PROYECTO DEL TRAMITADOR ELECTRÓNICO DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN (TEEC)

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1 PROYECTO DEL TRAMITADOR ELECTRÓNICO DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN (TEEC) 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 1.1 Antecedentes: el modelo de contratación pública electrónica de la Generalitat de Catalunya El ámbito de la e-contratación ha sido y es, muy posiblemente, uno de los más estratégicos en relación con los objetivos de e-administración. La contratación electrónica es, dentro de la actuación pública, uno de los ámbitos de aplicación de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos que permite obtener más rendimientos a corto plazo, rendimientos que son mesurables (evaluables) en términos económicos y de gestión a causa de la reducción de los costes asociados a la gestión de contratación pública que comporta su uso, tanto para la Administración como para la ciudadanía y las empresas. El trabajo realizado desde la Generalitat de Catalunya responde a una estrategia corporativa de contratación electrónica que se inició con el establecimiento de un marco jurídico propio con la aprobación del Decreto 96/2004, de 20 de enero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en la contratación de la Administración de la Generalitat. La Dirección General de Patrimonio de la Generalitat es la unidad directiva que, de acuerdo con la nueva estructura del Departamento de Economía y Conocimiento, reúne el conjunto de competencias de este Departamento en materia de contratación. En particular, mediante la Secretaría Técnica de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa y conjuntamente con la Dirección de Servicios y su Área TIC, se lleva a cabo la ejecución de los proyectos de e-contratación de acuerdo con las directrices del Departamento de la Presidencia mediante la Oficina de Supervisión y Evaluación de la Contratación Pública. Esta estrategia corporativa ha tenido continuación después con una serie de líneas de actuación, que tienen unos objetivos muy claros: la remoción de los obstáculos operativos existentes para la implantación de la contratación electrónica que se materializó, fundamentalmente, con la puesta en funcionamiento del Registro Electrónico de Empresas Licitadoras (RELI). la implantación de sistemas de gestión interna (backoffice) corporativos, que se ha materializado con el Gestor Electrónico de Expedientes de Contratación (GEEC) que garantiza un avance coherente en el uso de los medios electrónicos y, además, permite gestionar los expedientes de contratación de forma totalmente electrónica desde su inicio e integrado con el sistema económico-financiero corporativo. 1

2 la puesta en funcionamiento de la Plataforma de servicios de contratación pública que constituye el canal de relación entre las empresas y la Administración de la Generalitat y su sector público, así como las administraciones locales y universidades de Cataluña, tanto desde la vertiente del acceso a la información como desde la participación por medios electrónicos en procesos de contratación, pública (frontoffice); y, finalmente, la incorporación de las herramientas de licitación electrónica previstas en la legislación vigente: subasta electrónica, el sobre digital y el futuro sistema dinámico de contratación integrados en la misma Plataforma de servicios de contratación pública. Como objetivo asociado a este planteamiento global, hay que señalar también el de disponer de un sistema de información integrado e integral de la contratación pública en Cataluña que permita disponer de indicadores y medir los impactos que este sector de actividad puede tener en diversos ámbitos (por ejemplo, el impacto que pueden comportar determinadas políticas públicas asociadas a la contratación en los diferentes sectores del mercado: medioambientales, fomento de R+D+I, uso de cláusulas sociales, fomento de la participación de las PYMES en la contratación pública, etc.). El esquema que se presenta a continuación, recoge de forma gráfica al modelo de contratación pública corporativa de la Generalitat, con las diferentes aplicaciones y las integraciones correspondientes: 2

3 Dentro de este modelo corporativo de e-contratación, el proyecto del Tramitador Electrónico de Expedientes de Contratación (en adelante, TEEC) se configura en estos momentos como la solución más idónea por hacer factible, en un periodo de tiempo aceptable y en el entorno de restricciones presupuestarias en que nos encontramos, un impulso efectivo del uso de los medios electrónicos en la contratación pública para las entidades del sector público de la Generalitat con un determinado perfil de contratador (no "grandes contratadores"). Así lo determinó el Comité Director de e-contratación, presidido por la directora de la Oficina de Supervisión y Evaluación de la Contratación Pública y así ha sido también establecido en el Acuerdo de Gobierno de 11 de febrero de 2014, sobre la aprobación de medidas y proyectos corporativos a desarrollar en el 2014 para desplegar la administración electrónica en la Administración de la Generalitat de Catalunya. Asimismo, en este proyecto se cuenta con la participación del Consorcio Administración Abierta de Catalunya (Consorcio AOC) en el momento de diseñar la configuración del TEEC, con la finalidad de analizar si pueden ser integrados los requerimientos específicos de los órganos de contratación locales. 1.2 Objeto del proyecto El TEEC quiere configurarse como una herramienta de tramitación interna (back-office) de la contratación pública dirigida a aquellas entidades del sector público que, de acuerdo con los criterios objetivos de eficiencia derivados de su perfil de contratador, requieren un sistema de información más sencillo que lo que supone una herramienta SAP (GEEC). El TEEC debe resultar fiable y flexible y proveer a las entidades de las principales funcionalidades para una gestión eficiente de la contratación permitiéndoles el uso intensivo y ágil del resto de sistemas corporativos de e-contratación, como es el caso de la Plataforma de servicios de contratación pública. La filosofía del proyecto es empezar con una primera fase de pilotaje entre determinadas entidades del sector público para evaluar y diseñar en el momento de su finalización, prevista para febrero de 2015, el plan estratégico de implementación del TEEC en el resto de las entidades del sector público de la Generalitat. Entre los objetivos estratégicos asociados al proyecto, hay que mencionar en primer término el de alineación corporativa de las entidades del sector público en el uso de estos medios y la obtención de una información integral y exhaustiva de la contratación pública de la Administración de la Generalitat de Catalunya. 3

4 Existen también otros objetivos muy importantes asociados al proyecto TEEC, como son el incremento de la transparencia en la gestión de la contratación en las entidades del sector público, el ahorro de costes de transacción en la contratación, la optimización en el uso y aprovechamiento del resto de herramientas corporativas de e-contratación, la garantía de integridad de la información, etc. 1.3 Funcionalidades del TEEC Es una plataforma para la gestión interna de los expedientes de contratación, que da soporte a las fases de la tramitación, desde el inicio de la necesidad hasta la extinción del contrato. Es una herramienta para las unidades de Contratación adaptada a las necesidades de todo tipo de entidad pública, independientemente de su nivel de sujeción al Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP) (fundaciones, entidades de derecho público, organismos autónomos, agencias...). Es una plataforma multientidad, en la que cada organismo dispondrá de un espacio independiente para la tramitación de sus expedientes. Es una herramienta común de tramitación simplificada que se adapta a la gestión de los expedientes de contratación de todos los organismos. La tramitación está basada en la gestión de estados del expediente. Según el estado se determina la información a introducir, la documentación obligatoria y las acciones permitidas. Es una plataforma donde recoger y unificar toda la información generada durante el proceso de tramitación de los expedientes de contratación: - Gestión documental y archivo, que permite guardar toda la documentación en formato electrónico. - Gestión de los expedientes electrónicos de contratación, en la medida que el organismo genere y guarde toda la información necesaria en formato electrónico. Es una plataforma integrada con otros sistemas del entorno de la contratación: - En la Fase I del proyecto se prevé la integración con el Gestor de Identidades y Control de Acceso en Recursos (GICAR-IDP) para la autenticación de personas usuarias; con el Registro Público de Contratos (RPC), y con la Plataforma de servicios de contratación pública (PSCP), con respecto a las publicaciones. 4

5 - En la Fase II del proyecto se prevé la integración con la Plataforma de servicios de contratación pública (PSCP), para la recepción de ofertas electrónicas; con la Plataforma de Servicios de Identificación y Firma (PSIS) del Consorcio AOC, para la incorporación de la firma electrónica; con los servicios corporativos de compulsa y copia auténtica electrónicas; con el sistema de notificaciones electrónicas (enotum) y con el sistema corporativo de archivo electrónico (iarxiu) para el archivado de expedientes de contratación. 5

6 1.4 Características técnicas El TEEC es un producto de mercado (solución de contratación de la empresa Pixelware) adaptado a las necesidades de los entes del sector público de la Generalitat de Catalunya. Eso permitirá inmediatez en la implantación del producto y agilidad en el despliegue a las entidades. El TEEC no estará integrado, en principio, con los sistemas de información económico-financieros de las entidades. 1.5 Piloto TEEC En la primera fase, se ha decidido efectuar un pilotaje con las entidades del sector público siguientes: Escuela de Administración pública de Cataluña (EAPC), Museo Nacional de Arte de Cataluña (MNAC) y Centro de Iniciativas para la Reinserción (CIRE). La diversidad de la tipología de las entidades responde al objetivo de diseñar una herramienta que se adapte a todos los tipos de entidad pública, con independencia su forma jurídica y de su nivel de sujeción a la Ley de contratos. Asimismo, el pilotaje se lleva a cabo en colaboración del Consorcio Administración Abierta de Cataluña (Consorci AOC), con el fin de asegurar también la posibilidad de aplicar el TEEC a las entidades del ámbito local. Una vez finalizado (febrero de 2015, según cronograma previsto) el resultado de la fase de pilotaje tiene que ser el punto de partida para evaluar y diseñar, en su caso, el plan estratégico de implementación del TEEC en el resto de las entidades del sector público de la Generalitat. Los objetivos del piloto son los siguientes: Validar la herramienta y los circuitos: la herramienta tiene que ser flexible y adaptable a todo tipo de entidad. Validar las integraciones de sistemas terceros. Definir al modelo homogéneo y de fácil implantación Probar el modelo de gestión en un entorno real. Probar el modelo de soporte en un entorno real. Las conclusiones del pilotaje deben facilitar, por una parte, el punto de decisión del despliegue del TEEC a nuevas entidades del sector público y, por otra parte, la validación de los criterios para diseñar la estrategia de dicho despliegue, especialmente en relación al dimensionamiento 6

7 de los esfuerzos necesarios y para garantizar una óptima planificación del despliegue mediante la evaluación del impacto del despliegue a nivel de organismo. 2. REPERCUSIÓN PARA EL CIUDADANO/CLIENTE Y LAS ADMINISTRACIONES/EMPRESAS En general, está constatado que la incorporación de las TIC en los procedimientos de contratación permite obtener una mayor eficacia, publicidad, transparencia y mejora de las relaciones con los ciudadanos y las empresas y puede contribuir de forma significativa a la consecución de los objetivos de reducción de gasto público y de endeudamiento que las administraciones públicas. En este sentido, los claros beneficiarios son: Las administraciones públicas, los políticos y los responsables de gestión de compras y suministros. Las empresas (especialmente las pymes), que ya estando contratando en la actualidad con las administraciones públicas o que deseen empezar a hacerlo. La ciudadanía, como beneficiario último de uno procesos de adquisición pública eficaz, con plazos más cortos de implantación y ahorros considerables. La contratación pública electrónica es una fuente de ahorro, eficiencia y transparencia para las administraciones públicas aporta beneficios tanto para las administraciones públicas como a las empresas y la ciudadanía. Los principales beneficios que se esperan obtener con la implementación del TEEC son: - la alineación corporativa de las entidades del sector público en el uso de los medios de e- contratación. - la obtención de una información integral y exhaustiva de la contratación pública de la Administración de la Generalitat de Catalunya. - el incremento de la transparencia en la gestión de la contratación en las entidades del sector público. - el ahorro de costes de transacción en la contratación. - la optimización en el uso y aprovechamiento del resto de herramientas corporativas de e- contratación. - la garantía de integridad de la información. 7

8 3. EQUIPO DE DESARROLLO Y PROVEEDORES El equipo de proyecto para la fase I está constituido por: - Equipo de dirección del proyecto: unidades promotoras (Secretaria Técnica de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, Oficina de Supervisión y Evaluación de la Contratación Pública, Área TIC del Departamento de Economía y Conocimiento). - Equipo técnico de la administración: compuesto por las personas clave de las entidades piloto, la Intervención General, la Asesoría Jurídica y el Consorcio de Administración Abierta de Cataluña. - Proveedor TIC: desarrollador que tiene adjudicado el mantenimiento de las soluciones de Contratación de la Generalitat dentro del nuevo modelo TIC de la Generalitat de Catalunya. Equipo de proyecto TEEC Fase I El equipo de proyecto por parte de los desenvoludors es: JCCA OSACP ATIC ECO 4. VALORACIÓN ECONÓMICA 5. PLAZOS DE EAPC CUMPLIMIENTO Cultura / MNAC CIRE Proveedor TIC (Lot A4 - HP/Vass) INTERVENCIÓN / AOC / Asesoría Jurídica El equipo de desarrollo está organizado en las áreas siguientes: - Área funcional: que ha trabajado en el diseño de la adaptación de la herramienta (producto de mercado) a los requerimientos de la Generalitat. - Área técnica: que ha trabajado en la instalación de la infraestructura técnica, y la integración con otros sistemas. - Área de soporte a los pilotos: que se encarga de la formación inicial y soporte postimplantación. 4. VALORACIÓN ECONÓMICA La valoración económica del piloto es de EUR (IVA incluido), que incluye la parametrización del producto a las especificidades de la Generalitat de Catalunya, la 8

9 integración con los aplicativos corporativos dentro del alcance del piloto, así como la implantación, formación, despliegue y soporte inicial a las entidades objeto del piloto. 5. PLAZOS DE CUMPLIMIENTO El calendario previsto para la Fase I del proyecto era de 5 meses: 3 meses de diseño y construcción; 1 mes de formación e implantación y 1 mes de soporte post arranque a las tres entidades piloto. A petición de las entidades, se hizo un paro durante los meses de noviembre-diciembre por falta de disponibilidad de recursos personales, y finalmente el cronograma resultante ha sido el siguiente: Se puede decir por lo tanto que el proyecto se ha conseguido en los plazos inicialmente fijados. 9

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