PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y FOTOCOPIA DE EXPEDIENTES EN PAPEL

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y FOTOCOPIA DE EXPEDIENTES EN PAPEL Preparado por: Ernesto Rivera P. Autorización: Procedimiento No.: PADM-01

2 PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y FOTOCOPIA DE EXPEDIENTES EN PAPEL CONTENIDO 1.0 INTRODUCCION 2.0 DEFINICIONES PROCEDIMIENTO DE ACCESO A EXPEDIENTES POR FUNCIONARIOS PROCEDIMIENTO DE ACCESO A EXPEDIENTES POR CLIENTES RESPONSABILIDADES Del Responsable de la Unidad de Gestión de Información Del Funcionario Del Director responsable de la custodia de documentos 5-1 ANEXO 1 Tarjetario de Control de Préstamos de Expedientes FADM-01 ANEXO 2 Solicitud de Acceso a Expedientes Reservados o Restringidos Interno FADM-02 ANEXO 3 Solicitud de Acceso a Expedientes Reservados o Restringidos Externo FADM-03

3 PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y FOTOCOPIA DE EXPEDIENTES EN PAPEL 1.0 INTRODUCCION Este Manual de Procedimientos de Acceso y Fotocopia de Expedientes en Papel presenta los procesos y pasos a seguir para el trámite y obtención de expedientes y fotocopias de los documentos registrados en la Comisión Nacional de Valores. Si bien es cierto que estos procesos deben tender a disminuir en el futuro, aún los mismos representan un alto porcentaje de trabajo para la Unidad de Gestión de Información, por lo que requiere ser aclarado dadas las múltiples directrices recibidas. La intención con este manual es que queden definidos los procesos y formularios existentes para que todos en la Comisión estemos claros con respecto a los diferentes procedimientos. El Procedimiento de Acceso y Fotocopia de Expedientes en Papel nos permitirá tener un mejor control sobre los expedientes que se prestan internamente y sobre todo sobre el acceso a expedientes reservados o restringidos, teniendo por parte de la Unidad de Gestión de Información la historia de quien solicito que expediente tanto interno como externo. A su vez, servirá para que los Directores que tienen bajo su responsabilidad ciertos expedientes reservados o restringidos puedan tener también mayor control sobre los mismos, al tener que autorizar los accesos. Este Manual esta dividido en varias partes, dependiendo si la solicitud es interna o externa y si son expedientes de acceso público, reservado o restringido. También presenta al personal específico que puede tener acceso a los expedientes, solicitudes de autorización y demás formularios requeridos para la obtención de copias e impresiones de documentos.

4 2.0 DEFINICIONES Página Documentos físicos Los documentos físicos son los que se soportan en papel. Los originales de estos documentos que se reciben firmados en la CNV o las copias firmadas de los que salen al exterior se guardaran en el archivo central. 2.2 Acceso Público Toda documentación que está autorizada para que CUALQUIER PERSONA pueda acceder a ella, consultarla y obtener duplicados de la misma. 2.3 Acceso Reservado Toda documentación que solo está disponible para las PARTES IMPLICADAS y cierto personal interno previamente definido por la Dirección dueña del trámite. 2.4 Acceso Restringido Toda documentación que está autorizada para que SOLAMENTE LAS PERSONAS INTERNAS ESPECIFICADAS por la Dirección dueña del trámite pueda acceder a ella. 2.5 Funcionario Toda persona que labore para la Comisión Nacional de Valores, ya sea como empleado permanente o de contrato.

5 2.0 DEFINICIONES Página Funcionario Autorizado Es un funcionario que le está permitido acceder a un expediente reservado o restringido y puede mostrar el mismo a un Cliente Autorizado. Este funcionario sin embargo, no podrá designar a otro Funcionario como Autorizado. El o los Autorizadores deberán remitir un Listado de Funcionarios Autorizados para ese expediente, de tal forma de facilitar 2.7 Cliente Toda persona requiere información de la Comisión Nacional de Valores y no labora para la institución 2.8 Cliente Autorizado Un Cliente que le está permitido acceder a un determinado expediente reservado o restringido. 2.9 Autorizador Un funcionario que tiene la autoridad de establecer quien es Funcionario Autorizado para acceder a un expediente. Con cada expediente, los Comisionados establecerán en conjunto con la Dirección que tenga el custodio del expediente (en los casos que el expediente pertenezca a una Dirección), un listado de Autorizadores para ese expediente mediante una nota que se adjuntará dentro del expediente. Normalmente el Autorizador será el Director o Directora de la Dirección.

6 3.0 PROCEDIMIENTO DE ACCESO A EXPEDIENTES POR FUNCIONARIOS Página El Funcionario solicita el o los expediente(s) a la persona de la unidad de Gestión de Información. 3.2 Personal de la Unidad de Gestión de Información evalúa los expedientes solicitados. 3.3 Si es un expediente de Acceso Público se llena el Tarjetario de Control de Préstamos de Expedientes FADM-01 (Anexo 1), el Funcionario lo firma, se ubica el o los expediente(s) y se entrega(n). 3.4 Si es un expediente de Acceso Reservado o Restringido, la Personal de la Unidad de Gestión de Información verifica el Listado de Funcionarios Autorizados. Si está en el Listado, llena el Tarjetario de Control de Préstamos de Expedientes FADM-01 (Anexo 1), el Funcionario Autorizado lo firma, se ubia el o los expediente(s) y se entrega(n). 3.5 Si es un expediente de Acceso Reservado o Restringido y el Funcionario no está en este listado, el Funcionario debe traer lleno el formulario de Solicitud de Acceso a Expedientes Reservados o Restringidos FADM-02 (Anexo 2) firmado por el Autorizador correspondiente para su autorización. 3.6 El Autorizador deberá firmar el formulario si el funcionario tiene autorización para ver el expediente en cuestión. El Funcionario luego debe regresar a la Unidad de Gestión de Información con el formulario autorizado. 3.7 Una vez recibido el formulario FADM-02 DEBIDAMENTE AUTORIZADO, entonces el expediente es entregado. El Funcionario debe firmar el Tarjetario de Control de Préstamos de Expedientes FADM-01 de recibido de los expedientes. Con la autorización FADM-02 se entiende que el Funcionario tiene también el derecho de sacar las copias que considere necesarios y no habrá que solicitar una nueva autorización al respecto. 3.8 En caso de requerir copias del expediente restringido o reservado a la Unidad de Gestión de Información, el Funcionario deberá incorporar en el formulario FADM-02 previamente autorizado, las copias que solicita.

7 3.0 PROCEDIMIENTO DE ACCESO A EXPEDIENTES POR FUNCIONARIOS Página Personal de la Unidad de Gestión de Información entrega las copias y el Funcionario firma el formulario FADM-02 aceptando las copias recibidas.

8 4.0 PROCEDIMIENTO DE ACCESO A EXPEDIENTES POR CLIENTES Página El Cliente solicita en Recepción verificar un expediente o pide información. En caso de un expediente específico, la Recepcionista llama a Personal de la Unidad de Gestión de Información para atender al Cliente. 4.2 Personal de la Unidad de Gestión de Información atiende a la persona. Al determinar el nombre del expediente, se evalúa si el mismo es de Acceso Público, Acceso Reservado o Restringido. Si es de Acceso Público, se busca el expediente y se le muestra al Cliente. 4.3 En caso de que sea de Acceso Reservado o Restringido, se evalúa si el expediente está en trámite o está cerrado. 4.4 Si el expediente está en trámite, se llama a la Dirección correspondiente para que un Funcionario Autorizado (OIA o Asesor Legal) puedan atender a la persona y mostrarle directamente el expediente. La persona de la Unidad de Gestión de Información lo dejará con el Oficial correspondiente. 4.5 Cuando el Cliente termina de revisar el expediente, si requiere copias del mismo, el Funcionario Autorizado llenará el Formulario de Acceso de Expedientes FADM-03 (Anexo 3) y podrá las páginas que se deberán sacar del expediente. Firmará este formulario en conjunto con el Cliente y se lo entregará a la personal de la Unidad de Gestión de Información para determinar montos y tiempo de entrega de la información. 4.6 Si el expediente ya está cerrado, la persona de la Unidad de Gestión de Información llena el Formulario de Solicitud de Acceso a Expedientes FADM-03. El Cliente debe firmar el formulario al igual que la persona de la Unidad de Gestión de Información. 4.4 La persona de la Unidad de Gestión de Información le solicitará al Cliente que espere en Recepción mientras busca al Autorizado r que tiene la responsabilidad de resguardar el expediente para que firme el formulario autorizándolo para mostrar el expediente.

9 4.0 PROCEDIMIENTO DE ACCESO A EXPEDIENTES POR CLIENTES Página En caso de que la respuesta sea negativa, alguna persona autorizada de la Dirección debe ir con la persona de la Unidad de Gestión de Información a conversar con el Cliente el motivo de la negativa para mostrar la información. Debe adicionalmente dar una copia del formulario FADM-03 firmado por el Director o persona autorizada correspondiente y la razón de la negativa. 4.6 Cuando la respuesta es positiva, la persona de la Unidad de Gestión de Información regresa con el expediente correspondiente para ser consultado por el Cliente Autorizado. 4.7 Cuando el Cliente Autorizado sabe que copias va a sacar, la persona de la Unidad de Gestión de Información anota la cantidad de copias en el formulario FADM-03. Luego estima el tiempo y monto y se lo comunica al Cliente Autorizado. La persona de la Unidad de Gestión de Información le debe preguntar al Cliente Autorizado si se requiere autenticación para incluirlo en el precio, al igual que debe indicarlo en el formulario FADM Con esta información, el Cliente Autorizado se acerca a Recepción y paga las copias. Recepción entrega el Recibo amarillo a la persona de la Unidad de Gestión de Información. Anota el número del Recibo en el formulario FADM-03 y le dice al Cliente Autorizado cuando estarán sus copias. 4.9 La persona de la Unidad de Gestión de la Información procede a sacar las copias requeridas Si las copias requieren autenticación, lleva las copias a la oficina del Director Nacional de Administración para que las autentique El Director Nacional de Administración autentica las copias.

10 4.0 PROCEDIMIENTO DE ACCESO A EXPEDIENTES POR CLIENTES Página La Asistente Administrativa recoge las copias y se las entrega a la Recepción para cuando llegue el Cliente se les entreguen. Sin embargo, la Recepcionista debe llamar a la persona de la Unidad de Gestión de Información para que termine de atender al Cliente La persona de la Unidad de Gestión de Información le solicita al Cliente que firme la entrega de las copias correspondientes en el formulario FADM Cuando el Cliente ya sea termina la consulta de los expedientes y/o obtiene las copias requeridas, la persona de la Unidad de Gestión de la Información tienen que CUSTODIAR el expediente y llevarlo a su lugar dentro del Archivo. En los casos de expedientes reservados o restringidos en trámite, el OIA o Asistente OIA serán los responsables de llevar el expediente de vuelta a sus Direcciones.

11 5.0 RESPONSABILIDADES Página Del Responsable de la Unidad de Gestión de la Información Atender a los Funcionarios y Clientes y proveer los expedientes respectivos, solicitando las autorizaciones para aquellos que están definidos como Reservados y Restringidos. Sacar las copias solicitadas de los Clientes y en casos específicos de Funcionarios Custodiar el expediente cuando está siendo revisado por el Cliente para evitar la sustracción de documentos. Mantener un control de expedientes en préstamo y actualizar la información del mismo 5.2 Del Funcionario Solicitar los expedientes a los Responsables de la Unidad de Gestión de Información Mantener bajo su control un expediente en préstamo y en caso de ser Reservado o Restringido evitar que el mismo quede disponible para terceras personas Buscar la autorización de acceso a los expedientes con los Directores responsables de la custodia y/o con los autorizados por ellos para tal fin. 5.3 Del Autorizador Determinar cuando un expediente reservado o restringido puede ser consultado y por quienes Autorizar o negar la autorización de acceso de expedientes Explicar, o delegar la explicación en algún Funcionario Autorizado, a un Cliente cuando una solicitud de autorización es negada y poner por escrito la razón Enviar inicialmente un Listado de Expedientes Reservados y Restringidos a la Dirección Nacional de Administración para marcar los expedientes correspondientes y luego mantener actualizado este listado

12 5.0 RESPONSABILIDADES Página 5-2 Enviar también un Listado de Funcionarios Autorizados a la Dirección Nacional de Administración para determinar quien puede autorizar la consulta de un expediente reservado o restringido.

13 ANEXO 1 TARJETARIO DE CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES FADM-01 Página A1-1 CONTROL DE PRESTAMOS DE EXPEDIENTES EN PAPEL <NOMBRE DEL FUNCIONARIO> Detalle Del Préstamo Recibido Devolución CODIGO EMPRESAS CARPETA Fecha Funcionario Fecha FADM-01 Abr-04

14 ANEXO 2 SOLICITUD DE ACCESO A EXPEDIENTES RESERVADOS O RESTRINGIDOS INTERNO FADM-02 Página A2-1 Comisión Nacional de Valores Dirección Nacional de Administración Unidad de Gestión de Información SOLICITUD DE ACCESO A EXPEDIENTES RESERVADOS O RESTRINGIDOS - INTERNO FADM-02 May 04 NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA Día Mes Año Serie Código Expediente Consulta Autorizada por Cantidad de Copias Solicitadas Copias Recibidas por ATENDIDO POR FIRMA Día Mes Año

15 ANEXO 3 SOLICITUD DE ACCESO A EXPEDIENTES RESERVADOS O RESTRINGIDOS EXTERNO FADM-03 Página A3-1 Comisión Nacional de Valores Dirección Nacional de Administración Unidad de Gestión de Información SOLICITUD DE ACCESO A EXPEDIENTES RESERVADOS O RESTRINGIDOS - EXTERNO FADM-03 May 04 NOMBRE DEL INTERESADO FIRMA Día Mes Año NOMBRE DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO FIRMA Día Mes Año Serie Código Expediente Status Consulta Autorizada por Cantidad de Copias Solicitadas Copias Recibidas por OBSERVACIONES ATENDIDO POR FIRMA Día Mes Año