Administración electrónica y gestión de documentos. La experiencia del Ayuntamiento de Girona. Lluís-Esteve Casellas i Serra

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1 Administración electrónica y gestión de documentos La experiencia del Ayuntamiento de Girona Lluís-Esteve Casellas i Serra Ayuntamiento de Girona (Cataluña, España) Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones

2 Objetivo Qué hemos hecho en gestión de documentos? Qué estamos haciendo? Qué nos preocupa especialmente?

3 Girona? Girona San José: km Girona Barcelona: 100 km Girona Girona Barcelona San José

4 Catalunya vs. Girona? Los datos: Cataluña: 947 municipios El 63 % < habitantes El 87 % < habitantes Ayuntamiento de Girona: habitantes trabajadores 600 personas trabajan +/- gestión administrativa

5 SGDAP?

6 Contexto 1992 Ley 30/1992 del régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común Ley 59/3003 de utilización de la firma electrónica 2007 Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

7 Contexto Consideraciones previas: Coexistencia de perspectivas entorno a la e-administración: ciudadanía, modernización (TIC), documentos electrónicos (GD: gestión de documentos)... Superposición de proyectos: de la ventanilla única al desarrollo de la 11/2007. Ayuntamiento de Girona: proyecto o experiencia? Misión de la gestión de documentos y archivos: Garantizar la accesibilidad a los documentos.

8 Marco normativo Derechos y deberes: Acceso electrónico. No aportar documentos ya presentados. Acceso a los expedientes. Obtención de copias electrónicas. Conservación de documentos electrónicos en expedientes. Uso de la firma electrónica para identificación y presentación de documentos. Seguridad y confidencialidad. Uso de estándares abiertos....

9 Ámbitos e-administración Front Office Portal web. Identificación y autenticación. Registro electrónico. Pago electrónico. Publicación electrónica de anuncios y edictos. Modelos o sistemas electrónicos de solicitudes. Consulta de expedientes. Notificaciones electrónicas. Comunicaciones electrónicas.

10 Nueva Registro Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones Ámbitos e-administración Back Office: Archivo electrónico de documentos. Sistema de gestión de expedientes Adaptación organizativa: definición de la organización. de Funcionarios Públicos Habilitados. Tramitación electrónica?? No. Poderse relacionar electrónicamente. Poder conocer el estado de tramitación.

11 Ámbitos e-administración Otros aspectos: e-administración un problema organizativo. Definición de procedimientos genéricos / tipos de trámite / plantillas de documentos / hoja de ruta de cada procedimiento. Necesidad de un sistema de gestión integral de documentos (ISO 15489, MoReq...) Formatos: PDF... Conservación de datos / conservación del contexto (formularios) Identificación unívoca de los expedientes, foliación electrónica con firma electrónica, documentos compartidos por diversos expedientes...

12 Amenaza o oportunidad? Se van a perder documentos? Los documentos serán íntegros, fiables y auténticos? Se podrá gestionar la firma electrónica? Los documentos serán accesibles a lo largo del tiempo? Quién tiene la responsabilidad sobre los documentos? Qué estamos haciendo los profesionales de la GdyA?

13 Amenaza o oportunidad? GdyA o JEDI? Sólo se siente amenazado aquel que se siente débil... Somos capaces de mirar nuestro «lado oscuro»?

14 La experiencia del Ayuntamiento de Girona proyecto o experiencia? ( )

15 La experiencia del Ayuntamiento de Girona Objetivo: La gestión de documentos como base para el uso eficiente de los recursos en el desarrollo de la Administración [ también electrónica ].

16 Punto de partida Estrategias y fundamentos: 1. Gestión de documentos vs. gestión de la organización: Coincidencia de objetivos. 2. Gestión de documentos vs. gestión administrativa: Integración. 3. Gestión de documentos: Soluciones, no nuevos problemas. 4. Simplificación: evitar duplicidades y redundancias.

17 Punto de partida Objetivos específicos: 1. Agilizar las tramitaciones administrativas. 2. Normalizar los documentos administrativos. 3. Organizar de manera homogénea y eficaz la documentación. 4. Implantar políticas de preservación de documentos.

18 Fundamentos del sistema

19 Fundamentos del sistema Decretos de la Alcaldía Actas de la Junta de Gobierno Local Registro General de Documentos (salida) REGISTRO GENERAL DE EXPEDIENTES Actas del Plena de la Corporación Sistema de Descripción Sistema de Clasificación Regla de acceso Regla de conservación

20 Desarrollo del sistema

21 Desarrollo del sistema

22 Desarrollo del sistema

23 El documento electrónico Consideraciones: 1. Producción transversal: únicamente sobre documentos normalizados. 1. Evaluación documental: exigencia previa. 1. Digitalización substitutiva de expedientes: siempre bajo regulación. 1. Validación previa SGDAP SSTI: gestión de documentos + TIC.

24 Ámbitos de actuación Sistema de gestión de documentos electrònics Entrada del document en el sistema Avaluació Disseny Temps CAPTURA MANTENIMENT Integritat Fiabilitat Autenticitat Vigència administrativa Integritat Fiabilitat Autenticitat Preservació Integritat Entitat externa Formats Metadades Formats Còpies seguretat Auditoria Formats Metadades Metadades e-sign e-sign Transferències Còpies seguretat Refresc Conversió Conversió Conversió e-sign Accessibilitat Entitat externa

25 Arquitectura del sistema Clientes aplicaciones comerciales Clientes internes Aplicaciones telemáticas Digitalización data [+ e-docs] data [+ e-docs] data + e-docs e-docs Cuadro de clasificación Aplicaciones comerciales Plataforma SIAGI Registro de documentos Registro de expedientes Registro de informes Registro de resoluciones Sistema contable BBDD Gestor documental de ficheros BBDD e-documentos iarxiu Archivo Digital Seguro Agència Catalana de Certificació

26 Las bases de datos Catálogo general de aplicaciones Sistemas docucéntricos vs. sistemas datacéntricos. Creación de nuevos documentos recapitulativos: identificación de documentos potenciales. Preservación sobre varios formatos: PDF, TXT, sistemas COM.

27 Los retos Régimen de acceso y de conservación individualizado de los documentos. Vínculos entre documentos y series asociadas: evitar redundancias informativas: - Notificación = Resolución - Datos del destinatarios Registro de Expedientes + Registro de Documentos (Salida) - Propuestas y certificados de resolución Registro de Resoluciones + Libro oficial de resoluciones

28 Los retos Expedientes de conservación permanente: cambio radical? Vigencia administrativa y períodos de retención cautelar: aspectos esenciales. Cierre del expediente, foliación e indización de sus documentos: aspectos a recuperar.

29 Conclusiones Intervenir más directamente sobre la producción de los documentos y la simplificación de la gestión administrativa. Normalizar las tramitaciones y los documentos básicos del procedimiento administrativo. Entrada de documentos (diversos tipos) Informes Exposición pública (diversos documentos) Gestión de resoluciones (propuestas y resoluciones) Certificados de resoluciones Notificaciones externas Comunicados internos

30 Conclusiones Analizar más allá de la serie documental y considerar los regímenes de acceso y de conservación del simple documento individual. SERIE DOCUMENTAL TIPO DE EXPEDIENTE Tipo de tramitación administrativa Tipo de trámite administrativo + Modelo de documento - Formulario / Plantilla Reforzar los vínculos y las relaciones entre documentos, expedientes y series documentales para consolidar el contexto de producción.

31 Gracias por su atención! Lluís-Esteve Casellas i Serra Ayuntamiento de Girona

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