos responsables de los Subprocesos Contratación y Compras Nacionales, Subproceso Compras Internacionales y Subproceso Donaciones; a continuación se presentan algunas acciones: Reforzar la capacitación en los nuevos procedimientos, como responsable es la Oficina Jurídica. Diseñar los reportes necesarios para la obtención de los datos que permitan generar los indicadores propuestos, como responsable es el Jefe de Sección de Administración de Bienes y Servicios. Se debe culminar el proceso de lleno de vacante para terminar con la encargatura que genera mayor cargo de trabajo. No se han programado fechas ya que los responsables son de la Dirección Universitaria. Establecer registro de control de los procesos de donación para monitoreo del indicador. No se han programado fechas ya que los responsables son de la Dirección Universitaria. 3

14 Mejorar estudios previos de mercado para la sección de proponentes. Responsable Jefe de Contratación. Mejorar la capacidad para estudio de ofertas. Responsable Jefe de Contratación. Programar los procesos contractuales para que estén finalizados en su etapa pre contractual con suficiente tiempo para garantizar que los contratos estén firmados y legalizados antes del cierre de fin de año. Responsable Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Reforma Estatuto de Contratación. Responsable Vicerrector Administrativo. Creación Oficina de Contratación. Responsable Vicerrector Administrativo. Elaborar circular o instructivo para la divulgación de la información sobre las actividades que se deben seguir para recibir donaciones. Responsable Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes. Actualizar instructivo del procedimiento de importaciones. Responsable Jefe de Sección de Compras y Administración de Bienes. Se está llevando a cabo una reestructuración del proceso Contratación y Compras.

15 9. Gestión Financiera Mejora Las 7 acciones correctivas, preventivas y de mejora están cerradas.

16 . Gestión del Talento Humano Mejora % % Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas De las 9 acciones abiertas se encuentran retrasadas y cuentan con diversos responsables de los subprocesos Gestión del Desarrollo Humano Docente con 3 acciones retrasadas, subproceso Ingreso del Personal con acción retrasada, subproceso Retiro de Personal con acción retrasada; a continuación se presentan algunas acciones retrasadas: Actualizar los Manuales de Procedimientos, Caracterizaciones, Normograma, Indicadores, Revisar estándar de formatos de los Subprocesos. Estos a se actualizaron pero falta la aprobación por parte del responsable. Diligenciar la Matriz de Información. Responsable Jefe de División de Recursos Humanos.

17 Oficializar y divulgar a los funcionarios de la sección sobre la herramienta de recolección de los datos necesarios para los indicadores de gestión, la fecha propuesta de cierre estaba para 3//. Luego se procedió a organizar la herramienta con los funcionarios de la sección, por lo tanto, se tomó la decisión de reprogramar la fecha de cierre para //, pero aún sigue abierta. Debido a que se identificó la necesidad de revisar y ajustar la reglamentación para el otorgamiento de las distinciones académicas para los docentes, el responsable del proceso tomo las siguientes acciones, las cuales debieron ser ejecutadas en el mes de mayo a junio del presente año, pero se encuentran abiertas retrasadas: Realizar seguimiento a las sugerencias del Consejo Académico y su recomendación al Consejo Superior. Responsable Vicerrector Académico. Informar a las Unidades Académicas para aplicar el procedimiento definido en la Resolución a partir de la próxima convocatoria para otorgar las distinciones académicas (en caso de que la Resolución sea aprobada por el Consejo Superior). Responsable Vicerrector Académico. 7

18 . Gestión de Recursos Tecnológicos Mejora % 7% Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas De las acciones abiertas se encuentra retrasada, del subproceso Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL y el responsable es la OITEL. La situación es que no se han puesto en funcionamiento la herramienta para la Administración de Servicios de Tecnología de Información OTRS: ITSM, esto se presenta debido a que la Herramienta presenta un grado de complejidad alto, porque no se encuentra con personal capacitado en el nivel avanzado de la herramienta y por qué la base de datos de la Herramienta no se encuentra poblada. Para lo cual el responsable planteo la siguiente acción: Buscar una Herramienta alternativa que cuente con soporte del fabricante El Subproceso Gestión de Diseño de Servicios OITEL No ha Levantado Acciones. En el seguimiento realizado el viernes 3 de mayo se notificó por parte del responsable que se está trabajando con un demo de la herramienta ARANDA, sin embargo tomará más tiempo del esperado. Se reprogramo de nuevo para el 3 de Junio de. Pero aún sigue abierta.

19 . Gestión de la Calidad 3 Mejora 9% 9% Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas Una sola acción se encuentran abierta y retrasada, y el responsable es el Área de Calidad y Mejoramiento: La situación presentada es: El modelo mitigar fue modificada de acuerdo al hallazgo de no conformidad mayor en la auditoria de otorgamiento de certificación de calidad con el ICONTEC, pero no se modificó la resolución que adopto el mismo. Se planteó la siguiente acción: Modificar la resolución 3 del de diciembre del la cual adopto el modelo mitigar de acuerdo con los cambios realizados. Continua aún abierta. 9

20 3. Gestión del Mejoramiento 7 9 Abiertas con Tiempo % Mejora % Abiertas Retrasadas Las 7 acciones correctivas, preventivas y de mejora están abiertas con tiempo para ejecutarsen en el segundo semestre.

21 FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS 3 3 % Abiertas con Tiempo Mejora % Abiertas Retrasadas Las 3 acciones abiertas se encuentran retrasadas y los responsables son Facultad Ingeniería, Facultad Ciencias de la Administración y el Instituto Educación y Pedagogía, respectivamente: El profesor solicita Licencia No remunerada para terminar y sustentar su Tesis. El Vicedecano de Invest. Y Post. Solicita a los jefes de unidad revisar el estado de los vencimientos de las comisiones de estudio dado que muchos casos los tiempos están atrasados. El Vicedecano de Invest. y Post. Solicita a los jefes de unidad revisar el estado de los vencimientos de las comisiones de estudio dado que muchos casos los tiempos están atrasados.

22 El Consejo decide enviar comunicación al Coordinador del Área, profesor Rubén Darío Echeverry, solicitando que reúna a sus profesores para elaborar un plan de trabajo con respecto a los nuevos programas académicos (M. Comercio Exterior- M. Estudios Europeo) y que nominen a los próximos Directores del Programa de Comercio Exterior. Se propone se levante un banco de instituciones para hacer convenios, este sería un facilitador y controlador. La Representante Estudiantil expresa que desde diciembre de 9, viene trabajando con los estudiantes sobre la primera versión del documento, hace entrega de un escrito que recoge algunas observaciones. Solicita una copia de esta nueva versión. La Representante Estudiantil expresa que desde diciembre de 9, viene trabajando con los estudiantes sobre la primera versión del documento, hace entrega de un escrito que recoge algunas observaciones. ACPM's POR FACULTAD E INSTITUO ACADÉMICO ACPM's ABIERTAS POR FACULTAD E INSTITUTO ACADÉMICO Instituto Psicología Abiertas Cerradas Instituto Psicología Abiertas retrasadas Abiertas con tiempo Instituto Educación y Pedagogía Instituto Educación y Pedagogía Facultad Salud Facultad Salud Facultad Ingeniería Facultad Ingeniería Facultad Humanidades Facultad Humanidades Facultad Ciencias Sociales y Economicas Facultad Ciencias Naturales y Exactas Facultad Ciencias de la Administración 3 Facultad Ciencias Sociales y Economicas Facultad Ciencias Naturales y Exactas Facultad Ciencias de la Administración Facultad Artes Integradas Facultad Artes Integradas

23 SEDES REGIONALES 3 Mejora 3% 7% Abiertas con Tiempo Abiertas Retrasadas Las 3 acciones abiertas se encuentran 7 retrasadas, estas acciones estaban programadas para ejecutarse en el segundo semestre del y el primer semestre del pero no se han cerrado aún. Los responsables son: 3

24 ACPM's ABIERTAS POR SEDES ACPM's POR SEDES Sede Zarzal Abiertas retrasadas Sede Zarzal Abiertas Cerradas Sede Yumbo Abiertas con tiempo Sede Yumbo 9 Sede Tuluá Sede Tuluá Sede Palmira Sede Palmira Sede Pacífico Sede Pacífico Sede Norte del Cauca Sede Cartago Sede Caicedonia Sede Buga Sede Norte del Cauca Sede Cartago Sede Caicedonia Sede Buga 3 7