Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento para la gestión de expedientes de acreditación de actividades (Proceso de acreditación)

Transcripción

1 Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento para la gestión de expedientes de acreditación de actividades (Proceso de acreditación) Control de cambios: La versión 1 modificó respecto de la v0 Tipo de cambio Punto Observaciones Incorporaciones Modificaciones Derogaciones IV V Se actualizaron las referencias normativas. Se modifica la descripción en la devolución de los expedientes no conforme Revisó: Liliana González Aprobó: Alberto Bonifacio PE 03 Página: 1 de 10

2 I. Objeto: Con el objeto de mejorar el proceso de acreditación de actividades de la Dirección del Sistema Nacional de y en función de implementar la política de calidad para lograr una mayor eficiencia y eficacia de los procesos internos al Sistema, se establece el Procedimiento para la Gestión de Expedientes. II. Alcance: Este Procedimiento será aplicado para la gestión de la documentación remitida mediante expediente por los Coordinadores Técnicos/Responsables de de los organismos de la Administración Pública Nacional y/o Instituciones de Formación dedicadas a la capacitación laboral y profesional, que requiere de la acreditación de actividades de capacitación en sus diversas modalidades en función de la normativa vigente (Resolución 51/2003, Cap II: Art. 7º, Cap III: Art. 9º al 13º) III. Definiciones y abreviaturas: Para el propósito de este documento, son aplicables para los términos de calidad las definiciones dadas en la norma ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. No obstante se reseñan a continuación las definiciones y abreviaturas propias del proceso. CTC: Coordinación Técnica de. Cuando aparece la sigla también puede referir a quien esté a cargo del área Coordinación DSNC: Dirección del Sistema Nacional de INAP: Instituto Nacional de la Administración Pública SAI: Sistema de Acreditación INAP SGP: Secretaría de la Gestión Pública IV. Referencias normativas: Resolución SGP 2/2002. Resolución SGP 51/2003. PE 03 Página: 2 de 10

3 Resolución SSGP Nº 37/2003. Disposición DN INAP Nº 20/2012 Disposición DN INAP Nº 02/2004. Disposición DN INAP Nº 01/2006. Disposición DN INAP Nº 02/2006. ISO 9001:2008 Manual de Calidad de la Dirección del Sistema Nacional de V. Descripción: Se establecen los siguientes circuitos correspondientes al ingreso, permanencia y resolución de expedientes en función de la acreditación de actividades de capacitación en el marco del Sistema Nacional de y la normativa vigente, a saber: A. Se crea la Unidad de Gestión de Expedientes dependiente de la Coordinación de Actividades en el marco de la Dirección del Sistema Nacional de B. Todo expediente gestionado por los Coordinadores Técnicos/Responsables de del Sistema Nacional de según Resolución 51/2003 (Cap II: Art. 7º, Cap III: Art. 9º al 13º), deberán completar la planilla: SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS DE CAPACITACIÓN (D12) C. Toda documentación remitida mediante expediente por los Coordinadores Técnicos/Responsables de del Sistema Nacional de, para la acreditación de actividades de capacitación de Autodesarrollo y a Iniciativa de los agentes o externas, tendrá como lugar de ingreso la Unidad de Gestión de Expedientes. D. La Unidad de Gestión de Expedientes será la responsable de la: 1) Verificación de la documentación contenida en el expediente en función de los criterios y exigencias establecidas en la normativa vigente. 2) Devolución de expedientes no conformes sin más trámites en función de los criterios y exigencias establecidas en la normativa. Mediante nota según los modelos en D13. PE 03 Página: 3 de 10

4 3) Derivación de expedientes a las unidades responsables de resolver las solicitudes de acreditación en función de los tipos de actividades a ser acreditadas, contemplados en la normativa vigente. 4) Remisión de expedientes para finalización del trámite solicitado E. Toda documentación remitida por Instituciones de Formación dedicadas a la capacitación laboral y profesional será tramitada de la siguiente manera: 1) La nota de solicitud de acreditación de actividades y el correspondiente programa de la actividad serán remitidos a la Dirección del Sistema Nacional de 2) La Dirección del Sistema Nacional de, en cada caso generará un expediente mediante MEMORANDUM (F10) con el correspondiente giro/pase a la Unidad de Gestión de Expedientes 3) La Unidad de Gestión de Expedientes realizará la apertura de la actividad en el Sistema de Acreditación INAP (SAI) 4) La Unidad de Gestión de Expedientes girará el expediente al área responsable de acreditaciones de Actividades Institucionales para su resolución. Devolución de Expedientes NO conforme: La Unidad de Gestión de Expedientes devolverá a los responsables primarios/origen de la solicitud, aquellos expedientes que no cumplan con los requisitos estipulados en la normativa vigente y/o expediente que no contenga la documentación necesaria para la acreditación solicitada. Dicha devolución se realizará sin más trámite. Al momento de redactar las notas de devolución deberá consignarse la siguiente información: a) Datos del Expediente de Referencia b) Lugar y Fecha c) Destinatario d) Actuaciones/información/respuesta a lo solicitado V.1 CRITERIOS GENERALES: PE 03 Página: 4 de 10

5 Los criterios generales que utilizará la Unidad de Gestión de Expedientes para la recepción en conformidad, continuación del trámite y/o rechazo de la solicitud de acreditación, según la normativa vigente, serán los siguientes: 1. Vigencia Sólo serán acreditadas las actividades de capacitación finalizadas durante el período de evaluación de desempeño en curso o en los DOS (2) períodos inmediatos anteriores. Toda solicitud de reconocimiento presentada por actividades que no se ajusten a lo establecido en el párrafo precedente será rechazada sin más trámite por la Unidad de Gestión de Expedientes. 2. Pertinencia Para el reconocimiento y asignación de créditos se requiere la ponderación de la pertinencia de la actividad con relación a la satisfacción de las necesidades del agente para el mejor desempeño de sus responsabilidades o tareas, o de las de su organismo o servicio. Para ello se tendrá en cuenta: a) La fundamentación de la pertinencia de la actividad en relación con las tareas/funciones que desarrolla el agente firmada por autoridad superior b) La intervención del titular de la Unidad de Recursos Humanos y/o del Coordinador Técnico de. La Unidad de Gestión de Expedientes devolverá sin más trámite aquellos expedientes que no se ajusten al criterio de PERTINENCIA y/o VIGENCIA detallado en los párrafos precedentes. 3. Documentación La documentación incorporada a los expedientes debe estar autenticada por autoridad competente. La Unidad de Gestión de Expedientes devolverá sin más trámite aquellos expedientes que no cuenten con la documentación requerida para la solicitud de acreditación. Así como también se devolverá todo expediente que no contenga la documentación autenticada por autoridad competente. 4. Acreditación y Certificación PE 03 Página: 5 de 10

6 Cada solicitud de acreditación y certificación será gestionada en función del tipo de actividad de capacitación y/o formación que contempla la normativa vigente, a saber: Acreditación Certificación Realizadas o promovidas por INAP INAP INAP Realizadas o promovidas por las Jurisdicciones Realizadas por otras Instituciones de Formación laboral y profesional Realizadas a iniciativa del agente. Actividades Externas al SNC INAP INAP INAP JURISDICCION JURISDICCION INAP Autodesarrollo Profesional INAP INAP Educación Formal INSTITUCION EDUCATIVA JURISDICCION V.2 Tipos de Actividades a Acreditar La normativa vigente contempla diversos tipos de actividades en condición de ser acreditadas, a continuación se detalla la documentación que debe acompañar a la solicitud de acreditación en cada caso. La Unidad de Gestión de Expedientes al recibir un expediente verificará la conformidad de la documentación anexada, según lo detallado en cada caso en el apartado 8 de la SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS DE CAPACITACIÓN (D12). Esta Unidad devolverá sin más trámite aquellos expedientes que no contengan la documentación completa y autenticada requerida para la acreditación solicitada. PE 03 Página: 6 de 10

7 Asimismo en los casos de Acreditación por Asistencia Técnica (Res. SGP Nº 51/2003 Cap. III, Art. 12º) y Autoformación (Res. SGP Nº 51/2003 Cap. III, Art. 13º), los agentes deberán presentar los respectivos planes según la información solicitada en D15. ACTIVIDADES EXTERNAS (a iniciativa de los agentes) Resolución SGP Nº 51/2003 Cap. II, Art. 7º actividadesexternas@sgp.gov.ar Tel: Int. 412 y 416 Datos completos del solicitante según D12 Programa analítico donde conste las fechas de realización y la carga horaria. Certificado de aprobación y/o participación. CARACTERÍSTICAS Actividades realizadas por iniciativa de los agentes fuera del Sistema Nacional de Pertinencia y Vigencia de la Actividad DESEMPEÑO DOCENTE Resolución SGP Nº 51/ Cap. III, Art. 9º autodesarrollo@sgp.gov.ar Tel: Int. 414 Datos completos del solicitante Programa de la asignatura. Certificación de desempeño docente emitido por la Institución responsable de la actividad donde conste: fecha de inicio y finalización de la prestación docente, carga CARACTERÍSTICAS Acreditación por única vez por actividad docente por asignatura Pertinencia y Vigencia del desempeño docente PE 03 Página: 7 de 10

8 horaria total de la asignatura. PARTICIPACION EN EVENTOS ACADÉMICOS O PROFESIONALES Resolución SGP Nº 51/ Cap. III, Art. 10º autodesarrollo@sgp.gov.ar Tel: Int. 414 Datos completos del solicitante según D12 Programa oficial del evento. Certificado donde conste: tipo de participación, fechas y horarios. CARACTERÍSTICAS Pertinencia y Vigencia del evento AUTORIA Y PUBLICACIONES Resolución SGP Nº 51/ Cap. III, Art. 11º autodesarrollo@sgp.gov.ar Tel: Int. 414 Datos completos del solicitante según D12 1 (un) ejemplar del libro y/o copia del artículo por el cual solicita acreditación. En caso de tener REFERATO, copia autenticada donde conste la CARACTERÍSTICAS Acreditación por única vez Pertinencia y Vigencia de la publicación PE 03 Página: 8 de 10

9 Comisión evaluadora En caso de artículo en lengua extranjera, traducción del título y abstract. ASISTENCIA TÉCNICA Resolución SGP Nº 51/2003 Cap. III, Art. 12º autoformacion@sgp.gov.ar Tel: Int. 418 Nota del superior avalando la asistencia técnica solicitada Nota/solicitud de la asistencia técnica del organismo solicitante, dirigida al superior a cargo y especificando los alcances de la misma. Plan de la asistencia técnica conteniendo información solicitada en D15 Informe de Resultados CARACTERÍSTICAS DE LA ASISTENCIA TÉCNICA Acreditación de Actividades de asistencia técnica o cooperación técnica encomendadas por las autorizadas superiores del organismo Actividades de esta naturaleza no incluidas entre sus responsabilidades primarias o habituales. Acreditación por única vez para cada programa o proyecto Pertinencia y Vigencia de la Asistencia Técnica AUTOFORMACIÓN Resolución SGP Nº 51/ Cap. III, Art. 13º autoformacion@sgp.gov.ar Tel: Int. 418 Nota del superior (no inferior a CARACTERÍSTICAS DE LA AUTOFORMACIÓN Pertinencia y Vigencia de la actividad PE 03 Página: 9 de 10

10 Director) presentando el Plan/Proyecto de autoformación. Incluyendo: datos del agente, breve descripción de las tareas, función/puesto Plan de autoformación conteniendo información solicitada en D15. Informe de resultados obtenidos, avalado por superior (no inferior a Director) Todo proyecto debe contener un marco institucional para la mejora o desarrollo de la propia organización Debe hacer referencia a procesos concretos de gestión e involucrar el desarrollo, actualización o fortalecimiento de competencias laborales. Incorporación al plan del organismo/intervención del titular de la Unidad de Recursos Humanos y/o Coordinador Técnico de VI. Responsabilidad, revisión y aprobación La Coordinación de deberá asegurar el cumplimiento del procedimiento y la obtención de los registros especificados. De no ser posible, informará al responsable de calidad los motivos para su tratamiento en el sistema y revisión por la Dirección. La Coordinación verificará la vigencia del presente documento de acuerdo a las necesidades de la gestión y en caso de identificar requerimientos de modificaciones, enviará las mismas para su revisión y aprobación por la Dirección del SGC. La Coordinación podrá elaborar documentos, sobre la base de los documentos aprobados según el procedimiento de control de la documentación (PR01), que considere necesarios para la gestión del proceso de acreditación. Se utilizarán para las actividades para las que son aprobados por el Coordinador, y guardarán los controles que se establecen en el PR01. VII. Documentos relacionados Solicitud de reconocimiento de créditos de capacitación (D12) Información para los planes de asistencia técnica y autoformación (D15) VIII. Anexos No aplica. PE 03 Página: 10 de 10