TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME JUSTIFICACIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta con la infraestructura necesaria para el funcionamiento del centro de cómputo, dentro de la cual se tienen los equipos de aire acondicionado de precisión y la UPS. Teniendo en cuenta que el aire acondicionado de precisión y la UPS se encuentran sin garantía de fábrica, se aumenta el riesgo de no estar cubiertos en caso de falla de alguno de estos equipos, lo cual impactaría la infraestructura del centro de cómputo poniendo en riesgo los servicios de red y de información. Cabe señalar que la UPS fue recibida en el primer semestre del 2006; este equipo cuenta con un banco de baterías cuya vida útil promedio es entre 3 y 5 años; como se han tenido contingencias de suspensión de fluido eléctrico de más de seis (6) horas, esto ha ocasionado la descarga total de las baterías, lo cual ha disminuido la vida útil de las mismas, a tal punto que en diciembre de 2009 se presento un bloqueo de la UPS ocasionado por el deterioro de cinco de sus baterías, las cuales representan más del 10% del total del banco de baterías, por esta razón se hace necesario cambiar el banco completo (36 baterías). Igualmente es necesario cubrir al aire acondicionado y a la UPS con un servicio de mantenimiento preventivo para disminuir el riesgo de falla, protegiendo la inversión en estos equipos. Este sistema es un producto POWERWARE y fue adquirido a la empresa UPS SISTEMAS, motivo por el cual la contratación se realizará directamente con dicha empresa, teniendo en cuenta que es la única empresa autorizada en Colombia para prestar el servicio de mantenimiento y suministro de productos inherentes al sistema que posee la UPME.- CONDICIONES GENERALES 1. OBJETO La Unidad de Planeación Minero Energética UPME requiere contratar el servicio de mantenimiento preventivo para el aire acondicionado de precisión, la UPS y la compra de baterías del centro de cómputo, de acuerdo a lo establecido en el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas de este documento. Concepto Cant. Mantenimiento preventivo al aire acondicionado CANATAL Ref. 8AD08 de 8 Ton. 4 Mantenimiento preventivo a la UPS POWERWARE Ref de 40 KVA 4 Baterías 36

2 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME El proveedor deberá realizar al menos un mantenimiento trimestral a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio. 1.1 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO El término de duración del contrato será hasta el 20 de diciembre de 2010, contados a partir de la firma del Acta de Inicio del contrato, la cual deberá suscribirse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del perfeccionamiento del contrato. El contrato se considerará perfeccionado desde la fecha de su firma. El acta de iniciación se suscribirá previa aprobación de la garantía exigida en el contrato, pago de los derechos de publicación del mismo e impuesto de timbre si a ello hubiere lugar. 1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los principios constitucionales indicados en su artículo 209, por el Articulo 21 de la Resolución UPME No 0415 del 21 de agosto de 2007 y por lo contenido en estos términos de referencia, en la audiencia de aclaraciones si es del caso, y las addendas que se emitan si hubiere lugar a ellas. 1.3 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto asignado por la Unidad es de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($ ,oo) según Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), No del 15 de enero de 2010, valor que cubre todos los costos asociados directos e indirectos, costos de desplazamiento, IVA, retención en la fuente, costo de publicación en el diario oficial, impuesto de timbre y cualquier otro costo o impuesto en que incurra el proponente seleccionado para la ejecución del presente estudio. 1.4 SEDE DE EJECUCION DE LOS TRABAJOS En caso del proponente tener su sede principal en una ciudad diferente a Bogotá, éste asegurara el mecanismo mediante el cual va a operar para garantizar la interlocución directa, oportuna y con el nivel técnico - administrativo requerido por la UPME. Igualmente indicará la dirección, teléfono(s) y fax de la sede en la cual realizará las actividades propias del desarrollo del contrato, para el envío de correspondencia. El mecanismo bajo el cual se operará deberá ser descrito en la propuesta y en caso de la UPME no estar de acuerdo con el esquema propuesto por el proponente ganador, la Unidad podrá pedir modificación del mismo. Sólo si existe un acuerdo final sobre el mecanismo operativo se podrá firmar el contrato. 1.5 FORMA DE PAGO

3 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME La Unidad de Planeación Minero Energética realizará los pagos referentes al presente proyecto previa realización de cada uno de los mantenimientos y entrega de productos objeto del contrato cuyo valor por cada uno de ellos se deberá discriminar el la propuesta. Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso; El contratista asumirá todos los impuestos, tasas o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia. 1.6 INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis de la propuesta, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. 1.7 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma DOCUMENTOS A PRESENTAR UNA VEZ FIRMADO FIRMA DEL CONTRATO: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. El CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública, constituir las garantías requeridas y demostrar el pago del respectivo impuesto de timbre del contrato si a ello hubiere lugar. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales las partes pactan una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, a título de penalidad CESION DEL CONTRATO.-

4 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME Se prohíbe al contratista seleccionado ceder total o parcialmente, a cualquier título, el contrato que se suscriba, salvo expresa aceptación de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA UPME FORMAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El contrato que se suscriba con el contratista podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por parte de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME- como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del presente contrato por parte de EL CONTRATISTA. Igualmente si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato que suscriban. Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del oferente seleccionado o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de El FIDEICOMISO FIDUCAFE UPME No con Nit expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato: Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia Cumplimiento del Contrato 20 Del Contrato La del contrato y seis (6) meses más. Calidad del servicio 20 Del Contrato La del contrato y un año más Salario y Prestaciones sociales 5 Del Contrato La del contrato y tres años más 1.20 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultado del contrato se recibirán en las instalaciones de la Unidad, ubicada en la Carrera 50 # en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad.

5 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME 1.21 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General Contratación -, ubicada en la Carrera 50 # en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: contratos@upme.gov.co INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre LA UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas ( grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad económica los oferentes y en la ejecución del contrato al respectivo contratista REVALUACION DEL CONTRATISTA ( PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, al vencimiento del término del contrato se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios: CRITERIOS REVALUACION PROVEEDOR 1. Calidad del producto o servicio 2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega) 4. Reclamos sobre el producto o servicio CALIFICACION MAXIMA 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5, 5 y más de

6 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME 6 se asigna 0 puntos Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio 1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto ( fecha de radicación o acta de entrega) 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el supervisor del contrato. Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista).

7 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CAPÍTULO II El proponente deberá radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 # 26-20, hasta la fecha y hora en la respectiva carta de invitación. Vencido el plazo de presentación de la oferta, se procederá a abrir y verificar el número de folios de la propuesta presentada, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una copia en medio impreso, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia), contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. Adicionalmente si fuere necesario la UNIDAD podrá solicitar en medio magnético los formatos solicitados en estos Términos de Referencia, diligenciados en la forma presentada en medio impreso. El original y la copia presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así: : PROYECTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE COMPUTO DE LA UPME Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: Original / copia 1 Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y

8 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adicion, modificación o complementación DOCUMENTOS JURIDICOS CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter GARANTÍA DE SERIEDAD El proponente deberá presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial asignado para la presente contratación. La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a

9 TÉRMINOS DE REFERENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA UPME la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL REPRESENTANTE LEGAL FOTOCOPIA DEL RUT DE LA EMPRESA CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002)., la cual deberá estar suscrita por el Revisor fiscal si está obligado a tenerlo o por el Representante legal en su defecto 2.3 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en la oferta, será de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato.

10 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA CAPÍTULO III RECHAZO DE PROPUESTAS 3.1 CAUSALES DE RECHAZO. Una propuesta será rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales: a. Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. b. Cuando el plazo máximo de entrega del servicio ( informes ) o instalación del objeto de la propuesta, exceda el exigido en estos términos de referencia. c. Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad. d. El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley. e. No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia. f. Cuando no se presente los documentos indicados en el capitulo II. y/o su presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento, o no se subsanen dentro del término indicado por la UPME, o en la forma solicitada por la UPME. g. Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de Referencia. h. Cuando el proponente, en forma individual, registre sanciones como contratista. i. Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía . j. Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento de Términos de Referencia. 10

11 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA IV. EVALUACION DE LA PROPUESTA La UPME analizará la oferta con fundamento en las condiciones técnicas exigidas en el objeto y formato de características técnicas y con base en la manifestación de este cumplimiento adjudicará. Adicionamente se tendrá en cuenta que la propuesta no supere el presupuesto oficial destinado a la ejecución de este proyecto. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos solicitados, los cuales no asignan puntaje pero conducen a determinar si el oferente es hábil o no para proceder a realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta. El Comité Evaluador hará un informe con destino al Director de la Unidad. El Ordenador del Gasto mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido, o declarará desierto el proceso. 11

12 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 4. FORMATO DE PRECIOS Concepto Cantidad Valor Unitario Valor Total Mantenimiento preventivo al aire acondicionado CANATAL Ref. 8AD08 de 8 Ton. 4 Mantenimiento preventivo a la UPS POWERWARE Ref de 40 KVA 4 Baterías 36 IVA TOTAL Firma del Representante Legal 12

13 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 5. FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE CÓMPUTO # CARACTERÍSTICAS OFRECIDO Y REQUERIMIENTO MINIMO GARANTIZADO 1 Mantenimiento para el Aire Acondicionado de precisión Marca CANATAL Ref. 8AD08 de 8 TR. 1.1 Visitas El contratista debe realizar una visita bimestral de mantenimiento preventivo y los correctivos que sean necesarios durante la vigencia del contrato. 1.2 Recursos El contratista debe disponer del recurso humano, los equipos, herramientas y la capacidad técnica calificada para realizar las labores. 1.3 Cronograma El contratista debe entregar un cronograma de desarrollo de los mantenimientos preventivos. El servicio de atención de emergencias debe 1.4 Tiempo de respuesta para ser atendido en un máximo de (4) cuatro horas emergencias siguientes al reporte por parte de la UPME, incluyendo fines de semana y festivos. 1.5 Informes de visita Una vez atendido el servicio se presentará un informe detallado sobre las posibles causas de daño, las acciones tomadas para solucionar los problemas y donde se indique los repuestos con número de series que fueron instalados. 1.6 Registro El contratista debe organizar un archivo histórico del equipo, en el que se lleve registro de las lecturas de operación, revisiones, cambios, anomalías y diagnósticos presentados. 1.7 Labores de mantenimiento preventivo Limpieza general del gabinete y estructura. Limpieza del serpentín y descontaminación con desincrustante y agua Unidad Condensadora Limpieza y aplicación de lubricantes en los rodamientos del motor ventilador. Revisión del funcionamiento del variador de velocidad de los motores ventiladores Unidad Manejadora Compresor y Accesorios Medición de la carga de refrigerante en el compresor. 13

14 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Serpentín Evaporador Humidificador Sistema Eléctrico y Control Medición del Amperaje y Voltaje Revisión general de: Válvula de expansión, control de alta y baja presión, filtros retenedores de humedad, válvula solenoide, indicador de líquido. Revisión de tuberías de refrigeración. Limpieza y descontaminación del evaporador. Inspección del motor que acciona el ventilador centrifugo. Aplicación de aceite en rodamiento del motor, Verificación de: o Bandeja de drenaje y punto de desagüe. o Red hidráulica. o Limpieza de filtros guarda polvos o cambio de los mismos. o Engrase de rodamientos y chumaceras. o Ajustes de poleas. o Cambio de correas (de ser necesario). o Resistencias. Revisión del nivel del contenedor de agua, el funcionamiento del electrodo y su controlador eléctrico. Revisión del funcionamiento de los elementos eléctricos y de control, así: tableros eléctricos, breaker principal, contactores, relés térmicos, inspección de acometidas eléctricas, revisión del controlador M52 (ajustes de parámetros de programación, verificación de alarmas). Limpieza de contactos eléctricos a todos los componentes. 2 Mantenimiento para la UPS POWERWARE Ref de 40 KVA 2.1 Visitas El contratista debe realizar una visita bimestral de mantenimiento preventivo y los correctivos que sean necesarios durante la vigencia del contrato. 2.2 Recursos El contratista debe disponer del recurso humano, los equipos, herramientas y la capacidad técnica calificada para realizar las labores. 14

15 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 2.3 Cronograma 2.4 Tiempo de respuesta para emergencias 2.5 Informes de visita 2.6 Registro 2.7 Equipo de soporte 2.8 Repuestos y suministros El contratista debe entregar un cronograma de desarrollo de los mantenimientos preventivos. El servicio de atención de emergencias debe ser atendido en un máximo de (4) cuatro horas siguientes al reporte por parte de la UPME, incluyendo fines de semana y festivos. Una vez atendido el servicio se presentará un informe detallado sobre las posibles causas de daño, las acciones tomadas para solucionar los problemas y donde se indique los repuestos con número de series que fueron instalados. El contratista debe organizar un archivo histórico del equipo, en el que se lleve registro de las lecturas de operación, revisiones, cambios, anomalías y diagnósticos presentados. Así mismo se debe hacer una revisión y análisis del historial de eventos. En caso de ser necesario, el contratista suministrará un equipo de similares características para soportar la carga mientras se repara la UPS de la UPME. El contratista debe suministrar todas las partes y repuestos (nuevos) necesarios para el correcto funcionamiento de la UPS. Se excluyen las baterías. 2.9 Labores de mantenimiento preventivo Realizar la limpieza interna y externa del Limpieza del equipo equipo Revisión de conductores, terminales, breakers para asegurar su buen estado físico Revisión del equipo Revisión de conexiones eléctricas, bancos de baterías, filtros, bobinas, tarjetas, breakers, fusibles, terminales de entrada, salida Revisión de baterías Inspección física de las baterías para determinar daños físicos. Revisión eléctrica de las baterías, así como carga y descarga para determinar el estado de cada batería. Cambio de componentes Reemplazo de los elementos que así lo requieran, sin costo adicional para la UPME. 3 Baterías 3.1 Modelo GPL Marca Powersonic 15

16 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 3.3 Cantidad Capacidad 75 AH 3.5 Tecnología AGM 3.6 Construcción VRLA 3.7 Sello UL Si, MH Peso 25 Kg 3.9 Alto 228 mm 3.10 Ancho 168 mm 3.11 Largo 260 mm Capacidad de potencia durante W / Celda 3.12 min, a una descarga de 1,67 V / Celda. Capacidad de potencia durante W / Celda 3.13 hora a una descarga de 1,67 V / Celda Garantía 1 año 16

17 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad , mayor de edad, vecino de identificado con la cédula de ciudadanía número expedida en , en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) , legalmente constituida y domiciliada en de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para el proyecto MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA AIRE ACONDICIONADO Y UPS DEL CENTRO DE COMPUTO DE LA UPME. En caso de que sea aceptada, la firma se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato. Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. 4. que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas. 5. Que conocemos el contenido de los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones. 6. Que el término de duración de la presente asesoría es de semanas 7. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas, dentro de los tres( 3) ) días hábiles siguientes a la firma de éste. 8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación. 9. Que el valor total de mi oferta es de : $ discriminado así: 10. Valor total antes de impuestos $ IVA $ 11. Que la presente propuesta consta de folios debidamente numerados. El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: 17

18 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Nombre de la Empresa Dirección Teléfono Fax Ciudad Correo Electrónico Atentamente, Nombre del Representante Legal Firma del Representante Legal 18