SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES MANUAL DEL ADMINISTRADOR v1.0.0 Actualización No. 1 Abril de 2010

Transcripción

1 1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES MANUAL DEL ADMINISTRADOR v1.0.0 Actualización No. 1 Abril de 2010 Este documento tiene por objetivo explicar a los usuarios administradores del sistema el manejo del módulo de seguridad y de administración.

2 2 Tabla de Contenido Resumen general de temas tratados en el documento. 1. Ingreso al Sistema Módulo de Seguridad... 4 Cómo crear usuarios?... 4 Cómo crear grupos de usuarios?... 5 Cómo asignar permisos a un grupo?... 6 Cómo quitar permisos de un grupo?... 7 Cómo vincular usuarios a un grupo?... 8 Cómo desvincular usuarios de un grupo? Módulo de Administración Configurar Veredas, Barrios o Centros Poblados Configurar Tipos de Documentos Definir Etapas y Actividades Crear Especies de Animales Estructuras de Indexación Parámetros Generales del Módulo Crear Tipos de Documentos Crear Campos de Indexación Crear Lista de Valores... 25

3 3 Explicación de utilización de nuevas opciones del sistema Resumen de funcionamiento de las nuevas características desarrolladas. 1. Ingreso al Sistema El usuario puede acceder al sistema, con un nombre de usuario y una contraseña, el sistema ejecuta sus respectivas validaciones y lo asocia según su perfil. Se debe solicitar la cuenta de usuario al administrador del sistema. Una vez creada la cuenta se La página principal del sistema en su encabezado muestra el menú principal del sistema y el nombre del usuario autenticado en el sistema. Generalidades Ayuda. Cada vez que se encuentre un ícono con un signo de interrogación significa que hay una explicación o ayuda Hipervínculo. Es un enlace que lo llevará a otra página. Identifique un hipervínculo cuando encuentre una frase ó título con letra azul y subrayada. Ejemplo: Página Principal *. Campo obligatorio.

4 4 2. Módulo de Seguridad 1. Ubíquese en el menú principal y luego haga clic sobre el ítem Configuración. 2. En la parte izquierda de la página aparece las opciones disponibles en el módulo de Seguridad. Cómo crear usuarios? 1. Seleccione la opción de Cuentas de Usuario. 2. Seleccione Crear Nueva Cuenta de Usuario

5 5 3. Ingrese los datos solicitados y haga clic en el botón Guardar. Cómo crear grupos de usuarios? 1. Seleccione la opción de Grupos. 2. Ingrese el nombre del grupo y una breve descripción de este y haga clic en Guardar.

6 6 Cómo asignar permisos a un grupo? 1. En la página de Grupos busque el grupo al cual desea otorgar permisos, selecciónelo haciendo clic sobre el link del grupo respectivo. 2. Seleccione Permisos del Grupo 3. Saldrá la página de consulta de los permisos otorgados al Grupo seleccionado. Seleccione Agregar Permisos

7 7 4. Seleccione el módulo para consultar los permisos disponibles o simplemente en la tabla de resultados busque el permiso. Y haga clic sobre el link Otorgar del permiso respectivo. Cómo quitar permisos de un grupo? 1. Seleccione el grupo, busque el permiso que desea quitar y haga clic sobre el link Quitar.

8 8 Cómo vincular usuarios a un grupo? 1. En la página de Grupos busque el grupo al cual desea vincularse usuarios, selecciónelo haciendo clic sobre el link del grupo respectivo. 2. Seleccione el link Miembros del Grupo 3. Aparecerá la página de los usuarios vinculados al grupo seleccione: 4. Busque el usuario que desea vincular y haga clic en el link Vincular respectivo.

9 9 Cómo desvincular usuarios de un grupo? 1. En la página de Grupos busque el grupo al cual desea vincularse usuarios, selecciónelo haciendo clic sobre el link del grupo respectivo. 2. Seleccione el link Miembros del Grupo 3. Aparecerá la página de los usuarios vinculados al grupo seleccione, busque el usuario y haga clic en le link Desvincular.

10 10 3. Módulo de Administración 1. Para ingresar al módulo de Administración ubíquese en el menú principal del sistema y seleccione la opción Configuración. Configurar Veredas, Barrios o Centros Poblados 1. Seleccione la opción Configuración de Datos

11 11 2. Aparecerá la página principal de Configuración de Datos, elija la opción de Veredas, Barrios, Centros Poblados: 3. Elija el link Nueva Ubicación para crear una vereda, barrio o centro poblado: 4. Elija el departamento, el municipio y el tipo de ubicación e ingrese el nombre de la ubicación y haga clic sobre el botón Guardar.

12 12 Configurar Tipos de Documentos 1. Seleccione la opción Configuración de Datos 2. Aparecerá la página principal de Configuración de Datos, elija la opción de Tipos de Documentos: 3. Elija el link Crear Nuevo Tipo de Documento

13 13 4. Ingrese la descripción del tipo de documento y haga clic en el botón Guardar. 5. Ahora debe crear las clases de documentos que existen para cada tipo de documento. Ubíquese en la página de consulta de los tipos de documentos y haga clic en el link Documentos.

14 14 6. Aparecerá la página de consulta de las clases de Documentos del tipo de documento seleccionado: 7. Haga clic en el link Crear Nuevo Documento. Ingrese el nombre del documento y haga clic en el botón Guardar. Definir Etapas y Actividades Crear Etapas. 1. Seleccione la opción Configuración de Datos 1. Aparecerá la página principal de Configuración de Datos, elija la opción de Definir Etapas y Actividades:

15 15 2. Aparecerá la página principal de Etapas y Actividades, elija el link Crear una Nueva Etapa 3. Ingrese el tipo de expediente, nombre y el orden de visualización de la etapa. Y haga clic en el botón Guardar. Crear Actividades. 1. Ubíquese en la página principal de Etapas y Actividades y seleccione Crear una Nueva Actividad.

16 16 2. Elija el tipo de expediente, la etapa, ingrese el nombre de la actividad y seleccione la acción especial. 1-Acción Especial. Este campo permite activar los formularios para el registro de notificaciones, publicaciones y recursos, cuando el expediente ingresa a la actividad. 3. Finalmente, haga clic en el botón Guardar. Asignar actividades a un trámite. 1. Ubíquese en la página principal de Etapas y Actividades y seleccione el link Asignar Actividades a Procesos

17 17 2. Aparecerá la siguiente página: 3. Seleccione el tipo de expediente y el trámite. Se consultarán las etapas y actividades para el tipo de expediente seleccionado. Chequee la actividad que va asignarle al trámite. Para cada actividad chequeada ingrese el tiempo estimado. Finalmente, indique con cuál actividad se finaliza el trámite. Es importante que cada trámite tenga configurada la actividad final, para generar el cubo de productos terminados. Copiar Esquema de Actividades. Esta opción permite copiar un esquema de actividades de un trámite a otro. 1. Ubíquese en la página de Asignación de Actividades.

18 18 2. Aparecerá una ventana, donde deberá seleccionar el tipo de expediente, el trámite a copiar el esquema de actividades y el trámite donde se pegará el esquema. 3. Y haga clic en el botón Guardar. Crear Especies de Animales 1. Seleccione la opción Configuración de Datos

19 19 2. Aparecerá la página principal de Configuración de Datos, elija la opción de Tipos de Especies: 3. Aparecerá una página con los tipos de especies existentes: 4. Elija Crear una Nueva Especie

20 20 5. Ingrese el nombre común y científico de la especie y haga clic en botón de Guardar. 4. Estructuras de Indexación El objetivo de esta opción es crear los tipos de documentos con sus respectivos campos de indexación, para la digitalización de documentos. Para ingresar a esta opción debe ubicarse en la página principal del sistema y seleccionar el módulo de Configuración y el componente Estructuras de Indexación: Lo primero que se debe crear son los tipos de documentos y luego los campos de indexación. Parámetros Generales del Módulo Esta opción le permite configurar los datos del ftp donde se publicarán los documentos digitalizados y podrá realizar un test de conexión al ftp. Estos parámetros son predeterminados, utilice esta opción solo para actualizar los valores de cada parámetro. 1. Seleccione Estructuras de Indexación, aparecerá la página de consulta de Tipos de Documentos ubique y haga clic en el link Parámetros Generales del Módulo.

21 21 2. Haga clic sobre el parámetro que desea cambiar: 3. Ingrese el nuevo valor para el parámetro. Crear Tipos de Documentos 4. Seleccione Estructuras de Indexación, aparecerá la página de consulta de Tipos de Documentos ubique y haga clic en el link Nuevo Tipo de Documento.

22 22 2. Ingrese el nombre del Tipo de Documento y una breve descripción. Por defecto, el tipo se creará con estado inactivo, solo se permitirá activarlo cuando se hayan creado los campos de indexación. 3. Haga clic en el botón Guardar y continúe con la creación de Campos de Indexación. Crear Campos de Indexación 1. Para crear los campos de indexación ubíquese en la página de edición del tipo de documento y seleccione el link Campos de Indexación.

23 23 2. Ingrese los datos solicitados para el campo de indexación y haga clic en Guardar. 3. Una vez guardo el primer campo, podrá continuar registrando otros campos seleccionando Nuevo Campo de Indexación de la página de consulta de Campos de Indexación. 4. Una vez creado los campos de indexación se debe crear la estructura. Para esto, debe ir a la página de edición del tipo de documento y seleccione el link Crear Estructura.

24 24 5. Saldrá una página de confirmación de creación de la estructura. 6. Haga clic en el link Crear Estructura de Indexación para confirmar la creación. Y seleccione el link Volver para regresar a la página de edición del tipo de documento hacer la activación respectiva. 7. Seleccione el Estado activo para habilitar el tipo de documento en la digitalización.

25 25 Crear Lista de Valores Para los campos con tipo de dato Lista Personalizada se debe crear la respectiva lista de valores. 1. Para esto ubique el campo con este tipo de dato en la página de consulta de campos de indexación. 2. Y en la página de edición del campo elija Lista de Valores 3. Y haga clic sobre el link Nuevo Ítem

26 26 4. Ingrese el nombre del ítem y haga clic en el botón Guardar.