GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS BANCOMEXT, S.N.C.

Transcripción

1 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DE BANCOMEXT, S.N.C.

2 PRESENTACIÓN La presente Guía Simple de Archivos es el esquema general que describe las series documentales de los archivos de Bancomext, indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Este documento representa uno de los instrumentos archivísticos que permite identificar la clasificación archivística de los documentos según el asunto que clasificación archivística le corresponde a cada expediente según el tipo de asunto que trate. FUNDAMENTO LEGAL. LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL, la cual establece, en su artículo 32 lo siguiente: Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL, la cual establece, en su artículo 46 lo siguiente: De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo

3 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, donde se establece en el lineamiento Séptimo, lo siguiente: Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable LEY FEDERAL DE ARCHIVOS, la cual establece, en su artículo 19 lo siguiente Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes; IV. La guía simple de archivos OBJETIVO La Guía Simple de Archivo es un instrumento de descripción archivístico que presenta el esquema general de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales es un documento de consulta para todas las unidades administrativas permitiendo tener conocimiento de la forma como se clasifica su documentación al momento de ingresar a los archivos de trámite, de concentración e histórico. OBJETIVOS ESPECÍFICO Proporcionar un esquema lógico que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de Bancomext Facilitar la identificación de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo Facilitar el acceso a la información contenida en el acervo cultural

4 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LOS EXPEDIENTES GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS Las unidades administrativas deberán tomar en cuenta las medidas necesarias para la custodia y conservación de los archivos, que se establecen la normatividad en la materia, para lo cual nombrarán a un responsable de su archivo de trámite correspondiente Ley Federal de Archivos Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter; IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada; y Los responsables de los archivos de trámite conservaran y resguardaran la documentación conforme lo estipulado en el Catálogo de Disposición Documental vigente, de manera adicional para su aseguramiento de la documentación deberán mantener cerrados los espacios destinados para los archivos de trámite cuando estén ausentes, evitando con esto la substracción de expedientes. En cumplimiento de las disposiciones anteriores, Bancomext elabora la presente Guía Simple de Archivos, que contiene la descripción básica de cada serie documental.

5 Fondo Unidad Administrativa Área de Procedencia del Archivo Nombre del Responsable Cargo Domicilio Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Dirección General Adjunta de Jurídico y Fiduciario Diversas áreas que Conforman las Direcciones Jurídico y Fiduciario Pendiente Responsable del Archivo de Trámite Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) Piso 2 Oriente Secciones Documentales 2C ASUNTOS JURÍDICOS 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 2C.5 Actuaciones y Representaciones en Materia Legal Registro único de personas acreditadas con poderes notariales para realizar trámites. 2C.8 Juicios Contra la Dependencia Expedientes de Juicios interpuestos en contra de Bancomext. 2C.9 Juicios de la Dependencia Expedientes de juicios que Bancomext ha interpuesto. 2C.19 Consejo Directivo 2C.22 Convenios y Acuerdos 2C.23 Fideicomisos Expedientes de actas, formalización, antecedentes, apéndices, certificación de sesiones, comité de Administración, de Recursos Humanos, de administración DIESA, Administración Centros Comerciales Nápoles (ACCCN), Servicio a comerciales Nápoles, publicación de estados financieros, certificados de aportación patrimonial, grabación de sesiones, integración y designación del Consejo Directivo. Expedientes con documentación sobre la formalización de los diversos instrumentos jurídicos (contratos y convenios) que celebra el Banco en materia administrativa. Expedientes con la documentación correspondiente a la administración de los fideicomisos ( contratos, convenios y documentación complementaria)

6 12C.4 Unidad de Enlace 12C.5 Comité de Información (Sesiones) 12C.6 Solicitudes de Acceso a la Información Expedientes con la documentación relativa a la administración de la Unidad de Enlace. Expedientes conformados por las actas y acuerdos del Comité de Información. Expedientes con los Formatos del Informe y antecedentes del desahogo de cada una de las solicitudes. 12C.7 Portal de Transparencia Expedientes con la documentación relativa a la administración del sistema POT 12C.8 Clasificación de Información Reservada (Índice de Expedientes) 12C.13 Recurso de Revisión 12C.14 Información Socialmente Útil 12C.15 Datos Personales Expedientes con la documentación relativa al Sistema de Índice de Expedientes Reservados. Expedientes con la documentación relacionada a la recepción, seguimiento y desahogo de los Recursos de Revisión. Expedientes con el soporte de las actividades y acciones relacionadas al cumplimiento de los requerimientos de la transparencia focalizada. Expedientes con la documentación relativa a la administración del Sistema Persona.

7 Fondo Unidades Administrativas Área de Procedencia del Archivo Nombre del Responsable Cargo Domicilio Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Dirección General Adjunta Administración y Finanzas Diversas áreas que conforman la Dirección de Recursos Humanos Materiales y Servicios Daniel Alcántara Chabelas Dirección de Recursos Humanos Materiales y Servicios Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) dalcanta@bancomext.gob.mx 4 PONIENTE Secciones Documentales 4C RECURSOS HUMANOS 6C RECURSOS MATERIALES 7C SERVICIOS GENERALES 4C.2 Programas y proyectos en materia de Recursos humanos 4C.3 Expediente único de personal de Bancomext 4C.4 Registro, control de puestos y plazas 4C.5 Nómina de pago de personal 4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) Expedientes con documentación de diversos proyectos y programas de Recursos Humanos Expedientes con documentación personal que se genera por cada trabajador como currículum, constancias de estudio, cartilla, certificado médico, acta de nacimiento, CURP, etc. Expedientes con documentos en los cuales se tiene el registro de los puestos y plazas de la estructura de Bancomext Expedientes con los registro de pagos de sueldos y salarios del personal de Bancomext Expedientes con los documentos y registros de incidencias de personal de Bancomext. (Vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) 4C.15 Filiaciones al IMSS Expedientes con los registros de alta, baja o modificación ante el IMSS 4C.16 Control de prestaciones en materia económica Expedientes con documentación de prestaciones económicas que percibe el trabajador 4C.19 Becas y créditos educativos Expedientes con documentos de aprobación y de pago solicitudes de becas,

8 4C.21 4C.22 Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo Capacitación Continua y Desarrollo Profesional del Personal de Áreas Administrativas 4C.23 Servicios Sociales de las Áreas Administrativas Expedientes con documentación sobre participación del trabajador en actividades sociales, culturales y deportivas Expedientes con las constancias de capacitación interna, externa y prácticas profesionales Expedientes con documentos del personal que realiza el servicio social y prácticas profesionales 4C.30 Expediente de servicio medico Expediente con documentación de estudios y consultas médicas del personal 6C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales conservación y mantenimiento 6C.3 Licitaciones 6C.4 6C.5 Adquisiciones (Proceso de Invitación a cuando menos tres personas) Sanciones, inconformidades derivados de contratos y conciliaciones, Expedientes con documentación sobre la elaboración de los programas y proyectos destinados a satisfacer los requerimientos en materia de bienes y servicios. Expedientes con los procesos realizados a través de licitación pública (Procesos de contratación de bienes y servicios ) Expedientes de contratos de Invitaciones a cuando menos tres proveedores Expedientes de las inconformidades en los procesos de adquisiciones (documentación derivada de las observaciones e inconformidades y conciliaciones) 6C.6 Contratos y pedidos Expedientes de pedidos de contratación y/o compra de bienes y servicios 6C.7 Seguros y Fianzas Expedientes de seguros y fianzas (Cartas cobertura y reporte de siniestros) 6C.16 Disposiciones de activo fijo Expedientes con la documentación de bienes adquiridos por Bancomext. 6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles 6C.19 Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles Expedientes con el registro, control, disposición final y baja de los bienes muebles activos. Expedientes con controles, requisiciones, entradas de bienes a los almacenes, salidas de bienes, hojas de estante, controles de entregas en sitio, formatos de información básica,

9 6C.23 Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios Expedientes de actas del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios con los soportes de los asuntos presentados y aprobados por el mismo 6C.24 Comités de enajenación de bienes muebles Expedientes de actas del Comité de enajenación de bienes muebles 6C.26 Avalúos Expedientes con los avalúos realizados 7C.2 Programas y proyectos en servicios generales Programa Anual de Servicios Generales 7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.) Expedientes con documentación administrativa que deriva del control y administración del contrato de servicios básico, luz, agua, predio, etc. 7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia Expedientes con documentación administrativa del servicio de vigilancia 7C.7 Servicios de transportación Expedientes con documentación administrativa del servicio de reservación y expedición de boletos de avión 7C.8 Servicios telefonía celular Expedientes con documentación administrativa del servicio telefonía celular 7C.10 Servicios especializados de mensajería Expedientes con documentación administrativa del servicio de mensajería nacional e internacional 7C.13 Control de parque vehicular Expedientes con documentación administrativa del servicio del parque vehicular 7C.14 Vales de combustible 7C.15 Control y servicio en auditorios y salas Expedientes con documentación administrativa del servicio de vales de combustible (tarjetas electrónicas) Expedientes con documentación administrativa del control de las salas de capacitación 7C.16 Protección civil Expedientes con documentación relacionada a la capacitación de protección civil. 7C.17 Servicio de papelería Expedientes con documentación administrativa del servicio de subministro de papelería

10 Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Administración y Finanzas Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Sistemas Nombre del Responsable Ana Carolina Benítez Duarte Cargo Responsable del Archivo de Trámite y Enlace Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) abenitez@bancomext.gob.mx Piso 4 Oriente Secciones Documentales 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN 8C.8 Programas y proyectos sobre informática Expedientes que conforman la adquisición de nuevas licencias del software 8C.9 Desarrollo informático Información correspondiente al presupuesto de la Dirección de Sistemas. 8C.10 Seguridad informática 8C.11 Desarrollo de sistemas 8C.13 Control y Desarrollo de Parque Informático 8C.16 Administración y Servicios de archivo Expedientes conformados por tareas de operación, mantenimientos y proyectos del área de Seguridad Informática, responsivas de usuarios. Expedientes con documentos sobre el soporte y desarrollo de las aplicaciones y soluciones de Software del Banco, conteniendo las etapas de los procesos administrativos de acuerdo a la metodología MAAGTIC-SI Expedientes con la documentación de los mantenimientos, actualizaciones y soportes técnicos, del Área de Infraestructura y Producción, así como los inventarios de equipos y reportes de auditoria sobre las actividades propias del área Expedientes con los documentación que contienen la información de los archivos de trámite y concentración, además lo relacionado con la gestión documental de la institución.( informes, proyectos e instrumentos de apoyo archivístico) 8C.17 Administración y Servicios de correspondencia Control y registro de la distribución de la correspondencia

11 Fondo Unidad Administrativa Área de Procedencia del Archivo Nombre del Responsable Cargo Domicilio Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Dirección General Adjunta Administración y Finanzas Diversas áreas que conforman la Dirección de Finanzas Martha Martínez Quiroz Responsable del Archivo de Trámite Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) mmartinq@bancomext.gob.mx Piso 5 Oriente Secciones Documentales 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 5C RECURSOS FINANCIEROS 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLITICAS Expedientes conformados con oficios para dar seguimiento al Presupuesto de 3C.7 Programas Operativos Anuales Egresos de la Federación (PEF), la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR), así como Deuda Interna y Externa 3C.8 Disposiciones en Materia de Organización Expedientes conformados por el Manual General de Organización y Manuales de Organización específico de las áreas de Bancomext. Expedientes con los manuales de procedimientos, procedimientos para 3C.9 Programas y Proyectos en Materia de Organización autorización, dictámenes, normas.lineamientos, Oficios Programa anual en materia de organización de Bancomext 3C.10 Dictamen Técnico de Estructuras Expedientes con los oficios de solicitud de registro de estructura, organigrama estructural por área y antecedentes documentales. 3C.12 Integración y Dictamen de Manuales, Normas y Lineamientos de Procesos y Procedimientos Expedientes con los manuales de funciones y procesos institucionales, es decir, la normatividad interna institucional ( políticas y procedimientos 3C.19 Análisis Financiero y Presupuestal 3C.20 Evaluación y Control del Ejercicio Presupuestal Expediente que contienen los comunicados mediante los cuales se notifica el presupuesto asignado a los diferentes centros de costos que administran recursos presupuestales. Expedientes que contiene gestiones de tipo presupuestal que realizan los centros de costos que incluyen validación de requisiciones de compra y modificaciones presupuestales.

12 Clave Clave Clave 5C.5 Libros contables Expedientes conformados con documentación contable de Diario y Mayor. 5C.6 Registros contables (glosa) 5C.8 Aportaciones a capital Expedientes de documentación soporte de los registros contables de; Bienes Adjudicados, Acciones, Activo Fijo, Fondos de Pensiones, Estimación Preventiva para Riesgos Crediticios y Administración de Riesgo Operativo y Legal. Documentación relacionada con las aportaciones realizadas por el Gobierno Federal al Capital de Bancomext. 5C.13 Créditos concedidos Documentación de cotizaciones de tasas de créditos otorgados. 5C.19 Pólizas de diario 5C.23 Conciliaciones 5C.24 Estados financieros 11C.16 Informe de labores Expedientes con los documentos denominados Pólizas, que se generan manualmente de las operaciones de Registro Contable de Tesorería y Mercados Financieros. Expedientes con los documentos de las conciliaciones diarias y mensuales entre los saldos operativos de los aplicativos y los saldos del Sistema Contable. Estados Financieros Básicos Individuales y Consolidados, documentación soporte e Informes de Auditoría Externa. Expedientes con la documentación sobre la elaboración del informe anual del Banco para su publicación. 11C.17 Informe de ejecución Información relativa a la implementación de proyectos institucionales. 11C.18 Informe de gobierno 11C.19 Indicadores Expedientes con documentos sobre la elaboración de diversos informes periódicos requeridos por las autoridades normativas (Presidencia, SHCP, SFP, CNBV) y otras instituciones gubernamentales y privadas, relativas al desarrollo de la Institución. Expedientes con documentación sobre la elaboración del sistema de indicadores estratégicos, con la participación de las áreas sustantivas del Banco, a fin de evaluar el impacto de los apoyos y servicios otorgados.

13 Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Unidad Administrativa Dirección General Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Comunicación Social Nombre del Responsable Javier Pacheco Micete Cargo Consultor de Publicidad Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) Piso 1 Poniente Sección documental 9C COMUNICACIÓN SOCIAL 9C.1 Disposiciones en materia de comunicación social Documentos sobre normatividad en materia de comunicación social. 9C.2 Programas y proyectos de comunicación social 9C.3 Publicaciones e impresos institucionales 9C.4 Material multimedia 9C.5 Publicidad institucional. 9C.6 Boletines y entrevistas para medios 9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas Expedientes con documentos de programación y planeación de proyectos de publicidad Documentos sobre campañas institucionales que implican la difusión e impresión de materiales. Grabaciones de promocionales, entrevistas y eventos de la institución en audio y videos, relacionadas a publicidad. Documentos que amparan la producción en medios digitales e impresos, de las actividades y productos de la institución. Documentación de comunicados de prensa, versiones estenográficas, entrevistas y testigos digitales de notas publicadas en diferentes medios escritos o electrónicos. Expedientes con la documentación de las ordenes de inserción en periódicos y revistas (medios impresos)

14 9C.9 Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de comunicación social 9C.12 Disposiciones en materia de relaciones públicas 9C.14 Actos y eventos oficiales 9C.18 Encuestas de opinión 9C.19 Registro de audiencias públicas 9C.20 Correspondencia del Director General Expedientes con la administración de los medios electrónicos (radio y televisión) Documentación sobre las disposiciones en materia de relaciones publicas Expedientes con la documentación administraba de los contratos celebrados para los eventos de diversas áreas y para en donde Bancomext participa Expedientes con la información sobre encuestas de publicidad Expedientes que contienen actividades del director general ( encuentros, conferencias, reuniones, visitas, recepciones y entrevistas) Expedientes de correspondencia recibida, emitida y turnada de la Dirección General

15 Fondo Unidades administrativas Área de procedencia del archivo Nombre del responsable Cargo Domicilio Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Área Responsabilidades y Área Quejas, Área Auditoria Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública, Área Responsabilidades y Área Quejas, Área Auditoria Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública Paloma Méndez Velazquez / Alberto Flores Mora Secretaria y Consultor de Normatividad Periférico Sur 4333, Col. Jardines en la Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo electrónico Ubicación Física (01 55) pmendez@bancomext.gob.mx afloresm@bancomext.gob.mx Piso 5 Oriente Sección documental 10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS 10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoria 10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoria 10C.3 Auditorias 10C.5 Revisión de rubros específicos 10C.6 Seguimiento a la auditoria en medidas o recomendaciones 10C.10 Peticiones, sugerencias y recomendaciones 10C.11 Responsabilidades Documentos con las disposiciones en materia de control y auditoria. Expedientes con documentación relativa a controles, evaluación, responsabilidades y auditorias. Expedientes con la documentación de las auditorías realizadas por el órgano interno de control y con los informes correspondientes. Expedientes can la documentación del programa anual de trabajo y normatividad. Expedientes con documentación el seguimiento a medidas correctivas y de medidas de mejora Expedientes con la documentación sobre recomendaciones proporcionados por los usuarios o clientes de Bancomext Expedientes integrados con presunta irregularidades para iniciar procedimiento administrativo en contra de servidores públicos

16 10C.12 Inconformidades 10C.14 Declaraciones patrimoniales 10C.15 Actas de entrega recepción 10C.17 Medios de impugnación 10C.18 Diagnóstico para la mejora de rendición de cuentas Expedientes con la documentación de proveedores de la institución con inconformidades de las licitaciones en las que ellos participaron Expedientes sobre asesoría en el tema de la declaración patrimonial Expedientes sobre la asesoría para el llenado de actas entrega recepción y revisión de las actas entrega recepción Expedientes integrados por promociones presentadas en contra de las resoluciones que presenta el OIC ( juicio de nulidad, recursos y amparos) Expedientes con información del diagnóstico realizado de las auditorías en las diversas áreas de la institución

17 Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Financiera Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección Financiera Nombre del Responsable Héctor Hernández Michua Cargo Consultor de Proyectos Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) Piso 5 Oriente Sección documental 1S SERVICIOS FINANCIEROS 1S.1 Tesorería 1S.2 Estrategia Financiera 1S.3 Compra Venta de Divisas 1S.4 Mesa de Derivados 1S.5 Depósitos Bancarios en Moneda Extranjera. Expedientes con la documentación sobre actividades para el pago o recuperación de recursos financieros, de las operaciones de la tesorería y otros negocios de Bancomext Expedientes con documentos que contienen las pantallas de las tasas bases de interés de cargas diarias internacionales Expedientes con los documentos operativos que contienen características de operación de los cambios Expedientes con la documentación operativa de derivados y resultados de auditorías internas y externas Expedientes con la documentación de operaciones de fideicomisos o terceras y clientes 1S.6 Mercados Expedientes con información de clientes 1S.7 Captación Internacional 1S.8 Organismos Internacionales Documentos electrónicos sobre solicitudes de crédito, rcrs, tasas de libor, flujo de fondos y derivados Expedientes con contratos ( originales o copias ) e información de bancos internacionales y organismos multilaterales

18 Fondo Unidad Administrativa Área de Procedencia del Archivo Nombre del Responsable Cargo Domicilio Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Dirección General Adjunta de Fomento Diversas áreas que conforman la Dirección General Adjunta de Fomento Arturo Sojo Quiroz Director de Intermediarios Financieros Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) Piso 1 Poniente Sección documental 2S FOMENTO ( INTERMEDIACIÓN FINANCIERA) 2S.1 Servicios Financieros Expedientes de decisión y administración que contienen la documentación de la originación del crédito hasta su contratación, así como posibles modificaciones a sus términos y la documentación de la administración del crédito

19 Fondo Unidad Administrativa Área de Procedencia del Archivo Nombre del Responsable Cargo Domicilio GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Dirección General Adjunta Crédito y Dirección General Adjunta Banca de Empresas Diversas áreas que conforman la Dirección General Adjunta Crédito y la Dirección General Adjunta Banca de Empresas Oscar Alberto Perez Perez Especialista de Administración Jurídico Contencioso Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) operez@bancomext.gob.mx Piso 2 Oriente Sección documental 3S CRÉDITOY VALOR 3S.1 Estudios Económicos Expedientes con documentación de estudios económicos 3S.2 Evaluación de Riesgo de Crédito Expedientes con los acuses de las cedulas de revisión 3S.3 Normatividad de Crédito 3S.4 Calificación de Cartera 3S.5 Autorización de Crédito (Comités De Crédito) 3s.6 Supervisión y Seguimiento de Crédito 3S.7 Recuperaciones de Crédito 3S.5 Autorización de Crédito (Comités De Crédito) 3S.6 Supervisión y Seguimiento de Crédito Manuales de crédito con los lineamientos y políticas que regulan el proceso crediticio. Documentación de cedulas de calificación individualizadas, cedulas del cálculo del aforo y determinación de reservas. Expedientes conformados por las actas, acuerdos y lista de asistencia de los comités de crédito Expedientes de acreditadas que contienen informes de supervisión interna y externa Expedientes que contienen información administrativa, legal y financiera, respecto de los acreditados que se evalúan para recuperación y/o regularización. Expedientes conformados por las actas, acuerdos y lista de asistencia de los comités de crédito Expedientes de acreditadas que contienen informes de supervisión interna y externa

20 Expedientes que contienen información administrativa, legal y financiera, 3S.7 Recuperaciones de Crédito respecto de los acreditados que se evalúan para recuperación y/o regularización. 3S.8 Contencioso Expedientes que contienen en copia simple los documentos basales y principales actuaciones judiciales, respecto de las acciones judiciales y extrajudiciales, encaminadas a la recuperación de la cartera de crédito con problemas de pago 3S.9 Negociaciones de Crédito Expedientes de Decisión y Administración de los créditos otorgados a el Banco Nacional de Cuba (BANCUBA) 3S.10 Bienes Adjudicados Expedientes con documentación que acredita la adjudicación y/o recibidos en dación en pago, de bienes muebles e inmuebles, así como documentación necesaria para su comercialización. 3S.11 Administración de cartas de crédito y mesa de Expedientes con documentación de cartera de crédito, copias de embarque, control pólizas contables y mensajes Swift 3S.12 Créditos Otorgados Expedientes de ADMINISTRACIÓN integrados con los documentos recabados durante las etapas de administración de cartera, supervisión y recuperación de crédito (cumplimiento de requisitos contractuales, reportes de supervisión, reportes de la operación, de recuperación del crédito y comunicados en general) y expediente de DECISIÓN con los documentos recabados durante la etapa de promoción, autorización, aceptación de términos, contratación y autorizaciones especiales 3S.13 Mercados Moneda Nacional, Capitales y Cambios Expedientes con la documentación de las operaciones de compra venta de divisas interbancarias. 3S.14 Mercados Moneda Extranjera y Derivados Expedientes con la documentación de confirmaciones, pagos y recuperaciones de las operaciones generadas por la tesorería de la institución en moneda extranjera y derivados. 3S.15 Expedienté que contiene los documentos recabados durante las etapas de Recuperación y Guarda Valores ( Líneas de liberación de la línea, autorización-formalización, autorizaciones especiales, Crédito) documentos para ejercicio y documentos de recuperación. 3S.16 Caja General (Bóveda) Documentación de contratos, convenios, escrituras y pagares en original

21 Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Unidad Administrativa Dirección Administración de Riesgos Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Administración de Riesgos Nombre del Responsable Maria Adriana Magos Medina Cargo Especialista de Riesgos no Discrecionales Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física 01 55) Piso 2 Poniente Sección documental 4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 4S.1 4S.2 4S.3 4S.4 4S.3 4S.5 4S.6 Informes y Documentos de Análisis y Seguimiento Sobre la Exposición a los Diferentes Tipos de Riesgo Pruebas de Sistemas, Modelos y Parámetros Utilizados en la Administración de Riesgos Políticas, Procedimientos y Limites para el Control de Riesgos Políticas, Metodologías y Límites de Riesgo Autorizados Políticas, Procedimientos y Limites para el Control de Riesgos Análisis de Riesgos de los Nuevos Programas, Productos o Servicios Cálculo y Análisis de los Requerimientos de Capitalización por Riesgos Expedientes conformados con documentación de pruebas de los sistemas, modelos y parámetros utilizados en la administración de riesgos Expedientes conformados con documentación de pruebas de los sistemas, modelos y parámetros utilizados en la administración de riesgo Expedientes con los manuales y autorización sobre los límites de exposición al riesgo. Expedientes de los modelos desarrollados para medir el riesgo Expedientes con los manuales y autorización sobre los límites de exposición al riesgo. Expedientes con los antecedentes de los productos, promoción, precios, colocación en el mercado, proyecciones a corto, mediano y largo plazo o expectativa del producto. Expedientes con documentos sobre los requerimientos de capital para crédito en el mercado, así como las actualizaciones de estos requerimientos.

22 Expedientes con respuestas a los órganos reguladores, sobre las observaciones 4S.7 Información Solicitada por Instituciones Reguladoras y evidencia de su atención oportuna y expedientes con respuestas a los de la Administración de Riesgos órganos reguladores sobre las observaciones y evidencia de su atención oportuna 4S.8 Información del Comité de Administración Integral Expedientes de sesiones del Comité de Administración Integral de Riesgos de Riesgos (CAIR)

23 Fondo Unidad Administrativa Área de Procedencia del Archivo Nombre del Responsable Cargo Domicilio Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Dirección de Contraloría Interna Archivo de Trámite de la Dirección de Contraloría Interna Ivonne Mustri Campos Especialista de Control Interno Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P , México D.F. Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física (01 55) Piso 1 Oriente Sección documental 5S CONTRALORIA INTERNA 5S.1 Acciones de Control Interno 5S.2 Oficial de Cumplimiento 5S.3 Seguimiento de Riesgos ( riesgo cambiario) 5S.4 Transparencia y Rendición de Cuentas Expediéntenles que contienen información relacionada al fortalecimiento, autoevaluación y funcionamiento del Sistema de Control de Control Interno, información relacionada a la atención de auditorías realizadas por instancias Fiscalizadoras y lo correspondiente a trabajos realizados solicitados por y para la Secretaria de la Función Pública y lo relacionado a la supervisión Expediéntenles que contienen información relacionada al establecimiento de estrategias y acciones encaminadas a dar cumplimiento a las disposiciones en materia de prevención, detección y reporte de operaciones con recursos de procedencia ilícita. Expedientes con la documentación comprobatoria de las actividades realizadas. Expedientes con la documentación comprobatoria de las actividades realizadas.