REGLAMENTO PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 GRUPO 3 DESPACHO Integrantes: Agente BANTI, Liliana PARENTI, Silvia BARNEDA, Silvia PIZZINI, José GARCIA, Claudio ALCOVER, Alberto RADRIZZANI, Ricardo BELL, Alicia (x) Organismo Min. de Justicia, Seguridad y DD.HH. Min. de Justicia, Seguridad y DD.HH. Min. de Justicia, Seguridad y DD.HH. Min. de Justicia, Seguridad y DD.HH. Sec. Legal y Técnica Sec. Legal y Técnica Sec. Legal y Técnica Org. Regulador de Seguridad de Presas (x) Integrante que se agregara en el plenario del 15/10. Habiendo continuado el grupo el análisis del Anteproyecto de la ONIG N 2, como conclusión definitiva propone las siguientes modificaciones y agregados a su redacción: ANTEPROYECTO ONIG N 2 ANEXO I REGLAMENTO PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Este Reglamento será de aplicación obligatoria para la Administración Pública Nacional, conformada por la administración central y los organismos descentralizados. 1.- Sistema de Gestión Administrativa-Definición. El sistema de gestión administrativa es el conjunto de principios, normas, organismos, recursos, sistemas y procedimientos que intervienen en las operaciones de tramitación y control requeridas para instrumentar administrativamente las políticas públicas. 2.- Principios rectores. La organización y gestión del proceso del trámite de documentos administrativos está encaminada a facilitar la resolución oportuna y eficiente de los asuntos contenidos en los documentos digitales firmados digitalmente o en soporte papel que se tramitan. El sistema de gestión administrativa tiene por objetivos documentar en forma clara y ordenada todas las gestiones efectuadas por y ante

2 la Administración Pública Nacional y las decisiones adoptadas, con los antecedentes que le dieron origen; garantizar la rápida y segura intervención de las Unidades Responsables Primarias y el resguardo de la documentación, y mantener perfectamente actualizada la información confiable y suficiente sobre el estado de cada trámite y la situación general del proceso. El ciudadano como interesado en el proceso del trámite y en su resolución, tiene amplio derecho para impulsarlo, seguirlo y conocer su estado de avance, conforme las normas que reglamentan su ejercicio. Toda cuestión que se plantee respecto de disposiciones contenidas en este Reglamento, debe resolverse con miras al cumplimiento de los principios y objetivos establecidos en el mismo. 3.- Objetivos Son objetivos del presente Reglamento: Implantar un moderno sistema de gestión administrativa basado en la figura de las Unidades de Responsabilidad Primaria como eje del proceso de tramitación de expedientes y proyectos y en la simplificación de aspectos formales de los procedimientos. Instrumentar progresivamente procedimientos administrativos digitalizados que eliminen el uso del papel como portador de información en la tramitación de expedientes y proyectos de Disposiciones, Resoluciones, Resoluciones Conjuntas, Decisiones Administrativas, Decretos, Mensajes y Proyectos de Leyes. Adecuar la normativa vigente en materia de tramitación administrativa a las nuevas tecnologías de gestión, priorizando la transparencia e información al ciudadano. 4.- Clasificación de la documentación La documentación administrativa, se clasificará a los efectos del presente Reglamento en: "Expedientes" y "Proyectos". (se observa esta clasificación teniendo en cuenta que los proyectos deberían iniciarse o en su caso culminar en un expediente. Sería más conveniente la clasificación entre expedientes y trámites siendo estos últimos todos aquellos que no ameriten al menos en una primera instancia- ser expedientes ) Expediente: Conjunto de documentos o actuaciones administrativas, originado a solicitud de parte interesada o de oficio, ordenados cronológicamente, en el cual se agrupan informaciones, dictámenes y todo otro dato o antecedente sobre un mismo asunto o cuestión, cuya determinación se procura.

3 Proyecto: Conjunto de documentos mediante los cuales se instrumenta una decisión a través del dictado de una norma del nivel de Disposición, Resolución, Resolución Conjunta, Decisión Administrativa, Decreto y Mensaje o Ley. 5.- Organización funcional. En la Presidencia de la Nación, Jefatura de Gabinete de Ministros, Ministerios y Entes descentralizados, existirá una Oficina de Gestión Administrativa, con el rango y nivel que le confiera la respectiva estructura organizativa aprobada por el Poder Ejecutivo Nacional. Las funciones de la Oficina serán: Recibir y despachar la documentación de y hacia particulares, personas físicas públicas o privadas o jurídicas. Asegurar la recepción y remisión a la Unidad con Responsabilidad Primaria de la documentación administrativa proveniente de otras jurisdicciones ministeriales o entes descentralizados. Efectuar el despacho y archivo de la documentación administrativa, con excepción de las notas y toda otra documentación de carácter interno de cada jurisdicción. Llevar el despacho del titular del organismo. Gestionar la obtención de las firmas e iniciales de los funcionarios intervinientes en los supuestos de normas escritas en soporte papel. Controlar el cumplimiento de los plazos en la resolución de los trámites Efectuar el seguimiento de los trámites administrativos de la jurisdicción, cumpliendo y haciendo cumplir el presente Reglamento y las NORMAS PARA LA REDACCIÓN Y SIMPLIFICACION DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA en el organismo. Incorporar el documento digital firmado digitalmente al proceso del trámite de actuaciones administrativas. Analizar la documentación ingresante, determinar para cada trámite la Unidad con Responsabilidad Primaria para resolver en el mismo y derivar la documentación a la misma. El funcionario a cargo de esta Oficina será responsable del cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento. La organización de la Oficina deberá contemplar las siguientes áreas de trabajo: a) Ingreso de Expedientes. Serán sus funciones básicas: -Efectuar la recepción, registro, determinación y derivación a la Unidad con Responsabilidad Primaria y posterior distribución de expedientes y correspondencia dirigida al organismo verificando que se ajuste a lo establecido en las normas vigentes. -Asegurar la recepción en las Unidades con Responsabilidad Primaria de los expedientes y correspondencia de acuerdo a las pautas vigentes e instrucciones recibidas, analizar y derivar. -Mantener en reserva y/o archivo la documentación.

4 -Notificar, de acuerdo a las instrucciones que se reciban y cuando corresponda los actos administrativos emanados del organismo. -Otorgar vista de los expedientes en archivo a las partes interesadas, sus representantes legales y apoderados. -Efectuar el control del despacho de la correspondencia que los organismos o dependencias efectúan ante el Servicio de Correo. -Ejercer la administración y control del archivo del organismo. -Brindar información al público acerca del estado de tramitación de los expedientes en la jurisdicción. b) Ingreso de Proyectos. Serán sus funciones básicas: -Efectuar la recepción, registro, determinación y derivación a la Unidad con Responsabilidad Primaria, y distribución de los Proyectos. -Entender en el control de los proyectos, desde un punto de vista formal y formular las observaciones pertinentes que pudieren corresponder. -Analizar y asignar Unidades de Responsabilidad Primaria de tramitación de los proyectos. -Obtener las iniciales de los funcionarios que corresponda en el acto en trámite. -Efectuar la protocolización de los proyectos del organismo. -Atender el registro y custodia de los proyectos originados en el organismo. -Numerar y expedir copia fiel de todas las Resoluciones dictadas en el organismo. -Llevar el registro de las actas, acuerdos, cartas de intención, protocolos y convenios firmados por las autoridades del organismo. -Brindar información al público acerca del estado de tramitación de los proyectos en la jurisdicción. c) Control de gestión administrativo. Serán sus funciones básicas: -Coordinar con el área de Informática la implantación del proceso de incorporación y utilización del documento digital firmado digitalmente en el trámite de las actuaciones del organismo. -Realizar el seguimiento y control de los plazos de tramitación de la documentación administrativa. -Elaborar información diaria sobre el estado de los proyectos para conocimiento del Jefe de la Oficina de Gestión Administrativa. (si bien es una tarea importante la del seguimiento, control y elaboración de informes, en la práctica resulta de dificultoso cumplimiento, principalmente en lo que respecta al control porque no siempre se logra que la autoridad política apoye con medidas concretas para encausar los desfasajes detectados por la Mesa de Entradas. El responsable del control ve desmerecido su trabajo al no lograr los objetivos buscados. En cuanto a la información diaria sería excesivo y de difícil cumplimiento. Todo sector debería ser responsable de las actuaciones que tiene en su ámbito.)

5 -Llevar las estadísticas de gestión de los proyectos en trámite, en el organismo. 5.- Generación y/o entrada de actuaciones Lugar y forma Los expedientes e impresos se generan, registran o entran por el área de Ingreso de Expedientes Los proyectos se generan, registran o entran por el área de Ingreso de Proyectos La correspondencia que llega cerrada, aunque esté dirigida a nombre de un agente determinado, será abierta en el área de Ingreso de Documentación, salvo que lleve indicación de "Secreta", "Reservada", o "Personal", o que constituya una presentación para licitaciones, oferta de precios u otra documentación cuya apertura requiera formalidades especiales La correspondencia rotulada "Personal" será girada bajo remito simple, sin abrir ni registrar, al área en la que se desempeñe el agente a quien está dirigida Las presentaciones para licitaciones, ofertas de precios y toda otra documentación en sobre cerrado, cuya apertura requiera formalidades especiales, que se reciba en el área de ingreso, será cursada en forma inmediata, sin abrir, bajo remito, a la Unidad con Responsabilidad Primaria para efectuar el acto de apertura. Previamente, se colocará en el sobre la fecha y hora de la recepción. (se sugiere que este tipo de presentación sea realizada por el propio interesado directamente en la Unidad con Responsabilidad Primaria en la materia - ej. Oficina de Contrataciones, Sala de Aperturas, etc. -, principalmente por el cumplimiento de plazos en la apertura de ofertas, impugnaciones, etc.) 5.2. Documentos iniciales Los documentos iniciales de un proyecto deberán ser presentados a través de un documento digital firmado digitalmente, aplicándose en este último caso las previsiones contenidas en el Decreto N 427/98. En el caso de expedientes, los documentos iniciales podrán ser presentados mediante un documento digital firmado digitalmente o en soporte papel. Los documentos iniciales deberán observar, como mínimo con los siguientes requisitos: a) Que el asunto corresponda a la competencia de la jurisdicción. b) Que el presentante quede claramente identificado.

6 La dependencia que origina una tramitación interna será responsable de que los documentos iniciales contengan la totalidad de los elementos y datos necesarios para su tramitación. En los casos de tramitaciones originadas por terceros, las unidades encargadas de su recepción e inicio verificarán que las presentaciones cumplan con los requisitos exigidos y asesorarán al respecto, teniendo en cuenta, en todo momento, los principios de informalismo en favor del ciudadano No podrán incluirse en una misma presentación asuntos de distinta naturaleza o diferente tramitación, debiendo procederse a la unificación de los documentos que traten de un mismo asunto y permitan su tramitación conjunta. (en principio no puede descartarse la inclusión de asuntos de distintas naturalezas en una misma presentación, lo que podría no ser detectado al inicio y encausados con posterioridad. No queda claro a que tipo de documento inicial se refiere. Es común que en trámites de índole particular se aborden diversos asuntos en una misma presentación) 5.3. Identificación y registro La identificación de la documentación será dada por el nombre del iniciador, sea este una persona física o jurídica, número y código o sigla que se coloca en el documento y que, seguido del año en que se emite, permite individualizarlo y distinguirlo de cualquier otro El registro de un documento es la anotación de sus datos en un Sistema Informático, asignándole su carácter de expediente o proyecto en trámite, identificación y localización Los expedientes y proyectos tendrán una numeración correlativa por fecha de iniciación, al comenzar cada año calendario. Esa numeración será asignada en forma central, sin perjuicio de la posibilidad de autorizar a unidades periféricas para su utilización, mediante asignación de números o cupos dados por el responsable central. (En el Ministerio de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos se utiliza numeración correlativa. Nos parece de más fácil ubicación) La identificación de las actuaciones será alfanumérica. Los expedientes y proyectos deberán estar identificados por los siguientes datos: Número de proyecto / expediente. Año de iniciación. Unidad con Responsabilidad Primaria para la resolución del asunto. Nombre del iniciador y sigla o código de identificación. Plazo máximo de resolución. Tema y código o identificación asignada. Breve extracto de lo tramitado.

7 Las notas, circulares, partes y memorandos serán identificados con la sigla o código de la unidad emisora, correspondiente a la autoridad o funcionario que las haya firmado, y con numeración correlativa, a iniciar cada año con el número 1 (uno) para esa misma autoridad o dependencia, de manera tal que no puedan existir dos documentos del mismo tipo, suscriptos por el mismo funcionario, con idéntica numeración y distinta sigla de identificación Las actuaciones rotuladas "Reservadas" o "Secretas" serán registradas y/o caratuladas en la forma y con los datos que determinen los funcionarios autorizados reglamentariamente Las publicaciones e impresos no serán registrados por el área de ingreso de expedientes, sino derivados directamente bajo remito, al sector Biblioteca o a la dependencia responsable de su clasificación, distribución o guarda Constancia de generación y registro. Al iniciador de todo tipo de trámite ante el organismo, sea éste interno o externo, que de origen a su registro en el Sistema Informático, SE LE INFORMARÁ A SU PEDIDO la identificación que se le asignó. (no siempre se registra la actuación en forma inmediata a su ingreso, por lo que no es posible dar la constancia en dicho momento, quedando la posibilidad para el interesado requerirla en una instancia posterior) 5.5. Responsable del registro de inicio Las áreas de Ingreso de Expedientes e Ingreso de Proyectos dependientes de la Oficina de Gestión Administrativa, tendrán a su cargo el registro de todas las actuaciones, en soporte digital o papel, que se generen o ingresen en el organismo, conforme las pautas indicadas En caso que las áreas de Ingreso de Expedientes e Ingreso de Proyectos detectaran la tramitación de actuaciones que no han sido incluidas en el Sistema Informático de registro, pondrán el hecho en conocimiento de su superior jerárquico en forma inmediata, A FIN DE ENCAUSAR EL PROCEDIMIENTO. (se ha considerado que el párrafo estaba incompleto, habiéndose fijado un procedimiento que permita al superior jerárquico reencausar el trámite) 6.- Conformación de actuaciones en soporte papel. 6.1-Compaginación Las actuaciones en soporte papel serán compaginadas en cuerpos numerados que no excedan las doscientas (200) fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto.

8 6.2. Foliatura Todas las actuaciones deberán foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso cuando se integren con más de un 1 (un) cuerpo de expediente, utilizándose sello foliador que se estampará en el ángulo superior derecho de la hoja Las áreas del organismo que generan una actuación, y en cada caso las áreas remitentes, serán responsables de la operación de foliatura de las actuaciones, la que será controlada por la dependencia receptora Las copias de notas, informes o actos administrativos que se agreguen junto con su original no se foliarán, pero se dejará constancia de esa agregación Por ningún motivo podrá ser alterada la foliatura de las actuaciones, la que se conservará hasta la finalización del trámite y período de archivo. Los errores de foliación deberán ser salvados, bajo constancia, en la foja erróneamente numerada o en el reverso de la última hoja refoliada Anexos. Cuando las actuaciones vayan acompañadas de antecedentes que por su naturaleza o volumen no puedan ser incorporados se confeccionarán tantos anexos cuantos sean necesarios los que se rotularán como " Anexo Nº " al expediente Nº. Los anexos serán numerados y foliados en forma independiente. En la carátula de la actuación a que pertenecen se dejará constancia del número de anexos que se acompañan. 6.4 Agregaciones Se produce la agregación de actuaciones cuando una de ellas se incorpora a otra para formar parte de ésta y tramitar en forma conjunta, perdiendo su individualidad mientras subsista tal situación, sin perjuicio de las providencias a adoptar a los fines de su resguardo e identificación. La actuación que inicia el cuerpo de la documentación recibe el nombre de actuación principal, y la o las otras, de actuaciones agregadas Las actuaciones que se incorporen a otras no continuarán la foliatura de éstas, y mantendrán su propia carátula y foliatura, pero deberán estar precedidas de una constancia de agregación en la que conste la identificación de la actuación principal, la de la que se agrega y el número de fojas de cada una. En la última foja de la actuación agregada se dejará constancia de la agregación efectuada. La incorporación de nuevos documentos al cuerpo de las actuaciones se efectuará continuando la numeración a partir del número correspondiente a la última foja de la actuación principal, teniendo en cuenta que la actuación agregada se considera como un (1) folio más, debiendo foliarse su carátula a tal efecto.

9 Las constancias de agregaciones se dispondrán (SE ASENTARÁN) por escrito y serán suscritas por el personal reglamentariamente autorizado a tal efecto, siendo el organismo o dependencia en que se efectuaron el responsable de asentarlas en el Sistema Informático, si tiene acceso a él. En caso de no tener acceso al Sistema Informático, deberá informar inmediatamente al responsable de ese registro. La agregación de actuaciones deberá asentarse tanto en el registro correspondiente a la actuación principal donde figurará la identificación completa de la actuación o actuaciones que se han agregado, cuanto en los correspondientes a éstas, donde constará que tramitan agregadas a la actuación que se indica. (se considera que la expresión dispondrán da la idea de una orden, siempre que las constancias de agregación se plasmen por escrito el procedimiento sería correcto administrativamente) Cuando se reciba una presentación de cualquier índole, que se refiera a un expediente o proyecto en trámite en el organismo, deberá registrarse como corresponde del mismo y, se remitirá a la unidad Responsable Primaria inmediatamente. (no se entiende si es una cuestión de índole informática o no. De ser una cuestión fáctica los corresponde están prohibidos y no se aprecia su utilidad. En nuestro Sistema de Seguimiento de Expediente la actuación queda registrada en el mismo módulo como una actuación del expediente al que se corresponde) 6.5. Desgloses Los desgloses de documentos o de actuaciones que forman parte de otras podrán solicitarse verbalmente y serán efectuadas bajo constancia suscrita por el personal reglamentariamente autorizado para ello, con expresa determinación de las fojas desglosadas y el motivo y destino del desglose La constancia del desglose se confeccionará en una nueva hoja, que se agregará, sin foliar, en el lugar que ocupaban las fojas desglosadas, foliada y anotándose en el sello foliador separadas por una barra las numeraciones de la primera y última de las fojas desglosadas y no podrá ser utilizada para escrituras posteriores. Si las hojas desglosadas fueran las últimas de una actuación, las nuevas hojas que se agreguen, a continuación de la constancia de desglose, seguirán con la numeración correspondiente Cuando se inicie una actuación con fojas desglosadas de otra, serán precedidas de un informe, de la Unidad con Responsabilidad Primaria con la mención de las actuaciones de las que proceden, de la cantidad de fojas con las que se inicia la nueva tramitación, y de las razones que motivaron ese procedimiento.

10 7.- Tramitación-Responsabilidad Primaria Derivación inicial Las áreas de Ingreso de Expedientes e Ingreso de Proyectos derivarán los expedientes y proyectos respectivamente, a la Unidad del organismo con Responsabilidad Primaria para su resolución definitiva. 7.2 Plazos para la resolución. La Unidad Responsable Primaria tendrá la competencia exclusiva para resolver sobre el asunto debiendo determinar y comunicar a la Oficina de Gestión Administrativa el plazo máximo para la resolución de su cometido dentro de la siguiente clasificación: Tramite Normal: hasta 30 días, Trámite Urgente: hasta 10 días, Trámite Muy Urgente: hasta 5 días. Si la prosecución de un trámite dependiera de circunstancias o hechos ajenos a la voluntad de la Unidad con Responsabilidad Primaria ésta podrá solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa, previo informe fundado avalado por su superior jerárquico, una prórroga en los plazos asignados para la resolución de un expediente o proyecto. 7.3 Trámite radial En caso de considerar necesaria la opinión de otras áreas del organismo para resolver sobre la cuestión planteada, la Unidad con Responsabilidad Primaria realizará las consultas que considere pertinentes en forma radial conservando, en todo momento, la Responsabilidad por el cumplimiento de los plazos fijados y la resolución definitiva de la tramitación. 7.4 Simplificación y despacho de actuaciones La tramitación de actuaciones administrativas, se efectuará mediante documentos tales como informes, dictámenes, providencias, etc Las Unidades con Responsabilidad Primaria evitarán, en el trámite de los expedientes y proyectos, su circulación por diferentes áreas para la elaboración de informes en forma sucesiva, debiendo directamente elaborar el anteproyecto del acto administrativo que estimen pertinente para la resolución de la cuestión en trámite La Unidad con Responsabilidad Primaria requerirá la intervención de los servicios jurídicos solamente en los casos en que las decisiones a adoptar afecten derechos subjetivos o intereses legítimos. A tal efecto, remitirán las actuaciones con todos los datos y antecedentes que brinden los elementos de juicio suficientes para poder expedirse.

11 Los dictámenes deberán contener la opinión concreta del servicio jurídico, fundada en las normas y antecedentes aplicables al caso tratado. Se evitará el relato de hechos acaecidos con anterioridad en el trámite salvo que su mención sea indispensable para fundamentar la opinión Las Unidades con Responsabilidad Primaria podrán proponer a la Oficina de Gestión Administrativa el rediseño y/o sistematización de los trámites sobre los que sean responsables, sobre la base de los principios y objetivos establecidos en este Reglamento Resolución de los trámites La elevación de las actuaciones a la firma de las autoridades facultadas para resolver los asuntos tramitados deberá efectuarse, en todos los casos, con el proyecto de acto o despacho a suscribir por ésta. Si la resolución de un asunto permitiera opciones, según la decisión de la autoridad, se proyectará la que se considera más adecuada, expresando claramente esa circunstancia y acompañando, si fuera del caso, el proyecto de las opciones El despacho de las autoridades deberá organizarse de manera tal que les permita su atención fluida y el análisis de las cuestiones que se someten a su decisión. A tal fin, los asuntos con plazo para su resolución, o vigencia a partir de una determinada fecha deberán elevarse con la antelación necesaria Las resoluciones firmadas serán numeradas y protocolizadas en forma centralizada según la autoridad que las suscribe, con numeración correlativa para cada una de ellas, comenzando por el número uno (1) a principio de cada año calendario o ante cambio de administración nacional (PARA ANALIZAR COMO SE MANEJA EN OTRAS JURISDICCIONES) (habría que determinar que se entiende por cambio de administración nacional cuándo se cambia el Presidente?, habría que compatibilizar el procedimiento con las normas de Auditoria sobre el corte de documentación: en el caso de esta Jurisdicción no solo es realizado a la finalización del ejercicio sino también ante el cambio de la máxima autoridad del Organismo, se desconoce como se maneja el tema en otras áreas de la APN) En el Sistema Informático del organismo se asentará el tipo y número del acto administrativo que haya recaído en cada Proyecto Los originales de los actos administrativos, debidamente registrados y protocolizados, serán archivados en forma correlativa, bajo resguardo de la unidad o unidades que se fije reglamentariamente. La copia del acto administrativo autenticada por el titular de la mencionada unidad tendrá carácter de instrumento válido sustitutivo del original y será agregada, junto con dos fotocopias simples, a

12 las actuaciones en las que tramitó. Si los actos fueran reservados o secretos, sólo se agregará al expediente la fotocopia autenticada. La imagen escaneada del acto administrativo firmado será incorporada al proyecto digital respectivo Archivo Toda dependencia que, en virtud de su competencia específica, tenga en su poder una actuación administrativa con trámite resuelto y finalizado, debe disponer su inmediato archivo El archivo de expedientes, será centralizado, bajo responsabilidad de un sector único, dependiente de la Oficina de Gestión Administrativa. Podrán ser archivados en ubicaciones físicas diferentes, en cuyo caso la dependencia que lo haga deberá registrar tal hecho en el sistema informático del organismo Si el acto que resuelve el trámite no dispone el archivo de las actuaciones, éste deberá ser ordenado por el funcionario que reglamentariamente se establezca, dejando expresa constancia de la finalización del trámite La retención indebida de actuaciones en condiciones de ser archivadas, sin cumplimentar lo dispuesto precedentemente, hará pasible a los responsables de las sanciones previstas en el ordenamiento jurídico vigente para los agentes de la Administración Pública Nacional. 8.- Sistemas de registro e información 8.1. Sistemas de información La Oficina de Gestión Administrativa deberá asegurar que los datos emergentes del Sistema Informático de movimiento de actuaciones, cumplan, como mínimo, con las siguientes funcionalidades: Brindar información sobre la totalidad de la documentación en trámite, su iniciador, fecha de origen, asunto que trata, desarrollo de cada tramitación, agregaciones efectuadas y localización actual Facilitar el seguimiento del trámite, por parte de los distintos interesados en él Posibilitar la búsqueda de la información desde el más amplio número de terminales posibles Acusar el plazo establecido para el despacho de las actuaciones, y facilitar la verificación de su cumplimiento.

13 Realizar inventarios sectorizados de los distintos tipos de actuaciones, en trámite o archivados Interrelacionar los distintos documentos que tengan conexión entre sí. 9.- Control de gestión administrativo Modalidad y contenido La Oficina de Gestión Administrativa tendrá a su cargo la organización del sistema de control de gestión administrativo del trámite La Oficina de Gestión Administrativa informará las conclusiones de los controles efectuados, a la Unidad Responsable Primaria y a su superior jerárquico, el que, en caso de detectarse incumplimientos a lo normado, adoptará las medidas disciplinarias que correspondan Responsables Sin perjuicio de las atribuciones, responsabilidad y competencias establecidas en esta materia para la Oficina de Gestión Administrativa, el control del trámite de las actuaciones administrativas es responsabilidad de las Unidades Responsables Primarias, dentro de su respectivo ámbito de acción La Auditoria Interna jurisdiccional verificará la consistencia de los sistemas de control instaurados para el trámite de actuaciones administrativas.

14 ANEXO II NORMAS PARA LA REDACCIÓN Y SIMPLIFICACION DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA 1.- DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA: DEFINICIONES De acuerdo a la finalidad, contenido, uso y medio de emisión, los proyectos de normas y documentación administrativa adoptarán alguna de las formas o denominaciones siguientes. 1.1 Mensaje: Nota que el PODER EJECUTIVO NACIONAL remite al HONORABLE CONGRESO DE LA NACION, mediante la cual DEBE detallar los pormenores y fundamentos que inducen a proponer la sanción de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para concretar la designación de determinados funcionarios, comunicar el dictado de los decretos por los cuales se promulgan parcialmente y/o se observan total o parcialmente los proyectos de ley sancionados Y LOS DECRETOS DE NECESIDAD Y URGENCIA, pedir la devolución de mensajes remitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicación o requerimiento Proyecto de ley: Proposición escrita cuyo contenido, en caso de ser sancionado por el HONORABLE CONGRESO DE LA NACION, constituirá el texto completo de la ley, instituyendo una norma de derecho que permitirá la adopción de decisiones fundadas en ella Decreto: Decisión que adopta el PODER EJECUTIVO NACIONAL, que constituye un acto unilateral, de alcance individual o general Decisión Administrativa: Norma que dicta el Jefe de Gabinete de Ministros en uso de sus facultades constitucionales Resolución: Medida que dictan el Jefe de Gabinete de Ministros, los Ministros, Secretarios y Subsecretarios de los Ministerios o de la Presidencia de la Nación, titulares de organismos descentralizados, de empresas del Estado u otras autoridades facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones propias o de aquellas que les hubieran sido delegadas.

15 1.6. Resolución conjunta: Acto que suscriben como mínimo dos de las autoridades citadas en el punto 1.5. y que tiende a resolver cuestiones, expresamente delegadas en ellas por el PODER EJECUTIVO NACIONAL, inherentes a distintas esferas de la Administración Pública Nacional Disposición: Medida dictada por una autoridad administrativa con nivel de Director Nacional, Director General o equivalente, sobre cuestiones o asuntos de su competencia Dictamen: Opinión que emite un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de aplicación y, en su caso, en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, ORIENTADA A LA AUTORIDAD QUE DEBE RESOLVER EL CASO. 1.9 INFORME: DATO U OPINIÓN FUNDADOS, NO VINCULANTES, QUE SE DA SOBRE UN ASUNTO DETERMINADO Memorando: Comunicación de uso interno que se cursa para informar una situación especial, comunicar una directiva o resolver cuestiones de trámite o peticiones accidentales. Se dirige de persona a persona o a varias simultáneamente Nota: Comunicación externa, que se dirige de persona a persona o a varias simultáneamente fuera del área de competencia del funcionario que la suscribe Expedientes: Conjunto de documentos o actuaciones administrativas, en soporte papel o mediante documentos digitales firmados digitalmente, originados a solicitud de parte interesada o de oficio y ordenados cronológicamente, en el que se acumulan informaciones, dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestión tratada cuya resolución se procura Proyecto: Conjunto de documentos o actuaciones administrativas, en soporte papel o mediante documentos digitales firmados digitalmente, ordenados cronológicamente mediante los cuales tramita un acto administrativo tales como: Disposición, Resolución, Resolución Conjunta, Decisión Administrativa, Decreto y Mensaje o Ley. 2.- REQUISITOS COMUNES PARA LA REDACCIÓN DE TODOS LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS A DICTARSE EN EL AMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL.

16 2.1. Prescripciones genéricas para su redacción Cuando la escritura sea en papel, se utilizarán hojas tamaño A4 de las Normas IRAM y se imprimirán de un solo lado de la misma, con tinta de color negro fijo y a una y media (1 1/2) o dos (2) espacios Toda norma que se refleje en un medio alternativo al papel deberá realizarse en un documento digital firmado digitalmente En la elaboración de normas deberá contemplarse los requisitos esenciales contemplados en los artículos 7º y 8º de la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos N y sus modificaciones Las normas deberán ser redactadas correctamente en forma clara y concisa y en idioma nacional, evitando las enmiendas y cualquier otra forma de presentación desprolija Cuando se empleen documentos digitales firmados digitalmente, las correcciones y enmiendas que fuere necesario realizar se agregarán al documento firmado digitalmente, debiendo firmarse nuevamente el documento inicial y los agregados efectuados Denominación de organismo: Los organismos se identificaran con sus denominaciones completas, pudiendo agregarse sus siglas entre paréntesis, debiendo hacerse constar las unidades superiores de las que depende en la respectiva estructura organizativa en la primera mención que de él se haga en el texto de la norma. En lo sucesivo, en caso de repetición de la denominación del organismo, podrá obviarse la referencia a las unidades superiores mencionadas Sellos a utilizar en las normas: En toda norma cuyo soporte sea el papel se utilizarán en principio, los siguientes sellos: foliador, el escalera, el aclaratorio de firma y fechador. Sin perjuicio de lo indicado, deberán numerarse todas las hojas en el centro del margen inferior Lugar y fecha: A dos (2) espacios de la última línea del membrete y a partir del centro del espacio dispuesto para escritura, se escribirá "BUENOS AIRES" y, oportunamente, se colocará la fecha. (habría que prever el dictado de actos administrativos fuera de la ciudad de BUENOS AIRES, por ejemplo en el interior del País) Comienzo de la escritura: La escritura se iniciará a dos (2) espacios debajo del espacio reservado para el Lugar y Fecha Mayúsculas: Se escribirán con carácter mayúsculos sostenidos los apellidos, títulos de las disposiciones, nombres de organismos, instituciones, países y todo aquella que por su importancia se conveniente hacer resaltar.

17 Antecedentes: La norma proyectada deberá ser acompañada de los estudios e informes previos, los dictámenes y consultas evacuados, las observaciones y enmiendas formuladas y cualquier otro dato y documentos que resulten de interés a fin de analizar y evaluar su juridicidad, acierto, oportunidad y conveniencia Mención de nombres: Se consignarán los nombres y apellidos completos de la persona o personas que se incluyan en la medida, conforme figuren en sus documentos de identidad. Los nombres de personas se escribirán completos y en su orden natural. Cuando la medida se relacione con personas que posean título académico, profesional o de nivel terciario, o estado eclesiástico, militar o policial, se antepondrá al nombre, el título o grado correspondiente Identificación de inmuebles: Se consignarán todos los datos necesarios para su identificación (medidas, linderos, nomenclatura catastral, individualización de su ubicación geográfica, etc.) Ratificación o aprobación: Cuando se proponga la ratificación o aprobación de actos administrativos, convenios, tratados, acuerdos, etc. el proyecto deberá estar redactado de manera que surja de su texto que una fotocopia autenticada del original de tales documentos forme parte integrante del acto propuesto. Además, en caso de que dichos convenios, tratados, etcétera. no hubieran sido escritos en idioma nacional, se acompañara indefectiblemente la traducción certificada por traductor público nacional, la que también integrará el acto correspondiente Copias: Todo proyecto será elevado con cuatro (4) copias, autenticadas por el funcionario que corresponda según la naturaleza del trámite. Si se tratase de proyectos de decreto de carácter Secreto se elevarán con una sola copia. (habría que compatibilizarlo con las exigencias del Decreto Nº 576/03, que prevé la elevación de todo proyecto con dos (2) copias y su correspondiente soporte magnético) Refrendo: Los actos del Poder Ejecutivo serán refrendados conforme lo previsto en los artículos 7 y 11 de la Ley de Ministerios T.O y sus modificatorios, debiendo ser inicialados en el ángulo inferior izquierdo de cada hoja por los funcionarios responsables que hubieran intervenido en razón de sus respectivas competencias. Cuando se utilice un documento digital firmado digitalmente se acompañaran las firmas digitales de dichos funcionarios. Igual criterio se adoptará para la tramitación de las decisiones administrativas a dictar por el Jefe de Gabinete de Ministros Firma: Las Resoluciones, Resoluciones Conjuntas y Disposiciones serán firmadas por el o los funcionarios a quienes corresponda dictar la medida en razón de sus respectivas competencias.

18 2.2. Prescripciones específicas para su confección Calidad y formato del papel Las siguientes instrucciones serán tenidas en cuenta para la elaboración de proyectos de Mensajes de Ley, de Decreto y Decisión Administrativa. a) Calidad y formato del papel: Se confeccionará en papel tamaño doscientos diez por doscientos noventa y siete milímetros (210 x 297 mm), tipo IRAM A4, peso relativo ciento seis gramos (106 grs.) por metro cuadrado, con la leyenda "El Poder Ejecutivo Nacional" o Jefe de Gabinete de Ministros, según corresponda, impresa en relieve en la parte superior izquierda de la hoja y el Escudo Nacional en seco en el centro de la misma, conforme al modelo que, para cada caso se agrega como Anexo b) Formulas: -Proyecto de Ley: El Senado y Cámara de Diputados de la Nación Argentina, reunidos en Congreso, sancionan con Fuerza de Ley: La parte dispositiva de los diferentes actos, será precedida por la fórmula que para cada caso se indica, escrita a DOS (2) espacios de Por ello, y centralizada dentro del espacio dispuesto para la escritura.: -Proyecto de Decreto a ser suscripto por el Presidente de la Nación: EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA DECRETA: -Proyecto de Decreto a ser suscripto por el Vicepresidente de la Nación en ejercicio del Poder Ejecutivo: EL VICEPRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA EN EJERCICIO DEL PODER EJECUTIVO DECRETA: -Proyecto de Decreto de Necesidad y Urgencia a ser suscripto por el Presidente de la Nación: EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA EN ACUERDO GENERAL DE MINISTROS DECRETA: -Proyecto de Decreto de Necesidad y Urgencia a ser suscripto por el Vicepresidente de la Nación en ejercicio del Poder Ejecutivo:

19 EL VICEPRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA EN EJERCICIO DEL PODER EJECUTIVO EN ACUERDO GENERAL DE MINISTROS DECRETA: -Proyecto de Decreto a ser suscripto por el Presidente Provisorio del Senado en ejercicio del Poder Ejecutivo: EL PRESIDENTE PROVISORIO DEL SENADO DE LA NACIÓN EN EJERCICIO DEL PODER EJECUTIVO DECRETA: -Proyecto de Decreto de Necesidad y Urgencia a ser suscripto por el Presidente Provisorio de Senado en ejercicio del Poder Ejecutivo. EL PRESIDENTE PROVISORIO DEL SENADO DE LA NACIÓN EN EJERCICIO DEL PODER EJECUTIVO EN ACUERDO GENERAL DE MINISTROS DECRETA: -Proyecto de Decisión Administrativa: EL JEFE DE GABINETE DE MINISTROS DECIDE: c) Los proyectos deberán ser estructurados de forma tal que, en la última hoja, conste por lo menos el artículo de forma completa más uno (1) o dos (2) renglones del artículo anterior cuyo texto refleje el objeto de la medida Las siguientes instrucciones serán tenidas en cuenta para la elaboración de Resoluciones, Resoluciones Conjuntas y Disposiciones. a) Calidad y formato del papel: Todos los organismos que integran la Administración Pública Nacional, excepto cuando elaboren proyectos de Mensajes, Decretos o Decisión Administrativa, deberán realizar sus proyectos de normas en papel blanco tamaño A4 de las Normas IRAM, y dar intervención a todos los organismos o dependencias que decida emitir opinión sobre los mismos. Oportunamente se les incorporará el Escudo Nacional y la leyenda con el nombre del organismo, a través de un proceso informático de escaneo. b) Cuando se trate de Organismos que asistan o dependan de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN se utilizará la leyenda Presidencia de la Nación, seguida de la denominación del organismo del que se trate. c) Los organismos descentralizados y empresas de propiedad del Estado cualquiera fuere su denominación o naturaleza jurídica que actúen en la órbita de

20 la Presidencia de la Nación adoptarán el mismo procedimiento pudiendo utilizar logotipo en reemplazo del escudo nacional cuando sea distintivo del organismo Márgenes de escritura comunes a todos los actos que se elaboren. Izquierdo: Entre treinta y cinco y cuarenta y cinco milímetros (35 y 45 mm) Derecho: Entre diez y quince milímetros (10 y 15 mm) Inferior: Entre veinte y treinta milímetros (20 y 30 mm). Si el documento tuviera más de una hoja, el margen inferior, en la hoja final será de sesenta milímetros (60 mm), como mínimo. Superior: Entre cincuenta y sesenta milímetros (50 y 60 mm) o a dos (2) interlíneas debajo del logotipo, en el caso de la primer hoja Contenido de las normas que se elaboren en al ámbito de la APN, con excepción de los proyectos de Mensaje de Ley y de Ley Estructura del texto: Deberá estructurarse en tres (3) partes: Visto, Considerando o Expositiva y Dispositiva. Se podrá prescindir de la primera, de la segunda o de ambas, cuando la parte Dispositiva, por su naturaleza, no lo exija. a) Visto: Se consignarán las normas o la documentación que sirva de base al proyecto o estén relacionadas con él. La palabra VISTO se escribirá con letras mayúsculas, a dos (2) espacios de lugar y fecha y a veinticinco milímetros (25mm) a partir del margen. b) Cita de expedientes: Cuando el proyecto sea la consecuencia de un expediente, éste deberá citarse en el VISTO por su letra, número y demás particularidades que permitan su inmediata localización. c) Considerandos o expositiva: Se analizarán las circunstancias de cualquier orden y naturaleza que, por tener vinculación directa con el asunto tratado, se hayan tenido en cuenta para proyectar la medida que se propugne. La palabra CONSIDERANDO se escribirá con letras mayúsculas, dejando veinticino milímetros (25 mm) a partir del margen y a dos (2) espacios debajo de la última línea del VISTO. En caso que este último no tenga contenido se escribirá en la misma línea VISTO Y CONSIDERANDO. d) Cada considerando se comenzará dejando veinticinco milímetros (25 mm) a partir del margen y con la conjunción subordinativa Que. Al final se colocará el siguiente punto. e) Encuadre legal: En el último considerando se indicará la norma jurídica por la cual la autoridad que suscriba la medida se encuentre facultado para adoptarla.

21 f) Después del último considerando se consignará la frase Por ello, escrita a dos (2) espacios de finalizado aquél, y a veinticinco milímetros (25 mm.) del margen. g) El articulado será estrictamente dispositivo y deberá bastarse por si mismo para ilustrar concretamente acerca de la decisión que se adopte. h) Se subdividirá en tantos artículos como aconsejen razones de claridad y comprensión evitándose tanto la inclusión de temas distintos en un mismo artículo como la división de un asunto en dos (2) o más artículos cuando, por su naturaleza, sólo sea necesario dividirlo en párrafos o incisos. i) La palabra ARTICULO al comienzo de cada uno se escribirá con letras mayúsculas y sin subrayar. Cada artículo comenzará en la línea del margen. j) Identificación de artículos e incisos: Los artículos se identificarán por numerales arábigos ordinales, hasta el noveno y cardinales en adelante, seguidos de punto y guión. Podrán ser divididos en incisos, los cuales se identificarán por letras minúsculas, según el orden del abecedario, seguidas por el signo de cierre de paréntesis. Los incisos, a su vez, podrán ser subdivididos en apartados, los cuales se individualizarán por números romanos. k) Modificación de artículos: Cuando se considere necesario modificar artículos se proyectará su sustitución en lugar de su modificación. l) Imputaciones: Cuando la medida dé lugar a erogaciones, se incluirá un artículo en el cual se hará constar que tales gastos serán imputados a la partida específica (o a las partidas específicas de así corresponder) del presupuesto del organismo respectivo. m) Planillas anexas: Si fuera necesario acompañar información producida con formatos distintos al de la norma, podrán agregarse como parte integrante del proyecto las planillas necesarias, con el sello identificatorio del organismo, inicialadas por las mismas autoridades que intervengan en el proyecto de norma propiamente dicho. n) Derogación de normas: La norma que se proyecta derogar o modificar se distinguirá con la cita expresa, evitando expresiones ambiguas o genéricas. o) Artículo de forma: el artículo de forma de los proyectos de decreto o de decisión administrativa si estos fueren de carácter público dirá Comuníquese, Publíquese, Dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y Archívese. En los de carácter Secreto, dirá: Comuníquese y archívese. p) Entrega de fotocopias: Una vez protocolizados los decretos o Mensajes firmados por el PODER EJECUTIVO NACIONAL y las Decisiones Administrativas del JEFE DE GABINETE DE MINISTROS, la Dirección General de Despacho y

22 Decretos de la SUBSECRETARIA TÉCNICA de la SECRETARIA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN devolverá los antecedentes respectivos al organismo de origen con el agregado de UNA (1) fotocopia autenticada de la medida dictada en el caso, la cual tendrá carácter de único instrumento válido sustitutivo del original. Si el acto fuere de carácter público, enviará otra fotocopia autenticada a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL, y una copia simple a la SECRETARIA DE CULTURA, AMBAS DEPENDIENTES DE LA PRESIDENCIA DE LA NACIÓN. q) Cuando el decreto tuviere carácter secreto, solo se expedirá la fotocopia autenticada que se agregara a las actuaciones correspondientes. De ser necesaria otras fotocopias del acto secreto deberán ser solicitadas mediante nota fundada dirigida al Secretario Legal y Técnica de la PRESIDENCIA DE LA NACION. En el ámbito del PODER EJECUTIVO, dicha nota será suscrita por el Ministro correspondiente o por el Secretario General de la PRESIDENCIA DE LA NACION, según el caso. Cuando el pedido provenga del PODER LEGISLATIVO la nota será firmada por el Presidente de la Cámara respectiva. Las fotocopias de normas secretas deberán ser entregadas, sin excepción, por un funcionario de la Dirección General de Despacho y Decretos de nivel no inferior al de Jefe de Departamento, en sobre cerrado, cuyo recibo, con la transcripción de lo dispuesto en el artículo 157 del Código Penal, deberá ser firmado por la autoridad solicitante o por el funcionario que la misma autorice para retirar las copias del Servicio de Mesa de Entradas de dicha Dirección General. El libro de Registro de Leyes y Decretos Secretos sólo podrá ser consultado por los funcionarios del Poder Judicial que el Juez o Fiscal de la causa autoricen y, únicamente, en la sede de la SECRETARIA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN. r) Anexos: Deberán ordenarse en forma correlativa con números romanos 2.4 Entrega de los proyectos: Los proyectos de Mensajes, de Ley, de Decreto y de Decisión Administrativa se entregarán indefectiblemente en la SECRETARIA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN. 3.- REQUISITOS PARTICULARES PARA LAS DIFERENTES NORMAS CONFECCIONADAS EN EL AMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL Mensaje Encabezamiento y comienzo de la escritura: Comenzará con la expresión "AL HONORABLE CONGRESO DE LA NACION", la que se escribirá a partir del margen a dos (2) interlíneas de lugar y fecha y a dos (2) interlíneas mas abajo y a quince (15) milímetros del margen izquierdo se iniciara el texto con la frase: "Tengo el agrado de dirigirme a Vuestra Honorabilidad con el objeto de someter a su consideración un proyecto de ley tendiente a..."

23 Texto: El texto del mensaje contendrá una breve relación de sus propósitos, y los fundamentos de la ley que se propone. Finalizará con la frase Dios guarde a Vuestra Honorabilidad Proyecto de Ley: Encabezamiento: Se empleará la fórmula "El Senado y Cámara de Diputados de la Nación Argentina, reunidos en Congreso,... sancionan con fuerza de Ley:" escrita a dos (2) espacios del Escudo Nacional y centralizada dentro del espacio dispuesto para la escritura, de la siguiente manera: EL SENADO Y CÁMARA DE DIPUTADOS DE LA NACIÓN ARGENTINA, REUNIDOS EN CONGRESO,... SANCIONAN CON FUERZA DE LEY: Artículo de forma: El último artículo del proyecto dirá: "Comuníquese al PODER EJECUTIVO NACIONAL" Forma de elevación: Cada ministerio, por intermedio de su titular, elevará sus propuestas legislativas a la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN, con todos los antecedentes del caso y la opinión de las dependencias competentes del ministerio o ministerios que deban intervenir. Se acompañará asimismo, en todos los casos, el proyecto de mensaje Y LA SÍNTESIS DEL PROYECTO Entrega del proyecto: será entregado en la SECRETARIA LEGAL Y TECNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN, con cuatro (4) fotocopias autenticadas por el funcionario autorizado para ello Aprovechamiento del papel: Cuando un organismo cambie de denominación, deberá seguirse utilizando el papel en existencia hasta que se agote totalmente, tachando en el membrete el nombre anterior y colocando en su lugar el que corresponda, salvo para los actos que deban protocolizarse Notas, informes, dictámenes, memorandos, partes y providencias Los dictámenes, informes, memorandos, notas y expedientes podrán ser realizados por medio escrito en papel o en forma de documento digital firmado digitalmente. Estos documentos quedan sujetos a la libertad de formas en tanto quede registrado el organismo que lo generó y el funcionario responsable de la actuación. Se recomienda que la documentación administrativa, en soporte papel, se imprima en el anverso de la hoja.